LEX HANDBOK - REGISTRERING

Transkript

1 LEX HANDBOK - REGISTRERING

2 Innehållsförteckning LEX HANDBOK - REGISTRERING INLEDNING ALLMÄNT OM LEX ALLMÄNT OM REGISTRERING UPPBYGGNAD AV GRÄNSSNITTET I LEX BEHÅLLAREN RELATION ÄRENDE, DOKUMENT OCH DOKUMENTFILER UTSEENDE PÅ IKONER INLOGGNING I LEX SKAPA NYTT ÄRENDE REGISTRERA NYTT DOKUMENT FRÅN ÄRENDEBILDEN LÄGGA TILL AVSÄNDARE REGISTRERA NYTT DOKUMENT OCH KOPPLA TILL BEFINTLIGT ÄRENDE REGISTRERA NYTT DOKUMENT OCH SKAPA NYTT ÄRENDE REGISTRERA DOKUMENT FÖRST SKAPA NYTT ÄRENDE EFTER NYTT DOKUMENT REGISTRERING AV INKOMMET INSKANNAT DOKUMENT REGISTRERING AV INKOMMEN E-POST AUTOMATREGISTRERA E-POST REGISTRERA E-POST REGISTRERA INKOMMEN E-POST FRÅN ANNAN FÖRVALTNING SÖKNING VIA MODULEN HÄMTA OCH SÖKA SÖKMODULEN HÄMTA SÖKMODULEN SÖKA URVAL TILL SÖKNING SÖKRESULTAT FLIKAR PÅ ÄRENDE OCH DOKUMENT SÄTTA SEKRETESS PÅ ÄRENDE ELLER DOKUMENT PARTSINSYN FLÖDA ÄRENDE OCH DOKUMENT TILL HANDLÄGGARE SKAPA EN ANTECKNING I ETT ÄRENDE SKAPA BEVAKNING PÅ ETT ÄRENDE ELLER DOKUMENT KOPPLA FASTIGHET (OBJEKT) TILL ÄRENDE ANGE DELTAGARE PÅ ÄRENDE BESLUT I ÄRENDET ELLER DOKUMENTET ANMÄLA ÄRENDE OCH DOKUMENT TILL SAMMANTRÄDE SKAPA ARBETSDOKUMENT SKAPA DOKUMENT MED HJÄLP AV MALLAR STEGA LEX-VARIABEL/METADATA UPPDATERA DOKUMENTET MED VARIABLER ANVÄNDA FRASER I WORD...47

3 14 IMPORTERA FIL TILL DOKUMENT REGISTRERA/DIARIEFÖRA ARBETSDOKUMENT EXPEDIERA DOKUMENT SORTERA IN ETT REGISTRERAT DOKUMENT TILL ETT BEFINTLIGT ÄRENDE AVSLUTA ÄRENDE UTSKRIFT UTSKRIFT AV POSTLISTA UTSKRIFT AV ÄRENDEKORT AVANCERAD UTSKRIFT RAPPORTER PUBLICERING PÅ EXTERNWEBBEN PUBLICERING AV ÄRENDEN OCH SAMMANTRÄDEN PUBLICERING AV DOKUMENTKORT FÖR ARBETSMATERIAL PUBLICERING AV FULLTEXTDOKUMENT PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR ANGE EGNA UPPGIFTER ÄNDRA LÖSENORD FLIKEN BEHÖRIGHET FLIKEN IN/UT FLIKEN UTSEENDE FLIKEN MODULER KORRIGERING AV UPPGIFTER UNDER REGISTERVÅRD KORRIGERING AV ÄRENDE KORRIGERING AV DOKUMENT KORRIGERING AV SAMMANTRÄDE KORRIGERING AV OBJEKT UPPDATERING AV ADRESSATREGISTRET INTEGRATION MED OUTLOOK ELLER GROUPWISE SPARA E-POST FRÅN OUTLOOK UTAN INTEGRATION MED LEX SKAPA NYTT OBJEKT SKAPA NYTT OBJEKT (STANDARD) SKAPA NYTT OBJEKT (PERSONOBJEKT) LEX-INSTÄLLNINGAR... 71

4 1 Inledning 1.1 Allmänt om Lex Lex erbjuder stöd för hela ärendekedjan och detta är en förutsättning för att skapa en effektiv verksamhet, enhetlig kompetens i organisationen på ärendehanteringen och möjlighet att samverka mellan olika enheter inom myndigheten. Lex hanterar alla de typer av information som förekommer hos myndigheten; ärenden, dokument, sammanträden och objekt. Modulerna kan skräddarsys beroende på vem användaren är. Registrator och nämndsekreterare arbetar i Windows-versionen av Lex och handläggaren i webb-versionen även om handläggaren också kan arbeta i Windows-versionen. Denna manual beskriver registratorns hantering i Windows. Lex erbjuder en mycket funktionell och lätthanterlig sammanträdesmodul som knyter samman ärenden och dokument, som skall avgöras på sammanträde samt skapar kallelser, sammanträdeslistor, protokoll och beslut. Lex erbjuder även hantering av olika objekt, som kan tilldelas olika metadata. Sättet att anpassa Lex för olika specifika behov är därmed stora. 1.2 Allmänt om registrering Man kan börja med att skapa ett ärende och därefter registrera ett dokument kopplat till ärendet, se beskrivning Skapa nytt ärende på sida 6. Man kan börja med att registrera ett dokument och därefter koppla dokumentet till ett befintligt ärende, se beskrivning Registrera nytt dokument och koppla till befintligt ärende på sida 13. Man kan börja med att registrera ett dokument och därefter skapa ett nytt ärende kopplat till dokumentet, se beskrivning Registrera nytt dokument och skapa nytt ärende på sida 16. Man kan även enbart registrera dokument, som senare kan kopplas till ärende eller som kan finnas kvar som separata dokument. Man kan registrera dokument från e-post, inskannade dokument, formulär och e-post från annan förvaltning, se beskrivning bl a Registrera e-post på sida 22. Man skiljer på registrerade dokument och arbetsdokument. Registrerade dokument är diarieförda och offentliga dokument och för att registrera dessa dokument används knappen Reg dok. Arbetsdokument är det material som handläggaren arbetar med och som då bara vissa användare har åtkomst till. När man i ärendebilden vill skapa arbetsdokument används knappen Ny i fliken Dokument. Fulltextdokumenten till arbetsdokumenten är redigerbara. När dokumentet är klart ska det registreras/diarieföras och då blir dokumentet officiellt och själva dokumentet kan då inte längre redigeras utan bara läsas. Lex stöder hantering av information som ges sekretess enligt legala krav. Det innebär en begränsning av åtkomst till informationen och endast särskilda användare kan läsa och handlägga. Dessa användare blir tydligt angivna i ärendet eller dokumentet. Sekretess kan sättas på ärendenivå och då blir med automatik ärendets dokument sekretessbelagda, även om denna uppgift kan ändras enkelt. Det kan även sättas sekretess på enskilt dokument i ett ärende, som är allmänt Sida 1

5 1.3 Uppbyggnad av gränssnittet i Lex Överst i bilden finns menyer, där du kommer åt olika moduler och funktioner. Du kan komma till de flesta moduler på flera olika sätt. Konceptuellt är arbetssättet i Lex uppbyggt kring behållaren och moduler. I behållaren visas de poster, som man har sökt fram eller bearbetar. Det är samma handhavande vid arbete med ärende, dokument, sammanträde och objekt i Lex. Informationen är uppdelad på huvudfält och i underflikar till huvudfältet. Generell information finns i huvudfälten och specifik information finns i underflikarna. Uppbyggnad av gränssnittet i Lex Menyer Behållare Huvudfält Generell information Underflikar Underflik 1 Underflik 2 Underflik 3 Specifik information Sida 2

6 För att ändra information i huvudfältet skall du som huvudregel använda knapparna till höger om själva huvudfältet. Skall du hantera informationen i en underflik skall du använda knapparna till höger om underflikarna. För att ändra eller lägga till information i huvudfältet, använd knapparna till höger om huvudfältet. Knappar för huvudfältet Underflik 1 Underflik 2 Underflik 3 För att ändra eller lägga till information i en underflik, använd knapparna till höger om fliken. Knappar för underflikar Generellt gäller att när du är i en bild måste du klicka på knappen Nytt för att lägga upp ny information, innan själva informationen kan registreras. För att ändra information måste du först klicka på knappen Ändra, innan själva informationen kan ändras. När du fyllt i uppgifterna klickar du på knappen Spara för att ändringarna ska sparas. OBS! I vissa lägen blir inte knapparna tillgängliga på det sättet man förväntat sig, då kan du alltid prova att välja menyn Handlägg eller klicka på knappen Handlägg. 1.4 Behållaren I behållaren visas den information man sökt fram eller bearbetar för tillfället. Den är till för att kunna förflytta sig mellan olika moduler och du ser i behållaren vilken information som bearbetas. Om t ex ett ärende finns i behållaren, så kommer ett nytt dokument att kopplas till det ärendet. Om ett dokument finns i behållaren, så kommer handläggning av dokument att ske för just det dokumentet. Du kan välja att visa behållaren eller inte genom menyn Funktion och Visa behållare. För att tömma informationen i behållaren väljer du menyn Funktion och Töm behållare. Du bör alltid visa behållaren för att underlätta arbetet. OBS! Om det finns ett objekt eller dokument i behållaren när du skapar ett nytt ärende, så kommer detta att bli kopplat till ärendet. Om du inte vill det så tömmer du behållaren innan Sida 3

7 1.5 Relation ärende, dokument och dokumentfiler Det övergripande är ärende och till ärendet kopplas alla inkommande och upprättade dokument. Till denna dokumentinformation kan dokumentfiler kopplas och dessa kan ex. vara i form av Worddokument, Excel-filer eller inskannade dokument. Dessa filer kallas fulltextdokument. 1.6 Utseende på ikoner Informationsobjekten har olika ikoner som symboler. Generellt gäller att något pågående har en röd ruta nere till vänster och något avslutat har en grön ruta nere till höger. Ikonen för pågående ärende: Ikonen för avslutat ärende ser ut så här: Ikonen för pågående sammanträde: Ikonen för avslutat sammanträde: Ikonen för pågående objekt ser ut så här: Ikonen för avslutat objekt: Ikonen för arbetsmaterial, där inget fulltextdokument finns kopplat: Ikonen för registrerat dokument (diariefört), där inget fulltextdokument finns kopplat: Ikonen för arbetsmaterial, där fulltextdokument finns kopplat: Ikonen för registrerat dokument (diariefört), där fulltextdokument finns kopplat: Sida 4

8 2 Inloggning i Lex Inloggning i Lex sker genom att välja Start, Program, Lex och Lex Win32 klient. Följande inloggningsbild visas: Första gången måste du ange ditt användarnamn. Namnet sparas och de följande gångerna visas det i fältet Användarnamn. Ange ditt lösenord i fältet Lösenord. Ett lösenord består av flera tecken och ska vara konstruerat så att det inte går lätt att avslöja. Du kan när som helst ändra ditt lösenord se beskrivning Ändra lösenord på sidan 61. Beroende på inställning i programmet LexReg kan det hända att du blir inloggad direkt utan att behöva ange lösenord. Likaså om Lex är inställd på Single Sign On s k SSO Sida 5

9 3 Skapa nytt ärende Innan du lägger upp ett nytt ärende ska du se till att samma ärende inte redan finns upplagt, se beskrivning Sökning via modulen Hämta och Söka på sida 26. Det finns olika sätt att komma till denna modul bl a genom att välja menyn Moduler, Registrering och Nytt ärende eller menyn Ärende och Nytt. En flik som heter Ärende visas. Ev. kan du behöva klicka på knappen Nytt beroende på hur du kom till modulen. Välj aktuellt diarium i fältet Diarium i behållaren till vänster eller i huvudfältet. Du kan inte registrera i andra diarier än de du har tillåtelse att registrera i. Om du vet ärendetypen skriver du in den i fältet Ärendetyp, annars klickar du på knappen ( ) efter fältet Ärendetyp. Nu öppnas ett fönster som heter Välj ärendetyp. Klicka dig fram i Diarieplan så att aktuell ärendetyp visas i Ärendetyper. Markera ärendetypen och klicka på knappen OK och du återkommer till grundbilden Sida 6

10 Vid fältet Ärendemening anger du en beskrivning på ärendet. Om vald ärendetyp har standardfraser kopplad till sig, så skrivs den första frasen i fältet Ärendemening. Du kan välja en annan fras genom att klicka på knappen med till höger om ärendemeningen. Du kommer då in i bilden för att välja fraser. Välj fras och klicka på knappen OK och frasen visas i ärendemeningen. Du kan ändra meningen eller använda delar av den. I fältet Skapat anges det datum ärendet las upp. Dagens datum sätts automatiskt. Ärendestatus sätts automatiskt till att vara Pågående. Tryck på knappen Spara. Nu öppnas ett fönster som heter Skapa ärende?. Tryck på knappen OK och ärendet sparas. Nu kommer du tillbaka till grundbilden. För att knappar ska bli tillgängliga behöver du klicka på knappen Handlägg eller välja menyn Ärende och Handlägg. Fyll ev. i uppgifter i underflikarna. För mer information se resp. avsnitt Sida 7

11 4 Registrera nytt dokument från ärendebilden För att registrera nytt dokument i ärendet väljer du först menyn Ärende och Handlägg för att komma åt knappen Reg. dok. Dokumentet du kommer att skapa kommer att kopplas till ärendet, som finns i behållaren d v s det ärende du just skapade. Du kommer till registreringsbilden för dokument. I Kategori anger du om dokumentet är Inkommet eller Upprättat (Inkommet är standard), i Inkom/Upprättat anges det datum då dokumentet inkom (dagens datum är standard), i Dokumenttyp Sida 8

12 anges typ av dokument och i Dokumentdatum anges datum på själva dokumentet, det kan dock lämnas blankt. Vid fältet Beskrivning anger du en beskrivning på dokumentet. Om vald dokumenttyp har standardfraser kopplad till sig, så skrivs den första frasen i fältet Beskrivning. Du kan välja en annan fras genom att klicka på knappen med till höger om beskrivningen. Du kommer då in i bilden för att välja fraser. Välj fras och klicka på knappen OK och frasen visas i beskrivningen. Du kan ändra beskrivningen eller använda delar av den. 4.1 Lägga till avsändare I fliken Avs/Mott. klickar du på knappen Ny och efter det på knappen Sök person. Du måste nämligen alltid kontrollera om avsändaren redan finns upplagd i adressatregistret, för att adressaterna inte ska finnas upplagda flera gånger i adressatregistret Sida 9

13 Ange det du vill söka på i något av fälten till vänster. Om det gäller en person kan du ange Förnamn och/eller Efternamn, om det är företag eller myndighet kan du ange något i fältet Organisation. Använd gärna *, se utförligare beskrivning under Sökning via modulen Sök och Hämta på sida 26. Om din organisation har koppling till ett kommuninvånarregister ex. KIR, så hämtas adressatuppgifterna därifrån. Om avsändaren finns i adressatregistret, markera denna och klicka på OK och adressatens uppgifter visas i bilden innan. Om avsändaren inte finns klicka på Stäng. Du kommer tillbaka till dokumentbilden Sida 10

14 Om adressaten är hämtad från adressatregistret visas dess uppgifter i bilden och du kan här ändra eller komplettera uppgifter. Dessa uppgifter sparas i adressatregistret, såvida det inte är kopplat till ett kommuninvånarregister. Uppgifter till detta register kan inte uppdateras från Lex. Om adressaten inte fanns tidigare, väljer du om det är Fysisk person eller Juridisk person och fyller därefter i uppgifter i adressatfälten. Oavsett hur uppgifterna har hämtats eller registrerats kan du komplettera med uppgifter under den undre fliken Adress 2, om det är en fysisk person och undre fliken Kontakt om det är juridisk person. Klicka på Spara för att spara avsändaren. Klicka sen på knappen Registrera för att diarieföra dokumentet. En bekräftelsebild visas: Om något obligatoriskt fält saknas, får du meddelande om detta. Om du vill ändra eller lägga till någon uppgift klickar du på Avbryt, annars klickar du på OK Sida 11

15 Dokumentkortet visas nu med alla uppgifter. Ikonen uppe till vänster har en grön ruta, vilket innebär att dokumentet är registrerat/diariefört. Dokumentet har nu fått ett Ärendebil, som är numret på det registrerade dokumentet inom ärendet. Handlingsnr. är numret på alla registrerade dokument inom aktuellt diarium. Dokumentets uppgifter kan nu bara ändras i ett speciellt underhållsprogram. För att komma åt knappar för att ex. importera dokumentfiler till dokumentkortet välj menyn Dokument och Handlägg. För beskrivning se avsnitt Importera filer på sida 48. För att komma åt ärendet och fortsätta hantera ärendet, välj menyn Ärende och Handlägg. Du kan skifta mellan ärende- och dokumentbilden genom att klicka på resp. flik. För att en handläggare ska få rätt att handlägga ärendet eller dokumentet, så ska det flödas till handläggaren, se beskrivning Flöda ärende/dokument på sida Sida 12

16 5 Registrera nytt dokument och koppla till befintligt ärende Här beskrivs hur man registrerar ett dokument utan att man utgår från ärendebilden, utan från modulen Registrera. Registreringsbilden för dokument ser dock likadan ut och registreringen går till på samma sätt. Man kan registrera dokumentet först och därefter direkt registrera nytt ärende, se beskrivning Registrera dokument och nytt ärende på sida 16. Man kan registrera dokumentet först och i dokumentbilden söka fram befintligt ärende och koppla dokumentet till detta ärende. Man kan registrera dokument utan att koppla det till ett ärende alls. Man kan registrera dokument utan koppling till ärende för att senare sortera in det på ett ärende, se beskrivning Sortera in dokument på ärende på sida 53. Om du inte vill koppla till ett ärende så hoppas detta moment över, för övrigt är hanteringen lika. För att registrera nytt dokument väljer du menyn Moduler, Registrering och Registrera. Börja med att klicka på knappen Nytt uppe till höger. Ange en förklarande beskrivning på dokumentet i Beskrivning, i Kategori låter du det vara Inkommet, i Inkom/Upprättat anges det datum då dokumentet inkom (dagens datum sätts automatiskt), i Dokumenttyp anges typ av dokument och i Dokumentdatum anges datum på själva dokumentet, det kan dock lämnas blankt. Om du vill koppla dokumentet till ett befintligt ärende eller om du är osäker på om det redan finns ett ärende upplagt, kan du klicka på knappen vid Tillhör och sökbilden visas: Sida 13

17 Du anger aktuella sökvillkor och klickar på Sök. Använd gärna *, se utförligare beskrivning under Sökning via modulen Sök och Hämta på sida 26. Om du hittar aktuellt ärende, markera det och klicka på knappen OK och diarienumret visas nu i fältet Tillhör i dokumentbilden. Om du visste diarienumret kunde du ha angett det direkt i fältet Tillhör utan att söka fram ärendet. Dokumentet kommer nu att kopplas till detta ärende. OBS! Du måste koppla till ett ärende, innan du klickar på knappen Registrera Sida 14

18 Du anger avsändare under fliken Avs/Mott, se beskrivning Lägga till avsändare på sida 9. Klicka sen på knappen Registrera och en bekräftelsebild visas: Om du vill ändra någon uppgift klickar du på Avbryt, annars klickar du på OK. Dokumentkortet visas nu med alla uppgifter. Ikonen uppe till vänster har en grön ruta, vilket innebär att dokumentet är registrerat/diariefört. För att handlägga ärendet eller dokumentet väljer du menyn Handlägg Sida 15

19 6 Registrera nytt dokument och skapa nytt ärende 6.1 Registrera dokument först Man kan registrera dokumentet först och därefter direkt registrera nytt ärende. För att registrera nytt dokument väljer du menyn Moduler, Registrering och Registrera. Börja med att klicka på knappen Nytt uppe till höger. Ange en förklarande beskrivning på dokumentet i Beskrivning, i Kategori låter du det vara Inkommet, i Inkom/Upprättat anges det datum då dokumentet inkom (dagens datum sätts automatiskt), i Dokumenttyp anges typ av dokument och i Dokumentdatum anges datum på själva dokumentet, det kan dock lämnas blankt. Du lägger in avsändare under fliken Avs/Mott, se beskrivning Lägga till avsändare på sida Sida 16

20 Klicka sen på knappen Registrera och en bekräftelsebild visas: Om du vill ändra någon uppgift klickar du på Avbryt, annars klickar du på OK. Dokumentkortet visas nu med alla uppgifter. Ikonen uppe till vänster har en grön ruta, vilket innebär att dokumentet är registrerat/diariefört. Om du inte vill koppla detta dokument till ett ärende nu, så kan du göra det senare genom att sortera dokumentet till ett befintligt ärende, se beskrivning Sortera dokument på sida 53. Du kan även låta dokumentet finnas separat utan koppling till något ärende Sida 17

21 6.2 Skapa nytt ärende efter nytt dokument För att skapa nytt ärende klickar du i dokumentbilden på Nytt ärende och bilden för att registrera ärende visas. Dokumentbeskrivningen har kopierats till fältet Ärendemening. Du kan ändra denna om du vill. Om du vet ärendetypen kan du ange den i Ärendetyp, annars klickar du på knappen för att söka fram rätt ärendetyp. Klicka på knappen Spara. Kontrollbilden visas och du klickar på knappen OK. Ärendet skapas och du återkommer till dokumentbilden. I fältet Tillhör och i Beteckning i behållaren syns vilket ärende dokumentet är kopplat till. Genom att klicka på knappen Nytt kan du registrera nästa dokument. Välj menyn Ärende och Handlägg om du vill komma åt ärendet. OBS! Om du har ett fristående dokument och väljer nytt ärende från menyn kommer detta dokument också att kopplas till det nya ärendet Sida 18

22 7 Registrering av inkommet inskannat dokument I modulen Inkorg visas inkorgarna till de diarier, som du har rätt att komma åt; din egen inkorg från e-postsystemet, ifyllda e-blanketter som kommit in till myndigheten och inskannade dokument. Välj menyn Moduler, Registrering och Inkorg. Under inkorgen Inskannade dokument visas de dokument som skannats. Var dina inskannade dokument finns bestäms under modulen Personliga inställningar och fliken In/Ut. Genom att dubbelklicka på en rad kan du läsa dokumentet. Du kan ta bort dokumentet genom att markera det och klicka på knappen Ta bort. När dokumentkortet registreras kopplas det inskannade dokumentet automatiskt som ett fulltextdokument till dokumentkortet. Om du väljer Automatreg. skapas posten automatiskt utifrån kända uppgifter. Eftersom avsändare saknas är detta inte att rekommendera i detta fall. Vid registrering av inskannade dokument försvinner raden/posten från denna bild efter registrering. Om du vill spara de inskannade dokumenten, så anger du under Personliga inställningar och fliken In/Ut en katalog under Arkiv för inkommet material Sida 19

23 Klicka på knappen Registrera och registreringsbilden visas: Namnet på filen läggs automatiskt i fältet Beskrivning. Datumet på filen läggs automatiskt i fältet Dokumentdatum. Du kan ändra dessa uppgifter. För övrigt anger du uppgifter som vanligt vid registrering av dokument. Om du vill koppla dokumentet till ett befintligt ärende eller om du är osäker på om det redan finns ett ärende upplagt, kan du klicka på knappen vid Tillhör och sökbilden visas. Där anger du aktuella sökvillkor och klickar på Sök. För mer beskrivning om sökning, se Sökning via modulen Söka och Hämta på sida 26. Om du hittar aktuellt ärende, markera det och klicka på knappen OK och diarienumret visas nu i fältet Tillhör i dokumentbilden. Dokumentet kommer nu att kopplas till detta ärende. Du sparar dokumentet genom att klicka på knappen Registrera. Om du inte har kopplat ett befintligt ärende, så kan du skapa ett nytt ärende genom att klicka på knappen Nytt ärende, se beskrivning Skapa nytt ärende efter nytt dokument på sida Sida 20

24 8 Registrering av inkommen e-post E-post kan läsas och enkelt registreras i Lex genom funktionen Inkorg. Inkorgen är rollbaserad, vilket innebär att varje användare når sina e-postkonton. Läggs flera profiler upp i e-postsystemet kan flera konton hanteras, exempelvis det personliga kontot och myndighetens officiella brevlåda. Inkorg har funktion för automatisk registrering. Välj menyn Moduler, Registrering och Inkorg. Under inkorgen Inkorg eller den personliga inkorgen visas de dokument som finns bland inkommande e-post. Själva e-postmeddelandet blir ett dokumentkort och texten i e-posten blir en kopplad txt-fil. Varje bifogad fil blir sen ett eget dokumentkort med kopplad fil. E-posten blir huvuddokument och de andra dokumentkorten blir bilagor, som visas under huvuddokumentets flik Bilagor. Varje bilaga är också ett eget dokumentkort. Vid registrering av dokumentkorten kan man ändra uppgifter innan de sparas Sida 21

25 8.1 Automatregistrera e-post Om du väljer Automatreg. skapas ett dokumentkort automatiskt med uppgifterna i e-posten och den ev. bifogade filen kopplas också. Datum på e-post blir Dokumentdatum, ämne i e-posten blir Beskrivning. Tänk på att avsändaren kanske inte stämmer, om e-posten är vidarebefordrad, välj då Registrera istället för Automatreg. Bekräftelsebilden visas: Du har här möjlighet att vid under Tillhör koppla dokumentet till befintligt ärende. Om du inte kopplar det till ett ärende nu, kan du senare sortera in det till ett ärende, se beskrivning Sortera in en registrerad handling till ett befintligt ärende på sidan 53. Klicka på OK för att spara dokumentet. Du är nu kvar i inkorgen och kan registrera nästa e-post. Vid automatregistrering har du inte möjlighet att välja en annan avsändare och inte skapa ett nytt ärende i detta moment. 8.2 Registrera e-post Om du i bilden Inkorg klickar på Registrera då visas registreringsbilden. Ett dokumentkort skapas med uppgifter från e-posten och den ev. bifogade filen kopplas också. Datum på e-post blir Dokumentdatum, ämne i e-posten blir Beskrivning. Tänk på att avsändaren Sida 22

26 kanske inte stämmer om e-posten är vidarebefordrad, ändra då ev. avsändare, se beskrivning av avsändare under Lägga till avsändare på sidan 9. För övrigt anger du uppgifter som vanligt. Du har här möjlighet att vid under Tillhör i dokumentbilden koppla dokumentet till befintligt ärende. Om du inte kopplar det till ett ärende nu, kan du senare sortera in det till ett ärende, se beskrivning Sortera in en registrerad handling till ett befintligt ärende på sidan 53. För att ändra på dokumentuppgifter på bilagan, så markerar du aktuell bilaga i rutan med bilagor upp till höger. Klicka på knappen Ändra och gör dina ändringar. Gör aktuella ändringar på huvuddokumentet och bilagorna. Klicka på knappen Registrera och bekräftelsebilden visas. Du får först en förfrågan om att spara e-postens textmeddelande, som sparas som en txt-fil till dokumentkortet. Klicka på knappen OK. Sen får du en förfrågan om att spara den bifogade filen. Klickar du på knappen OK så sparas ytterligare ett dokumentkort och detta dokumentkort blir bilaga till det första dokumentet Sida 23

27 Under fliken Bilagor visas detta dokument som en bilaga till det första dokumentet. Om du inte har kopplat ett befintligt ärende, så kan du skapa ett nytt ärende genom att klicka på knappen Nytt ärende, se beskrivning Skapa nytt ärende efter nytt dokument på sida 6. För att återkomma till inkorgen måste du ta fram den modulen på nytt Sida 24

28 9 Registrera inkommen e-post från annan förvaltning Välj menyn Moduler, Registrering och Inkorg. Under inkorgen för respektive nämnd visas de dokument som finns bland inkommande e-post från annan nämnd. Om du klickar på knappen Automatreg, så registreras dokumentet automatiskt, se beskrivning Automatregistrera e-post på sida 22. Du kan välja att registrera dokumentet med knappen Registrera. För övrigt går handläggningen till på samma sätt som vid registrering av inkommen e-post, se beskrivning Registrera e-post på sida 22. OBS! När du har registrerat dokumentet försvinner det från denna inkorg Sida 25

29 10 Sökning via modulen Hämta och Söka 10.1 Sökmodulen Hämta Du kan söka fram information genom att välja menyn Funktion och Hämta eller genom att välja menyn Ärende eller Dokument och menyn Hämta. I Hämta kan du via Personliga inställningar lägga till flikar för att kunna söka på adressater och ärende- och dokumenttyper, se Personliga inställningar på sidan 61. Om du väljer Hämta, så läggs bilden i ett eget fönster, som du även senare kan komma åt från Windows startrad längst ner på skärmen. Fönstret är tillgängligt tills dess att du stänger det eller Lex Sökmodulen Söka Modulen Söka kommer du till via menyn Moduler, Söka och Söka. Denna modul lägger sig inte som ett eget fönster. För övrigt är sökbilden i princip likadan som sökbilden Hämta, dock finns inte de extra flikar man kan lägga in i personliga inställningar Urval till sökning I fälten till vänster gör du dina urval beroende på vilken information du söker efter. Du sätter en bock i varje typ av post du vill söka på. Du kan kombinera valen hur som helst, ju fler val du gör desto fler poster får du som resultat Sida 26

30 I fältet Diarium väljer du aktuellt diarium. I fältet Beteckning söker du på ärendets hela beteckning eller del därav. Om du inte vet hela beteckningen kan du ange s.k. jokertecken *. * ersätter ett eller flera tecken där det placeras. Det innebär att om du vill söka på alla ärenden hos KS under 2006 kan du ange: KS/2006* Om du klickar på ikonen visas följande information: Mao kan du i fältet Beskrivning ange ett eller flera ord i ärendemeningen eller dokumentbeskrivningen. Om du anger flera ord, så kan du avskilja orden med blanktecken. Det innebär att alla orden måste finnas med. Orden behöver inte anges i den ordning de står. Det spelar ingen roll om du anger stora eller små bokstäver. Observera att om du söker på ord i dokument, så sker sökning både på dokumentinformation och i fulltextdokumentet. I dropplistan Datumurval kan du välja på vilket datum du vill söka på. Det normala är att välja Skapad. I fälten nedanför väljer du datumintervall för när posterna skapades. Om du väljer fliken Person och söker på namn kan det vara bra att söka med *, då man inte alltid vet exakt stavning av ett namn. Ex. jan*on så kan man söka på Jansson med flera stavningar på namnet och eva* så får man med alla Eva även de med dubbelnamn. När du har gjort dina urval, så klickar du på knappen Sök och sökningen startar. Texten Sökning pågår visas under resultatlistan. Resultatet visas i resultatlistan. Till vänster på varje rad visas ikoner, som visar typ av post. Antal poster man fått som resultat visas också Sida 27

31 10.4 Sökresultat Du kan klicka på rubriken i en kolumn för att listan ska sorteras på den kolumnen. Varannan gång blir sorteringen i fallande och varannan gång i stigande ordning. Markera en post och detaljinformation visas nertill i bilden, om Detaljinformation är förbockad nere till vänster i bilden. Fortsätt hanteringen av posten genom att välja knappen Handlägg eller menyn Handlägg eller också knappen OK beroende på situation. Om du dubbelklickar på en rad visas posten i visningsläge och du kan klicka på knappen Handlägg därifrån. Om det är ett dokument med ett fulltextdokument kopplat till sig så visas själva dokumentet Sida 28

32 11 Flikar på ärende och dokument Många av flikarna är samma för ärende och dokument, därför beskrivs hanteringen gemensamt Sätta sekretess på ärende eller dokument Att sätta sekretess på ärende eller dokument innebär en begränsning av åtkomst till informationen och endast de som har fått ärendet eller dokumentet flödat till sig har åtkomst till sekretessinformation bl a att kunna läsa själva dokumentet. Den rollen/befattning som är satt att ha läsrättighet på sekretess kommer att få läsa sekretessinformation. Sekretess kan sättas på ärendenivå och då blir med automatik de ingående dokumenten sekretessbelagda, vilket man dock kan ändra. Man kan även sätta sekretess på dokument i ett ärende som är allmänt. Du har ett ärende eller dokument framme och väljer fliken Uppgifter. Börja med att klicka på knappen Ändra och sätt en bock i rutan Hemlig och välj en orsak till sekretessen i Sekretessgrund. Klicka på Spara och det visas en ruta där du kan skriva kommentar. OBS! Det är denna kommentar som visas som information för obehöriga i stället för beskrivning. I ärendebilden kan du ange befintliga sakord på ärendet. Du kan sen använda sakord för utsökning till rapporter. Du kan även ange planerad för gallring i fältet Planerad gallring Sida 29

33 11.2 Partsinsyn Om person som berörs av ärendet ska kunna komma åt ärendet via partsinsyn och externwebben, måste ett lösenord på ärendet genereras. Det görs via fliken Uppgifter under ärendet. Du börjar med att klicka på knappen Ändra och du klickar därefter på knappen till höger om fältet Partsinsyn. Lösenordet visas nu i fältet och du kan bestämma hur länge lösenordet ska vara giltigt. Klicka därefter på knappen Spara Sida 30

34 11.3 Flöda ärende och dokument till handläggare För att handläggaren ska få veta att de ska göra något med ärendet eller dokumentet, ska de få ärendet eller dokumentet flödat till sig. Principen att flöda dokument och ärende går till på samma sätt. Handläggaren får ärendet eller dokumentet i sin inkorg. Om Lex har inställning Frånvarohantering handläggare och handläggaren har angett ett datum för återkomst, visas detta datum till höger om handläggarens namn. För att flöda ett ärende eller dokument väljer du fliken Flöde och knappen Flöde. Du kommer till bilden för att välja handläggare. Välj aktuell handläggare inom diariet, enheten eller hela organisationen och klicka på knappen Koppla. Du kommer till bilden för att välja sätt att flöda. I fältet Sätt väljer du vilken roll handläggaren har för handläggning av ärendet eller dokumentet. I fältet Kommentar anger du ev. en kommentar, som handläggaren ser när han får det flödat till sig. (Denna kommentar visas inte på webben.) Klicka på knappen OK. De olika sätten har olika betydelse beroende på hur Lex är uppsatt. Normalt är det så att sätten innebär både läs- och skrivrättigheter, fast För kännedom innebär bara läsrättigheter. Om man har skrivrättighet på ärendet innebär det att man får ändra uppgifter och att man får skapa dokument på ärendet. Om man har skrivrättighet på dokument, innebär det att man har rätt att ändra uppgifter på arbetsdokumentet och att redigera själva filen. Läsrättigheter innebär att man bara kan läsa informationen och även om det är sekretess. Du kommer tillbaka till bilden, där du valde handläggare Sida 31

35 Du kan ev. välja en ny handläggare och koppla den. När du är klar klickar du på OK och du återkommer till ärende- eller dokumentkortet. Handläggaren visas med fet stil, vilket innebär att handläggaren ännu inte börjat handlägga ärendet/dokumentet. När sen handläggaren har börjat göra det, visas raden inte längre med fet stil Sida 32

36 11.4 Skapa en anteckning i ett ärende Anteckningar är information som hör till ärendet och som andra också kan läsa. Du har ett ärende framme och väljer fliken Anteckn. Börja med att klicka på Ny. Välj Anteckningstyp och i fältet Anteckning skriver du själva anteckningen. Klicka på Spara för att spara anteckningen. När anteckningen är sparad med knappen Spara, så är rutan på anteckningen röd och ändringsbar. Om du behöver korrigera anteckningen, så markerar du den till vänster och klickar på Ändra och gör din korrigering och klickar på Spara. Om du vill ta bort anteckningen väljer du knappen Ta bort. Om du vill fastställa anteckningen, så väljer du knappen Registrera. Om du ändå skulle behöva korrigera anteckningen, så markerar du den till vänster och klickar på Korrigera och gör din korrigering och klickar på Spara. De korrigerade anteckningarna sparas och dessa kan du se genom att bocka för Visa korrigerade Sida 33

37 11.5 Skapa bevakning på ett ärende eller dokument Bevakning kan sättas på ärenden och dokument. Välj fliken Bevakn. Börja med att klicka på Ny. I Datum anger du bevakningsdatum, i Bevakningstyp kan du ange typ av bevakning och i Text kan du ange en text till bevakningen. Klicka på Spara för att spara bevakningen. Bevakning kommer nu att synas som bevakning för de flödade handläggarna och kan även tas ut i olika former av rapporter. När behandlingen senare är klar går du till underfliken igen och markerar bevakningen och väljer knappen Klar. Dagens datum sätts då i fältet Klar och bevakningen blir då inte längre aktuell Sida 34

38 11.6 Koppla fastighet (objekt) till ärende Objekt är en fri informationstyp i Lex. Det innebär att man kan skapa ett obegränsat antal objekttyper. Det vanligaste exemplet på objekttyp är fastighet. Andra exempel är byggnad, projekt, livsmedel, miljöfarlig verksamhet, djurhållning etc. En objekttyp kan också kopplas till en deltagarroll och blir då ett personobjekt. Objekt kan kopplas till ärende, sammanträde och till andra objekt. På respektive handläggningsbild sker detta på fliken Objekt. Här beskrivs hur du kopplar ett objekt till ett ärende. Öppna fliken Objekt på ärendet Sida 35

39 Klicka på knappen Lägg till och klicka sen på knappen Sök objekt. Välj önskad Objekttyp under Urval i den vänstra delen av bilden. Ange eventuellt ytterligare sökbegrepp under Kommundel, Trakt, Block och Enhet. Klicka på knappen Sök Sida 36

40 Sökresultatet visas i listan. Markera önskad fastighet i sökresultatet. Klicka på knappen OK. Den valda fastigheten visas i fliken Objekt. Klicka på knappen Spara för att koppla den valda fastigheten till ärendet Sida 37

41 En möjlighet till att skriva en kommentar till den händelse som skapas i Lex ges i dialogen Koppla objekt till ärende. Skriv eventuell kommentar. Klicka på OK. Nu är fastigheten kopplad till ärendet Sida 38

42 11.7 Ange deltagare på ärende Alla avsändare och mottagare läggs automatiskt även upp som deltagare på ärendet. Du har ett ärende framme och väljer fliken Deltag. Om du vill lägga till ytterligare någon deltagare klickar du på Ny. Övrig hantering går till på samma sätt som att lägga till avsändare och mottagare på dokument, se beskrivning Lägga till avsändare på sidan Sida 39

43 11.8 Beslut i ärendet eller dokumentet Mötessekreteraren anger beslut som fattas på sammanträden och dessa beslut visas under fliken Beslut. Om det exempelvis är ett delegationsbeslut så ska handläggaren själv ange beslutet och det görs under fliken Beslut. Lämpligen sätts beslut på ärendet, men om det sätts på dokumentet visas det under fliken Beslut på ärendet också. Klicka på knappen Nytt och bilden för att välja beslutsnummer visas. Välj först Beslutsnummer-serie och därefter första lediga Beslutsnummer. Klicka på OK Sida 40

44 Du återkommer till grundbilden. Ange beslutet i Beslutets innehåll och ev. en beskrivning i fältet Beskrivning. Klicka på knappen Spara. Härifrån kan du fastställa beslutet genom att markera beslutet och klicka på Ta beslut. Beslutet blir då grönmarkerat istället för rödmarkerat och rutan flyttas från vänster till höger. Anledningen att man gör även detta moment är för att låsa besluten, så att de inte går att ändra. Om du har angett ett datum i fältet Klar senast, så visas denna bevakning hos aktuell handläggare. När bevakningen är klar kan du klicka på knappen Klar och bevakningen sätts som klar och kommer inte ut på bevakningar Sida 41

45 11.9 Anmäla ärende och dokument till sammanträde Det normala är att man anmäler ett tjänsteutlåtande till ett sammanträde, d v s att man anmäler ett dokument. Texten i tjänsteskrivelsen kommer att utgöra underlag till protokollet och ev. till kallelsen. Se därför till att texten i tjänsteskrivelsen är klar när dokumentet anmäls till sammanträdet. Man kan dock anmäla ett ärende för att på så sätt meddela att detta ärende ska upp på mötet och att man senare även anmäler tjänsteutlåtandet. Anledningen att man ska anmäla tjänsteutlåtandet är att beslutstexten i det dokumentet förs över som underlag till föredragningslistan /kallelsen och protokollet, se beskrivning Skapa arbetsdokument på sida 44. Andra dokument ex. ritningar och ansökningar, som också ska med på sammanträdet, ska också anmälas. Du har ett dokument framme och väljer fliken Sammanträde. Du klickar på Anmäl och bilden Anmälan till sammanträde visas. Du väljer önskat sammanträde och datum och klickar på Anmäl. När du kommer tillbaka så visas nere till vänster vilket sammanträde och datum du har anmält till. Övriga fält i fliken är tomma till dess att nämndsekreteraren har bestämt vilken sammanträdespunkt som ärendet eller dokumentet är kopplat till Sida 42

46 Du kan ta bort en anmälan via knappen Avanmäl. Anmäl flera dokument på ett ärende Om du har flera dokument på ett ärende som du vill ska anmälas till ett sammanträde, kan du välja fliken Dokumentöversikt. Markera de dokument som du vill ska med på sammanträdet och dra dem till Sammanträde längst ner till höger. Du får upp bilden för att anmäla till sammanträde. Välj sammanträde och klicka på knappen OK Sida 43

47 12 Skapa arbetsdokument När du har ärendet framme kan du skapa ett arbetsdokument, som du arbetar med så länge du vill och ev. tar hjälp av andra att redigera fulltextdokumentet. När dokumentet skickas iväg ska det registreras/diarieföras och det blir då en allmän handling och läsbart för alla. Under fliken Dokument klickar du på knappen Ny och dokumentbilden visas. Du anger information om dokumentet på samma sätt som för registrerade dokument. Skillnaden är att när du klickar på knappen Spara, så är rutan i dokumentikonen röd. Det är då ett arbetsdokument och du kan göra ändringar på dokumentet och även ta bort det. Vid tjänsteutlåtande bör du använda samma text i fältet Beskrivning som ärendemeningen, för att beskrivningen används som rubrik på sammanträdet. Du kan skapa fulltextdokument med hjälp av mall, se beskrivning på nästa sida. Du kan importera fil till dokumentkortet, se beskrivning Importera fil på sida Sida 44

48 13 Skapa dokument med hjälp av mallar När dokumentet är ett arbetsdokument kan du skapa ditt fulltextdokument med hjälp av en mall. Du kan sen redigera dokumentet hur många gånger du vill. Det är viktigt att du har valt rätt dokumenttyp för att komma åt rätt mallar. Fördelen med att använda färdiga mallar är att information från systemet, t ex ärendebeteckning och användaruppgifter, läggs in automatiskt i mallen. Du redigerar själv dokumentet och spar det sedan. När det gäller tjänsteutlåtande så används en del av texten i dokumentet som underlag för protokollet i sammanträdet. För att skapa fulltextdokumentet se till att ha skapat arbetsdokumentet först och att ha dokumentkortet framme. Klicka på knappen Öppna. Ev. öppnas en lista på mallar och där väljer du aktuell mall. Word öppnas med mallen och information från Lex läggs på bestämda ställen i mallen. Du skriver din text i dokumentet. OBS! Om dokumentet är ett tjänsteutlåtande, så är det viktigt att beslutstexten skrivs inom rätt område. Den text som står mellan klamrarna är den text som följer med som beslutsförslag till protokoll. För att se var texten börjar och slutar kan du i Word välja menyn Verktyg, Alternativ och fliken Visning. Där bockar du för Bokmärken och då syns bokmärkena. Du behöver inte visa bokmärkena, det går bra att skriva din text under rubrikerna ändå Sida 45

49 Oavsett vilken typ av dokument det är, så skriver du din text och klickar du på ikonen Spara till Lex. Stäng Word-dokumentet och skriv ev. en kommentar och klicka på OK. Du återkommer till grundbilden. Varje gång du klickar på Öppna kommer du till Word och kan fortsätta att redigera dokumentet. Detta gäller så länge det är ett arbetsdokument. Om du är i Word och klickar på ikonen Spara ny version till Lex kommer dokumentet att sparas som en ny version. OBS! Om du har fått dokumentet flödat till dig, så sparas dokumentet automatiskt som en ny version första gången du redigerar det. Du kan nämligen aldrig skriva över någon annans version. Du kommer åt de olika versionerna under fliken Version, där du kan se de olika versionerna och ev. ta bort någon. När arbetsdokumentet registreras/diarieförs, så sparas bara den senaste versionen och de tidigare tas bort automatiskt. Under fliken Version kan du också checka ut och in dokumenten med motsvarande knappar. Att checka ut ett dokument innebär att man låser det för redigering för andra. Du kan dessutom spara dokumentet i filsystemet för redigering utanför Lex. När du sen vill låsa upp dokumentet och ev. lägga tillbaka det redigerade dokumentet, checkar du in det. Bilden för att skriva en kommentar till versionen ser olika ut beroende på om det är ett rtf-dokument eller inte. Om det inte är ett rtf-dokument kan du behöva välja Handlägg för att läsa in dokumentkortet på nytt, så att man kan se alla versioner under fliken Version Sida 46

50 13.1 Stega Lex-variabel/metadata När du har dokumentet framme kan du stega dig fram mellan de olika variablerna genom att klicka på ikonen Stega Lex-variabel/metadata Uppdatera dokumentet med variabler När du har dokumentet framme och redigerar det, kan du uppdatera dokumentet med nya uppgifter som står på dokumentkortet. Du kanske har lagt in en annan mottagare eller dokumentdatum. Ställ markören någonstans inom variabeln ex. /Dokumentdatum/ och välj ikonen Uppdatera Lex variabel/metadata. Dokumentet uppdateras nu med värdet som nu finns på dokumentkortet. Om du har flera värden att välja på så får du upp en lista med val Använda fraser i Word När du är i Word har du möjlighet att använda fraser, som systemadministratören har lagt in. Välj ikonen Infoga Lex-fras. Du får upp en lista med de fraser som är kopplad till aktuell ärendetyp. När du har markerat en fras, så visas frastexten i den nedre rutan. Klicka på knappen OK och frastexten läggs in i dokumentet där markören står Sida 47

51 14 Importera fil till dokument När du har dokumentkortet framme kan du koppla en befintlig fil till dokumentkortet, oavsett om det är ett registrerat dokument eller ett arbetsdokument. Välj menyn Dokument, Importera och Fil eller klicka på knappen Importera och följande bild visas: Förflytta dig till rätt katalog och markera aktuell fil och klicka på Öppna. Svara Ja på frågan om du vill spara dokumentet och ange ev. en kommentar Sida 48

52 Dokumentikonen har nu ändrat utseende till att ha streck på dokumentet, vilket innebär att ett s k fulltextdokument kopplat. Det finns nu också en ikon vid fältet Format. Genom att klicka på den ikonen eller knappen Öppna visas dokumentet skrivskyddat i det program det är skapat i, om det är ett registrerat dokument. Om det är ett arbetsdokument kan du redigera dokumentet med knappen Öppna, om det är ett Word-, Excel eller PowerPoint-dokument Sida 49

53 15 Registrera/diarieföra arbetsdokument När handläggarna skriver sina dokument och kopplar fulltextdokument, så ser de ungefär ut som de dokument som registratorer har registrerat. Skillnaden är att dessa dokument är arbetsdokument och kan tas bort och de är inte officiella och åtkomliga för alla. Ikonen på arbetsdokument har en röd ruta nere till vänster. När dokumentet är klart kan du registrera det från ärendebilden. Det kan även vara så att du som registrator har skapat ett arbetsdokument av misstag genom att använda knappen Ny under dokumentfliken i stället för Reg. dok. Du behöver då inte ta bort dokumentet och göra om registreringen, utan detta dokument kan registreras efteråt. Se till att ha ärendet framme och att fliken Dokument är aktiv. Markera dokumentet och klicka på knappen Registrera. Bekräftelsebild visas och här är sista chansen att ändra uppgifterna. Om det är ett inkommet och inte ett upprättat dokument, ändrar du detta i fältet Kategori. Klicka på OK och dokumentet är nu registrerat Sida 50

54 16 Expediera dokument Ett upprättat dokument kan expedieras. Se till att ha ärendet framme och att fliken Dokument är aktiv. Markera dokumentet och klicka på Expediera. Om dokumentet inte var registrerat tidigare, så får du upp en ruta för att göra det, se beskrivning Registrera/diarieföra arbetsdokument på sidan 50. Om adressaten är ifylld sen tidigare, markerar du den och väljer Sätt under fliken Transport. Klicka sen på knappen Spara. Ikonen vid adressaten blir nu grön istället för röd. Om du vill skicka till andra mottagare, så klickar du på knappen Ny mottagare och du söker fram mottagaren från adressatregistret som vanligt. Om du väljer transportsättet E-post, så kommer du till ditt e-postsystem och fulltextdokumentet skickas med som bifogad fil. Om du väljer transportsättet Fil, så kommer du till utforskaren och kan spara fulltextdokumentet någonstans i filsystemet Sida 51

55 Om du väljer transportsättet Internt, så kommer du till en bild för att välja vilken nämnd dokumentet ska expedieras till. När du valt nämnd och klickat på knappen OK, så kommer detta dokument att finnas i inkorgen för den nämnden. Det är på detta sätt man internexpedierar dokument mellan nämnder. Om du väljer transportsättet Skriftligt, så skrivs dokumentet ut på din standardskrivare. Om du väljer transportsättet Muntligt, så markeras bara att dokumentet är expedierat. Det går att expediera dokument även efter att ärendet är avslutat Sida 52

56 17 Sortera in ett registrerat dokument till ett befintligt ärende Dokument kan registreras separat utan att kopplas till något ärende. Om dokumentet ska tillhöra ett ärende kan du efteråt sortera in det på ett ärende. Välj modulen från menyn Moduler, Registrering och Sortera. Fyll i urvalskriterier och klicka på knappen Skapa. Du får en lista på de dokument som registrerats separat utan koppling till ärende och som uppfyller sökkriterierna. Ovanför denna lista i fältet Sortera in i finns det tre fält. Klicka på knappen i fältet som är längst till vänster för att söka efter ärendet. Du kommer till urvalsbilden för att söka på ärende. Ange kriterier och klicka på knappen Sök. Markera aktuellt ärende och klicka på knappen OK och du kommer tillbaka till grundbilden. Ärendebeteckningen visas nu i den vänstra av de tre fälten Sida 53

57 Klicka på Sortera in och nytt fönster öppnas. Klicka på OK om det bara är det markerade dokumentet, som skall sorteras in i just det ärendet. Du återkommer nu till grundbilden, där ärendebeteckningen i det vänstra fältet är blankt. Om det är flera dokument som skall sorteras in i samma ärende, klicka istället på knappen OK, fler Du återkommer nu till grundbilden, där ärendebeteckningen fortfarande syns i det vänstra fältet. Välj ett nytt dokument och klicka på Sortera in. Gör på motsvarande sätt med alla dokument som ska sorteras in på ärenden Sida 54

58 18 Avsluta ärende När hela ärendet är klart ska det avslutas. Det innebär att du kommer åt informationen, men du kan inte registrera något mer på ärendet. Innan avslut ska ev. arbetsmaterial gallras både i systemet och pappersmässigt. Dessa dokument kan tas bort från systemet så länge de bara är arbetsmaterial. En del arbetsmaterial kanske ska registreras/diarieföras och göras officiellt. Det ska i alla fall bara finnas registrerade dokument på ett ärende vid avslut av ärende. Se till att ha ärendet framme. Klicka på knappen Ändra. Ändra ärendestatus till Avslutat och klicka på knappen Spara Sida 55

59 19 Utskrift Generellt gäller för olika utskrifter att du först gör en utsökning och resultatet som visas kan sedan skrivas ut. De rapporter som har egen layout bestämd av organisationen finns under menyn Rapport, vid utskrift från menyn Funktion och Utskrift eller Avancerad utskrift används standardlayouter Utskrift av postlista Postlistan visar inkomna och/eller utgående dokument inom en viss tidsperiod. Du kan välja på om dokumenten är kopplade till ärende, sammanträden och objekt eller om de är ej sorterade dokument, d v s inte kopplade till något ärende. Välj modulen från menyn Moduler, Registrering och Postlista. Här väljer du aktuellt diarium i Aktivt diarium, Ingående och/eller Utgående dokument. Valet Ej sorterade dokument innebär de dokument som bara registrerats i Lex och inte hör till något ärende, valet Ärenden är dokument som är kopplade till ärenden. Under Datumurval anges kriterierna på samma sätt som vid sökning. När urvalen är klara, klickar du på Skapa. De dokument som motsvarar urvalskriterierna visas. OBS! Om du inte vill att sekretessinformation ska visas, bockar du för Sekretessäker lista nere till vänster. För sekretessdokument visas i fältet Beskrivning antingen blankt eller den kommentar som skrevs vid sekretessbeläggningen. För att skriva ut postlistan på skrivare välj menyn Funktion, Utskrift och Skriv ut. För att skriva ut flera uppgifter på postlistan väljer du menyn Funktion och Avancerad utskrift. I nedre delen väljer du vilka uppgifter förutom Huvuduppgifter som ska komma ut på listan Sida 56

60 19.2 Utskrift av ärendekort Sök fram ärendekortet på valfritt sätt. Det viktiga är att ärendet visas i behållaren. Välj därefter menyn Funktion och Avancerad utskrift. Du väljer vilka uppgifter förutom Huvuduppgifter som ska komma ut på listan, ex. Flöde för att få med handläggare. Om du vill ha med dokumenten på utskriften bockar du även för Dokumentuppgifter Avancerad utskrift Innan du gör dina utskrifter så ska urval av en eller flera poster först göras. Om du väljer menyn Funktion och Utskrift, så får du en standardlayout på utskriften. Du kan förhandsgranska innan utskrift om du vill. Om du väljer menyn Funktion och Avancerad utskrift, så får du upp en bild där du kan välja vilken information du vill ha ut på utskriften. Utskriften har för övrigt en standardlayout som inte går att ändra. Du kan förhandsgranska innan utskrift om du vill Sida 57

61 20 Rapporter Lex levereras med ett antal fasta rapporter som balanslista, ärendelista m m. Rapporturval skapas genom att välja menyn Moduler, Söka och Rapport. Till vänster gör du ditt val vad du vill söka på. Du bestämmer status på ärendet och vilken tidsperiod det gäller. Bocka för de diarier du vill välja. Om du vill välja flera ärendetyper, så håller du ner CTRLtangenten samtidigt som du klickar på valet. Du kan även hålla ner Shift-tangenten för att välja flera som ligger intill varandra (standard i Windows). Om du vill markera alla inom en ruta, börja med att markera en och håll sen CTRL-tangenten nere och tryck på tangenten A och alla alternativ markeras då. Om du vill bocka för alla, klicka då i någon av rutorna och alla blir då förbockade. Gör på motsvarande sätt om du vill ta bort alla bockar. Beroende på vad du för övrigt vill söka på, så klickar du på motsvarande flik upptill och fortsätter urvalet. Om du vill välja handläggare, så kan du välja dem under fliken Organisation. Starta sökningen genom att klicka på Sök. När du nu har ett resultat på skärmen, väljer du vilken rapport du vill skriva ut genom att välja menyn Rapport och välja aktuell rapport. Observera att det i vissa rapporter kan finnas ytterligare urval i själva rapporten och av den anledningen kanske inte alla poster visas i den valda rapporten. Aktuella poster visas i en lista och du bestämmer nu vad du vill göra. Genom att klicka på Granska visas resultatet på skärmen. Här kan du välja en annan skrivare än din standardskrivare genom att klicka på Inställningar och skriva ut. Genom att i första bilden klicka på knappen Skriv ut skrivs resultatet ut på din standardskrivare Sida 58

62 21 Publicering på externwebben Med publicering i Lex menar vi de funktioner som finns för att visa informationstyperna Ärende, Sammanträde och Dokument i Lex externwebbmodul. Informationstypen Objekt omfattas inte av dessa funktioner. Publicering av dokumentkort för registrerade inkomna och upprättade dokument, d v s gröna dokument, sker alltid automatiskt oavsett åtkomstinställningarna på dokumentkortet. Tänk därför på att namn på privatpersoner inte ska finnas i någon av dessa fält. Publiceringen av ärendekort, sammanträdeskort och dokumentkort för arbetsmaterial hanteras på samma sätt. På ärenden visas ärendemening och på dokumenten visas dokumentbeskrivning, inte adressater. Publicering av fulltextfiler hanteras separat. Sekretessmarkerade poster visas på externwebben men med blank information Publicering av ärenden och sammanträden Publicering av ärenden och sammanträden hanteras på samma sätt. På ärende- och sammanträdeskorten under fliken Flöde och rutan Åtkomstnivåer bestämmer du om ärendet eller sammanträdet ska publiceras eller inte. Detta styrs genom bocken för Läs på raden Allmänhet. Om rutan är markerad så sker publicering, om den är omarkerad så sker ingen publicering. Normalt är grundinställningen att allmänheten kan läsa ärende, men inte sammanträde. Sammanträdet är lämpligt att publicera när det finns något för allmänheten att se ex. när kallelsen är ivägskickad. Det finns ingen anledning att allmänheten ser årets tomma upplagda sammanträden Publicering av dokumentkort för arbetsmaterial Dokumentkortet för arbetsmaterial publiceras på ett liknande sätt som ärenden och sammanträden, skillnaden är att åtkomstnivåerna återfinns på dokumentkortet under fliken Flöde och knappen Åtkomst. Observera att registrerade inkomna och upprättade dokument alltid publiceras oavsett åtkomstnivåernas inställningar. OBS! Det är dock tveksamt att publicera arbetsdokument, normalt är inställningen att bara behöriga inom organisationen kommer åt arbetsdokument. Om man bockar för både Läs och Fulltext betyder det att den aktuella gruppen kan läsa arbetsdokumentets dokumentkort och fulltextfil. Om bara Fulltext är förbockad så innebär det att fulltextfilen är läsbar, när dokumentet är registrerat Publicering av fulltextdokument Det finns två sätt att publicera fulltextdokument i Lex externwebbsmodul: 1. Om du på dokumentkortet under fliken Flöde och klickar på knappen Åtkomst, så visas dialogen Ändra åtkomst. Under Åtkomstnivåer visas standardinställningarna, som gäller för dokumentet för tillfället. I rutan på raden Allmänhet och i kolumnen Fulltext styr du om dokumentets fulltextsfil Sida 59

63 ska publiceras eller inte. Om rutan är markerad så publiceras fulltexten och om rutan inte är markerad så publiceras den inte. 2. Under menyn 24H och Publicera kan du också publicera eller avpublicera fulltextdokument. Under respektive informationstyp visas t ex de ärenden, som du senast handlagt (Det är din ärendehistorik som visas, d v s samma ärenden som visas i din ärendemeny.). När du väljer ett ärende i listan så visas ärendets alla dokument i dialogen Publicera. Om rutan är markerad så är fulltexten publicerad och om rutan inte är markerad så är fulltexten inte publicerad. Gör önskade förändringar och klicka därefter på knappen OK Sida 60

64 22 Personliga inställningar Vid installation finns en standarduppsättning av flikar och moduler. Beroende på vad man arbetar med, så kan man vilja ha olika underflikar på de olika informationsobjekten. Du kan själv lägga till och ta bort flikar och moduler. Välj Moduler, Underhåll och Personliga inställningar. Modulen kan finnas under någon annan meny istället Ange egna uppgifter Fält i denna bild kan användas ex. vid skapande av mallar och ni kan själva ange dessa uppgifter. I övre delen anges vissa uppgifter såsom e-postadress och telefonnummer. Fälten i den övre delen av bilden kan även uppdateras av handläggarna i webben. Under fliken Egna uppgifter anges valfria uppgifter. Det är viktigt att du i fältet Namn anger det namn man bestämt i organisationen. I fältet Värde anger du det värde som gäller för dig. Dessa uppgifter används ofta i mallar. Här visas exempel: 22.2 Ändra lösenord För att ändra lösenord klickar du på fliken Behörighet och därefter på knappen Ändra. Ange ditt gamla och nya lösenord och klicka på Spara. Du får upp en ny bild för att bekräfta det nya lösenordet och detta lösenord gäller vid nästa inloggning Fliken Behörighet Under fliken Behörighet kan du se vilka rättigheter du som användare har. Om Systemadministratör är förbockad innebär att du har systemadministrativa rättigheter. Om Verksamhetsadministratör är förbockad har du verksamhetsadministrativa rättigheter. Om Automatisk flödning är för bockad, så läggs du upp som handläggare på alla ärenden och dokument du skapar. Detta är mest lämpligt för handläggare Sida 61

65 22.4 Fliken In/Ut Om du anger en mapp under Arkiv för inkommet material, så kommer de inskannade dokumenten, som har registrerats att sparas i denna mapp. Du kan ange var dina inskannade dokument finns genom att ex. skriva Inskannade dokument under Namn och ange vägnamnet till mappen, där de inskannade dokumenten finns i Mapp Fliken Utseende Under denna flik kan du bestämma flikar och utseende på listor som ska visas. Välj fliken Utseende och klicka på knappen Ändra. Vid dropplistan Kategori väljer du vilken typ av objekt det gäller. Till vänster under Flikar ser du till att det finns en bock för varje flik du vill ska visas för resp. informationstyp. Under kategorin Hämta är det bra om du även har en bock för Fastighet, Person och Handlingsslag, så att du får tillgång till extra sökmöjligheter i modulen Hämta. Avsluta med att klicka på knappen Spara. Om du vill att andra eller fler fält ska visas i listor bockar du för dessa under listan Listor Fliken Moduler Under fliken Moduler kan man göra vissa personliga inställningar. I rutan till vänster kan man bestämma vilka menyer som ska visas under menyn Moduler. Vanligtvis finns det en uppsättning för registratorer och en annan för handläggare. Med knapparna Importera och Exportera kan man importera resp. exportera gjord uppsättning. Genom att sätta ; först på raden så visas inte motsvarande modul för användaren. Om Spara historik är förbockad så innebär det att de tidigare ärendena, sammanträdena, dokumenten och objekten man tidigare har handlagt sparas under resp. meny. Visa behållare innebär att behållaren visas och Visa bevakare innebär att ett fönster med bevakningar visas. Starta Lexsignal vid inloggning är inte längre relevant när Erhåll e-postnotifieringar tillkommit. Erhåll e-postnotifieringar innebär att man får e-post om man har fått nytt ärende, dokument, sammanträde eller objekt. Om Lex är uppsatt för frånvarohantering, så kan man ange när man kommer tillbaka till arbetet genom att ange det datumet i Datum för återkomst. När man sen flödar tillhandläggare/väljer handläggare visas detta datum till höger om handläggarens namn. Glöm ej att ta bort datumet när du är tillbaka på arbetet Sida 62

66 23 Korrigering av uppgifter under Registervård När ett dokument är registrerat eller ärende, sammanträde eller objekt är avslutat, så kan man inte längre göra ändringar i uppgifterna på vanligt sätt. Man måste då gå via modulen Registervård och rätta uppgifterna Korrigering av ärende Sök fram ärendet på valfritt sätt så att ärendet visas i behållaren. Välj Moduler, Underhåll och Registervård. Klicka på fliken Ärende. Om du vill öppna upp ett avslutat ärende, så väljer du knappen Aktivera. Genom att välja knappen Makulera makuleras ärendet helt. Det är samma effekt som om du på ärendet väljer ärendestatus Avskrivet. Om du vill byta beteckning till en annan beteckning klicka då på knappen Byt beteckn. Du får upp en bild för att ange den nya beteckningen, d v s det nya diarienumret. Tveksamt om detta ska användas på ärende Korrigering av dokument Sök fram dokumentet på valfritt sätt så att dokumentet visas i behållaren. Välj Moduler, Underhåll och Registervård. Klicka på fliken Dokument. Om du vill flytta ett dokument från ett ärende till ett annat, väljer du knappen Flytta. Du får upp en bild för att söka fram det nya ärendet. Välj ärende och klicka på knappen OK och i bekräftelsebilden klickar du på OK igen. Dokumentet har nu flyttats över till det nya ärendet. Om du vill ändra någon uppgift på dokumentkortet, så väljer du knappen Korrigera. Du gör dina ändringar och väljer knappen Registrera. Om du vill ta bort den befintliga kopplade filen, välj fliken Version och ta bort filen innan du registrerar dokumentet på nytt. Om du vill koppla en annan fil till dokumentkortet än den befintliga, så väljer du knappen Rättelse. Du får upp bilden för att välja katalog och fil. Den nya filen ersätter alltså den gamla filen. Om du vill flytta ett dokument till ett annat diarium välj Byta diarium. Förutsättningen är att du har skrivrättighet i bägge diarierna. Du får upp bild för att välja diarium. Dokumentet kommer nu att finnas i det nya diariet utan att vara kopplat till något ärende. Om det ska kopplas till ett ärende så sorteras det in på vanligt sätt under Moduler, Registrering och Sortera. Om du vill ta bort dokumentet helt, så väljer du knappen Makulera Sida 63

67 23.3 Korrigering av sammanträde Sök fram sammanträdet på valfritt sätt så att sammanträdet visas i behållaren. Välj Moduler, Underhåll och Registervård. Klicka på fliken Sammanträde. Om du vill öppna upp ett avslutat sammanträde, så väljer du knappen Aktivera. Genom att välja knappen Makulera makuleras sammanträdet helt. Det är samma effekt som om du på sammanträdet väljer ärendestatus Avskrivet Korrigering av objekt Sök fram objektet på valfritt sätt så att objektet visas i behållaren. Välj Moduler, Underhåll och Registervård. Klicka på fliken Objekt. Om du vill öppna upp ett avslutat objekt, så väljer du knappen Aktivera. Genom att välja knappen Makulera makuleras objektet helt. Det är samma effekt som om du på objektet väljer ärendestatus Avskrivet Uppdatering av adressatregistret Om användarna sparar nya adressater utan att först söka efter dessa i adressatregistret, så skapas det dubbletter. Det kan vara bra att med vissa mellanrum ta bort dubbletter, för att göra det lättare att hitta adressater. Detta görs i modulen Moduler, Underhåll och Registervård. Klicka på fliken Deltagare. Ange sökkriterier och sök fram ett antal adressater. Lämpligen kan en bokstav i taget sökas fram genom ex. a* och sen b* osv och en persontyp i taget. När det gäller juridisk person måste du vara uppmärksam på att det kan finnas flera myndigeter/företag med samma adressuppgifter, fast det kan vara olika kontaktpersoner kopplade. Kontrollera kontaktperson under fliken Kontakt nertill Sida 64

68 24 Integration med Outlook eller Groupwise Om man har integration med Outlook eller GroupWise installerad får man en ikon för att spara e- posten i Lex Genom att markera en e-post och klicka på ikonen får du fram bilden från webben för att spara ett nytt dokumentkort. Du fyller i uppgifter på vanligt sätt och väljer lämpligen Registrera för att registrera dokumentet. OBS! Ingen fritextsökning kan ske i dessa bifogade filer. I Outlook sparas e-posten i msg-format, vilket innebär att eventuella bifogade filer inkluderas i samma fil. I GroupWise sparas e-posten i rtf-format. I denna version så blir det ett webbfönster för e-posten och ett för varje bifogad fil. En känd begränsning är den varningsdialog som dyker upp i Outlook med jämna mellanrum: Användaren kan tillåta access i upp till 10 minuter, men sedan dyker varningen upp igen Sida 65

69 24.1 Spara e-post från Outlook utan integration med Lex Det går att spara e-post som msg-fil och sedan importera denna fil till ett dokumentkort. När du är i Outlook så markerar du e-posten och väljer menyn Arkiv, Spara som och väljer att spara i en katalog och med filformatet msg. Denna fil kan du sen importera till ett dokumentkort. Fördelen med att spara som en msg-fil är att hela e-posten inklusive e-postmeddelandet sparas som en fil, vilket innebär att det bara behöver skapas ett dokumentkort Sida 66

70 25 Skapa nytt objekt 25.1 Skapa nytt objekt (standard) Nya objekt skapas i modulen Objektvård. Modulen kan startas på flera sätt: Funktion, Nytt, Objekt Moduler, Underhåll, Objektvård Objekt, Nytt I modulen Objektvård kan du även söka fram befintliga objekt och även ändra i fälten Beteckning, Beskrivning, Identitet och Objekttyp. Dessa fält kan bara ändras i modulen Objektvård. För att skapa ett nytt objekt, välj först önskad Objekttyp i flervalslistan längst upp till vänster på bilden, tryck sedan på knappen Ny nere till höger på bilden. Fälten i den nedre delen av bilden öppnas för registrering. Fyll i fälten enligt nedanstående beskrivning: Beteckning Beskrivning Identitet Status Beteckning som identifierar objektet. Fältet är sökbart i Hämta och i Söka objekt. Fältet visas också i sökresultat. Beskrivning av objektet. Här kan en längre text skrivas. Fältet är sökbart i Hämta och i Söka objekt. Fältet visas också i sökresultat. Fält för ytterligare identitetsbeskrivning av objektet. Fältet är sökbart i Söka objekt. Objektets status. Ska normalt inte ändras när ett objekt skapas, Pågående är standard Sida 67

71 Tryck på knappen Spara när du har fyllt i uppgifterna. Objektet skapas och beteckningen visas i objektbehållaren. För att handlägga objektet kan du välja Objekt och Handlägg Sida 68

72 25.2 Skapa nytt objekt (personobjekt) Nya objekt skapas i modulen Objektvård. Modulen kan startas på flera sätt: Funktion, Nytt, Objekt Moduler, Underhåll, Objektvård Objekt, Nytt I modulen Objektvård kan du söka fram befintliga objekt och även ändra på vissa fält på dessa samt skapa nya objekt. För att skapa ett nytt objekt, välj först önskad Objekttyp i flervalslistan längst upp till vänster på bilden, tryck sedan på knappen Ny nere till höger på bilden. Den valda objekttypen måste vara av typen personobjekt. När så är fallet så visas ett registreringsformulär, som är anpassat till personuppgifter Sida 69

73 Fälten i den nedre delen av bilden öppnas för registrering. Fyll i fälten enligt nedanstående beskrivning: Personnummer Förnamn Efternamn Adress Postadress Tele Arbete Tele Hem Mobiltele Tele arbete E-post Status Skriv även in sekelsiffran om personen är född före Fältet är sökbart i Hämta och i Söka objekt. Fältet visas också i sökresultat. Personens förnamn. Fältet är sökbart i Hämta och i Söka objekt. Fältet visas också i sökresultat. Personens efternamn. Fältet är sökbart i Hämta och i Söka objekt. Fältet visas också i sökresultat. Personens adress. Personens postadress. Personens telefonnummer till arbetet. Personens telefonnummer till bostaden. Personens mobiltelefonnummer. Personens faxnummer. Personens e-postadress. Objektets status. Ska normalt inte ändras när ett objekt skapas, pågående är standard. Tryck på knappen Spara när du har fyllt i uppgifterna. Objektet skapas och personnumret visas i behållaren. För att handlägga objektet kan du välja Objekt, Handlägg Sida 70

74 26 Lex-inställningar Alla Lex-användare måste göra vissa inställningar, som sparas i registret (registry på engelska) på den lokala datorn. Det skiljer sig lite åt om man är en Windows- eller webbanvändare. Informationssökare i Lex webbapplikation behöver dock inte göra dessa inställningar. Så här ser registreringsbilden ut: Windows-användare Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Windows-program. Programmet startas via Start/Alla program/lex/lex-inställningar. Windows-användare måste ange SQL-server och Databas för att kunna köra Lex. Det är de två fälten som styr mot vilken server och databas man kör när man använder Lex Windows-program. Om dokument skapas och ändras med hjälp av öppnaknappen på dokumentkortet behöver inga andra uppgifter anges. Fältet senaste användare uppdateras alltid med den senast inloggade Lexanvändaren. Webbanvändare Lex-inställningar ingår i installationen av Lex Office-integrationsprogram. Programmet heter Lexreg.exe och ligger i mappen C:/program/Lex/Lexe på handläggarens dator. Webbanvändaren måste ange Web server, Web instans, Senaste användare och Spara lösenord. Användaren och lösenordet som anges måste vara ett giltigt Lex-användarkonto. Oservera att uppgifterna för webbanvändaren inte har något med inloggningen i webbapplikationen att göra, till skillnad från uppgifterna för Windows-användaren Sida 71