Ett icke ärendedokument kan relatera till ett eller flera ärendedokument eller tvärtom.

Transkript

1 SLU.ua IÄ-1 Jurist- och dokumentationsenheten PUBLIC 360 MANUAL. Denna manual beskriver hur du registrerar icke ärendedokument i Public 360 med SLU. Icke ärendedokument är dokument som inte ingår i något ärende. De hålls samman och registreras på annat sätt än ärendedokument. Ett icke ärendedokument kan relatera till ett eller flera ärendedokument eller tvärtom. Notera att icke ärendedokument kommer att registreras som enskilda dokument eller i vissa fall som dokumentkategori, dvs. dokument av samma typ. Du måste alltid registrera dokumentets namn, hur dokumenten är organiserade, förvaringsenhet samt uppgifter om gallring och sekretess om detta är tillämpligt. SLU, Box 7070, SE Uppsala, Sweden tel: +46 (0) Org.nr info@slu.se

2 Innehåll I. Skapa enskilt icke ärendedokument... 3 a) Skapa dokument direkt från Ny i listmenyn... 3 b) Skapa dokument från klassificeringsstruktur (process)... 6 II. Skapa icke ärendedokument som dokumentkategori (handlingar av samma typ)... 9 a) Skapa dokument från Ny.. i listmenyn... 9 b) Skapa dokument utifrån klassificeringsstruktur (process) III. Hantering av kontakter a) Ansvarig (Handläggare) för icke ärendedokument b) Mer om oregistrerad kontakt c) Mer om registrerad kontakt IV. Korshänvisa mellan dokument V. Anteckna beslut eller andra sakuppgifter VI. Sökning a) Sökning från Sök i listmenyn b) Sökning från klassificeringsstruktur (process) VII. Ändra i dokument (16)

3 I. Skapa enskilt icke ärendedokument När man skapar dokument kan man göra det på flera sätt. Denna manual visar två: a) Du skapar ett dokument direkt från Ny i listmenyn. b) Du skapar ett dokument från klassificeringsstruktur (process). a) Skapa dokument direkt från Ny i listmenyn Steg Kommentarer Tryck/fält Dokument från Ny i listmenyn Välj Dokument under Ny.. i listen, klicka på fliken Dokument Nytt dokument: Processdata Nu kommer du till menyn Nytt dokument: Processdata 3(16)

4 Processdata Först visas en meny där processdata ska anges. Fyll i de obligatoriska fälten: klassificeringskod, handlingstyp och riktning, dvs. utgående eller inkommande dokument. Tryck OK. Handlingstyp är t.ex. kurskompendium, litteraturlista, resultatlista, forskningsprojektets data set,, PUL-register, faktablad eller Agresso-rapport. Uppgiften riktning anger om det är dokument in, dokument ut eller t.ex. intern notering. Icke ärendedokument Du kommer nu till menyn Nytt dokument: Icke ärendedokument Generellt Dokumenttyp Fyll som minimum i de obligatoriska fälten med. De finns under fliken Generellt. Fälten beskrivs nedan. Fylls i automatiskt från föregående meny Nytt dokument: Processdata Dokumentkategori Fylls i automatiskt av systemet Dokumentdatum Fyll i det datum som står på dokumentet eller det datum som dokumentet registreras. 4(16)

5 Titel Fyll i dokumentets titel. Ange titeln så detaljerat som möjligt utan att rubriken blir för lång. Avsändare/mot-tagare Välj avsändare för Dokument in eller mottagare för Dokument ut. Mottagaren i detta fall är den institution där dokumentet upprättats. Se under Kontakt, punkt III vem som är avsändare och mottagare, och hur du registrerar nya avsändare eller mottagare. Skyddskod Är dokumentet offentligt, låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling Offentlig. Om ditt dokument är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. Då visas nytt fält Paragraf. Välj lämplig paragraf. Är du osäker vilken paragraf som ska väljas, kontakta Jurist-och dokumentationsenheten Ansvarig Ange den person som registrerar dokumentet och ansvarar för redovisningen av informationen eller institutionens namn Sparat på papper/media Ytterligare information Om dokumentet är i pappersformat kryssa i rutan Du har varit under fliken Generellt. Andra flikar på listmenyn är Kontakter, Filer, Nyckelord och Kommentar. Gå till fliken kommentar Kommentar Klicka på Kommentar och fyll i uppgiften om förvaringsplatsen och förvaringsenheten om detta redan 5(16)

6 är klart. Annars slutför som nedan. Om handlingen är gallringsbar ange också här gallringsfristen och uppgifter om gallringsbeslut Slutför registreringen Klicka på slutför. b) Skapa dokument från klassificeringsstruktur (process) Process Klicka på menyknappen Process. Klassificeringsstruktur Klassificeringsstrukturen visas, navigera till önskad process. Nytt dokument Välj Nytt dokument under den valda processen och sedan Skapa dokument Processdata Först visas en meny där processdata ska anges. Fyll i de obligatoriska fälten: klassificeringskod, handlingstyp och riktning, dvs. utgående eller inkommande dokument. Tryck OK. Handlingstyp är t.ex. kurskompendium, litteraturlista, resultatlista, forskningsprojektets data set,, PUL-register, faktablad eller 6(16)

7 Agresso-rapport. Uppgiften riktning anger om det är dokument in, dokument ut eller t.ex. intern notering. Icke ärendedokument Du kommer nu till menyn Nytt dokument: Icke ärendedokument Generellt Dokumenttyp Fyll som minimum i de obligatoriska fälten med. De finns under fliken Generellt. Fälten beskrivs nedan. Fylls i automatiskt från föregående meny Nytt dokument: Processdata Dokumentkategori Fylls i automatiskt av systemet Dokumentdatum Titel Fyll i det datum som står på dokumentet eller det datum som dokumentet registreras. Fyll i dokumentets titel. Ange titeln så detaljerat som möjligt utan att rubriken blir för lång. Avsändare/mot-tagare Välj avsändare för Dokument in eller mottagare för Dokument ut. Mottagaren i detta fall är den institution där dokumentet upprättats. Se under Kontakt, punkt III vem som är avsändare och mottagare, och hur du registrerar nya avsändare eller mottagare. 7(16)

8 Skyddskod Är dokumentet offentligt, låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling Offentlig. Om ditt dokument är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. Då visas nytt fält Paragraf. Välj lämplig paragraf. Är du osäker vilken paragraf som ska väljas, kontakta Jurist-och dokumentationsenheten Ansvarig Ange den person som registrerar dokumentet och ansvarar för redovisningen av informationen eller institutionens namn Sparat på papper/media Ytterligare information Om dokumentet är i pappersformat kryssa i rutan Du har varit under fliken Generellt. Andra flikar på listmenyn är Kontakter, Filer, Nyckelord och Kommentar. Gå till fliken kommentar Kommentar Klicka på Kommentar och fyll i uppgiften om förvaringsplatsen och förvaringsenheten om detta redan är klart. Annars slutför som nedan. Om handlingen är gallringsbar ange också här gallringsfristen och uppgifter om gallringsbeslut Slutför registreringen Klicka på slutför. 8(16)

9 II. Skapa icke ärendedokument som dokumentkategori (handlingar av samma typ) a) Skapa dokument från Ny.. i listmenyn Följ samma steg som under beskrivningen i I.a): Lägg till i kommentarfältet dokumentens tidsomfattning och förvaringsenhet (FE) Slutför registreringen klicka därefter på Anteckningar: 9(16)

10 Under Anteckningar kan du skriva in alla uppgifter som är relevanta för att identifiera dokumenten förvarade i den förvaringsenheten: Klicka på OK. Anteckningarna sparas. b) Skapa dokument utifrån klassificeringsstruktur (process) Följ samma steg som under beskrivningen i I.a) och därefter under II.a) III. Hantering av kontakter a) Ansvarig (Handläggare) för icke ärendedokument Om den person som ska registrera eller handlägga dokumentet inte finns upplagd som handläggare i Public 360 ska du först ange personen som handläggare i kommentar och sedan beställa att användaren läggs upp med e-post till: itstod@slu.se. Anmälan av ny användare ska innehålla: 10(16)

11 Utgående dokument Efternamn, förnamn Namn på det diarium (den enhet) personen ska vara handläggare i. Personens AD-användarnamn, det kan du få från din ITsamordnare. På ett dokument som upprättas på SLU/din institution är: Avsändare oftast samma som ansvarig person (dvs. dokumentets handläggare). Det kan vara institutionen eller fakulteten som är arkivbildaren. Skriv då enhetens namn som avsändare. Mottagare är den organisation eller privatperson utanför SLU/din institution som handlingen/dokumentet skickas till. På utgående dokument måste man välja EN mottagare och det är obligatoriskt. Om mottagare redan finns i registret, väljer du från listan. Om kontakten inte finns väljer du att skapa Ny kontakt, Mottagare av Typ oregistrerad kontakt från kontaktmenyn, och registrerar mottagarens namn: Inkommande icke ärendedokument På ett dokument som kommit in till SLU/din institution är: 11(16)

12 Avsändare den person eller organisation utanför SLU/din institution som skickat dokumentet till dig. På inkommande dokument måste man välja EN avsändare och det är obligatoriskt. Mottagare oftast samma som ansvarig person (dvs. dokumentets handläggare). Om avsändare redan finns i registret, väljer du från listan. Om kontakten inte finns väljer du att skapa Ny kontakt, Avsändare av Typ oregistrerad kontakt från kontaktmenyn, och registrerar avsändarens namn: b) Mer om oregistrerad kontakt Oregistrerade kontakter skapas i samband med registrering av ärende eller dokument. Du kan skapa en Oregistrerad kontakt om kontakten inte ska registreras i kontaktregistret, utan bara kopplas till aktuellt dokument. Notera att oregistrerade kontakter inte kan sökas fram i efterhand och inte heller kan återanvändas på andra ställen i systemet. c) Mer om registrerad kontakt OBS! Registrerade kontakter som företag eller kontaktperson skapas enbart av Huvudregistrator och it-stöd. 12(16)

13 IV. Korshänvisa mellan dokument Steg Kommentarer Tryck/fält Öppna det dokument du vill hänvisa från Dubbelklicka på det aktuella dokumentet Dokumentreferens Välj fliken Dokumentreferenser på listan under dokumentets titel, välj sedan Dokumentreferenser och klicka på Ny dokumentreferens Leta upp det dokument du vill referera till Klicka på förstoringsglaset för att hitta det dokument du vill referera till. Du kan använda snabbsök. Dubbelklicka på dokumentet, en ny referens skapats Ny dokumentreferens OK Skriv en kommentar om du vill komplettera information om referensen/ sambandet mellan dokumenten. Klicka sedan på OK. 13(16)

14 V. Anteckna beslut eller andra sakuppgifter Steg Kommentarer Tryck/fält Beslutshänvisning eller annan uppgift under Anteckning Öppna ett dokument och klicka på fliken Anteckningar på listen under dokumentets titel. Välj Ny anteckning. Anteckningskortet Fyll i de obligatoriska uppgifterna i Anteckningstext och Anteckningstyp. Om du vill kan du också fylla i de andra fälten om dessa är relevanta. Klicka OK. VI. Sökning a) Sökning från Sök i listmenyn Steg Kommentarer Tryck/fält Sök dokument - snabb sökning Välj Sök och Snabbsök från listmenyn, fyll i dokumentnummer eller relevanta sökord och klicka på Sök. 14(16)

15 Sök dokumentavancerad sökning Välj Sök och Avancerad sök från listmenyn, fyll i de sökfält du vill söka på och klicka på Sök. Det är enklast att söka på icke ärendedokument i fältet Dokumentarkiv och Dokumentdatum från till b) Sökning från klassificeringsstruktur (process) Steg Kommentarer Tryck/fält Välj process från listmeny Klicka på knappen Process och välj önskad process. Klicka på pilen vid processens rubrik och välj Visa dokument Dokument visas Dokumentlista visas. 15(16)

16 Filtrera Du kan filtrera på Alla, Registrerat/diariefört eller visa dokument under arbete VII. Ändra i dokument Steg Kommentarer Tryck/fält Öppna det dokument du vill ändra i Sök fram och dubbelklicka på det aktuella dokumentet så att det öppnas. Klicka på pilen vid dokumentets titel Redigera dokumentet Förvalsmenyn visas och du väljer Redigera egenskaper. Samma dokumentkort som vid registreringen visas och du kan ändra de uppgifter som ska ändras. Se avsnitt II Skapa dokument. Slutför registrering av ändringen Klicka på slutför. 16(16)