Lex2 handbok Handläggare Version 1.2

Transkript

1 Lex2 handbok Handläggare Version 1.2

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING ALLMÄNT OM LEX UPPDELNING AV HANDBOKEN ALLMÄNT OM REGISTRERING AV HANDLING UPPBYGGNAD AV GRÄNSSNITTET I LEX STARTSIDAN, FLIKAR OCH BOXAR Inledning Startsida Exempelsida för en informationstyp (ärende) UTSEENDE PÅ IKONER ÅTKOMST INLOGGNING OCH UTLOGGNING I LEX STARTSIDAN INLEDNING Inkorg Pågående Senast öppnade Bevakningar LÄSA HANDLINGAR HANDLÄGGNING AV ÄRENDE INTRODUKTION ÄRENDEKORT ÄRENDEKORT MED UNDERLIGGANDE BOXAR OCH KNAPPAR HANDLÄGGNING AV HANDLING INTRODUKTION Definition av handling Arbetsmaterial Registrerad handling HANDLINGSKORT HANDLINGSKORT MED UNDERLIGGANDE BOXAR OCH KNAPPAR SKAPA FULLTEXTHANDLING Från handlingsmall Import av fil från egen dator eller nätverk REDIGERA FULLTEXTHANDLING HANTERA VERSIONER AV FULLTEXTHANDLING VISA FULLTEXTHANDLING PÅ SKÄRM Via huvudboxen på handlingskort Via boxen Versioner TA BORT ARBETSMATERIAL REGISTRERA ARBETSMATERIAL EXPEDIERA HANDLING ANMÄLA HANDLING ELLER ÄRENDE TILL ETT SAMMANTRÄDE Inledning Anmäla ärende till sammanträde Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 2(89)

3 Anmäla handling till sammanträde KOPPLA EN FRISTÅENDE HANDLING TILL ETT ÄRENDE UPPGIFTER SOM KAN PÅFÖRAS ETT ÄRENDE OCH HANDLING ANGE SEKRETESS OCH PUL PÅ ÄRENDE ELLER HANDLING Sekretess PuL BEVAKNING PÅ VALFRI INFORMATIONSTYP Inledning Skapa ny bevakning Visa bevakning Ändra bevakning Ta bort bevakning Klarmarkera bevakning Göra bevakning ej klar ANTECKNING PÅ ETT ÄRENDE, SAMMANTRÄDE ELLER OBJEKT Inledning Skapa ny anteckning Visa anteckning Ändra anteckning Ta bort anteckning Registrera anteckning LÖPANDE NOTERING PÅ VALFRI INFORMATIONSTYP Inledning Skillnaden mellan löpande notering och anteckning Skriv löpande notering FLÖDA ETT ÄRENDE ELLER HANDLING Inledning Flöda ärende till handläggare Flöda handling till handläggare MAPPAR Inledning Hantera mina mappar Skapa egen mapp på huvudnivå Skapa egen mapp på undernivå Ändra på egen mapp Ta bort egen mapp Koppla och koppla bort ÄH till och från mappar Koppla ÄH till mapp Koppla bort ÄH från mapp Navigation i mina mappar Navigation i gemensamma och externa mappar REGISTRERA INKOMMANDE E-POST SÖKA ENKEL SÖKNING Inledning Sök via sökfältet i menyn AVANCERAD SÖKNING Inledning Typnivåer Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 3(89)

4 8.2.3 Detaljnivå Organisation Beslut Bevakning Parameter Externa deltagare Notering Sökningar Starta avancerad sökning Sökning på typnivå för en informationstyp Sökning på typnivå för flera informationstyper Sökning på detaljnivå organisation enhetsnivå Sökning på detaljnivå organisation användare Sökning på detaljnivå beslut Sökning på detaljnivå bevakningar Sökning på detaljnivå parametrar Sökning på detaljnivå externa deltagare Sökning på detaljnivå löpande notering Sökning på detaljnivå anteckning SKRIV UT SKRIV UT ÄRENDEKORT SKRIV UT HANDLINGSKORT SKRIV UT BOX PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR ANGE EGNA UPPGIFTER ÄNDRA LÖSENORD BESTÄMMA BOXAR SOM SKA VISAS REVISIONSHISTORIK Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 4(89)

5 1. Inledning Handboken baserad på version av Lex Allmänt om Lex2 En modern IT-lösning för eförvaltning, d v s ett stöd för myndighetens hantering av information, handläggning samt beslutsfattande. Består av olika moduler vilket gör att funktionalitet kan väljas beroende på behov. En långtgående anpassning av myndighetens särskilda förutsättningar kan göras. Genom anpassning till aktuella myndighetsuppgifter blir Lex2 ett verksamhetssystem. Därmed kan Lex2 användas för flera olika verksamhetsområden och alla fördelar med en verksamhetsövergripande lösning uppnås. Rollbaserade moduler skräddarsys beroende på vem användaren är. Olika utseende för registratorn, handläggaren, chefen, nämndsekreteraren eller politikern från ett enklare system med färre bilder att arbeta i, till ett kraftfullt och funktionsrikt system för den som vill ha de möjligheterna. Många berörs av myndighetens verksamhet. Genom att erbjuda en helhetslösning kan alla berörda i myndighetsprocessen vara delaktiga. Lex2 är utvecklat utifrån detta processorienterande helhetsperspektiv genom informationens hela livscykel, från datafångst och registrering till expediering och arkivering. Genom att erbjuda en plattform som hanterar hela ärendekedjan från initiering till beslut kan Lex2 erbjuda elektronisk förvaltning samt integrerade etjänster via Internet. Hanterar alla de typer av information som förekommer hos myndigheten, såsom ärenden, handlingar, sammanträden och objekt. Erbjuder stöd för hela ärendekedjan och detta är en förutsättning för att skapa en effektiv verksamhet, enhetlig kompetens i organisationen på ärendehanteringen och möjlighet att samverka mellan olika enheter inom myndigheten. Att arbeta med ärenden är naturligtvis en central uppgift för en verksamhet. Ett ärende kan tillföras egna handlingar som är under arbete, s.k. arbetsmaterial och registrerade handlingar. Ärendet kan planeras och minnesanteckningar kan göras. All relevant data om parter, status i ärendet, händelser, bevakningar, att göra uppgifter m.m. finns överskådligt att tillgå för ett ärende. Mallar kan enkelt skapas med fraser för en effektiv handlingshantering. Detta innebär att myndigheten kan erhålla enhetligt handlingsutseende och att handling snabbt, enkelt och säkert kan skapas av handläggaren. Uppgifter (metadata) följer automatiskt med, exempelvis uppgifter om mottagare, handlingsuppgifter, uppgifter om handläggaren, datum mm. Det finns tillgång till fraser som underlättar och effektiviserar arbetet med att skapa handlingsinnehållet. Sammanträdeshantering erbjuder en mycket funktionell sammanträdesmodul som knyter samman ärenden och handlingar som skall avgöras samt skapar kallelser, sammanträdeslistor, protokoll och beslut. Stora fördelar uppkommer genom att sammanträden är en egen informationsgrupp att handlägga. Stöd kan ges under hela processen och åtkomst kan ges olika grupper vid olika tidpunkter. När som helst kan Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 5(89)

6 sammanträdet publiceras på Internet och då kan användare komma åt kopplade ärenden och handlingar genom knapptryckningar. Objektshantering erbjuder även hantering av olika objekt som kan tilldelas olika metadata. Sättet att anpassa för olika specifika behov är därmed stora. Exempelvis kan antalet lediga platser på dagis hanteras och visas direkt på Internet. Till detta kommer olika stöd för beräkningar. Exempelvis olika taxor som skall tas ut vid handläggning etc. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 6(89)

7 1.2 Uppdelning av handboken En allmän beskrivning av hur bilderna är uppbyggda och funktioner som gäller generellt. Att tänka på vad gäller allmänna handlingar. Inloggning i Lex2. Startsidan som är handläggarens utgångspunkt i sitt arbete. Hur handläggning av ärende genomförs. Hur handläggning av handling genomförs. Sökmöjligheter på olika uppgifter i systemet. Utskrift. Personliga inställningar i systemet. Beskrivning hur sökning går till finns under avsnittet sökning, vilket innebär att detta inte beskrivs under varje enskilt avsnitt där sökning förekommer. Det går att komma till samma box/flik/dialog genom olika menyval och knappar, alla alternativ är inte beskrivna. I de flesta fall finns tillgång till navigering via en meny som görs åtkomlig genom högerklick på den aktuella raden. 1.3 Allmänt om registrering av handling Det är skillnad på registrerade handlingar och arbetsmaterial. Registrerade handlingar är diarieförda och är därmed offentliga (om inte sekretess råder). Arbetsmaterial är det material som handläggaren arbetar med och som då bara vissa personer har åtkomst till. Fulltexthandlingen tillhörande arbetsmaterialet är redigerbara. När arbetsmaterialet är klart ska det registreras och då blir handlingen en registrerad handling och officiellt. Handläggaren kan börja med att registrera arbetsmaterialet och därefter lägga upp ett ärende kopplat till handlingen, om handläggaren har de rättigheterna. Handläggaren kan även börja med att skapa ett ärende och därefter registrera arbetsmaterialet kopplat till ärendet. Det går även enbart registrera handlingar, som senare kan kopplas till ärende eller som kan finnas kvar som separata handlingar. Det vanligaste för handläggaren är dock att skapa arbetsmaterial kopplat till befintliga ärenden. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 7(89)

8 2. Uppbyggnad av gränssnittet i Lex2 För att snabbare förstå hur handhavandet ska gå till i Lex2, bör du som användare förstå hur informationen är grupperad och hur informationen kan ändras. Här beskrivs kortfattat hur informationen i grundbilden är uppbyggd. 2.1 Startsidan, flikar och boxar Inledning Toppmeny Menyn innehåller grundfunktionalitet i Lex. Fliknivå Visar aktuella flikar som är öppna för användaren. Fliken Startsida ligger kvar och går inte att stänga utan att avsluta applikationen (stänga fönstret). Huvudbox Här visas övergripande information av aktuell informationstyp, ärende, handling, sammanträde eller objekt (ÄHSO). Normalbox (antalet boxar varierar beroende på personliga inställningar) I denna box visas innehåll av en viss kategori. Innehållet kan vara av typen lista eller fält. Rubriken på en Normalbox består av namnet och eventuellt en indikation på vad den har för innehåll. För en lista så visas antal rader, för en box med fält kan en symbol visas som indikerar att det finns data inskrivet. Knapp (Minimerad box) En Normalbox kan även vara minimerad och ligger då längst ner på sidan. Genom att klicka på den minimerade boxen så öppnas den som normalbox. Maximerad box En Normalbox kan maximeras åt gången och utnyttja hela arbetsytan där övriga normalboxar döljs så länge som den aktiva boxen är maximerad. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 8(89)

9 2.1.2 Startsida Ram/fönster med applikationsnamn, min-, max-, och avstängningsknapp. Toppmeny med grundfunktioner och sökmöjlighet. Flik Startsida med startbild, startinformation, version, användarinformation och vy. Normalbox med ikon för informationstyp, beteckning/id (genom att klicka på länken så öppnas en ny flik med informationstypen), beskrivning och datum samt ev ytterligare info. Initialt visas 4 boxar; Inkorg, Senast öppnade, Pågående och Bevakningar. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 9(89)

10 2.1.3 Exempelsida för en informationstyp (ärende) Ram/fönster med applikationsnamn, min-, max-, och avstängningsknapp. Toppmeny med grundfunktioner och sökmöjlighet. Flik Ärende med ärendekort och grunduppgifter för det aktuella ärendet. Normalbox på ärende med ikon för informationstyp, beteckning/id, datum samt ev ytterligare info. Initialt visas som i detta exempel 6 boxar; Handlingar, Personer, Anteckningar, Bevakningar, Sammanträden och Objekt (antalet boxar varierar beroende på personliga inställningar). En Normalbox kan också maximeras och bli en s k Maximerad box som då kommer ta upp hela arbetsytan för alla Normalboxar. Knappar (minimerad box) är en minimerad Normalbox. Genom att klicka på knappen så öppnas den som en Normalbox. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 10(89)

11 2.2 Utseende på ikoner Lex2 informationstyper visas med olika ikoner. Generellt gäller att något pågående har en röd ruta nere till vänster och något avslutat har en grön ruta nere till höger. Pågående ärende Pågående sammanträde Pågående objekt Arbetsmaterial utan kopplad fulltexthandling Arbetsmaterial med kopplad fulltexthandling Preliminär anteckning Bevakning ej klar Sekretessbelagt ärende Sekretessbelagd anteckning Fulltexthandling Gemensamma mappar Användare Mer information (markera ikon) Pågående cisternobjekt Pågående personobjekt (Godman eller Kontrollansvarig) Pågående personobjekt (Huvudman) Pågående fastighetsobjekt Pågående livsmedelsobjekt Avslutat ärende Avslutat sammanträde Avslutat objekt Registrerad handling utan kopplad fulltexthandling Registrerad handling med kopplad fulltexthandling Registrerad anteckning Bevakning klarmarkerad Sekretessbelagd handling Bevakning på sekretessbelagt ärende Mina mappar Externa mappar Deltagare Kommentar (markera ikon) Avslutat cisternobjekt Avslutat personobjekt (Godman eller Kontrollansvarig) Avslutat personobjekt (Huvudman) Avslutat fastighetsobjekt Avslutat livsmedelsobjekt Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 11(89)

12 2.3 Åtkomst Informationen är tillgänglig enligt den åtkomst som är angiven för informationen. Hantering av sekretessbelagd information stöds också. Behörighetssystemet bygger på att informationen befinner sig i olika åtkomstnivåer. Åtkomstnivån för en specifik information kan enkelt ändras under handläggningens gång. Dock kan systemadministratören definiera den vidaste åtkomstnivån för en information i en viss situation. Åtkomstnivåer är: Flödade användare till informationen Användare tillhörande diariet Användare i organisationen Allmänhet Alla har rätt att komma åt att läsa information i registrerade/diarieförda handlingar, som inte är sekretessbelagda. Arbetsmaterial kommer bara de åt som har skapat handlingen eller fått det flödat till sig. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 12(89)

13 3. Inloggning och utloggning i Lex2 1. Klicka på en Lex2-ikon i startmenyn eller på skrivbordet. Lex2.ClickOnce: eller Lex2.Desktop: 2. En inloggningsbild visas. 3. Ange användarnamn och lösenord och tryck på enter-tangenten alternativt klicka på knappen Logga in. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 13(89)

14 4. Startsidan 4.1 Inledning Efter inloggning visas startsidan. Startsidan har en övergripande huvudbox med information och fyra underliggande boxar med listor innehållande: Inkorg Senast öppnade Pågående Bevakningar Inkorg Inkorg är en av boxarna på startsidan. Här visas användarens inkorg. Den innehåller sådant som är flödat till användaren, och ännu inte öppnat, och ska ses som en lista över vad som inkommit. Kvittering sker genom att öppna ett ärende, handling, sammanträde eller objekt. När det görs så försvinner det som öppnats från denna lista och visas i listan för Pågående samt i listan Senast öppnade Pågående Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 14(89)

15 Pågående är en av boxarna på startsidan. Här visas användarens pågående arbete. Det är sådant som användaren har fått flödat till sig samt egenskapade ärenden och handlingar skapade med Automatisk flödning eller där användaren flödat till sig själv. Boxen visar pågående ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO) samt handlingar kopplade till pågående ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO) Senast öppnade Senast öppnade är en av boxarna på startsidan. Här visas de 10 senaste av vardera informationstyp, ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO) Bevakningar Bevakningar är en av boxarna på startsidan. Här visas ej klarmarkerade bevakningar på till användaren flödade ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO), med möjlighet att filtrera på bevakningsdatum. Användaren har möjlighet att klarmarkera bevakningar. 4.2 Läsa handlingar Att öppna fulltexthandlingar från startsidan 1. För att läsa handlingar från startsidan klicka på länken eller högerklicka och välj Öppna handlingskort från menyn som visas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 15(89)

16 2. Fliken med den aktuella handlingen öppnas klicka därefter på knappen Öppna fulltext eller ikonen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 16(89)

17 5. Handläggning av ärende 5.1 Introduktion Ärende är ett centralt begrepp vid handläggning på svenska myndigheter. Med ärende förstås något som behandlas eller avgörs inom myndigheten. Ärende är även ett av Lex2 centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Handling, Sammanträde och Objekt. Dessa begrepp förkortas i text med ÄHSO. Ett ärende avgörs oftast genom att ett beslut fattas i ärendet. Besluten fattas antingen på ett sammanträde eller av handläggaren som ett delegationsbeslut. Handläggaren i ärendet skriver förslag till beslut i en tjänsteskrivelse, eller i ett tjänsteutlåtande, som anmäls till sammanträde. Beslut som fattas på delegation beskrivs ofta i en handling av typen delegationsbeslut. Handläggaren kan även skapa ett beslutnummer om så önskas. Ett ärende är kopplat till ett diarium. Ett ärende kan vara kopplat till ett eller flera av dessa begrepp, som visas i boxar på ärendet: ärenden handlingar objekt sammanträden, oftast via handlingar i ärendet personer anteckningar bevakningar beslut parametrar Ett ärende kan ha någon av dessa statusar: pågående avslutat makulerat vilande avskrivet Ett ärende kan sekretessbeläggas. Ett pågående ärende kan ändras, medan ett avslutat ärende inte kan ändras. Ett avslutat ärende kan aktiveras i registervården. Ett avslutat ärende kan gallras. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 17(89)

18 5.2 Ärendekort Ärendekortet är en huvudbox i systemet. Här ligger den övergripande informationen för ett ärende. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 18(89)

19 5.3 Ärendekort med underliggande boxar och knappar Underliggande boxar och knappar (minimerade boxar): Handlingar Personer Anteckningar Bevakningar Sammanträden Objekt Beräkning/ Egen (knapp, exempel på egendefinierad box) Beslut (knapp) Åtkomst (knapp) Händelselogg (knapp) Löpande notering (knapp) Kopplade ärenden (knapp) Mappar (knapp) GIS Det finns möjlighet att ställa in hur boxar och knappar ska visas under Personliga inställningar beskrivs separat i manualen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 19(89)

20 6. Handläggning av handling 6.1 Introduktion Definition av handling Handling är ett av Lex2 centrala begrepp, en av de s.k. informationstyperna. De övriga informationstyperna är Ärende, Sammanträde och Objekt. Informationstyperna förkortas i texten med ÄHSO. En handling kan vara kopplad till ett ärende, ett objekt och/eller till ett eller flera sammanträden. En handling kan vara fristående, dvs ej kopplad till ärende, sammanträde och objekt (ÄSO). En handling tillhör alltid ett diarium. En handling kan vara kopplad till en fil eller inte vara kopplad till en fil. Det vanligaste är att användaren skapar arbetsmaterialet på ett ärende eller ett sammanträde men det går även att skapa ett fristående arbetsmaterial, dvs en handling som inte är kopplad till något ÄSO utan bara är kopplad till ett diarium. De uppgifter som användaren anger är: registreringsdatum, inkommen datum och avsändarens datum, handlingstyp, beskrivning, eventuell avsändare eller mottagare och eventuell handläggare samt uppgifter om eventuell sekretess och PuL. En handling beskrivs i ett handlingskort, som består av en huvudbox där centrala uppgifter om handlingen visas, samt ett antal underliggande boxar med olika uppgifter som handlingen är kopplad till. En handling kan sekretessbeläggas och/eller PuL-säkras. En handling ska vara sökbar. En handling kan publiceras. En handling kan vara: arbetsmaterial registrerad Arbetsmaterial Arbetsmaterial kan ändras medan registrerade handlingar inte kan ändras. Arbetsmaterial kan tas bort. Arbetsmaterial kan ha flera versioner av den fil, som är kopplad till handlingen. När ett arbetsmaterial, som har flera versioner, registreras, är det den högsta versionen som ligger kvar, övriga versioner raderas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 20(89)

21 En handling kan expedieras, dvs skickas ut från myndigheten. När ett arbetsmaterial expedieras blir det samtidigt registrerat. När ett arbetsmaterial registreras blir det en upprättad allmän handling Registrerad handling En registrerad handling kan vara: inkommen upprättad Registrerade handlingar kan ändras i registervården. Registrerade handlingar kan gallras. Registrerade handlingar kan avställas. Registrerade handlingar har en version. 6.2 Handlingskort Handlingskortet är en huvudbox i systemet. Här ligger den övergripande informationen för en handling. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 21(89)

22 6.3 Handlingskort med underliggande boxar och knappar Underliggande boxar och knappar (minimerade boxar): Personer Bevakningar Beslut Sammanträden Versioner Tillhör Åtkomst (knapp) Händelselogg (knapp) Löpande notering (knapp) Mappar (knapp) Det finns möjlighet att ställa in hur boxar och knappar ska visas under Personliga inställningar beskrivs separat i manualen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 22(89)

23 6.4 Skapa fulltexthandling Ett arbetsmaterial är en handling som du som handläggare kan arbeta med. Du kan skapa själva handlingen (sk fulltexthandling) med hjälp av en mall eller så kan du hämta ett handling från filsystemet. Oavsett vilket sätt du använt så kan du redigera handlingen hur många gånger du vill. Du kan även skicka handlingen i ett flöde till någon annan, som kan läsa eller redigera det beroende på vilken rättighet du har satt. När handlingen är klar kan du flöda det till registrator, som registrerar/diarieför det. Om du har behörighet så kan du själv registrera handlingen Från handlingsmall 1. Börja med att välja Skapa fristående handling i menyn Handling. 2. Dialogen Skapa handling öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 23(89)

24 3. Välj diarium, kategori och handlingstyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil). 4. Ange obligatorisk beskrivning (klicka på knappen ABC för stavningskontroll). 5. Ange handlingsdatum genom att först klicka på kalendersymbolen och därefter klicka på önskat datum i kalendern alternativt tryck på enter-tangenten (dagens datum är förvalt). 6. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på användare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. 7. Om sekretess, PuL eller avsändare/mottagare ska anges klicka på knappen Fler fält. Om sekretess eller/och PuL anges, så ges användaren möjlighet att lägga upp en alternativ beskrivning för handlingen (Ordinarie fält för beskrivning visas aldrig när sekretess eller/och PuL är markerat). 8. För att skapa fulltext klicka på knappen Skapa fulltext. Om flera mallar finns för den aktuella handlingstypen, kommer en ny dialog upp med en lista som användaren får välja ifrån genom att markera och därefter klicka på knappen Ok. 9. Skriv handlingen i Word-dokument och spara uppgifterna till Lex2 via Tilläggsmenyn i Word. 10. Handlingen öppnas direkt i egen flik Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 24(89)

25 6.4.2 Import av fil från egen dator eller nätverk 1. Börja med att välja Ny handling i menyn Handling. 2. Dialogen Skapa handling öppnas. 3. Välj diarium, kategori och handlingstyp från underliggande listor (klicka på nedåtpil). 4. Ange obligatorisk beskrivning (klicka på knappen ABC för stavningskontroll). 5. Ange handlingsdatum genom att först klicka på kalendersymbolen och därefter klicka på önskat datum i kalendern alternativt tryck på enter-tangenten (dagens datum är förvalt). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 25(89)

26 6. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på användare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. 7. För att importera handlingen klicka på knappen Importera. 8. Dialog med filutforskaren öppnas, peka ut handling som ska importeras och klick på knappen Öppna. 9. Om sekretess, PuL eller avsändare/mottagare ska anges klicka på knappen Fler fält. Om sekretess eller/och PuL anges, så ges användaren möjlighet att lägga upp en alternativ beskrivning för handlingen (Ordinarie fält för beskrivning visas aldrig när sekretess eller/och PuL är markerat). 10. Avsluta genom att klicka på knappen Spara. 11. Handlingen öppnas direkt i egen flik Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 26(89)

27 6.5 Redigera fulltexthandling Det går bara att redigera fulltexthandling som är arbetsmaterial. När fulltexthandling har fått status registrerad, så är den endast läsbar. Den som har möjlighet att redigera en handling är den som har lagt upp handlingen och de som har fått handlingen tillsänt sig i ett flöde och som har fått skrivrättigheter. 1. Välj ut handling genom att klicka på länken eller högerklicka och välj Öppna handlingskort från menyn Öppna fulltext eller via menyn Öppna handlingskort. 2. Fliken med den aktuella handlingen öppnas klicka därefter på knappen Öppna fulltext. 3. Skriv ändring i Word-dokument och spara uppgifterna till Lex2 via Tilläggsmenyn i Word. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 27(89)

28 6.6 Hantera versioner av fulltexthandling Du kan redigera och läsa en handlings olika versioner. När handlingen är helt klar tas lämpligen inaktuella versioner bort. Detta sker per automatik när handling (arbetsmaterial), som har flera versioner, registreras. Den högsta versionen ligger kvar, övriga versioner raderas. 1. Välj boxen Versioner via huvudbox Handling. 2. För att redigera en version så klicka på länken, alternativt högerklicka på aktuell rad och välj Öppna fulltext från menyn som visas. 3. Skriv ändring i Word-dokument och spara uppgifterna till Lex2 via Tilläggsmenyn i Word. Välj ikonen för ny version om så önskas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 28(89)

29 6.7 Visa fulltexthandling på skärm Det finns olika möjligheter att visa själva handlingen s k fulltexthandling på skärmen. Visning av handlingen sker i det program handlingen är skapat i dvs Word-dokument startar Word, Excel-dokument startar Excel osv Via huvudboxen på handlingskort 1. Ta fram handlingen som innehåller fulltexten som ska visas genom att klicka på knappen Öppna fulltext eller ikonen. 2. Vald handling visas i Word eller annat program som är källan till handlingen Via boxen Versioner 1. Välj boxen Versioner via huvudbox Handling. 2. För att öppna en version så klicka på länken, alternativt högerklicka på aktuell rad och välj Öppna fulltext från menyn som visas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 29(89)

30 6.8 Ta bort arbetsmaterial När ärendet ska avslutas ska du se till att registrera arbetsmaterial eller ta bort dem. Det ska inte finnas några arbetsmaterial kvar på avslutade ärenden. 1. Ta fram handlingen som ska tas bort och klicka på knappen Fler val. 2. Klicka på alternativet Ta bort handlingskort och fulltext i menyn. 3. Dialogen Ta bort handling öppnas. 4. Klicka på knappen Ok för att godkänna borttaget av handlingen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 30(89)

31 6.9 Registrera arbetsmaterial Arbetsmaterial kan ändras medan registrerade handlingar inte kan ändras. Arbetsmaterial kan tas bort. Arbetsmaterial kan ha flera versioner av den fil, som är kopplad till handlingen. När ett arbetsmaterial, som har flera versioner, registreras, är det den högsta versionen som ligger kvar, övriga versioner raderas. En handling kan expedieras, dvs skickas ut från myndigheten. När ett arbetsmaterial expedieras blir det samtidigt registrerat. När ett arbetsmaterial registreras blir det en upprättad handling. 1. Ett sätt att registrera arbetsmaterialet är att från startsidan högerklicka på aktuell handling och välja Registrera från menyn som visas. 2. Dialogen Registrera handling öppnas. 3. Ange registreringsdatum och klicka på knappen Spara. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 31(89)

32 Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 32(89)

33 6.10 Expediera handling Expediera brukar på myndighetssvenska betyda att en handling skickas ut från myndigheten. Det är med den betydelsen begreppet används i Lex2. Expediera i Lex2 innebär att på en handling notera uppgifter om till vem, när och hur handlingen har skickats ut från myndigheten. En handling kan expedieras, dvs skickas ut från myndigheten. När ett arbetsmaterial expedieras blir det samtidigt registrerat. De går att expediera internt eller externt. De olika sätten att expediera är; skriftligt, muntligt, fil och e-post. 1. Ett sätt att expediera handling är att från startsidan högerklicka på aktuell handling och välja Expediera externt eller Expediera internt från menyn som visas. 2. Vid val av Expediera externt visas dialogen Expediera handling där även dialog för nya eller befintliga mottagare kan användas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 33(89)

34 3. Vid val av Expediera internt visas dialogen Expediera handling enl nedan. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 34(89)

35 6.11 Anmäla handling eller ärende till ett sammanträde Inledning I ärenden där beslut ska fattas av nämnden skriver handläggaren en skrivelse, ofta kallad tjänsteskrivelse eller tjänsteutlåtande. I denna skrivelse finns förslag till beslut och en beskrivning av det som ärendet handlar om. När handläggaren är klar med sin skrivelse ska den som sista åtgärd anmälas till sammanträde. Ibland ska fler handlingar än förslagsskrivelsen anmälas och i vissa fall ska endast ärendet anmälas. När flera skrivelser anmäls till sammanträde finns möjlighet att bestämma i vilken ordning de ska visas på sammanträdet. Det går också att anmäla fristående handlingar till sammanträde. Handlingar som är anmälda till sammanträde, men ännu inte är kopplade till någon sammanträdespunkt, kan inte anmälas till sammanträde igen, förrän den har kopplats till en sammanträdespunkt. Det går även att avanmäla handlingar och ärenden från sammanträde. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 35(89)

36 Anmäla ärende till sammanträde 1. Välj ärende genom att högerklicka på raden och välja Anmäl till sammanträde från menyn som visas. 2. Dialogen Anmäl till sammanträde öppnas. 3. Välj sammanträde som ärende ska kopplas till och komplettera med ev kommentar för att därefter trycka på knappen Anmäl. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 36(89)

37 Anmäla handling till sammanträde 1. Välj handling genom att högerklicka på raden och välja Anmäl till sammanträde från menyn som visas. 2. Dialogen Anmäl till sammanträde öppnas. 3. Välj sammanträde som handling ska kopplas till och komplettera med ev ytterligare uppgifter för att därefter trycka på knappen Anmäl. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 37(89)

38 6.12 Koppla en fristående handling till ett ärende 1. Användaren väljer ut aktuell handling (söker fram befintligt handling med handlingskort) som ska kopplas till ett ärende genom att öppna handlingskortet i en egen flik. 2. Klicka på knappen Ändra. 3. Dialogen Ändra handling öppnas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 38(89)

39 4. Klicka på knappen Ändra vid ledtexten Beteckning för att öppna dialog Ändra tillhörighet. 5. Välj önskad tillhörighet i söklistan och klicka på knappen Spara för att lagra uppgifterna och stänga dialogen. 6. Åter till dialogen Ändra handling - klicka på knappen Spara för att uppdatera (göra refresh) tillhörighet på handlingskortet. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 39(89)

40 7. Nu visas handlingskortet med uppdaterad beteckning. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 40(89)

41 7. Uppgifter som kan påföras ett ärende och handling 7.1 Ange sekretess och PUL på ärende eller handling Sekretess överstyr PuL vilket innebär att om en handling är PuL-säkrad och även sekretessbelagd så visas Beskrivning vid sekretess för obehöriga. Om sekretessen tas bort så visas istället Beskrivning vid PuL Sekretess Sekretess hanteras som tidigare, men undantaget att Sekretesskommentar byter namn till Beskrivning/Ärendemening vid sekretess Beskrivning/Ärendemening vid sekretess kommer att kunna anges. Om denna angetts kommer Beskrivningen att ändras till Sekretess: {angiven beskrivning vid sekretess}. Annars visas Sekretess. Detta gäller de som inte är behöriga. För obehöriga så döljs alla boxar på ett ÄHSO förutom huvudboxen som visas PuL Följande funktionalitet införs: Kryssruta "PuL-säkring" på ärende, handling, objekt, sammanträde. PuL-säkring innebär att beskrivning på ÄHSO döljs för den som inte har behörigheten Läs sekretess, antingen via flödning eller på diariet. Beskrivning vid PuL kommer att kunna anges. Om denna angetts kommer Beskrivningen att ändras till PuL: {angiven beskrivning vid PuL}. Annars visas PuL. Detta gäller de som inte är behöriga. Om den kryssas i så visas också fälten Ändringsdatum och ÄndratAv för den som kryssat. På ÄHSO döljs boxen Deltagare om PuL markerats. Den som har rätt att handlägga ÄHSO kan ändra PuL-markeringen. PuL-säkring ger inte upphov till något annat utseende på ikonen för ÄHSO PuL-säkring påverkar inte fulltexten i en handling. Funktionalitet på ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO) Sekretessläggning Ändra sekretess Ta bort sekretess PuL-säkring Ändra PuL Ta bort PuL Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 41(89)

42 7.2 Bevakning på valfri informationstyp Inledning Bevakningar kan kopplas till ärenden, handlingar, sammanträden och objekt. Det går att lägga in flera bevakningar på ett ärende, handling, sammanträde eller objekt. Det finns inga fristående bevakningar. Bevakningar är påminnelser för i första hand handläggare men även för andra roller i Lex. Exempel på bevakningstyper kan vara remiss, yttrande, kontrollera. Bevakningar visas i en egen lista på handläggarens startbild i Lex. De bevakningar som visas för handläggaren är sådana bevakningar som tillhör ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO), som användaren är flödad till. Organisationen bestämmer vilka typer av bevakningar som ska förekomma. Bevakningstyperna hanteras av Lex2 administratör i programmet Skapa systemdata. Bevakningstyperna är diariespecifika. I programmet Koppla systemdata kopplas bevakningstyper till diarier. De uppgifter som användaren lägger in är bevakningsdatum, bevakningstyp och en beskrivande text, som förtydligar varför bevakningen skapats. Bevakningarna kan vara ej klara (röda) eller klarmarkerade (gröna). Ej klara bevakningar ska kunna ändras och kunna tas bort. Klarmarkerade bevakningar ska kunna ändras till ej klarmarkerade. Bevakningar ska vara sökbara. Bevakningar skapas manuellt av användare i Lex Skapa ny bevakning 1. Klicka på knappen Bevakningar och/eller välj Lägg till i boxen bevakningar. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 42(89)

43 2. Dialogen Ny bevakning öppnas. 3. Skapa bevakning a. Välj bevakningstyp. b. Skriv bevakningstext. c. Välj bevakningsdatum. d. Avsluta med att trycka på knappen Ok Visa bevakning 1. Välj bevakning genom att antingen klicka på länken eller att högerklicka och välja Öppna från menyn som visas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 43(89)

44 2. Dialogen Ändra bevakning öppnas. 3. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Avbryt Ändra bevakning 1. Välj bevakning genom att antingen klicka på länken eller att högerklicka och välja Öppna från menyn som visas. 2. Dialogen Ändra bevakning öppnas. 3. Ändra valfritt fält bevakningstyp, bevakningstext, bevakningsdatum för att därefter trycka på knappen Spara. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 44(89)

45 7.2.5 Ta bort bevakning 1. Välj bevakning genom att högerklicka och välja Ta Bort från menyn som visas. 2. Dialogen Ta bort bevakning visas. 3. Klicka på knappen Ta bort bevakning för att ta bort bevakning Klarmarkera bevakning 1. Välj bevakning genom att högerklicka och välja Klar från menyn som visas. 2. Bevakningen har blivit klarmarkerad (ny ikon) Göra bevakning ej klar 1. Välj bevakning genom att högerklicka och välja Ej klar från menyn som visas. 2. Bevakningen har blivit ej klarmarkerad (ny ikon). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 45(89)

46 7.3 Anteckning på ett ärende, sammanträde eller objekt Inledning Anteckningar är texter som kan kopplas till ärenden, sammanträden och objekt. Det går att lägga in flera anteckningar på ett ärende, sammanträde eller objekt. Vanligtvis är anteckningar kortare texter eller noteringar om vad som hänt i t ex ett ärende under handläggningen. Handläggaren kan t ex notera besök, telefonsamtal och viktiga händelser, som förekommit. Inte minst för rättssäkerheten är anteckningar värdefulla. Tjänstenoteringar eller tjänsteanteckningar läggs in i Lex2 som anteckningar. Organisationen bestämmer vilka typer av anteckningar som ska förekomma. Anteckningstyperna hanteras av Lex2 administratör. Anteckningstyperna är diariespecifika. Anteckningar på ärenden betraktas ofta som allmän handling i nämndprocessen. De uppgifter som användaren lägger in är anteckningstext, typ av anteckning och datum och klockslag för anteckningen. Anteckningarna kan vara preliminära (röda) eller registrerade (gröna). Preliminära anteckningar ska kunna ändras och kunna tas bort. Registrerade anteckningar ska kunna korrigeras Skapa ny anteckning 1. Klicka på knappen Anteckning och/eller välj Lägg till i boxen anteckningar. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 46(89)

47 2. Dialogen Ny anteckning öppnas. 3. Komplettera med datum, tid, typ och önskad text för att därefter trycka på knappen Spara. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 47(89)

48 7.3.3 Visa anteckning 1. Välj anteckning genom att antingen klicka på länken eller att högerklicka och välja Visa från menyn som visas. 2. Dialogen anteckning visas. 3. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Stäng. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 48(89)

49 7.3.4 Ändra anteckning 1. Välj anteckning genom att högerklicka och välja Öppna från menyn som visas. 2. Ändra valfritt fält datum, tid, typ och önskad text för att därefter trycka på knappen Spara Ta bort anteckning 1. Välj anteckning genom att högerklicka och välja Ta Bort från menyn som visas. 2. Dialogen Ta bort anteckning visas. 3. Klicka på knappen Ok för att ta bort anteckning. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 49(89)

50 7.3.6 Registrera anteckning 1. Välj anteckning genom att högerklicka och välja Registrera från menyn som visas. 2. Anteckningen har blivit registrerad och är ej ändringsbar längre (ny ikon). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 50(89)

51 7.4 Löpande notering på valfri informationstyp Inledning Löpande notering kan kopplas till ärenden, handlingar, sammanträden och objekt. Användaren har skrivrätt via flöde eller diariet Skillnaden mellan löpande notering och anteckning Löpande notering är bara ett textfält i vilket användaren kan skriva in saker. Det går inte att skilja på olika tidpunkter när noteringarna skrevs in utan allt ligger i ett enda fält. Grundtanken var att denna funktion skulle tas bort i Lex2 men det visade sig att en del kunder med tidigare versioner av Lex har uppgifter i fältet, så vi lät det vara kvar. Anteckningar däremot går det att skapa flera av. Man väljer en typ, anger tid och datum och skriver anteckningen. Sedan kan användaren vid ett senare tillfälle skriva en anteckning till som får ett eget datum och en egen typ. Anteckningar kan också registreras och då betraktas de som allmän handling. Anteckningar kan kopplas till ärenden, sammanträden och objekt (ÄSO), inte till handlingar (H) Skriv löpande notering 1. Löpande notering är initialt inte ändringsbar (endast visa läge). 2. Klicka på knappen Ändra. 3. Nu blir boxen ändringsbar och valfri text kan skrivas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 51(89)

52 4. Så länge du skriver text och inte sparat visas den som kursiv. 5. Klicka därefter på knappen Spara. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 52(89)

53 7.5 Flöda ett ärende eller handling Inledning Rätt information till rätt person utan att den blir liggandes bortglömt! Lex2 stöder hela myndighetsprocessen från ansökan till elektronisk arkivering. Handläggningen av myndighetsuppgiften berör vanligen flera kategorier av användare som tillför och/eller tar del av information utifrån olika intressentperspektiv. Ansökan Registrering Fördelning Handläggning Beslut Arkiv Ärenden och handlingar kan enkelt transporteras till den enhet som har att handlägga ärendet eller så kan ärenden på en enhet fördelas ut på enskilda handläggare. Handläggaren får ett ärende eller handling flödat till sig för att fortsätta hanteringen och får därmed också skrivrätt. De poster som någon annan flödat till dig ser du på startsidan i boxen Inkorg. En handläggare kan också få det flödat för kännedom Flöda ärende till handläggare 1. På ett ärende, i boxen Personer, klicka på knappen Lägg till användare Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 53(89)

54 2. Dialogen Flöda till användare öppnas. 3. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på handläggare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. 4. Klicka upp listan för flödessätt genom att klicka på nedåtpilen till höger klicka därefter på önskat alternativ. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 54(89)

55 5. Komplettera ev med en flödeskommentar och klicka därefter på knappen Lägg till. 6. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Spara för att återgå till ärendehantering. 7. I boxen Personer på ärendet syns nu den nya mottagaren för flödet. 8. I mottagarens startbild, i boxen Inkorg, syns nu det flödade ärendet (BN/2016:16). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 55(89)

56 7.5.3 Flöda handling till handläggare 1. På en handling, i boxen Personer, klicka på knappen Lägg till användare 2. Dialogen Flöda till användare öppnas. 3. Mata in minst två tecken för att få fram söklista med urval på handläggare att välja bland klicka därefter på önskat alternativ. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 56(89)

57 4. Klicka upp listan för flödessätt genom att klicka på nedåtpilen till höger klicka därefter på önskat alternativ. 5. Komplettera ev med en flödeskommentar och klicka därefter på knappen Lägg till. 6. Avsluta dialogen genom att trycka på knappen Spara för att återgå till hantera handling. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 57(89)

58 7. I boxen Personer på handlingen syns nu den nya mottagaren för flödet. 8. I mottagarens startbild, i boxen Inkorg, syns nu den flödade handlingen (eri01). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 58(89)

59 7.6 Mappar Inledning Det finns möjlighet att koppla ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO) till olika virtuella mappstrukturer. De mappstrukturer som finns är: Egna mappar (ändras till Mina mappar) Gemensamma mappar Externa mappar När ett ÄHSO kopplas till en eller flera mappar i någon eller flera strukturer så innebär det ett alternativt sätt att söka fram det specifika ÄHSO. Det sker ingen kopiering av ÄHSO utan det finns bara en post för varje ÄHSO i databasen. Syftet med mappstrukturerna är att återsökning av ÄHSO ska underlättas och vara ett komplement till de vanliga sökfunktionerna. Återsökning av ÄHSO sker genom navigering på motsvarande sätt som i utforskaren. Koppling sker av ÄHSO till de olika mappstrukturerna på respektive ÄHSO-kort i boxen mappar. Ett ÄHSO kan tillhöra flera mappar i strukturerna. Visning av strukturerna sker på fliken utforska mappar. Följande funktioner finns: Hantera mina mappar Koppla och koppla bort ÄH till och från mappar Navigation i mappar Mina mappar Användaren kan skapa, ändra och ta bort mappar i sin egen mappstruktur för att ordna främst de ÄH som användaren handlägger. Det kommer även gå att koppla S och O till mappstrukturen, förutsättningen för detta är att användaren har skrivrätt på det ÄHSO som ska kopplas. Mina mappar visas bara för den aktuella, inloggade, användaren. Gemensamma mappar Gemensamma mappar visas för alla användare som kan logga in. Ordinarie behörighetssystem styr vad en användare kan se i mapparna, dvs det är den specifika ÄHSO åtkomstinställning som gäller. Användaren kan skapa kopplingar till strukturen samt även att navigera i den. Externa mappar Externa mappar visas för alla användare som kan logga in. Ordinarie behörighetssystem styr vad en användare kan se i mapparna, dvs det är den specifika ÄHSO åtkomstinställning som gäller. Användaren kan skapa kopplingar till strukturen samt även att navigera i den. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 59(89)

60 7.6.2 Hantera mina mappar Skapa egen mapp på huvudnivå 1. Välj Utforska mappar under menyn Visa. 2. Dialogen Utforska mappar öppnas. 3. Klicka på rubriken Mina mappar så att den blir markerad. 4. Klicka därefter på knappen Lägg till. 5. Dialogen Lägg till mapp visas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 60(89)

61 6. Skriv in namn på den nya mappen, exempelvis Mapp A och klicka på knappen Spara. 7. Mappen skapas och visas direkt under Mina mappar Skapa egen mapp på undernivå 1. Välj Utforska mappar under menyn Visa. 2. Dialogen Utforska mappar öppnas. 3. Klicka på en befintlig mapp under rubriken Mina mappar så att den blir markerad. 4. Klicka därefter på knappen Lägg till. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 61(89)

62 5. Dialogen Lägg till mapp visas. 6. Skriv in namn på den nya mappen, exempelvis Mapp AA och klicka på knappen Spara. 7. Mappen skapas och visas direkt som en undermapp till tidigare markerad mapp under Mina mappar Ändra på egen mapp 1. Välj Utforska mappar under menyn Visa. 2. Dialogen Utforska mappar öppnas. 3. Högerklicka på en befintlig mapp så visas en meny där användaren kan välja Ändra. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 62(89)

63 4. Dialogen Ändra mapp visas. 5. Skriv in namnändring på mappen, exempelvis Mapp AAA och klicka på knappen Spara. 6. Mappen sparas och visas direkt i mappstrukturen med det ändrade namnet Ta bort egen mapp 1. Välj Utforska mappar under menyn Visa. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 63(89)

64 2. Dialogen Utforska mappar öppnas. 3. Högerklicka på en befintlig mapp så visas en meny där användaren kan välja Ta bort. 4. Dialogen Ta bort mapp visas. 5. Klicka på knappen Ta bort mapp så kommer den markerade mappen och eventuella undermappar tas bort. Alla kopplingar som gjorts till den borttagna mappen eller mapparna tas också bort Koppla och koppla bort ÄH till och från mappar Användaren har skrivrätt på ärenden och handlingar antingen genom flöde eller genom skrivrätt på ett diarium och har öppnat ett ärendekort eller handlingskort Koppla ÄH till mapp 1. Klicka på knappen Lägg till i boxen mappar. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 64(89)

65 2. Dialogen för mappar öppnas. Navigera till önskad mapp och markera den. 3. Klicka på knappen Spara så kommer sökvägen sparas och visas i boxen för ÄH Koppla bort ÄH från mapp 1. Högerklicka på en befintlig mapp som ska kopplas bort i boxen för mappar och klicka på alternativet Koppla bort. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 65(89)

66 2. Dialogen koppla bort mapp visas. 3. Klicka på knappen Ok för att ta bort mappen från boxen på ÄH Navigation i mina mappar 1. Välj Utforska mappar under menyn Visa. 2. Dialogen Utforska mappar öppnas. 3. Klicka på rubriken Mina mappar så visas den första nivån av mappar. 4. Markera en mapp så visas mappens innehåll i en lista. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 66(89)

67 7.6.5 Navigation i gemensamma och externa mappar 1. Välj Utforska mappar under menyn Visa. 2. Dialogen Utforska mappar öppnas. 3. Klicka på rubriken Gemensamma mappar så visas den första nivån av mappar. 4. Markera en mapp så visas mappens innehåll i en lista. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 67(89)

68 7.7 Registrera inkommande e-post Om du får e-post, som ska registreras i diariet, gör du enklast i att vidarebefordra e-posten till registratorn som då får registrera denna. Om du har rätt att registrera inkommen handling och har åtkomst till att skapa handling, så kan du komma åt att själv registrera e-posten. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 68(89)

69 8. Söka 8.1 Enkel sökning Inledning Sökning sker på ärenden, handlingar, sammanträden och objekt (ÄHSO) på följande data: Typ Sökning sker på Status Ärenden Diarienummer och Ärendemening Pågående och avslutade Handlingar Handlingsnummer, Röda och gröna Handlingsbeskrivning och i handlingar fulltext Sammanträden Sammanträdesbeteckning Pågående och Sammanträdesbeskrivning avslutade Objekt Objektbeteckning och Objektsbeskrivning Pågående och avslutade Skapat alla datum Skapat alla datum Skapat alla datum Skapat alla datum För en användare som är kopplad till ett eller flera diarier sker sökningen i Mina diarier. Annars sker sökningen mot Alla diarier. Sökfunktioner (Sök via sökfältet i menyn): Sökning sker på hela ord eller delar av ord m.h.a. * som avslut på ordet. Sökning kan inte ske med * i början av ordet. Sökning kan ske på flera ord som anges efter varandra. För diarienummer/handlingsnummer får man träff även om man inte anger KS/ Sök via sökfältet i menyn 1. Skriv in sökord i sökrutan i menyn och klicka på knappen Sök. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 69(89)

70 2. Fliken Enkel sökning öppnas och presenterar resultatet av sökningen. 3. Användaren har nu flera valmöjligheter: a. Öppna någon ÄHSO från resultatlistan i en ny flik genom att klicka på länken eller högerklicka och välja Öppna från menyn som visas. b. Göra en ny sökning genom att skriva in ett sökord i sökrutan och klicka på knappen Sök. c. Gå till utskrift genom att klicka på knappen Skriv ut. d. Exportera resultat till fil (olika format) genom att klicka på knappen Exportera e. Gå till avancerad sökning genom att klicka på knappen Avancerad sökning. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 70(89)

71 8.2 Avancerad sökning Inledning Avancerad sökning möjliggör en mer specificerad sökning Typnivåer För varje informationstyp, ärende, handling, sammanträde och objekt (ÄHSO); ska användaren kunna ange ett eller flera typbegrepp för att begränsa den aktuella sökningen. De typer som sökningen kan begränsas med är: Ärendetyp för ärende Handlingstyp för handling Objekttyp för objekt Sammanträdestyp för sammanträde Vid val av alternativ ska det gå att ange om de valda alternativen ska tas med eller inte tas med i sökningen Detaljnivå Detaljnivån i avancerad sökning består av sökning på begreppen: Organisation Beslut Bevakningar Parametrar Organisation Sökning sker för valda diarier på dels enheter i organisationen och dels på användare som är kopplade till enheterna. Sökningen sker på flödningar för främst ärenden och handlingar Beslut Sökning sker för valda diarier på beslut, som skapats på främst ärenden, handlingar och sammanträden. Urval kan ske på beslutsserie, beslutsnummer, beslutstyp och beslutsdatum Bevakning Sökning sker för valda diarier på bevakningar, som skapats på främst ärenden och handlingar. Urval kan ske på bevakningstyp och bevakningsdatum samt även på klarmarkerade bevakningar Parameter Sökning sker för valda diarier och informationstyper på parametrar. Beroende på vald parameters datatyp varierar sättet att ange sökvillkoren: Text fritext Datum datumfilter Heltal lika med större än Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 71(89)

72 mindre än fr.o.m. t.o.m. Flyttal lika med större än mindre än fr.o.m. t.o.m. Flervalslista listbox Flervalstext listbox Logisk ja/nej Externa deltagare Denna sökning levereras i leverans 4. Sökning sker för valda diarier på deltagare som är kopplade till valda informationstyper. Urval kan ske på namn och adressuppgifter Notering Denna sökning levereras i leverans 4. Fritextsökning mot noteringsfälten för valda informationstyper och valda diarier Sökningar Handboken beskriver följande varianter Starta avancerad sökning Sökning på typnivå för en informationstyp Sökning på typnivå för flera informationstyper Sökning på detaljnivå organisation enhetsnivå Sökning på detaljnivå organisation användare Sökning på detaljnivå beslut Sökning på detaljnivå bevakningar Sökning på detaljnivå parametrar Starta avancerad sökning 1. Välj Avancerad sökning under menyn Visa, eller via länken Avancerad sökning längst till höger. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 72(89)

73 2. Fliken Avancerad sökning öppnas och presenterar en startbild för sökning Sökning på typnivå för en informationstyp 1. Användaren har valt att söka på en informationstyp (Ä, H, O eller S) och bockar i önskat alternativ. 2. Klicka på knappen Val av ärendetyper. 3. Väljer en eller flera typer i listan (alla är förvalda). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 73(89)

74 4. Klicka på knappen Sök. 5. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 74(89)

75 8.2.7 Sökning på typnivå för flera informationstyper 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä och H genom att bocka i dessa alternativ. 2. Klicka på knappen Val av ärendetyper. 3. Väljer en eller flera typer i listan (alla är förvalda). 4. Klicka på knappen Val av dokumenttyper. 5. Väljer en eller flera typer i listan (alla är förvalda). 6. Klicka på knappen Sök. 7. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 75(89)

76 8.2.8 Sökning på detaljnivå organisation enhetsnivå 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. För urval på organisation och enhetsnivå - klicka på knappen Organisation. 3. Användaren väljer exempelvis enhet Kommunfullmäktige genom att bocka i detta alternativ. 4. Klicka på knappen Sök. 5. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 76(89)

77 8.2.9 Sökning på detaljnivå organisation användare 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. För urval på organisation och användare a. Klicka först på knappen Organisation. b. Välj exempelvis enhet Kommunfullmäktige genom att bocka i detta alternativ. c. För att också göra urval på användare - klicka på knappen Personer (kopplade till tidigare angiven enhet) och välj personer som urvalet ska baseras på genom att bocka i önskade alternativ. 3. Klicka på knappen Sök. 4. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 77(89)

78 Sökning på detaljnivå beslut 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. Användaren väljer exempelvis en beslutsserie med samtliga beslutstyper genom att bocka i för önskade alternativ (alla är förvalda). Det går också att göra urval på beslutsnummer och datum. 3. Klicka på knappen Sök. 4. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 78(89)

79 Sökning på detaljnivå bevakningar 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. Användaren väljer exempelvis en bevakningstyp genom att bocka i för önskat alternativ (alla är förvalda). Det går också att göra urval på klarmarkerade samt datumintervall. 3. Klicka på knappen Sök. 4. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 79(89)

80 Sökning på detaljnivå parametrar 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. För urval på parameter så bocka i Parameter och därefter klicka på knappen Parameter för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar. 3. Klicka på knappen Sök. 4. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken Sökning på detaljnivå externa deltagare 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. För urval på parameter så bocka i Externa deltagare och därefter klicka på knappen Externa deltagare för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar. 3. Klicka på knappen Sök. 4. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken Sökning på detaljnivå löpande notering 1. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 2. För urval på parameter så bocka i Löpande notering och därefter klicka på knappen Löpande notering för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 80(89)

81 3. Klicka på knappen Sök. 4. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken Sökning på detaljnivå anteckning 5. Användaren har valt att söka på exempelvis informationstyp Ä (minst en informationstyp) genom att bocka i detta alternativ. 6. För urval på parameter så bocka i Anteckning och därefter klicka på knappen Anteckning för att göra detaljurval på tillgängliga parametrar. 7. Klicka på knappen Sök. 8. Sökningen utförs med de angivna sökvillkoren och sökresultatet visas i en lista på fliken. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 81(89)

82 9. Skriv ut Listor av ex sökresultat kan skrivas ut och sparas till fil i flera filformat. Ärende-/handlingskort kan skrivas ut och sparas till fil i rtf-format. Skriv ut ärendekort Skriv ut handlingskort Skriv ut box Skriv ut sökresultat 9.1 Skriv ut ärendekort 1. Välj utskrift genom att trycka på knappen med skrivarsymbolen 2. Dialogen Förhandsgranskning öppnas och visar information från ärendekort och alla öppna boxar. 3. Välj utskrift på skrivare genom att trycka på knappen med skrivarsymbolen (alternativt kan utskrift till fil väljas med format rtf genom att istället trycka på knappen Skriv till fil ). Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 82(89)

83 4. Standarddialogen för utskrift öppnas och val av lämplig skrivare kan väljas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 83(89)

84 9.2 Skriv ut handlingskort 1. Välj utskrift genom att trycka på knappen med skrivarsymbolen 2. Dialogen Förhandsgranskning öppnas och visar information från handlingskort och alla öppna boxar. 3. Välj utskrift på skrivare genom att trycka på knappen med skrivarsymbolen (alternativt kan utskrift till fil väljas med format rtf genom att istället trycka på knappen Skriv till fil ). 4. Standarddialogen för utskrift öppnas och val av lämplig skrivare kan väljas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 84(89)

85 9.3 Skriv ut box 1. Välj utskrift genom att trycka på knappen med skrivarsymbolen 2. Dialogen Förhandsgranskning öppnas och visar information från box (ex Anteckningar). 3. Välj utskrift på skrivare genom att trycka på knappen med skrivarsymbolen (alternativt kan utskrift till fil väljas med format rtf genom att istället trycka på knappen Skriv till fil ). 4. Standarddialogen för utskrift öppnas och val av lämplig skrivare kan väljas. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 85(89)

86 10. Personliga inställningar 10.1 Ange egna uppgifter 1. Välj Mina uppgifter under menyn Eget. 2. Dialogen Mina uppgifter öppnas i visningsläge. 3. Klicka på knappen Ändra uppgifter för att kunna ändra innehåll. 4. Ändra önskade uppgifter under en eller flera av rubrikerna Personliga uppgifter, Egna uppgifter eller Kontaktinformation och tryck på knappen Spara för att lagra informationen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 86(89)

87 10.2 Ändra lösenord 6. Välj Mina uppgifter under menyn Eget. 7. Dialogen Mina uppgifter öppnas i visningsläge. 8. Klicka på knappen Ändra lösenord för att kunna ändra innehåll. 9. Ange lösenord a. Skriv in det nuvarande lösenordet. b. Skriv in det nya lösenordet. c. Skriv in det nya lösenordet igen för att bekräfta föregående inmatning. 10. Tryck på knappen Spara för att lagra informationen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 87(89)

88 10.3 Bestämma boxar som ska visas 1. Välj Mina uppgifter under menyn Eget. 2. Dialogen Mina uppgifter öppnas i visningsläge. 3. Klicka på knappen Visning av boxar för att kunna ändra innehåll. 4. Välj hur boxar ska visas i användargränssnittet per informationstyp. 5. Tryck på knappen Spara för att lagra informationen. Solarplexus IT-strategi, 2016 Sid 88(89)