Lex2 handbok Systemadministration Hantera systemdata. Version 1.0

Transkript

1 Lex2 handbok Systemadministration Hantera systemdata Version 1.0

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING INLEDNING SYSTEMDATA: ANTECKNINGSTYP BEFATTNING BESLUTSNIVÅ BESLUTSSERIE BESLUTSTYP BEVAKNINGSTYP DELTAGARROLL DIARIEPLAN DIARIUM FLÖDESSÄTT FORMEL GALLRINGSSCHEMA HANDLINGSTYP MAPPSTRUKTUR OBJEKTTYP PARAMETER SAMBANDSTYP SAMMANTRÄDESTYP SEKRETESSBESTÄMMELSE ÄMNESOMRÅDE ÄRENDETYP REVISIONSHISTORIK Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 2(31)

3 1. Inledning 2. Inledning I programmet Systemdata administreras 21 olika systemdatatyper. Här kan systemadministratören själv anpassa innehållet för systemdata till den egna organisationen. 2.1 Systemdata: De systemdata som hanteras i programmet Systemdata är: Anteckningstyp Befattning Beslutsnivå Beslutsserie Beslutstyp Bevakningstyp Deltagarroll Diarieplan Diarium Flödessätt Formel Gallringsschema Handlingstyp Mappstruktur Objekttyp Parameter Sambandstyp Sammanträdestyp Sekretessbestämmelse Ämnesområde Ärendetyp Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 3(31)

4 2.2 Anteckningstyp Anteckningar kan kopplas till tre av informationstyperna, ärenden, sammanträden och objekt. Alla anteckningar, som skapas i Lex, har en anteckningstyp. Anteckningstyperna presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer att ange en anteckningstyp. Anteckningstyper kopplas till diarier i programmet koppla systemdata. Anteckningstyp (obligatoriskt) Anteckningstyp i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella anteckningstypen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 4(31)

5 2.3 Befattning I Lex beskrivs den aktuella organisationen. en görs i tre nivåer, organ-, enhets- och befattningsnivå. Organ är nämnder (styrelser) och förvaltningar. Enheter är avdelningar inom ett organ. Till enheter kopplas olika befattningar och till befattningarna kopplas användare. Vanligt förekommande befattningar för nämnder är ordförande, ledamot, ersättare och nämndsekreterare. Vanligt förekommande befattningar för förvaltningar är registrator och handläggare. De befattningar som tillhör sammanträdesenheter kan även kopplas till deltagarroll. När ett sammanträde skapas kopieras nämndledamöterna till sammanträdet, som deltagare med den deltagarroll som deras befattning är kopplad till. Till befattningar kopplas behörighet. Det finns fem kryssrutor för ändamålet, läs, skriv, fulltext, sekretess läs och sekretess skriv. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 5(31)

6 Beteckning (obligatoriskt) Ikon Deltagarroll Behörighet: Läs Behörighet: Skriv Behörighet: Fulltext Behörighet: Sekretess läs Behörighet: Sekretess skriv Befattning i klartext Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella befattningen. Val av ikon för befattningen Flervalslista med deltagarroller, används när sammanträden skapas. Ger användare som är kopplade till befattningen läsbehörighet på de diarier som befattningen är kopplad till. Ger användare som är kopplade till befattningen läsbehörighet på de diarier som befattningen är kopplad till. Ger användare som är kopplade till befattningen behörighet till fulltextfiler på de diarier som befattningen är kopplad till. Ger användare som är kopplade till befattningen läsbehörighet för sekretessbelagda ÄHSO på de diarier som befattningen är kopplad till. Ger användare som är kopplade till befattningen skrivbehörighet för sekretessbelagda ÄHSO på de diarier som befattningen är kopplad till. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 6(31)

7 2.4 Beslutsnivå (beslutsinstans) Beslutsinstans kopplas till beslut, som kan kopplas till ärenden, handlingar och sammanträden. Beslutsnivåer kopplas till beslutsserier, en beslutsserie kan ha en beslutsnivå. Vanliga exempel på beslutsinstanser är: fullmäktige, nämnd, arbetsutskott och delegation. Beteckning (obligatoriskt) Beslutsinstans i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella beslutsinstansen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 7(31)

8 2.5 Beslutsserie Beslutsserie kopplas till beslut, som kan kopplas till informationstyperna ÄHS. När ett beslut skapas så väljs beslutsserien från en flervalslista. Beslut som skapas för en beslutsserie numreras löpande inom varje kalenderår. Varje beslutsserie kopplas till ett diarium. På beslutserien anges även om den ska användas för nämnd- eller delegationsbeslut. För de som blir markerade som nämndbeslut kopplas den sammanträdesenhet som serien ska tillhöra. Beslutsinstans anges också på beslutsserien. Vanliga exempel på beslutsserier är: KF, KS, KS AU och KS del. Beteckning (obligatoriskt) Diarium Enheter Beslutsinstans Nämnd/delegation Beslutsserie i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella beslutsserien. Flervalslista med befintliga diarier Sammanträdesenheter Flervalslista med beslutsinstanser Radioknappar Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 8(31)

9 2.6 Beslutstyp Beslut kan kopplas till ärenden, handlingar och sammanträden. Alla beslut, som skapas i Lex, har en beslutstyp. Beslutstyperna för det aktuella diariet, presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer eller inte vill ange en beslutstyp. Beslutstyper kopplas till diarier i programmet koppla systemdata. Beteckning (obligatoriskt) Beslutstyp i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella beslutstypen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 9(31)

10 2.7 Bevakningstyp Bevakningar kan kopplas till alla informationstyper. Alla bevakningar, som skapas i Lex, har en bevakningstyp. Bevakningstyperna för det aktuella diariet, presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer eller inte vill ange en bevakningstyp. Bevakningstyper kopplas till diarier i programmet koppla systemdata. Bevakningsytp (obligatoriskt) Bevakningstyp i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella bevakningstypen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 10(31)

11 2.8 Deltagarroll Deltagare kan kopplas till alla informationstyper. På handlingar kallas det avsändare/mottagare. När en deltagare eller avsändare/mottagare kopplas till en informationstyp, så anges deltagarroll för att förtydliga varför den aktuella personen är kopplad till den aktuella informationstypen. Deltagarrollerna för det aktuella diariet, presenteras för användaren i en flervalslista, i bokstavsordning. Ofta ligger det ett neutralt val t.ex. ett bindestreck som första alternativ i listan, det är inget krav men det kan vara praktiskt med ett neutralt val om användaren glömmer eller inte vill ange en deltagarroll. Deltagarroller kopplas till diarier i programmet koppla systemdata. Deltagarroll (obligatoriskt) Arvodering Deltagarroll i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella deltagarrollen. Markeras för de roller som ska arvoderas för deltagande i sammanträden. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 11(31)

12 2.9 Diarieplan Under diarieplan kan organisationen skapa en struktur för att underlätta återsökning av ärendetyper i programmen skapa ärende och ändra ärende. Strukturen kan skapas i ett obegränsat antal nivåer. De olika nivåerna i strukturen öppnas och stängs med dubbelklick. För att skapa en rubrik på nivå ett klickar användaren på knappen Ny utan att markera någon rubrik i diarieplanen. För att skapa en undernivå markerar användaren en rubrik och klickar på knappen Ny, då kommer den nya rubriken att kopplas till den markerade rubriken. På så sätt kan flera nivåer skapas. I programmet koppla systemdata kopplas ärendetyper till diarieplanen. Beteckning i klartext för den aktuella nivån i diarieplanen Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 12(31)

13 2.10 Diarium Diarium är ett centralt begrepp i Lex. Alla ärenden och handlingar, som skapas i Lex tillhör ett diarium. Sammanträden kan tillhöra flera diarier. Diariet har ett namn i klartext och ett kortnamn. Kortnamnet används som inledning på diarie- och handlingsnummer. Alla enheter som skapas i organisationsbeskrivningen kopplas också till ett eller flera diarier. I programmet koppla systemdata kopplas flera systemdata till diarium. Innehåll Diariets ID (visas) Fylls i av systemet Id-nummer för diariet i Lex databas. Diarium (obligatoriskt) Diariets namn i klartext Textfält för kortfattad beskrivning av det aktuella diariet. Kortnamn (obligatoriskt) Diariets kortnamn, t.ex. KS. Måste vara unikt. Visning Internt Internt/externt Externt Endast intern visning Både intern och extern visning Endast extern visning Här bestäms hur diariet ska visas, endast internt i Lex eller om det ska publiceras. Fr.o.m. Från och med datum för diariets giltighetstid T.o.m. Till och med datum för diariets giltighetstid Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 13(31)

14 2.11 Flödessätt Flödessätt används när t ex en registrator vill skicka, eller flöda, ett ärende till en handläggare. Alla fyra informationstyperna i Lex kan flödas, med det vanligaste exemplet är att ärenden flödas till handläggare. Handlingar flödas t ex när det kommer in en handling i ett befintligt ärende och handläggaren ska upplysas om denna händelse. Objekt och sammanträden flödas normalt inte. Flödessättet förtydligar varför den aktuella användaren får ärendet flödat till sig. När flödningen skapas visas flödessätten i en flervalslista i den ordning de skapats. Det första alternativet i listan går inte att ta bort, då det används vid automatisk flödning. Vanliga exempel på flödessätt är: ansvarig handläggare, handläggning och kännedom. Flödessätt (obligatoriskt) Behörighet: Läs Behörighet: Skriv Flödessättets benämning i klartext Textfält för kortfattad beskrivning av det aktuella flödessättet. Ger användare som fått flödningen läsrätt till det som flödats. Ger användare som fått flödningen skrivrätt till det som flödats. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 14(31)

15 2.12 Formel I Lex går det att skapa formler. En formel använder parametrar samt de fyra räknesätten. Formler kopplas till egna boxar på samma sätt som parametrar. Det som visas i ett formelfält är resultatet eller produkten av formeln. I programmet koppla systemdata kopplas formler till diarium. Formel (obligatoriskt) Formel Värden Resultatställe Resultatenhet Noggrannhet Formelns beteckning. Det är beteckning som visas i programmen skapa egna boxar och egna rapporter. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella formeln. Formelns utseende kan skrivas in i fältet alternativt kan formeln skapas genom att användaren klickar på formelikonen. Lista som visar de i formeln ingående parameterfälten, om värdet ska vara en konstant kan det anges här, alternativt så anges värdet på respektive ÄHSO. Användning osäker Användning osäker Välj avrundningsnivå I flervalslistan. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 15(31)

16 2.13 Gallringsschema Gallringsscheman skapas för de gallringsfrister som ska användas. Gallringsfristen anges med antal år. Gallringsscheman kopplas till informationstypernas typer i programmet koppla systemdata. De typer, som har ett gallringsschema erhåller ett datum för Planerad gallring. Beräkningen av planerad gallring utgår från antingen skapat-datum eller avslutat-datum för den aktuella informationstypen. Den metod som ska gälla väljs under Systemadministaration/Systeminställningar/Gallring. Datumfältet planerad gallring kan användas som sökbegrepp vid gallring. Gallringsscheman kopplas till informationstypernas typer i programmet koppla systemdata. Gallringsschema (obligatoriskt) Gallringstid (antal år) (obligatoriskt) Hänvisning Gallringsschema i klartext. Antal år för gallringsschemat Textfält för kortfattad beskrivning av det aktuella gallringsschemat. Textfält, användning osäker Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 16(31)

17 2.14 Handlingstyp Alla handlingar som skapas i Lex har en handlingstyp De uppgifter som anges för handlingstyper är handlingstyp, filtyp, beskrivning, riktning, ordning, giltighetstid och eventuell standardbeskrivning. Handlingstypen visas på handlingskortet och är sökbar. är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren. I programmet koppla systemdata kopplas handlingstyp till diarium, ärende-, objekt- och sammanträdestyp samt handlingsmallar. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 17(31)

18 Handlingstyp (obligatoriskt) Filtyp Riktning: Inkommande Riktning: Utgående Ordning Fr.o.m. T.o.m. Handlingstypen i klartext Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella handlingstypen Den filtyp som handlingstypen ska kopplas till när Skapa fulltext väljs. Kryssruta, markeras för de handlingstyper som ska vara inkommande. Inkommande handlingstyper visas för kategori inkommen i programmen skapa handling och registrering. Kryssruta, markeras för de handlingstyper som ska vara utgående. Utgående handlingstyper visas för kategorierna arbetsmaterial och upprättad i programmen skapa handling och registrera. Ordning som handlingstyperna visas i flervalslista i programmen skapa handling och ändra handling. Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon handlingstyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning. Från och med datum för handlingstypens giltighetstid Till och med datum för handlingstypens giltighetstid Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 18(31)

19 2.15 Mappstruktur Mappstrukturer är olika virtuella strukturer, som kopplas till ärende-, sammanträdes- och objektstyper. Strukturerna visas i handlingsboxen på ärenden, sammanträden och objekt. Syftet med strukturerna är att inom strukturera handlingarna. Detta är användbart i synnerhet när det finns ett stort antal handlingar på t ex ett ärende. I handlingsboxen finns det två visningslägen, antingen visas alla handlingar i en lista eller så visas handlingarna i de mappar som handlingarna kopplats till. Visningsläget väljs i en kryssruta. Mappstrukturer kopplas till ärende-, sammanträdes- och objektstyper i programmet koppla systemdata. Mappstruktur (obligatoriskt) Mappstruktur i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella mappstrukturen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 19(31)

20 2.16 Objekttyp Alla objekt som skapas i Lex har en objekttyp. Objekttyper med kategori standard har fälten beteckning, beskrivning och identitet. Objekttyper som är kopplade till en deltagarroll, s.k. personobjekt, har fälten personnummer, förnamn, efternamn samt fält för adressuppgifter. Det finns tre reserverade objekttyper i Lex, fastighet, huvudman och godman. Fastighet används i de olika s.k. FIR-kopplingar som finns. (FIR = fastighetsinformationsregister.) Huvudman och godman är personobjekt och används i Lex överförmyndarmodul. Objekttypen visas på objektkortet och är sökbar. är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren. I programmet koppla systemdata kopplas objekttyp till diarium och till handlingstyp. Unik objektsidentitet Inställningen Unik objektidentitet flyttas till att gälla per objekttyp istället för att ligga som en global inställning. Det betyder att den globala inställningen kommer att sluta fungera när den flyttas till respektive objekttyp. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 20(31)

21 Objekttyp (obligatoriskt) Ordning Ikon Fr.o.m. T.o.m. Unik objektsidentitet Objekttypen i klartext Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella objekttypen Ordning som objekttyperna visas i flervalslista i programmen skapa objekt och ändra objekt. Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon objekttyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning. Val av ikon som visas i Lex för den aktuella objekttypen.. Från och med datum för objekttypens giltighetstid Till och med datum för objekttypens giltighetstid Innehållet I ID fältet måste vara unikt för objekttypen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 21(31)

22 2.17 Parameter I Lex kan organisationen definiera egna informationsfält, parametrar. Parametrarna kopplas till egna boxar, som i sin tur kopplas till ärende-, handlings-, objekts- eller sammanträdestyper. Parametrar har olika datatyper, t.ex. text, heltal, datum och flervalslistor. Parametrar kopplas till boxar i programmet skapa boxar (leverans 5). Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 22(31)

23 Innehåll Parameter (obligatoriskt) Parameterns tekniska namn. I fältet går det inte att skriva å, ä, ö eller mellanslag. Namnen på parametrarna måste vara unikt. Skapa automatiskt Kryssruta. Markeras om parameterns värde ska skapas i databasen, även om det är blankt. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella parametern. Klartext (obligatoriskt) Användning Typ Datatyp Ändrad av Inmatningsmask Ingångsvärde Xml-beteckning Specifik Global Generell Ekonomi Specifik Generell Text Text RTF Heltal Flyttal Datum Tid Logisk Flervalslista Flervalstext Flermetadataval Flermetadatalista Bevakningsdatum Parameterns namn i klartext Används för parametrar som är kopplade till ÄHSO-typ. Används för fasta värden, ej kopplade till specifik ÄHSOtyp, som ska användas för beräkningar t.ex. basbelopp. Används inte Används inte Denna ska användas i normalfallet Text Text RTF-text. Siffror utan decimaler Siffror med decimaler Datum, ÅÅÅÅ-MM-DD TT-MM-SS Kryssruta Flervalslista Flervalslista med möjlighet att skriva in egna alternativ Val av flera parametrar samtidigt Sammanställning av parametrar från t.ex. flera handlingar för presentation på ett ärende. Exempelvis resultat från flera mätresultat. Datumfält som skapar en bevakning Den användare som utfört den senaste ändringen. Användning osäker Standardvärde för den aktuella parametern Användning osäker Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 23(31)

24 2.18 Sambandstyp Ett ärende kan kopplas till andra ärenden. Kopplingarna visas på ärendekortet i boxen Kopplade ärenden. I Lex kallades detta för samband. För att förtydliga varför två ärenden är kopplade till varandra kan användaren ange en sambandstyp. Sambandstypen visas i boxen Kopplade ärenden. Sambandstypen Expediering/insortering är en reserverad sambandstyp, som används vid internexpediering. Vid internexpediering skapas automatiskt en koppling mellan ärendet i det avsändande diariet och det nya ärendet i det mottagande diariet. Beteckning (obligatoriskt) Sambandstyp i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella sambandstypen. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 24(31)

25 2.19 Sammanträdestyp Alla sammanträden, som skapas i Lex har en sammanträdestyp. Vanliga exempel på sammanträdestyper är ordinarie och extra. De uppgifter som anges för sammanträdestyper är sammanträdestyp, beskrivning, ansvarig, ordning, giltighetstid, eventuell standardbeskrivning och eventuella standardpunkter. Sammanträdestypen visas på sammanträdeskortet och är sökbar. är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren. I programmet koppla systemdata kopplas sammanträdestyp till handlingstyp. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 25(31)

26 Sammanträdestyp (obligatoriskt) Ordning Standardpunkter Sammanträdestypen i klartext Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella sammanträdestypen Ordning som sammanträdestyperna visas i flervalslista i programmen skapa sammanträde och ändra sammanträde. Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon sammanträdestyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning. Om det finns punkter som alltid ska vara med på sammanträden av den aktuella typen så kan dessa läggas in här. Registrera rubriken på den önskade punkterna. Punktnummer ska inte anges. Punkterna åtskiljs med radmatning. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 26(31)

27 2.20 Sekretessbestämmelse Alla informationstyper kan sekretessbeläggas. De uppgifter som anges är lagrum, datum och myndighet. Sekretessbestämmelser kopplas till informationstyper i programmet koppla systemdata. Sekretessbestämmelse (obligatoriskt) Antal år Sekretessbestämmelse i klartext. Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella sekretessbestämmelsen. Antal år som ska adderas till antingen skapatdatum eller avslutat/registreratdatum för ÄHSO för skapande av datum i planerad gallring. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 27(31)

28 2.21 Ämnesområde Ämnesområden används i Lex publicering. På kommuners hemsidor finns ofta en list med de områden, som kommunen verkar inom, t.ex. Bygg och miljö och Kultur och fritid. Dessa områden kan läggas in i Lex för att kunna utgöra sökbegrepp för publicering av ärenden och handlingar i Lex publicering. Om diarier i Lex ska vara sökbara i Lex publicering ska namnet på diariet läggas in som ämnesområde och diariets kortnamn måste skrivas in i fältet beskrivning. De uppgifter som anges för ämnesområden är beteckning och beskrivning. Beteckning är det fält som visas på besluten i gränssnittet. är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av t.ex. användningen av den specifika beslutsnivån kan göras för användaren. sfältet kommer att visas när muspekaren förs över beslutsnivån. Beteckning (obligatoriskt) Ämnesområdet i klartext För de ämnesområden som är diarium ska diariets kortnamn skrivas i fältet. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 28(31)

29 2.22 Ärendetyp Alla ärenden som skapas i Lex har en ärendetyp. Det finns en reserverad ärendetyp i Lex, förordnande, som används i Lex överförmyndarmodul. Ärendetypen visas på ärendekortet och är sökbar. är ett textfält i vilket en mer utförlig beskrivning av diariet kan göras för användaren. I programmet koppla systemdata kopplas ärendetyp till diarium, diarieplan och handlingstyp. Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 29(31)

30 Innehåll Ärendetyp (obligatoriskt) Ärendetypen i klartext Kortkod Inledande siffror i ärendetypen Textfält för kortfattad beskrivning av den aktuella ärendetypen Ansvarig Användning osäker Skapa diarienummer Markerad vid ny ärendetyp Kryssruta. Markeras om det ska skapas diarienummer när ett ärende av den aktuella typen skapas. Ordning Ordning som ärendetyperna visas i flervalslista i programmen skapa ärende och ändra ärende. Standardvärde är 1. Ordningen är numerisk, det går endast att skriva siffror i fältet. Om inte ordningen ändras för någon ärendetyp, innebär det att de kommer att visas i bokstavsordning. Fr.o.m. Från och med datum för ärendetypens giltighetstid T.o.m. Till och med datum för ärendetypens giltighetstid Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 30(31)

31 3. Revisionshistorik Datum Version Författare Första versionen Thomas Klevebro Solarplexus IT-strategi, 2014 Sid 31(31)