Sören Kristiansson FÖRDJUPNING I DIABAS CLASSIC FÖR REGISTRATORER

Transkript

1 Sören Kristiansson FÖRDJUPNING I DIABAS CLASSIC FÖR REGISTRATORER

2 Diabas tillägg för registrering av E-post Registrering via Tillägg till E-post GroupWise Outlook In och utgående post kan sparas till Ärende /mapp Som fristående handling / postlista Som arbetsmaterial Vid registrering sparas uppgift om Handläggare Till/från Riktning Behörighet Ärendetyp Page 2

3 Hämta uppgift om kund vid registrering Hämta snabbt och enkelt rätt kunduppgift via funktionstangent F2 eller via ikonen Effekter Om man konsekvent använder denna funktion undviker man felaktiga kunduppgifter Page 3

4 Kontroll mot dubbelregistrering Kontroll om det finna mappar med samma kundnamn ej avslutat Om de finns öppna ärende på samma kund får man får man en fråga om att öppna dessa mappar. Effekt Undviker dubbelregistrering av ärende Page 4

5 Arbetsflöde Skapa arbetsflöden med dokumentmallar utifrån ärendetyp Registrera ärende i Classic ger förslag till ett flöde Handläggren genomför uppgifter i HLS Acceptera Neka När uppgiften är utförd avslutas uppgifter och diarierförs Effekt Samspel mellan registratur och handläggare förbättras Bättre kontroll av flödet i ärendet Page 5

6 Dokumenthantering Två metoder för öppning av dokument Diabas Add-in Imaging Suite Check-ut av dokument = redigera Addin för Office aktiveras för användning i Diabas Classic under personliga inställningar Om inte den är aktiverad används Imaging Suite Page 6

7 Dokumenthantering Om man använder Office Add-in Check-ut av dokument från dokumentblad Logga in mot CSS Genomför ändringarna Spara åter dokumentet via Office Add-in Om man sparar i Word som vanligt och stänger dokumentet kommer dokumentet fortfarande att vara utcheckat. Om man ska fortsätta redigera dokument som är utcheckat måste man välja öppna. Page 7

8 Dokumenthantering Om inte använder Office Add-in Check-ut dokument från dokumentet Genomför ändringarna Spara i Word som vanligt Stäng dokument i Word Gå tillbaks till dokumentbladet Checka in dokumentet Om dokumentet checkats ut av misstag Återställ dokumentet via Ångra utcheckning Page 8

9 Borttag av dokument Vid borttag av får dokumentbladet inte vara kopplat mot något ärende Vid borttag kan man välja att Ta bort hela dokumentbladet (dokumentbladet blir makulerat) Ta bort tidigare versioner av dokumentet Ta bort filer som är kopplade till dokumentbladet Page 9

10 Behörighet Behörighetgrupper Administrera behörighetsgrupper som SYSADM Lägg in medlemar i gruppen Effekt Behörighetsgrupperna fungerar över tiden Page 10

11 Sökfunktioner Direkt sökning från ärendebladet via kikaren Ange ett eller flera sökvillkor i ärendebladet Tryck på kikaren Därefter bläddrar i ärendebladet bland funna ärenden Formulärsökning från ärendebladet Kommer till formulär för Sökning Därefter bläddrar i ärendebladet bland funna ärenden Page 11

12 Sökning Två typer att sökfunktioner Exakt matchning Like-sökning Exakt matchning När man använder söktecken måste man ange Exakt matchning = Ja Se Diabas användarhandbok Like sökning Vid Like-sökning är Exakt matchning = Nej Se Diabas användarhandbok Page 12

13 Generella sökmallar Generella sökmallar Sökmallar som skapas av SYSADM blir generella för alla Skapa en generell sökmall Logga in som SYSADM Gör en sökning (på bevakningar) Tryck på Sökmall i resultatbilden Ange vad sökmallen skall heta Spara Page 13

14 Personliga sökmallar Personliga sökmallar Sökmallar som skapas av dig blir personliga Skapa en personlig sökmall Gör en sökning (på bevakningar) Tryck på Sökmall i resultatbilden Ange vad sökmallen skall heta Spara Page 14

15 Sökning Söktecken % Procenttecken ersätter alla föregående och/eller alla efterföljande tecken _ Understrykningstecken ersätter ett enstaka tecken! Utropstecken markerar att efterföljande sökbegrepp inte ska finnas med i sökningen!- Utropstecken markerar att efterföljande sökbegrepp inte ska finnas med i sökningen ; Semikolon för flera alternativa sökkriterier på samma fält (logiskt ELLER)! Pipetecken för flera sökkriterier på samma fält som alla ska uppfyllas (logiskt OCH) {IDAG} Söka på dagens datum {-7},{+7} Söka på dagens datum plus eller minus angivet antal dagar Page 15

16 Möten Visa nya mallar Visa återkoppling av protokollsutdrag Visa PUL-säkring Page 16

17 Bevakning Bevakning kan ske på Ärende Handling Dokument Bevakningsdatum = datum när du vill ha påminnelse Bevakning skickas till handläggare och registrator Egna bevakningslistor Page 17

18 Diabas Classic - Handläggarstöd Båda systemen hanterar allmänna handlingar Handläggarstöd hanterar även arbetsmaterial Användare Användarprofiler skapas i Diabas Classic Registrator, handläggare Roller skapas upp i HLS Registrator, handläggare Användare finns både i Diabas Classic och CSS Roller ex Registrator, handläggare Ledtexter och obligatoriska fält konfigureras i respektive system Page 18

19 Page 19