Att söka i W3D3. Det nya fönster du då får upp ser ut så här.

Transkript

1 Att söka i W3D3 En av de viktigaste funktionerna i W3D3 är återsökning av ärenden och dokument. Den här lathunden ska försöka beskriva hur man gör detta. Om du behöver en utförligare eller mer detaljerad instruktion, vänligen vänd dig till chefsregistrator Kjell Hognesius för hjälp. Normalt ska du bara behöva använda Sök via ärendekort och kanske i 90% av fallen bara via Ärendemening eller Löpnummer. Resten kan du betrakta som överkurs. Börja med att klicka på fliken Sök i Diariemenyn. Det nya fönster du då får upp ser ut så här. Som du ser finns flera olika sökmöjligheter. Den vanligaste är Via ärendekort, varför vi börjar med att gå igenom den. När du klickar på kommer nästa fönster upp. I det finns en mängd olika rutor och rullgardinsmenyer samt några ikoner. Börja (normalt) med att välja i vilken serie sökningen ska utföras; det gör du med hjälp av rullgardinsmenyn uppe till höger (där det i exemplet nedan nu står UFV).

2 Sök via ärendekort Du ska nu bestämma vad du vill söka efter bland de många metadata man kan söka i. Om du vet att ett ord bör finnas i ärendets Ärendemening kan du skriva in detta och sedan klicka på symbolen längst uppe till vänster (eller trycka vagnretur, Enter). Du får då upp alla de ärenden i vilkas ärendemening det sökta återfinns. Men tänk på att systemet endast söker efter en exakt matchning av de tecken du skrivit in, dvs. eventuella felstavningar eller böjda former av ord tas inte med annat än sådana som innehåller de sökta tecknen (dvs. en sökning på plan ger även träff på planer, planering etc., men en sökning på göra ger inte träff på gjort ). Man kan heller inte göra kombinationssökningar av den typ man kan göra i andra webbsökningsprogram (xxx + yyy). Här görs kombinationerna i stället genom att man också kan fylla i andra av fälten som följer. Om du t.ex. söker ett ärende som gäller anhållan om docentur och därför skriver in docent i rutan för ärendemening, kommer du att få många träffar (i exemplet nedan 885 träffar). Men om du vet att det var du själv som initierade ärendet och därför också fyller i ditt eget namn i rutan för Registrator, kommer resultatet att bli att du bara ser de ärenden du själv skapat som innehåller teckensekvensen docent i ärendemeningen (i exemplet nedan minskade antalet från 885 till 3 träffar). Ofta känner man till vilket diarienummer ett ärende har som man vill ta fram. Då är det enklare att bara fylla i Löpnummer, dvs. siffrorna efter snedstrecket i diarienumret. Resultatet av en sådan sökning ger träff på alla ärenden från olika år som innehåller dessa siffror med det

3 nyaste överst (t.ex. UFV-PA 2010/1298, UFV-PA 2009/1298 osv.). För att begränsa sökningen till bara det år man är intresserad av måste man under Serie fylla i årtalet, dvs. det som står före snedstrecket i diarienumret. Under Åtg./Handl. kan man välja att söka på ord (liksom tidigare avses teckensekvenser) som ingår i namnet på handlingen. Om man kombinerar detta med en sökning också i ärendemeningen får man färre träffar och hittar alltså lättare det man söker efter. Exemplen som följer visar först en sökning på bara rekryter i ärendemening och därefter även överklag i Åtg./Handl. I det första fallet sägs antalet träffar bli 1000, vilket beror på att detta är det högsta antal träffar som kan visas (det finns alltså många fler). I det andra fallet blir antalet endast 254. Registrator, liksom Handläggare och Kontaktperson (lite längre ner) avser den som registrerat ärendet från början, den som utsetts till handläggare respektive (oftast i UFV-PA) den som utöver handläggaren har bäst kännedom om ärendet. Skriv helst bara in för- eller efternamn, eftersom det tyvärr förekommer att ordningen är felaktig (den ska vara Efternamn Förnamn). Om du söker handläggaren Andersson Anders och denne registrerats som Anders Andersson får du ingen träff. Diariebtkn. avser vilken beteckning enligt universitetets diarie- och dossierplan som angivits för ärendet. En sökning på enbart diariebeteckningen kan vara lämplig om man vill kontrollera vilka ärenden av en viss typ som finns i diareserien. Om man t.ex. söker på 4: 4 får man träff på alla avtal som registrerats. (Observera dock att diarie- och dossierplanen har ett mellanslag efter det första kolonet, men inte efter det andra, alltså t.ex. 2: 1:6 ). Av de följande rutorna kan du hoppa över Kampanj och Förv. plats, som normalt inte fylls i på ärendekorten. Jämför däremot kan förekomma när två ärenden hänger samman så att en korshänvisning gjorts. Och Extern ref. (som ska avse t.ex. en annan myndighets diarienummer) förekommer ibland. Av de i nästa kolumn förekommande fyra rullgardinsmenyerna är det för närvarande bara två som normalt är aktuella, nämligen Handlingstyp och Avdelning, medan Ärendetyp och Ärendestatus inte (ännu) används. Alla de nu uppräknade sökmöjligheterna kan användas var för sig eller i kombination. Vill man förfina sökningen ännu mer kan man dessutom avgränsa sökningen ytterligare genom att använda de kryssrutor som följer och fylla i datum (före, efter eller mellan). Vidare kan man bestämma om sökningen bara ska avse öppna ärenden eller stängda, bara externa ärenden (JK-balans) eller bara sekretessbelagda ärenden.

4 Kolumnen längst till höger, slutligen, gör det möjligt att söka på den person eller organisation som en handling kommit från eller sänts till. I utgångsläget står det Motpart, men då detta bara används vid t.ex. avtal mellan Uppsala universitet och en annan part, bör man normalt växla till Avs./mott. innan man fyller i uppgifter i de följande rutorna. Även här kan man söka på enbart en uppgift (t.ex. alla avsändare eller mottagare med efternamnet Andersson) eller på en kombination av uppgifter (t.ex. Kyrk Pontus under Namn och Överklagandenämnden för högskolan under Org.). Uppgifter i denna kolumn kan sökas för sig eller i kombination med ovan angivna uppgifter om ärendemening, handläggare och annat. Om du vill utföra en ny sökning eller söka på andra saker ska du klicka på symbolen Rensa alla parametrar längst upp. Då återställs alla fält till utgångsläget (med undantag av att Avs./mott. blir kvar om man valt det vid tidigare sökning). Sök med hjälp av Sökbyggaren Om du har behov av att utföra mer komplexa sökningar kan du använda Sökbyggaren. När du klickar på i diariemenyn får du se följande fönster. Här kan man utföra t.ex. sökningar med och eller inte, som man inte kan göra i Sök via ärendekort. Sökbyggaren är kraftfull, men tyvärr också lite krånglig att använda. Om du behöver använda den och vill ha hjälp, kontakta chefsregistrator Kjell Hognesius. För att åskådliggöra en typ av sökning visas nedan resultatet av en sökning som gjorts för att se om ärendelänkning utförts när det finns text i fältet Jämför på ärendekortet. De parametrar som använts här innebär Sök Ärende där fältet Jämför INTE är Tomt fält och Visa för dessa Ärendenummer, Registreringsdatum, Ärendemening och Länk till.

5 Sök i filer som laddats upp eller skannats in Du kan även söka i de filer som finns infogade i diariet, normalt efter att ha skannats in. I samband med skanningen och uppladdningen sker en s.k. OCR-tolkning av dokumenten (OCR = Optical Character Recognition). Detta omvandlar bilden av dokumentet till en text, även om det finns felkällor som gör att tolkningen inte alltid är helt korrekt. (T.ex. kan ibland ett m tolkas som rn.) När du klickar på i diariemenyn får du se följande fönster. Liksom i andra sökningar ska du börja med att välja i vilken serie sökningen ska utföras. Därefter skriver du in (en del av) det ord du vill söka efter i infogade filer. Resultatet presenteras efter (av systemet ansett som) relevans. Det kan se ut så här. Ju mer grönt desto relevantare anses träffen vara för det sökta. Du ser dessutom att både namnet på den uppladdade filen och diarienumret är understrukna, varför du kan välja att antingen titta på filen direkt eller på det aktuella ärendet genom att klicka på det understrukna. Övriga sökmöjligheter Utöver de tidigare nämnda sökmöjligheterna finns det ytterligare sökningar (som du även kan nå med tangentbordskommandon). När du klickar på i diariemenyn får du se följande fönster. Funktionerna här är självförklarande, och några av dem utgör bara alternativa sätt att nå de funktioner som tidigare förklarats.

6 Bevakningsdatum och Öppna ärenden De följande symbolerna i diariemenyn avser att handläggaren kan söka bland sina ärenden. Om man klickar på ser det ut så här. Listan visar handläggarens ärenden som har ett bevakningsdatum. Om man klickar på ser det ut så här. Båda dessa listor är praktiska att använda för den som är satt som handläggare på ett ärende. Av den förra ser man när t.ex. ett yttrande eller remissvar senast ska vara avgivet, av den senare ser man vilka ärenden man arbetar med som ännu inte har avslutats. Slutligen finns i diariemenyn också något som kallas Gruppärenden. Men eftersom vi (ännu) inte använder funktionen Handläggargrupper, lämnas denna sökfunktion därhän