SNABBSTART AV WIS WEBBASERAT INFORMATIONSSYSTEM

Transkript

1 SNABBSTART AV WIS WEBBASERAT INFORMATIONSSYSTEM För användare 1. Starta WIS Skriv en anteckning...1 Bifoga ett dokument...2 Infoga bild...2 Lägg till karta Publicera eller neka...3 Publicera...3 Neka Läsa inlägg Gemensam anteckningsbok för intern grupp Sök Automatiskt meddelande Lösenord...6 WISanvandaredec08.doc Postadress Besöksadress Telefon Telefax Plusgiro/Bankgiro www Malmö Kungsgatan vx Kristianstad Ö Boulevarden 62 A vx

2 Starta WIS När en extraordinär händelse inträffat i din kommun/verksamhetsområde bör du gå in i WIS och registrera den information du har om den aktuella händelsen. Vi utgår i detta exempel ifrån att vi har drabbats av en orkan och du skall nu börja jobba i WIS med denna händelse. Du går in i WIS genom att starta Internet Explorer och skriva i adressfältet. Logga in med det användarid och lösenord du har fått av din aktörsadministratör på din arbetsplats. Han eller hon kan hjälpa dig om du inte hittar ditt lösenord. 2. Skriv en anteckning När du vill informera om något, till din egen organisation eller externt, till andra kommuner/myndigheter/organisationer, börjar du alltid med att skapa en anteckning i din personliga anteckningsbok eller i en gemensam anteckningsbok om du vill att andra ska se det före publicering. 1. Klicka på Anteckningsböcker i menyn till vänster och därefter på den anteckningsbok du vill lägga din anteckning i (om du har fler än Personlig anteckningsbok). 2. Klicka därefter på knappen för Ny anteckning ovanför själva anteckningsytan. 3. Skriv en informativ och tydlig rubrik. 4. Välj en kategori: Information, Beslut eller Lägesrapport. 5. Välj var du vill att anteckningen skall publiceras, om den skall publiceras. Skall anteckningen bara sparas i den egna anteckningsboken så behöver du inte ange någon dagboksflik. 6. Skriv meddelandet. Tänk på att uttrycka dig kortfattat, tydligt och med säkerställda uppgifter. Föreslå aldrig information för publicering som du inte vet är säkerställd. 7. Klicka på knappen Föreslå för publicering. Ditt meddelande hamnar då i Redaktörens inkorg, till vänster i menyn. Där finner du både din anteckning och anteckningar som andra inom din organisation har skrivit och föreslagit för publicering. 8. Vill du inte publicera anteckningen, utan bara spara den i den egna anteckningsboken väljer du att klicka på Spara och därefter Stäng.

3 Har du skickat anteckning till redaktörens inkorg för publicering har den nu fått en tumme-upp-symbol i din anteckningsbok. OBS när en text är sänd till redaktörens inkorg, eller är publicerad, kan du inte själv gå in och ändra texten. Observera att noteringarna ska vara korta. Har du en stor textmängd som du vill få publicerad, skriv den först i ett Word-dokument och bifoga den sedan i en anteckning. Bifoga ett dokument Börja med att skapa en anteckning, tryck på spara, sedan på rutan bifoga fil. Leta fram det dokument du vill bifoga noteringen, dubbelklicka så att den hamnar i rutan och tryck sedan på knappen Bifoga. Stäng, så kommer du tillbaka till noteringen. Infoga bild Om du vill infoga en bild i texten ställ markören där du vill att bilden ska infogas. Klicka på ikonen som du ser längst till höger i toolbaren. I fönstret som öppnas finns information om hur du infogar en bild. För att ta bort en infogad bild i anteckningen klickar du på bilden för att markera den. Klicka sedan på tangenten Delete på ditt tangentbord Lägg till karta Du kan också lägga till en karta genom att klicka på knappen Lägg till karta. Det finns två olika kartfunktioner, Virtual Earth eller Sweco, att välja mellan. För att navigera i kartan kan du antingen flytta dig runt i kartan med navigeringsfältet till vänster i bilden eller använda dig av datormusen. För att zooma in ett specifikt område kan du också använda dig av shift-tangenten på tangentbordet samt dra med musen över ett område i kartan. När en notering har en kartfunktion bifogad syns det genom att en flik med texten Visa kartinformation finns över noteringen.

4 Symbol För att lägga till en symbol i kartan, klicka på texten till vänster om symbolen och klicka därefter i kartan där symbolen skall läggas till För att lägga till text på markeringen, klicka på ikonen Markera ritobjekt, klicka sedan med vänster musknapp i symbolen, tryck på Ändra och skriv in text. Det finns plats både för en rubrik och för beskrivande text. Spara. För att läsa beskrivande text för markeringen - klicka på markeringen med vänster musknapp. För att markera ett område, tryck på ikonen, klicka sedan på kartan, då får du en punkt. Dra den vidare så att du till slut får in det område du vill markera. För att sluta markera, dubbelklicka med vänster musknapp. Ta bort markering Vill du ta bort ett inritat objekt eller markering, klicka på ikonen Markera ritobjekt, klicka i objektet med vänster musknapp, tryck på Ta bort. 3. Publicera eller neka Det är redaktören som väljer vad som skall publiceras, var det skall publiceras, och om respektive anteckning är redo för publicering eller om den behöver kompletteras först. Som användare kan du bara föreslå för publicering. Publicera Redaktörern läser igenom anteckningen och tar ställning till om det ska publiceras i den föreslagna fliken, någon annanstans eller inte alls. Om den publiceras får anteckningen i din personliga anteckningsbok en grön textsida som symbol.

5 Neka Om redaktören däremot tycker att anteckningen bör kompletteras med mer information före publicering, kan han neka att publicera den. Han skickar då tillbaka anteckningen till dig, med en kommentar om vad du bör göra för att få den publicerad. Du ser att en anteckning har blivit nekad genom att den är försedd med en tumme-ned-symbol: 1. Läs kommentaren från redaktören och besvara den genom att klicka i rutan där redaktörens kommentar står och skriv ditt svar. 2. Korrigera enligt redaktörens önskemål. 3. Klicka på knappen Föreslå för publicering. 4. Läsa inlägg Det skall finnas minst tre stycken dagboksflikar till vänster på skärmen under menyn Dagböcker som rör den aktuella händelsen: Internt: Händelse, Utdelad: Händelse Kopplad: Händelse. Den information som din egen organisation har skrivit, och som är avsedd enbart för internt bruk, hittar du i fliken som heter Internt: Händelse. Den information som din egen organisation har skrivit, och som är avsedd att informera andra aktörer, hittar du i fliken som heter Utdelad: Händelse. Den information som andra aktörer (kommuner, myndigheter eller organisationer) har skrivit om händelsen hittar du i fliken som heter Kopplad: Händelse. Klicka på en dagboksflik som du vill läsa i och välj därefter vilket eller vilka noteringar du vill läsa genom att klicka på dem. Du kan också välja att läsa samtliga noteringar i en dagboksflik, genom att trycka på skrivarsymbolen uppe i vänsterspalt. Du får då upp samtliga noteringar, och kan välja olika sorteringsversioner, ex vis sorterade på aktör eller händelsetid.

6 Gemensam anteckningsbok för intern grupp Det kan finnas en fördel med att skapa en gemensam anteckningsbok för en grupp medarbetare hos en aktör, kanske TiB (Tjänsteman i Beredskap), staben eller någon annan grupp. Material i en anteckningsbok betecknas som arbetsmaterial tills det publicerats i någon dagboksflik, då är det allmän handling. Du kan inte själv starta en egen anteckningsbok men du kan be någon person med redaktörsbehörighet att göra det åt dig. Berätta då för vederbörande vad anteckningsboken skall heta och vilka du vill skall ha tillgång till den. 6. Sök Du kan söka efter en viss information bland alla ärenden som är publicerade i någon dagbok samt finns registrerade i din anteckningsbok. Du kan antingen söka via startsidan eller i respektive dagboksflik. För att söka via startsidan 1. Ställ markören i den blåa rutan och skriv in det ord du vill söka på. Du behöver inte klicka vidare, sökningen startar direkt. Datorn söker då i samtliga publicerade noteringar som du har läsrättighet till.

7 För att söka via en dagboksflik: 7. Klicka på knappen med förstoringsglaset i mitten av skärmen. 8. Nu skall du välja var du vill söka efter informationen. Du kan välja mellan: Dagbok Då söker den bland de dagboksflikar inkl kopplad dagboksflik du själv har lagt upp. Extern dagbok Här söker man bland de externa dagböckernas material. D v s de dagböcker som visas hos din aktör. Anteckningsböcker Sökningen sker i den eller de personliga eller gemensamma anteckningsböckerna. Redaktörens Här sker sökningen uteslutande i redaktörens inkorg. inkorg En viss flik Vill du bara söka i en viss dagboksflik eller anteckningsbok så klickar väljer du den i listan. 9. Gör ditt val och fyll därefter i vad du vill söka efter för ord. 10. Vill du välja att bara söka efter en viss typ av dokument (Information, Beslut, Lägesrapport) så klickar du på Avancerad sökning. I annat fall klickar du på Sök. 11.Automatiskt meddelande För att snabbt få information om att en ny notering eller en ändring lagts in i en dagboksflik kan du lägga in en begäran om att bli meddelad. Det görs genom att markera en ruta som finns ovanför noteringarna i varje dagboksflik med text: Jag vill bli informerad. Personen får då meddelande via e-post när fliken uppdateras. Denna möjlighet finns också vid redaktörens inkorg. 12.Lösenord Du kan själv ändra ditt lösenord genom att gå in under rubriken Ändra lösenord. Det finns några kriterier för hur lösenordet ska se ut: Hela eller delar av användarnamnet får inte ingå i lösenordet. Lösenordet måste avvika från dina tidigare lösenord. Lösenordet måste bestå av minst 8 tecken.

8 Lösenordet måste innehålla tecken från minst tre av nedanstående fyra grupper: - Engelska versaler (A till Z) - Engelska gemener (a till z) - Siffror (0 till 9) - Specialtecken (Tex. ` # $ % ^ * ( ) _ + - = { } [ ] \ : ; '?) Du måste byta lösenord efter en viss tid. Aktörsadministratören bestämmer efter hur många dagar.