Användarhandledning Analys & sök Version: 1.2

Transkript

1 Användarhandledning Analys & sök Version: 1.2 Umefast AB

2 Innehåll 1. Analys & sök Syfte och avgränsningar Förutsättningar för arbete med modulen Teknik Administration av sökdata Sök Söksträng Rekommendationer vid namnsättning Sökbart data

3 1. Analys & sök Analys och sök är en modul som i sig spänner över alla de andra modulerna. Analys och sök är en kraftfull fritextsökning med filtreringsmöjligheter Syfte och avgränsningar Analys och sök-modulens styrka ligger i den snabbhet och enkelhet data på andra platser i systemet kan hittas och nås. Detta dokument beskriver endast funktionalitet som direkt hör till Analys och Sök-modulen, manualen beskriver inte länkningar vidare i systemet i någon större utsträckning. Pondus Pro använder SQL-servers fritextsökning. För att utöver vad som beskrivs i denna handledning förstå möjligheter och begränsningar med olika sätt att namnsätta och söka hänvisas till dokumentation om fritextsök i SQL-server från Microsoft Förutsättningar för arbete med modulen Endast användare med administratörsrättigheter kan administrera sökdatat. I övrigt begränsar säkerhetsinställningarna vilket data som varje användare kan nå Teknik Modulen består av en webbsida där man kan söka bland allt indexerat data. Alltsammans drivs av ett antal bakgrundsjobb som med lite olika intervall uppdaterar den gemensamma tabellen med sökdata. 2

4 2. Administration av sökdata Under menyn Inställningar -> sökdata finns objektstyplistan. Sidan är en lista över alla möjliga typer av data som kan indexeras. Bild: Sökdata Genom att markera i listan kan man välja om en modul skall vara aktiv eller ej. Man har dessutom möjlighet att manuellt tvinga fram en uppdatering av index eller generera sökdata direkt, något som annars sker i ett vanligtvis nattligt jobb. 3

5 3. Sök Nedan visas den lista som används för att söka fram data i systemet. Söktext och eventuell filtrering skrivs i den blå filtreringsrutan, resultaten visas i den högra tabellen. Bild: Filtrering och sökresultat Filtrering av data som fritextsökningen ger kan göras med avseende på placering i bashierarkin samt när den aktuella posten skapades. Man kan även välja att begränsa sin sökning till en specifik objekttyp, ex. resurser eller ärenden. Om man vill ändra sortering så gör man det i sorteringsfältet där man även kan ange stigande eller fallande ordning. Väljer man relevans så överlåter man sorteringen till SQL servern som tar det mest träffande först. Längst ned i filtreringsdelen kan man spara ett urval genom att klicka på knappen med diskett symbolen. Då får man ange ett namn som man sedan kan använda i framtida sökningar. Genom att placera markören i listrutan för sparade urval och sedan klicka på Delete-knappen på sitt tangentbord har man möjlighet att radera ett sparat urval. För vissa objekttyper finns det utökade funktioner i listan över sökresultat. Dessa funktioner kommer man åt genom att klicka på den svarta pilen bredvid ikonen för sökresultatet. Vilka funktioner man får tillgång till beror på objekttyp. För objekt i BAS-hierarking, fastigheter, byggnader etc. så får man möjlighet att visa ärenden och planering filtrerat på det aktuella objektet. För dokument så får man möjligheten att direkt öppna den aktuella filen, något man även kan göra via en ikon längst till höger i listan. I verktygsraden längst ned på sidan finns det en knapp för att skriva ut en komplett lista över sökresultatet. Observera att denna funktion skriver ut alla träffar inte bara de som syns på den aktuella sidan. Detta kan således resultera i väldigt många sidor. 4

6 Om man har valt att endast söka bland dokument i dokumentarkivet så får man även en knapp för att ladda ner filer. De markerade filerna komprimeras till en ZIP-fil och man får möjligheten att öppna eller spara den på disk. När man klickar på en post i listan med sökresultat visas en popup. Nedan ett exempel på hur det kan se ut när man klickar på ett felavhjälpande underhåll. Bild: Popup fönster med sökpost som användaren valt ut. Från länkarna i popup-fönstret kan man gå vidare till olika objektkort i systemet. Klickar man på resursnamnet kommer man till objektkortet för den resursen. Ett klick på beskrivning eller nummer leder till objektkortet för ärendet. (Till vänster om namnfältet i söklistan finns en ikon. Genom att klicka på den så kommer man också till objektskortet.) Bild: Exempel på objektkort (Resurs) Från objektkorten går det sedan att länka sig vidare i systemet. Vilka flikar som visas och vart man kan länka sig i systemet beror på profilinställningar och övriga säkerhetsinställningar. 5

7 3.1. Söksträng Sökningen sker på alla ord som angivits i söktext-fältet, men alla ord måste inte finnas i resultatet. Exempel: dörren smäller Det kommer att bli träffar på alla ställen där ordet dörren finns och alla där ordet smäller finns samt alla där båda orden finns. Träffarna sorteras på relevans. Om man istället vill att allt man skriver ska finnas med i resultatet sätter man det inom citationstecken ( ). Exempel: dörren smäller Ger bara träff där hela frasen finns med Rekommendationer vid namnsättning Det som angivits i söktext-rutan måste återfinnas i början av ord för att det ska generera ett träffresultat. Fritextsök hanterar ett antal ordbrytande tecken. Exempel på sådana tecken är kommatecken (,), mellanslag ( ), punkt (.), bindestreck (-). När dessa tecken används hanteras det som är före som ett ord och det som är efter som ett ord. Understreck (_) är ett exempel på tecken som inte är ordbrytande. Det är inte heller att jämföras med en bokstav och ska helst undvikas vid namnsättning. Exempel: PU-kort Här kan man söka på PU eller på kort och få träff. Om man istället skriver ihop orden till PUkort kan man söka på tex PU, PUk etc, men inte på kort. Vi rekommenderar att ordbrytande tecken används som delare vid namnsättning, tex komma mellanslag (, ) eller enbart mellanslag. Exempel: Dokumentnamn: 032-1_Umeå_Luftbehandling Man får träff om man i söktext-rutan tex skriver 032 eller Man får inte träff om man skriver Umeå eller Luft eftersom _-tecknet stör så att sökmotorn inte uppfattar Ume som början av ett ord. Det går inte heller att söka på denna typ av tecken, det ger ingen träff. Exempel: Dokumentnamn: 032-1, Umeå, Luftbehandling Man får träff både om man skriver 032, Umeå och Luft Sökbart data Allt som visas i beskrivningsfältet i söklistan är sökbart. Dessutom är det som står i pop-up fönstret när man öppnat en post sökbart. Ytterligare sökbara termer kan finnas i respektive objektskort. Tex för dokument är beskrivningsfältet på objektskortet sökbart. 6

8 Bild: Sökbart data 7