DIARIEFÖRINGSHANDBOK FÖR MALMÖ HÖGSKOLA

Transkript

1 Version 1 Dnr Mahr /353 DIARIEFÖRINGSHANDBOK FÖR MALMÖ HÖGSKOLA Postadress Besöksadress Tel Fax Internet E-post Malmö högskola registrator@mah.se Gemensam förvaltning S Malmö

2 2 1. INTRODUKTION 1.1 INTRODUKTION I den här handboken finns anvisningar om hur Malmö högskola ska hantera och registrera allmänna handlingar. Skriften kan användas som hjälpmedel för diarieföring. Diarieföring är en form av registrering, se även avsnitt 3:1. I handboken behandlas det juridiska regelverket som Malmö högskola som myndighet är skyldigt att följa för diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar. Handboken riktar sig främst till tjänstemän som registrerar och handlägger ärenden. Bland annat ska nyanställd personal enkelt kunna sätta sig in i hur det går till och vad som gäller. En handbok som riktar sig till alla tjänstemän kan inte vara detaljerad och ge registratorer och handläggare svar på alla frågor som uppstår i arbetet. Vid osäkerhet eller i speciella situationer bör kontakt ske med registrator, arkivarie eller högskolans jurist. Handboken kommer att uppdateras vid behov. 1.2 VARFÖR DIARIEFÖRING Det främsta syftet för oss att diarieföra våra handlingar är för att leva upp till lagstadgade krav samt kunna hitta våra handlingar när vi behöver dem. Diariet är därför ett av våra viktigaste informationssystem. Med hjälp av en korrekt och effektiv diarieföring kan vi också upprätthålla en god handläggningspraxis när det gäller vår ärendehandläggning och se till att externa förfrågningar inte blir obesvarade. Då högskolan är en myndighet ställs också krav på hur vi hanterar handlingar som kommer in till myndigheten eller som vi själva skapar. Enligt tryckfrihetsförordningen (förkortas TF) har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar vid högskolan med undantag av de handlingar som är sekretessbelagda (hemligstämplade). För att allmänheten skall kunna använda sig av denna rätt måste högskolan se till att det går att fastställa vilka allmänna handlingar som finns vid högskolan. I offentlighets- och sekretesslagen (förkortas OSL) finns angivet att allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall registreras utan dröjsmål. Undantag gäller för handlingar som har ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Man behöver inte heller registrera (diarieföra) de allmänna handlingar som är offentliga, dvs. de handlingar som allmänheten får ta del av, om man håller dem ordnade på ett sådant sätt, t.ex. i pärm- eller aktsystem att det utan svårighet kan fastställas att handlingarna finns hos myndigheten. Sekretessbelagda handlingar måste dock alltid registreras (diarieföras). En handling kan vara en pappershandling men kan också vara exempelvis en bild eller en teknisk upptagning. Digitala handlingar betraktas alltså som handling i detta sammanhang.

3 3 2. OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Detta avsnitt är uppdelat i två delar, offentlighet och sekretess. I den första delen om offentlighet behandlas vad en allmän handling innebär och när en handling blir allmän. Avsnittet tar även upp vilka skyldigheter en tjänsteman har vid utlämnande av allmän handling och vad man ska tänka på kring utelämnandet. Den andra delen behandlar sekretess, det vill säga vilka lagar och förordningar som gäller samt mer specifikt om sekretess vid Malmö högskola. Denna del belyser också vad det finns för bestämmelser kring personuppgifter i diariesystemet. Hanteringen av en myndighets handlingar styrs av ett omfattande regelverk. Grundläggande är Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) regler om allmänna handlingar, där också huvuddelen av regelverket för ärenderegistrering finns. 2.1 ALLMÄN HANDLING Vad är en allmän handling? Ända sedan vi fick vår första tryckfrihetsförordning 1766 har vi i Sverige haft en handlingsoffentlighet. Den innebär att varje medborgare har rätt att ta del av statliga, kommunala och landstingskommunala handlingar. Varje handling vid en myndighet är dock inte öppen för insyn. Man får först och främst skilja mellan allmänna handlingar och sådana som inte är det. En handling är, enligt Tryckfrihetsförordningens definition, allmän om den "förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet" (TF 2:3). Med handling förstås inte bara traditionella pappersdokument, utan även fotografier, databaser, kartor, ritningar, ljud- och bildupptagningar kan utgöra allmän handling. Den teknik som används för överföring av en handling är inte heller av betydelse för dess status som allmän handling. Handlingar som kommer in till högskolan via e-post eller som på andra sätt, såsom fax, är jämställda med sådana handlingar som anländer med vanlig postbefordran. Allmän handling Allmän offentlig handling Allmän hemlig handling Allmän handling är alltså det överordnade begreppet. De flesta allmänna handlingar är offentliga, men undantag finns. Alla undantag från huvudregeln om offentlighet måste föreskrivas i offentlighets- och sekretesslagen. När blir en handling en allmän handling? En allmän handling ska förvaras vid högskolan och vara antingen inkommen till eller upprättad vid högskolan.

4 4 Inkommen: Handlingar som kommer in till högskolan utifrån blir allmänna handlingar så fort de kommer in till högskolan eller kommer en behörig befattningshavare tillhanda. Brev som är ställt personligen till befattningshavare vid en myndighet är dock inte allmän handling om innehållet rör rent personliga förhållanden och inte myndighetens verksamhet. Exempel kan vara post ställd till facklig förtroendeman. Den som vill har alltså rätt att ta del av universitetets post, men först efter det att handlingarna sekretessprövats och handlingar som inte är allmänna har avskilts (TF 2:6, TF 2:4). Upprättad: En handling som framställs inom högskolan blir allmän - då den expedieras - då ärendet avslutas - då protokoll etc. justerats eller färdigställts - efterhand uppgifter förs in när det gäller diarier, journaler etc. Observera att en handling blir allmän vid tidigast möjliga tidpunkt; om man exempelvis skickar ut material i ett ärende externt blir detta allmän handling redan i och med expedieringen. Detta gäller emellertid inte om handlingar översänds enbart i samrådssyfte. Då är de normalt inte att anse som allmänna handlingar (TF 2:7). Normalt blir inte handlingar som enbart skickas inom högskolan allmänna förrän t.ex. ärendet avslutas. Det finns dock fall när även de interna handlingarna kan bli allmänna vid en tidigare tidpunkt, nämligen när olika organisatoriska enheter uppträder självständigt gentemot varandra. Förvarad: Utgår från vad som förvaras vid myndigheten, inte från var den fysiskt befinner sig. Cookies, Temporary Internet Files och andra webbloggar När du besöker vissa webbplatser på Internet kan den server du ansluter till skicka en så kallad "cookie" som lagras lokalt på din dator. De sidor du besöker på Internet sparas dessutom i webbläsarens cachefil för att snabbare kunna visas om du besöker dem igen. Regeringsrätten har konstaterat att cookiefiler ska betraktas som allmänna handlingar, därför sparas loggfiler under en begränsad tid. 2.2 SEKRETESS Offentligt eller hemligt En allmän handling kan vara antingen offentlig eller belagd med sekretess (hemlig). Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga. Alla undantag från denna regel måste föreskrivas i offentlighets- och sekretesslagen. Detta innebär att man kan vägra att lämna ut en handling åberopande sekretess endast om man kan hänvisa till någon paragraf i offentlighetsoch sekretesslagen. Sekretessen är sällan ovillkorlig utan ofta tidsbegränsad och kopplad till ett så kallat skaderekvisit. Sekretessfrågan måste prövas i varje enskilt fall av den som förvarar en handling. Grundprincipen är att insynsintresset alltid ska vägas mot den skada som utlämnandet av en uppgift kan tänkas medföra. För handlingar som skyddas av sekretess är grundregeln ett absolut registreringskrav, men registreringen måste göras på ett sådant sätt att inga sekretesskyddade uppgifter framgår, (OSL 5:1, 5:3).

5 5 Partsinsyn För den som är part i ett ärende råder en vidare rätt till insyn än vad som följer av offentlighetsprincipen. Så gott som alla handlingar som tillförts ett ärende ska, utan hinder av sekretess kunna lämnas ut till den som är part i ett ärende som avser myndighetsutövning mot enskild. Bestämmelser om detta finns i 16 Förvaltningslagen (1986:223), FL. Brott mot tystnadsplikten Brott mot tystnadsplikten är belagt med straffansvar, (20 kap. 3 brottsbalken). Är du tveksam om en efterfrågad uppgift eller handling skyddas av sekretess kan du alltid kontakta högskolans jurist. Sekretess vid Malmö högskola De viktigaste bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen som kan vara tillämpliga vid Malmö högskola kan delas upp i tre sakområden. Observera att uppräkningen nedan inte gör anspråk på att vara heltäckande. Inom parentes hänvisas till relevant paragraf i offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess för personal och studenter - enskilds hälsotillstånd (inom företagshälsovården 25:1, inom personaladministrationen 39:2) - psykologisk undersökning och behandling (för studenterna 23:2, för personal 39:1) - omplaceringsärenden (39:2) - "skyddade adresser" (för studenter 23:3, för personal 39:3, för uppgift om utlänning 37:2) - massuttag av personuppgifter (21:7) - avskiljandeärenden (23:6) Sekretess till skydd för ekonomiska intressen - uppgift om myndighetens affärs- och driftsförhållanden (19:1) - anbud och upphandling (19:3) - uppgift om enskilds affärs- och driftsförhållanden (31:16-17) Sekretess inom forskningen - psykologisk undersökning för forskningsändamål (24:1) - dialektologisk och etnologisk upptagning (24:4) - uppdragssekretess (31:12) - patentsekretessen (31:20-21) - statistikproduktion och statistisk forskning (24:8) - överföring av sekretess när uppgift i forskningsändamål inhämtas från annan myndighet (11:3) 2.3 PERSONUPPGIFTER Personuppgifter i diariet Eftersom diariet är ett register där personuppgifter ingår är det nödvändigt att ta hänsyn till personuppgiftslagen (1998:204), PUL. Syftet med personuppgiftslagen är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Vilket redan nämnts är högskolan såsom myndighet enligt offentlighets- och sekretesslagen, med vissa undantag, skyldig att diarieföra handlingar som kommer in till eller som upprättas vid högskolan.

6 6 Som huvudregel gäller att det inte bör finnas fler personuppgifter i diariet än vad som finns angivet i offentlighets- och sekretesslagen, dvs. diarienummer och om uppgifterna inte är sekretessbelagda uppgift om vem handlingen kommit från eller till vem den har expedierats samt uppgift om vad handlingen rör. Personnummer får endast hanteras utan samtycke från den registrerade i särskilda i PUL uppräknade fall. Praxis beträffande tolkningen av denna bestämmelse är restriktiv. Skriv därför inte ut personnummer i ärendetext eller ärendemening! Behandling av känsliga personuppgifter (hälsa, sexualliv, etniskt ursprung, politisk åskådning och religiös övertygelse) är enligt huvudregeln inte tillåten. Sådana uppgifter får inte finnas i diariet. Exempel på ärenden där personuppgifter ska undvikas i diariet är: misstanke om tentamensfusk och andra disciplinärenden, sjukpenning, arbetsskada, brottmål och begäran om utlämnande av allmän handling. 2.4 UTLÄMNANDE AV ALLMÄN HANDLING Allmänt Enskilda personer och företag har i enlighet med tryckfrihetsförordningen rätt att begära ut allmänna handlingar. Den som begär ut allmänna handlingar har rätt att se dem på plats i högskolans lokaler men kan begära att få kopior av handlingarna. Den tjänsteman som har handlingarna är normalt den som fattar beslut om en handling är allmän och om den ska lämnas ut. Anonymitet och skyndsamhetsbegreppet Den som begär ut allmänna handlingar har normalt rätt att vara anonym och behöver inte uppge vad uppgifterna ska användas till (såvida detta inte krävs för att kunna göra en sekretessprövning, rådgör med högskolans jurist). En begäran om utlämnande ska hanteras skyndsamt. Justitieombudsmannen har uttalat sig följande om skyndsamhetsbegreppet: Den grundläggande regeln om rätten att få del av allmän handling finns i 2 kap 12 tryckfrihetsförordningen (TF). Det föreskrivs där att en allmän handling som får lämnas ut, på begäran genast eller så snart det är möjligt skall tillhandahållas på stället och utan avgift. Regeln innebär att sökanden alltid har rätt att få ut handlingen utan dröjsmål. Visserligen måste myndigheten ibland ha ett visst rådrum, t ex för att få fram handlingen eller att fundera på om den får lämnas ut. Men mer än någon eller några dagars väntan kan normalt inte godtas. (JO 1986/87 s.221) Är vi skyldiga att lämna ut information i digital form? En myndighet är inte skyldig att på begäran lämna ut offentlig information ur sina system, databaser och register i digital form. En pappersutskrift är fullt tillräcklig. Detta innebär inte att vi alltid är förhindrade att lämna ut uppgifter på cd-skiva eller via filöverföring. Uppgifter ur Ladok får lämnas ut digitalt endast i sådana fall som särskilt räknas upp i förordningen om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (den s.k. ladokförordningen). Om det inte finns någon särskild registerförfattning som reglerar ett digital utlämnande måste det göras en prövning av om det digitala utlämnandet är förenligt med personuppgiftslagen. Kontakta högskolans jurist för hjälp med prövning av frågan om ett digitalt utlämnande får ske.

7 7 Måste vi faxa handlingarna om någon begär det? Enligt ett uttalande av JO måste en bedömning göras i varje enskilt fall med hänsyn till beställningens omfattning, arbetssituationen, handlingarnas innehåll med mera. Finns inga direkta sådana hinder bör det ligga i linje med vår serviceskyldighet att faxa över handlingarna till den som begär det (JO 1994/95: 63). Dock finns ingen skyldighet att tillhandahålla handlingar i elektronisk form. Om utlämnande inte sker? Om tjänstemannen bestämmer att handlingen inte ska utlämnas, eller bara kan lämnas ut med förbehåll eller med någon annan inskränkning, ska denne upplysa om att man har rätt att hänskjuta frågan till myndigheten och därmed få ett överklagbart skriftligt beslut. Om sökanden begär skriftligt beslut, kontakta omgående högskolans jurist som då handlägger ärendet inför beslut av förvaltningschefen (OSL 6:2-3). Ska vi ta betalt för kopior av allmänna handlingar? Förutom rätten att ta del av allmän handling på plats finns också en rätt att få ut kopia eller avskrift av en allmän handling. Om en beställning omfattar tio sidor eller mer ska avgift tas ut för kopior. Avgiften för en beställning om tio sidor är 50 kronor. För varje sida därutöver är avgiften två kronor. Ersättning för portokostnad ska också tas ut om försändelsen väger mer än 20 gram. Avgiften för en beställning om tio sidor eller mer gäller även när handlingarna sänds till beställaren via fax (Avgiftsförordningen ). 3. DIARIEFÖRING 3.1 VAD ÄR DIARIEFÖRING? Diarieföring är en metod för registrering av ärenden och/eller dokument. Diarieföring betyder en kronologisk registrering av ärenden. I ärendena registreras sedan de enskilda handlingarna i kronologisk ordning. Varje handling tillhör därför ett ärende. Vissa typer av handlingar registreras på annat sätt än via diarieföring, exempelvis studieresultat i Ladok eller lönehantering i Palasso. 3.2 VAD SKA VI DIARIEFÖRA? I princip ska alla allmänna handlingar registreras om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Enkelt uttryckt kan man säga att alla handlingar, såväl interna som externa, som kräver någon form av åtgärd ska diarieföras. Även handlingar som kommer in via e-post eller på andra sätt, såsom via e-fax ska registreras. Några punkter kan särskilt poängteras: Hemliga handlingar Handlingar som är sekretesskyddade är de enda handlingar där registreringskravet är absolut. Enligt offentlighetsprincipen ska det vara möjligt att visa att handlingen finns, därav diarieförs handlingen och sekretessbeläggs. Ofullständiga handlingar Även om ansökningar, överklaganden eller liknande är ofullständiga, ska de ändå diarieföras när de kommer in till myndigheten.

8 8 Egenupprättade skrivelser, beslut, meddelanden Internt upprättade skrivelser, beslut och meddelanden diarieförs om de tillför ett ärende sakkunskap. Utdrag ur protokoll Utdrag ur protokoll diarieförs om det i sak tillför ärendet relevant information, exempelvis vid beslut. Remisser, remissvar Remisser och remissvar ska alltid diarieföras på central nivå även om remisserna handläggs på områden/fakulteter. Korrespondens Korrespondens (som inte är rent rutinartad) mellan en anställd vid Malmö högskola och en person eller organisation i omvärlden ska diarieföras då de bildar allmänna handlingar. Mellanprodukter i projektärenden I samband med t.ex. avtals eller projektärenden uppkommer ofta en omfattande korrespondens med arbetsdokument mellan Malmö högskola och ärendets externa motpart. Dessa handlingar kallas för mellanprodukter och bildar i normalfallet allmänna handlingar som ska registreras. Ordningsregeln i tryckfrihetsförordningen skapar dock möjlighet till en förenklad rutin i projektärenden. När ett projekt, avtalsarbete eller liknande inleds, registreras ett ärende i diariet. I diarieprogrammet W3D3 finns på ärendet en arbetsyta där man kan förvara/arbeta med dessa mellanprodukter som då inte är diarieförda utan endast är att betrakta som arbetsdokument. Det finns också möjlighet att förvara dessa mellanprodukter i en extern akt (hänvisning måste då göras på ärendet). När ärenden väl färdigställs (expedieras) genom att t.ex. avtal sluts eller beslut om att ärendet ska avbrytas, diarieförs de färdigställda handlingarna i det upprättade ärendet. Internt skickade dokument Dokument som skickas internt inom Malmö högskola bildar inte allmänna handlingar utan är att betrakta som rena arbetshandlingar, d.v.s. endast slutprodukten behöver diarieföras till skillnad från mellanprodukter, där alla handlingar ska diarieföras. Minnesanteckningar Med minnesanteckningar menas pm och andra uppteckningar eller upptagningar som har tillkommit endast för ärendets föredragning eller beredning och som inte tillför ärendet sakuppgift som på annat sätt finns dokumenterad. Om dessa minnesanteckningar inte expedieras med ärendet och inte tas om hand för arkivering ska dessa inte räknas som allmänna handlingar och därför inte heller diarieföras. Om de å andra sidan tillför ärendet sakuppgift ska de registreras och arkiveras med övriga handlingar i ärendet. Utkast/koncept Samma regler som för minnesanteckningar gäller för utkast/koncept till färdiga handlingar. Om de inte innehåller information som tillför ärendet sakuppgift ska de inte heller arkiveras med övriga delar av ärendet. Om de å andra sidan är nödvändiga för förståelsen av ärendet ska de arkiveras med övriga handlingar i ärendet. Tänk på: Hemliga handlingar ska alltid registreras!

9 9 3.3 VEM ANSVARAR FÖR DIARIEFÖRING? Dekan/motsv är ytterst ansvarig för att inkommen/upprättad/förvarad handling diarieförs. Vid Malmö högskola skriver de flesta anställda själva sina skrivelser, rapporter och beslut. En ökad del av vår kommunikation sker via e-post och en allt mindre del via vanlig post. Detta gör att varje anställd har ett stort ansvar att se till att handlingar blir diarieförda enligt gällande rutiner. Anställd som tar emot direktadresserad post ansvarar för att handlingen i förekommande fall diarieförs. Viktigt att notera är att varje anställd ska se till att hela ärendet blir diariefört inte bara den handling som initierar det. 3.4 NÄR UTFÖR MAN DIARIEFÖRING? En allmän handling ska registreras utan dröjsmål. Helst ska handlingen registreras samma dag som den inkommer/upprättas (OSL 5:1, 5:3 ). Huvudregeln är att handlingen anses som inkommen när den anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Behörig befattningshavare är till exempel den person som handlägger ärendet eller registrator som har i uppgift att ta emot handlingar. Handling räknas som inkommen oavsett var på högskolan den lämnas eller om den lämnas i ett brevinkast efter stängningsdags. Den dag då handlingen är inkommen överensstämmer inte alltid med den dag då den diarieförs. Som ankomstdatum ska användas när handlingen i själva verket kom in till myndigheten. Förvaltningslagen utgår ifrån att som sista inlämningsdag räknas hela dagen det vill säga fram till midnatt, den post som lämnats in under natten brukar därför räknas som inkommen dagen innan. För e-post gäller det datum och klockslag när e-postmeddelandet först fanns tillgängligt på högskolans server och hade varit möjligt att ta del av för mottagaren även om denne inte rent fysiskt befann sig på plats. För handlingar som skickats via fax gäller det datum och klockslag när faxmeddelandet skrevs ut. 3.5 VAD SKA MAN INTE DIARIEFÖRA? Vad ska inte diarieföras? Allt behöver inte diarieföras. Syftet med diarieföringen är som tidigare nämnts att tillgodose såväl den egna organisationens behov av tillgång till sina handlingar som allmänhetens rätt till insyn. Vissa handlingar är inte av den digniteten att registrering av dem är nödvändig för att uppfylla ovannämnda krav. Bland det som inte skall diarieföras är: - Handlingar av ringa betydelse - Handlingar som hålls ordnade på annat sätt (ex. fakturor, protokoll) - Handlingar som inte är allmänna (ex. internt arbetsmaterial, minnesanteckningar som inte arkiveras) - Privata brev som inte berör tjänsten - Biblioteksmaterial - Anonyma eller obegripliga brev - Handlingar som skickats till fel myndighet

10 10 - Rutinmässiga inbjudningar till konferenser, kurser och seminarier riktade till många mottagare - Rutinartade förfrågningar ( När börjar tentan på måndag?) - Cirkulär/rundskrivelser där högskolan inte förväntas inkomma med svar eller fatta åtgärd - Handlingar som bara kommit in för kännedom och som inte behöver besvaras - Statistiska meddelanden - Broschyrer, reklamtryck, tidskrifter - Observera att handlingens ringa betydelse för verksamheten ska vara uppenbar. Vid tveksamhet bör den registreras. Handlingar av ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. Handlingar som inte är allmänna gallras av handläggaren när ärendet är avslutat eller vid inaktualitet. Om det fattas beslut om att handlingen tillför ett diariefört ärende sakuppgift skall den registreras på det ärendet. Om handlingen av annat skäl ska arkiveras ska den dock tas upp i arkivförteckningen och arkivläggas i egen arkivserie. I dessa fall får handlingen inte gallras utan ska bevaras för framtiden. Observera också att handlingar aldrig kan räknas som interna om de kommer in till högskolan från annan myndighet. Även sådant arbetsmaterial bildar allmänna handlingar och ska hanteras därefter. Privata brev som inte berör tjänsten Brev som inte gäller ett ärende eller brev som är avsedda för mottagaren som innehavare av annan ställning ska inte diarieföras. Detta kan exempelvis gälla om en medarbetare också är redaktör för vetenskaplig tidskrift vilken är frikopplad från Malmö högskola. Biblioteksmaterial Rent inkommet biblioteksmaterial ska inte diarieföras. Anonyma eller obegripliga brev Anonyma handlingar behöver inte diarieföras. Handlingar som saknar betydelse behöver inte heller diarieföras. Tänk dock på att detta inte är kopplat till vilket språk handlingen är skriven på utan att handlingen verkligen ska vara obegriplig. Handlingar som skickats till fel myndighet Felskickade handlingar behöver inte diarieföras. Tänk dock på att i serviceskyldigheten i 6 förvaltningslagen anges att myndighet ska hjälpa annan myndighet inom ramen för sin verksamhet, i detta ingår att skicka vidare feladresserad post. 3.6 JK-BALANSEN Senast den 1 mars varje år ska Malmö högskola redovisa en ärendeförteckning på externt initierade ärenden till Justitiekanslern (JK). Registrator vid Rektors kansli skickar ut information samt riktlinjer för rapporteringen till områdena/fakulteterna. Efter insamling av uppgifter sammanställs ärendeförteckningen på Rektors kansli av registrator. För att underlätta arbetet med JK-balansen är det lämpligt att fortlöpande avsluta ärenden samt att JK-markera externt initierade ärenden i W3D3. Skyldigheten att lämna in en förteckning över oavslutade ärenden finns reglerad i 29 Myndighetsförordningen (2007:515).

11 HUR GÖR JAG FÖR ATT DIARIEFÖRA? Malmö högskola använder sedan 1999 ärendehanteringssystemet W3D3 och diarieföringsmodulen. I dagsläget används inga andra moduler. W3D3 används i sitt ursprungsutförande och utöver serieindelning har inga anpassningar gjorts. Serier i W3D3 Av praktiska skäl är diarieföringsmodulen i W3D3 uppdelad i enskilda serier (databaser). Det finns en serie för varje område/fakultet. Två av dessa fakulteter, Hälsa och samhälle och Odontologiska fakultet, har dessutom separerat sina personalärenden till särskilda PA-serier. Det finns en serie för förvaltningen men vissa ärenden som handläggs på studieadministrativa avdelningen, vilken är organisatoriskt placerad under förvaltningen, har fått en egen serie. Den centrala personalavdelningen har en egen serie samt den särskilda verksamheten Enheten för kompetensutveckling. Beroende på verksamhetens skilda funktioner och behov har serierna konfigurerats olika. Exempelvis kan färdiga ärendemeningar skilja sig åt. Roller/behörigheter Rollerna i W3D3 knyts till respektive serie. Beroende på användarens tjänsteutövning tilldelas olika roller. Rollerna i sig ger olika behörigheter inom respektive serie, vilket medför att en användare kan tilldelas olika roller i de olika serierna. Nedan följer en förteckning över de olika rollerna och dess innebörd. Det är endast de markerade rollerna som ges som behörighet bl a beroende på hur Malmö högskola organiserat sin ärendehantering. Roller i systemet (serie) Administratör Huvudregistrator Registrator Se sekretess Se-behörighet Handläggare med utökad behörighet Handläggare Behörighet Fulla rättigheter till systemet Kan konfigurera fält inom sin serie Kan skapa ärende och tilldela handläggare samt avsluta/stänga ärendet. Kan söka/se alla ärenden och handlingar med dokument inom en serie. Kan söka/se alla icke sekretessbelagda ärenden och handlingar med dokument inom en serie. Får registratorsbehörighet på sina egna ärenden. Kan också själv skapa ett ärende med sig själv som handläggare. Kan kombineras med Sebehörighet. Kan inte komma åt någonting om handläggaren inte har blivit tilldelad något ärende av registrator, kan inte se andra ärenden än sina egna. Kan kombineras med Se-behörighet. Diarieplan Diarieplanen beskriver vilka kategorier av ärenden som förekommer vid högskolan.

12 12 Samlingsnummer Vi ska inte använda samlingsnummer vid diarieföring. Samlingsnummer innebär att man under samma diarienummer samlar flera olika ärenden som berör samma sak. Om samlingsnummer hade använts hade återsökning av ärenden blivit svårare och tillförlitliga sammanställningar hade inte heller kunnat utföras om man blandar rena ärenden med samlingsnummer. Ärende och handling De begrepp som ofta benämns i diariet är ärende och handling. Det är av stor vikt att särskilja dessa två komponenter. Ärendet kan liknas vid en pärm eller en mapp som innehåller ett antal handlingar. Ärende Ärendemeningen ska beskriva hela ärendet. Vad som är viktigt att tänka på är att ärendemeningen ska vara så specifik och beskrivande som möjligt så att den på ett lätt sätt kan återsökas i diariet. Det får dock inte förekomma några förkortningar i ärendemeningen, ej heller några personnummer. Vid registrering av nytt ärende, var noga med att fylla så många informationsfält som möjligt. När ett ärende är registrerat får ärendet automatiskt ett unikt ärendenummer exempelvis; Serie diariebeteckning år löpnummer Åtgärd/Handling Handlingsmeningen ska beskriva varje enskild handling i ärendet. En handling kan vara ett dokument, likväl som en samlad ansökan eller tjänsteanteckningar till telefonsamtal. Handlingsmeningen ska vara så specifik som möjligt och får heller inte bestå av förkortningar. Handlingen får ett löpnummer i ärendet, exempelvis MAHR /135/2 men handlingens löpnummer i ärendet skrivs sällan ut på pappershandlingen. Ett originaldokument kan vara en digitalhandling eller en pappershandling som då kan skannas in. Ett telefonsamtal genererar inget dokument, om inte en tjänsteanteckning skrivits. Arbetsdokument i W3D3 Ett arbetsdokument i W3D3 är ett digitalt dokument som ej är fastställt på ärendet. Ett arbetsdokument är ingen offentlig handling. Det är ditt arbetsmaterial tills du väljer att antingen kasta det eller fastsälla det som en allmän handling på ärendet. 3.8 VILKA UPPGIFTER SKA REGISTRERAS Vilka uppgifter ska registreras i W3D3? Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska det finnas fyra obligatoriska uppgifter (metadata) i ett diarium. Dessa inbegriper: - datum då handlingen inkom eller upprättades - diarienummer eller annan beteckning - avsändare eller mottagare (får uteslutas om det krävs med hänsyn till sekretess) - ärendemening/handlingsmening MAHR /135

13 13 Utöver de lagstadgade föreskrifterna av vilka uppgifter som ska ingå i ett diarium registreras ofta mer information (metadata) om respektive ärende. De kompletterande uppgifterna ska underlätta för verksamheten, då bl a spårbarheten förbättras, rapporter kan enklare sammanställas och bevakning av pågående ärenden uppmärksammas. Nedan följer exempel på information (metadata) som i förekommande fall ska registreras. Ärendekort Fältnamn Beskrivning Ärendemening Tydlig beskrivande mening som inbegriper hela ärendet. Finns valbara färdiga ärendemeningar skall dessa i första hand väljas. Ad-acta Ad acta läggning innebär att ärendet läggs till handlingarna och är därmed avslutat och stängt för vidare arbete. JK-balans Markering i denna ruta ska alltid ske vid inkomna externa ärenden. PUL Bör markeras om man vet att handlingen innehåller känslig information. Endast en teknisk markering. Motpart En motpart är en part som hela ärendet kretsar kring. I ett remissärende kan t ex Högskoleverket vara motpart. Registrator Anger vem som registrerat ärendet. Handläggare Anger vem/vilka som är handläggare på ärendet men fältet används ej i dagsläget på Mah då inga handläggare finns inlagda i systemet. Kontaktperson Anger vem som är kontaktperson på ärendet, om annan än handläggaren. På Mah används fältet även för att ange handläggare. Jämför Referens till liknande ärende hos extern part. Förvaringsplats Används om förvaringen avviker från gängse rutiner. Avdelning Avdelning inom enhet. Diarieplanbeteckning Klassificering av ärendet utifrån Mah:s diarieplan. Ärendestatus Anger vad som sker med ärendet just nu. Fältet används ej på Mah. Ärendetyp Övergripande typklassificering av ärendet t ex. avtal, befordran. Fältet används ej på Mah. Datumfält Registreringsdatum fylls i automatiskt när ärendet skapas. Expedieringsdatum Den datum då handlingen skickas iväg. Avslutsdatum Den datum ärendet är färdigbehandlat (förväxlas ej med beslutsdatum). Gallringsdatum Bevakningsdatum Ett eller flera bevakningsdatum, kan sättas med eller utan e-postpåminnelse. Teknisk sekretess, döljer hela ärendet för de som inte är behöriga. Sekretess, Sekretessknapp i menyrad

14 14 Handlingskort Fältnamn Beskrivning Åtgärd/handling Tydlig beskrivande mening som gäller handlingen. I dagsläget finns inga valbara färdiga handlingsmeningar inlagda. Riktning Det finns oftast en riktning på en handling, IN, UT. Vissa handlingar har ingen riktning och markeras då med --- Ad Acta Intern Om en handling expedieras internt kan denna ruta markeras. Skapad av Namnet på den som fört in handlingen i W3D3, kan vara en person men om handlingen är skannad syns skannerns namn här Registreringsdatum Systemet upprättar datumet, den faktiska tiden då handlingen läggs in i W3D3 Handlingstyp Övergripande typklassificering av handlingen Beskriver hur handlingen finns registrerad i W3D3. Digital, skannad eller originalhandlingen finns endast i pappersform. Används ej på Mah. PuL Bör markeras om man vet att handlingen innehåller känslig information. Endast en teknisk markering. Extern referens Extern referens som gäller själva handlingen t ex extern parts diarienummer. Information(vänster) Informationsruta som gäller handlingen. Avsändare/mottagare Anger vem som är avsändare(in)/mottagare(ut). Information (höger) Informationsruta som gäller avsändaren/mottagaren. Teknisk sekretess, döljer handlingen för de som inte är behöriga. Sekretess, Sekretessknapp i menyrad

15 SKRIVREGLER FÖR REGISTRERING För att upprätthålla diarieföringssystemets kvalitet är det nödvändigt att högskolan upprätthåller gemensamma regler och rutiner. Följande enkla skrivregler gäller för användning av W3D3: - Skriv tydligt - Förkortningar används aldrig! - (i ärendemening är organisatoriska förkortningar godtagbara). - Avsändare/mottagare/motpart - (skrivs in med både fullt namn samt förkortning Kultur och samhälle (KS), Akademiska föreningen (AF) - Ärendemeningen skrivs företrädelsevis på svenska - (engelsk text kan vara med som referens) - Var konsekvent vid benämning av ärenden/handlingar - använd så långt det är möjligt hjälp vid skrivning av ärendemeningar m.m. - Skriv aldrig några personnummer i ärende-/handlingsmening! - Var restriktiv med personnamn i ärendemening - Nämn inte personuppgifter i ärendemening eller liknande när det gäller ärenden om misstanke om tentamensfusk och andra disciplinärenden, sjukpenning, arbetsskada, brottmål och begäran om utlämnande av allmän handling. - Använd kategorisering om möjligt SKANNING Det finns möjlighet att skanna in dokument till W3D3 för att på ett enkelt sätt få tillgång till handlingarna i digital form. En handling som skannas in ses inte som en originalhandling. Diarieför därför pappershandlingen. Alla serier i W3D3 har en funktionsadress (e-postkonto) kopplad till sig, denna funktionsadress kan läggas in i skannern för enklare administration. Inkomna dokument i diarieförda ärenden bör vara digitalt tillgängliga, med undantag för bilagor av sådan omfattning att skanning skulle medföra orimliga kostnader. Inkomna dokument som är av juridisk eller ekonomisk karaktär bör generellt skannas så att de finns digitalt tillgängliga för dem som har behörighet att hantera dem. Vid inköp av ny skanningsutrustning bör man tänka på framtida digitalarkivering, därför bör högskolans arkivarie rådfrågas innan inköp OFFICE-ADD IN Office add-in är ett litet program för att integrera Windows operativsystem med W3D3. Detta möjliggör en smidig överflyttning av e-post och dokument mellan Microsoft Office programvaror Word, Excel, Outlook samt PowerPoint till W3D3, antingen till ett befintligt ärende eller till ett nytt ärende. Office add-in fungerar inte med andra webbläsare eller andra ordbehandlare/kalkylprogram. För installationsanvisningar till Office add-in kontakta centrala registraturen ATT SÖKA I DIARIET Sökning Du kan söka i de serier som du har behörighet till. Sök via ärendekort Söker på information (metadata) om ärenden och handlingar i en eller flera serier.

16 16 Sökbyggaren Söker på information (metadata) om ärenden och handlingar. Du kan bygga din specifika sökning samt spara sökningen. Fritextsökning Går att söka på innehållet i t ex ett fax, ett inskannat dokument eller en bifogad excelfil. Denna sökning OCR tolkar även dokument BEGRÄNSNING I RÄTT ATT TA DEL AV HANDLINGAR I och med att du har behörighet att registrera eller se ärenden i en serie har du möjlighet att ta del av samtliga ärenden samt handlingar i denna serie. Detta gör det möjligt för dig att enkelt hitta information såväl om vilka ärenden som förekommit som de handlingar som registrerats. Det finns dock begränsningar i vilka rättigheter du har. Personuppgifter I ärendehanteringssystemet finns en stor mängd personuppgifter. Av regleringen av behandling av personuppgifter i PUL följer att anställda vid en myndighet endast bör ha tillgång till sådan information som de behöver för sitt arbete. Detta gäller även om uppgifterna är offentliga och ska lämnas ut till den som begär det. Detta innebär att varje sökning i diariet endast får göras för ett berättigat ändamål som har sin grund i verksamheten. Anställda får alltså inte söka efter uppgifter i systemen av privata skäl. Registrering (Loggning) För att begränsa nyttjande av ärendehanteringssystemet som inte ligger i tjänsten registreras allt användande. Bland de uppgifter som registreras ingår t ex öppnande av ärenden, öppnanden av handlingar och registrering i ärenden. Kontroll av vilka användare som utför aktivitet i ärende kan göras. Sekretessmarkering Om du är den som registrerar handlingar behöver du veta att det finns möjlighet att sekretessmarkera handling i ärende. Denna sekretessmarkering utgör endast information om att handling är av känslig natur det innebär inte att den automatiskt kommer att vara hemlig om någon begär ut den, utan sekretessprövning kommer att ske i samband med begäran om utlämnande. När du sekretessmarkerar en handling, kommer handlingen endast att vara tillgänglig för dig själv och för andra som har tillräcklig behörighet i systemet (registratorer på din serie). Övriga med se-behörighet till serien kommer att se att det finns en sekretessmarkerad handling men inte dess namn, och de kan inte heller öppna och läsa den KATEGORISERING För att lätt kunna söka efter ärenden och handlingar i W3D3, bör registreringen ske enligt gemensamma normer. För att göra registreringen så enhetlig som möjligt, finns rullistor i vissa fält. Exempelvis fält där ärendetyp, diariebeteckning och avdelning kan benämnas. Det finns även möjlighet att lägga in i systemet vissa färdiga ärende- samt handlingsmeningar. Ytterligare en funktion för att likrikta registreringen är användandet av ärendemall (kategorisering). Med hjälp av denna funktion slipper användaren manuellt fylla i ärendekortet varje gång ett vanligt förkommande ärende ska registreras. I nuläget finns endast inlagt uppgifter som är valbara från rullist för följande fält; ärendemening, avdelning och diariebeteckning.

17 AVSLUT AV DIARIEFÖRDA ÄRENDEN När ärende avslutas skapar registrator en pappersakt som omfattar samtliga diarieförda handlingar. Det är handläggarens uppgift att rensa akten från kopior och rena arbetsanteckningar där information vilket tillfört ärendet information/uppgift finns noterad på annat sätt. Om handlingen är skannad biläggs endast originalhandlingen. Digitala handlingar som omfattas av en gallringsfrist om tio år eller kortare behöver ej skrivas ut på papper. Det som skall bevaras skall skrivas ut på papper. Handläggare ansvarar för ärendets avslutande. Registrator ska Ad acta-markera ärendet när det är avslutat. Akten arkiveras tillsammans med övriga diarieförda handlingar i arkiv ARKIVERING AV HANDLINGAR I PA-SERIEN Ansökningshandlingar för sökande som inte får tjänst ska arkiveras i två år. När överklagandetiden har gått ut skapar registrator en pappersakt. Digitala ansökningar arkiveras i W3D3 och gallras efter två år. Det innebär att utskrift av digitala ansökningar för sökande som inte fick tjänst inte är nödvändigt ur arkiveringssynpunkt. Ansökningar från de som får tjänst ska arkiveras i pappersformat HUR GÖR JAG NÄR JAG INTE ÄR PÅ ARBETSPLATSEN? Samma regler gäller för e-post som för konventionell post vid tjänstemans frånvaro. En rekommendation är att den anställde före planerad frånvaro vidarebefordrar e-post till kollega. Tjänsteman som läser e-post utanför arbetsplatsen ser till att den registreras utan dröjsmål, om den initierar ärende eller tillför ett ärende uppgifter utav betydelse VAD HÄNDER NÄR JAG AVSLUTAR MIN ANSTÄLLNING När tjänsteman som har behörighet till W3D3 avslutar sin anställning skall denne anmäla detta till centrala registraturen för inaktivering i systemet. HJÄLP Via hemsidan finns ytterligare information om dokumenthantering och dess regelverk. För ytterligare information gällande ärendehanteringssystemet se W3D3:s användarmanual i systemet. Denna användarhandbok är utarbetad efter förlaga från Lunds universitet och med samtycke av universitetsarkivarie Adam Hidestål, Lunds universitet.