Revisionsrapport. Nerikes Brandkår. Granskning av ärendeberedning till Direktionen Anders Pålhed

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Revisionsrapport. Nerikes Brandkår. Granskning av ärendeberedning till Direktionen Anders Pålhed"

Karolina Ekström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Revisionsrapport Granskning av ärendeberedning till Direktionen Nerikes Brandkår Anders Pålhed

2 1. Sammanfattning Inledning Syfte Metod Avgränsning Rutinen hos Nerikes Brandkår Intervju med medlemmar ur Direktionen Slutsats och rekommendationer (6)

3 1. Sammanfattning Nerikes Brandkår har under senare år fått flera nya medlemmar i Direktionen varvid risken finns för att kompetens- och erfarenhetsbrister uppkommer avseende de specifika frågeställningar som finns för räddningstjänsten. Tjänstemännens beredning och presentation av de ärenden som föreläggs Direktionen är därför särskilt viktig för att nya medlemmar ska få fullödiga beslutsunderlag. Hur arbete med ärendeberedning och presentation till Direktionens medlemmar fungerar behöver därför granskas närmare varför revisionen i Nerikes Brandkår givit Ernst & Young i uppdrag att granska detta. Syftet är att granska om beredning av ärenden inför beslut i Direktionen sker på ett ändamålsenligt sätt så att alla medlemmar i Direktionen få bra och ändamålsenliga fakta som underlag för sina beslut. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka krav ställs och rutiner finns etablerade för beredning av ärenden till Direktionen? Hur bedömer ledningen att kraven tillgodoses? Hur bedömer Direktionens medlemmar att omfattning och kvalitet på faktamaterialet tillgodoses inför beslut? Granskningen har genomförts i form av intervju med ledande person hos Nerikes Brandkår, administrativ chef Elisabeth Östlund, avseende gällande rutiner för beredning inför Direktionens beslut. Intervju har också genomförts med tre medlemmar ur Direktionen avseende deras bedömning av hur väl kvaliteten och omfattningen på material inför beslut tillgodoses. Sammantaget bedömer vi att Nerikes Brandkår har bra och ändamålsenliga rutiner för beredning av ärenden inför Direktionens beslut. Det finns etablerade arbetsmetoder som används kontinuerligt, underlagen bedöms vara ordentligt genomarbetade och presenteras utförligt. Enligt intervjuer med Direktionsmedlemmar anser de att arbetsmetoderna och underlag för beslut är mycket bra varför det finns förutsättningar för att beslut kan fattas på korrekta grunder. Dock är de använda konkreta arbetsmetoderna inte dokumenterade i skriftlig arbetsordning för Direktionen varför vi rekommenderar att detta upprättas och införs framgent för att tydliggöra Direktionens krav på underlag och arbetssätt gentemot tjänstemannaorgansationen. Dessa kan t.ex. införlivas på ett naturligt sätt i respektive års Verksamhetsplan. 3(6)

4 2. Inledning Nerikes Brandkår har under senare år fått flera nya medlemmar i Direktionen varvid risken finns för att kompetens- och erfarenhetsbrister uppkommer avseende de specifika frågeställningar som finns för räddningstjänsten. Tjänstemännens beredning och presentation av de ärenden som föreläggs Direktionen är därför särskilt viktig för att nya medlemmar ska få fullödiga beslutsunderlag. Hur arbete med ärendeberedning och presentation till Direktionens medlemmar fungerar behöver därför granskas närmare. 3. Syfte Revisorerna skall bl.a. pröva om väsentliga förvaltningsfrågor hanteras på ett tillfredsställande sätt inom Nerikes Brandkår. Som underlag för dessa prövningar ligger revisionsplanen där de väsentliga riskerna definierats. Denna granskningsrapport utgör underlag för revisorernas bedömning av en av de väsentliga revisionsfrågor som identifierats i planeringen. Syftet är att granska om beredning av ärenden inför beslut i Direktionen sker på ett ändamålsenligt sätt så att alla medlemmar i Direktionen få bra och ändamålsenliga fakta som underlag för sina beslut. Följande revisionsfrågor har särskilt belysts: Vilka krav ställs och rutiner finns etablerade för beredning av ärenden till Direktionen? Hur bedömer ledningen att kraven tillgodoses? Hur bedömer Direktionens medlemmar att omfattning och kvalitet på faktamaterialet tillgodoses inför beslut? 3.1 Metod Granskningen har genomförts i form av intervju med ledande person hos Nerikes Brandkår, administrativ chef Elisabeth Östlund, avseende gällande rutiner för beredning inför Direktionens beslut. Intervju har också genomförts med medlemmar ur Direktionen avseende deras bedömning av hur väl kvaliteten och omfattningen på material inför beslut tillgodoses. 3.2 Avgränsning Granskningen avser aktuella förhållanden under Intervjuer med medlemmar ur Direktionen har begränsats till tre personer. 4(6)

5 4. Rutinen hos Nerikes Brandkår Inför varje möte med Direktionen håller Presidiet ett förberedande möte. Presidiet består av Direktionens ordförande och de vice ordförandena som tillsammans med de ledande tjänstemännen hos Nerikes Brandkår genomför det förberedeande mötet. Kallelse sker till Presidiets möte senast en vecka innan mötet. Inga handlingar bifogas denna kallelse. På Presidiets möte delas nödvändiga underlag ut samt presenteras ärendet av den/de tjänstemän som handhar det aktuella ärendet. Presidiet beslutar sedemera om ärendets fortsatta innehåll och behandling i Direktionen. Kallelse sker senast en vecka innan möte i Direktionen. I samband med kallelsen bifogas alla nödvändiga underlag avseende ärenden på mötet. På Direktionens möte presenteras ärendet av handläggande tjänsteman så att alla får fullständig information om ärendet. Tillfälle finns för frågor och diskussioner innan beslut ska tas. Utöver beslutsäreden finns också rena informationsärenden på Direktionens möten. Nerikes Brandkår använder ett planeringsverktyg kallat Årshjulet vilket innebär att man för vissa större och principellt viktigare ärenden har en årsplan och arbetsmetodik. T.ex. finns årsplan för arbetet med intern kontroll, taxor och avgifter, budgetramar, budget och bokslut samt rutiner för beslut avseende policys. Beredning i dessa ärenden sker i två steg där ett första möte bereder ärendet och det formella beslutet tas på efterföljande möte. På detta sätt bedöms viktiga frågor få en ordentlig behandling innan beslut tas. Detta arbetssätt har antagits av tidigare versioner av Direktionen och används regelmässigt men finns inte dokumenterat i någon skriftlig arbetsinstruktion, policy eller dylikt. Direktionens arbete styrs formellt av instruktionerna i Förbundsordningen och av Direktionens reglemente. Detta är dock på en övergripande och principell nivå och reglerar inga specifika arbetssätt för Direktionens arbete. Vår bedömning är att det kunde vara bra om också Direktionens praktiska arbete dokumenterades i en arbetsordning och beslutades inför varje verksamhetsår. I denna Direktionens arbetsordning kan för varje år dokumentas, inte bara vilka olika ärenden som är aktuella inklusive tidsplan, utan också Direktionens krav och önskemål på tjänstemannaorganisationen avseende underlag m.m. Detta innebär i praktiken kanske bara ett förtydligande av det nu använda årshjulet men det kan vara lämpligt att dokumentara arbetsordningen t.ex. i respektive års Verksamhetsplan. 5(6)

6 5. Intervju med medlemmar ur Direktionen För att försöka bekräfta ändamålsenligheten i tjänstemannaorganisationens arbete med underlag och beredning till Direktionens möten har intervju genomförts med tre representanter bland Direktionens ordinarie ledamöter (av totalt 10 ledamöter). För att söka ett så representativt underlag som möjligt har urvalet skett så att de intervjuade bl.a. inkluderar medlemmar i Presidiet, större och mindre medlemskommuner, olika politiska partier samt olika kön. Frågeställningarna har varit om man anser att man får kallelse och underlag i tid inför möten för att kunna vara förberedda, kvaliteten på dessa underlag och på de presentationer som ges samt om arbetsklimatet i Direktionen är sådant att öppna diskussioner och möjlighet till frågor föreligger. Utöver ovan beskrivna arbetsordning och presentationer genomför också de politiska grupperna egna möten före Direktionens möte där man har ytterligare möjlighet att få mera information från sina respektive respresentanter i Presidiet. Samtliga intervjuade bekräftade den ovanstående arbetsordningen och berättar att de är mycket nöjda med de underlag och presentationer man får från tjänstemännen. Man anser att arbetsklimatet är mycket gott så att man kan ställa även dumma frågor och diskutera öppet. En total enlighet föreligger om att man får de bästa förutsättningarna för att fatta sina beslut i Direktionen. 6. Slutsats och rekommendationer Sammantaget bedömer vi att Nerikes Brandkår har bra och ändamålsenliga rutiner för beredning av ärenden inför Direktionens beslut. Det finns etablerade arbetsmetoder som används kontinuerligt, underlagen bedöms vara ordentligt genomarbetade och presenteras utförligt. Enligt intervjuer med Direktionsmedlemmar anser de att arbetsmetoderna och underlag för beslut är mycket bra varför det finns förutsättningar för att beslut kan fattas på korrekta grunder. Dock är de använda arbetsmetoderna inte dokumenterade i skriftlig arbetsordning för Direktionen varför vi rekommenderar att detta upprättas och införs framgent för att tydliggöra Direktionens krav på underlag och arbetssätt gentemot tjänstemannaorgansationen. Dessa kan t.ex. införlivas på ett naturligt sätt i respektive års Verksamhetsplan. 6(6)

Relevanta dokument

Genomförda granskningsprojekt under tiden 2008-2014

Genomförda granskningsprojekt under tiden 2008-2014 Datum 1 december 2014 Till Revisionen Från Anders Pålhed 1 Granskning av det olycksförebyggande arbetet (LSO) (rapport 2008-04-21) 1.1 Granskningens