Revisionsrapport granskning av socialnämndens ekonomistyrning

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1(7) Socialtjänsten SN Anette Ståby Ekonomichef Revisionsrapport granskning av socialnämndens ekonomistyrning Förslag till beslut Förvaltningen föreslår nämnden besluta att godkänna förvaltningens förslag till yttrande och kommentarer på rekommendationerna i anslutning till revisionsrapporten kring socialnämndens ekonomistyrning Ärendet Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun granskat socialnämnden i syfte att bedöma om nämndens ekonomiska styrning och kontroll är tillräcklig. Granskningen utmynnade i en revisionsrapport daterad februari 2018, där revisorerna önskar socialnämndens kommentarer på följande rekommendationer: 1. Förtydliga vilka befogenheter chefer på olika nivåer i organisationen har för att vidta åtgärder vid befarade budgetavvikelser. 2. Införa en formell rapportering från första linjens chefer till nämnd. Varje rapporterande enhet anger där sina vidtagna och planerade åtgärder samt dess effekter på prognosen, kompletterat förslag på åtgärder att hantera av överställd ansvarsnivå. 3. Införa en dokumenterad accept från budgetansvariga och deras närmaste chef, innebärande att de åtar sig att hålla budgeten även om den inte anses anpassad till verksamheten. Åtgärder för att hantera bedömd underfinansiering fördelas mellan budgetansvarig och chef efter deras befogenheter. I anslutning till revisionsrapporten har socialnämnden beslutat att: 1. Fortsatt restriktivitet gäller i förvaltningen i enlighet med tidigare beslut.

2 2(7) 2. Förvaltningen får i uppdrag att informera om vilka befogenheter chefer på olika nivåer i organisationen har för att vidta åtgärder vid befarade budgetavvikelser samt att vid behov förtydliga dessa åtgärder. 3. Förvaltningen får i uppdrag att fortsätta med uppföljningarna med första linjens chefer och återkomma till nämnden i maj med en plan för uppföljningarna och en återrapport om vad uppföljningarna 2018 hittills visat och vilka åtgärder som är planerade/vidtagna. Vad gäller rekommendationen om att införa en dokumenterad accept från budgetansvariga och deras närmaste chef, innebärande att de åtar sig att hålla budgeten även om den inte anses anpassad till verksamheten hänvisar förvaltningen bl a till Sundsvalls kommuns chefsavtal. Av chefsavtalet framgår att inom chefens ansvar ingår att ansvara för att verksamhetens mål uppfylls utifrån tilldelade resurser och i enlighet med lagstiftning, politiska och verksamhetsspecifika styrdokument. Inom chefens ekonomiansvar förtydligas i chefsavtalet att: Säkerställa att ekonomiska resurser används på ett effektivt sätt - en god ekonomisk hushållning Ansvara för att upprätta budget för ditt ansvarsområde Ansvara för att kostnader för planerad verksamhet ryms inom angiven budgetram och vidta åtgärder vid avvikelser Ansvara för att styrande dokument, anvisningar och tidplaner följs Ansvara för löpande ekonomisk uppföljning och analys samt tillhandahålla underlag och prognoser Beaktat revisionsrapportens iakttagelser och rekommendationer, socialnämndens beslut i anslutning till revisionsrapporten samt förvaltningens interna arbete som pågått med bl a kontinuerliga ekonomiska uppföljningar med förstalinjens chefer för att uppnå en verksamhet och ekonomi i balans kommer i det fortsatta arbetet även rutiner förtydligas för att säkerställa att åtgärder för att hantera bedömd underfinansiering fördelas mellan budgetansvarig och chef efter deras befogenheter. Bakgrund Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun granskat socialnämnden i syfte att bedöma om

3 3(7) nämndens ekonomiska styrning och kontroll är tillräcklig. Granskningen utmynnade i en revisionsrapport daterad februari Den sammanfattande bedömningen i revisionsrapporten är att socialnämndens ekonomiska styrning och kontroll är otillräcklig. Bedömningen grundar sig dels på att socialnämnden överskridit sin ram med 150 miljoner kronor, dels på brister i den ekonomiska styrningen av äldreomsorgsverksamheten. Följande iakttagelser redovisas i rapporten: Det ekonomiska ansvaret bedöms som tydligt beskrivet i kommunövergripande styrdokument och chefsavtal. Men befogenheterna att vidta åtgärder, som bör skilja sig åt på olika nivåer i organisationen, är dock inte tydligt beskrivna. Resurstilldelningen till äldreomsorgens enheter är känd och förankrad. Den är dock ej accepterad av enheterna i den mening att den upplevs rimlig i förhållande till den verksamhet som bedrivs. Uppföljningen av ekonomin bedöms fungera väl. Rapporteringen bedöms dock inte vara tillräckligt anpassad till att stimulera rapportmottagarens beslutsfattande. Förslag till åtgärder som lämnats av förvaltningsledningen och de beslut som tagits av nämnden bedöms som tillräckliga. Det finns dock brister i genomförandet som sammantaget gör att åtgärderna är otillräckliga. Från rapporter och protokoll kan det bekräftas att nämnden ger förvaltningsledningen feedback. Att förvaltningsledningen ger motsvarande feedback till äldreomsorgens enhetschefer, kan inte styrkas med stöd av genomförda intervjuer. Med stöd av jämförelser hämtade ur Kommun och Landstingsdatabasen Jämföraren och Rådet för främjande av kommunala analysers effektivitetsindikatorer, bedöms äldreomsorgens resursförbrukning som rimlig i förhållande till verksamheternas utfall. Det rättfärdigar dock inte äldreomsorgens budgetavvikelse. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar revisorerna vid Ernst & Young socialnämnden att: Förtydliga vilka befogenheter chefer på olika nivåer i organisationen har för att vidta åtgärder vid befarade budgetavvikelser.

4 4(7) Införa en dokumenterad accept från budgetansvariga och deras närmaste chef, innebärande att de åtar sig att hålla budgeten även om den inte anses anpassad till verksamheten. Åtgärder för att hantera bedömd underfinansiering fördelas mellan budgetansvarig och chef efter deras befogenheter. Införa en formell rapportering från första linjens chefer till nämnd. Varje rapporterande enhet anger där sina vidtagna och planerade åtgärder samt dess effekter på prognosen, kompletterat förslag på åtgärder att hantera av överställd ansvarsnivå. Granskningsrapporten har översänts till socialnämnden för yttrande där revisorerna önskar socialnämndens kommentarer på ovanstående rekommendationer senast 4 maj Ärendets tidigare handläggning Vid socialnämnden sammanträde beslutade nämnden att Fortsatt restriktivitet gäller i förvaltningen i enlighet med tidigare beslut. Förvaltningen får i uppdrag att informera om vilka befogenheter chefer på olika nivåer i organisationen har för att vidta åtgärder vid befarade budgetavvikelser samt att vid behov förtydliga dessa åtgärder. Förvaltningen får i uppdrag att fortsätta med uppföljningarna med första linjens chefer och återkomma till nämnden i maj med en plan för uppföljningarna och en återrapport om vad uppföljningarna 2018 hittills visat och vilka åtgärder som är planerade/vidtagna. Chefsavtal Enligt chefsavtalet är cheferna inom Sundsvalls kommunkoncern arbetsgivarföreträdare med formellt ansvar för verksamhet, personal, ekonomi och information/kommunikation. I ansvaret som chef förtydligas i chefsavtalet att verksamhetsansvaret bl a innebär att ansvara för att verksamhetens mål uppfylls utifrån tilldelade resurser och i enlighet med lagstiftning, politiska och verksamhetsspecifika styrdokument. Inom chefens ekonomiansvar förtydligas i chefsavtalet att: Säkerställa att ekonomiska resurser används på ett effektivt sätt - en god ekonomisk hushållning

5 5(7) Ansvara för att upprätta budget för ditt ansvarsområde Ansvara för att kostnader för planerad verksamhet ryms inom angiven budgetram och vidta åtgärder vid avvikelser Ansvara för att styrande dokument, anvisningar och tidplaner följs Ansvara för löpande ekonomisk uppföljning och analys samt tillhandahålla underlag och prognoser Förvaltningens interna arbete för att uppnå en verksamhet och ekonomi i balans inom äldreomsorgen Förvaltningen har under de senaste åren identifierat och analyserat ett antal områden vilka i jämförelse med nationella mått och liknande kommuner bidragit till en högre nettokostnad och därmed en ökad ekonomisk obalans inom äldreomsorgen. I arbetet med en verksamhet och ekonomi i balans inom äldreomsorgen har vissa politiska beslut fattats och arbete pågått/pågår kring bl a: Ersättningssystem inom LOV-hemtjänst, SN 1 juli 2015 övergång till beställd tid och anpassning av ersättningsnivåerna Beslutade insatser inom hemtjänsten, SN 1 januari 2016 sänkt beställd tid med timmar Avgifter, KF 1 april 2017 anpassning av avgifterna i nivå med liknande kommuner Lokalkostnader - anpassning av lokalytor och därmed kostnaderna i nivå med liknande kommuner Heltid som norm Införande av Skönsmomodellen Parallellt har under åren genomförts kontinuerliga ekonomiska uppföljningar med första linjens chefer samt verksamhetschef och biträdande verksamhetschefer i syfte att uppnå en verksamhet och ekonomi i balans inom äldreboenden och hemtjänst vilket fortgår. Ekonomiska effekter kan bl a utläsas vid jämförelse av äldreomsorgens nettokostnad åren jämfört med den s k referenskostnaden, d v s vad verksamheten borde ha kostat baserat på strukturella skillnader som

6 6(7) demografi, geografi och socioekonomi med andra kommuner. Där kan följas en minskad avvikelse de senaste åren där nettokostnaden närmar sig referenskostnaden parallellt med en minskad negativ avvikelse mot budget vid boksluten. För år 2016 var den redovisade nettokostnad 5,3 procent högre jämfört med referenskostnaden att jämföra med år 2014 då den redovisade nettokostnaden för äldreomsorgen var 14,7 procent högre jämfört med referenskostnaden. Den sänkta nettokostnaden återfinns inom både äldreboende samt hemtjänst, se figurer nedan. Vid bokslutet för år 2017 redovisades en fortsatt resultatförbättring om närmare 10 miljoner kronor avseende hemtjänsten. Tabell 1, Nettokostnad och referenskostnad äldreomsorg år , Äldreomsorg Nettokostnad äldreomsorg, kr/inv Referenskostnad äldreomsorg, kr/inv Avvikelse kr/invånare Nettokostnadsavvikelse äldreomsorg, (%) 4,6 14,7 10,6 5,3 Avvikelse totalt Mkr (miljoner kronor) 43,9 144,7 108,1 54,8 (Positiv avvikelse - svarta siffror - är högre nettokostnad jämfört med referenskostnaden) Avvikelse bokslut Mkr (miljoner kronor) -87,9-108,7-128,9-83,5 Figur, Kostnad särskilt boende äldreomsorg, kr/inv 65+,

7 7(7) Figur, Kostnad hemtjänst, kr/inv 65+, Silvia Sandin Viberg Socialdirektör Anette Ståby Ekonomichef