Granskning av årsredovisning Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Halmstads kommun

Transkript

1 Granskning av årsredovisning Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Halmstads kommun Revisionsrapport Mars 2012 Inger Andersson Kerstin Sikander

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 Metod... 3 Granskningsresultat... 3 Verksamhetsmål... 3 Årets resultat... 4 Budgetuppföljning och prognoser... 6 Investeringar... 6 Intern kontroll of 7

3 Inledning PwC har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse (årsredovisning) för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämnders redovisningar. För 2011 har således bl.a. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden valts ut. Vid årsskiftet 2010/2011 slogs Utbildningsnämnden och Arbetslivsnämnden samman till en gemensam nämnd, vilken således ansvarar för arbetsmarknadsåtgärder, ekonomiskt bistånd och gymnasieskolan, kommunal vuxenutbildning och uppdragsutbildning. Bakgrund Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Metod Vi har tagit del av Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden verksamhetsplan och verksamhetsberättelse 2011, liksom Planeringsdirektiv med budget för Halmstads kommun, delårsrapport samt ekonomirapporter och stadskontorets bokslutsanvisningar. Granskningen har företrädesvis koncentrerats på nämndens årsredovisning och ekonomisk uppföljning under året. Vi har även tagit del av redovisning av intern kontroll. Intervju har skett med förvaltningens ekonomichef. Granskningsresultat Verksamhetsmål I samband med bokslutet genomför stadskontoret en uppföljning av nämndernas arbete inom ramen för de nio målområdena och Kommunfullmäktiges övriga prioriteringar. Som ett led i att utveckla uppföljningen fokuserar stadskontoret på resultat och insatser som vidtas/behöver vidtas med anledning av resultatet. Inom aktuella målområden ska information lämnas avseende resultat, aktiviteter, analys och viktiga händelser. Vidare skall en verksamhetsberättelse för nämndens verksamhet 2011 lämnas. I Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsberättelse redovisas fullmäktiges konkretiserade mål inom de olika målområdena enligt nedan: Barn- och utbildning 3 of 7

4 Demokrati och dialog Näringsliv och arbetsmarknad Trygghet säkerhet och folkhälsa För varje konkretiserat mål anger nämnden ett eller flera egna verksamhetsmål för vilka resultat redovisas och kommentars. Totalt redovisas 14 verksamhetsmål. Bedömning och iakttagelser Vi uppfattar nämndens verksamhetsberättelse som informativ. Redogörelsen visar på vilket sätt Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden arbetar med att leva upp till målen. Fastställda måltal för respektive verksamhetsmål uppfattar vi mestadels som uppföljningsbara en utvecklingspotential finns dock. Vi anser att nämnden på en del punkter bör förtydliga huruvida målen kan anses som uppnådda eller ej. Speciellt när det gäller arbetsmarknadsenheten finns en otydlighet. Efter vår genomgång uppfattar vi att inget av verksamhetsmålen är helt uppfyllt. I tre fall kan målen ses som delvis uppfyllda (måluppfyllelsen varierar avseende olika enheter): Andelen gymnasieelever/vuxenstuderande som upplever att de inte alls får vara med och planera sin undervisning skall minska från 6,1 % 2009 till 4 % Andelen elever som alltid upplever sig stressade av skolarbetet ska minska från 7,5 % 2009 till 5 % 2012 Budget i balans 2011 och framåt I fyra fall kan målen ej anses som uppfyllda: Andelen elever som fick slutbetyg var 91 % och detta ska till öka till 93 %. Andelen elever som uppnådde högskolebehörighet var 91 % och detta ska till öka till 92 %. Det genomsnittliga meritvärdet vid Halmstad Gymnasieskola var 14,4 och detta ska till öka till 14,5. Andelen studerande inom Vuxenutbildningen som slutförde sin individuella studieplan 2006 var 75 % och detta ska till 2013 öka till 81 % För resterande sju mål är inte måluppfyllelsegraden kommenterad alternativt är otydligt formulerad. Noterbart är att fullmäktiges konkretiserade mål Den upplevda kvaliteten inom daglig verksamhet ska öka inte finns kommenterad varken i verksamhetsplan eller berättelse. Årets resultat Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens resultat, är liksom budget, fördelat på fem verksamheter: verksamhet 130 Arbetsmarknadsåtgärder, 131 Ekonomiskt bistånd 651 Gymnasieskola, of 7

5 Vuxenutbildning och 669 Uppdragsutbildning. Årets nettokostnad uppgår till 615,5 mnkr. De största avvikelserna mot budget är Arbetsmarknadsåtgärder +3,9 mnkr. Ekonomiskt bistånd -6,5, Gymnasieskolan -6,7 mnkr samt Uppdragsutbildningen -1,1 mnkr. Totalt för Utbildnings och arbetsmarknadsnämnden redovisas således en nettoavvikelse mot budget med -9,5 mnkr. Verksamhet Bokslut Bokslut Budget Avvikelse Mnkr Arbetsmarknadsåtgärder 116,2 112,9 116,8 4,0 Ekonomiskt bistånd 62,3 64,6 58,1-6,5 Gymnasieskola 391,0 387,2 380,5-6,7 Vuxenutbildning 50,6 49,8 50,6 0,8 Uppdragsutbildning 0,9 1,0 0,1-1,1 Summa: 621, ,5-9,5 Verksamheten Arbetsmarknadsåtgärder uppvisar ett överskott med 4,0 mnkr i jämförelse med budget. Främsta orsaken är att projektet Ungdomskraft försenats och att ökad samordning i statliga och kommunala projekt har effektiviserat resursutnyttjandet. Ekonomiskt bistånd har en negativ jämförelse mot budget med -6,5 mnkr. Avvikelsen är en följd av att antalet hushåll som erhåller försörjningsstöd har ökat mer än förväntat. Gymnasieskolan gick in i 2011 med ett balanserat underskott på 5,2 mnkr från Av nämndens bokslutskommentarer framgår att arbetet med kostnadsanpassning till följd av minskat elevantal, som påbörjades under 2010, har tagit längre tid än planerat. Ett nollresultat beräknas kunna nås för verksamhetsåret En positiv budgetavvikelse med 2,6 mnkr noteras för infrastruktursatsningen som kommit igång senare än planerat. Budgetavvikelserna redovisas nedan per gymnasieenhet. Gymnasieenhet Bokslut Budgetavvikelse Bokslut Budgetavvikelse mnkr Kattegattsgymnasiet 109,3-1,8 112,0-3,8 Sannarpsgymnasiet 95,4-2,2 91,9-5,4 Sturegymnasiet 83,1-2,5 81,0-7,4 Klaragymnasiet 14,9-0,2 14,2-0,7 Kansli 88,4 1,4 88,1 10,6 391,1-5,3 387,2-6,7 Beträffande Vuxenutbildningen anges att överskottet på 0,8 mkr beror på att personalkostnaderna blivit lägre än budgeterat då det skett en anpassning till kommande års eventuella verksamhetsminskning. Uppdragsutbildningen redovisade ett underskott på 1,1 mnkr vilket beror på beslut om nedläggning av verksamheten efter det att budgeten fastställts. Låga intäkter tillsammans med höga fasta kostnader förklarar underskottet. 5 of 7

6 Bedömning och iakttagelser Vår bedömning är att de kommentarer och analyser till årets resultat som lämnas i verksamhetsberättelsen är utförliga och ändamålsenliga Vi kan konstatera att gymnasieskolan redovisar ett underskott om -6,7 mnkr (föregående år -5,3 mnkr). Det minskade elevantalet i gymnasieskolan ställer krav på att nämnden genomför tillräckliga åtgärdsplaner för att klara sin budgetram. Det är viktigt att effekterna av nämndens arbete med kostnadsanpassningen noga följs upp. Budgetuppföljning och prognoser Vi har tagit del av de ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden febr mars april maj juni aug sep okt nov utfall -10 Belopp Bedömning och iakttagelser Som framgår ovan har, med undantag för oktober månad, lämnade prognoser legat relativt stilla under större delen av året. I prognosen per redovisades felaktiga intäktsavvikelser med 5,8 mnkr avseende interkommunal ersättning och projektet SMILE. Under de sista månaderna av året har resultatet förbättrats. Främsta orsakerna är dels att åtgärder för den kostnadsanpassning som påbörjades 2010 givit effekt och dels ökade intäkter för interkommunal ersättning. Investeringar Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens investeringsbudget för 2011 uppgick till 8,6 mnkr. Totalt investerade verksamheten 4,8 mnkr (56 %), varav gymnasieskolorna står för merparten 4,2 mnkr. 6 of 7

7 Intern kontroll Stadskontoret påtalar i sina bokslutsanvisningar att, enligt kommunens internkontrollreglemente, ska nämnderna senast i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av internkontrollen till Kommunstyrelsen. Redovisning av genomförda internkontroller under 2011 har behandlats av Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i särskilt ärende. I verksamhetsberättelsen finns en sammanfattande skrivning. Följande moment har ingått i plan 2011: First Card hantering vid UAF (Hantering, uppföljning och se över befintliga rutiner) Före anställning av visstidsanställda sker, ska kontroll av LAS ske via HR-assistent på UAF (Hantering och dokumentation) Serviceåtagande och tillgänglighet (Granskning av UAF Kansliets telefontillgänglighet och informationshänvisning Kontroll av elevens åtgärdsprogram (Kontroll att regelverk efterlevs och dokumenthantering) Utbetalning till klienter - Försörjningsstöd (Enligt beslut, till rätt mottagare) Beslut rörande klienter Försörjningsstöd (Enligt riktlinjer och lag) Dokumentation brukare - Daglig verksamhet (Enligt Socialstyrelsens riktlinjer) Dokumentation klienter Försörjningsstöd (Enligt Socialstyrelsens riktlinjer) Individregistrering Försörjningsstöd (Korrekt registrering av individer i IT-system) Under året har samtliga kontrollmoment utom First Card (denna kommer att genomföras våren 2012) genomförts. I verksamhetsberättelsen anges avslutningsvis att Överlag har internkontrollen under 2011 skett enligt de fastställda intentionerna från utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Däremot måste ett övergripande förbättringsarbete göras för att förtydliga vilka åtgärder som behöver vidtas för att ta itu med påträffade brister. En sådan redovisning ska presenteras för utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Bedömning och iakttagelser Vi uppfattar Utbildnings- och arbetsmarknadsnämndens intern kontrollarbete som ett bra exempel. Vi vill särskilt lyfta fram att ärendet behandlas i en särskild punkt och att nämnden här får en mer utvidgad presentation av resultat och motivering till varför just dessa punkter kontrollerats. 7 of 7