Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning
|
|
- Viktoria Karlsson
- för 7 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 - Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag är att utföra arkiveringsuppdrag, förvalta gemensamt arkivsystem samt fungera som gemensam arkivmyndighet. Förbundet ska tillhandahålla specialistkompetens inom området och stödja förbundsmedlemmarna genom utbildning samt gemensamma standarder och riktlinjer. 1 Utbilda Ge råd Ställa krav Råd och stöd Arkiv Avställa Paketera Bevara Söka Beställa Hämta Tillgänglighet Verksamhetsidé har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt förbundsmedlemmarna. ska bli ett e-arkiv värt att lita på. Målsättningen är att e-arkivet: Uppfyller krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper För en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten en avgörande förutsättning. erbjuder därför förbundsmedlemmarna utbildning samt råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv. Genom att övertar vissa arkivmyndighetsfunktioner kan förbundet lyfta ansvar från förbundsmedlemmarna när det gäller utlämnande av allmän information och vård av överlämnade elektroniska arkiv. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt.
2 2 Förbundsfullmäktige är förbundets högsta beslutande organ. Varje förbundsmedlem utser en ledamot och en ersättare till förbundsfullmäktige. Förbundsfullmäktige sammanträder två gånger om året. Förbundsfullmäktige utser förbundsstyrelse som består av sju ledamöter och sju ersättare. Förbundsstyrelsen ska ha så bred representation som möjligt. Kommuner med mer än invånare har fast representation i styrelsen. Den operativa verksamheten leds av en tillförordnad förbundschef fram till dess att ordinarie förbundschef rekryterats. Bilden nedan illustrerar organisationen och förbundets huvudsakliga verksamhetsfunktioner och roller: Personal En projektorganisation fungerar som interimsförvaltning tills den ordinarie personalen är rekryterad. Interimsförvaltningen bemannas av personer anställda hos förbundsmedlemmarna och hanteras som en överenskommelse mellan och berörda förbundsmedlemmar. Interimsförvaltningen bemannas av personer som deltagit i konceptstudien e-arkiv. Förutom att leda det administrativa bildandet så behöver verksamhetskunskap säkerställas när det gäller e-arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Rekryteringen av personal påbörjades i samband med att beslut om att bilda kommunalförbundet hade fattats hos kommunerna och Region Blekinge. Förbundsstyrelsen anställer förbundschef och tf förbundschef/förbundschef anställer övrig personal.
3 3 Lokal organisation För att säkerställa att verksamheten ger så stor nytta som möjligt och tar hänsyn till aktuella behov hos medlemsorganisationerna utses hos varje förbundsmedlem: Objektägare (kontaktperson) med mandat att tillsätta resurser och fatta beslut. Objektspecialist som har insikt i förbundsmedlemmens informationshantering. Objektägare och objektspecialister involveras i planeringen av förbundets verksamhet och genomförandet av förbundets uppdrag. Kontaktpersonerna hos förbundsmedlemmarna deltar i det löpande arbetet inom ramen för sina ordinarie anställningar. ansvarar för fortlöpande information och samråd. Förbundet ska särskilt beakta behoven hos de organisationer som inte har egen specialistkompetens när det gäller arkiv och dokumenthantering. Samarbetet För att säkerställa ett hållbart långsiktigt digitalt bevarande behövs både arbete på hemmaplan och hos den gemensamma arkivorganisationen. Samarbetet mellan den lokala organisationen och beskrivs översiktligt i tabellen nedan. Lokal organisation Ordna och återsöka information i lokalt pappersarkiv Hantera dagliga informationsflödet Delta i avställningsprojekt Delta vid utbildningar och framtagande av dokumenthanteringsplaner Arkivrevision intern kontroll av informationshanteringen. Ordna och återsöka information i digitalt slutarkiv Hantera långsiktigt bevarande Leda och samordna avställningsprojekt Tillhandahålla utbildningar, bollplank/ diskussionspartner i arkivfrågor Arkivinspektion och samordning av uppföljning och rapportering av hur tillsyn fungerar. Kommunikation Förbundets webbplats byggs upp under året och ska ge adekvat information till förbundets målgrupper som är allmänheten som önskar ta del av arkiverad information, politiker, anställda i medlemskommunerna samt andra intressenter och samarbetspartners. För kommunikation och information riktad framförallt till objektägare, objektspecialister samt delaktiga i aktuella projekt finns ett webbaserat forum. Här kommer det att finnas möjliget att diskutera olika frågor, dela dokument och följa det som händer i verksamheten. s personal ska vara tillgänglig för olika målgrupper via olika kanaler fast telefon, mobiltelefon, webbtelefon, e-post, webbaserade projektarbetsplatser och forum, sociala medier och personliga besök samt möten både fysiskt och via webb.
4 4 Strategiskt arbete Förslag till handlingsprogram som beskriver de strategiska målen för verksamheten arbetas fram tillsammans med förbundsstyrelsen och beslutas av förbundsfullmäktige. I handlingsprogrammet fastställs bland annat prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och de förekommande verksamhetssystemen. För att säkerställa att förbundets verksamhet bidrar till att realisera de nyttor som identifierats under konceptstudien arbetar förbundet strukturerat med nyttorealisering. En första version av nyttorealiseringsplan har tagits fram inom ramen för konceptstudien. Centrala strategiska dokument för att säkerställa långsiktigt bevarande är bevarandestrategi och bevarandepolicy. För att säkerställa att dessa stämmer med etablerade standarder och metoder sker en kontinuerlig omvärldsbevakning och samverkan med regionala, nationella och internationella nätverk. Dessa dokument tas fram under Förändringar kommer behöva genomföras under året när det gäller kommunernas arkivreglementen och övriga styrande dokument när det gäller arkiv- och dokumenthantering. Vägledning för styrande dokument som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor kommer att publiceras efter granskning av SKL:s jurister. Förbundets tjänster Målsättningen med förbundets verksamhet under den första etappen (år ) är att det ska finnas en grundplattform för e-arkiv på plats för att kunna börja ta emot löpande leveranser från och med den andra etappen (år ). Det är fem olika funktioner som kommer att ingå i förbundets bastjänster, nämligen: 1. Leveranser avställning av information från verksamhetsystem för överlämnande till arkivsystem. 2. Arkivsystem förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. 3. Råd och stöd hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra informationskartläggning samt utbildingar om arkiv och dokumenthantering. 4. Tillgänglighet tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad information. 5. Myndighetsfunktioner tillsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och riktlinjer.
5 5 Bilden nedan visar översiktligt de bastjänster som kommer att tillhandahålla förbundsmedlemmarna under 2015: Leverans Arkivsystem Råd och stöd, tillsyn Pilotprojekt Planera bevarande Utbildning Specifiktioner Slutarkiv (föreredelser) Rådgivning Samsök (förberedelser) Klassificeringsschema Informationskartläggning Rutiner och riktlinjer Det är möjligt för förbundsmedlemmar att avtala särskilt om anslutande tjänster till självkostnadspris. Det kan till exempel handla om att få pappersarkivet ordnat och förtecknat eller att få stöd i det lokala arbetet med att rensa och gallra i it-system. Det kommer också att finnas möjlighet att beställa tilläggstjänster till en avgift som fastslås i förbundsfullmäktige. Samtliga tjänster kommer att presenteras i en tjänstekatalog på s webbplats.
6 6 Fokus 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem på plats hos förbundsmedlemmarna. Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshantering hos deltagande organisationer och hjälpa till med kravställning av nya system skapas förutsättningar för ett enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på sikt. Råd och stöd till förbundsmedlemmarna och kontroller av att lagar och regler följs skapar förutsättningar för en rättssäker informationshantering i den löpande verksamheten. Detta är en förutsättning för att kunna säkerställa att information är äkta och oförändrad även på lång sikt. Gemensamma styrande dokument för arkiv och informationsförvaltning tas fram under Under 2015 planeras kravställning och projekt för att införa arkivsystem. Under året planeras också inför förvaltning och utveckling av systemet, inkluderande systemsäkerhet och kontinuitet. Införande kommer att ske etappvis med en grundplattform för slutarkiv 2017 som första steg. Varje organisation hanterar vid behov verksamhetsnära arkiv i sina e-förvaltningsprojekt. Förbundet bistår med råd när det gäller kravställning av verksamhetsnära arkiv. Fokus under 2015 är också att utreda, planera och förbereda leveranser till e-arkivet i samråd med förbundsmedlemmarnas objektägare, objektspecialister och systemansvariga för aktuella it-system. Viktiga projekt Fördjupad nulägesanalys Under 2015 genomförs en fördjupad nulägesanalys när det gäller bland annat medlemsorganisationernas lokala arkivfunktioner, styrning av informationshantering och uppdatering av systemlista. Nulägesanalysen genomförs genom besök på plats hos förbundsmedlemmarna. Syftet är att ha ett underlag för planeringen inför de kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. Komplettera dokumenthanteringsplaner Enligt den översiktliga nulägesanalys som genomfördes under förstudien våren 2013 saknar ett antal förbundsmedlemmar dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut för några eller samtliga nämnder och bolag. Ett prioriterat projekt är att bistå dessa förbundsmedlemmar i arbetet med att upprätta dokumenthanteringsplaner. Det är nödvändigt för att kunna gallra (kasta/ta bort) information som inte ska bevaras. Det är också en förutsättning för att de anställda ska veta hur informationen i verksamheten ska hanteras på ett strukturerat sätt i enlighet med bestämmelser i lag och gällande råd och riktlinjer. Om information hanteras på ett enhetligt sätt blir det i förlängningen möjligt att förenkla processerna för att hitta och hämta dokument och uppgifter i arkivet. För att effektivt kunna stödja förbundsmedlemmarna upphandlar förbundet ett verktyg för dokumentplanering.
7 7 För att effektivisera arbetet är målsättningen att basera dokumenthanteringsplanerna på mallar som tas fram tillsammans med e-arkivprojektet i Kalmar län, kommunalförbundet ITSAM och andra projekt och initiativ där förbundet har ett nära samarbete. Kompetenshöjning dokumenthantering och arkiv Under 2015 kommer att erbjuda grundläggande utbildning för när det gäller arkiv och dokumenthantering. Utbildningarna planeras i tre etapper i april, september och november. kommer att ta fram ett utbildningspaket för nyanställda och för nya politiker som kan genomföras av kanslichef, jurist, arkivarie eller nämndsekreterare i respektive kommun. En kortare introduktionsutbildning via webb för administrativa ledningsgrupper planeras. Förbättrad kravställning på hemmaplan Förbundsmedlemmarna kommer under hösten att erbjudas grundläggande utbildning för systemförvaltare och personer ansvariga för kravställning av nya verksamhetssystem som upphandlas. Under 2015 påbörjas arbetet med att ta fram listor med generella krav på olika typer av informationssystem när det gäller dokumenthantering och långsiktigt bevarande. Dialog pågår om samarbete med SKL. Ett forum för nätverkande mellan olika professioner som arbetar med informationshantering kommer att erbjudas (arkivarier, informationssäkerhetsspecialister, registratorer, system- /informationsarkitekter med flera). Till exempel genom ett gemensamt forum på webben och gemensamma workshopar. Förbundsmedlemmarna kan också rådfråga s personal om kravställning när det gäller informationshantering och långsiktigt bevarande i samband med upphandling och införande av nya verksamhetssystem och verksamhetsnära arkiv. Målsättningen är att söka extern finansiering för fördjupad utbildning när det gäller informationskartläggning och informationssäkerhet. Syftet är att förbättra förbundsmedlemmarnas beställarkompetens när nya system ska upphandlas och på så sätt på sikt förenkla arbetet med det gemensamma arkivsystemet. Tanken är att beställa uppdragsutbildning från Luleå tekniska universitet. har ett samarbete med Tero Päivärinta, professor vid LTU. Bakgrunden är att Konceptstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge deltog i delprojekt om nyttorealisering inom ramen för Riksarkivets projekt eard (e-arkiv och e-diarium) som leddes av Tero. Pilotprojekt leveranser Under året påbörjas pilotprojekt för avställning och leverans av information till e-arkivet. Enligt de samlade erfarenheterna under förstudierna tar det förberedande arbetet med att utreda och specificera leveranser lång tid räknat i kalendertid. Förslag till pilotprojekt presenteras för förbundsstyrelsen som fattar beslut under våren om att starta leveransprojekt. I samråd med förbundsmedlemmarna sammanställs en preliminär prioritering och planering för system som ska avställas och avvecklas under de närmaste tre åren baserat bland annat på
8 8 uppgifterna som sammanställts i den översiktliga systeminventeringen och den fördjupade nulägesanalysen. Detta sker framförallt i form av gemensamma workshopar för aktuella systemansvariga och verksamhetsspecialister. Under året undersöks också andra möjligheter att få bidrag för att finansiera olika leveransprojekt eller att få ner kostnader och höja kvalitén till exempel genom samverkan med andra organisationer. Samsök arkivinformation Pappersarkiven hanteras som utgångspunkt av respektive förbundsmedlem. Det innebär att en del arkiverad information kommer att finnas hos förbundsmedlemmarna i pappersform, en del i verksamhetsnära arkiv hos förbundsmedlem och en del elektroniska arkiv hos. För att kunna erbjuda allmänhet och forskare möjlighet att hitta rätt kommer förbundet att stödja medlemmarna när det gäller att upprätta och publicera arkivförteckningar ( inventarielistor som beskriver innehållet i arkiven). Att upprätta arkivbeskrivningar och arkivförteckningar är en lagstadgad skyldighet för alla offentliga myndigheter (nämnder och kommunala bolag). Projektet påbörjas redan 2015, eftersom det kan vara ett tidskrävande arbete. Guider och tips för att hitta rätt tillgängliggörs via förbundets webbsida. Digitalisering av pappersarkiv ingår inte i bastjänsterna under de första etapperna. Anledningen är att detta arbete är tidskrävande och i hög grad kostnadsdrivande. Förbundsmedlemmarna kan rådfråga i samband med digitaliseringsprojekt och upphandling av digitalisering när det gäller krav på långsiktigt digitalt bevarande. Om det finns ett intresse är det möjligt att skapa en anslutande tjänst. Införa arkivsystem Under 2015 påbörjas arbetet med kravställning av arkivsystem. Arbetet med att specificera funktionskrav för slutarkiv planerar att genomföra i samverkan med andra arkivinstitutioner i öppet forum. Transparens är avgörande för att kunna säkerställa långsiktig hållbarhet. s strategi när det gäller utveckling, tjänster och/eller produkter och lösningar kommer också att utarbetas i samband med att kravställningen påbörjas. Eftersom det är en ny marknad med i hög grad nyutvecklade system är det viktigt att förbundet har tillgång till en god beställarkompetens när det gäller it och system för att kunna få system på plats som stödjer förbundets verksamhet på ett kostnadseffektivt och hållbart sätt. Under uppstarten av verksamheten ingår att säkerställa att sådan kompetens kommer att finnas tillgänglig. Planering av uppbyggnad av driftsmiljö respektive test- och speglad miljö genomförs under året tillsammans med it-avdelningarna hos Växjö och Karlskrona. Rekommendationen från konceptstudien är att i första hand bör kommunalt ägd organisation ansvara för den tekniska driften, förslagsvis Växjö kommun och Karlskrona kommun. Av den organisation som ska hantera den tekniska driften krävs: God infrastruktur för IT. Godkänd driftmiljö avseende säkerhet och tillgänglighet.
9 9 Kapacitet på drifthallen med möjlighet till expansion. It-kompetens för tekniken som krävs. Höga krav på serviceavtal (SLA), redundans och backup. Produktionsmiljö samt speglad miljö inklusive test- och utveckling bör finnas på två olika fysiska orter. Driftsmiljön ska vara helt separat/fristående från den organisation som ansvarar för den. Installationer får inte delas med kommunens ordinarie verksamhet. Om det inte finns någon organisation som uppfyller kraven kan extern drift komma i fråga. Förväntad utveckling Från och med år 2016 tar den gemensamma organisationen över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn och de elektroniska arkiv som levereras in. Det innebär att arbetet med att genomföra arkivinspektioner ute hos deltagande kommuner och att upprätta handlingsplaner kan påbörjas år När alla nämnder och bolag har dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut fortsätter arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanerna för de nämnder och bolag som har inaktuella beslut. Målsättningen är att förbättra dokumenthanteringsplanerna så att allt fler planer är processbaserade enligt principerna för verksamhetsnära arkivredovisning och standardiserade så att hanteringen inte skiljer sig mer än nödvändigt mellan förbundsmedlemmarna. Detta för att det på sikt ska bli enklare att söka och snabbare att få tillgång till dokument och andra uppgifter. Under år 2016 införs grundplattform för gemensamt slutarkiv för elektroniska arkiv. Inriktningen är att ta hand om information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till insyn och för forskningen. Med specialiserade leveransteam är målsättningen att förbundet ska kunna erbjuda förbundsmedlemmarna både snabbare och mer kostnadseffektiva leveranser. Under den andra etappen (år 2017 och 2018) formeras det första leveransteamet. Det innebär att en itarkivarie/utvecklare samt ytterligare en arkivarie rekryteras för att kunna utöka förbundets verksamhet med att genomföra kontinuerliga leveranser. De preliminära långsiktiga planerna beskrivs i dokumentet Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring ( ) som togs fram under konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge.
10 - Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag är att utföra arkiveringsuppdrag, förvalta gemensamt arkivsystem samt fungera som gemensam arkivmyndighet. Förbundet ska tillhandahålla specialistkompetens inom området och stödja förbundsmedlemmarna genom utbildning samt gemensamma standarder och riktlinjer. 1 Utbilda Ge råd Ställa krav Råd och stöd Arkiv Avställa Paketera Bevara Söka Beställa Hämta Tillgänglighet Verksamhetsidé har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt förbundsmedlemmarna. ska bli ett e-arkiv värt att lita på. Målsättningen är att e-arkivet: Uppfyller krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper För en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten en avgörande förutsättning. erbjuder därför förbundsmedlemmarna utbildning samt råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv. Genom att övertar vissa arkivmyndighetsfunktioner kan förbundet lyfta ansvar från förbundsmedlemmarna när det gäller utlämnande av allmän information och vård av överlämnade elektroniska arkiv. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt.
11 2 Förbundsfullmäktige är förbundets högsta beslutande organ. Varje förbundsmedlem utser en ledamot och en ersättare till förbundsfullmäktige. Förbundsfullmäktige sammanträder två gånger om året. Förbundsfullmäktige utser förbundsstyrelse som består av sju ledamöter och sju ersättare. Förbundsstyrelsen ska ha så bred representation som möjligt. Kommuner med mer än invånare har fast representation i styrelsen. Den operativa verksamheten leds av en tillförordnad förbundschef fram till dess att ordinarie förbundschef rekryterats. Bilden nedan illustrerar organisationen och förbundets huvudsakliga verksamhetsfunktioner och roller: Personal En projektorganisation fungerar som interimsförvaltning tills den ordinarie personalen är rekryterad. Interimsförvaltningen bemannas av personer anställda hos förbundsmedlemmarna och hanteras som en överenskommelse mellan och berörda förbundsmedlemmar. Interimsförvaltningen bemannas av personer som deltagit i konceptstudien e-arkiv. Förutom att leda det administrativa bildandet så behöver verksamhetskunskap säkerställas när det gäller e-arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Rekryteringen av personal påbörjades i samband med att beslut om att bilda kommunalförbundet hade fattats hos kommunerna och Region Blekinge. Förbundsstyrelsen anställer förbundschef och tf förbundschef/förbundschef anställer övrig personal.
12 3 Lokal organisation För att säkerställa att verksamheten ger så stor nytta som möjligt och tar hänsyn till aktuella behov hos medlemsorganisationerna utses hos varje förbundsmedlem: Objektägare (kontaktperson) med mandat att tillsätta resurser och fatta beslut. Objektspecialist som har insikt i förbundsmedlemmens informationshantering. Objektägare och objektspecialister involveras i planeringen av förbundets verksamhet och genomförandet av förbundets uppdrag. Kontaktpersonerna hos förbundsmedlemmarna deltar i det löpande arbetet inom ramen för sina ordinarie anställningar. ansvarar för fortlöpande information och samråd. Förbundet ska särskilt beakta behoven hos de organisationer som inte har egen specialistkompetens när det gäller arkiv och dokumenthantering. Samarbetet För att säkerställa ett hållbart långsiktigt digitalt bevarande behövs både arbete på hemmaplan och hos den gemensamma arkivorganisationen. Samarbetet mellan den lokala organisationen och beskrivs översiktligt i tabellen nedan. Lokal organisation Ordna och återsöka information i lokalt pappersarkiv Hantera dagliga informationsflödet Delta i avställningsprojekt Delta vid utbildningar och framtagande av dokumenthanteringsplaner Arkivrevision intern kontroll av informationshanteringen. Ordna och återsöka information i digitalt slutarkiv Hantera långsiktigt bevarande Leda och samordna avställningsprojekt Tillhandahålla utbildningar, bollplank/ diskussionspartner i arkivfrågor Arkivinspektion och samordning av uppföljning och rapportering av hur tillsyn fungerar. Kommunikation Förbundets webbplats byggs upp under året och ska ge adekvat information till förbundets målgrupper som är allmänheten som önskar ta del av arkiverad information, politiker, anställda i medlemskommunerna samt andra intressenter och samarbetspartners. För kommunikation och information riktad framförallt till objektägare, objektspecialister samt delaktiga i aktuella projekt finns ett webbaserat forum. Här kommer det att finnas möjliget att diskutera olika frågor, dela dokument och följa det som händer i verksamheten. s personal ska vara tillgänglig för olika målgrupper via olika kanaler fast telefon, mobiltelefon, webbtelefon, e-post, webbaserade projektarbetsplatser och forum, sociala medier och personliga besök samt möten både fysiskt och via webb.
13 4 Strategiskt arbete Förslag till handlingsprogram som beskriver de strategiska målen för verksamheten arbetas fram tillsammans med förbundsstyrelsen och beslutas av förbundsfullmäktige. I handlingsprogrammet fastställs bland annat prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och de förekommande verksamhetssystemen. För att säkerställa att förbundets verksamhet bidrar till att realisera de nyttor som identifierats under konceptstudien arbetar förbundet strukturerat med nyttorealisering. En första version av nyttorealiseringsplan har tagits fram inom ramen för konceptstudien. Centrala strategiska dokument för att säkerställa långsiktigt bevarande är bevarandestrategi och bevarandepolicy. För att säkerställa att dessa stämmer med etablerade standarder och metoder sker en kontinuerlig omvärldsbevakning och samverkan med regionala, nationella och internationella nätverk. Dessa dokument tas fram under Förändringar kommer behöva genomföras under året när det gäller kommunernas arkivreglementen och övriga styrande dokument när det gäller arkiv- och dokumenthantering. Vägledning för styrande dokument som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor kommer att publiceras efter granskning av SKL:s jurister. Förbundets tjänster Målsättningen med förbundets verksamhet under den första etappen (år ) är att det ska finnas en grundplattform för e-arkiv på plats för att kunna börja ta emot löpande leveranser från och med den andra etappen (år ). Det är fem olika funktioner som kommer att ingå i förbundets bastjänster, nämligen: 1. Leveranser avställning av information från verksamhetsystem för överlämnande till arkivsystem. 2. Arkivsystem förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. 3. Råd och stöd hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra informationskartläggning samt utbildingar om arkiv och dokumenthantering. 4. Tillgänglighet tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad information. 5. Myndighetsfunktioner tillsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och riktlinjer.
14 5 Bilden nedan visar översiktligt de bastjänster som kommer att tillhandahålla förbundsmedlemmarna under 2015: Leverans Arkivsystem Råd och stöd, tillsyn Pilotprojekt Planera bevarande Utbildning Specifiktioner Slutarkiv (föreredelser) Rådgivning Samsök (förberedelser) Klassificeringsschema Informationskartläggning Rutiner och riktlinjer Det är möjligt för förbundsmedlemmar att avtala särskilt om anslutande tjänster till självkostnadspris. Det kan till exempel handla om att få pappersarkivet ordnat och förtecknat eller att få stöd i det lokala arbetet med att rensa och gallra i it-system. Det kommer också att finnas möjlighet att beställa tilläggstjänster till en avgift som fastslås i förbundsfullmäktige. Samtliga tjänster kommer att presenteras i en tjänstekatalog på s webbplats.
15 6 Fokus 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem på plats hos förbundsmedlemmarna. Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshantering hos deltagande organisationer och hjälpa till med kravställning av nya system skapas förutsättningar för ett enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på sikt. Råd och stöd till förbundsmedlemmarna och kontroller av att lagar och regler följs skapar förutsättningar för en rättssäker informationshantering i den löpande verksamheten. Detta är en förutsättning för att kunna säkerställa att information är äkta och oförändrad även på lång sikt. Gemensamma styrande dokument för arkiv och informationsförvaltning tas fram under Under 2015 planeras kravställning och projekt för att införa arkivsystem. Under året planeras också inför förvaltning och utveckling av systemet, inkluderande systemsäkerhet och kontinuitet. Införande kommer att ske etappvis med en grundplattform för slutarkiv 2017 som första steg. Varje organisation hanterar vid behov verksamhetsnära arkiv i sina e-förvaltningsprojekt. Förbundet bistår med råd när det gäller kravställning av verksamhetsnära arkiv. Fokus under 2015 är också att utreda, planera och förbereda leveranser till e-arkivet i samråd med förbundsmedlemmarnas objektägare, objektspecialister och systemansvariga för aktuella it-system. Viktiga projekt Fördjupad nulägesanalys Under 2015 genomförs en fördjupad nulägesanalys när det gäller bland annat medlemsorganisationernas lokala arkivfunktioner, styrning av informationshantering och uppdatering av systemlista. Nulägesanalysen genomförs genom besök på plats hos förbundsmedlemmarna. Syftet är att ha ett underlag för planeringen inför de kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. Komplettera dokumenthanteringsplaner Enligt den översiktliga nulägesanalys som genomfördes under förstudien våren 2013 saknar ett antal förbundsmedlemmar dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut för några eller samtliga nämnder och bolag. Ett prioriterat projekt är att bistå dessa förbundsmedlemmar i arbetet med att upprätta dokumenthanteringsplaner. Det är nödvändigt för att kunna gallra (kasta/ta bort) information som inte ska bevaras. Det är också en förutsättning för att de anställda ska veta hur informationen i verksamheten ska hanteras på ett strukturerat sätt i enlighet med bestämmelser i lag och gällande råd och riktlinjer. Om information hanteras på ett enhetligt sätt blir det i förlängningen möjligt att förenkla processerna för att hitta och hämta dokument och uppgifter i arkivet. För att effektivt kunna stödja förbundsmedlemmarna upphandlar förbundet ett verktyg för dokumentplanering.
16 7 För att effektivisera arbetet är målsättningen att basera dokumenthanteringsplanerna på mallar som tas fram tillsammans med e-arkivprojektet i Kalmar län, kommunalförbundet ITSAM och andra projekt och initiativ där förbundet har ett nära samarbete. Kompetenshöjning dokumenthantering och arkiv Under 2015 kommer att erbjuda grundläggande utbildning för när det gäller arkiv och dokumenthantering. Utbildningarna planeras i tre etapper i april, september och november. kommer att ta fram ett utbildningspaket för nyanställda och för nya politiker som kan genomföras av kanslichef, jurist, arkivarie eller nämndsekreterare i respektive kommun. En kortare introduktionsutbildning via webb för administrativa ledningsgrupper planeras. Förbättrad kravställning på hemmaplan Förbundsmedlemmarna kommer under hösten att erbjudas grundläggande utbildning för systemförvaltare och personer ansvariga för kravställning av nya verksamhetssystem som upphandlas. Under 2015 påbörjas arbetet med att ta fram listor med generella krav på olika typer av informationssystem när det gäller dokumenthantering och långsiktigt bevarande. Dialog pågår om samarbete med SKL. Ett forum för nätverkande mellan olika professioner som arbetar med informationshantering kommer att erbjudas (arkivarier, informationssäkerhetsspecialister, registratorer, system- /informationsarkitekter med flera). Till exempel genom ett gemensamt forum på webben och gemensamma workshopar. Förbundsmedlemmarna kan också rådfråga s personal om kravställning när det gäller informationshantering och långsiktigt bevarande i samband med upphandling och införande av nya verksamhetssystem och verksamhetsnära arkiv. Målsättningen är att söka extern finansiering för fördjupad utbildning när det gäller informationskartläggning och informationssäkerhet. Syftet är att förbättra förbundsmedlemmarnas beställarkompetens när nya system ska upphandlas och på så sätt på sikt förenkla arbetet med det gemensamma arkivsystemet. Tanken är att beställa uppdragsutbildning från Luleå tekniska universitet. har ett samarbete med Tero Päivärinta, professor vid LTU. Bakgrunden är att Konceptstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge deltog i delprojekt om nyttorealisering inom ramen för Riksarkivets projekt eard (e-arkiv och e-diarium) som leddes av Tero. Pilotprojekt leveranser Under året påbörjas pilotprojekt för avställning och leverans av information till e-arkivet. Enligt de samlade erfarenheterna under förstudierna tar det förberedande arbetet med att utreda och specificera leveranser lång tid räknat i kalendertid. Förslag till pilotprojekt presenteras för förbundsstyrelsen som fattar beslut under våren om att starta leveransprojekt. I samråd med förbundsmedlemmarna sammanställs en preliminär prioritering och planering för system som ska avställas och avvecklas under de närmaste tre åren baserat bland annat på
17 8 uppgifterna som sammanställts i den översiktliga systeminventeringen och den fördjupade nulägesanalysen. Detta sker framförallt i form av gemensamma workshopar för aktuella systemansvariga och verksamhetsspecialister. Under året undersöks också andra möjligheter att få bidrag för att finansiera olika leveransprojekt eller att få ner kostnader och höja kvalitén till exempel genom samverkan med andra organisationer. Samsök arkivinformation Pappersarkiven hanteras som utgångspunkt av respektive förbundsmedlem. Det innebär att en del arkiverad information kommer att finnas hos förbundsmedlemmarna i pappersform, en del i verksamhetsnära arkiv hos förbundsmedlem och en del elektroniska arkiv hos. För att kunna erbjuda allmänhet och forskare möjlighet att hitta rätt kommer förbundet att stödja medlemmarna när det gäller att upprätta och publicera arkivförteckningar ( inventarielistor som beskriver innehållet i arkiven). Att upprätta arkivbeskrivningar och arkivförteckningar är en lagstadgad skyldighet för alla offentliga myndigheter (nämnder och kommunala bolag). Projektet påbörjas redan 2015, eftersom det kan vara ett tidskrävande arbete. Guider och tips för att hitta rätt tillgängliggörs via förbundets webbsida. Digitalisering av pappersarkiv ingår inte i bastjänsterna under de första etapperna. Anledningen är att detta arbete är tidskrävande och i hög grad kostnadsdrivande. Förbundsmedlemmarna kan rådfråga i samband med digitaliseringsprojekt och upphandling av digitalisering när det gäller krav på långsiktigt digitalt bevarande. Om det finns ett intresse är det möjligt att skapa en anslutande tjänst. Införa arkivsystem Under 2015 påbörjas arbetet med kravställning av arkivsystem. Arbetet med att specificera funktionskrav för slutarkiv planerar att genomföra i samverkan med andra arkivinstitutioner i öppet forum. Transparens är avgörande för att kunna säkerställa långsiktig hållbarhet. s strategi när det gäller utveckling, tjänster och/eller produkter och lösningar kommer också att utarbetas i samband med att kravställningen påbörjas. Eftersom det är en ny marknad med i hög grad nyutvecklade system är det viktigt att förbundet har tillgång till en god beställarkompetens när det gäller it och system för att kunna få system på plats som stödjer förbundets verksamhet på ett kostnadseffektivt och hållbart sätt. Under uppstarten av verksamheten ingår att säkerställa att sådan kompetens kommer att finnas tillgänglig. Planering av uppbyggnad av driftsmiljö respektive test- och speglad miljö genomförs under året tillsammans med it-avdelningarna hos Växjö och Karlskrona. Rekommendationen från konceptstudien är att i första hand bör kommunalt ägd organisation ansvara för den tekniska driften, förslagsvis Växjö kommun och Karlskrona kommun. Av den organisation som ska hantera den tekniska driften krävs: God infrastruktur för IT. Godkänd driftmiljö avseende säkerhet och tillgänglighet.
18 9 Kapacitet på drifthallen med möjlighet till expansion. It-kompetens för tekniken som krävs. Höga krav på serviceavtal (SLA), redundans och backup. Produktionsmiljö samt speglad miljö inklusive test- och utveckling bör finnas på två olika fysiska orter. Driftsmiljön ska vara helt separat/fristående från den organisation som ansvarar för den. Installationer får inte delas med kommunens ordinarie verksamhet. Om det inte finns någon organisation som uppfyller kraven kan extern drift komma i fråga. Förväntad utveckling Från och med år 2016 tar den gemensamma organisationen över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn och de elektroniska arkiv som levereras in. Det innebär att arbetet med att genomföra arkivinspektioner ute hos deltagande kommuner och att upprätta handlingsplaner kan påbörjas år När alla nämnder och bolag har dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut fortsätter arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanerna för de nämnder och bolag som har inaktuella beslut. Målsättningen är att förbättra dokumenthanteringsplanerna så att allt fler planer är processbaserade enligt principerna för verksamhetsnära arkivredovisning och standardiserade så att hanteringen inte skiljer sig mer än nödvändigt mellan förbundsmedlemmarna. Detta för att det på sikt ska bli enklare att söka och snabbare att få tillgång till dokument och andra uppgifter. Under år 2016 införs grundplattform för gemensamt slutarkiv för elektroniska arkiv. Inriktningen är att ta hand om information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till insyn och för forskningen. Med specialiserade leveransteam är målsättningen att förbundet ska kunna erbjuda förbundsmedlemmarna både snabbare och mer kostnadseffektiva leveranser. Under den andra etappen (år 2017 och 2018) formeras det första leveransteamet. Det innebär att en itarkivarie/utvecklare samt ytterligare en arkivarie rekryteras för att kunna utöka förbundets verksamhet med att genomföra kontinuerliga leveranser. De preliminära långsiktiga planerna beskrivs i dokumentet Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring ( ) som togs fram under konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge.
Kommunalförbundet Sydarkivera. Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015
Kommunalförbundet Sydarkivera Möte med kommuner i Kalmar Län den 2 september 2015 Färdplan Projekt 2013-2014 Gemensam organisation 2015 Gemensamt arkivsystem 2017 Förbättrad tillgänglighet Kommunalförbund
Läs merBilaga 4 Konceptstudie e-arkiv
ägare 1 Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv Rapport från workshop i Samrådsforum Parallellt med den politiska beslutsprocessen oktober-december påbörjades planeringen av verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen
Läs merRapport fördjupad nulägesanalys
RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys
Läs merNyttorealiseringsplan
Nyttorealiseringsplan Etapp 1 år 2015-2016 Innehållsförteckning 2 1 Inledning... 4 1.1 Dokumentets syfte... 4 1.2 Bakgrund... 4 1.3 Dokumentets sammanhang... 5 2 s ramverk för nyttorealisering... 6 2.1
Läs merVerksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation
Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring År 1-2 År 3-4 År 5-6 År 7-8 År 9-10 Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd (mellanarkiv) Förbättrad
Läs merearkiv Kalmar län Slutredovisning av projektet och dess resultat Anki Heimonen, projektledare 1
earkiv Kalmar län Slutredovisning av projektet och dess resultat 2015-05- 29 Anki Heimonen, projektledare 1 Projektets syfte och mål Sy$et med projektet är a1 höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten
Läs merKalmar earkiv Kalmar län Komplettering till slutrapport. Version 2.0
Kalmar 20160115 Version 2.0 Innehåll 1 Inledning 3 2 Juridik 3 2.1 Programgruppens rekommendation till kommuncheferna... 4 3 Vanliga frågor (FAQ) 4 4 Ansvarsförhållande 5 5 SWOT-analys 7 5.1 Generella
Läs merVerksamhetsplan 2015. Innehåll
Verksamhetsplan 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning,
Läs merUtvärdering. Nyttorealisering 2016 RAPPORT Båtsmanstorget Växjö, Sverige SYDARKIVERA.SE
RAPPORT DATUM 2017-02-09 DNR HANDLÄGGARE ELIN JONSSON Utvärdering Nyttorealisering 2016 SYDARKIVERA.SE 0470-34 96 30 Båtsmanstorget 2 352 30 Växjö, Sverige SIDAN 1 (18) 2 Innehåll 1 SAMMANFATTNING... 3
Läs merStyrande dokument. Arkivreglemente för Oskarshamns kommun. Fastställd av kommunfullmäktige , 173
Styrande dokument Arkivreglemente för Oskarshamns kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2016-12-12, 173 Gäller från och med 2016-12-16 Ersätter "Arkivreglemente för Oskarshamns kommun" som fastställdes
Läs merE-utvecklingsråd i Jönköpings län
E-utvecklingsråd i Jönköpings län RAPPORT Projekt Gemensamt e-arkiv i Jönköpings län, Etapp 1 Rapport 1.0 2 av 8 Innehåll 1 Projektläge och syftet med rapporten 3 1.1 Delprojekt Juridiska förutsättningar
Läs merFÖRFATTNINGSSAMLING Arkivreglemente Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5,
Utgivare: Kommunledningsförvaltningen Kansli Gäller från: Lagakraftvunnet beslut Antagen: KF 5, 2016-02-15 Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas.
Läs merBilaga 5 Konceptstudie E-arkiv
ägare 1 Bilaga 5 Konceptstudie E-arkiv Rapport från workshop om arkivtillsyn Arkivmyndigheten har i uppgift att ansvara för tillsyn över att myndigheterna bevarar och vårdar sina arkiv i enlighet med bestämmelserna
Läs merArkivreglemente. för Borgholms kommun. Antaget av kommunfullmäktige (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget )
KOM M UNLEDNING Marie-Louise Johansson, 0485-880 18 marie-louise.johansson@borgholm.se 1(10) för Borgholms kommun Antaget av kommunfullmäktige 2017-12-18 195 (Ersätter tidigare arkivreglemente antaget
Läs merSlutrapport från arkivinspektion
RAPPORT DATUM DNR SARK 2016.71 HANDLÄGGARE Slutrapport från arkivinspektion Avseende verksamhetsområdena: Vård och omsorg Socialt och ekonomiskt stöd SYDARKIVERA.SE 0470-34 96 30 Båtsmanstorget 2 352 30
Läs merVad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?
Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven? och består av.. Arkivet är Myndighetens allmänna handlingar och sådana handlingar som avses i 2 kap 9 TF, om myndigheten beslutar att de
Läs merARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun
2016-09-28 Magnus Nilsson 1 (8) ARKIVREGLEMENTE för Höörs kommun Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska finnas till hands när den efterfrågas. Då behövs noggrann planering och säker förvaring.
Läs merÅRSREDOVISNING 2015 KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA. Dnr: SARK
ÅRSREDOVISNING 2015 KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA Dnr: SARK.2015.85 Organisation INNEHÅLLSFÖRTECKNING Organisationsschema... 1 Bakgrund & sammanfattning... 2 Förvaltningsberättelse... 3 Måluppfyllelse...
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler
Läs merFörenklad förstudie och samarbetsförslag
Tjänsteskrivelse -02-21 KFN 2013.0096 Handläggare: Annelie Henriksson Förenklad förstudie och samarbetsförslag Sammanfattning Arbetet med införande av e-arkiv i Karlskoga kommun har påbörjats under hösten
Läs merArkivreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merFörbundsstyrelsen (17)
KOMMUNALFÖRBUNDET Förbundsstyrelsen 2015-12-04 1 (17) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 4 december 2015 kl.09.15-11.35 Beslutande Övriga deltagande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande
Läs merEtt e arkiv värt att lita på
Ett e arkiv värt att lita på Arkivering i olika steg Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv Internationell standard Audit and Certification of Trustworthy Digital
Läs merArkivreglemente för Östra Göinge kommun
Ansvarig Mikael Torberntsson, Stabschef Dokumentnamn KFS 67 - Arkivreglemente för Östra Göinge kommun Upprättad av Maria Södergård, Arkivarie Reviderad Berörda verksamheter Samtliga verksamheter Fastställd
Läs merAnteckningar från arkivträff den 10 september
Anteckningar från arkivträff den 10 september 1 Deltagare Niclas Rosenbalck, Älmhults kommun Anders Karlsson, Ronneby kommun Helene Blomquist, Lessebo kommun Kerstin Johansson, Växjö kommun Marie Ulmhed,
Läs merE-arkiv Kronoberg och Blekinge
Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Fördjupad förstudie hösten 2013 Reviderad version E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (20) Postadress Box 1222,
Läs merSYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida
Kommunalförbundsfullmäktige 2015-10-23 1 (14) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 23 oktober 2015 kl.10.00 11.40. Beslutande och närvarande ersättare Börje Dovstad (FP), Karlskrona,
Läs merKlassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20
Klassificering av information exempel och jämförelse Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM 2014 05 20 ITSAM ett kommunalförbund Bildas 2008 6 kommuner i Östergötland och Kalmar län Hanterar telefoni, bredband,
Läs merATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION
ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...
Läs merEkonomisk budget med verksamhetsmål
Dokumentansvarig Organisation Mats Porsklev Sydarkivera Ärende Budget 2018 plan 2019 2020 Telefon 0470 34 96 31 Datum 2018 02 20 Version 1.0 Sida 1 av 4 Ekonomisk budget med verksamhetsmål 2019 01 01 2019
Läs merAllt skall upplevas korrekt.
Det får inte finnas några tveksamheter till att lämna information (ibland mycket personlig) eller misstänkliggöra ett taget beslut från någon av våra verksamheter. Allt skall upplevas korrekt. Kommunalförbundet
Läs merMats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg
SIDAN 1 (16) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 7 oktober 2016 kl.10.00 12.25 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby
Läs merSYDARKIVERA Sammanträdesdatum Sida Förbundsstyrelsen (11) Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 13 mars 2015 kl
Förbundsstyrelsen 2015-03-13 1 (11) Plats och tid Beslutande Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 13 mars 2015 kl.09.00-10.00. Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby,
Läs merKommunalförbundet Sydarkivera Strategisk tillsynsplan Arkiv och informationshantering
Kommunalförbundet Strategisk tillsynsplan 2016-2022 Arkiv och informationshantering 1 shantering Utgåva Kommentar 0.1 2014-11-27 Första utkast efter workshop i Kalmar 20 november 2014. 0.2 2015-10-16 Andra
Läs merE-arkiv Kronoberg och Blekinge
Dnr Elin Jonsson arkivarie Tel. 0470-413 07 Förstudie E-arkiv Kronoberg och Blekinge - Projektplan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (12) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra
Läs mer256 Arkivreglemente för Höörs kommun
PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida 2016-08-29 1 (1) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/417 256 Arkivreglemente för Höörs kommun Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen
Läs merFörbundsstyrelsen (21)
Förbundsstyrelsen 2015-05-29 1 (21) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 29 maj 2015 kl.09.15-11.00. Beslutande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby,
Läs merSLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv
E-arkiv Kronoberg och Blekinge SLUTRAPPORT Fördjupad förstudie e-arkiv augusti 2013 februari 2014 ägare 2 Innehåll 1 Sammanfattning... 4 2 Bakgrund... 4 2.1 Allmänt om slutrapporten och den fördjupade
Läs merFörbundsordning SYDARKIVERA
Förbundsordning SYDARKIVERA 2016-04-01 Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade verksamhetssystem, förvaltning av gemensamt arkivsystem,
Läs merArkivfunktionen. - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Styrdokument Version 1.
Kommunkontoret Stadsarkivet Dnr KS 2015/0013 Styrdokument Version 1.0 1(7) Arkivfunktionen - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Postadress Besöksadress Telefon växel
Läs merFörbundsstyrelsen (14)
Förbundsstyrelsen 2015-09-18 1 (14) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum fredagen den 18 september 2015 kl.09.15-11.45. Beslutande Övriga deltagande Per Ribacke (S), Alvesta, ordförande Nils Ingmar
Läs merearkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum
earkiv Kalmar län 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa 2014-12-10 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar län
Läs merRedovisning av enkätsvaren 2017 Har du nya utmaningar i din verksamhet?
Redovisning av enkätsvaren 217 Har du nya utmaningar i din verksamhet? 1. Jobbar du inom kommunal sektor? Ja 9 Nej 1 1 Jobbar du inom kommunal sektor? Ja Nej 2. Känner du till samrådsgruppen för kommunala
Läs merArkivreglemente Hässleholms kommun
www.hassleholm.se Arkivreglemente Hässleholms kommun Diarienummer: KLK 2017/463 Fastställt den: 2017-11-27 240 Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning
Läs merVerksamhetsplan 2017 VERKSAMHETSPLAN Växjö, Sverige Båtsmanstorget 2 SYDARKIVERA.SE
VERKSAMHETSPLAN DATUM DNR SARK 2016:4 Användare Mats Porsklev Verksamhetsplan 2017 SYDARKIVERA.SE 0470-34 96 30 Båtsmanstorget 2 352 30 Växjö, Sverige SIDAN 1 (14) 0.7 2 Innehåll 1 INLEDNING... 3 2 VISION...
Läs merRFI ARKIVREDOVISNING. Kort beskrivning av Sydarkivera
RFI ARKIVREDOVISNING Kommunalförbundet Sydarkivera (Sydarkivera) inbjuder härmed till inlämnande av svar på denna RFI (Request for Information) avseende itstöd för arkivförteckning/arkivredovisning som
Läs merReglemente för arkiv
Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente
Läs merFörbundsordning SYDARKIVERA
Förbundsordning SYDARKIVERA 2017-04-01 Antaget av förbundsfullmäktige den 31 mars 2017 Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade
Läs merE-arkiv Kronoberg och Blekinge
ÄRENDE Dnr KS/2014:68 Konceptstudie 2014 E-arkiv Kronoberg och Blekinge - plan KOMMUNKANSLIET Kommunledningsförvaltningen 1 (19) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel.
Läs merDnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och
Läs merHandlingsprogram
HANDLINGSPROGRAM DATUM DNR SARK 2015:75 Användare Mats Porsklev Handlingsprogram 2017-2022 2015-2016 2017-2018 2019-2020 2021-2022 Digitalisering och forskarservice Förbättrat verksamhetsstöd Förbättrad
Läs merSlutrapport från arkivinspektion
RAPPORT DATUM DNR HANDLÄGGARE Magdalena Nordin Slutrapport från arkivinspektion Avseende verksamhetsområdena: Styrning och ledning Trygghet och - SYDARKIVERA.SE 0472-39 10 00 Box 182 342 22 Alvesta, Sverige
Läs merFörbundsordning SYDARKIVERA
Förbundsordning SYDARKIVERA 2016 2017-04-01 07 Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade verksamhetssystem, förvaltning av gemensamt
Läs merS Arkivreglemente för Hässleholms kommun
www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten
Läs merReglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun
Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:
Läs merVägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN
Vägen mot e-arkiv Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN JANUARI 2014 Detta är en kortversion av förstudierapporten e-arkiv. Varför
Läs merVarje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.
Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom
Läs merSARK HANDLÄGGARE ELIN JONSSON
HANDLINGSPROGRAM DATUM DNR HANDLÄGGARE ELIN JONSSON HANDLINGSPROGRAM 2019 2022 Kommunalförbundet Underlag för verksamhetsutveckling avseende bastjänster Handlingsprogrammet är antaget av förbundsfullmäktige,
Läs merArkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
Läs merFGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer)
FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler (FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer) 2016-10-13 Karin Bredenberg, Teknisk rådgivare, metadata, Riksarkivet Elin Jonsson, Bevarandestrateg, Sydarkivera
Läs merARKIVREGLEMENTE. Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01
ARKIVREGLEMENTE Fastställt av kommunfullmäktige 2014 02 17 9 Gällande från 2014 05 01 Innehåll: Inledning 1 Omfattning 2 Syftet med informationsförvaltning 3 Organisation och ansvar 4 Planering och samråd
Läs merDelårsrapport Förvaltningsberättelse... 2 Resultaträkning... 8 Balansräkning... 8 Noter... 9 Underskrifter...
Dokumentansvarig Organisation Sydarkivera Telefon 0470-34 96 31 Mats Porsklev Ärende Ekonomiska mål, riktlinjer & rapporter 2016 (SARK.2016.31) Datum 2016-08-30 Version 1.0 Sida 1 av 12 Delårsrapport 2016-01-01
Läs merFörbundsstyrelsen Datum för anslags nedtagande. Sydarkiveras kontor. Utdragsbestyrkande
SIDAN 1 (16) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Alvesta fredagen den 2 mars 2017 kl. 10.00 14.00 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby
Läs merSydarkiveras bastjänster Underlag för verksamhetsutveckling
Sydarkiveras bastjänster Underlag för verksamhetsutveckling Remissversion svar senast 15 februari 2018 Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutade 2017 06 02, 17 att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet
Läs merFörbundsstyrelsen Datum för anslags nedtagande. Sydarkiveras kontor. Utdragsbestyrkande
SIDAN 1 (15) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 3 mars 2017 kl.10.00 12.15 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Ingemar
Läs merRiktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun
Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning
Läs merArkivreglemente för Kristianstads kommun
-1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska
Läs merArkivreglemente. Styrdokument
Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...
Läs merÖsteråkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1
Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1 Reglemente för hantering av arkiv i Österåkers kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-10-22, KF 7:20 Dnr: KS 2018/0114 Ersätter författningssamling
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Läs merArkivreglemente för Götene kommun
1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene
Läs merVerksamhetsplan Innehåll
Verksamhetsplan 2016 1 Den första tvåårsperioden 2015-2016 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Från och med 2016 tar även över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn. Fokus
Läs merARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.
ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna
Läs merIntensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.
Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Kommunens analoga och digitala arkiv innehåller dess samlade kunskapsbas Informationen lagras idag ofta planlöst och utan
Läs merRapport 3 Nyttoanalys och nyttorealisering
earkiv Kalmar län 3 Nyttoanalys och nyttorealisering Version 1.0 Kisa 2015-01-29 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare 1 Bakgrund och information om rapporten I uppdraget för projekt e-arkiv Kalmar
Läs merIngegerd Lenander (KD) Bo Johansson (S), Ronneby tjg. ers. Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie
SIDAN 1 (10) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 4 november 2016 kl. 10.00 11.47 Beslutande och närvarande ersättare Börje Dovstad (L), Karlskrona, ordf. Annika Stacke (L), Växjö,
Läs merKOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA
KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA RAPPORT FRÅN VERKSAMHETEN 2015 Kommunalförbundet bildades den 1 januari 2015. Under året har organisationen byggts upp med förtroendevalda, sammanträden, anställda, kontor
Läs merReglemente för arkiv
Reglemente för arkiv Reviderat av kommunfullmäktige 2019-04-17, 33 Dnr: LKS 2019-000042 Fastställt av kommunfullmäktige 2015-12-17, 136 (LKS 2015-000398) Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30
Läs merMoment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem
Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet.
Läs merVERKSAM BESKRIVNING. Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning
INSTRUKTION DATUM DNR SARK 2017:9 HANDLÄGGARE MAGDALENA NORDIN VERKSAM BESKRIVNING Instruktion för att upprätta en arkivbeskrivning Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje
Läs merFALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.
FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.se 0733-615685 Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson
Läs merGallring, Linköpings kommun
1 (6) E-Lin projektet 2013-10-28 Gallring, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 4 4. Undersökning... 4 4.1
Läs merStrategi för bevarande av digital information
Regionledningskontoret Kansli Centrala arkivfunktionen 036-32 45 14 tomy.eklov@rjl.se Strategi för bevarande av digital information Detta måldokument avser övergripande strategi för långsiktigt bevarande
Läs merArkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e. Caspar Almalander
Arkivimpulser! E-arkiv, e-förvaltningens grundpelare eller To e or not to e Caspar Almalander Arkivimpulser! Agenda Om e Vad är på gång Riksarkivets eard Att utreda nyttor Viktigt med samarbete Arkivimpulser!
Läs merHela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv
Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren
Läs merIngegerd Lenander (KD), Markaryd
SIDAN 1 (9) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Alvesta fredagen den 1 juni 2018 kl. 10.00 12.00 Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Börje Dovstad (L), Karlskrona
Läs merPOLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM
Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...
Läs merBevarande av digitala allmänna handlingar
www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information
Läs merUtredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering
Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering Innehåll Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering...
Läs merAnslutningsplan Kommunalförbundet Sydarkivera. Medlemskap. Genomföra anslutning. Anslutningsöverenskommelse.
Anslutningsplan 2017 Kommunalförbundet Planen beskriver det praktiska arbetet med att ansluta kommunerna Bromölla, Höör, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge som förbundsmedlemmar. Medlemskap
Läs merInvånare. Verksamhet. Bevarande
NYTTA Invånare Verksamhet IT Bevarande Invånare Det digitala kulturarvet kan bevaras och finnas åtkomligt under lång tid Förståelsen för vår samtid underlättas i framtiden när forskning i digitala källor
Läs merRegeringens mål för IT-politiken är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.
Sida 1/5 Digital strategi Bakgrund Digitalisering är en ständigt pågående utveckling som hela tiden ställer nya krav på infrastruktur, tekniska lösningar i form av verktyg och system och arbetssätt. Digitala
Läs merRiktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun
2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska
Läs merBo Johansson. Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet
Sollentuna - en plats för möten, utveckling och aktivitet Sollentuna kommun 2 mil norr om Stockholm Drygt 68 000 invånare i jan. 2014 Organisation 11 nämnder 9 förvaltningar Överförmyndarnämnd och familjerättsnämnd
Läs merProjekt e-arkiv och e-diarium (eard)
Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer!!! Agenda 13:00 Mötets öppnande Riksarkivarie Björn Jordell 13:10 Moderator för dagen Björn Skog 13:15 Bakgrund till projektet
Läs merFöreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun
Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning
Läs merMoment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?
Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet
Läs merFlera landsting. ETT gemensamt e-arkiv
Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv Göteborg 3 juni 2014 Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 1 Varför arkivera? Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information Spårbarhet
Läs merArkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019
April 2019 Dnr: 5.3-05746/2019 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg 3 (11) Inledning... 4 Ansvar och organisation... 5 Framställning och arkivering... 6 Gallring... 7 Redovisa...
Läs mer