Verksamhetsplan Innehåll

Transkript

1 Verksamhetsplan 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem som upphandlas hos förbundsmedlemmarna. Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshanteringen och kravställning av nya system skapas förutsättningar för ett enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på sikt. Råd och stöd till förbundsmedlemmarna och kontroller av att lagar och regler följs skapar förutsättningar för en rättssäker informationshantering i den löpande verksamheten. Detta är en förutsättning för att kunna säkerställa att information är äkta och oförändrad även på lång sikt. Införandet av arkivplattformen kommer att ske etappvis med en grundplattform för slutarkiv 2017 som första steg. Redan under 2015 påbörjas arbetet med att utreda, planera och förbereda leveranser till e arkivet i samråd med förbundsmedlemmarna. Innehåll 1 Inledning och bemanning Översiktlig tidplan Samverkan Arbetsformer Mötesplanering Administration Råd och stöd Arkivsystem och leveranser Utbildning Information och kommunikation Plan inför Risker... 26

2 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 2 1 Inledning Verksamhetsplanen beskriver s förvaltningsorganisation, samarbetet med förbundsmedlemmarna och planerade aktiviteter under Utgångspunkten är mål och inriktning för verksamheten som beslutades av förbundsstyrelsen den 13 februari 2015 (dnr. SARK ). Verksamhetsplanen är ett styrdokument för s förvaltning för att planera verksamheten under året. 1.1 Godkännande och ändringshantering Verksamhetsplanen godkänns av förbundsstyrelsen. Ändringar diskuteras i arbetsgruppen och ny version fastställs vid behov efter godkännande av förbundschefen. 1.2 shantering Utgåva Kommentar Första utkastet Andra utkastet kompletterat med beskrivning av roller och aktiviteter. Inför genomgång med Mats, Magdalena och Elin Utkast reviderat efter möte den 3 mars och diskussion med Anders Danielsson Utkast reviderat efter sammanställning av fördjupad nulägesanalys (dnr. SARK ) Utkast reviderat vid arbetsmöte med, Magdalena Nordin och Elin Jonsson. Publicerad version efter korrekturläsning.

3 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 3 2 och bemanning 2.1 Personal Innan ordinarie personal anställts hanteras verksamheten av en tillfällig förvaltning under det första halvåret enligt särskild överenskommelse mellan berörda kommuner. Förbundschefen rekryterades under första kvartalet. har anställts som förbundschef och påbörjar sin anställning den 1 juli Förbundschefen har i sin tur rekryterat Magdalena Nordin och Elin Jonsson. Vid behov kompletteras anställd personal med köp av tjänster från förbundsmedlemmarna eller externa leverantörer. 2.2 s förvaltningsorganisation Verksamheten startar upp med en mycket liten förvaltningsorganisation. Det innebär att samtliga personer i viss utsträckning behöver vara beredda att delta i arbetsuppgifter som inte ingår i det huvudsakliga ansvarsområdet. I det här avsnittet beskrivs den huvudsakliga fördelningen av ansvar och befogenheter mellan de olika befattningarna Förbundschef Tillförordnad förbundschef, 50 %, är. Från och med 1 juli anställd 100 %. Chef för s förvaltning och huvudansvarig för administrationen i förbundet. Ansvar: Utveckla, förankra och driva förbundets frågor. Leda och samordna verksamheten utifrån styrelsens anvisningar, verkställande av beslut. Utveckla samarbetet mellan förbundets medlemmar. Ekonomisk förvaltning, det vill säga verksamhetsplan, löpande redovisning, budget och årsredovisning. Tillsammans med presidiet planera och kalla till sammanträden, handlägga ärenden som ska tas upp till beslut och skriva protokoll. Riktlinjer för kommunikation och tillgänglighet. Befogenheter: Anställa personal och träffa administrativa överenskommelser med förbundsmedlemmarna angående bemanning. Fatta beslut på delegation (se delegationsordning). Utse ersättare för att utföra uppgifter inom ansvarsområdet. Träffa leveransöverenskommelse.

4 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Tillsynsarkivarie Magdalena Nordin (januari juni 2015), 50 %, enligt överenskommelse med Karlskrona kommun. Anställd från och med 1 juli 100 %. Tillsynsarkivarien bygger upp verksamheten kring tillsyn, informationskartläggning och råd och stöd. Tillsynsarkivariens uppgift är att svara på frågor från förbundsmedlemmarna som rör arkiv, dokumenthantering och de bestämmelser som gäller för myndigheters informationshantering. Ansvar: Bevaka och informera om förändringar i lagstiftningen som påverkar arkivet. Bevaka och hålla sig informerad om nya gallringsråd, föreskrifter och standarder som rör arkiv och dokumenthantering. Leda och samordna arbetet med mallar för styrande dokument för arkivverksamheten (arkivreglemente, klassificeringsschema). Planera och leda arbetet med att ta fram dokumenthanteringplaner. Samordna utbildningsinsatser och rådgivning. Delta i leveransprojekt för att planera gallring och bevarande. Befogenheter: Utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv och dokumenthantering (från och med 2016). Rapportera åtgärdsförslag till arkivmyndigheten och aktuell myndighet. Rekommendera gallringsfrister och urval för bevarande (beslut fattas enligt gällande arkivreglemente). Gallringsbeslut bör inte fattas av förbundsmedlemmarna utan samråd med tillsynsarkivarie, men förutsättningarna och gällande bestämmelser kan variera under uppstart. Pröva utlämnande av allmänna handlingar som överlämnats till. Fungera som registrator vid behov vad avser postöppning samt att skanna och registrera handlingar i diariet, expediering med mera Bevarandestrateg Elin Jonsson, 100 % (januari juni 2015), enligt överenskommelse med Växjö kommun. Anställd från och med 1 juli. Befattningen innebär att arbeta främst med de frågor som rör leveransprojekt, bevarandeplanering och införande av arkivsystem. Bevarandestrategen planerar och genomför arbetet tillsammans med tillsynsarkivarien. Beställarkompetens när det gäller metoder och standarder för digitalt bevarande. Ansvar: Bevaka och hålla sig informerad om nya föreskrifter, standarder, metoder och tekniker som rör digitalt bevarande. Leda, planera och samordna arbetet med att avställa, mappa och paketera information från verksamhetssystem som ska levereras till e arkivet.

5 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 5 Planera och samordna projektet arkivsystem. Samordna utbildningsinsatser och rådgivning internt och externt när det gäller leveranser och digitalt bevarande. Utbildning och råd och stöd när det gäller kravställning av nya system som upphandlas avseende långsiktigt digitalt bevarande tillsammans med tillsynsarkivarien. Delta i framtagande av styrande dokument och dokumenthanteringsplaner. Befogenheter: Föreslå projektplan för införande av arkivsystem. Föreslå projekt för leverans av information från verksamhetssystem till arkivsystem. Föreslå bevarandeplan och strategi för långsiktigt digitalt bevarande. Handleda och arbetsleda tekniska assistenter. Föreslå leveransöverenskommelse med producenter (berörd verksamhet/myndighet). Godkänna genomförda leveranser Teknisk assistent Annie Jonsson, 25 % (januari maj 2015), enligt överenskommelse med Växjö kommun. En förlängning planeras inom ramen för. Mattias Johansson (februari maj) som praktikant via arbetsförmedlingen. Arbetsledare och handledare är Elin Jonsson. De tekniska assistenterna arbetar med att ta fram underlag och testa hård och mjukvara som behöver användas inom s verksamhet. Både när det gäller kommunikationsteknik (internt och externt) samt för planerade leveransprojekt och uppsättning av labbmiljö. Ansvar: Delta i leveransprojekt och uppsättning av labbmiljö. Ta del av relevanta utbildningar. Ta fram underlag för beslut om lämplig hård och mjukvara för olika ändamål. Administrera s webbsidor och kommunikationskanaler via webb. Hjälpa administrativa assistenten med att bemanna kontoret och vid behov delta i hanteringen av administrativa uppgifter. Delta i arbetet med att ta fram administrativa rutiner för. Omvärldsbevakning när det gäller teknisk utrustning och programvaror. Befogenheter: Föreslå lämplig teknisk utrustning. Föreslå lämpliga programvaror. Föreslå områden för utbildningar inom verksamheten.

6 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Administratör Annette Axelsson Spjut, 50 %, enligt överenskommelse med Växjö kommun. Arbetsledare är. Befattningen innebär att fungera som administrativt stöd till förbundschefen. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att öppna post, svara i telefon, ta emot besök och ekonomiadministration. Ansvar: Säkerställa att det finns personal på kontoret vardagar (planera på operativ nivå tillsammans med i första hand tekniska assistenter). Kontinuerligt stämma av med förbundschefen och s kontaktperson hos Växjö kommun när de gäller ekonomiadministration. Delta i arbetet med ekonomisk redovisning och uppföljning. Delta i arbetet med arrangemang och bokningar i samband med sammanträden och utbildningar. Delta i arbetet med att ta fram administrativa rutiner för. Befogenheter: Fungera som registrator vad avser postöppning samt att skanna och registrera handlingar i diariet, expediering med mera. Göra beställningar av resor, kontorsmateriel och förnödenheter. Kontera fakturor och genomföra betalningar via internetbank. 2.3 Lokal organisation hos förbundsmedlem Objektsägare/kontaktperson Objektsägaren är den formella kontaktpersonen hos förbundsmedlemmarna i taktiskt/operativa frågor. Objektsägaren är chef för det centrala arkivet. Ansvar: Förankring hos den administrativa ledningsgruppen. Se till så att ärenden som behöver beslutas inom den egna organisationen hanteras av rätt instans. Ta del av information och samordna det interna arbetet i samband med verksamhetsplanering och uppföljning. Befogenheter: Utse objektspecialist och deltagare i arbets och referensgrupper. Beställa anslutande tjänster och tilläggstjänster. Delta på workshopar i samrådsforum för att planera och följa upp verksamheten.

7 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Objektspecialist/arkivsamordnare Hos varje förbundsmedlem utses en objektspecialist som har insikt i informationshanteringen hos förbundsmedlemmen. Det kan till exempel vara en arkivarie, administratör eller verksamhetsutvecklare. Ansvar: Hålla sig informerad om informationshanteringen hos förbundsmedlemmen. Delta i utbildningar, aktiviteter och projekt som berör den egna rollen och/eller organisationen. Fungera som samordnare när det gäller arkiv och dokumenthantering inom den egna organisationen. Befogenhet: Föreslå prioritering av verksamhetssystem som behöver avställas, verksamhetsområden som behöver kartläggas med mera. Lämna synpunkter på utkast och förslag. Delta på workshopar i samrådsforum för att planera och följa upp verksamheten. 2.4 Referensgrupp Referensgruppen bemannas från start av deltagare i styrgruppen från Konceptstudien e arkiv Kronoberg och Blekinge. Deltagare i referensgruppen: Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun Martin Fransson, kanslisamordnare, Växjö kommun Lasse Johansen, it chef, Alvesta kommun Ingrid Ljunqvist, administrativ chef, Region Blekinge Jens Odevall, kanslichef, Karlshamns kommun Ansvar: Delta på möten för referensgruppen (korta webbmöten vid behov). Ta del av material som skickas till referensgruppen för synpunkter. Besvara frågor från s förvaltning via telefon, e post eller andra kanaler om överenskommits. Befogenheter: Lämna synpunkter på utkast och förslag utifrån varje deltagares expertområde. Ge förslag på andra personer inom samma expertområde som kan besvara frågor.

8 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 8 3 Översiktlig tidplan Kv 2, 16 Kv 1, 16 dec-15 nov-15 okt-15 sep-15 aug-15 jul-15 jun-15 maj-15 apr-15 mar-15 feb-15 jan-15 ORGANISATION OCH STYRNING Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelse Tillförordnad förbundschef, arkivarier (överensk.) Administrativt bildande Ordna lokaler, arbetsplatser Organisering av administrativa tjänster Rekrytering förbundschef Rekrytering övrig personal Budgetarbete och planering Webb, kommunikation, e-post Kontorsplattform RÅD OCH STÖD Klassificeringsschema Kunskapsbank dokumenthantering Komplettera dokumenthanteringsplaner, mallar Upphandla verktyg dokumentplanering Informationskartläggning - hälsa Processbaserade dokumenthanteringsplaner Grundläggande utbildningar Fördjupad nulägesanalys Planering tillsyn ARKIVSYSTEM OCH LEVERANSER Leveransutredningar Ta fram lösningsförslag Testa avställning, leverans och kontroller Införa labbmiljö, lokal Processbeskrivningar, bevarandepolicy Förstudie arkivplattform Kravspecifikation arkivplattform

9 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 9 4 Samverkan 4.1 Invigning Den 13 mars invigdes s lokaler. Inbjudna var förtroendevalda, konceptstudiens styrgrupp, kontaktpersoner hos deltagande kommuner och deltagare i arbetsgrupper. I samband med invigningen redovisades resultatet av Konceptstudie e arkiv Kronoberg och Blekinge. Även s planerade verksamhet under det kommande året presenterades. 4.2 Fördjupad nulägesanalys En fördjupad nulägesanalys genomförs januari april. Underlag samlas in i samband med besök hos medlemskommunerna. Målsättningen är att inventera nuläget när det gäller systemlista, arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner, befintliga resurser med mera. Mall för arkivinspektion som tagits fram under konceptstudien används som bas för frågorna. Samtliga kommunbesök genomförs under februari mars Rapport sammanställs under mars april. Ansvarig: Magdalena och Elin 4.3 Nätverksträffar förbundsmedlemmar Informationsträffar och arbetsmöten för olika yrkesgrupper som till exempel arkivarier, registratorer, nämndsekreterare, kanslichefer, informationssäkerhetsspecialister, systemförvaltare, upphandlare med flera påbörjas under året. Träffarna blir ett forum för att informera dels om och dels om arkiv och digitalt bevarande. Det blir också ett forum för erfarenhetsutbyte mellan kommunerna och tillfällen att fånga upp behov och önskemål. Tanken är också att formera referensgrupper inom olika verksamhetsområden som kan delta i arbetet med att ta fram gemensamma dokumenthanteringsplaner. Plan för träffar tas fram under året. Ansvarig: Magdalena och Elin 4.4 Samråd planering och budget Förbundschefen informerar förbundsmedlemmarna om budget/planeringsprocessen. Samråd sker genom besök hos förbundsmedlemmar eller på annat sätt som överenskommits. Ansvarig: Mats Tidplan: mars juni 4.5 Samverkansavtal Ett avtal om erfarenhetsutbyte och samverkan kring utbildningar har tecknats med Kommunalförbundet ITSAM. Ansvarig: Mats

10 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning sker genom bevakning av olika informationskanaler och deltagande på utbildningar. En viktig del är också erfarenhetsutbyte med andra e arkivorganisationer och projekt samt deltagande i nätverksgrupper, forum och arbetsgrupper av olika slag. Arkivförbund Sydost och andra intresseföreningar ENSAM (E arkiv i samverkan) SIS Forum iförvaltning Knytgruppen nationellt nätverk för e arkiv, kommuner och landsting Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor

11 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 11 5 Arbetsformer 5.1 Arbetssätt Veckomöten genomförs på fredagar för planering och samordning av den operativa verksamheten. E delegationens vägledning för nyttorealisering och mallar används för att ta fram beslutsunderlag och att följa upp om identifierade nyttor realiseras. En nyttorealiseringsplan för 2015 och 2016 har beslutats av förbundsstyrelsen den 13 mars 2015 (dnr. SARK ). Etablerade standarder används som utgångspunkt för arbetet med arkiv och digitalt bevarande. Samverkan söks med andra arkivorganisationer och aktörer inom verksamhetsområdet. Projekt som behöver en separat budget (deltagande av konsulter samt köp av teknisk utrustning och licenser) ska vara planerade och dokumenterade. Beslut fattas i form av projektdirektiv. Lägesrapporter vid behov till s ledning och/eller styrgrupp. 5.2 Dokumentstyrning Rutiner för hantering av utkast och färdigställda handlingar i de olika system och tjänster som använder ska vara dokumenterade, informerade och accepterade av personalen. Det ska finnas en dokumenthanteringsplan för kommunalförbundet med gallringsbeslut innan gallring kan genomföras. 5.3 Avvikelse och ändringshantering Behov av förändringar diskuteras vid arbetsmöten. Större avvikelser från verksamhetsplanen dokumenteras i en ny version. Beslut om ändringar fattas av förbundschefen. Ändringar som påverkar verksamhetsinriktning eller budget förankras hos förbundsstyrelsen och om så behövs hos förbundsmedlemmarna. 5.4 Sekretess och säkerhet Sekretessförbindelser och information om bestämmelser om sekretess behövs för s personal. Detta behöver vara klart innan pilotprojekt för leverans av information startas då dessa troligtvis kommer att omfatta sekretesshandlingar. Informationskartläggning och säkerhetsklassning av information som uppkommer inom s verksamhet behöver utföras på samma sätt som för alla annan kommunal verksamhet. De rapporter, mallar och riktlinjer som tas fram av är allmän handling och tillgängliggörs via webben.

12 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 12 6 Mötesplanering 6.1 Möten med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse Kungörelse inför det första sammanträdet med förbundsfullmäktige annonseras annons i Smålandsposten, Smålänningen, Blekinge läns tidning och Sydöstran. Det första mötet med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen genomfördes den 13 februari Sammanträdesplaner beslutas av respektive församling. Planering av möten med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen sker i samarbete med respektive ordförande/vice ordförande. Kallelser och protokoll samt uppgifter om de förtroendevalda publiceras på s webb. Medgivande om behandling av personuppgifter undertecknas av förtroendevalda. Ansvarig: 6.2 Veckomöten med personalen Veckomöten genomförs på fredagar i s lokaler. I samband med veckomötena genomförs kortare utbildningar. Anteckningar från veckomöten sammanställs och delas med personalen. Ansvarig: 6.3 Arbetsmöten Arbetsmöten i samband med förstudier och projekt planeras i samband med förberedelser och dokumenteras i projektplan/motsvarande. Anteckningar från arbetsmöten sammanställs och delas på projektwebb. Ansvarig: Respektive förstudieledare/projektledare 6.4 Möten med referensgruppen Referensgruppen sammankallas vid behov. Kortare möten som i möjligaste mån genomförs via webb. Ansvarig:

13 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 13 7 Administration Ansvarig: 7.1 Administrativt bildande av förbundet Under första halvåret 2015 hanteras det administrativa bildandet av kommunalförbundet. snummer, registrering hos skatteverket, medlemskap i arbetsgivarförening, kollektivavtal och andra grundläggande förutsättningar för att kunna bedriva verksamhet. 7.2 Styrande dokument En lista med styrande dokument som behöver tas fram har sammanställts. 7.3 Administrativa tjänster Utgångspunkten är att anlita förbundsmedlemmarna för att hantera administrativa tjänster när det gäller ekonomi, personal, upphandling, kommunikation med mera. Överenskommelser träffas med berörd. 7.4 Administrativa rutiner Rutiner dokumenteras gemensamt och samlas i en rutinpärm. Information om rutiner sker i samband med veckomöten. 7.5 Lokal och möblering Under våren har kontorslokal skaffats för s verksamhet. Inredning, utrustning, säkerhet med mera. I lokalen finns utrymme för kontor, labb, sammanträde och utbildning. Såväl möten med styrelse och fullmäktige som utbildningar och arbetsmöten kan genomföras i lokalen. 7.6 Rekrytering Efter de rekryteringar som genomförts under våren påbörjas planering av höstens rekryteringar. Inom ramen för den ekonomiska kalkylen inför 2016 planeras ytterligare två anställningar. De funktioner som behöver förstärkning är förvaltning av arkivsystem och leveransprojekt. Till leveransprojekten behövs förstärkning när det gäller informationsarkitektur eller annan lämplig utbildning/erfarenhet. Det är nödvändigt för att genomföra planerat arbete att förbundet har tillgång till lämplig teknisk beställarkompetens för att hantera avställningsprojekt. Även erfarenhet av att driva projekt tillsammans med flera olika aktörer hos förbundsmedlemmarna och externa parter som leverantörer och konsulter. Förvaltningsledare behövs för att ansvara för att införa, förvalta (underhålla, uppgradera, felsöka mm), utveckla och avveckla de system som används för arkivplattformen. Även för att säkerställa tillgång till teknisk kompetens och it tjänster. Om det blir aktuellt att införa anslutande tjänster eller tilläggstjänster kan det bli aktuell med ytterligare rekryteringar.

14 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Konferensanläggning Målsättningen är att kunna genomföra webbmöten med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. ska också kunna genomföra arbetsmöten via webb och utbildningar med externa föreläsare och/eller externa deltagare. Annie och Mattias tar under våren fram förslag när det gäller lämplig hårdvara och mjukvara i dialog med Mats och Elin. Utbildning och/eller lathundar för de förtroendevalda och kontaktpersoner behöver tas fram. behöver också tillhandahålla viss användarsupport. Det kan också behövas lathund med tekniska krav/instruktion för teknisk support hos respektive förbundsmedlem (webbkamera, mikrofon, högtalare, kapacitet på nät mm). 7.8 Kontorsplattform behöver tillgång till kontorsplattform för att hantera sammanträdesadministration, ärendehandläggning och kommunikation. Under första halvåret hanteras kontorsplattformen provisoriskt. Under hösten planeras projekt för en mer långsiktigt och praktisk lösning. Beroende finns till projekt arkivsystem. Diarium/ärendehanteringssystem i och direktkommunikation Post och e post Närarkiv och fillager

15 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 15 8 Råd och stöd Ansvarig: Magdalena Nordin 8.1 Klassificeringsschema Ett utkast till gemensamt klassificeringsschema som kan användas som diarieplan har tagits fram under konceptstudien. Klassificeringsschemat används också för att beskriva verksamhetsområden i samband med leveransutredningar och planering av tillsyn. En redaktionskommitté förvaltar klassificeringsschemat. Klassificeringsschemat finns i en version för att införa hos pilotkommuner och testas (version 0.3). Målsättningen är att en version ska kunna fastställas till årsskiftet Förhoppningen är att någon/några förbundsmedlemmar kommer att agera piloter och testa klassificeringsschemat. En revidering efter tester planeras till hösten. 8.2 Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut ska ge stöd till förbundsmedlemmar som saknar dokumenthanteringsplaner för en eller flera nämnder eller bolag. Den fördjupade nulägesanalysen visar att det är färre nämnder som helt saknar dokumenthanteringsplaner än som befarats. I de flesta fall handlar det om behov av att förnya beslut efter omorganisation. Med utgångspunkt från klassificeringsschemat skapas mallar för dokumenthanteringsplaner. Dessa kommer att vara traditionella och syftar till att det ska finnas gallringsbeslut hos samtliga nämnder och bolag. För att få en så bra mall som möjligt kommer att samarbeta med andra projekt och initiativ i regionen. Arbetet påbörjades i mars och målsättningen är att mallen ska vara klar under året. Gallringsplan för handlingar av tillfällig och ringa betydelse samt handlingar som uppkommer vid dator och internetanvändning tas fram. Utgångspunkten är en plan som tagits fram av Växjö kommun. Den kommer att uppdateras och revideras gemensamt under arbetsmöten. Planen skickas ut för synpunkter till referensgruppen, särskilda referenspersoner samt förbundsmedlemmarna. Mallarna presenteras på gemensam informationsträff. Dokumenthanteringsplaner upprättas därefter tillsammans med berörda förvaltningar och beslutas enligt gällande bestämmelser i arkivreglementen. 8.3 Mallar styrande dokument och beslut Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor förväntas under året publicera en vägledning om styrande dokument för arkiv och dokumenthantering. Med utgångspunkt från vägledningen och goda exempel är planen att ta fram mallar för styrande dokument. Beslut om fördelning av ansvar, arkivmyndighetsfunktioner och arkivorganisation/fördelning av ansvar och befogenheter. Mall för arkivreglemente, med bland annat bestämmelser arkivorganisation om fördelning av ansvar för arkivmyndighetsfunktioner. Mall för taxa för utlämnande av allmän handling.

16 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 16 Mall för beslut som ska fattas när handlingar överlämnas till andra myndigheter eller företag. 8.4 Mallar rutinbeskrivningar Med utgångspunkt från goda exempel från kommunerna kan mallar, checklistor och rutinbeskrivningar omarbetas för att underlätta arbetet med informationshantering hos förbundsmedlemmarna. Rutin vid omorganisationer. Rutin när det gäller att rensa och avsluta akter. Rutin för att upprätthålla säkerhet i analoga närarkiv. Rekommendationer när det gäller arkivförvaring (närarkiv och arkivskåp). Rutiner när det gäller arkiv och dokumenthantering för de webbapplikationer mm används inom skolan. 8.5 Tillsynsplan Förslag till plan för tillsyn arbetas fram under hösten Tillsynsplanen tas fram tillsammans med andra projekt och initiativ i regionen. Tillsynsplanen beslutas i förbundsstyrelsen. Rutiner, mallar och frågeformulär för arkivinspektioner granskas av tillsynsarkivarien och versionshanteras. 8.6 Samsök arkivinformation För att kunna åstadkomma en god sökbarhet i arkiven är det viktigt att alla arkiv är förtecknade. kan ge råd och stöd när det gäller att ordna och förteckna arkiv. Intresseföreningen arkivförbund Sydost planerar utbildningar i traditionellt förtecknande under Det är viktigt att de befintliga pappersarkiven är ordnade och förtecknade för att det ska vara möjligt att veta vilken information som finns arkiverad och inte. Vid behov kan förbundsmedlemmar avtala om att ordna och förteckna arkiv som anslutande tjänst.

17 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 17 9 Arkivsystem och leveranser Ansvarig: Elin Jonsson 9.1 Förbättrad kravställning på hemmaplan Erfarenheterna från de planerade pilotprojekten förväntas ge underlag för förbättrad kravställning. Aktiviteter som planeras är utbildning när det gäller informationskartläggning och informationssäkerhet. I vilken utsträckning som dessa insatser kan genomföras är beroende av att etablera samarbete med andra organisationer och möjlighet att få ekonomiskt bidrag för att ta fram utbildningspaket som uppdragsutbildning. Verksamhetsplanen kommer att behöva förändras beroende på förutsättningarna. deltar som referens i SKL:s arbete med att ta fram mall för kravställning av skolsystem. 9.2 CheckARK Ett utkast till checklista för att följa upp om organisation och system kan uppfylla de krav som ställs i OAIS modellen framställdes under projektet E arkiv Kronoberg och Blekinge i samverkan med andra projekt och initiativ i regionen. Efter att utkastet har arbetats igenom av s personal fastställs en version som kan användas som utgångspunkt för kravställning och utvärdering. 9.3 Processbeskrivningar För att kommunicera med leverantörer av olika typer av tjänster och/eller produkter behöver dokumentationen i form av verksamhetsbeskrivning, CheckARK, leveranshandledning med flera dokument som tagits fram under projektet e arkiv Kronoberg och Blekinge visualiseras i översiktliga processbeskrivningar. 9.4 Utreda leveranser Utredning av de inaktiva system som identifierats under konceptstudien genomförs under första halvåret Utredningen leder fram till beslut om att inleda pilotprojet eller inte. Målsättning att i första hand om information från gamla journalsystem som inte supporteras eller utvecklas. De inaktiva system som identifierats är gamla journalsystem som använts inom verksamhetsområdena vård och omsorg samt socialt stöd. Utredning behöver även genomföras för system som används inom skolhälsovården. Under året planeras preliminärt att: Slutföra leveransutredningar av Logica VO, Procapita. Påbörja ytterligare leveransutredningar (Journal 3, Socia). Därefter är det löneadministrativa och ekonomiadministrativa system som kommer att bli aktuella för utredning. Flera av förbundsmedlemmarna har bytt eller kommer att byta leverantör och system för löne och/eller ekonomiadministrativa system.

18 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) För att strukturera arbetet används: 18 Dokumentet enkel systemvärdering. Leveranshandledningen. E delegationens mall för business case. Leveransutredningar dokumenteras i rapporter med förslag till fortsatt arbete. Leveransutredningarna är underlag för att prioritera leveranser och planera projekt för att ta fram lösningsförslag. 9.5 Planera leveranser (pilotprojekt) Förhoppningen är att kunna påbörja arbetet med att specificera minst en leverans under året. Det första systemet som kommer att bli aktuellt är Logica/WM data VO. Resultatet av arbetet blir leveransöverenskommelse med förslag till lösning med bland annat förslag till gallringsbeslut och leveransspecifikation (hur digitala objekt och fysiska objekt ska struktureras, formateras och beskrivas). 9.6 Labbet En lokal labbmiljö byggs upp för utvärdering av programvaror och tester. Detta som ett komplement till den befintliga externa labbmiljön/referensplattformen. Syftet är att bygga upp kompetensen inom organisationen när det gäller metoder och tekniker för digitalt bevarande. 9.7 Plattform gemensamt slutarkiv Under 2015 påbörjas planering av projektet som ska leda fram till att det finns en plattform för gemensamt slutarkiv på plats Ramverk för att specificera krav på arkivsystemet är OAISmodellen, CheckARK och kravspecifikation från SKL:s ramavtalsupphandling. Tanken är att test /utvecklingsmiljö och produktionsmiljö ska finnas på två separata platser (den idé som presenterades under konceptstudien är Karlskrona och Växjö).

19 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Utbildning Det finns ett stort behov av utbildningar, både inom s organisation och hos förbundsmedlemmarna. Framförallt på grund av att det är en ny verksamhet som startas upp. Utbildningsbehovet hos förbundsmedlemmarna har identifierats både under projektet e arkiv Kronoberg och Blekinge och i samband med den fördjupade nulägesanalys som genomförts Workshop för ledamöter och ersättare En workshop för ledamöter och ersättare genomfördes den 13 mars. Caspar Almalander, it arkivarie Eskilstunas kommun och Anders Danielsson, informationssäkerhetschef Karlskrona kommun, var inbjudna som föreläsare. Ansvarig: 10.2 Utbildningar för förbundsmedlemmarnas personal Grundläggande utbildning om informationshantering och arkiv Grundläggande utbildningar om arkiv, dokumenthantering och elektroniskt bevarande ordnas för arkivansvariga, arkivsamordnare och administratörer. Som utbildare anlitas Anki Heimonen ITSAM. Utbildningen baseras på det utbildningspaket som genomförts inom ramen för förstudien om e arkiv Kalmar län. Utbildningarna genomförs i två omgångar och omfattar två heldagar under hösten Ansvarig: Magdalena Nordin Gallring inom social omsorg samt hälso och sjukvård I samband med planerade samverkansprojekt behöver även de befintliga arkiven på papper ordnas och gallras. Därför planerar vi att erbjuda en kort utbildning på plats hos förbundsmedlemmarna Introduktion för administrativa ledningsgrupper Webbutbildning inriktad på nyttan med strukturerad process och informationskartläggning, ordning och reda i informationshanteringen och informationssäkerhet. Tanken är att utbildningen ska kunna beställas för att köras i samband med ledningsgruppsmöten. Omfattning min. Start under hösten Ansvarig: Elin Jonsson 10.3 Korta webbutbildningar Repris av utbildningspaket som togs fram under konceptstudien. Utbildningarna genomförs dels för intern utbildning inom och dels för intresserade hos förbundsmedlemmarna och referensgrupper/referenspersoner. Webbutbildningarna genomförs under maj juni Arkiv och digitalt bevarande OAIS modellen och Pre Ingest Introduktion till FGS och XML Ett e arkiv värt att lita på

20 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) 20 Ansvarig: Elin Jonsson Tidplan: maj 10.4 Workshop om information inom vård och omsorg samt socialt stöd Socialstyrelsen har tagit fram gemensamma processer för kvalitetsledning inom verksamhetsområdet. Idén är att dessa processer är en bra utgångspunkt för att även beskriva tillhörande informationslager enligt den vägledning som MSB tagit fram för informationsredovisning. Detta är viktigt för att kunna ta ställning till vilken information som ska bevaras, sökbarhet i slutarkivet och för att säkerställa informationssäkerhet. Samtidigt så behöver ha kunskap om informationsflödena för att kunna genomföra planerade pilotprojekt. I september/oktober planeras en gemensam workshop för uppstart av arbetet. Till workshopen bjuds representanter in från socialstyrelsen, MSB och förbundsmedlemmarna. Målgrupp för workshopen är informationssäkerhetsspecialister, arkivarier och verksamhetsutvecklare inom området. Workshopen är en utgångspunkt för fortsatt arbete med informationskartläggning inom verksamhetsområdet. Ansvarig: Magdalena Nordin Tidplan: September 10.5 Internutbildningar s personal I samband med arbetsträffar planeras pass för utbildningar/kunskapsöverföring vad gäller verksamheten och de system och verktyg som används. Utbildningarna planeras av hela arbetsgruppen gemensamt. Ansvarig:

21 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Information och kommunikation 11.1 Nyhetsbrev En gång i kvartalet sammanställs ett nyhetsbrev med information om förbundets verksamhet och vad som planeras. I nyhetsbrevet finns också information om nyheter när det gäller lagstiftning, råd och vägledningar som berör arkiv och dokumenthantering. Nyhetsbrevet skickas ut i tryckt form samt publiceras på s webb. Målgrupp: Kontaktpersoner. Redaktör: Elin Jonsson 11.2 Deltagande på konferenser Under året deltar på olika konferenser och informationsträffar som anordnas av till exempel föreningar, pågående projekt, nätverk, andra kommunalförbund med flera. I samband med konferenserna berättar vi om s verksamhet för olika målgrupper. Syftet är dels att sprida kännedom om verksamhet och dels att ta del av information om vad som pågår hos andra organisationer. Under året deltar bland annat vid dessa konferenser: E arkiv Kalmar län slutkonferens i Kalmar 24 april Inspirationsdag Höglandets IT i Nässjö 21 maj Föreningen arkivverksamma i kommuner och landsting (FALK) konferens i Lund maj Knytkonferens om e arkiv i Lund 28 maj Konferensen Kanslichef och administrativ chef i Stockholm september Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI) höstkonferens i Stockholm oktober 11.3 Webb Blogg Adress: Kortfattad information som beskriver det dagliga arbetet med att bygga upp den gemensamma arkivverksamheten. Möjligt att läsa och kommentera utan att skapa ett konto. Ett till två blogginlägg i veckan är målsättningen. Fungerar i väntan på riktig webbplats finns även information om verksamheten publicerad via denna sida. Målgrupp: Andra som arbetar med e arkiv Objektspecialister/särskilt intresserade hos förbundsmedlemmarna Ledamöter och ersättare Möjliga medlemmar Administratörer: Elin och Annie.

22 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Facebook sida Adress: 22 Information om det som händer i s verksamhet. Sprida inlägg och nyheter egna och på andras webbsidor, tidningar med mera. Svara på frågor och diskussioner. n är öppen att läsa men man behöver Facebook konto för att kommentera eller skicka meddelanden. Målgrupp: Andra som arbetar med e arkiv arkivinstitutioner, föreningar, leverantörer mfl Ledamöter, arkivarier, kontaktpersoner mfl som vill följa s verksamhet via Facebook Administratörer: Mats, Elin och Anette Twitter profil Adress: Information om det som händer i s verksamhet. Används för att sprida inlägg och nyheter (egna och från andra organisationer som arbetar med e arkiv, tidningar mm). Svara på frågor och diskussioner. n är öppen att läsa men man behöver Twitter konto för att svara/sprida inlägg eller skicka direktmeddelanden. Målgrupp: Andra som arbetar med e arkiv arkivinstitutioner, föreningar, leverantörer m.fl. Ledamöter, arkivarier, kontaktpersoner m.fl. som vill följa s verksamhet via Twitter. Administratörer: Elin och Annie Yammer nätverk Adress: arkiv För att sprida information och kommunicera inom arbetsgrupper och projekt. Det behövs Yammerkonto för att delta. Används som projektarbetsplats och för nätverksgrupper. Målgrupp: Kontaktpersoner (objektägare och objektspecialister) Arkivarier Referensgrupper Deltagare i projekt Administratörer: Elin och Anette.

23 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Kunskapsbank Gemensam kunskapsbank för att kunna ge råd och stöd om dokumenthantering och arkiv. Sidorna är öppna för att läsa men det krävs inloggning för att redigera sidorna. Under uppstarten så bygger vi vidare på befintlig webbplats för dokumenthantering i överenskommelse med Växjö kommun: Under året samlas gällande styrande dokument för arkiv och dokumenthantering och publiceras. Syftet är att få en överblick och också lättare kunna hjälpa förbundsmedlemmarna med frågor. Arkivreglementen Beslutade dokumenthanteringsplaner Arkivbeskrivningar Målgrupp: s förvaltning. Objektägare/objektspecialister hos förbundsmedlemmarna. Arkivarier, arkivföreståndare, arkivansvariga och arkivsamordnare. Administratörer: Elin och Annie.

24 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Plan inför 2016 Från och med 2016 tar den gemensamma organisationen över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn och de elektroniska arkiv som levereras in. Det innebär att på ett effektivt sätt kan stötta deltagande organisationer när det gäller att ta fram dokumenthanteringsplaner och ställa krav på de nya system som upphandlas. Det innebär också att arbetet med att genomföra arkivinspektioner ute hos deltagande kommuner och upprätta handlingsplaner kan påbörjas Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshantering hos deltagande organisationer och hjälpa till med kravställning av nya system skapas förutsättningar för enklare och mer kostnadseffektiva sätt att arkivera digitalt på sikt. Planeringen förändras om förbundsmedlemmar avtalar om anslutande tjänster, om tilläggstjänster införs eller om nya förbundsmedlemmar ansluter Ansluta nya förbundsmedlemmar Det finns ett intresse när det gäller möjligheter att ansluta till kommunalförbundet. Processen från ett första informationsmöte till medlemskap beräknas ta upp till ett år kalendertid. För att kunna ansluta till ett årsskifte behöver avsiktsförklaring/ansökan ha kommit in före sommaren, så att beslutsunderlag till fullmäktige kan sammanställas till september, beslut fattas i samtliga fullmäktige och den anslutande organisationen behöver utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige under november. I varje fall kommer vi att behöva titta på förutsättningarna för att ansluta nya medlemmar. Det kan vara alltifrån att det är möjligt att hoppa på tåget till att ett regelrätt anslutningsprojekt behöver genomföras Råd och stöd Grundläggande utbildning när det gäller kravställning av nya system. Grundläggande utbildning om arkiv och dokumenthantering (4 tillfällen). Många kommuner har information om offentlighet och sekretess i samband med introduktion av nya politiker och chefer. Introduktionsutbildningar för personal skulle behövas, till exempel som interaktiv webbutbildning för olika yrkeskategorier. bör undersöka möjlighet till finansiering/samarbete med andra parter. Om kommunerna ansluter sig till de standardiserade dokumenthanteringsplanerna blir det möjligt att arrangera gemensamma utbildningar. Utbildningar efter att nya dokumenthanteringsplaner antagits som baseras på framtagen mall. Arkivinspektioner enligt inspektionsplan (två verksamhetsområden). Rutin för att säkerställa att arkivansvariga och arkivombud utses hos samtliga nämnder och kommunala företag. Uppdatera arkivbeskrivningar för samtliga nämnder och kommunala företag. Plan för informationskartläggning av förbundsmedlemmarnas verksamhetsområden (beroende till leveransprojekt och inspektioner). Förslag från förbundsmedlemmarna: informationskartläggning av verksamhetsområdet samhällsbyggnad. Rekommendationer när det gäller gallring av externa lagringsmedier, telefoner och bärbara enheter. Rutiner för skolhälsojournaler (digitala och analoga).

25 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Arkivsystem och leveranser Projekt för att införa gemensam arkivplattform för långsiktigt digitalt bevarande. Enkelt sökgränssnitt för att underlätta sökning efter arkiverad information. Arkivförteckningssystem med sökning via webb och nationell arkivdatabas (NAD). Handlingsplan när det gäller prioritering av leveranser. Bevarandeplan när det gäller funktionalitet och servicenivå. Många av kommunerna i Kronobergs län byter ekonomi och/eller personalsystem. Det kan finnas behov av stöd för att testa avställningsfunktionalitet, rådgivning vid konvertering och/eller behov av att starta leveransutredningar. Beskrivning av organisation och roller för förvaltning av arkiv (på hemmaplan och hos ). Förslag diskuteras i samband med nätverksträffar med start Fördjupade utbildningar digitalt bevarande Förhoppningen är att detta kan ske tillsammans med andra organisationer. Varje utbildning omfattar 1 2 dagar. Utbildningens målgrupp är framförallt personer som arbetar med e arkiv, men kan i förekommande fall också vara intressanta för personer som till exempel deltar i leveransprojekt eller som arbetar med informationssäkerhet. Exempel på fördjupade utbildningar: Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Informationssäkerhet XML 12.5 Portalsida s webbsida med information om förbundet och verksamheten förbättras. På portalsidan samlas länkar till andra webbsidor och tjänster som används. Öppet att läsa för alla, inloggning för att redigera.

26 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Risker 1. Resultatet av verksamheten blir inte som förbundsmedlemmarna förväntat sig Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Missnöje med verksamheten. Ovilja att bidra med ytterligare finansiering. Medel Information/förankring internt hos förbundsmedlemmar genom objektsägare (verksamhetsledning) och ledamot/ersättare (politisk ledning). 2. Projekt arkivsystem kan inte bemannas Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Projektet försenas eller kan inte genomföras enligt plan. kan inte ta emot leveranser av information. Medel Kontinuerlig dialog med nyckelpersoner och it organisationer. Tidigt påbörja planerad rekrytering av personal med kompetens inom systemvetenskap/informationsarkitektur/projektledning. Ta in externa konsulter och/eller studenter för att säkerställa nödvändig kompetens. 3. Oförutsedda kostnader Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Planerade aktiviteter från skjutas upp eller ställas in. Medel Metodiskt arbete med utredning, planering och kalkyler. Hantera leveranser enligt metod i leveranshandledning. Säkerställa god teknisk beställarkompetens. Samarbete med andra e arkivorganisationer, projekt och initiativ. 4. Sårbarhet/liten bemanning Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Planerade aktiviteter från skjutas upp eller ställas in. Åtaganden kan inte uppfyllas. Förtroendet för organisationen minskar. Hög Kontinuerlig planering av verksamheten med gemensamma möten och uppföljning/ utvärdering. Administrativa stödfunktioner behöver säkerställas.

27 Verksamhetsbeskrivning (dnr SARK ) Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) färdigställs inte Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: FGS är en av möjliggörarna för att realisera identifierade nyttor. Om inte FGS:er färdigställs/utvecklas måste leveransspecifikationer framställas på något annat sätt. Risken är att måste använda leverantörsspecifika leveransspecifikationer eller ta fram egna. I vilket fall kommer det att innebära betydande osäkerhet och både när det gäller kostnader och produktägares intresse för att utveckla lösningar. Hög Uppvakta Riksarkivet och SKL.