Mats Porsklev, Sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg

Transkript

1 SIDAN 1 (11) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 13 maj 2016 kl Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Annika Stacke (L) Växjö Nils-Ingmar Thorell (L), Ronneby Bo Johansson (S), Ronneby tjg. ers. Chatarina Holmberg (S), Region Blekinge tjg. ers. Ingegerd Leandersson (KD), Markaryd tjg. ers. Kristina Brundin (S), Lessebo tjg. ers. Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Mats Porsklev, Sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg Utses att justera Justeringens plats och tid Ronneby kommunhus, Ronneby kl Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Nils-Ingmar Thorell (L) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor Underskrift

2 SIDAN 2 (11) 19 Dnr. Sark Ekonomi - rapport Ekonomiavdelningen i Växjö kommun är Sydarkiveras ekonomipartner. Presenteras en ekonomisk uppföljning per den 31 mars Månadsrapport per 31 mars Expediering:

3 SIDAN 3 (11) 20 Dnr. Sark Inköps- och upphandlingspolicy Sydarkivera köper varor och tjänster för stora belopp årligen. Det är av stor betydelse för Sydarkiveras ekonomi hur inköp och upphandling hanteras. Denna policy avhandlar Sydarkiveras inköp och upphandling. Till denna policy tillhör Riktlinjer för inköp och upphandling för Sydarkivera. Upphandlingar inom Sydarkivera skall präglas av effektivitet, kompetens och samordning, där målet är en god totalekonomi för Sydarkivera. Syftet med policyn är att skapa ett gott förhållningssätt i upphandlingsfrågor och säkerställa att varor och tjänster köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad med minsta miljöpåverkan inom ramen för gällande lagstiftning. Inköps- och upphandlingspolicy Förbundsstyrelsens förslag till förbundsstyrelse beslut Inköps- och upphandlingspolicyn antas. I avvaktan på förbundsfullmäktiges beslut ska inköps- och upphandlingspolicyn gälla för vår organisation. Expediering: Sydarkiveras personal

4 SIDAN 4 (11) 21 Dnr. Sark Riktlinjer för inköp- och upphandling Sydarkivera köper varor och tjänster för stora belopp årligen. Det är av stor betydelse för Sydarkiveras ekonomi hur inköp och upphandling hanteras. Dokumentet innehåller regler, riktlinjer, beskrivningar av processer, funktioner och roller beträffande Sydarkiveras upphandlingar och inköp. Dessa regler kompletterar och förtydligar Inköps- och upphandlingspolicy för Sydarkivera Sydarkiveras upphandlingar och inköp ska utföras professionellt, med verksamhet som kännetecknas av hög kompetens, god trovärdighet och en tydlig etisk hållning. Sydarkiveras relationer med marknaden ska kännetecknas av öppenhet, enkelhet och god marknadskännedom. Sydarkiveras verksamhet ska vara i ständig förbättring och utveckling för att bidra till en organisation med hög kvalitet. Riktlinjer för inköp- och upphandling Förbundsstyrelsens förslag till förbundsfullmäktiges beslut Riktlinjer för inköp- och upphandling antas. I avvaktan på förbundsfullmäktiges beslut ska riktlinjerna tillämpas för vår organisation. Punkt 4 i riktlinjerna ska justeras och ändras till upphandlingsmyndigheten i stället för miljöstyrningsrådet. Expediering: Sydarkiveras personal

5 SIDAN 5 (11) 22 Dnr. Sark Uppföljning av nyttorealiseringsplan 2015 Finns upprättat uppföljning av förbundets nyttorealiseringsplan från Uppföljning av nyttorealiseringsplan 2015 Expediering:

6 SIDAN 6 (11) 23 Dnr.Sark Lägesrapport Råd och stöd Föreligger lägesrapport för förbundets råd och stöd verksamhet. Lägesrapport råd och stöd från den 3 maj Expedieras:

7 SIDAN 7 (11) 24 Dnr. Sark Lägesrapport om leveransprojekt Föreligger lägesrapport leveransprojekt. Lägesrapport om leveransprojekt från den 3 maj Expedieras:

8 SIDAN 8 (11) 25 Dnr. Sark Lägesrapport om arkivsystem Föreligger lägesrapport förom arkivsystem. Lägesrapport om arkivsystem från den 3 maj Expedieras:

9 SIDAN 9 (11) 26 Dnr. Sark Information om anslutningar Förvaltningen har fått inbjudan att diskutera eventuellt medlemskap i Sydarkivera från kommunförbundet Skåne Förbundschef Mats Porsklev lämnar muntlig information. Efter förbundets fullmäktige den 1 april har Åtvidabergs och Hörby kommuner beslutat om att teckna avsiktsförklaring för medlemskap i vårt förbund. Expedieras:

10 SIDAN 10 (11) 27 Dnr. Sark Information om status i utredningsprojektet för etablering av bevarandeplattform. (RFI It -tjänster och samverkansprojekt) Förvaltningsledare Mårten Lindström lämnar muntlig information om förvaltningens arbete med projekt avseende etablering av förbunds bevarandeplattform samt om arbetet med att etablera en säker It miljö för vår bevarande plattform. Under arbetet har synpunkter inhämtats från Riksarkivet, forskare och specialister hos kommuner som har erfarenhet av e arkivlösningar. En första version av bevarandeplattformen beräknas vara på plats under 2017 för att ta emot digitala leveranser. Projektet ligger i fas med övergripande tidplan som har beslutats av förbundsfullmäktige. Expedieras:

11 SIDAN 11 (11) 28 Dnr. Sark Reseersättning för förtroendevalda Bo Johansson (S), Ronneby ställer en fråga om reseersättning till de förtroendevalda. Rätt ersättning har inte utbetalats. Förbundschef Mats Porsklev får i uppdrag att kontakta Växjö personalavdelning för att reda ut problemen med ersättningar till de förtroendevalda. Expediering: Mats Porsklev