Förbundsstyrelsen Datum för anslags nedtagande. Sydarkiveras kontor. Utdragsbestyrkande

Transkript

1 SIDAN 1 (16) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Växjö fredagen den 2 juni 2017 kl Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Börje Dovstad (L), Karlskrona Annika Stacke (L), Växjö Annika Westerlund (S), Karlshamn Nils Ingmar Thorell (L), Ronneby Kristina Brundin (S), Lessebo, tjg. ers. Ingegerd Lenander (KD), Markaryd, tjg. ers Närvarande ej beslutande ersättare Ingegerd Lenander (KD), Markaryd Bo Johansson (S), Ronneby Övriga deltagare Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Elin Jonsson, bevarandestrateg Utses att justera Justeringens plats och tid Annika Stacke (L) fredagen den 9 juni 2017 Sydarkiveras kontor Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Annika Stacke (L) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor Underskrift

2 SIDAN 2 (16) 14 Dnr. Sark Ekonomi - rapport Administrationen har tagit fram en ekonomisk rapport till och med den 30 april. Ekonomisk rapport per den 30 april 2017 Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

3 SIDAN 3 (16) 15 Dnr. Sark Behörighet för attest- och kontrasignation Administrationen har tagit fram förslag till behörighet för attest och kontrasignation. Behörighet och attester from den 2 juni Förslag till behörighet- och attester från och med den 2 juni godkänns med följande tillägg: Från Växjö kommuns löneenhet, Systemförvaltare Ulla Nilsson, lönekonsult Tommy Persson, lönekonsult Eva Ferm, lönekonsult Pia Nilsson, verksamhetsutvecklare Susanne Johansson för utanordning av löner. Samtliga berörda.

4 SIDAN 4 (16) 16 Dnr. Sark Förbundspolicy, samlat dokument för ett antal policyområden Administrationen har tagit fram förslag till ett samlat dokument för ett antal policyområden, en så kallad förbundspolicy. Diskuteras på mötet några förslag till kompletteringar och förändringar. Förbundspolicy daterad Förvaltningen får i uppdrag att göra de förändringar som diskuterades på mötet och skriva riktlinjer enligt diskussion. Policydokumentet bör vara färdigt till fullmäktige i november.

5 SIDAN 5 (16) 17 Dnr. Sark Sydarkiveras framtid - gemensam målbild för förbundets utveckling, projekt Många frågor har inkommit till förvaltningen om överlämnande av arkivmyndighetsansvar till Sydarkivera. Förvaltningen har därför tagit fram ett förslag till projekt. Projektet syftar till att uppnå en samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och omfattning/avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Projektet genomförs som en del i nyttorealiseringsprocessen. Det är dags för ett omtag med att identifiera och specificera nyttor med en gemensam arkivorganisation utifrån: Förbundets utökning av medlemmar och anslutande tjänster. Påverkan genom händelser i omvärlden och juridiska frågor som uppkommit efter förbundets start. Erfarenheter från genomförd uppföljning av realiserade nyttor Förslag till projekt daterat Förvaltningen ges i uppdrag att driva föreslaget projekt tillsammans med förbundsmedlemmarna enligt föreslagen modell. Samtliga förbundsmedlemmar

6 SIDAN 6 (16) 18 Dnr. Sark Rapport lansering av bevarandeplattform och valv Bevarandeplattformen är klar och de första leveranserna är genomförda. Det är arkivering av medlemmarnas Webb. Första veckan i juni sker omlokalisering av plattformen till vår nya lokal i Alvesta. Rapport, Etablering digital bevarandeplattform daterad Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

7 SIDAN 7 (16) 19 Dnr. Sark Tillsynsrapport Råd och Stöd 2016 Tillsynsrapport daterad Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

8 SIDAN 8 (16) 20 Dnr. Sark Extern Webb leveranser inriktning Förvaltningen har sedan våren 2016 arbetat med att utreda arkivering av förbundsmedlemmarnas externa webbsidor. En provinsamling genomfördes I Sydarkiveras verksamhetsplan (dnr SARK ) är mål för 2017 att etablera rutiner för årlig arkivering av förbundsmedlemmars externa webbplatser. Utkast till rapport från utredning av långsiktigt digitalt bevarande av externa webbplatser har skickats ut till förbundsmedlemmarna för synpunkter och komplettering under sommaren. Tjänsteskrivelse om extern Webb leveranser daterad Förbundsstyrelsen beslutar att förvaltningen genomför planerad insamling av förbundsmedlemmarnas externa webbplatser och utarbetar rutiner för insamling och visning i samarbete med förbundsmedlemmarna.

9 SIDAN 9 (16) 21 Dnr. Sark Äldre digitalt material leveranser inriktning Inventering av äldre digitalt material genomfördes hos förbundsmedlemmarna under åren och hittills under Syftet var att kartlägga hur mycket information som förvaras hos anslutande kommuner i form av äldre digitalt material. Det är information som idag inte finns tillgängligt på kommunernas nuvarande servrar. Inventeringen var det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av materialet. En delredovisning har skett i samband med avrapportering av arbetet med att ansluta nya förbundsmedlemmar inför Tjänsteskrivelse om extern Webb leveranser daterad Förvaltningen ges uppdrag enligt nedan: Etablera en tjänst för att hantera det äldre digitala materialet Påbörja insamling av det äldre digitala materialet Noterar information om analoga audio- och videoupptagningar samt mikrokort

10 SIDAN 10 (16) 22 Dnr. Sark Gamla diarier/databaser leveranser inriktning Förbundsmedlemmar har under året aviserat behov av att avveckla och överföra registerbaserad information från äldre diarier och verksamhetssystem. Datalagring hanteras för dessa system med hjälp av relationsdatabaser. Sydarkivera har med anledning av detta startat upp en leveransutredning för att hitta ett hållbart lösningsförslag. Riksarkivet har under många år tagit emot löpande leveranser av uttag från relationsdatabaser från olika statliga myndigheter som till exempel Statistiska centralbyrån (SCB). Riksarkivet har initierat ett arbete för att utveckla Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för databaser. Det finns två etablerade metoder för arkivering av databaser: Uttag som teckenseparerade textfiler med dokumentation av tabeller, fält och relationer i Xml-format. Specifikation framtagen av Norska Riksarkivet (ADDML) Verktyg för bevarande av relationsdatabaser som utvecklats av Schweiziska Riksarkivet (SIARD) Tjänsteskrivelse om gamla diarier leveranser daterad Förvaltningen får i uppdrag att: Etablera en tjänst för att hantera arkivering av äldre databaser. Tillsammans med Riksarkivet m.fl. partners delta i förberedelser för gemensamt projekt för att ta fram FGS för databaser.

11 SIDAN 11 (16) 23 Dnr. Sark Gallringsbeslut (Sydarkiveras förvaltningsarkiv ) Arkivbildning och gallring inom kommuner och landsting styrs av Arkivlagen (1990:782). Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av handlingar, och därmed inskränks allmänhetens rätt att ta del av dessa. Eftersom en myndighet är skyldig att bevara allmänna handlingar och gallring ska utgöra undantag, ska myndigheten verkställa gallring med största omsorg och försiktighet. I samband med att Karlskrona kommun ska byta dokument- och ärendehanteringssystem för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen under 2017 så ska Castor avvecklas. En del information ska konverteras till nya system, resten ska gallras. Sydarkivera använde under 2015, med hjälp av Karlskrona kommun, Castor som diariesystem innan Sydarkiveras förvaltning valde att övergå till manuell hantering i väntan på ett eget dokument- och ärendehanteringssystem. Enligt Arkivlagen krävs gallringsbeslut för att få förstöra allmänna handlingar av den myndighet som är ansvarig för informationen. Gallringsbeslut krävs inte bara för informationen utan även för de sök- och sammanställningsmöjligheter som finns. Tjänsteskrivelse om gallring från Castor daterad Karlskrona kommun får gallra de ärenden i Castor som tillhör Sydarkiveras diarium då informationen finns i original på papper och ändå inte är komplett. De sök- och sammanställningsmöjligheter som finns i Castor för Sydarkiveras diarium också gallras då informationen inte kommer vara komplett vid sökningar och sammanställningar för år Karlskrona kommun, kommunledningsförvaltningen

12 SIDAN 12 (16) 24 Dnr. Sark Information om flytten till Alvesta Förvaltningen ger muntlig information om den förestående flytten till nya säkra lokaler i Alvesta. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

13 SIDAN 13 (16) 25 Dnr. Sark Information om anslutningar Förvaltningen ger muntlig information om hur arbetet fortskrider för Sydarkiveras del och de anslutande kommunernas arbete med att ansluta Informeras om att några Sörmlands kommuner har framfört önskemål om att påbörja diskussion om anslutning till Sydarkivera. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

14 SIDAN 14 (16) 26 Dnr. Sark Information om anslutande tjänster Förvaltningen ger muntlig information om anslutande tjänster som har avropats av somliga kommuner samt om vad medlemmarna kan avropa enligt vår förbundsordning. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

15 SIDAN 15 (16) 27 Dnr. Sark Information om Växjös utträde Ordförande Per Ribacke ger muntlig information. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.

16 SIDAN 16 (16) 28 Information om pågående projekt Förvaltningen ger muntlig information om pågående projekt som har förbundet just nu är aktiva i. Ex. Får jag lov projektet som drivs av Boverket med hjälp av Vinnova pengar. Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.