Tommy Bernevång-Forsberg (KD), ordförande

Transkript

1 JÖNKÖPINGS KOMMUN Valnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid Kajutan, Rådhuset, Jönköping, kl Beslutande Tommy Bernevång-Forsberg (KD), ordförande Åke Johansson (C) 1:e vice ordf Mikael Rydberg (S) 2:e vice ordf Martin Hytting (M) tjg-ersättare Johanna Storbjörk (S) Övriga närvarande Lars Bertilsson (M), ersättare Alf Gustavsson (S), ersättare Gabriella Sjöberg (S), ersättare Malena Tovesson, kanslichef/valnämndens sekreterare Ulla Freijd, administratör Kristin Svensson, administratör Utses att justera Åke Johansson (C) Justeringens plats och tid Rådhuset, Jönköping, Paragrafer Underskrifter Organ Sekreterare Ordförande Justerande Malena Tovesson Tommy Bernevång-Forsberg Åke Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Valnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Stadskontoret, Rådhuset, Jönköping Underskrift Malena Tovesson Justerandes sign

2 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 Innehåll 12 Fastställande av dagordning samt val av justerare 3 13 Utbildningsdag för hösten Information om utvärderingsenkät från valåret Ekonomisk uppföljning samt jan-april VIP Konton till förtroendevalda i valnämnden 8 18 Övriga ärenden 9

3 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 12 Fastställande av dagordning samt val av justerare Dagordningen fastställes i befintligt skick och inga övriga frågor noteras. Till justerare utses Åke Johansson. Protokollet justeras kl och 17 är beslutsärenden.

4 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 13 Utbildningsdag hösten 2015 Valnämndens sekreterare arbetar vidare med att bjuda in valprövningsnämnden och valmyndigheten till Jönköping under hösten 2015 för information om den nya vallagen. Peter Blomsterberg från Länsstyrelsen i Jönköpings län kommer att kontaktas för att få frågan om Länsstyrelsen kan ta över värdskapet för en sådan utbildninsg. Valnämndens sekreterare har kvar uppdraget att bjuda in stadbyggnadsförvaltningen till ett sammanträde 2015, då de hade förhinder vid dagens sammanträde. De ska informera om den nya översiktsplanen och de planerade bostadsområden (nybyggnation och förtätningar) som kommer att växa fram i första hand till 2018, men även till 2022 och som innebär att valdistrikt kan behöva ändras.

5 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 14 Information om utvärderingsenkät från valåret 2014 Valnämndens kansli har fått i uppdrag att genomföra en framåtsyftande utvärdering genom att skicka ut en enkät till de personer som arbetade som ordförande och vice ordförande under de båda valen 2014 och redovisa denna utvärdering vid sammanträdet i maj Utvärdering är inte genomförd på grund av tidsbrist inom valnämndens kansli, men arbete pågår och när enkäten är genomförd kommer den att presenteras för valnämnden.

6 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 15 Ekonomisk uppföljning jan-april 2015 Valnämndens sekreterare informerar om den ekonomiska uppföljningen för jan-april 2015 och konstaterar att hyran på sience park där valnämnden förvarar sitt valmaterial inte är budgeterad för Valnämnden förväntas därmed göra ett underskott 2015 på kr. Denna hyreskostnad kommer att föras in i budgetarbetet inför 2016.

7 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 16 VIP 2016 Valnämndens kansli har utarbetat ett förslag till verksamhets- och investeringsplan inför Valnämnden begär att få utöka sin ram från kr med kr till kr under Den utökade ramen ska täcka kostnader för lokaler, som uppgår till kr per år, där valnämndens valurnor, skärmar och kontorsmaterial samt valkuvert förvaras. Den utökade ramen ska även täcka ökade utbildnings- samt arvodeskostnader till valnämnen. Beslutsunderlag Valkansliets tjänsteskrivelse, daterad Yrkanden Åke Johansson (C) och Mikael Rydberg (S) yrkar bifall till förslaget. VALNÄMNDENS BEHANDLING Valnämndens beslut Valnämndens kanslis förslag till verksamhets- och investeringsplan inför 2016 godkänns och överlämnas till stadskontoret inför kommunstyrelsens behandling. Beslutet expedieras till: Stadskontoret

8 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 17 Konton till förtroendevalda i valnämnden Valnämndens sekreterare informerar om att alla ledamöter har en kommunal e- postadress. En diskussion förs om valnämnden ska bli digital och i så fall med vilken teknisk lösning.valnämnden kan få handlingar via kommunens mail eller netpublicator och genom kommunleasade läsplattor eller privata läsplattor. Yrkanden Mikael Rydberg (S) yrkar att valnämnden ska besluta att valnämnden ska använda sig av digitala handlingar och ge valnämndens sekreterare i uppdrag att ta fram en teknisk lösning för nämnden. VALNÄMNDENS BEHANDLING Valnämndens beslut Valnämnden ska använda sig av digitala handlingar. Valnämndens sekreterare får i updrag att ta fram en teknisk lösning för valnämnden när det gäller digitala handlingar. Beslutet expedieras till: Valnämndens sekreterare

9 JÖNKÖPINGS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 18 Övriga ärenden Valnämndens ordförande informerar om SKL:s rapport 310 val