Sammanträdesprotokoll Sida 1(9)

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Sida 1(9) Plats och tid Sevederummet, onsdagen den 13 september 2017 kl 10: Beslutande Ledamöter Eva Berglund (S), ordförande Sören Sjöholm (M), 1:e vice ordförande Magnus Gustafsson (M) Daniel Nestor (S) Marcus Jonmyren (C) Bo Svensson (C) Pia Young (V) Övriga närvarande Ersättare Johan Blomberg (M) Cissi Hammar (S) Amanda Blom (M) Anita Westerback (S) Lisbeth Karlsson (C) Birger Andersson (C) Lars Johansson (V) Kanslijurist Therese Jigsved Administratör Liselott Frejd Protokolljusterare Daniel Nestor (S) Justeringens plats och tid Administrativa avdelningen onsdagen den 20 september 2017 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-7 Therese Jigsved Ordförande Eva Berglund (S) Protokolljusterare Daniel Nestor (S) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Administrativa avdelningen, Stadshuset Underskrift Therese Jigsved

2 Sammanträdesprotokoll Sida 2(9) Innehållsförteckning 1 Dnr 2017/ Val av protokolljusterare samt tid och plats för justering (2017) Dnr 2016/ Anmälan av delegationsbeslut till valnämnden Dnr 2017/ Meddelande till valnämnden Dnr 2017/ Inbjudningar till valnämnden Dnr 2017/ Upprättande av arkivbeskrivning för valnämnden i Vimmerby kommun Dnr 2017/ Information om nya regler i vallagen inför valen Dnr 2017/ Sammanträdeskalender för valnämnden... 9

3 Sammanträdesprotokoll Sida 3(9) 1 Dnr 2017/ Kod 000 Val av protokolljusterare samt tid och plats för justering (2017) s beslut en beslutar att utse Daniel Nestor (S) att justera dagens protokoll. Protokollet justeras onsdagen den 20 september 2017 på administrativa avdelningen. Beslutet skickas till Kanslijurist Therese Jigsved

4 Sammanträdesprotokoll Sida 4(9) 2 Dnr 2016/ Kod 002 Anmälan av delegationsbeslut till valnämnden s beslut en beslutar att godkänna redovisningen av anmälda delegationsbeslut. Vid dagens sammanträde anmäls följande delegationsbeslut från ordföranden Eva Berglund (S) till valnämnden. -Delegationsbeslut om att utse personuppgiftsombud för valnämnden -Delegationsbeslut med synpunkter om skanning av röstlängder -Delegationsbeslut om att utse personuppgiftsombud för valnämnden, Id Delegationsbeslut med synpunkter om skanning av röstlängder, Id 57459

5 Sammanträdesprotokoll Sida 5(9) 3 Dnr 2017/ Kod 111 Meddelande till valnämnden 2017 s beslut en beslutar att lägga följande meddelanden till handlingarna: -Fullmäktiges beslut att bevilja valnämnden ansvarsfrihet för verksamhetsåret Fullmäktiges beslut att utse Eva Berglund (S) till ordförande i valnämnden samt Daniel Nestor (S) till ledamot i valnämnden -Förslag om samma valdistriktsindelning vid valen 2018 som tidigare. -Handlingarna i ärendet om skanning av röstlängder i samband med valen Handlingarna i ärendet om valkretsindelning Kommunfullmäktiges beslut om ansvarsfrihet, KF , 101 Kommunfullmäktiges beslut om fyllnadsval, KF , 18 Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut om valdistriktsindelning, KSAU , 193 Missiv och skrivelse från SCB och skrivelse från länsstyrelsen i Kalmar län om skanning av röstlängder i samband med valen 2018, Id och Id Skrivelse från länsstyrelsen i Kalmar län om valkretsindelning, Id 56995

6 Sammanträdesprotokoll Sida 6(9) 4 Dnr 2017/ Kod 110 Inbjudningar till valnämnden s beslut en beslutar att utse ordförande Eva Berglund (S), kanslijurist Therese Jigsved och administratör Liselott Frejd att delta. Vid dagens sammanträde föreligger inbjudan från Sveriges Kommuner och Landsting till seminarium om valet Varje kommun får skicka högst tre deltagare. Inbjudan till Val från SKL, Id Beslutet skickas till Kanslijurist Therese Jigsved

7 Sammanträdesprotokoll Sida 7(9) 5 Dnr 2017/ Kod 004 Upprättande av arkivbeskrivning för valnämnden i Vimmerby kommun s beslut en beslutar att anta arkivbeskrivning för valnämnden. Enligt både offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar (arkivbeskrivning). Beskrivningen ska ge en överblick av myndighetens information och organisation. Myndigheten ska redovisa uppgifterna så att den som söker information kan förstå vilka handlingstyper som uppstår i verksamheten. Arkivbeskrivningar är en del i arbetet med att förbättra tillgänglighet och sökbarhet. Beskrivningarna gör det möjligt att ta reda på var allmän information finns förvarad och vart man kan vända sig för att begära ut information. Det är till nytta för allmänheten, verksamheterna och andra myndigheter som letar efter information. Vid dagens sammanträde föreligger förslag till arkivbeskrivning för valnämnden. Arkivbeskrivning för valnämnden, Id Tjänsteskrivelse om arkivbeskrivning Id Information från Sydarkivera om behov av arkivbeskrivning, Id Beslutet skickas till Kommunalförbundet Sydarkivera

8 Sammanträdesprotokoll Sida 8(9) 6 Dnr 2017/ Kod 111 Information om nya regler i vallagen inför valen 2018 s beslut Ärendet föranleder inget beslut. Vid dagens sammanträde lämnar kanslijurist Therese Jigsved information om nyheter i vallagen inför valen Powerpointpresentation av nyheter i vallagen inför valen 2018, Id 58058

9 Sammanträdesprotokoll Sida 9(9) 7 Dnr 2017/ Kod 111 Sammanträdeskalender för valnämnden s beslut en beslutar att vid nästa sammanträde fastställa sammanträdeskalender för valnämnden för år Vid dagens sammanträde lyfts frågan om sammanträdeskalender för valnämnden. Till nästa sammanträde ska förslag till sammanträdeskalender för hela 2018 tas fram. Under år 2019 är det val till Europaparlamentet så det kommer att behöva vara sammanträden även hösten Nästa sammanträde är , kl Beslutet skickas till Kanslijurist Therese Jigsved