Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv

Transkript

1 ägare 1 Bilaga 4 Konceptstudie e-arkiv Rapport från workshop i Samrådsforum Parallellt med den politiska beslutsprocessen oktober-december påbörjades planeringen av verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen som startar Tanken med workshopen den 18 november var att fånga upp de varierande behov som finns hos respektive organisation. Workshopen var till för kontaktpersoner för konceptstudien och för dem som närmast kommer att beröras: arkivarier, arkivföreståndare eller sekreterare/registratorer på den centrala administrationen med flera. Syftet med workshopen var att tillsammans arbeta för ett gemensamt synsätt och en struktur som leder till en bra verksamhet i den nya arkivorganisationen. Deltagarna hade vid det här laget mycket kunskaper, intryck och material från workshops, event och arbetsmöten som genomförts under e- arkivprojektet. Workshopen bestod av lite enskilt arbete, men till största delen arbete i grupp. Deltagare på workshopen var: Anders Karlsson, arkivarie, Ronneby kommun Ann Robért-Strand, kanslisamordnare, Lessebo kommun Anna-Karin Sonesson, samordnings- och utvecklingschef/samordnare, Ronneby kommun Ann-Lena Ljungberg, kommunarkivarie, Ljungby kommun, biträdande projektledare, Konceptstudien Helene Gustafsson, receptionist/informatör, Lessebo kommun Jonas Sjöberg, systemförvaltare, Alvesta kommun Kerstin Johansson, arkivarie, Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun Magdalena Nordin, kommunarkivarie, Karlskrona kommun Marie Ulmhed, arkivarie, Mats Porsklev, kanslichef, Älmhults kommun Ola Eknor, utvecklingsledare, Markaryds kommun Olivia Simson, arkivarie, Karlskrona kommun Informationspass Workshopen inleddes med informationspass om projektet e-arkiv och den planerade färdplanen mot en gemensam arkivorganisation och ett gemensamt arkivsystem. Den inledande informationen utgick från samma presentation som använts för de kommunstyrelser som önskat information i samband med beslut om att inträda i kommunalförbundet Sydarkivera. Kortfattat redogjordes för principerna för att arkivera elektroniskt som går ut på att bevara information digitalt oberoende av tidsbunden teknik (hårdvara och mjukvara). Arkivlagen är teknikneutral och kommunerna har i uppdrag att bevara information för framtiden. Att bevara information i ursprungligt skick är viktigt för att säkerställa äkthet det vill säga principen att elektronisk information bevaras elektroniskt och information på papper bevaras på papper.

2 ägare 2 Under informationspasset redovisades också den planerade organisationen för kommunalförbundet Sydarkivera och ändamålet för den gemensamma verksamheten. De bastjänster som förbundet kommer att tillhandahålla, hur sammarbetet mellan Sydarkiveras och förbundsmedlemmarna kommer att se ut och ansvar för olika typer av system redovisades kortfattat. Verksamhetsplanen och nyttorealiseringsplanen gicks igenom översiktligt. Redovisning av grupparbeten Rangordning av de föreslagna projekten Ett utkast till beskrivning av uppdrag och verksamhet för kommunalförbundet Sydarkivera delades ut. Deltaganda på workshopen hade tid att läsa igenom utkastet. Den första uppgiften var att försöka rangordna de olika projekten som beskrevs i utkastet. Det var inte helt enkelt att rangordna de olika projekten. De olika grupperna kom inte fram till samma resultat, vilket redovisas i tabellen nedan: 1 Förbättra kravställning på hemmaplan Kompetenshöjning Komplettera 2 Förbättrad kravställning på hemmaplan 3 Fördjupad nulägesanalys Kompetenshöjning Komplettera Fördjupad nulägesanalys Komplettera Kompetenshöjning 4 Fördjupad nulägesanalys Pilotprojekt leveranser 5 Pilotprojekt Pilotprojekt leveranser Kravspecifikation arkivsystem Arkivsystem 6 Kravspecifikation arkivsystem Förbättrad kravställning på hemmaplan 7 Samsök Samsök Samsök Analys Rangordningen skiljer sig åt om man tänker utifrån en enskild kommuns behov eller om man tänker på vad som är bäst sett till verksamheten i den gemensamma arkivorganisationen. Utifrån Sydarkiveras synpunkt skulle pilotprojekt leveranser prioriteras högre eftersom det är viktigt för legitimiteten. Att samsök var det minst prioriterade projektet var alla överens om. Orsaken till det var att man såg det som möjligt att genomföra först när information har börjat levereras in. Vissa av projekten hör nära ihop: pilotprojekt leveranser/kravställning arkivsystem samt fördjupad nulägesanalys/. Vilket som kommer först av förbättrad kravställning/nulägesanalys/kompetenshöjning diskuterades. Argument för att prioritera förbättrad kravställning är att vinsten på sikt är betydande. Punktinsatser bör därför göras i samband med viktiga upphandlingar.

3 ägare 3 Argument för att prioritera fördjupad nulägesanalys är att det behövs för att se vad som finns i organisationerna, vilka som är framtagna och vilka system som används. Det är därför en förutsättning för att planera den gemensamma verksamheten. Argument för att prioritera kompetenshöjning är att det behövs utbildning för en lång rad målgrupper som en förutsättning för att framgångsrikt kunna arbeta med förbättrad kravställning och. På frågan om vad som var viktigast att se till den egna kommunens behov eller effekten i ett större perspektiv (totalt sett i Kronoberg/Blekinge) svarade deltagarna det stora perspektivet. Det är en förutsättning för samverkan att arbeta för det som i längden är bäst för alla. Identifierade behov Uppgiften var att skiva upp saker som är särskilt viktiga att göra i den egna kommunen inom de områden som ingår i planeringen inför System som behöver avvecklas, målgrupper som behöver utbildas, nämnder som behöver och liknande. Identifierade behov redovisas utan inbördes prioritering i listan nedan: Processbaserade Information från gamla system sociala system, skolsystem, ekonomi och personal. Utbildning för sekreterare, registratorer, it, chefer, upphandling ( alla ). Alla nämnder och bolag. Standardiserade starta upp ett arbete. Samband med arbetet att ta fram klassificeringsstruktur. Kompetenshöjning för politiker. Styrdokument arkivreglemente,. Upphandling behov av hjälp för att ställa krav på nya system för leverans till e-arkiv i framtiden. Kvalitetshöjning och attitydförändring. Goda exempel Uppgiften var att skriva upp saker som fungerar bra i den egna kommunen och som skulle kunna fungera bra även i andra kommuner. Rutiner, mallar, instruktioner, utbildningsmaterial, styrande dokument eller liknande. Karlshamn erfarenhet av att införa verksamhetsnära arkiv/digitalt närarkiv. Positiva erfarenheter av införandet i kommunen. Alvesta goda erfarenheter av att många olika verksamheter använder ett och samma ärendehanteringssystem och en vilja att anpassa sitt arbetssätt. Ärendehanteringssystemet används både för bygglov och på skolorna. Innebär att det blir färre system att hantera. Markaryd Har två olika ärendehanteringssystem för att få till helheten och en välfungerande hantering av ärenden. Positiva erfarenheter av att införa system för synpunktshantering.

4 ägare 4 Karlskrona Lathundar för till exempel hantering av personalakter. Dokumenten är korta och koncisa, lättlästa och används i verksamheten. Det finns också en generell överenskommelse med friskolorna om arkivering av journaler och betyg. Dessa dokument skulle kunna utvecklas mot processbaserade beskrivningar. Ronneby Nya arkivet i Bräkne Hoby innebär lokal samverkan mellan kommunarkiv, föreningsarkiv och släktforskning. Beställningsformulär på nätet för beställning av betyg (en av de allra vanligaste frågorna till arkiven). Hela arkivet är förtecknat, men inte publicerat på webben. Det finns avtal med friskolor angående hantering av betyg) Växjö Har också nytt arkiv i samverkan med föreningsarkiv. Möjlighet till släktforskning, studiebesök med mera. Det finns arkivförteckningar, som är publicerade på nätet och sökbara via NAD (nationella arkivdatabasen). Det finns också en arkivhandbok framtagen. Älmhult Styrdokument för nämndadministration, en beskrivning hur man arbetar från ax till limpa - från att handlingar kommer in tills de ska arkiveras. Förslag på hur en tjänsteskrivelse ska se ut med mera. Prioriteringsprinciper leveranser/avställningsprojekt Deltagarna kom fram till att det är svårt att föreslå rangordning när det gäller olika principer för prioritering. Detta är att arbete som behöver fortsätta. Slutgiltigt är det kommunalförbundets fullmäktige och styrelse som beslutar om prioritering. En lista med möjliga prioriteringsprinciper sammanställdes (utan inbördes prioriteringsordning): Kommunalt ägd verksamhet/avtal med privata aktörer Samhället/individen Säkerhetsklassning av it-system. Vilka är mest prioriterade ur säkerhetsperspektiv? Vad är det för information som kommunerna absolut behöver ha kontroll på? Data hos andra aktörer utanför kommunens kontroll ( molnet ) har högre prioritet än det som finns lokalt. Det vill säga graden av kontroll över informationen. Sammanblandad information? Verksamhetsperspektivet? Systemets behov tar för lång tid processa information Kostnad priset på systemet som ligger och skvalpar Behovet att hantera själva verksamhetssystemet vid byte av system Mängd information som ska bevaras (mycket är gallringsbart mindre prioritet?) Är informationen unik? Finns informationen på papper? Graden av sökmöjligheter och bearbetningsmöjligheter Maskinläsbar data? Efterfrågan på material (medborgare och forskare)? Möjligt att ta reda på genom erfarenhet och återsökningsfrekvens.

5 ägare 5 Transparens och insyn (till exempel tillgång till information om beslut och ärende samt ekonomi) Många har samma system Så stor nytta för så många som möjligt Bonus om man går in i gemensamma upphandlingar. Har man tänkt på framtiden (bättre och färre system) borde man få hjälp med att avställa av istället för migrera. Enkelhet öva sig Genomförbarhet Produkter på väg ut (leverantörer som avvecklas, uppköpta produkter) Mindre risk Finns det gemensamma specifikationer (FGS:er) Extra resurser? Arbetstid eller pengar? Dokumenthanteringsplaner När det gällde prioritering för arbetet med var deltagarna ense: 1. Framtagande av gemensamma styrdokument/ arkivreglemente 2. Mall för dokumenthanteringsplan 3. Klassificeringsschema som utgångspunkt för. 4. Mål i första skedet: att alla nämnder och bolag har någon form av 5. Därefter uppdatering av inaktuella planer och slutligen enligt principen för verksamhetsnära arkivredovisning. Viktigt för att kunna genomföra detta arbete är att starta upp referensgrupper inom olika verksamhetsområden. Möjligheten att använda befintliga nätverk som referensgrupper diskuterades. En sammanställning av en mängd olika nätverk och grupper har gjorts för Kronobergs län. Arkivinspektioner Prioritering när det gäller arbetet med arkivinspektioner diskuterades. Enligt planen så kommer Sydarkivera ta över vissa arkivmyndighetsfunktioner från och med år Några viktiga apsekter lyftes fram av deltagarna: Framtagande av mallar Flera kommuner har först och främst behov av att någon kommer ut och stämmer av läget och vad som behöver göras. Det behövs en överblicksbild av läget. Olika förbundsmedlemmar kommer att ha olika förutsättningar och varierande utgångslägen så det gäller att anpassa arbetet med tillsyn/inspektioner efter detta. Det är inte möjligt att hinna ut till alla enheter så någon princip för stickprov för inspektioner på till exempel skolor behövs. En del kommuner har redan rutiner för tillsyn och det är viktigt att diskutera vidare hur samarbetet kan ske framöver.

6 ägare Förslag till områden att prioritera: Skola och social verksamhet där det hanteras sekretessinformation Ekonomi (kommunövergripande processer) 6 Gemensamma workshopar Deltagarna som var kvar mot slutet av dagen tyckte att workshopen hade fungerat bra. Under uppbyggnadsskedet är ett förslag att nätverksgruppens kontaktpersoner och objektspecialister träffas en gång i kvartalet. Förslaget är också att träffarna hålls hos olika kommuner. Det var många som inte kunde vara med på workshopen bland annat eftersom en PUL-utbildning i Alvesta genomfördes samma dag. När Sydarkivera startar upp verksamheten i januari-februari planeras besök hos förbundsmedlemmarna. Tanken är att då gå igenom behov, bra exempel, nuläget i kommunen med mera. Då finns det möjlighet att komplettera underlaget. Mer information kommer att skickas ut. Nästa träff planeras i mars 2015.