Yttrande över Sydarkiveras remiss "Analoga arkiv"

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Yttrande över Sydarkiveras remiss "Analoga arkiv""

Solveig Nyström
för 5 år sedan
Visningar:

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer KLK 2018/561 Handläggare Arkivarie Sofie Niemi Kommunstyrelsen Yttrande över Sydarkiveras remiss "Analoga arkiv" Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen följande beslut: Kommunstyrelsen antar kommunledningskontorets förlag till yttrande och överlämnar det till Sydarkivera. Beskrivning av ärendet Remissen Analoga arkiv innehåller ett förslag på att samordna även analoga arkiv i Sydarkiveras regi, för de medlemmar som önskar. Samordningen föreslås ske i Bräkne-Hoby i en nybyggd lokal i anslutning till ett befintligt arkivcentrum. Hässleholms kommun är inte intresserad av att leverera sina analoga handlingar till detta arkivcentrum år Förslaget bedöms vara gott i grunden med flera goda synergieffekter men borde föregås av en grundligare utredning och risken att fokus tas från Sydarkiveras grunduppdrag, den digitala bevarandeplattformen, bör beaktas. Bilagor Bilaga 1: Yttrande Sändlista: Hässleholms kommun / 506 Postadress: Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

2 2 (2) Kommunalförbundet Sydarkivera Sofie Niemi Arkivarie JAV

YTTRANDE 1(3) Datum 2018-10-05 Diarienummer Handläggare Arkivarie Sofie Niemi Kansliavdelningen 0451-26 83 64 sofie.niemi@hassleholm.

3 YTTRANDE 1(3) Datum Diarienummer Handläggare Arkivarie Sofie Niemi Kansliavdelningen Kommunalförbundet Sydarkivera Yttrande över Sydarkiveras remiss Analoga arkiv Sammanfattning Hässleholms kommun anser att en samlokalisering av analoga arkiv för de förbundsmedlemmar som önskar är en god idé i grunden. Förslaget kommer från en kommun från början och inte från kommunalförbundet, vilket tyder på verkliga behov av tjänsten. Effekterna av en samlokalisering, såsom ett forskningscentrum, bättre förvaring för arkivhandlingar och bättre kompetensförsörjning är goda. Den stora risken med detta är dock att det tar fokus från Sydarkiveras grunduppdrag, trots att det hela finansieras som en anslutande tjänst. För att förvalta förtroendet för Sydarkivera ute i kommunerna är det viktigt att kommunalförbundet behåller sitt fulla fokus på att utveckla bevarandeplattformen och arbeta med leveranser till denna. Tidsramen för samlokaliseringen anses lite för snäv och borde föregås av en något grundligare undersökning. Hässleholms kommun är inte intresserad av att leverera analoga arkivhandlingar till ett arkivcentrum år Samlokalisering Utredningen fokuserar på samlokalisering av analoga arkiv å ena sidan och en fysisk placering av denna i Bräkne-Hoby å andra sidan. Skälen för att samordna och samlokalisera kommunernas analoga arkiv som anges är det juridiska problemet med delat arkivmyndighetskap, problem att rekrytera rätt kompetenser till kommunerna samt bristande arkivlokaler i fråga om klimat, brandsäkerhet etc. Andra positiva effekter som kan uppnås är en bättre miljö för forskare, en bättre fungerande arkivfunktion för många kommuner, bättre chanser att täcka upp för personal vid ex. sjukdom, samt ett kunskapslyft. Utredningen om huruvida samlokalisering är bra, risker och konsekvenser av den samt förslag på hur det ska organiseras är i det stora hela grundläggande och väl genomförd. Ett förslag från vår sida är dock att utredningen tydligare skulle delas i två olika delar. Dels har vi utredningen om huruvida samlokalisering av kommunernas arkiv i Sydarkiveras regi är en bra idé eller ej skäl till förslaget, synergieffekter och riskanalys och dels har vi utredningen om i vilken form och / Kansliavdelningen Postadress: Hässleholm Besöksadress: Stadshuset, Nytorget 1 Telefon: Telefax: E-post: kommunledningskontoret@hassleholm.se Bankgiro: Org. nr: Webb:

4 2(3) vilket geografisk plats arkivcentrat ska ha som borde vara en ny utredning som följer på den första. Den första delen av utredningen är väl genomförd, med god betoning på de goda effekter och mervärden en samlokalisering skulle innebära. Det som skulle kunna sägas från vårt perspektiv som inte är intresserade av att inleda ett samarbete i dagsläget är ett större fokus på risken för påverkan på Sydarkiveras övriga arbetsområden och konsekvenser för kommunalförbundet om förslaget skulle genomföras inom denna begränsade tidsram. Det är dock fullt möjligt att se den riskanalysen i ett annat dokument än detta. Ett par andra aspekter av samlokaliseringen hade också kunnat tas i beaktande, såsom effekter av avståndet mellan kommunmedborgaren/verksamheten och arkivhandlingen eller minskad lokalkännedom hos arkivarierna, när dessa arbetar med ett bredare material. Vi tror också att det är viktigt att de motiv som uppgetts till denna samlokalisering är tydliga och anges under rubriken Motiv till satsning. Under denna rubrik tas lagligheten i delat arkivmyndighetskap upp, men eftersom ett överlämnande av hela arkivmyndighetskapet till Sydarkivera inte i sig leder till samlokalisering av kommunarkiven, kanske det inte borde anges som ensamt skäl under den rubriken. Det är bra att utredningen tar upp de fyra alternativ som arkiven har för att hantera sina analoga handlingar och de risker som dessa innebär. Geografisk placering och utförande Vad gäller den andra delen av utredningen, som fokuserar på genomförandet och den geografiska placeringen av arkivet, utgår den bara från två möjliga alternativ, vilket måste anses vara ganska lite för ett kommunalförbund som har 23 medlemmar och sträcker sig över ett stort geografiskt område. Man har också tagit ganska lite beaktande i vad den tilltänkta geografiska placeringen exempelvis skulle innebära för rekryteringen av arkivpersonal och forskningsmöjligheterna, eller för de kommuner som ska lämna sina arkiv till arkivcentrat. Ett större antal förslag på geografisk placering och typ av arkivcentrum, med en ordentlig kostnadsanalys, hade också underlättat för de som eventuellt vill ansluta att se vilka olika alternativ som skulle kunna finnas tillgängliga. Ska man ta fler förslag i beaktande kan tidsramen bli något snäv. Förslaget att utöka Bräkne-Hobys befintliga arkivcentrum har många fördelar, bland annat ekonomiska, men konsekvensen av det geografiska läget är inte helt utredd. Det är mycket möjligt att ett arkivcentrum är mer attraktivt att arbeta på som arkivarie än en mindre kommun, med tanke på att man får fler arkivariekollegor bland annat, men placeringen av arkivcentrum i Bräkne-Hoby i Blekinge, ganska långt från närmsta universitet som har en arkivarieutbildning, borde i hög grad kunna göra arbetsplatsen mindre attraktiv, vilket borde nämnas i rapporten. Intressenter och målgrupper är väl definierade och grad av påverkan på och av lösningen är noggrant genomgången. Dock framgår aldrig på vilket sätt ex. central arkivfunktion på berörd kommun eller forskare kan påverkas av den lösning som senare presenteras. Nyttorna är väl beskrivna, men de eventuella negativa effekterna av samlokaliseringen mindre utredda.

5 3(3) Sofie Niemi Arkivarie

6 SKRIVELSE DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Mats Porsklev Remiss: Analogt slutarkiv I en skrivelse daterad från Oskarshamns kommun (dnr. KS2017/916) inkom en fråga om att Sydarkivera ska utreda frågan om samordning av pappersarkiv. Oskarshamns kommun har utrymmesbrist och såg möjliga synergier i en samordning i Sydarkiveras regi. De kommuner som meddelat intresse av att delta är: Alvesta, Lessebo, Markaryd, Osby, Oskarshamn, Tingsryd, Vellinge, Östra Göinge, Räddningstjänsten Östra Blekinge, Bromölla, Åtvidaberg och Karlskrona. Den 8 juni 2018 föredrogs utredningen Analoga arkiv för Sydarkiveras styrelse. Utredningen mottogs positivt. Införandet av ett centralarkiv för intresserade kommuner är en betydande förändring för Sydarkivera i dess nuvarande form och styrelsen beslutade att utredningen ska remissas samtliga förbundsmedlemmar. Svar senast den 30 november Frågorna är: 1. Hur ser ni på att Sydarkivera utökar sin verksamhet genom att bilda ett analogt arkivcentrum för intresserade kommuner? 2. Är ni intresserade av att leverera 2021 till arkivcentrumet? 3. Om ni vill leverera handlingar har en inventering genomförts. Vi vill bekräfta att inventeringen stämmer och kan användas i fortsatt planering. Inventeringen ligger till grund för det avtal som kommer skrivas mellan intresserade kommuner och Sydarkivera. För att Sydarkivera ska kunna ta den ekonomiska risk som det innebär att bygga ett arkivcentrum kommer Sydarkivera behöva täcka hyres- och avbetalningskostnader av lokaler och hyllsystem. Intresserade kommuner kommer efter remissomgången erbjudas att teckna avtal om analogt slutarkiv. För att kunna genomföra projektet måste tillräckligt många kommuner vara intresserade av att leverera arkivhandlingar till centralarkivet motsvarande hyllmeter. SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 1 (2)

7 SKRIVELSE DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE Mats Porsklev Ett arkivcentrum inom Sydarkiveras försorg kan komma att växa i framtiden och de kommuner som för att möte förbundsmedlemmarnas behov. Tidsplan Remiss Samtliga kommuner får utredningen på remiss Svar senast 30 november Avtalsförlag Förslag till avtal skickas ut under hösten Beslut Extra insattmöte med förbundsfullmäktige den 7 december för beslut Avtal Sydarkivera tecknar avtal med intresserade kommuner jan-feb Projektering projektering jan-apr 2019 Upphandlin g augusti-oktober 2019 Byggtid Byggstart juni juni 2021 Inflyttning till nya arkivcentrummet sker löpande under hösten 2021 Inflyttning Mvh Mats Porsklev Förbundschef Sydarkivera SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 2 (2)

Relevanta dokument

Återrapportering av uppdrag om järnvägsviadukt i Hästveda

TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer 2018-11-08 KLK 2018/748 Handläggare Kommunjurist Magnus Gjerstad Kansliavdelningen Magnus.Gjerstad@hassleholm.se Återrapportering av uppdrag om järnvägsviadukt