Anslutningsplan Kommunalförbundet Sydarkivera. Medlemskap. Genomföra anslutning. Anslutningsöverenskommelse.

Transkript

1 Anslutningsplan 2017 Kommunalförbundet Planen beskriver det praktiska arbetet med att ansluta kommunerna Bromölla, Höör, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge som förbundsmedlemmar. Medlemskap Avsiktsförklaring Anslutningsöverenskommelse Genomföra anslutning SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 1 (16)

2 Innehåll 1 INLEDNING Godkännande Om dokumentet Ändringshantering shantering IDÉ OCH MÅL Bakgrund Idé Mål Avgränsningar UNDERLAG RESULTAT AKTIVITETER OCH TIDPLAN Översiktlig aktivitetsplan Stöd och samordning Fördjupad nulägesanalys Sammanställa systemlista Inventering äldre digitalt material 10 6 ORGANISATION Projektorganisation, bemanning Utrustning och lokaler ARBETSFORMER Dokumenthantering Sekretess och säkerhet Information och kommunikation Rapportering Mötesstruktur Avvikelse och ändringshantering RISKER RESURSER OCH FINANSIERING Anslutande kommuner REFERENSER SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 2 (16)

3 3 1 Inledning 1.1 Godkännande Anslutningsplanen godkänns av: Beställare: Mats Porsklev förbundschef mats.porsklev@sydarkivera.se Utförare: Anki Heimonen arkivarie/utbildare anki.heimonen@sydarkivera.se it-arkivarie alexander.kurtz@sydarkivera.se 1.2 Om dokumentet Anslutningsplanen beskriver planerade aktiviteter i samband med anslutning av nya förbundsmedlemmar. 1.3 Ändringshantering Ändringar beslutas av s förbundschef efter samråd med kontaktpersoner hos anslutande kommuner.

4 4 1.4 shantering Utgåva Kommentarer Första utkast för diskussion om anslutningsprocessen (EJ) Reviderat utkast efter arbetsdag 4 augusti (AK och EJ) Reviderat utkast efter möte Anki, Alexander, Elin i samband med planeringsdag (EJ) Reviderat utkast för synpunkter att dela med kontaktpersoner och arkivfunktioner hos anslutande kommuner (AK, AH, EJ) Publicerad version 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Kommunalförbundet bildades den 1 januari 2015 av 10 kommuner och ett regionförbund i Kronoberg och Blekinge. Bromölla, Hässleholms, Höörs, Kristianstads, Oskarshamns, Olofströms, Osby, Vimmerby och Östra Göinge kommuner har efter inlämnad avsiktsförklaring godkänts som medlemmar i kommunalförbundet. t behandlades vid s förbundsfullmäktige den 1 april Beslutet var att kommunerna godkändes som medlemmar i kommunalförbundet och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkändes (Protokoll från s förbundsfullmäktige , 7) Blekinge Olofström: har vid möten med kommunchef Iréne Robertsson och administrativchef Anna-Karin Johansen informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 29 september 173 i kommunstyrelsen i Olofström och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 27 oktober Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 30 november Kalmar län Kommunerna i Kalmar län har tillsammans genomfört en förstudie om e-arkiv. Projektet inleddes den 1 maj 2014 och pågick i ett års tid. Under projektet samverkade man med det projekt om fördjupad förstudie e-arkiv som bedrevs i Kronoberg/Blekinge. Under projekttiden hölls olika workshops. Även utbildningsinsatser med olika teman riktade till olika målgrupper genomfördes. Ett flertal organisationer utöver Kronoberg/Blekinge såsom Jönköping, Kalmar, Linköping, Örebro, Kommunalförbundet ITSAM, SKL och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB), var inblandade i informationsutbyte under projekttiden.

5 5 Den 24 april 2015 hölls en slutkonferens för politiker, kommunchefer, kanslichefer, arkivarier med flera varvid berörda parter bland annat informerades om hur anslutningsprocessen till kommunalförbundet går till. Anslutningsprocessen redovisades även vid projektets slutredovisning för kommuncheferna den 28 maj. Den 31 augusti 2015 överlämnades projektdokumentationen till Regionförbundet i Kalmar län. Under projektet producerades sex delrapporter och en slutrapport. Efter projektavslut har två kompletteringar till slutrapporten tillkommit. Styrgruppen gav utifrån sitt uppdrag kommunchefsgruppen i Kalmar län två förslag till vägval. Oskarshamn: har vid möten med kommundirektör Rolf Persson och IT-chef Tomas Karlsson informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 16 februari 34 i kommunstyrelsen i Oskarshamn och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 3 mars Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 21 april 2016 och den 25 april 2016 av respektive parter. Oskarshamns kommun har aviserat önskemål om att avtala om förvaltning av analoga arkiv som anslutande tjänst, och samtidigt överlåta arkivmyndighetsansvar för de analoga arkiven. Vimmerby: Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 15 mars 119 av kommunstyrelsen i Vimmerby och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 21 mars Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 7 september Skåne nordost Kommunerna i Skåne Nordost-samarbetet har under 2014 genomfört en gemensam förstudie om e-arkiv. Förstudien redovisades i en rapport daterad Förstudiens styrgrupp rekommenderade en större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion. Motiveringen var att e-arkiv är en alldeles för stor och viktig fråga för enskilda kommuner och Skåne Nordost att hantera. Under förstudien genomfördes bland annat behovsanalys, nyttoanalys och systeminventering. Höör: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 14 mars 48 i kommunstyrelsen i Höör och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 17 mars Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 9 juni Bromölla: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 9 mars 60 av kommunstyrelsen i Bromölla och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 22 mars Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 9 september.

6 6 Hässleholm: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 30 mars 70 av kommunstyrelsen i Hässleholm och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 30 mars Hässleholms kommun har meddelat att de inte har budgeterat medel för anslutning Kommunen avser att i budgetplan för 2018 avsätta medel för anslutning. Kristianstad: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 23 mars 71 av kommunstyrelsen i Kristianstad och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 4 april Kristianstads kommun har meddelat att de inte har budgeterat medel för anslutning Osby: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 23 mars 51 i kommunstyrelsen i Osby och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 1 april Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 19 augusti Östra Göinge: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 9 mars 64 av kommunstyrelsen i Östra Göinge och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 21 mars Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 12 september Idé Anslutningen av nya medlemmar ska innebära ökad nytta för såväl nuvarande förbundsmedlemmar som anslutande kommuner, framförallt genom fördelning av gemensamma kostnader för personal och bevarandeplattform. Tanken är att under arbetet med anslutningen säkerställa insikt i konsekvenser för verksamheten, arbetet med att realisera nyttor och undvika risker som oförutsedda kostnader och oönskade konsekvenser för såväl s som anslutande organisationers verksamheter. 2.3 Mål Målet är att kommunerna som lämnat avsiktsförklaring ska inträda som förbundsmedlemmar i kommunalförbundet från och med Under anslutningen är målet att: Stödja anslutande kommuner under beslutsprocessen med att anta ny förbundsordning och välja politiska representanter samt för att upprätta anslutningsöverenskommelser. Slutföra och sammanställa fördjupad nulägesanalys.

7 7 Sammanställa systeminventeringar som underlag för planering av arkivleveranser. Inventera äldre digitalt material. 2.4 Avgränsningar Den formella beslutsprocessen hanteras av respektive kommun. Det gäller förbundsordning, att utse ledamöter, nytt arkivreglemente med flera formella beslut. s förbundschef planerar och genomför organisatoriska förändringar som föranleds av att nya förbundsmedlemmar tillkommer. Arbetet med att komplettera pågående leveransutredningar initieras om systeminventering visar att det behövs. Arbetet hanteras inom ramen för arbetet hos s leveransfunktion. Arbete med att genomföra leverans sker först efter slutgiltigt beslut om medlemskap och beslut i arkivreglemente att utse till arkivmyndighet. Detta är en del av förbundets bastjänster. Prioritering av leveranser hanteras av. Införande, förvaltning och utveckling av s digitala bevarandeplattform hanteras inom ramen för förbundets bastjänster. Anpassningar hanteras i takt med planering av arkivleveranser. Anslutande kommuner har möjlighet att delta vid aktiviteter och ta del av verksamheten när det gäller råd och stöd i den omfattning som framgår av anslutningsöverenskommelserna. Mer information om planerade aktiviteter finns i: Aktivitetsplan hösten 2016 Utbildningsplan hösten 2016 Dokumenten finns att hämta via Förberedelser som rör anslutande tjänster, t.ex. förvaltning av pappersarkiv, hanteras i särskild ordning tillsammans med berörda kommuner. Det är respektive anslutande kommun som vid behov initierar frågor om anslutande tjänster. Frågor som rör förbundsordning och andra styrande dokument för kommunalförbundet hanteras i enlighet med bestämmelserna i förbundsordningen. Analys av resultat från inventering av äldre digitalt material hanteras som en del av s ordinarie verksamhet under 2017.

8 8 3 Underlag Dokumentation från förstudier om E-arkiv Kalmar län och Skåne Nordost, i synnerhet: Översiktlig systeminventering i digital form (excel). Översiktlig nulägesanalys i rapporter från genomförda förstudier. Tillsynsrapporter, verksamhetsberättelser eller liknande från anslutande förbundsmedlemmars kommunarkiv om sådan dokumentation finns att ta del av. Mallar och uppgifter från s förvaltning: Mallar för fördjupad nulägesanalys. Rapport från fördjupad nulägesanalys Lista med kontaktpersoner hos anslutande förbundsmedlemmar. Kopior av beslut som fattas under beslutsprocesserna i respektive kommun (avsiktsförklaringar, anslutningsöverenskommelser, arkivreglementen med mera). 4 Resultat Resultatet som ska överlämnas till förbundschefen är: Rapport fördjupad nulägesanalys och erfarenheter från arbetet med anslutning. Uppdaterad systemlista Den fördjupade nulägesanalysen rapporteras till s förbundsstyrelse och redovisas i samband med ordinarie möten med kontaktpersoner och arkivfunktioner våren Aktiviteter och tidplan Anslutningen genomförs under perioden oktober 2016-december 2016 för medlemskap från 1 januari Förberedande arbete för uppstart har utförts av s personal under september. De planerade aktiviteterna beskrivs översiktligt nedan. Medlemskap Avsiktsförklaring Anslutningsöverenskommelse Genomföra anslutning - fördjupad nulägesanalys

9 9 5.1 Översiktlig aktivitetsplan Aktiviteter Sept Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Mars Förberedelser och planering Anslutningsöverenskommelser Stöd och samordning Fördjupad nulägesanalys, kommunbesök Sammanställa systemlista Slutrapport Inventering äldre digitalt material (ÄDM) Statusrapport, inventering ÄDM Rapportering 5.2 Stöd och samordning Uppstartsmöte med information till deltagare den 23 september i Hässleholm. Uppdatera vanligt förekommande frågor och svar på s externa webb. Kommunbesök och råd och stöd via telefon och e-post. 5.3 Fördjupad nulägesanalys Idén är att samla in underlag för planering av verksamheten. Målet är att besöka samtliga deltagande organisationer och dokumentera svar på frågor om arkiv och dokumenthantering. Besöken genomförs i oktober-november. Nulägesanalysen genomförs på samma sätt som den fördjupade nulägesanalys för s förbundsmedlemmar som genomfördes våren Detta för att resultatet ska bli jämförbart. Varje deltagande organisation bokar in en dag för kommunbesök i den lista som skickas ut. Under den aktuella dagen behövs tillgång till lokal för mötet och personal som kan svara på frågor om arkiv och dokumenthantering. Önskemål är att följande roller deltar under dagen: kanslichef/administrativ chef, arkivarie, arkivföreståndare, registrator, IT-chef och informationssäkerhetsansvarig. Kontaktpersoner ansvarar för att boka in möten och ordna lokal. Ett frågeformulär skickas ut för kännedom till samtliga deltagare tillsammans med förfrågan om bokning. Frågorna besvaras muntligt i samband med kommunträffen. Samordnare genomför besöken. Resultatet dokumenteras i rapporten. Den fördjupade nulägesanalysen är underlag för planering av s verksamhet. Rapporten beskriver anslutande kommuners behov av råd och stöd, överlämnande av digitala arkiv med mera. Det utgör också underlag för prioritering av leveranser och anpassning av s bevarandetjänster.

10 Sammanställa systemlista Underlag från genomförda systeminventeringar används som utgångspunkt för systemlistan. Ny, förenklad mall, för systemlista arbetas fram med grundläggande uppgifter om systemen som finns i kommunerna. Utskick till anslutande kommuner för att samla in uppdaterade uppgifter. Kontaktpersonerna utser en person som ansvarar för att komplettera systemlistan med aktuella uppgifter. Arbetet med att sammanställa och uppdatera systemlista genomförs under kvartal En särskild lista sammanställs med de kommuner som har Sofia IFO eller Omsorg VO/LSS (ett äldre verksamhetssystem som såldes av VM Data/Logica). har redan genomfört leveransutredning och tagit fram lösning för dessa system. Det finns även möjlighet att delta i pilotprojekt för att arkivera extern webb, för de kommuner som är på väg att byta webbplats. 5.5 Inventering äldre digitalt material Det kan finnas äldre digitalt material på fysiska lagringsmedia (disketter, kassetter) med information som är viktig att bevara. Det kan också vara så att information ska gallras enligt dokumenthanteringsplan eller att det behövs kompletterande gallringsbeslut för att kunna gallra det äldre digitala materialet. En inventering är det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av det äldre digitala materialet. Inventering genomförs genom besök ute på plats hos anslutande förbundsmedlemmarnas förvaltningar och bolag. Inventeringen kompletterar tidigare genomförd inventering hos befintliga förbundsmedlemmar. Syftet är att ska kunna komma fram till lösning för hur det äldre digitala materialet ska hanteras Projektorganisation och bemanning Samordnare för anslutningen, huvudansvarig och Anki Heimonen, biträdande samordnare Resurspersoner hos Anders Danielsson och Magdalena Nordin ansvarar för kompetensöverföring och deltar i arbetet med fördjupad nulägesanalys. Mårten Lindstrand, Elin Jonsson och Annie Olandersson deltar i arbetet med att sammanställa systemlista. Victor Öhrnberg ansvarar för inventering av äldre digitalt material.

11 Samrådsgrupp för kontaktpersoner Samrådsgrupp för att hantera förankring hos anslutande kommuner samt för att säkerställa att de resurser som behövs finns tillgängliga. Kontaktpersonerna ska ha en ledande befattning eftersom rollen innebär ansvar för att se till att nödvändiga beslut fattas och tillsätta resurser. Kommun Kontakt E-post Bromölla Bo Johansson, kanslichef Höör Gunilla Skog, kanslichef Olofström Matilda Frigård, administrativ samordnare Osby Benny Nilsson, kanslichef/kommunjurist Oskarshamn Tomas Karlsson, it-chef Vimmerby Anna Erlandsson Karlsson, administrativ chef vimmerby.se Östra Göinge Mikael Torberntsson, utvecklingsstrateg Arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp ska: Bistå samordnare i arbetet med inhämtande av dokumentation med mera Delta vid möten Lämna synpunkter på utkast och förslag Hålla sig informerad/ta del av dokumentation/utkast som skickas ut. Kommun Kontakt E-post Bromölla Hans-Jörgen Kapitan hansjorgen.kapitan@bromolla.se Höör Magnus Nilsson magnus.k.nilsson@hoor.se Olofström Johnny Juliusson johnny.juliusson@olofstrom.se Osby Håkan Dahlbeck hakan.dahlbeck@osby.se Oskarshamn Karin Lokrantz Nilsson karin.lokrantz@oskarshamn.se Vimmerby Yvonne Karlsson yvonne.karlsson@vimmerby.se Östra Göinge Maria Södergård maria.sodergard@ostragoinge.se Utrustning och lokaler Lokal för arbetsmöten Växjö, Båtsmanstorget 2. Respektive deltagande organisation ombesörjer lokal i samband med kommunträffar.

12 12 7 Arbetsformer 7.1 Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original registreras och arkiveras hos kommunalförbundet. Digitala kopior av utkast finns tillgängliga via Yammer. Dokumentation gallras enligt dokumenthanteringsplan. Rapporterade dokument publiceras på webben Sekretess och säkerhet Alla inkomna och upprättade dokument är allmän handling. Dokumentationen förväntas inte innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Allmänna handlingar publiceras eller lämnas ut på begäran. 7.3 Information och kommunikation Fortlöpande information till projektmedlemmar via gemensam projektarbetsplats på webben (Yammer). Genomgång av Yammer och inställningar sker i samband med planerade möten. Information via e-post som komplement. Extern information via s externa webb. Inlägg till s nyhetsbrev skickas ut en gång i kvartalet. Samordnare skriver korta inlägg till nyhetsbrevet om arbetet med anslutningar. 7.4 Rapportering Den rapporterande projektdokumentationen består av följande dokument: Anslutningsplan Lägesrapporter inför möte med förbundsstyrelsen Protokoll från genomförda avstämnings- och arbetsmöten Slutrapport med fördjupad nulägesanalys Samtliga dokument kommer att finnas tillgängliga via projektets webbsida på Vid behov tar projektet fram distributionslistor för ovanstående dokument. I annat fall skall projektmedlemmarna aktivt söka upp önskad information. 7.5 Mötesstruktur Uppstartsmöte 23 september med både samrådsgrupp och arbetsgrupp. avstämning med samrådsgrupp via webb: 27 oktober kl november kl

13 13 Arbetsmöte en gång i månaden med arbetsgruppen på plats i Växjö: 18 oktober (heldag) 22 november (heldag) Information i samband med ordinarie möten med s förbundsstyrelse och förbundsfullmäktige under projektperioden. Anslutande kommuner har möjlighet att delta vid gemensamma samrådsmöten med kontaktpersoner och arkivträffar. Avstämningsmöten internt inom i samband med ordinarie mötesdagar förste tisdagen i månaden. I övrigt avstämningar via telefon och webb vid behov. Redovisning i samband ordinarie informationsträffar våren Avvikelse och ändringshantering Beslut om ändringar fattas av förbundschef efter samråd med kontaktpersoner. Förändringar i organisationen dokumenteras av samordnare. Förändringar rapporteras till förbundschefen.

14 14 8 Risker 1) Kompetensbortfall, bortfall av nyckelpersoner. Nyanställda eller vakanta tjänster hos anslutande förbundsmedlemmar. Effekten: Bristande förankring och förståelse för arbetet med anslutning. Utdragen anslutningsprocess. Sannolikhet: Hög Åtgärd: Gemensamma arbetsdagar, informationsinsatser och utbildning. Besök och personlig kontakt. 2) Samarbetsproblem orsakade av bristande förståelse för olika arbetssätt i kommunerna och olika samverkansinitiativ. Effekt: Arbetet drar ut på tiden och berörda kommer inte fram till samma målbild. Missnöje med samarbetet. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Deltagande vid gemensamma samrådsmöten för kontaktpersoner och arkivfunktioner. Informationsinsatser till olika målgrupper. 3) Bristande intern förankring hos anslutande förbundsmedlemmar. Glapp i förankringen mellan politiker/tjänstemän. Effekt: Motvilja/oförståelse/ointresse för syftet till anslutning. Sannolikhet: Hög Åtgärd: Enkelt informationsmaterial att använda för förankring. Besök på plats hos kommunerna. Nyttorealisering. 4) Kommunikationskanaler fungerar inte som avsett. Information når inte ut till rätt mottagare, missförstås eller blir inte läst. Effekt: Svårigheter med att samla in underlag, bristande deltagande vid möten, nödvändiga beslut fattas inte i rätt tid. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Använda flera kommunikationskanaler (skrift/bild/muntligt). Vissa möten personliga/på plats. Uppföljning och påminnelser. 5) Otydlig ansvarsfördelning och oklara roller. Effekt: Oklart vem som ansvarar för vad och vad som förväntas utföras av olika personer och grupper. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kommunicering av dokumentation som beskriver ansvarsfördelning och roller.

15 15 9 Resurser och finansiering % Anki Heimonen 20 % Anders Danielsson 10 % Victor Öhrnberg 25 % Övriga resurspersoner sammanlagt ca 20 % Kostnaderna för personal + overhead (inklusive omkostnader för aktiviteter): Samordnare och omkostnader för anslutningen finansieras genom anslutningsavgiften som uppgår till omkring (anslutningsavgiften är beräknad på 7 kommuner och 4 kr/kommuninvånare i enlighet med nu gällande förbundsordning, ej inkluderat Hässleholm och Kristianstad). 9.2 Anslutande kommuner Kontaktpersoner: timmar under perioden. Arbetsgrupp, omkring en arbetsdag i månaden (5 %). I samband med fördjupad nulägesanalys behöver kanslichef, arkivarie/arkivföreståndare, it-chef, registrator/registratorer och informationssäkerhetsansvariga avsätta tid för att delta på möte på plats i respektive kommun (mötestid ca 5 timmar). Kostnader för arbetstid, resor med mera finansieras av respektive anslutande kommun.

16 16 10 Referenser Strategisk tillsynsplan för perioden arkiv och informationshantering (SARK ), Rapport fördjupad nulägesanalys (SARK ), Nyttorealiseringsplan Etapp 1 år ,, (dnr SARK ), Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till avsiktsförklaring (dnr KS/2013:550), Konceptstudie gemensamt e-arkiv, Växjö kommun,