Anslutningsrapport 2017

Transkript

1 RAPPORT DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE ALEXANDER KURTZ Anslutningsrapport 2017 Anslutning av kommunerna Bromölla, Höör, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge till Kommunalförbundet Sydarkivera SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 1 (23)

2 0.9 2 Innehåll 1 INLEDNING Godkännande Tidsperiod Om dokumentet Versionshantering BAKGRUND MÅLUPPFYLLELSE Idé Mål Ekonomi REDOVISNING Projektorganisation och bemanning Utbildning Resultat Ändringshantering Tidplan Informationsspridning Sekretess och säkerhet FÖRDJUPAD NULÄGESANALYS Beskrivning av genomförande Resultat Analys Anslutande förbundsmedlemmars behov Jämförelse med fördjupad nulägesanalys INVENTERING INAKTIVA JOURNALSYSTEM Beskrivning av genomförande... 18

3 Resultat INVENTERING ÄLDRE DIGITALT MATERIAL Beskrivning av genomförande Resultat UTVÄRDERING Fungerade bra att rekommendera: Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa gång: Att tänka på: FÖRSLAG TILL FORTSATT ARBETE REFERENSER BILAGA 1: SAMMANSTÄLLNING INAKTIVA JOURNALSYSTEM BILAGA 2: SAMMANSTÄLLNING ÄLDRE DIGITALT MATERIAL BILAGA 3: ÖVERSIKT ANSLUTNINGSPROCESSEN

4 Inledning 1.1 Godkännande Anslutningsrapporten godkänns av: Beställare: Mats Porsklev förbundschef Sydarkivera mats.porsklev@sydarkivera.se Tidsperiod Om dokumentet Anslutningsrapporten beskriver genomförda aktiviteter i samband med anslutning av nya förbundsmedlemmar. 1.4 Versionshantering Utgåva Kommentarer Första utkast efter arbetsdag 30 november (AK) och (AH) Reviderat utkast 7 december (AK) Reviderat utkast 16 december (AK) Reviderat utkast efter arbetsmöte 9 januari (AK och (AH) Reviderat utkast 25 januari (AK) Komplettering tidplan, jämförelse med nulägesanalys 2015 (AK, AH, EJ) 0.9 Version för utskick till kontaktpersoner (AK och EJ)

5 Bakgrund Kommunalförbundet Sydarkivera bildades den 1 januari 2015 av 10 kommuner och ett regionförbund i Kronoberg och Blekinge. Bromölla, Hässleholms, Höörs, Kristianstads, Oskarshamns, Olofströms, Osby, Vimmerby och Östra Göinge kommuner har efter inlämnad avsiktsförklaring godkänts som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. t behandlades vid Sydarkiveras förbundsfullmäktige den 1 april Beslutet var att kommunerna godkändes som medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera och en ny bilaga ett i förbundsordningen godkändes (Protokoll från Sydarkiveras förbundsfullmäktige , 7). Bromölla: Sydarkivera har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 9 mars 60 av kommunstyrelsen i Bromölla och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 22 mars Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 9 september Höör: Sydarkivera har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 14 mars 48 i kommunstyrelsen i Höör och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 17 mars Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 9 juni Olofström: Sydarkivera har vid möten med kommunchef Iréne Robertsson och administrativ chef Anna-Karin Johansen informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 29 september 173 i kommunstyrelsen i Olofström och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 27 oktober Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 30 november Osby: Sydarkivera har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 23 mars 51 i kommunstyrelsen i Osby och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 1 april Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 19 augusti Oskarshamn: Sydarkivera har vid möten med kommundirektör Rolf Persson och IT-chef Tomas Karlsson informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 16 februari 34 i kommunstyrelsen i Oskarshamn och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 3 mars Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 21 april 2016 och den 25 april 2016 av respektive parter. Oskarshamns kommun har aviserat önskemål om att avtala om förvaltning av analoga arkiv som anslutande tjänst, och samtidigt överlåta arkivmyndighetsansvar för de analoga arkiven. Vimmerby: Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 15 mars 119 av kommunstyrelsen i Vimmerby och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 21 mars Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 7 september 2016.

6 0.9 6 Östra Göinge: Sydarkivera har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar. Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 9 mars 64 av kommunstyrelsen i Östra Göinge och undertecknad avsiktsförklaring inlämnades den 21 mars Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 12 september Hässleholms kommun meddelade den 3 oktober 2016 att de avvaktar med anslutningsöverenskommelse då de inte budgeterat medel för anslutning Kommunen avser att i budgetplan för 2018 avsätta medel för anslutning. Kristianstads kommun meddelade den 17 augusti att medel för anslutning inte budgeterats för år Måluppfyllelse 3.1 Idé Anslutningen av nya medlemmar ska innebära ökad nytta för såväl nuvarande förbundsmedlemmar som anslutande kommuner, framförallt genom fördelning av gemensamma kostnader för personal och bevarandeplattform. Tanken är att under arbetet med anslutningen säkerställa insikt i konsekvenser för verksamheten, arbetet med att realisera nyttor och undvika risker som oförutsedda kostnader och oönskade konsekvenser för såväl Sydarkiveras som anslutande organisationers verksamheter. 3.2 Mål Målet är att kommunerna som lämnat avsiktsförklaring ska inträda som förbundsmedlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera från och med Under anslutningen är målet att: Stödja anslutande kommuner under beslutsprocessen med att anta ny förbundsordning och välja politiska representanter samt för att upprätta anslutningsöverenskommelser Slutföra och sammanställa fördjupad nulägesanalys Sammanställa systeminventeringar som underlag för planering av arkivleveranser Inventera äldre digitalt material 3.3 Ekonomi Kostnaderna för personal, resor och overhead (inklusive omkostnader för aktiviteter): Samordnare och omkostnader för anslutningen finansieras genom anslutningsavgiften som uppgår till omkring (anslutningsavgiften är beräknad på 7 kommuner och 4 kr/kommuninvånare i enlighet med nu gällande förbundsordning, ej inkluderat Hässleholm och Kristianstad)

7 Redovisning 4.1 Projektorganisation och bemanning Samordnare för anslutningen Alexander Kurtz, huvudansvarig och Anki Heimonen, biträdande samordnare Resurspersoner hos Sydarkivera Anders Danielsson och Magdalena Nordin deltog i arbetet med fördjupade nulägesanalyser Elin Jonsson deltog i arbetet med att utforma mall för systemlista Victor Öhrnberg ansvarade för inventering av äldre digitalt material Samrådsgrupp för kontaktpersoner Som en del av anslutningsarbetet bildades en samrådsgrupp för att hantera förankring hos anslutande kommuner samt för att säkerställa att de resurser som behövs fanns tillgängliga. Kontaktpersonerna har en ledande befattning eftersom rollen inneburit ansvar för att se till att nödvändiga beslut fattats och att resurser tillsats. Kommun Kontakt E-post Bromölla Bo Johansson, kanslichef bo.johansson@bromolla.se Höör Gunilla Skog, kanslichef gunilla.skog@hoor.se Olofström Matilda Frigård, administrativ matilda.frigard@olofstrom.se samordnare Osby Benny Nilsson, benny.nilsson@osby.se kanslichef/kommunjurist Oskarshamn Tomas Karlsson, tomas.karlsson@oskarshamn.se it-chef Vimmerby Anna Erlandsson Karlsson, anna.erlandssonkarlsson@ administrativ chef vimmerby.se Östra Göinge Mikael Torberntsson, stabschef mikael.torberntsson@ ostragoinge.se Arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp har: Bistått samordnare i arbetet med inhämtande av dokumentation med mera Deltagit vid arbetsmöten Lämnat synpunkter på utkast och förslag Hållit sig informerade/tagit del av dokumentation/utkast som skickas ut

8 0.9 8 Kommun Kontakt E-post Bromölla Hans-Jörgen Kapitan hansjorgen.kapitan@bromolla.se Höör Magnus Nilsson magnus.k.nilsson@hoor.se Olofström Johnny Juliusson johnny.juliusson@olofstrom.se Osby Håkan Dahlbeck hakan.dahlbeck@osby.se Oskarshamn Karin Lokrantz Nilsson karin.lokrantz@oskarshamn.se Vimmerby Yvonne Karlsson yvonne.karlsson@vimmerby.se Östra Göinge Maria Södergård maria.sodergard@ostragoinge.se Utbildning Det har genomförts utbildningsinsatser om Yammer i samband med arbetsträffar för arbetsgruppen i Växjö den 18 oktober och 22 november. Kontaktpersoner och deltagare i arbetsgrupp har erbjudits möjlighet att delta vid Sydarkiveras ordinarie utbildningstillfällen samt temadagar: 12 oktober Informationshantering specialist - VerkSAM Diarium och Plan 27 oktober Informationshantering intensiv - ärende och dokumenthantering 17 november Informationshantering intensiv - ärende och dokumenthantering 4.3 Resultat Fördjupade nulägesanalyser från anslutande kommuner Anslutningsrapport 2017 Systemlista inaktiva journalsystem Sammanställning från inventering äldre digitalt material (ÄDM) Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Samtliga original registreras och arkiveras hos kommunalförbundet Sydarkivera. Digitala kopior av utkast finns tillgängliga via Yammer. Dokumentation gallras enligt dokumenthanteringsplan. Rapporterade dokument publiceras på webben Ändringshantering Den systeminventering som genomfördes under perioden oktober-november 2016 fokuserade på inaktiva journalsystem hos anslutande kommuner. En särskild lista med vissa grundläggande uppgifter togs fram för detta syfte. Inventeringen bifogas anslutningsrapporten, se bilaga 1. Övergripande systeminventering planeras till kvartal En uppdaterad mall för fördjupad nulägesanalys utarbetades och användes hos fyra av de sju anslutande kommunerna. Det som skiljer de båda versionerna åt är att den uppdaterade mallen även täcker in områdena arkivlokaler och leveranser. 4.5

9 Tidplan Aktiviteter Sept Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Mars Förberedelser och planering Anslutningsöverenskommelser Stöd och samordning Fördjupad nulägesanalys, kommunbesök Sammanställa systemlista Slutrapport Inventering äldre digitalt material (ÄDM) Statusrapport, inventering ÄDM Rapportering 4.7 Informationsspridning Ett uppstartsmöte ägde rum den 23 september i Hässleholm med både samrådsgrupp och arbetsgrupp. Vid detta tillfälle presenterades anslutningsplanen med tidplan och aktiviteter. Under uppstartsmötet genomfördes också en genomgång av Yammer med dess olika funktioner. avstämning med samrådsgrupp via webb har skett vid två tillfällen: 27 oktober kl december kl Arbetsmöte har hållits en gång i månaden med arbetsgruppen på plats i Växjö: 18 oktober (heldag) 22 november (heldag) Förbundschefen har kortfattat informerat om anslutningsarbetet i samband med ordinarie sammanträden med Sydarkiveras förbundsstyrelse och förbundsfullmäktige under projektperioden. Samtliga kontaktpersoner informerades i samband med gemensamma samrådsmöten och vid arkivträffar. Fortlöpande information till projektmedlemmar skickades ut via gemensam grupp- och projektarbetsplats på webben (Yammer). Information skickades också som komplement via e-post. I samband med Sydarkiveras ordinarie mötesdagar första tisdagen i månaden rapporterades information om status i anslutningsprocessen till samtliga medarbetare. I övrigt gjordes avstämningar via telefon och webb vid behov. Extern information publicerades via Sydarkiveras externa webb. Inlägg till Sydarkiveras nyhetsbrev skickades ut en gång i kvartalet under hösten Samordnare skrev i dessa nyhetsbrev korta inlägg om arbetet med anslutningarna.

10 Redovisning av projektets resultat kommer att ske i samband med ordinarie informationsträffar våren Sekretess och säkerhet Alla inkomna och upprättade dokument är allmän handling. Dokumentationen förväntas inte innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Allmänna handlingar publiceras eller lämnas ut på begäran. 5 Fördjupad nulägesanalys 5.1 Beskrivning av genomförande De fördjupade nulägesanalyserna är underlag för planering av Sydarkiveras verksamhet. Denna rapport beskriver anslutande kommuners behov av råd och stöd, överlämnande av digitala arkiv med mera. Den utgör också underlag för prioritering av leveranser och anpassning av Sydarkiveras bevarandetjänster. Nulägesanalyserna har genomförts på samma sätt som vid de fördjupade nulägesanalyserna för Sydarkiveras förbundsmedlemmar som genomfördes våren Detta för att resultatet skulle bli jämförbart. Varje deltagande organisation bokade in en dag för kommunbesök i den lista som skickades ut. Önskemålet från Sydarkivera var att följande roller skulle delta under dagen: kanslichef/administrativ chef, arkivarie, arkivföreståndare, registrator, IT-chef och informationssäkerhetsansvarig. Kontaktpersonerna ansvarade för att boka in möten och ordna lokal. Ett frågeformulär skickades ut för kännedom till samtliga deltagare tillsammans med förfrågan om bokning. Frågorna besvarades muntligt i samband med kommunträffen. Efter besöket sammanställde samordnare svaren. Följande besök genomfördes: 26 oktober Vimmerby kommun 31 oktober Höörs kommun 7 november Bromölla kommun 11 november Östra Göinge kommun 25 november Osby kommun I Olofström och Oskarshamns kommuner hade besök med fördjupade nulägesanalyser genomförts redan den 17 februari 2016 respektive den 9 maj Varje besök inleddes med en kort presentation av Sydarkivera och syftet med den fördjupade nulägesanalysen. Efter den inledande presentationen gick gruppen tillsammans igenom ett frågeformulär innehållande frågor rörande arkiv- och dokumenthantering, informationssäkerhet med mera. Besöken varade i ungefär fem timmar.

11 Antalet deltagare varierade stort mellan tre och 19 personer. Några kommuner hade representanter enbart från den centrala förvaltningen närvarande. Hos vissa kommuner deltog även representanter från olika förvaltningar och bolag. I några fall har komplettering av svar till samordnare gjorts i efterhand. Detta antingen beroende på att man behövt kontrollera eller stämma av vissa uppgifter med personer som inte deltagit i samband med besöket eller att man har behövt undersöka någon fråga mer ingående efter besöket. Följande nio områden ingick i analysen 1 : 1. Organisation och ansvar 2. Registrering och diarieföring 3. Planering informationshantering och redovisning arkiv 4. Framställning av handlingar på analoga medier 5. Framställning av elektronisk information 6. Arkivlokaler 7. Gallring 8. Leveranser 9. Återlämnande, överlämnande och utlån av handlingar 5.2 Resultat Sammanställningen av resultaten från frågeformuläret visar på skiftande behov inom de olika undersökta områdena Organisation och ansvar Inom detta område förekommer stora skillnader mellan kommunerna. På vissa håll upplever man att en fungerande intern arkivorganisation saknas. Det finns behov av att bygga upp interna strukturer med utsedda roller och ansvarsområden. Behoven finns inom både central förvaltning såväl som på verksamhetsnivå. Hos några kommuner tycker man att det finns en väl fungerande arkivorganisation där roller och ansvarsområden är tydligt definierade. Styrdokument i form av till exempel arkivreglementen och delegationsordningar saknas i vissa fall eller är i behov av uppdatering. Flera av kommunerna upplever ett ökat intresse generellt sett för arkiv- och informationshanteringsfrågor. Detta ökade intresse kan ibland vara svårt att tillgodose när det saknas tillräckliga interna resurser Registrering och diarieföring Registreringen och diarieföringen fungerar överlag bra inom de centrala förvaltningarna och det finns ibland handböcker framtagna som ett stöd i arbetet. Centrala 1 Hos fyra kommuner har en äldre version av frågeformuläret använts och där ingick inte områdena arkivlokaler och leveranser.

12 klassificeringsscheman och diarieplaner förekommer men används övergripande i begränsad omfattning. På vissa håll har man valt att övergå eller planerar att övergå till VerkSAM-strukturen. På verksamhetsnivå upplevs registreringen och diarieföringen som mer problematisk. Enhetliga rutiner saknas ofta eller är inte tillräckligt kända. Det förekommer också egenutvecklade digitala registreringssystem. När det gäller förvaring av diarieförda handlingar är bilden splittrad. Närarkiv används dock generellt i stor utsträckning. Även olika typer av arkivskåp förekommer utbrett. Rutiner för analog respektive digital hantering i dokument- och ärendehanteringssystem skiljer sig åt och detsamma kan sägas angående hantering av utlämnande av diarieförda handlingar Planering informationshantering och redovisning arkiv Inom det här området ser behoven olika ut. Informationshanteringsplaner finns hos alla kommuner i generellt sett stor omfattning. Många av planerna är relativt nya och stora arbetsinsatser har ofta gjorts utifrån begränsade resurser. Det finns dock ett behov av översyn och revidering inom en del verksamheter. Utbildningsinsatser om informationshanteringsplaner för olika målgrupper nämns som ett sätt att uppnå en högre kvalitet inom området. Arkivbeskrivningar är ett område där det finns stora behov. Det finns arkivbeskrivningar upprättade på sina håll men dessa är inte sällan mycket gamla och avspeglar därför inte aktuella förhållanden. Där hanteringen av leveranser till central arkivfunktion sker genom muntliga överenskommelser finns önskemål om att få till stånd skriftliga rutiner. Andra faktorer som påverkar förutsättningarna för leveranser har att göra med utrymme i arkivlokaler, bemanning och kunskaper rörande informationshanteringsplaner. It-system finns i regel redovisade i särskilda systemlistor hos it-avdelningarna och man jobbar fortlöpande med att hålla listorna uppdaterade Framställning av handlingar på analoga medier Kraven rörande godkänd arkivmateriel och utrustning är ofta välkända på central förvaltningsnivå. En central upphandlingsorganisation gör det i regel enklare att upprätthålla övergripande och enhetliga kravspecifikationer. Att rätt materielanvändning sker ute på varje verksamhetsenhet är emellertid svårt att kontrollera. När det gäller förvaringen av de analoga handlingarna är variationen stor. Alltifrån förvaring i pärm på tjänsterum till brandklassade arkivskåp och närarkiv förekommer.

13 Framställning av elektronisk information Analysen visar att framförallt tre områden framträder som särskilda behovsområden hos kommunerna: Kravställning i samband med upphandling och utveckling av it-system Hantering av information på gemensamma kataloger på filservrar Förvaltningsorganisation för de it-system som man ansvarar för som systemägare Andra områden där det påtalas behov av stöd om än i något mindre utsträckning är inom informationssäkerhetsarbetet samt med hanteringen av information som skyddas av upphovsrätt Arkivlokaler Överlag håller centralarkiv högre standard och skyddsklass än lokaler som nyttjas som närarkiv. Även åtkomster och behörigheter till centralarkiv är bättre reglerade jämfört med närarkiv där rutiner kring detta ofta saknas. Dokumenterade driftsinstruktioner för både central- och närarkiv samt kris- och beredskapsplaner för centralarkiv saknas i många fall Gallring Att gallring efter fastställda dokumenthanteringsplaner sker varierar mellan kommunernas olika verksamheter. Ofta är planerna mer etablerade inom de centrala förvaltningarna jämfört med ute i verksamheterna. Detta innebär i regel att stora variationer förekommer när det gäller efterlevnaden av beslutade dokumenthanteringsplaner. Dokumentation som beskriver skillnaden mellan gallring och rensning liksom rutiner för detsamma har tagits fram i vissa fall och tillgängliggjorts internt, exempelvis via intranät eller i kontorshandböcker. En del kommuner saknar emellertid rutiner och upplever därför att det finns behov av både utbildningsinsatser och rutinbeskrivningar inom området. Ingen av kommunerna uppger att de genomför planerad gallring i sina it-system bortsett från inom de verksamhetsområden som omfattas av Socialtjänstlagen (SoL), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) där lagstadgad gallring föreskrivs. Rutiner för att gallra information i it-system saknas i flertalet fall och det är inte heller sannolikt att det finns tekniska förutsättningar att göra detta i alla de system som finns i drift i dagsläget. Gallring i it-system måste därför betecknas som ett område där det finns stora behov av insatser på såväl kort som lång sikt. Gallring av papper och andra analoga medier har man överlag väl fungerande rutiner för. När det gäller destruktion av viss hårdvara såsom hårddiskar, telefoner och USB-minnen är bilden mer splittrad. Externa aktörer anlitas i vissa fall medan hanteringen på andra

14 håll är mer oklar. Detsamma kan sägas om hanteringen av information på sociala medier och webbplatser och där det ibland saknas en samlad bild över vilka plattformar som finns och vilka forum som används. Behovsbilden är inte entydig då man på vissa håll har upprättat rutiner för sociala medier Leveranser I de flesta fall levererar verksamheterna handlingar efter en inledande kontakt med kommunarkivarien i respektive kommun. Det förekommer också att denne är behjälplig med att hämta material på olika förvaltningar. Leveransreversaler används i stor omfattning. Icke aviserade leveranser förekommer om än i liten utsträckning. De leveransbehov som lyftes fram handlade framförallt om behov av att leverera digital information ur it-system för långsiktigt digitalt bevarande. När det gäller rutiner för hur leveranser ska gå till så varierar situationen avsevärt. Alltifrån dokumenterade rutiner tillgängliggjorda på intranät till avsaknad av rutiner förekommer Återlämnande, överlämnande och utlån av handlingar Kommuner kan genom beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en privat utförare. En förutsättning är dock att det som överlämnas inte innefattar myndighetsutövning. Om överförande av en kommunal verksamhet till exempelvis ett aktiebolag sker så får allmänna handlingar från verksamheten överlämnas efter beslut av fullmäktige enligt 15 arkivlagen. Överlämnande av handlingar enligt det här förfarandet tycks förekomma i begränsad omfattning. Om privata utförare sköter någon kommunal verksamhet så behöver det finnas rutiner för hur verksamhetsinformationen ska hanteras och så småningom återlämnas till kommunen. Sådana rutiner och avtal förekommer hos en del kommuner men det finns behov av att göra mer inom området. Utlåning av handlingar till enskilda privaträttsliga subjekt uppges inte förekomma även om det kan vara svårt att garantera helt och hållet för samtliga verksamheter. 5.3 Analys Goda exempel Flera av kommunerna har utarbetat tydliga riktlinjer, väl fungerande handböcker och lathundar för ärendehantering och arkivering. I några fall finns de publicerade via kommunernas intranät vilket gör dem lättåtkomliga för alla medarbetare och lätta att hålla aktuella.

15 I några kommuner genomförs en kort utbildning för nyanställda medarbetare och för förtroendevalda om informations- och ärendehantering i samband med introduktionsdagar. Alla kommuner arbetar löpande utifrån sina förutsättningar med att tillhandahålla och ajourhålla listor över de it-system som används. I vissa fall har man påbörjat ett informationssäkerhetsarbete genom att börja klassa olika informationsmängder som förekommer i it-system och det finns anställd personal som arbetar med kravställning. Arbete enligt processmetoder och med processkartläggningar har genomförts på flera håll hos kommunerna. Det kan exempelvis handla om övergripande kartläggningar av arbetsprocesser eller kvalitetsutvecklingsarbete. Överlag finns en entusiasm och vilja att höja kvaliteten inom den egna verksamhetens arkiv- och informationshanteringsarbete. Engagemanget och viljan att åstadkomma förbättringar är kännetecknande hos samtliga kommuner Behov av samordning Det är viktigt att Sydarkivera kan möta upp det ökade intresse för en väl fungerande registrering av allmänna handlingar, dokument- och ärendehantering och arkivering som framkommit under nulägesanalyserna. Råd, stöd och utbildningsinsatser i arbetet med implementering av VerkSAM Diarium och VerkSAM Plan i kommunerna behöver samordnas. Intresset för helt digital ärendehantering är stort. Här ligger utmaningen i att få verksamheterna att gå vidare med detta arbete i en rimlig takt som anpassats till kommunens och verksamheternas förutsättningar, samt att få kommunerna att lära av varandra i det arbetet. Mallar och rutinbeskrivningar behöver tas fram inom olika områden såsom för leveranser, för drift av arkivlokaler och för hantering av e-post för att nämna några exempel. Genom samordning kan gemensamma dokument utarbetas varpå resurser kan utnyttjas effektivare jämfört med om varje organisation skulle gjort detta var för sig. Det finns ett behov av att få till stånd fler organiserade nätverk inom kommunernas olika verksamhetsområden för erfarenhetsutbyte och för att kunna lyfta fram och sprida goda exempel. En effektiv samordning av nätverk skulle underlätta detta arbete Gemensamma utmaningar Registrering och diarieföring: man behöver vidta åtgärder för att få till stånd enhetliga rutiner för registrering och diarieföring på verksamhetsnivå. Kunskapshöjande insatser i form av exempelvis utbildningar behöver genomföras för att kunna åstadkomma detta.

16 Planering informationshantering och redovisning arkiv: det finns stora behov av att uppdatera och upprätta arkivbeskrivningar hos samtliga kommuner. Framställning av handlingar på analoga medier: det behöver tas ett samlat grepp kring situationen rörande den arkivmateriel och utrustning som används för att framställa arkivhandlingar. Endast utrustning godkänd av Sveriges Tekniska Forskningsinstitut (numera RISE) ska användas vid framställning. Framställning av elektronisk information: Kravställning i samband med upphandling och utveckling av it-system, hantering av information på gemensamma kataloger på filservrar och förvaltningsorganisation för de it-system som man ansvarar för som systemägare är tre områden där den fördjupade nulägesanalysen visar att det finns behov av insatser. Arkivlokaler: Kris- och beredskapsplaner för de centrala arkivfunktionerna behöver upprättas. Detta för att på ett bra sätt kunna hantera en eventuell krissituation. Även driftsinstruktioner för den dagliga driften av arkivlokaler behöver arbetas fram. Detta gäller för såväl central- som närarkiv. Gallring: Ingen planerad gallring genomförs i dagsläget i något av kommunernas it-system bortsett från inom de verksamhetsområden som omfattas av Socialtjänstlagen (SoL), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) där lagstadgad gallring föreskrivs. Därför behöver metoder och rutiner för att gallra information i it-system utarbetas. 5.4 Anslutande förbundsmedlemmars behov Bastjänster Utbildningar för eget bruk i form av webbutbildningar, inspelade korta PPpresentationer, filmer eller interaktiva digitala utbildningar som kan användas vid t ex arbetsplatsträffar eller för korta interna utbildningar. Leveransstöd erbjuds i enlighet med Sydarkiveras samordnande planering och beslut som fattas av förbundsstyrelsen Rådgivning i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Krav som behöver ställas när det gäller registrering, gallring och uttag för bevarande. Mallar för styrdokument när det gäller arkiv och informationshantering Arkivhandbok Händelsestyrd tillsyn Rutiner för hantering av information och dokument på enskilda och gemensamma kataloger på filserver Riktade utbildningsinsatser i samband med central introduktion för nyanställda och förtroendevalda 1 3 gånger per år Informations- och utbildningsinsatser rörande användning och upphandling av godkänd arkivmateriel Rutiner för destruktion av information på hårdvara såsom telefoner och surfplattor Övergripande rutin för hantering av information på sociala medier och webbplatser

17 Möjliga anslutande tjänster Förvaltning av analoga arkiv och samtidigt överlåta arkivmyndighetsansvar för de analoga arkiven Hjälp och stöd med övergripande informationssäkerhetsarbete inför tillämpningen av nya Dataskyddsförordningen Hjälp med hanteringen av personuppgiftsombud Hjälp med inventering av pappersarkiv/närarkiv Behovsbedömning av resurser (personal, tidsåtgång, lokaler m.m.) Hjälp och stöd med att genomföra leveranser till Nationella arkivdatabasen (NAD) Hjälp och stöd för att kunna genomföra e-pliktleveranser till Kungliga biblioteket Gallring i it-system Riktade utbildningsinsatser i samband med central introduktion för nyanställda och förtroendevalda Projektresurs vid upphandlingsprojekt för att framarbeta krav när det gäller registrering, gallring och uttag för långsiktigt digitalt bevarande Beroenden till angränsande verksamhetsområden Digital information skiljer sig från analog information såtillvida att den förra kräver ett mer proaktivt förhållningssätt. Detta för att det ska vara möjligt att styra informationshanteringen då den digitala informationen är separerad från det fysiska lagringsmediet och kod och representation är åtskilda. Det är dessutom mycket enkelt att framställa stora digitala informationsmängder och att sprida dessa vilket i sin tur gör det svårt att skilja original från kopior. Detta innebär att insatser för att fånga upp den digitala informationen för att sedan kunna bevara den för framtiden måste göras redan då informationen skapas. Styrdokument och handledningar måste finnas att tillgå för att detta ska kunna fungera varför råd och stödfunktionen hos Sydarkivera får en viktig roll i det här sammanhanget. 5.5 Jämförelse med fördjupad nulägesanalys 2015 Nulägesanalysen 2015 fokuserade på identifierade gemensamma behov utifrån olika verksamhetsområden och systemtyper. Nulägesanalysen 2016 sammanfattar vad som framkommit inom de nio områden som omfattats av frågeformuläret. Det gör att resultatet inte är direkt jämförbart. Resultatet av de båda olika analyserna är av stor vikt för planering av Sydarkiveras kommande verksamhet. En del av de kommuner som ansluter har redan valt att övergå eller planerar att övergå till VerkSAM-strukturen. Detta är en förändrad förutsättning, eftersom några gemensamma mallar inte har funnits tidigare. Av analysen 2016 framstår det som att de anslutande kommunerna har fler relativt nya dokumenthanteringsplaner, än vad de ursprungliga kommunerna hade Skillnaderna mellan kommunerna inom samarbetet blir troligtvis inte så stor, vilket är en fördel. Rensning, gallring och arkivhantering som en integrerad del av kontorshandböcker nämndes inte heller under analysen Det kan vara intressant att titta närmare på

18 dessa exempel inför arbete med att uppdatera mallar och instruktioner. Kanske går det att förenkla återanvändande/integrering med kontorshandböcker och likande. Den entusiasm och vilja att höja kvaliteten inom den egna verksamhetens arkiv- och informationshanteringsarbete som visat sig i nulägesanalysen 2016 fanns inte på samma sätt Det kan bero antingen på att det är skillnader i förutsättningarna hos de kommuner som ansluter, eller att det med tiden har blivit ett större intresse för informationshantering. Intresset för att digitalisera ärendehanteringen har växt. Det bekräftas även av vad som framkommit under året i kontakter med de ursprungliga förbundsmedlemmarna. Problemen med ordning och reda i gemensamma kataloger för fillagring finns även hos anslutande kommuner. Mallen för gallringsplan för skräp är ett första steg i detta arbete, och kännedom om denna behöver spridas hos förbundsmedlemmarna. Hjälp och stöd för att kunna genomföra e-pliktleveranser till Kungliga biblioteket är en möjlig anslutande tjänst som inte lyftes fram Behov av informations- och utbildningsinsatser rörande användning och upphandling av godkänd arkivmateriel framkom inte heller I takt med ökad digitalisering så finns det också risk för minskad kunskap och förståelse för arkivering på papper. Det finns alltjämt handlingstyper som upprättas på papper och det är viktigt att dessa hanteras korrekt. En förändring sedan 2015 är att Sydarkiveras förbundsordning från och med 2016 endast har bestämmelser för två typer av tjänster: bastjänster och anslutande tjänster (tidigare fanns även tilläggstjänster). 6 Inventering inaktiva journalsystem 6.1 Beskrivning av genomförande Arbetet med att inventera kommunernas inaktiva journalsystem inleddes i slutet av oktober Dessförinnan hade ett formulär innehållande vissa grundläggande uppgifter utarbetats. Formuläret publicerades i anslutningsgruppen på Yammer i form av ett Google-dokument och skickades även till samrådsgruppen för intern spridning hos respektive kommun. Kontaktpersonerna ansvarade för att de uppgifter som efterfrågades samlades in och tillfördes dokumentet. 6.2 Resultat Se bilaga 1 som innehåller en sammanställning av de inaktiva journalsystemen.

19 Inventering äldre digitalt material 7.1 Beskrivning av genomförande Inventeringen påbörjades i januari 2016 och syftar till att kartlägga hur mycket information som finns hos anslutande kommuner i form av äldre digitalt material (ÄDM). ÄDM är information på diskett, band eller CD som skapats under perioden och inte finns tillgängligt på kommunernas nuvarande servrar. Dessutom ingick att inventera vad som fanns i övrigt som kan vara av intresse att digitalisera, såsom fotografiskt material, ljudinspelningar med mera. En inventering är det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av det äldre digitala materialet. I följande kommuner och regioner är inventeringen slutförd (dock kan kompletteringar förekomma): Markaryd Lessebo Tingsryd Älmhult Region Blekinge Alvesta Ljungby Olofström Bromölla Höör Karlshamn Ronneby Osby I följande kommuner pågår arbete med inventering: Karlskrona Oskarshamn Vimmerby Östra Göinge Tillvägagångssättet var manuell genomgång på plats i respektive kommun. Första steget var kontakt med kommunarkivarie eller i mindre kommuner arkivansvarig, administrativ chef eller kanslichef. Arbetssättet har varit inledande kontakt med kommunarkivarie eller motsvarande som då skickat ett internt mejl till förvaltningar och skolor. Detta har åtföljts av en personlig kontakt varpå ett besök har genomförts. Besöken har gjorts på såväl central förvaltningsnivå som ute på skolor och övriga verksamheter. När inventeringen var slutförd på respektive kommun gjordes en sammanställning med förklarande text. Det material som påträffats måste i nästa steg kontrolleras för funktion. Sydarkivera förbereder en arbetsstation för test av gamla filformat, band, disketter med mera.

20 Det största problemet i inventeringsarbetet är att samordna de personer som ska delta lokalt. Utifrån vad som påträffats så här långt är bedömningen att det är sannolikt att en hel del av informationen från senare delen av 1990-talet och framåt även kommer att finnas på kommunernas lokala servrar. 7.2 Resultat Se bilaga 2 för fullständig sammanställning av det äldre digitala materialet i respektive kommun. 8 Utvärdering 8.1 Fungerade bra att rekommendera: Kommunbesöken på plats i samband med de fördjupade nulägesanalyserna fungerade bra. Det gavs möjligheter till ingående diskussioner om kommunernas behov men också tillfälle att närmare presentera Sydarkiveras verksamhet. Uppdatering av mall för fördjupad nulägesanalys innebar bättre möjligheter till överblick och fördjupning av kommunernas arkivorganisationer och lokaler. Både de analoga och digitala arkivbehoven täcktes in på ett bra sätt. Träffarna med arbetsgruppen har kompletterat nulägesanalyserna. Tillsammans har de gett en god bild av nuläge och behoven hos de anslutande kommunerna. 8.2 Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa gång: Förankringsarbetet har i vissa avseenden inte fungerat tillfredsställande. Detta har inneburit att anslutningsarbetet blivit oförutsägbart avseende intäkter, finansiering och resursbehov. För att undvika tidsödande kompletteringar i efterhand är det viktigt att samtliga föreslagna roller i form av kanslichef/administrativ chef, arkivarie, arkivföreståndare, registrator, IT-chef och informationssäkerhetsansvarig deltar vid kommunbesöket. Inventeringen av de inaktiva journalsystemen hade kunnat genomföras enklare och snabbare om Sydarkivera haft tillgång till kontaktuppgifter till systemförvaltare på ett tidigare stadium. Yammer fungerade inte optimalt för att sprida och dela information. Detta på grund av att det krävs en viss grad av tillvänjning för arbete med den typen av kommunikationsverktyg.

21 Deltagandet vid telefonmöten och fysiska träffar har varit mycket lågt eller obefintligt från några kommuner. Kompletteringar av nulägesanalyserna i efterhand har i vissa fall dragit ut på tiden vilket inneburit att arbetet med att sammanställa och analysera materialet tagit längre tid än planerat. Ett problem med inventeringen av det äldre digitala materialet är att komma i kontakt med rätt person i rätt tid. Detta medför merarbete eftersom det innebär flera besök i samma kommun. Det är framförallt i de större kommunerna som detta är ofta förekommande. 8.3 Att tänka på: Anslutningsprocessen behöver vara tydligt definierad och beskriven med fastställda roller och ansvarsområden. Utifrån väl definierade processer under anslutningsarbetet är det också enklare att uppnå rimliga tidplaner. Dokumenten rörande avsiktsförklaring och anslutningsöverenskommelse behöver tydliggöras och kommuniceras på ett bättre sätt. Tidsaspekten är avhängig förbundsfullmäktiges sammanträde på våren. Det måste finnas tillräcklig bemanning och resurser i förhållande till antal anslutande kommuner. Anslutningen bör finansieras av anslutningsavgifterna och inte påverka den ordinarie budgeten. Roller och ansvarsområden behöver vara tydligt definierade både internt hos Sydarkivera och hos anslutande kommuner för att rätt personer ska få relevant information. Utbildningar behöver genomföras gentemot mot olika målgrupper och på olika nivåer utifrån behov, vilket förutsätter att behoven definieras. Ett tydligt informationsmaterial behöver tas fram inför besöken i samband med inventeringen av det äldre digitala materialet. Det är viktigt med effektiva och väl fungerande kommunikationskanaler mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna. För att på ett enkelt sätt kunna använda Yammer krävs en viss vana och därför bör utbildning i verktyget ske på ett tidigt stadium i processen.

22 Inför anslutningsprocess 2017 bör den översiktliga tidplanen se ut enligt följande: : Sista dag för inlämning av avsiktsförklaring Mars 2017: Utskick av informationsbrev om tidplanen i början av mars April 2017: Inför tecknande av anslutningsöverenskommelse ska utskick av informationsbrev till kommunchef, kanslichef/kontaktperson med information om översiktlig nulägesanalys, beslutsgång och anslutningsprojekt genomföras April Maj 2017: kontakt och tidbokning inför beslut om anslutningsöverenskommelse : Sista dag för undertecknande av anslutningsöverenskommelse Augusti 2017: Slutförande av anslutningsplan. Uppstart av anslutningsprojekt i mitten av augusti : Start av fördjupade nulägesanalyser senast den 1 september Oktober 2017: Avslutade fördjupade nulägesanalyser senast i mitten av oktober. Eventuella kompletteringar inlämnade senast den 31 oktober. November 2017 Januari 2018: Arbete med anslutningsrapport Mars 2018 Maj 2018: Redovisning av anslutningsrapport och resultat För översiktlig processbeskrivning över anslutningsprocessen, se bilaga 3. 9 Förslag till fortsatt arbete Se över ansvar, roller, tidsramar och bemanning för anslutningsprocessen. Tydliggör anslutningsprocessen internt och externt. Fundera på hur förankringsarbetet kan förbättras ännu mer och på vilket sätt Sydarkivera kan arbeta gentemot olika intressenter. Ta ställning till om det ska finnas en övre gräns för antalet anslutningar per år. Få nya och gamla medlemmar att känna sig trygga genom transparens och tydlig information via olika kanaler. Genomföra besök på plats i kommunerna. Skapa en "arkivhandbok" via Sydarkiveras hemsida. Ta fram ett utbildningspaket för Yammer. Fortsätta att arbeta fram, utveckla och publicera mallar för styrdokument, riktlinjer och handböcker. Erbjuda utbildningar på grund-, fördjupning- och specialistnivå på flera platser. Utveckla kortutbildningar, webbutbildningar och interaktiva utbildningar som ska vara lätt åtkomliga för medlemmarna. Fortsätta med systeminventering inom andra informationsområden. Kartlägga vilka kommunala bolag som finns och hur ägandeförhållandena hos dessa ser ut. Utarbeta ett informationsmaterial om inventering av äldre digitalt material som kan användas inför besök.

23 Referenser För ytterligare frågor rörande projektet, kontakta: Alexander Kurtz, it-arkivarie Mobil: E-post: Anki Heimonen, arkivarie/utbildare Mobil: E-post: Anders Danielsson, informationssäkerhetsspecialist Mobil: E-post:

24 Bilaga 1 Sammanställning över inaktiva journalsystem hos anslutande förbundsmedlemmar 2017 Kommuner Omsorg VO Omsorg LSS Sofia IFO Sofia Omfale Omsorg IFO Övriga inaktiva journalsystem År då systemen användes Kontaktpersoner Bromölla Ja Ja Ja Nej Nej Nej Susanna Wahlman Sjöbring Höör Nej Nej Nej Nej Nej Netsoft Tina Wickberg Cathrin Möller Olofström Nej Nej Nej Ja Nej Nej Christina Sidling Björn Sigfridsson Osby Ja Ja Nej Nej Nej VO Flykting VO Familj Caroline Ståhl Margreth Adolfsson Oskarshamn Nej Nej Nej Ja Nej Nej Tomas Karlsson Vimmerby Nej Nej Nej Nej Nej Nej Jenny Andersson Östra Göinge Ja Ja Nej Nej Ja Nej Omkring Ingrid Magnusson Emma Svensson Camilla Windeborn Anna-Lisa Simonsson Inaktiva journalsystem Antal Kommuner Omsorg VO 3 Bromölla Osby Östra Göinge Omsorg LSS 3 Bromölla Osby Östra Göinge Sofia IFO 1 Bromölla Sofia Omfale 2 Olofström Oskarshamn Omsorg IFO 1 Östra Göinge Övriga inaktiva journalsystem 3 Höör: Netsoft Osby: VO Flykting, VO Familj

25 Bilaga 2 Sammanställning av äldre digitalt material Kommun Förvaltning Namn Olofström Skola 40 cd skolfoto årsvis m.m. Kommunkansli ca 40 3,5" diverse Mkt mtrl insänt till Kommunarkiv troligtvis överläst till server? ny kontakt Bromölla Kommunarkiv 30 st 112 Mb band Kansli 40 cd diverse 25 3,5" disketter Tekniska Foto en stor pärm Byggnads Foto äldre byggnader 60-tal Ca 600 diabilder 2 pärmar foto Kultur och fritid Räddningstjänst Skola Social Blandat Gamla negativ 6x6 mängder 35 mm negativ, 8 pärmar Diabilder 7 lådor Klippbok 1960 Kassettband och lokala "stenkakor" Glasplåtar mängder alla inscannade Diabilder 7 lådor Diverse kassetter och band Mycket foto bl.a. klassfoto 12 pärmar foto 6 fotopärmar 6 negativpärmar 1 pärm foto äldre byggnader Div. pärmar med tidningsklipp CD-skivor berättelser från bygden Egenproducerade 8 mm filmer Höör Kommunarkiv 11 BU disketter 5,25" Diarie 8 disketter bu disketter 5,25" 21 disketter text register? 5,25" 26 disketter BU total Företagsregister 3,5" Blandade programvaror Sida 1 av 3

26 Bilaga 2 Sammanställning av äldre digitalt material Kommun Förvaltning Namn Höör Bibliotek Kassettband och foto Ringsjöskolan Komvux ca 100 betygsdisketter Diabilder 3 lådor BU-disketter Enebackaskolan Fotokataloger Sätoftaskolan Bildarkiv Oskarshamn Kommunarkiv Diariekort , mikrofilm Pågående Ritningar på alla fastigheter i kommunen 16 lådor mikrofilm Rör och ledningsnät i hela kommunen 3 hyllmeter 8 mm filmer KS diarium , mikrofilm Personal Tekniska förv. Fastighets förv. "Lars Olofsson" 10 CD lönelistor 9 pärmar microfiche 18 programvaror på 3,5" 15 CD Va, vägar m.m. ritningar Programvaror för att hantera ovanstående 105 CD ritningar Programvaror för att hantera ovanstående 4000 ramade diabilder + negativ Flygfoto över kommunen Sida 2 av 3

27 Bilaga 2 Sammanställning av äldre digitalt material Kommun Förvaltning Diskbet. Namn Vimmerby Kommunarkiv pågående VA CD Geoteknisk undersökning 15 disketter Ledningar 50 disketter Avfall, miljö och statistik Tekniska förv. Bildarkiv Mikrofilm Astrid Lindgren skolan 12 kartonger film rörledningar 7 hyllor 36 lådor 7x6 magasin diabilder 20-tal magnetband 50-tal VHS Hyperstudio 4 programvara 40-tal CD 30 fulla (stora) diskettlådor Osby Kommunarkiv 20 3,5" disketter med foto mycket egen producerat mtrl på smalfilm och vhs/betamax Osby Lokaltv på extern HD Stadsbyggn. 25 DVD VA inspektion 8 disketter VA ett 10-tal DVD va div + VHS Prwin programvara, Strada kontorsprogram 8 disketter cirkulationsplatser 6 askar 3,5" disketter med i huvudsak foto. Skolor en skola saknas Mindre mängder disketter och cd, relativt mycket fotomtrl. Ö Göinge Kommunarkiv förvaltningar 8 3,5" disketter Pågående Många egenproducerade filmer / infomtrl på CD och VHS och kassettband. Även diktafonband. Övrigt Se separat skrivelse från Maria Södergård Sida 3 av 3

28 Bilaga 3 Processen ansluta ny förbundsmedlem Steg 1: Avsiktsförklaring Processen inleds med ett visat intresse och avslutas med beslut om avsiktsförklaring eller ej. Steg 2: Förbereda anslutning I steg två görs förberedande aktiviteter som resulterar i beslut om en anslutningsöverenskommelse eller ej. Steg 3: Genomföra anslutning I steg tre sker mycket arbete ute hos den anslutande organisationen. Nulägesanalyser genomförs och processen avslutas med att ny medlem anslutits till förbundet.