Utvärdering. Nyttorealisering 2016 RAPPORT Båtsmanstorget Växjö, Sverige SYDARKIVERA.SE

Transkript

1 RAPPORT DATUM DNR HANDLÄGGARE ELIN JONSSON Utvärdering Nyttorealisering 2016 SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 1 (18)

2 2 Innehåll 1 SAMMANFATTNING BAKGRUND PLANERAD DOKUMENTHANTERING Enkät till kontaktpersoner Beslutade dokumenthanteringsplaner Nyligen uppdaterade dokumenthanteringsplaner Verksamhetsbaserade dokumenthanteringsplaner Mallar och instruktioner ARKIVINSPEKTION/KVALITETSKONTROLL TILLGÄNGLIGHET OCH SÖKBARHET RÅD OCH STÖD Utbildningar Nöjdhet arkivfunktionerna... 16

3 3 1 Sammanfattning Utvärderingen visar att nyttorealiseringsperioden behöver förlängas för att uppnå målen när det gäller beslutade dokumenthanteringsplaner. Det är många nämnder och bolag som har beslutade dokumenthanteringsplaner, men det är färre som har aktuella planer. Mallar har tagits fram och uppdateras efter genomförda workshopar för informationskartläggning. När det gäller arkivinspektion/kvalitetskontroll har det bara varit möjligt att genomföra tillsynsbesök hos de fem kommuner som utsett till gemensam arkivmyndighet. Tillsyn har genomförts enligt tillsynsplanen för två verksamhetsområden Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Inspektionsbesök genomfördes endast hos fem förbundsmedlemmar. Det beror på att det inte var alla förbundsmedlemmar som fattat beslut om att utse till gemensam arkivmyndighet. Vad avser tillgänglighet och sökbarhet så förtecknas arkiv som överlämnats till kommunarkiv/centralarkiv vanligtvis fortlöpande. Det finns förbundsmedlemmar som ännu inte har digitaliserats sina arkivförteckningar. Det är endast ett fåtal som publicerat arkivförteckningar eller levererar uppgifter till Nationell Arkivdatabas (NAD) som förvaltas av Riksarkivet. Utvärderingen baseras på enkätundersökning riktad till kontaktpersoner. Det var ganska få som svarande (10 av 18). Mätningen kan användas som baslinje för nästa uppföljning, men ger ingen heltäckande bild. När det gäller råd och stöd så uppnås målvärdet för resultat av kursutvärderingar med råge. Deltagarna har över lag varit nöjda med utbildningarna. De flesta förbundsmedlemmar, med något undantag, har utnyttjat möjligheten att skicka deltagare på s grundutbildningar om informationshantering och arkiv. Den viktigaste nyttan som arkivfunktionerna ser med är möjligheten att kunna fråga om hjälp. De svarande har i varierande grad upplevt att de har haft nytta av (i genomsnitt 3,4 på en skala från 1 5). Arkivarier, registratorer och andra som varit i kontakt med har upplevt kontakten som positiv.

4 4 1 Bakgrund Nyttorealiseringsplanen för perioden beslutades av s förbundsfullmäktige den 15 maj 2015 ( 23). Nyttorealiseringsplanen redovisar de utvecklingsinsatser och förändringar som planeras för att realisera identifierade och specificerade nyttor. Planen beskriver också hur realisering av nyttorna ska mätas och följas upp. Nyttorealiseringsplanen baseras på Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation (Växjö kommun, KS/2013:550, ) som arbetades fram under Konceptstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge. Verksamhetsåret 2016 utvärderas enligt planen nyttoprofilerna: #2 Planerad dokumenthantering #3 Arkivinspektion/kvalitetskontroll #4 Tillgänglighet och sökbarhet #7 Råd och stöd. Nyttoprofil Namn Första utvärdering planerad #1 Bli av med system/bättre arkitektur 2017 #2 Planerad dokumenthantering 2016 #3 Arkivinspektion/kvalitetskontroll 2016 #4 Tillgänglighet och sökbarhet 2016 #5 Interoperabilitet/öppna data 2017 #6 Helt digitalt flöde 2017 #7 Råd och stöd 2015

5 5 2 Planerad dokumenthantering Genom att planera dokumenthanteringen blir det ordning och reda på kommunernas allmänna information. Nyttan är att myndigheterna vet vilken information som hanteras och hur informationen ska hanteras när det gäller gallring, bevarande och överlämnande till arkivmyndighet. Allmänheten kan skaffa sig kännedom om vilka handlingar som är möjliga att begära ut. Vid begäran kan myndigheterna snabbt hitta och hämta fram information. Registratorer och handläggare vet vilka handlingar som ska bevaras och vilka som ska gallras (förstöras) 2.1 Enkät till kontaktpersoner Underlaget till utvärderingen består huvudsakligen i en enkät som skickades ut till samtliga kontaktpersoner hos förbundsmedlemmarna i slutet av Kontaktpersoner är vanligtvis administrativa chefer/kanslichefer. Enkäten skickades både till de ursprungliga förbundsmedlemmarna, och till förbundsmedlemmarna som planerade att ansluta till Det var 17 frågor i enkäten och kontaktpersonerna instruerades att fylla i en del av svaren tillsammans med arkivarie/arkivföreståndare. Det blev 10 svar från de totalt 18 kommunerna. Resultatet är därför inte heltäckande. Enkäten var anonym vilket försvårade arbetet med att skicka påminnelser. Vid nästa tillfälle kommer uppgifter om svaranden att begäras in. Enkäten delades via gruppen Kontaktpersoner på s externa nätverk på Yammer vid två tillfällen, den 28 november och den 9 december. Vid båda tillfällen så lades enkäten i upp som ett anslag i gruppen, vilket innebär att ett mejl direkt går ut till kontaktpersonernas e-postlådor (förutsätt att kommunernas spam-filer inte filtrerar bort den typen av automatgenererade mejl). Därefter skickades påminnelser ut via mejl den 19 december och den 16 januari. Sista svarsdatum flyttades fram på grund av fåtal svarande. 2.2 Beslutade dokumenthanteringsplaner Något målvärde angavs inte i nyttorealiseringsplanen när det gäller beslutade dokumenthanteringsplaner. I enkäten bad vi kontaktpersonerna uppskatta om samtliga, de flesta, ungefär hälften, eller färre än hälften av kommunens myndigheter och bolag har beslutade dokumenthanteringsplaner.

6 6 De flesta som har svarat på enkäten har angett att de flesta (7), eller samtliga (2) myndigheter inom kommunen (nämnder och bolag), har beslutade dokumenthanteringsplaner. Det stämmer med de fördjupade nulägesanalyser som har genomförts hos förbundsmedlemmarna. En har kommenterat svaret med uppgiften att nämnderna har dokumenthanteringsplaner, men inte de kommunala bolagen. Dessa siffror kan användas som baslinje för nästa mätning. Målsättningen bör vara att öka antalet förbundsmedlemmar som har beslutade dokumenthanteringsplaner för samtliga myndigheter. Målsättningen var att samtliga förbundsmedlemmar skulle ha hunnit komplettera dokumenthanteringsplaner, för de nämnder och bolag som saknade sådana, redan under första etappen Det har visat sig att det inte var ett realistiskt mål. Kommunerna behöver kunna avsätta resurser för att uppdatera planerna. Det tar tid att sprida kännedom om mallar och att det finns möjlighet att få hjälp från till förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag. Att beakta är även omorganisationer med nybildade myndigheter och anslutande kommuner. Nyttorealiseringsperioden behöver alltså förlängas. 2.3 Nyligen uppdaterade dokumenthanteringsplaner På frågan om hur många planer som är nyligen uppdaterade (2 år eller nyare) var det tre kontaktpersoner som svarade de flesta och en som svarade ungefär hälften. Eftersom underlaget inte är heltäckande så går det inte att säga om målet som formulerades i nyttorealiseringsplanen (25 % uppdaterade planer) är uppfyllt eller inte. De flesta (60 %) svarade att färre än hälften av nämnderna och bolagen hade dokumenthanteringsplaner som var nyligen uppdaterade. Resultatet i enkäten stämmer med intrycket från de fördjupade nulägesanalyserna att de flesta har dokumentanteringsplaner, men att det finns behov av att uppdatera planerna.

7 7 Dessa siffror kan användas som baslinje för nästa mätning. Målsättningen bör vara att öka antalet förbundsmedlemmar där de flesta eller ungefär hälften av myndigheterna har nyligen har uppdaterat dokumenthanteringsplanerna. 2.4 Verksamhetsbaserade dokumenthanteringsplaner Det är två av de kommuner som svarat på enkäten som har angett att de flesta dokumenthanteringsplanerna utgår från principerna för verksamhetsnära arkivredovisning (processbaserad arkivredovisning). Det är ett bra resultat i förhållande till målsättningen i nyttorealiseringen, där utgångspunkten var verksamhetsbaserade dokumenthanteringsplaner hos enstaka nämnder/bolag. Även dessa siffror kan användas som utgångspunkt för nästa mätning.

8 8 2.5 Mallar och instruktioner Till nästa nyttorealiseringsplan bör vi ta med nyckeltal när det gäller nyttan av att använda VerkSAM-mallarna med tillhörande instruktion. Idén med mallarna är att det ska vara enklare för förbundsmedlemmarna att tag fram nya dokumenthanteringsplaner och hålla diarieplanen aktuell. En kort redovisning av utgångsläget redovisas här VerkSAM Diarium En första beslutad version av ett gemensamt klassificeringsschema som kan användas som diarieplan (VerkSAM Diarium) publicerades i början av Förbundsmedlemmarna Karlshamn, Karlskrona, Olofström samt Räddningstjänsten Blekinge har infört VerkSAM Diarium som diarieplan i sina ärende- och dokumenthanteringssystem. Bland annat Växjö kommun har aviserat att de avser att införa VerkSAM Diarium. Det är en relativt stor förändring att byta diarieplan. Förbundsmedlemmarna rekommenderas att byta diarieplan i samband med byte av ärende- och dokumenthanteringssystem. Det är inget krav att byta diarieplan. En uppdaterad version med mindre förändringar delades i gruppen för registratorer på Yammer i januari Det uppdaterade klassificeringsschemat hade dessförinnan skickats ut till de kommuner som infört VerkSAM Diarium VerkSAM Plan Med utgångspunkt från klassificeringsschemat ajourhålls en mall för dokumenthanteringsplan. I mallen finns förutom verksamhetsområden uppräknat informationsmängder/handlingstyper med rekommenderade hanteringsanvisningar. Det vill säga när olika informationsmängder ska kastas (gallras) eller överföras till arkivmyndighet. Anvisningarna utgår från gallringsråd som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor med medlemmar från bland annat Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). VerkSAM Plan har inte varit publicerad utan förbunds-medlemmarna har instruerats att kontakta för att få del av aktuell version av mallen. Detta för att säkerställa att det alltid är den senaste versionen som används som utgångspunkt för informationsplan/ dokumenthanteringsplan. I enkäten är det 3 som svarade att kommunen använt VerkSAM Plan och 7 som har svarat att de inte har använt mallen.

9 9 3 Arkivinspektion/kvalitetskontroll Nyttan av att kvalitetssäkra informationshantering är att arkivansvariga (nämnd, styrelse och ansvarig chef) kan förvissa sig om att nämnder och bolag sköter sin dokumenthantering i enlighet med lagar och föreskrifter. Det är också en förutsättning för att säkerställa att information som bevaras i arkiven är äkta och oförändrad. För allmänheten innebär det en ökad rättssäkerhet och säkerställer att information bevaras och gallras i enlighet med beslutade dokumenthanteringsplaner. För arkivansvariga är arkivinspektionerna ett kvitto på att informationen hanteras rätt och en hjälp för att identifiera möjliga förbättringar. Målvärdet för uppföljningen är att genomföra arkivinspektioner för 2 4 verksamhetsområden. Under 2016 genomförde tillsyn i enlighet med beslutad tillsynsplan. Det var arkiv och informationshantering inom verksamhetsområdena Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd som var föremål för planerade tillsynsbesök. Verksamhetsområdena utgår från klassificeringen i VerkSAM Diarium. Tillsyn genomfördes hos Alvesta, Karlshamn Lessebo, Markaryd, Ronneby och Tingsryd. Anledningen till att det inte var fler inspektionsbesök som genomfördes var att övriga förbundsmedlemmar inte beslutat om nytt arkivreglemente och att utse till gemensam arkivmyndighet. Detta i sin tur beror på att arkivlagens stöd för att dela upp arkivmyndighetsfunktioner har diskuterats under året. Kommunerna har behövt ha mer tid för att ta ställning till helt eller delat arkivmyndighetsansvar, och det finns alltjämt en osäkerhet. I enkäten frågade vi vilken mall som förbundsmedlemmarna använt, eller planerar att använda, när det gäller arkivreglemente och arkivmyndighet: 9 svarade delat arkivmyndighetsansvar och en svarade vet inte. Varje tillsynsbesök genomfördes under en heldag (inklusive resor). Förberedelse och efterarbete motsvarar ungefär en arbetsdag effektiv tid. Mallar och rutiner har arbetats fram under året, arbetet har tagit ungefär 60 timmar sammanlagt. Inga egentliga avvikelser noterades vid tillsynsbesöken då inriktningen var att framförallt sprida kännedom om s tjänster och fånga upp förbundsmedlemmarnas behov. I rapporterna från tillsynsbesöken har målsättningar och rekommendationer noterats. Rapportering och uppföljning genomförs i enlighet med tillsynsplanen.

10 10 4 Tillgänglighet och sökbarhet I enkäten till kontaktpersonerna frågade vi även efter status när det gäller arkivförteckningar och tillgängliggörande av arkivförteckningar. Arkivförteckningar är till för att det ska gå att söka i arkiven, analoga så väl som digitala. Bestämmelser om arkivförteckning finns i arkivlagen. Eftersom vi fick in så få svar så får resultatet ses som utgångspunkt för nästa utvärdering Fyra har svarat att överlämnade arkiv förtecknas fortlöpande. Hälften har svarat att det endast finns några arkiv som inte är ordnade och förtecknade. Det är endast en som har angett att det finns många arkiv som inte är ordnade och förtecknade. Det innebär att det i de flesta fall finns goda möjligheter att hitta i arkiven som finns ute hos förbundsmedlemmarna i kommunarkiv/centralarkiv. De flesta som svarat på enkäten använder ett digitalt förteckningssystem. Detta är en viktig förutsättning för att kunna exportera och tillgängliggöra data på ett enkelt sätt. En av kontaktpersonerna har svarat att förteckning sker manuellt på papper. Målsättningen bör vara att samtliga förbundsmedlemmar digitaliserar sina arkivförteckningar för att möjliggöra för samsök av information i som är slutarkiverad.

11 11 Båda de förteckningssstem som används hos förbundsmedlemmarna kan exportera data till den Nationella arkivdatabasen (NAD). Dock är det endast en som svarat att kommunen exporterar uppgifter till NAD. Det är också 8 (av 10) som har svarat att ingen publicerings sker. Detta behöver förbättras till nästa mätning 2017, och 10 % publicerade förteckningar kan användas som baslinje för nästa mätning.

12 12 5 Råd och stöd Genom kompetensutveckling av förbundsmedlemmarnas personal när det gäller informationsförvaltning skapas förutsättningar för att hantera information i den löpande verksamheter i enlighet med dokumenthanteringsplaner. Målsättningen enligt planen var att samtliga förbundsmedlemmar skulle ha erbjudits utbildning under Inbjudningar har skickats ut till samtliga förbundsmedlemmar. Ljungby, Tingsryd och Älmhult har inte anmält deltagare till något utbildningstillfälle. 5.1 Utbildningar 2016 Under våren erbjöds samma utbildningspaket som Det vill säga halvdagars utbildningar med följande innehåll: 1. Grundläggande kurs i informationshantering för dig som vill veta mer. 2. Ansvar och roller vem ska göra vad? 3. Att kartlägga och klassificera information. 4. Att upprätta arkivbeskrivning och utarbeta dokumenthanteringsplan. Genom samverkansavtal med kommunalförbundet ITSAM anlitades Anki Heimonen, arkivarie, för att genomföra utbildningarna. Målgruppen var arkivansvariga, kanslichefer, arkivombud/arkivredogörare, arkivarier, arkivassistenter, registratorer, sekreterare och andra som arbetar med informationshantering hos förbundsmedlemmarna. Deltagande vid kursdagarna 2015 och 2016 redovisas i tabellen nedan: Alvesta Karlshamn Karlskrona Lessebo Ljungby Delkurs 1 2, januari januari april april Delkurs 3 4, februari februari maj maj Deltagande kurser 2015 (från utvärdering nyttorealisering 2015) Summa Markaryd Ronneby (88) Tingsryd Växjö Älmhult Region Blekinge Kommunalförbund Blivande medl. Summa per tillfälle

13 13 Anki anställdes som arkivarie hos och skapade ett nytt utbildningspaket med förbättringar i enlighet med de önskemål som framkommit vid kursutvärderingar. Fyra olika heldagskurser i informationshantering: 1. Grund Lagar, roller och ansvar 2. Fördjupning Arkivredovisning 3. Intensiv endagsrepetition av grunderna 4. Specialist VerkSAM Diarium och Plan Informationshantering grund och fördjupning fick ställas in på grund av för få anmälda. Det är oklart om anledningen är till det sviktande antalet anmälningar är att behovet av utbildningar är mättat eller om det finns något annat skäl. En förändring var att kontaktpersonerna önskade att inbjudningar skulle gå via dem för vidare spridning istället för centrala postlådan. Utbildningarna spreds även till de personer som lagt upp användarkonto på s externa nätverk på Yammer. De som har lagt upp användarkonto har i många fall fått inbjudan till deltagande på tidigare kurser Utvärdering efter genomförda utbildningar Efter utbildningstillfällena skickades webbenkäter ut för att samla in underlag till utvärdering. Svaren samlades i ett Excel-dokument som kan presenteras både i text och i figurer. Endast utvärderingsenkäterna för vårens utbildningar har analyserats. Enkäter de utbildningstillfällen som genomfördes under hösten i samband med anslutningsprojektet skickades inte ut. Nyckeltal för att mäta hur arbetet har uppfyllt målen sattes i nyttorealiseringsplanen till ett genomsnittligt värde om 3 på en 5-gradig skala för att betygssätta utbildningen. Då utvärderingen gjordes via en webbenkät så begränsades svarsalternativen till tre för hur väl ett påstående stämde: ja, nej och delvis. De påståenden som deltagarna ombads värdera var: Utbildningen motsvarade mina förväntningar Jag kommer att ha nytta av erfarenheterna från utbildningen i mitt arbete Utbildningsmaterialet var tydligt och Anki förklarade allt på ett bra sätt Fika och lunch var trevligt och gott Lokalen och de praktiska arrangemangen fungerade bra Därutöver fanns möjlighet att svara i fritext på frågorna: Fungerade bra att rekommendera Fungerade mindre bra bör förbättras till nästa tillfälle Att tänka på till nästa gång

14 14 Om 60 % eller mer svarat ja på ett påstående så motsvarar det ungefärligt målvärdet i nyttorealiseringsplanen. Det var totalt 63 svar motsvarande sammantaget 88 utbildningsplatserna. I förekommande fall deltog samma personer vid både delkurs 1 2 och 3 4. De flesta som deltagit på utbildningarna kommer från kommunernas administration (över 70 % av dem som svarat på enkäten). Enstaka svarande har angett alternativen, arkiv, kärnverksamhet, projektledning/verksamhetsutveckling eller it. Utbildningsmaterialet och Ankis insats fick över lag mycket högt omdöme, 92 % svarade ja på påståendet. Jämfört med strax över 80 % Även lokalen och de praktiska arrangemangen har fungerat bra, 92 % har svarat ja på detta påstående. Flera kurstillfällen hölls i lokal hos Smålands museum. Lokalen fungerade bättre än s kontor, dock var något färre som uppskattade maten. Det var några stycken bara delvis, eller inte alls, höll med om påståendet jag kommer att ha nytta av erfarenheterna från utbildningen i mitt arbete. Resultatet var dock klart över 60 %. Det var administratörer som svarat nej på påståendet. Det var flera som valt bakgrunden arkiv som svarade delvis. Det beror troligtvis på att kurserna är på en alltför grundläggande nivå för personer från arkivfunktionerna. Förhoppningen är att specialistutbildningarna bättre ska passa denna målgrupp. Delkurs 3 4 motsvarade förväntningarna i mindre utsträckning än Sammanställning av svar: Delkurs 1 2 Delkurs Motsvarade förväntningarna 81,5 % 81,6 % 85,7 % 70,8 % Nytta i mitt arbete 70,4 % 81,1 % 69,2 % 66,7 % Utbildningens innehåll och föreläsaren 92,6 % 92,1% 85,7 % 92 % Fika och lunch 96,1 % 86,6 % 100 % 95,8 % Lokalen och det praktiska 81,5 % 92,1% 78,6 % 92 % Det var också många positiva omdömen om Anki och utbildningens innehåll i fritextfältet fungerade bra att rekommendera, till exempel. Väldigt inspirerande, man blev peppad att arbeta med arkiv- och informationshantering Rekommenderar verkligen era utbildningar till fler kollegor och även chefen. Det som fungerade mindre bra var framförallt restaurangen. Utöver det är förslag till förbättringar fler praktiska exempel, någon mer paus och att tänka på att använda

15 15 hörslinga. En del uppfattade kursen som för grundläggande, och vi har sett över formulering av målgrupp med anledning av det Utbildarens upplevelser från utbildningsdagarna Utbildningsdagarna präglades av en mycket positiv stämning. Intresset för utbildningarna och deras innehåll var stort, men då deltagarnas bakgrundskunskaper inom området var väldigt skiftande så upplevde vissa en repetition av tidigare förvärvad kunskap. Trots detta har deltagarna varit positiva och sagt att de alltid lär sig något nytt. Andra har varit relativt nya inom området och sagt att de haft mycket stor behållning av utbildningarna, så i det stora hela känns det som att utbildningarna legat på en lagom nivå. De diskussioner som kom upp under utbildningsdagarna var mycket givande. Många problem, lösningar och praktiska exempel delgavs och analyserades inom de deltagande grupperna. Tydligt är att de flesta medlemskommunerna står inför liknande utmaningar inom området informations- och ärendehantering. Lokalen är mycket viktig för uppfattningen av hela utbildningen. Under hösten har främst använt sig av konferens-/kurslokaler i Hässleholm och Alvesta. Båda konferensanläggningarna har varit utmärkta på alla sätt, både i form av lokaler och servicen runt omkring, vilket också deltagarna påpekat. I samband med höstens utbildningar presenterades den interaktiva utbildningen Arkivera Mera Städa närarkiv som möttes av många positiva reaktioner och stor inlevelse hos de deltagande. Många uppgav att de tänkte använda sig av denna spelliknande utbildning vid arbetsplatsträffarna i sina verksamheter. De efterfrågade även fler liknande interaktiva utbildningar inom andra närliggande områden såsom gallra i din dator, postöppning, registrering och utlämnande av allmän handling. Det har uppkommit önskemål om att fördela ut utbildningarna så att samma utbildning erbjuds på fler platser inom s geografiska område. Det skulle kunna vara ett sätt att öka deltagarantalet då många upplever att restiden blir lång och att de därför har svårt att delta. Det har även kommit önskemål om att kunna delta på utbildningarna på distans via webben och att utbildningspassen i dessa fall bör vara maximalt två timmar och uppdelade på fler tillfällen. Webbutbildningar kräver dock en väl fungerande teknik för att fungera fullt ut och vara en ersättning till på plats - utbildningar Det finns även önskemål om fler kortare specialistutbildningar inom området informationshantering och informationssäkerhet, t ex postöppning, utlämnande av allmän handling, registrering med mera. Dessa skulle kunna utformas dels som vanliga på plats -utbildningar, men även som inspelade korta repetitionskurser via webben.

16 16 Behoven av nätverk där man kan utbyta erfarenheter är ett annat önskemål som ofta kommit upp under utbildningarna. Många känner sig lite ensamma i sin roll och vill veta att de gör och tänker rätt. 5.2 Nöjdhet arkivfunktionerna En enkät skickades ut till samtliga förbundsmedlemmar och anslutande förbundsmedlemmar för att kartlägga behov av utbildning och följa upp nyttorealisering. Enkäten skickades ut med e-post via förbundsmedlemmarnas officiella e-postadresser Enkäten delades även via nätverket på Yammer den 29 november, med en påminnelse den 19 december. Det var endast 46 svar som lämnades i enkäten. De svarande fördelade sig per kommun enligt nedan: Ronneby: 7 Östra Göinge: 3 Tingsryd: 5 Höör: 2 Oskarshamn: 5 Karlshamn: 2 Bromölla: 4 Region Blekinge: 2 Växjö: 4 Markaryd: 2 Karlskrona: 3 Ljungby: 1 Olofström: 3 Osby: 1 Vimmerby: 3 Alvesta, Lessebo, Älmhult har inte lämnat några svar i enkäten. De flesta som har svarat på enkäten har angett att de arbetar som registrator, nämndsekreterare, kanslisekreterare eller administratör. Nästan en fjärdedel av de svarande är arkivarier, arkivföreståndare eller arkivassistenter. Svaren i enkäten används därför som underlag för utvärdering av nöjdhet hos kommunernas arkivfunktioner. I nyttorealiseringsplanen så beskrevs effektmålen under nyttoprofilen #2 Planerad dokumenthantering. Mätningen redovisas under råd och stöd, då nöjdhet med de mallar som arbetas fram och rådgivningen i anslutning till dessa snarare hör till denna nyttoprofil.

17 I enkäten frågade vi Vad ser du som den viktigaste nyttan med? Svaren har kategoriserats utifrån innehåll. Vissa svar har innehållit flera olika delar. De allra flesta har svarat att den viktigaste nyttan är att kunna fråga om hjälp och ha tillgång till den kompetens som finns inom. Därefter kommer att kunna hantera digitalt bevarande och e-arkiv samt samarbete, kunskapsutbyte och utveckling. Möjligheten att ta del av utbildningar förekommer endast i tre svar. Arkivfunktionerna ser alltså inte detta som en viktig nytta. Intrycket av kursutvärderingarna är att de som deltagit har haft nytta av utbildningarna och är nöjda. Värt att notera är dock att den viktigaste nyttan för de flesta som svarat är att kunna fråga om råd när det gäller informationshantering och arkiv. Kunna fråga om hjälp, tillgång till kompetens Digitalt bevarande, e-arkiv Samarbete och kunskapsutbyte, utveckling Sammanhållen organisation, lyfta frågor Utbildning Vet inte Slipper pappersarkivet De som svarat på enkäten har i ganska stor utsträckning upplevt att de har haft nytta av s tjänster under året (svaren graderas från 1 inte alls till 5 i hög grad). Målvärdet i nyttorealiseringsplanen var ett genomsnittligt värde på 3. De som svarat på enkäten har i genomsnitt angett ett värde motsvarande 3,4. Ett par personer har kommenterat de är nyanställd eller att kommunen är ny medlem som förklaring.

18 % av de som svarade på enkäten har under 2016 vänt sig till för råd och stöd. På frågan Hur uppfattade du kontakten med? har de som svarat på enkäten i genomsnitt svarat 4,3 (på en skala graderad från 1 inte alls till 5 mycket bra) Enkäten visar på att det behövs tydligare formuleringar i inbjudningarna när det gäller målgrupp och vad deltagarna kan förvänta sig av utbildningar, informationsträffar, temadagar och workshopar. Detta har även framkommit vid personliga kontakter då deltagare har förväntat sig att få utbildning, även vid tillfällen som varit till för information eller arbetsmöten/workshopar som förutsätter aktivt deltagande. Detta har lett till frustration och besvikelse för de som åkt långt och inte alls fått ut det förväntade av dagen. Från och med nästa år bör samtliga aktiviteter utvärderas så att det blir möjligt att förbättra både information i inbjudningarna och hur vi planerar och genomför olika aktiviteter.