Anslutningsplan Kommunalförbundet Sydarkivera. Medlemskap. Genomföra anslutning. Anslutningsöverenskommelse.

Transkript

1 ANSLUTNINGSPLAN DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE ANKI HEIMONEN Anslutningsplan 2018 Kommunalförbundet Planen beskriver det praktiska arbetet med att ansluta kommunerna Borgholm, Eslöv, Hässleholm, Hörby, Vadstena, Vellinge och Åtvidaberg som förbundsmedlemmar. Medlemskap Avsiktsförklaring Anslutningsöverenskommelse Genomföra anslutning SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 1 (14)

2 ANSLUTNINGSPLAN DATUM DNR SARK HANDLÄGGARE ANKI HEIMONEN Innehåll 1 INLEDNING Godkännande Om dokumentet Ändringshantering shantering IDÉ OCH MÅL Bakgrund Idé Mål Avgränsningar UNDERLAG RESULTAT AKTIVITETER OCH TIDPLAN Översiktlig aktivitetsplan Stöd och samordning Nulägesanalys ORGANISATION Projektorganisation och bemanning Utrustning och lokaler ARBETSFORMER Dokumenthantering Sekretess och säkerhet Information och kommunikation Rapportering Mötesstruktur Avvikelse och ändringshantering RISKER RESURSER OCH FINANSIERING Anslutande kommuner REFERENSER SYDARKIVERA.SE Box Alvesta, Sverige SIDAN 2 (14)

3 3 1 Inledning 1.1 Godkännande Anslutningsplanen godkänns av: Beställare: Mats Porsklev Förbundschef mats.porsklev@sydarkivera.se Utförare: Arkivarie/utbildare anki.heimonen@sydarkivera.se Elin Jonsson Bevarandestrateg elin.jonsson@sydarkivera.se Om dokumentet Anslutningsplanen beskriver planerade aktiviteter i samband med anslutning av nya förbundsmedlemmar. 1.3 Ändringshantering Ändringar beslutas av s förbundschef efter samråd med kontaktpersoner hos anslutande kommuner.

4 4 1.4 shantering Utgåva Kommentarer Första utkast (AH) Avstämning i samband med arbetsplatsträff (AH, AK och EJ) Uppdatering av kontaktuppgifter m.m. (AH) Komplettering av ekonomiska uppgifter (MP och AH) Avstämning inför remissutskick (AH och MN) Uppdatering efter kommentarer på Yammer (AH) efter godkännande från förbundschefen (AH och EJ) 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Borgholm, Eslöv, Hörby, Hässleholm, Vadstena, Vellinge och Åtvidabergs kommuner har efter inlämnad avsiktsförklaring godkänts som medlemmar i kommunalförbundet. t behandlades vid s förbundsfullmäktige den 31 mars Beslutet var att godkänna de ansökande kommunerna som medlemmar i kommunalförbundet och att godkänna den nya förbundsordningen (protokoll från s förbundsfullmäktige , 4). Innan den nya förbundsordningen träder i kraft måste den fastställas i medlemskommunernas fullmäktige. Kommunalförbundet bildades den 1 januari 2015 av 10 kommuner och ett regionförbund i Kronoberg och Blekinge utökades förbundets medlemsantal till 18 kommuner Kalmar län Borgholm: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar vid möte i Växjö den 9 december Information har även skett i samband med kommunstyrelsens arbetsutskotts möte den 7 februari Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 30 augusti i kommunstyrelsen i Borgholm. Undertecknad avsiktsförklaring inkom den 12 oktober Anslutningsöverenskommelse inkom den 26 april Skåne Eslöv: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar i samband med kommunstyrelsens möte den 10 januari Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 7 februari 2017

5 5 27 i kommunstyrelsen i Eslöv och undertecknad avsiktsförklaring inkom den 27 februari Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 19 maj Hörby: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar i samband med ett möte med kanslichef Mikael Daxberg den 20 januari Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 11 april av kommunstyrelsen i Hörby och undertecknad avsiktsförklaring inkom den 14 april Kommunledningsförvaltningen i Hörby meddelade den 7 mars 2017 att de har för avsikt att under år 2017 göra en utredning gällande sina arkiv för att kunna ta ställning till hur pappers- och digitala arkiv ska hanteras. Anslutningsöverenskommelse har därför inte undertecknats och anslutningsprocessen parkeras därför i avvaktan på beslut från kommunstyrelsen. Hässleholm: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar i samband med kommunstyrelsens sammanträde den 8 september 2016 och vid ett möte med kanslichef Elisabeth Aidemark den 9 februari Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 23 mars av kommunstyrelsen i Hässleholm och undertecknad avsiktsförklaring har inlämnats den 30 mars Undertecknande av anslutningsöverenskommelse är planerad till september 2017, efter att frågan behandlats i kommunfullmäktige. Vellinge: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar i samband med kommunstyrelsens sammanträde den 11 oktober Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har togs den 31 januari av kommunstyrelsen i Vellinge och undertecknad avsiktsförklaring inkom den 16 februari Anslutningsöverenskommelse har undertecknats den 11 maj Östergötland Vadstena: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar den 25 november 2016 och för kommunstyrelsen den 15 februari Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring togs den 15 februari i kommunstyrelsen i Vadstena. Undertecknad avsiktsförklaring inkom den 23 februari Anslutningsöverenskommelse undertecknades den 8 maj Vadstena kommun har aviserat önskemål om att avtala om förvaltning av analoga arkiv som anslutande tjänst, och samtidigt överlåta arkivmyndighetsansvar för de analoga arkiven. Åtvidaberg: har informerat om sin verksamhet och möjligheten att ansluta nya förbundsmedlemmar vid möte i Växjö den 31 oktober 2016 och även informerat om sin verksamhet i kommunstyrelsen den 1 mars Beslut om att underteckna en avsiktsförklaring har tagits den 6 april i kommunstyrelsen i Åtvidaberg. Undertecknad avsiktsförklaring inkom den 9 maj Anslutningsöverenskommelse inkom den 18 april 2017.

6 6 2.2 Idé Anslutningen av nya medlemmar ska innebära ökad nytta för såväl nuvarande förbundsmedlemmar som anslutande kommuner, framförallt genom fördelning av gemensamma kostnader för personal och bevarandeplattform. Tanken är att under arbetet med anslutningen säkerställa insikt i konsekvenser för verksamheten, arbetet med att realisera nyttor och undvika risker som oförutsedda kostnader och oönskade konsekvenser för såväl s som anslutande organisationers verksamheter. 2.3 Mål Målet är att kommunerna som lämnat avsiktsförklaring ska inträda som förbundsmedlemmar i kommunalförbundet från och med Under anslutningen är målet att: Stödja anslutande kommuner under beslutsprocessen med att anta ny förbundsordning och välja politiska representanter, Upprätta anslutningsöverenskommelser, Slutföra och sammanställa fördjupad nulägesanalys. 2.4 Avgränsningar Den formella beslutsprocessen hanteras av respektive kommun. Det gäller förbundsordning, att utse ledamöter, anta nytt arkivreglemente med flera formella beslut. Frågor som rör förbundsordning och andra styrande dokument för kommunalförbundet hanteras i enlighet med bestämmelserna i s förbundsordning. s förbundschef planerar och genomför organisatoriska förändringar som föranleds av att nya förbundsmedlemmar tillkommer. Anslutande kommuner har efter det att anslutningsöverenskommelse inkommit möjlighet att delta vid aktiviteter och ta del av s verksamhet när det gäller råd och stöd i den omfattning som framgår av anslutningsöverenskommelsen. Mer information om planerade aktiviteter finns att tillgå via Digitala arkivleveranser är en del av förbundets bastjänster. Arbete med att genomföra leverans sker först efter slutgiltigt beslut om medlemskap och efter beslut i arkivreglemente om att utse till arkivmyndighet. Prioritering av leveranser hanteras av efter samråd med förbundsmedlemmarna och inriktningsbeslut i styrelsen. Förvaltning och utveckling av s digitala bevarandeplattform hanteras inom ramen för förbundets bastjänster. Anpassningar hanteras i takt med planering av arkivleveranser.

7 7 Inventering av äldre digitalt material ingår som en del i s bastjänst och genomförs preliminärt under våren Förberedelser som rör anslutande tjänster, t.ex. förvaltning av pappersarkiv, hanteras i särskild ordning tillsammans med berörd kommun. Anslutande kommun initierar frågor om anslutande tjänster. 3 Underlag Mall för nulägesanalys. Rapporter från nulägesanalyser Lista med kontaktpersoner hos anslutande förbundsmedlemmar. Kopior av beslut som fattas under beslutsprocesserna i respektive kommun (avsiktsförklaringar, anslutningsöverenskommelser, arkivreglementen med mera). 4 Resultat Rapport/sammanställning från genomförda nulägesanalyser, Erfarenheter från arbetet med anslutning. Rapport/sammanställning av nulägesanalysen rapporteras till s förbundsstyrelse och redovisas i samband med ordinarie möten med kontaktpersoner och arkivfunktioner våren Aktiviteter och tidplan 5.1 Översiktlig aktivitetsplan Aktivitet Upprätta ny förbundsordning Fatta beslut om nya medlemmar Anslutningsplan Mars April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Mars April Nulägesanalyser Anslutningsöverenskommelse Anta ny förbundsordning Anta nytt arkivreglemente Anslutningsrapport Avrapportering Grå markering hanteras av och blå markering hanteras av anslutande kommun.

8 8 Anslutningen genomförs under perioden maj 2017 till och med december 2017 för medlemskap från 1 januari Förberedande arbete för uppstart har utförts av s personal under våren Stöd och samordning Förberedande arbetsmöte med kontaktpersonerna den 24 maj i Växjö och via webb. Uppstartsmöte med information till deltagare den 4 september i Alvesta. Löpande uppdatering av vanligt förekommande frågor och svar på s externa webb. Kommunbesök och råd och stöd via telefon och e-post. Vid behov och önskemål från berörda kommuner kan fler fysiska möten och webbmöten komma att anordnas. 5.3 Nulägesanalys Nulägesanalysen är ett underlag för planering av s verksamhet. Rapporten beskriver anslutande kommuners behov av råd och stöd, överlämnande av digitala arkiv med mera. Det utgör också underlag för prioritering av leveranser och anpassning av s bevarandetjänster. Målet är att besöka samtliga ansökande kommuner och dokumentera svar på frågor om arkiv och dokumenthantering. Besöken är planerade under maj till oktober Varje deltagande organisation bokar in en dag för kommunbesök. Under den aktuella dagen behövs tillgång till personal som kan svara på frågor om arkiv och dokumenthantering. Önskemål är att följande roller deltar under dagen: kanslichef/administrativ chef, arkivarie, arkivföreståndare, registrator, IT-chef och informationssäkerhetsansvarig. Kontaktpersoner ansvarar för att boka in möten och ordna lokal. Frågeformuläret finns att tillgå via Yammer och skickas även ut för till kontaktpersoner och andra deltagande om dessa meddelats innan mötet. Frågorna besvaras muntligt i samband med kommunbesöket. Samordnare genomför besöket. Resultatet dokumenteras i en rapport/sammanställning Projektorganisation och bemanning Samordnare för anslutningen, huvudansvarig och Elin Jonsson, biträdande samordnare.

9 Resurspersoner hos Magdalena Nordin deltar vid behov i arbetet med nulägesanalys Samrådsgrupp för kontaktpersoner Samrådsgrupp för att hantera förankring hos anslutande kommuner samt för att säkerställa att de resurser som behövs finns tillgängliga. Kontaktpersonerna ska: Ha en ledande befattning. Ansvara för att se till att nödvändiga beslut fattas. Tillsätta resurser utifrån behov. Kommun Kontakt E-post Borgholm Marie-Louise Johansson marielouise.johansson@borgholm.se Eslöv Anette Persson Anette.persson@eslov.se Hässleholm Elisabeth Aidemark elisabeth.aidemark@hassleholm.se Hörby Mikael Daxberg mikael.daxberg@horby.se Vadstena Martin Berry martin.berry@vadstena.se Vellinge Martin Jungmann martin.jungmann@vellinge.se Åtvidaberg Jonas Fredriksson jonas.fredriksson@atvidaberg.se Arbetsgrupp Deltagare i arbetsgrupp ska: Bistå samordnare i arbetet med inhämtande av dokumentation med mera Delta vid möten Lämna synpunkter på utkast och förslag Hålla sig informerad/ta del av dokumentation/utkast som skickas ut. Kommun Kontakt E-post Borgholm Johan Ölmebring johan.olmebring@borgholm.se Eslöv Maria Beckman maria.beckman@eslov.se Hässleholm Emilia Bergvall emilia.ohdner@hassleholm.se Odhner Hässleholm Sofie Niemi sofie.niemi@hassleholm.se Vadstena Katarina Ahlsén katarina.ahlsen@vadstena.se Vadstena Solveig Agnevik solveig.agnevik@vadstena.se Vellinge Erik Wittmann erik.wittmann@vellinge.se Vellinge Emil Ahlbertz emil.ahlbertz@vellinge.se Åtvidaberg Britt-Louise Altmar britt-louise.altmar@atvidaberg.se

10 Utrustning och lokaler Lokal för arbetsmöten Alvesta, Värendsgatan 10. Respektive deltagande organisation ombesörjer lokal i samband med nulägesanalyser. 7 Arbetsformer 7.1 Dokumenthantering Dokumenten identifieras av dokumentnamn, datum och utgåva. Handläggare måste framgå av varje dokument. Samtliga original registreras och arkiveras hos kommunalförbundet. Digitala kopior av utkast finns tillgängliga via Yammer. Dokumentation gallras enligt informationsplan. Rapporterade dokument publiceras på webben Sekretess och säkerhet Alla inkomna och upprättade dokument är allmän handling. Dokumentationen förväntas inte innehålla uppgifter som omfattas av sekretess. Allmänna handlingar publiceras eller lämnas ut på begäran. 7.3 Information och kommunikation Fortlöpande information till projektmedlemmar sker via gemensam projektarbetsplats på webben (Yammer). Genomgång av Yammer och inställningar sker i samband med planerade möten. Information kan även spridas via e-post som komplement. Extern information publiceras via s externa webb. Information till förbundsmedlemmarna sker via gemensamma grupper i s gemensamma nätverk på Yammer. Enkelt informationsmaterial för förankring distribueras till anslutande förbundsmedlemmar. 7.4 Rapportering Den rapporterande projektdokumentationen består av följande dokument: Anslutningsplan Lägesrapporter inför möte med förbundsstyrelsen Protokoll från genomförda avstämnings- och arbetsmöten Slutrapport med fördjupad nulägesanalys

11 11 Samtliga dokument kommer att finnas tillgängliga via projektets webbsida på Yammer eller via sydarkivera.se Vid behov tar projektet fram distributionslistor för ovanstående dokument. I annat fall skall projektmedlemmarna aktivt söka upp önskad information. 7.5 Mötesstruktur Förberedande arbetsmöte med kontaktpersoner/arbetsgrupp via webb och på plats i Växjö den 24 maj Uppstartsmöte för anslutning den 4 september 2017 med både samrådsgrupp och arbetsgrupp. I samband med uppstartsmötet planerar arbetsgruppen gemensamt höstens möten. Anslutande kommuner har möjlighet att delta vid gemensamma samrådsmöten med kontaktpersoner och arkivträffar. Information om anslutningsprocessens status i samband med ordinarie möten med s förbundsstyrelse och förbundsfullmäktige under projektperioden. Avstämningsmöten internt inom i samband med ordinarie mötesdagar. I övrigt avstämningar via telefon och webb vid behov. Redovisning av anslutningsrapporten i samband ordinarie informationsträffar våren Avvikelse och ändringshantering Beslut om ändringar fattas av förbundschef efter samråd med kontaktpersoner. Förändringar i organisationen dokumenteras av samordnare. Förändringar rapporteras till förbundschefen.

12 12 8 Risker 1) Kompetensbortfall, bortfall av nyckelpersoner. Nyanställda eller vakanta tjänster hos anslutande förbundsmedlemmar. Effekten: Bristande förankring och förståelse för arbetet med anslutning. Utdragen anslutningsprocess. Sannolikhet: Hög Åtgärd: Gemensamma arbetsdagar. Informationsinsatser och utbildning. Besök och personlig kontakt. 2) Samarbetsproblem orsakade av bristande förståelse för olika arbetssätt i kommunerna och olika samverkansinitiativ. Effekt: Arbetet drar ut på tiden och berörda kommer inte fram till samma målbild. Missnöje med samarbetet. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Deltagande vid gemensamma samrådsmöten för kontaktpersoner och arkivfunktioner. Informationsinsatser till olika målgrupper. Utbyte med projektet s utveckling. 3) Bristande intern förankring hos anslutande förbundsmedlemmar. Glapp i förankringen mellan politiker/tjänstemän. Effekt: Motvilja/oförståelse/ointresse för syftet till anslutning. Sannolikhet: Hög Åtgärd: Enkelt informationsmaterial att använda för förankring. Besök på plats hos kommunerna. Nyttorealisering Förmedla information om arbetet med nyttorealisering som uppdateras i anslutning till projektet s utveckling. 4) Kommunikationskanaler fungerar inte som avsett. Information når inte ut till rätt mottagare, missförstås eller blir inte läst. Effekt: Svårigheter med att samla in underlag, bristande deltagande vid möten, nödvändiga beslut fattas inte i rätt tid. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Använda flera kommunikationskanaler (skrift/bild/muntligt). Vissa möten personliga/på plats. Uppföljning och påminnelser.

13 13 5) Otydlig ansvarsfördelning och oklara roller. Effekt: Oklart vem som ansvarar för vad och vad som förväntas utföras av olika personer och grupper. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kommunicering av dokumentation som beskriver ansvarsfördelning och roller. 9 Resurser och finansiering % under perioden till Elin Jonsson 10% under perioden till Magdalena Nordin 5% under perioden till Kostnaderna för personal + overhead (inklusive omkostnader för aktiviteter): kronor. Samordnare och omkostnader för anslutningen finansieras genom anslutningsavgiften som uppgår till cirka kronor. 9.2 Anslutande kommuner Kontaktpersoner: timmar under anslutningsperioden. Arbetsgrupp, omkring en arbetsdag i månaden (5%). I samband med fördjupad nulägesanalys avsätter kanslichef, arkivarie/arkivföreståndare, IT-chef, registrator/registratorer och informationssäkerhetsansvariga tid för att delta på möte på plats i respektive kommun (mötestid ca 3 timmar). Kostnader för arbetstid, resor med mera finansieras av respektive anslutande kommun.

14 14 10 Referenser Anslutningsplan 2017 (SARK ), Anslutningsrapport 2017 (SARK ), Handlingsprogram ( ) Projektdirektiv s utveckling och förbundets gemensamma målbild (SARK ) Strategisk tillsynsplan för perioden arkiv och informationshantering (SARK ),