Kommunens utlagda verksamheter

Transkript

1 Bengt Sebring, tel E (7) cc Kommunstyrelsens ledamöter Kommunfullmäktiges ledamöter ALLMÄNT Utöver att driva verksamhet i egen regi har kommunen lagt ut ett större antal verksamheter att drivas av andra organisationer där kommunen kan vara ensam ägare eller delägare. I denna rapport presenteras och analyseras hur kommunen hanterar några av de utlagda verksamheterna. De som analyseras är -Björnekulla Fastighets AB, BFAB, med dotterbolag -Nordvästra Skånes Renhållnings AB, NSR -Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB, NSVA -, FINSAM -Kommunalförbundet Medelpunkten Underlaget för analysen är dokument från Kommunfullmäktige, KF, kommunstyrelsen och från granskade organisationer samt egna erfarenheter från bl a mandatperioden som 2e vice ordförande i BFAB, Björnekulla IT AB, BITAB, AB Kvidingebyggen, KvB, samt styrelsesuppleant i NSVA. LAGRUM Kommunallagen, SFS 1991:900, och dess 3 kap och avsnitt med rubriken Överlämnande av vården av kommunala angelägenheter är det gällande lagrummet för att lägga ut verksamheter. 16 börjat med texten: Kommuner och landsting får efter beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller en enskild individ. KOMMUNFULLMÄKTIGES BESLUT Beslut om att lämna över vården till annan organisation Jag har inte studerat när KF beslutat att lägga ut verksamheterna som sådana utan har förutsatt att det tidigare har beslutats i laga ordning. Allmänt om besluten i KF Med en ny mandatperiod måste KF besluta om vem som ska representera kommun i olika befattningar i de utlagda verksamheterna. Nedan följer en genomgång av besluten för verksamheterna. Björnekulla Fastighets AB, BFAB Valdes vid KF , 25, nästan 1,5 år efter övriga beslut i KF Valdes vid KF , 176 Valdes vid KF , 9, komplettering efter avsägelse

2 Bengt Sebring, tel E (7) Björnekulla IT AB AB Kvidingebyggen Val hanteras av BFAB Val hanteras av BFAB Björnekulla Utvecklings AB, BUTAB Utses av BFAB Valdes vid KF , 177 Valdes vid KF , 53, komplettering efter avsägelse Nordvästra Skånes Renhållnings AB Valdes vid KF , 179 Valdes vid KF , 179 Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB Valdes vid KF , 178 Valdes vid KF , 178 Inte aktuellt Valdes vid KF , 185 Kommunalförbundet Medelpunkten Inget val gjordes vid KF och jag har inte hittat något senare val Valdes vid KF , 182 Valdes vid KF , 13, ersättare Valdes vid KF , 11, ersättare

3 Bengt Sebring, tel E (7) REPRESENTANTER FRÅN KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN Nordvästra Skånes Renhållnings AB Ekonomichefen och Tekniske chefen är ekonomiska och tekniska kontaktpersoner. Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB Ekonomichefen och Tekniske chefen är ekonomiska och tekniska kontaktpersoner. Tekniske chefen är beställningsansvarig. Åstorps kommun tillhandahåller förbundschef på 50 % och förbundssekreterare på 50 %. KOMMUNALA STYRDOKUMENT OCH MÖJLIGHETER ATT PÅVERKA Allmänt Det finns inget fastställt styrdokument hur kommunen ska hantera de utlagda verksamheterna. Kommunens egna, helägda bolag För kommunens egna, helägda bolag finns ägardirektiv. Beslut fattat om dessa vid KF , dvs under föregående mandatperiod. Det finns också en handling God sed i Åstorp beslutad av KF I God sed anges hur styrningens struktur ska vara uppbyggd och hur beslut ska föras till KF för avgörande. Det finns en skrivning om hur diskussioner ska föras mellan bolagens styrelse och kommunstyrelsen. God sed är inte uppdaterad och det innebär att BUTAB inte finns omnämnt. Det talas också om en årlig uppdatering av ägardirektiven. Med viss regelbundenhet, normalt en gång om året, ordnas ägarsamråd mellan kommunstyrelsens, KS, arbetsutskott och ordinarie ledamöter i ägarbolaget BFAB. Nordvästra Skånes Renhållnings AB och Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB För delägda aktiebolagen NSR och NSVA finns ägardirektiv beslutade av alla delägarkommunerna. FINSAM har en förbundsordning som ger styrelseledamöter möjlighet att påverka. Kommunalförbundet Medelpunkten Medelpunkten har en förbundsordning som ger styrelseledamöter möjlighet att påverka. HUR STYR OCH PÅVERKAR KOMMUNEN DE UTLAGDA VERKSAMHETERNA? Allmänt Kommunens, av KF valda representanter, har inget styrdokument att följa för att driva kommunens avsikter och önskemål med de utlagda verksamheterna. Representantens egna enskilda och politiska erfarenheter blir avgörande hur kommunen agerar i de utlagda verksamheterna.

4 Bengt Sebring, tel E (7) Nedan redovisas svar på ställda frågor till kommunens representanter samt mina egna erfarenheter. Kommunens egna, helägda bolag Under min tid som 2e vice ordförande i BFAB ägde ett antal samråd rum mellan kommunstyrelsens arbetsutskott och bolagets ordinarie styrelseledamöter, men jag deltog inte av olika orsaker. En orsak var att samråden ägde rum på en kursgård med övernattning och den totala tidsåtgången med resor blev ca 1,5 dygn. Vi fick rapporter i styrelsen om ägarsamråden och vad som diskuterades. Jag upplevde inte att något av ämnena kom in i ägardirektiven och/eller genomfördes. Utöver i årsredovisning återrapporterar bolagen med viss regelbundenhet till KF, och då särskilt vid större och/eller speciella projekt. Större projekt beslutas av KF. Under min tid som 2e vice ordförande i BFAB upplevde jag ingen styrning eller samverkan med kommunstyrelsen. Förmodligen finns en samverkan mellan kommunstyrelsens ordförande och bolagets styrelseordförande och bolagets VD men den delges inte alla styrelseledamöter i bolaget. ernas agerande n följer bolagets verksamhet genom kallelser och protokoll från styrelsemöten samt övrig tillgänglig information. n överlämnar årligen granskningsrapports till bolagens styrelse och till ägaren KF. Nordvästra Skånes Renhållnings AB Samråd mellan ägarkommunernas representanter äger rum minst en gång i samband med årsstämman och vid behov vid fler tillfällen Årsresultat återrapporteras vid vissa tillfällen till KF. Verksamheten är omnämnd i kommunens årsredovisning men ingen ekonomisk redovisning eftersom NSR sköter all debitering. KF fattar beslut om renhållningstaxor på förslag från NSR.

5 Bengt Sebring, tel E (7) Det verkar inte finnas spår av om det finns ett informationsutbyte mellan kommunstyrelsen och utsedda styrelseledamöter. Den uteblivna kommunikationen bekräftas till viss del av svar jag fått. na får information om diskussioner med kommunen och dess ekonomiska/tekniska representanter vid styrelsemöten med bolaget. Det verkar inte finns någon kommunikation inom kommunen mellan olika representanter. ernas agerande n följer bolagets verksamhet genom kallelser och protokoll från styrelsemöten samt övrig tillgänglig information. Kommunen är minoritetsägare och bolagets lekmannarevisorer utses av Helsingborgs Stad. Genom ett samarbete, initierat av stadsrevisorn i Helsingborgs Stad, träffas delägarnas utsedda lekmannarepresentanter några gånger om året för att diskutera budget och resultat samt göra studiebesök. På detta sätt får kommunens lekmannarevisorer insikt i bolagets verksamhet. Nordvästra Skånes Vatten och Avlopp AB Samråd mellan ägarkommunernas representanter äger rum minst en gång i samband med årsstämman och vid behov vid fler tillfällen Årsresultat återrapporteras till KF. VA-verksamheten är en del av kommunens redovisning men separerad, enligt lag, för att skattekollektivet inte ska bidra och tvärtom, VA-kollektivet ska inte bidra till skattekollektivet. VA-driftbudgeten redovisas som en separat del av kommunens budget. Investeringar i VA-enheter blandas med Tekniska kontorets övriga investeringar. NSVA lämnar årligen, efter samråd med tekniske chefen och ekonomichefen, förslag på investeringar, reinvesteringar och underhållsåtgärder. Det verkar inte som att dessa förslag diskuteras mellan kommunstyrelsen och styrelseledamöterna. Förmodligen finns en diskussion mellan kommunstyrelsens ordförande och tekniske chefen/ekonomichefen. Det verkar inte finnas spår av om det finns ett informationsutbyte mellan kommunstyrelsen och utsedda styrelseledamöter. Den uteblivna kommunikationen bekräftas till viss del av svar jag fått. na får information om diskussioner med kommunen och dess ekonomiska/tekniska representanter vid styrelsemöten med bolaget. Det verkar inte finns någon kommunikation inom kommunen mellan olika representanter.

6 Bengt Sebring, tel E (7) Kommunen avviker från övriga delägare i NSVA genom att kommunen valt att själv sköta debiteringen av VA-avgifter. Nackdelen med denna lösning är att NSVA har svårigheter att hantera anmälningar om problem i VA utan måste hänvisa till kommunens kontaktperson. NSVA har byggt upp en effektiv Kundservice. ernas agerande n följer bolagets verksamhet genom kallelser och protokoll från styrelsemöten samt övrig tillgänglig information. Alla delägare har lika stor andel i bolaget. Enligt bolagsordningen utser Helsingborgs Stad bolagets lekmannarevisor och Landskrona kommun ersättaren. Genom ett samarbete, initierat av stadsrevisorn i Helsingborgs Stad, träffas delägarnas utsedda lekmannarepresentanter några gånger om året för att diskutera budget och resultat samt göra studiebesök. På detta sätt får kommunens lekmannarevisorer insikt i bolagets verksamhet. finns inte utan diskussioner äger rum i styrelsen, som har representanter från alla intressenterna. Årsresultat återrapporteras till KF. Verksamheten är inte omnämnd i kommunens årsredovisning. Det verkar inte finnas någon styrning från kommunstyrelsen. Det verkar inte finnas spår av överläggningar. ernas agerande n följer bolagets verksamhet genom kallelser och protokoll från styrelsemöten samt övrig tillgänglig information. n får del av årsredovisningen och skriver på revisionsrapporten tillsammans med av staten utsedd revisor. Kommunalförbundet Medelpunkten Samråd mellan ägarkommunernas representanter äger två gånger. Årsresultat återrapporteras till KF. Verksamheten är omnämnd i kommunens årsredovisning. Det verkar inte finnas någon styrning från kommunstyrelsen. Det verkar inte finnas spår av överläggningar. Budgeten kommuniceras till kommunen.

7 Bengt Sebring, tel E (7) ernas agerande n följer bolagets verksamhet genom kallelser och protokoll från styrelsemöten samt övrig tillgänglig information. Revisorer utses av de två största delägarkommunerna. n finns inte omnämnda i förbundsordningen. Vi har valt att besöka Medelpunktens anläggning med vissa mellanrum för att få en inblick i dess verksamhet. ANALYS Styrning av verksamheter Kommunens egna verksamheter styrs av kommunstyrelsen och nämnder via regelbundna möten och i vissa fall via arbetsutskott och tillsatta särskilda grupper. Motsvarande styrning verkar saknas för de utlagda verksamheterna. Det finns en tendens bland kommuner generellt och även för kommunen att lägga ut verksamheter. Det blir då viktigt att det blir tydligt reglerat hur de utlagda verksamheterna ska styras. Utsedda representanter God sed i Åstorp Kommunens utsedda representanter för de utlagda verksamheterna agerar till stor del på egna meriter och erfarenheter utan egentlig samordning. Kommunens agerande blir då inte kraftfullt. God sed i Åstorp är avsett som ett styrdokument för hantering av de helägda bolagen. Det verkar dock som att handlingen tillkom men sedan blev den en hyllvärmare som nästan inga representanter känner till och därmed följer. Den har dessutom inte blivit uppdaterad för att spegla verkligheten i kommunen. Styrdokument för utlagda verksamheter Kommunen bör ta fram ett lämpligt styrdokument för att kraftfullare leda utlagda verksamheter, få till en samverkan mellan utsedda representanter och en regelbunden uppföljning. En variant av God sed för utlagda verksamheter skulle kunna vara en lösning. Rapporteringen av utlagda verksamheter till kommunstyrelsen bör hålla samma intensitet som för kommunens eget drivna verksamheter. KF bör även regelbundet bli informerade.