Kommunfullmäktige kallas till sammanträde

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 Kommunfullmäktige Datum Kommunfullmäktige kallas till sammanträde Datum och tid: kl. 18:00 Plats: Forum Vid förhinder kontakta: Moa Skyllberg Persson, tel: , e-post moa.skyllbergpersson@oskarshamn.se Sven-Åke Johansson (S) Ordförande Per Nygren Sekreterare

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 Kommunfullmäktige Datum Dagordning Upprop 92. Val av justerare och plats för justering 93. Fastställande av dagordning 94. Allmänhetens frågestund 95. Anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera 96. Oskarshamns Hamns AB:s förvärv av Västerviks Logistik & Industri AB 97. Bolagsordning Oskarshamns hamn AB Aktieägaravtal Oskarshamns Hamn AB Oskarshamns hamn AB - aktieöverlåtelseavtal med Västerviks kommun 100. Reviderat ägardirektiv 2016 Oskarshamns Hamn AB 101. Namnändring av Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB 102. Förlängning av giltighetstid för markanvisningsavtal Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening 103. Rekommendation gällande ersättning och pension till förtroendevalda i heleller delägda kommunala bolag 104. Marksanering Dragkroken 4, Svalliden industriområde 105. Reviderat förslag till Energi- och klimatprogram Avsägelse av uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige

3 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 3 Kommunfullmäktige Datum Val av ny ersättare i bildningsnämnden 108. Val av ny ersättare i Stiftelsen Strandagården 109. Eventuella Tilläggsärenden 110. Eventuella Interpellationer och Frågor 111. Anmälningsärenden

4 Ärende 95 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Kommunkontoret IT-avdelningen Tomas Karlsson E-post: tomas.karlsson@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunfullmäktige Anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera Förslag till beslut Kommunkontorets förslag till beslut är att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera genom att anta nedan punkter: 1. Fullmäktige antar förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. 2. Fullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. 3. Fullmäktige godkänner sin del av kostnaden för kommunalförbundet Sydarkivera år 2017 och den ekonomiska planen för Finansiering av Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017 sker genom att ytterligare 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr anslås till Kommunkontorets driftsram för 2017, det vill säga totalt 714 tkr vilket motsvarar medlemsavgiften i Sydarkivera för Beslutet villkoras av att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Ärendet Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkivbestämmelser, har ett behov av e- arkiv uppstått. Att införa en digital bevarandeplattform är resurskrävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommuner. Detta har resulterat i att kommunalförbundet Sydarkivera har bildats av kommuner i Kronoberg och Blekinge där kommunerna i Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö och Älmhult samt region Blekinge är medlemmar idag. Samarbetet kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förutom ovan nämnda medlemskommuner har följande kommuner lämnat avsiktsförklaring om medlemskap till förbundet: Bromölla, Hässleholm, Höör, Kristianstad, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge. Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bli medlem i förbundet. Kommunstyrelsen i Oskarshamns kommun fattade den 16 februari 2016 beslut om att teckna avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera till den 1 januari 2017 eller senare, se bilaga 1 - KS Tjänsteutlåtande Avsiktförklaring Sydarkivera.

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2016/ Vidare har Kommunkontoret inför 2017 äskat om en utökad ram med 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr. I bilaga 2 - KS Budgetpaket kommunkontoret finns Kommunkontorets konsekvensbeskrivning med förväntade nyttoeffekter beskrivna. Anslutningsavgiften i form av en engångskostnad á 105 tkr har tagits inom IT-avdelningens investeringsram för Förbundsordning Den ursprungliga förbundsordningen har tagits i de stiftande organisationerna. Ny förbundsordning måste antas i alla medlemskommuners och anslutande kommuners kommunfullmäktige. Inför anslutning av nya kommuner har förbundsordningen i viss mån förändrats då det har framkommit synpunkter i en promemoria från Sveriges kommuner och Landsting (SKL) samt från förbundsmedlem som önskade förtydligande. Förbundsordningen är skriven på ett sätt som ska tillåta flexibilitet och möjlighet att utöka förbundets arbetsuppgifter inom området arkiv, utan att förbundsordningen behöver ändras. Det har funnits ett behov av att mer detaljerat reglera vissa delar då ett förbund med många medlemmar bör ha en viss struktur. En speciell instruktion om förbundsordningen har utarbetats. Ekonomi En budget kommer att arbetas fram årligen av kommunalförbundet efter samråd med förbundsmedlemmarna. Förbundet har antagit en budget för 2017 och plan för För år 2017 betalar alla kommuner samma avgift 27 kr per kommuninvånare. Den ekonomiska planen för kommer att revideras då det är många kommuner som ansluter till kommunalförbundet. Beslutsprocessen Eftersom det är ett kommunalförbund som är bildat så krävs det beslut i fullmäktige från samtliga organisationer för att förbundet ska kunna uppta nya medlemmar. Anslutande kommuns kommunfullmäktige behöver i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige från den egna församlingen. Beslutet villkoras av att alla kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om antagande av ny förbundsordning. Ändringar i bilagorna görs av förbundsfullmäktige efter samråd och beslut hos förbundsmedlemmarna, till exempel om det ansluter nya medlemmar. Detta innebär att kostnadsbilagan och medlemsbilagan kan komma att förändras beroende på om det kommer till nya förbundsmedlemmar. En konsekvens av beslutsprocessen är att detta ärende måste lyftas för beslut innan budgeten för 2017 i Oskarshamns kommun är antagen. Eva-Carin Öhlin Förvaltningschef Tomas Karlsson IT-chef Beslutsunderlag - Bilaga 1 Avsiktsförklaring Sydarkivera, KS2016/ Bilaga 2 - Budget 2017 och VP för kommunstyrelsens verksamheter, KS2016/ Bilaga 3 - Förbundsfullmäktige 7 från den 1 april Bilaga 4 - Förbundsfullmäktige 8 från den 1 april 2016.

6 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 3 Datum Vår beteckning KS 2016/ Bilaga 5 - Ny förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige 1 april 2016 inklusive, bilaga 1 medlemmar, bilaga 2 medlemsavgifter. - Bilaga 6 - Instruktion till förbundsordning. - Bilaga 7 - Budget för 2017 och ekonomisk plan för Bilaga 8 - Verksamhetsplan 2016.

7 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige 1. Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera antas i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. 2. I ett särskilt beslut ska kommunfullmäktige välja ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. 3. Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017, och den ekonomiska planen för , godkänns. 4. Oskarshamns kommuns medlemsavgift om 714 tkr i Sydarkivera 2017 finansieras genom att ytterligare 639 tkr, utöver fastställd ram på 195 tkr, anslås till kommunkontorets driftsbudget. Beslutet villkoras om att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet 2016/2017 beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Ärendet Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkivbestämmelser, har ett behov av e-arkiv uppstått. Att införa en digital bevarandeplattform är resurskrävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommuner. Detta har resulterat i att kommunalförbundet Sydarkivera har bildats av kommuner i Kronoberg och Blekinge där kommunerna Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö och Älmhult samt region Blekinge är medlemmar idag. Samarbetet kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förutom ovan nämnda medlemskommuner har följande kommuner lämnat avsiktsförklaring om medlemskap till förbundet: Bromölla, Hässleholm, Höör, Kristianstad, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge. Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bli medlem i förbundet. Kommunstyrelsen i Oskarshamns kommun beslutade , 34 att teckna avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera till den 1 januari 2017 eller senare. Vidare har kommunkontoret inför 2017 äskat om en utökad ram med 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr. Anslutningsavgiften i form av en engångskostnad om 105 tkr har tagits inom ITavdelningens investeringsram för Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

8 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Förbundsordning Den ursprungliga förbundsordningen har tagits i de stiftande organisationerna. Ny förbundsordning måste antas i alla medlemskommuners och anslutande kommuners kommunfullmäktige. Inför anslutning av nya kommuner har förbundsordningen i viss mån förändrats då det har framkommit synpunkter i en promemoria från Sveriges kommuner och Landsting (SKL) samt från förbundsmedlem som önskade förtydligande. Förbundsordningen är skriven på ett sätt som ska tillåta flexibilitet och möjlighet att utöka förbundets arbetsuppgifter inom området arkiv, utan att förbundsordningen behöver ändras. Det har funnits ett behov av att mer detaljerat reglera vissa delar då ett förbund med många medlemmar bör ha en viss struktur. En speciell instruktion om förbundsordningen har utarbetats. Ekonomi En budget kommer att arbetas fram årligen av kommunalförbundet efter samråd med förbundsmedlemmarna. Förbundet har antagit en budget för 2017 och plan för För år 2017 betalar alla kommuner samma avgift 27 kr per kommuninvånare. Den ekonomiska planen för kommer att revideras då det är många kommuner som ansluter till kommunalförbundet. Beslutsprocessen Eftersom det är ett kommunalförbund som är bildat så krävs det beslut i fullmäktige från samtliga organisationer för att förbundet ska kunna uppta nya medlemmar. Anslutande kommuns kommunfullmäktige behöver i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige från den egna församlingen. Beslutet villkoras om att alla kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om antagande av ny förbundsordning. Ändringar i bilagorna görs av förbundsfullmäktige efter samråd och beslut hos förbundsmedlemmarna, till exempel om det ansluter nya medlemmar. Detta innebär att kostnadsbilagan och medlemsbilagan kan komma att förändras beroende på om det kommer till nya förbundsmedlemmar. En konsekvens av beslutsprocessen är att detta ärende måste lyftas för beslut innan budgeten för 2017 i Oskarshamns kommun är antagen. Ärendets behandling Kommunkontorets förslag i tjänsteutlåtande är att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera genom att anta nedan punkter: Fullmäktige antar förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. Fullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. Fullmäktige godkänner sin del av kostnaden för kommunalförbundet Sydarkivera år 2017 och den ekonomiska planen för Finansiering av Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017 sker genom att ytterligare 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr anslås till Kommunkontorets driftsram för 2017, det vill säga totalt 714 tkr vilket motsvarar medlemsavgiften i Sydarkivera för Beslutet villkoras av att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet 2016/2017 beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår , 113, beslut enligt kommunkontorets förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

9 PROTOKOLL Sida 3 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde IT-chef Tomas Karlsson föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Avsiktförklaring om Sydarkivera, kommunkontoret, KS Budgetpaket kommunkontoret. Förbundsfullmäktige 7 från den 1 april Förbundsfullmäktige 8 från den 1 april Ny förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige 1 april 2016 inklusive, bilaga 1 medlemmar, bilaga 2 medlemsavgifter. Instruktion till förbundsordning. Budget för 2017 och ekonomisk plan för Verksamhetsplan Kommunstyrelsen Avsiktsförklaring Sydarkivera. Anslutningsöverenskommelse. Tjänsteutlåtande, kommunkontoret, Kommunstyrelsens arbetsutskott , 113. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

10 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Kommunkontoret IT-avdelningen Tomas Karlsson E-post: tomas.karlsson@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Avsiktförklaring Sydarkivera Förslag till beslut Kommunkontorets förslag till beslut är att teckna en avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna för att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera 1 januari 2017 eller senare. Kommunkontorets förslag är vidare att kommunstyrelsen uppdrar till kommunalrådet och kommundirektören att underteckna avsiktsförklaringen. Ärendet Frågan om e-arkiv i Kalmar län togs upp på den primärkommunala nämndens (PKN) agenda den 1 november 2012 och Regionförbundet i Kalmar län fick ett initialt samordningsansvar att jobba vidare med frågan. I dialog med länets kommuner och Landstinget i Kalmar län kunde det tidigt konstateras att frågan var för stor för en enskild kommun att hantera och samtidigt så likformad för alla kommuner att en fortsatt kompetenssamverkan var given. På uppdrag av länets kommunchefsgrupp initierades en länsgemensam förstudie hösten 2014 där en del av uppdraget var erfarenhetsutbyte med Kronoberg/Blekinge, som redan startat en förstudie. Det fortsatta arbetet i Kronoberg/Blekinge har resulterat i att kommunalförbundet Sydarkivera har bildats. Sydarkivera utgör i dagsläget arkivmyndighet för 11 medlemskommuner i Kronoberg/Blekinge rörande e-arkiv, där Växjö och Karlskrona är de två största kommunerna. Förstudien i Kalmar län avslutades i maj 2015 med styrgruppens rekommendation till länets kommuner att ansluta till Sydarkivera, antingen samordnat eller enskilt (se slutrapport i bilaga 1). Vid kommunchefsmötet den 2 september 2015 efterfrågade kommuncheferna en djupare juridisk belysning av förutsättningarna för ett medlemskap i Sydarkivera. På uppdrag från programgruppen för e-arkiv kunde Kalmar kommuns kommunjurist efter en utredning konstatera att det inte finns stöd i arkivlagen för att ha två arkivmyndigheter. Vidare ansågs lagstödet för att utse en arkivmyndighet utanför den egna organisationen vara svagt. För medlemskommunerna i Sydarkivera är respektive kommun arkivmyndighet för de analoga arkiven ( pappersarkiven ) medan Sydarkivera är arkivmyndighet för de digitala arkiven (e-arkiv). Kalmar kommuns kommunjurist ansåg att detta var att betrakta som en möjlig gråzon som inte prövats rättsligt. Med denna bakgrund skickade programgruppen en skrivelse till SKL i oktober 2015 för att få frågan utredd (se bilaga 2). Svar från SKL (se bilaga 3) erhölls i december 2015 där SKLs jurister i huvudsak gör samma tolkning som Kalmar kommuns kommunjurist. SKL ser dock en möjlighet i att låta ett kommunalförbund överta samtliga uppgifter som åligger arkivmyndigheten, det vill säga även utgöra arkivmyndighet för de analoga arkiven, även om dessa arkiv fortsatt blir kvar i Oskarshamn. Sydarkivera har meddelat att de kan erbjuda en sådan lösning. En förutsättning är dock att Sydarkiveras arkivreglemente uppdateras i sin utformning så att den överensstämmer fullt ut med gällande lagstiftning.

11 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2016/ Ett av de första stegen i Sydarkiveras anslutningsprocess (se bilaga 4) är att teckna en avsiktsförklaring, vilket är en viljeyttring om att inträda i förbundet. Om en kommun vill ansluta till Sydarkivera till 1 januari 2017 ska en avsiktsförklaring tecknas senast den 31 mars Det är dock möjligt att ansluta vid en senare tidpunkt vid varje halvårsskifte. Genom avsiktsförklaringen startar en process för att klarlägga förutsättningarna för ett ingående i Sydarkivera, bland annat de ekonomiska förutsättningarna. Utredningen resulterar i ett beslutsunderlag till kommunstyrelse och fullmäktige om eventuell anslutning till förbundet. I bilaga 5 till detta tjänsteutlåtande finns nuvarande mall för avsiktsförklaring. Före tecknande ska denna mall anpassas något för att även utreda förutsättningarna att ta över de analoga arkiven. Oskarshamns kommun har varit delaktiga i ovan beskrivna process sedan slutet av 2012, bland annat genom representation i länets programgrupp och styrgrupp. Kommunkontoret instämmer i den rekommendation som länets förstudie lämnar och föreslår därför att teckna en avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna för att ansluta till Sydarkivera. Eva-Carin Öhlin Förvaltningschef Tomas Karlsson IT-chef Bilagor Bilaga 1 - earkiv Kalmar län Slutrapport 1_ Bilaga 2 - Skrivelse SKL slutver Bilaga 3 - E-arkiv och samverkan Bilaga 4 Anslutningsprocessen Bilaga 5 - Mall för Avsiktsförklaring_

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43 Förbundsordning SYDARKIVERA Förbundsordning för kommunalförbundet SYDARKIVERA som sköter arkivläggning åt förbundsmedlemmar avseende IT-baserade verksamhetssystem, förvaltning av gemensamt arkivsystem, råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv samt arkivmyndighetsfunktioner.

44 Antagen av samtliga medlemskommuners kommunfullmäktige. Innehållsförteckning 1 Namn och säte Medlemmar Ändamål Organisation Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelsen Revisorer Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden Andel i tillgångar och skulder Kostnadsfördelning, mm Styrning, insyn, samråd m.m Budgetprocessen m.m Utträde m.m Likvidation och upplösning Tvister Arvoden Ändringar i förbundsordningen Särskilda bestämmelser

45 Förbundsordning SYDARKIVERA Förbundsordning för Kommunalförbundet SYDARKIVERA Förbundsordningen gäller från och med Namn och säte 1.1 Kommunalförbundets namn är SYDARKIVERA. 1.2 Kommunalförbundet har sitt säte i Växjö. 2 Medlemmar 2.1 Medlemmar i kommunalförbundet framgår av bilaga 1. 3 Ändamål 3.1 Kommunalförbundet ska i förbundsmedlemmarnas ställe fullgöra de skyldigheter enligt arkivlagen och därtill anslutande författningar som förbundsmedlemmarna överlämnar till kommunalförbundet, härefter gemensamt kallade Uppdraget. Ovanstående uppdrag ska fullgöras med iakttagande av vad som i kommunallagen (1991:900) stadgas om kommunalförbund. De uppgifter som överlämnas utöver bastjänsterna regleras och finansieras i enlighet med bestämmelserna i 3.9 och Förbundet ska fullgöra de myndighetsutövningsuppgifter enligt arkivlagen som överlämnas innefattande bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn samt handhavande av slutarkiv för förbundsmedlemmarna i den omfattning som regleras i särskild ordning i medlemsorganisationens arkivreglemente. Bastjänster 3.2 Uppdraget utgörs i huvudsak av arkiveringsuppdrag, innebärande konvertering av dokument och andra uppgifter i IT-baserade verksamhetssystem till en digital bevarandeplattform samt informations- och utbildningsuppgifter i verksamheten, samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter samt myndighetsutövningsuppgifter härefter kallat Bastjänster. 3.3 Inom ramen för Bastjänsterna ska kommunalförbundet, genom information, rådgivning och annat stöd underlätta förbundsmedlemmarnas överlämnande av arkivhandlingar. Kommunalförbundet ska vidare vara förbundsmedlemmarna behjälpliga i arbetet med framtagande av gemensamma dokumenthanteringsplaner, arkivbeskrivningar och systematiska arkivförteckningar. 3

46 3.4 Inom ramen för Bastjänsterna åligger det också kommunalförbundet att biträda förbundsmedlemmarna med specialistkompetens inom området arkivering samt att genomföra utbildningsinsatser inom arkivområdet. 3.5 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna efter samråd med samtliga medlemmar fastställa ett handlingsprogram och en verksamhetsplan för arkivering av förbundsmedlemmarnas handlingar och dokument. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet. Handlingsprogrammet ska bland annat fastställa prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och för de förekommande verksamhetssystemen. 3.6 Kommunalförbundet ska inom ramen för Bastjänsterna årligen i samband med budget fastställa en verksamhetsplan bland annat för förbundsmedlemmarnas överlämnade av ITbaserade verksamhetssystem. Verksamhetsplanen ska fastställa vilka verksamhetssystem som ska prioriteras för avställning. Verksamhetsplanen är kommunalförbundets konkretisering av de i handlingsprogrammet uppställda målen. 3.7 I Bastjänsterna ingår att biträda förbundsmedlemmarna med kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av IT-baserade verksamhetssystem. 3.8 I Bastjänsterna ingår inte sådant internt arbete med förberedelser för arkivläggning som varje förbundsmedlem inom den egna organisationen har att samordna och hantera, exempelvis rensning och gallring. Anslutande tjänster 3.9 Förbundsmedlem får överlämna uppgifter som inte ingår i Bastjänsterna till Kommunalförbundet. Sådana särskilt överlämnade uppgifter ska ansluta till Bastjänsterna och ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål och kan tex innebära helt eller delat övertagande av deponi för papper. Skriftligt avtal ska upprättas beträffande villkoren för utförande av sådana särskilt överlämnade uppgifter, eftersom uppgifterna därmed blir uppgifter för kommunalförbundet. Ersättning för särskilt överlämnade uppgifter enligt denna punkt 3.9 utgår i enlighet med punkt 10.5 nedan. Tilläggstjänster 3.10 Utöver de uppgifter som förbundsmedlem överlämnar till kommunalförbundet enligt punkt 3.9 ovan kan förbundsmedlemmarna inom ramen för den kommunala kompetensen och enligt gällande författningar uppdra åt kommunalförbundet att utföra andra uppgifter åt förbundsmedlemmarna. Sådana tilläggstjänster ska ligga inom ramen för kommunalförbundets ändamål. Ersättning för tilläggstjänster enligt denna punkt 3.10 utgår i enlighet med punkt 10.6 nedan. Uppdraget ska utföras i enlighet med de riktlinjer och regelverk kommunalförbundet beslutar om. 4 Organisation 4.1 Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. 4.2 För förbundsstyrelsen gäller reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 4

47 4.3 Förbundsstyrelsen får tillsätta de organ den anser behövs för fullgörande av förbundsstyrelsens uppgifter. Interimsorgan får inrättas. Delegation kan beslutas i enlighet med kommunallagens bestämmelser. 5 Förbundsfullmäktige 5.1 Antalet ledamöter i förbundsfullmäktige ska vara lika med antalet medlemmar i förbundet. För varje ledamot ska en ersättare utses. 5.2 Varje förbundsmedlem ska utse en ordinarie ledamot och en ersättare. 5.3 Ordinarie fullmäktige sammankallas två gånger per år. Extra fullmäktige kan sammankallas vid behov. 5.4 Val av ledamot och ersättare ska ske i förbundsmedlems fullmäktige. 5.5 Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kommun inträda. 5.6 Förbundsfullmäktige väljer för varje mandatperiod bland sina ledamöter ordförande och två vice ordförande. Innehavare av posterna ska komma från olika kommuner. 5.7 Förbundsfullmäktiges ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra år räknat fr.o.m. den 1 januari året efter det att val till kommunalfullmäktige ägt rum i hela landet. 5.8 När val sker första gången ska mandattiden, om så är påkallat med hänsyn till vad som anges i punkt 5.7 ovan, vara tiden intill slutet av det år då val till kommunfullmäktige i hela landet ägt rum. 5.9 I fråga om valbarhet och sättet att utse ledamöter och ersättare i Förbundsfullmäktige ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas Förbundsfullmäktige äger rätt att uppdra åt förbundsstyrelsen att besluta i ärenden som det annars enligt 3 kap 9 kommunallagen ankommer på fullmäktige att besluta om och därigenom vara ställföreträdare för fullmäktige Rätt att väcka ärenden till fullmäktige har: förbundsmedlem genom respektive fullmäktige förbundsstyrelsen ledamot i förbundsfullmäktige 5.12 Förbundsfullmäktigesammanträden är offentliga Beslut i förbundsfullmäktige fattas med enkel majoritet. Ordföranden har utslagsröst. 5

48 6 Förbundsstyrelsen 6.1 Förbundsstyrelsen utses av förbundsfullmäktige och ska bestå av sju ledamöter med sju ersättare. Medlemskommun som vid tidpunkten för val till kommunfullmäktige i hela landet har över invånare ska alltid ha en ledamot som fast representation i styrelsen. Förbundsstyrelsen bör ha så bred representation som möjligt. 6.2 Förbundsstyrelsens ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra år räknat fr.o.m. den 1 januari året efter det att val till kommunalfullmäktige ägt rum i hela landet. 6.3 När val sker första gången ska mandattiden, om så är påkallat med hänsyn till vad som anges i punkt 6.2 ovan, vara tiden intill slutet av det år då val till kommunfullmäktige i hela landet ägt rum. Förbundsmedlem som inträder under pågående mandatperiod kan få representation i förbundsstyrelsen tidigast efter nästkommande val till kommunfullmäktige i hela landet. 6.4 Förbundsfullmäktige utser för varje mandatperiod bland sina ledamöter en ordförande och en vice ordförande i förbundsstyrelsen. Innehavare av dessa uppdrag ska komma från olika kommuner. I fråga om valbarhet och sättet att utse övriga ledamöter och ersättare i förbundsstyrelsen ska 3 kap 23 och 4 kap 23a 1 st. kommunallagen tillämpas. 6.5 Ersättarna inträder i den turordning förbundsfullmäktige bestämt vid valet. Om ersättarna har utsetts vid proportionellt val inträder i stället ersättare enligt den ordning som beskrivs i lagen (1992:339) om proportionellt valsätt. 6.6 Ärenden i förbundsstyrelsen får väckas av ledamot i förbundsstyrelsen förbundsmedlem genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen organ under förbundsstyrelsen om förbundsstyrelsen har medgivit sådan rätt 6.7 Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande eller ansvarigt kommunalråd hos förbundsmedlemmarna har alltid rätt att närvara och yttra sig vid sammanträde med förbundsstyrelsen. 6.8 Förbundsstyrelsen avgör i övrigt själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i förbundsstyrelsen har rätt att närvara och yttra sig vid förbundsstyrelsens sammanträden. 6.9 Förbundsstyrelsen får besluta att sammanträde med förbundsstyrelsen ska vara offentligt Förbundsstyrelsen utgör gemensam arkivmyndighet avseende de handlingar och uppgifter som förbundsmedlemmarna överlämnat till kommunalförbundet. Arkivmyndigheten ansvarar för tillsyn i enlighet med föreskrifterna i arkivlagen och av förbundsfullmäktige fastställt styrdokument Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet åt förbundet. 6

49 7 Revisorer 7.1 Kommunalförbundet ska ha tre revisorer och tre ersättare för dessa. 7.2 För revisorerna gäller föreskrifter i reglemente som beslutas av förbundsfullmäktige. 7.3 Förbundsfullmäktige utser revisorer från förbundsmedlemmarna. 7.4 Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i förbundsstyrelsen. 7.5 Revision sker i enlighet med bestämmelserna om revision i kommunallagen. Revisionsberättelse ska tillsammans med årsredovisningen överlämnas till förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige, som var och en beslutar om ansvarsfrihet för förbundet i dess helhet. 7.6 Revisorerna i kommunalförbund är skyldiga att på begäran lämna upplysningar till de förtroendevalda revisorerna i varje kommun eller landsting som är medlem i kommunalförbundet. 8 Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden 8.1 Kommunalförbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjustering och övriga tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella anslagstavla. 8.2 Kungörelse om sammanträde vid vilket budgeten ska fastställas ska anslås på förbundets officiella anslagstavla och för kännedom på varje medlemskommuns hemsida. 9 Andel i tillgångar och skulder 9.1 Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder. Andelen utgörs av den andel av de totala avgifter som lämnats enligt paragraf 10 som respektive förbundsmedlem erlagt under kommunalförbundets tre senaste verksamhetsår. 9.2 Förbundsmedlemmarna ansvarar för täckande av eventuell uppkommande brist i enlighet med i 9.1 ovan angiven fördelningsgrund. Samma fördelningsgrund tillämpas vid skifte av kommunalförbundets behållna tillgångar om kommunalförbundet skulle komma att upplösas. 10 Kostnadsfördelning, mm 10.1 Kostnaderna för kommunalförbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag från förbundsmedlemmarna i enlighet med vad som nedan anges beträffande kostnader för bastjänster och ersättning för särskilt överlämnade uppgifter Kostnaderna för bastjänsterna ska fördelas mellan förbundsmedlemmarna så att för åren 2015, 2016 och 2017 svarar respektive medlemskommun med de summor som anges i bilaga 2 till denna förbundsordning. Förbundsmedlemmarna faktureras kvartalsvis i förskott. 7

50 10.3 För tiden efter 2017 ska en justering kunna ske med beaktande av de erfarenheter som vunnits av förbundets verksamhet avseende kostnaderna för bastjänster och arkivläggning av olika verksamhetssystem samt dess storlek och innehåll. Denna fråga ska hanteras i samband med överläggningar mellan förbundsmedlemmarna om kommunalförbundets budgetförutsättningar. Vid behov får fördelningsfrågan föras till beslut i samtliga förbundsmedlemmarnas fullmäktigeförsamlingar Den i punkterna 10.2 och 10.3 ovan bestämda kostnadsfördelningen mellan förbundsmedlemmarna ska bli föremål för justering om det inträder ny medlem i förbundet. För ny förbundsmedlem kommer en särskild engångsavgift, baserad på den inträdande kommunens invånarantal, tas ut i samband med inträde (se bilaga 2) När kommunalförbundet på begäran utför särskilt överlämnade uppgifter enligt punkt 3.9 ovan (Anslutande tjänster) till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana särskilda uppgifter ersättas med full kostnadstäckning (enligt självkostnadsprincipen) När kommunalförbundet på begäran utför tilläggstjänster enligt punkt 3.10 ovan till någon eller några av förbundsmedlemmarna ska sådana tilläggstjänster ersättas enligt av förbundsfullmäktige fastställd taxa Kommunalförbundet får uppta lån i enlighet med fastställd budget eller enligt vad förbundsmedlemmarna särskilt har godkänt. Förbundet får inte ingå borgen eller andra ansvarsförbindelser utan förbundsmedlemmarnas godkännande. Om godkänd borgen ingås gäller, i fråga om förbundsmedlemmarnas inbördes ansvar, fördelningsregeln i punkt 10.1 ovan Kommunalförbundet får inte bilda ekonomisk förening, aktie-, handels- eller kommanditbolag eller förvärva aktier eller andelar i företag utan förbundsmedlemmarnas godkännande. 11 Styrning, insyn, samråd m.m Innan beslut fattas om avtal av väsentlig betydelse eller i andra frågor av större vikt eller väsentlig betydelse för förbundet skall samråd ske mellan förbundet och samtliga medlemskommuner Förbundet ska fortlöpande tillställa förbundsmedlemmarna rapporter beträffande verksamhetens ekonomi och utveckling Förbundet ska sträva efter att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade om utvecklingslinjerna inom förbundets verksamhetsområde och frågor som har betydelse för förbundsmedlemmarnas samverkan i förbundet. Sådan information kan lämnas vid t.ex. årlig temadag då kommunstyrelsernas presidier och andra förtroendevalda hos förbundsmedlemmarna, samt ledande tjänstemän, ges tillfälle ta del av verksamheten hos förbundet Förbundsstyrelsen ska på begäran lämna förbundsmedlemmarnas respektive kommunstyrelse erforderligt underlag i form av yttranden och upplysningar. 8

51 12 Budgetprocessen m.m Förbundsfullmäktige ska årligen fastställa budget för kommunalförbundet inom de ekonomiska ramar och i enlighet med de riktlinjer i övrigt som gäller enligt vad som förbundsmedlemmarna anger som budgetförutsättningar. Ambitionen är att sådana ekonomiska ramar ska kunna lämnas för längre tidsrymd än ett år åt gången Budgeten för nästkommande år ska fastställas av förbundsfullmäktige innan juni månads utgång Budgetarbetet ska samordnas med förbundsmedlemmarnas budgetarbete. Under budgetprocessen ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret och en ekonomisk plan för den kommande treårsperioden Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i 8 kap. 10 i kommunallagen. Sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt. Kungörelse om sammanträdet ska utfärdas. 13 Utträde m.m Förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är tre år räknat från slutet av den månad då uppsägning skedde. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen ska regleras i en överenskommelse mellan samtliga förbundsmedlemmar. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid tiden för utträdet ur förbundet, om inte annat avtalas mellan förbundsmedlemmarna. Överenskommelse träffas angående de av förbundet övertagna arkivhandlingarna om dessa ska återbördas till avlämnande förbundsmedlem i samband med utträdet eller ej De kvarvarande medlemmarna ska vid behov anta de ändringar i förbundsordningen som behövs med anledning av utträdet. Se 17 punkt Likvidation och upplösning 14.1 Om förbundsmedlemmarna beslutar om likvidation ska förbundet likvideras och dess verksamhet upphöra Likvidationen ska verkställas av förbundsstyrelsen i egenskap av likvidator Vid skifte av förbundets behållna tillgångar ska fördelningsgrunden i paragraf 10 ovan tillämpas När förbundet har trätt i likvidation, ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning på offentlig auktion eller på annat lämpligt sätt. Förbundets verksamhet får fortsättas, om det behövs för en ändamålsenlig avveckling. 9

52 14.5 När förbundsstyrelsen har fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska förbundsstyrelsen avge slutredovisning för sin förvaltning genom en förvaltningsberättelse över likvidationen i dess helhet. Berättelsen ska också innehålla en redovisning för skiftet av behållna tillgångar. Till slutredovisningen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationstiden Av förbundet övertagna arkivhandlingar ska återbördas till den förbundsmedlem som överlämnat handlingarna. Till slutredovisningen ska fogas förbundsstyrelsens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv Förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna ska delges var och en av förbundsmedlemmarna. När berättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar, är förbundet upplöst. 15 Tvister 15.1 Tvist mellan förbundet och dess medlemmar ska, om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse, avgöras genom skiljeförfarande enligt lagen om skiljeförfarande. 16 Arvoden 16.1 Arvoden till ledamöter och ersättare i förbundsfullmäktige, förbundsstyrelsen respektive revisorer och revisorsersättare ska utgå enligt den till invånarantalet största kommunens arvodesbestämmelser. 17 Ändringar i förbundsordningen 17.1 Ändring av eller tillägg till förbundsordningen ska antas av förbundsfullmäktige och fastställs av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige. Förbundsfullmäktige har rätt att delegera frågan om antagande till förbundsstyrelsen Frågor rörande inträde av ny medlem och utträde av medlem ska handläggas i den ordning som beskrivs i punkt 17.1 ovan. 18 Särskilda bestämmelser 18.1 Förbundet är bildat när förbundsmedlemmarnas respektive fullmäktige har antagit Förbundsordningen, dock tidigast 1 januari Förbundsfullmäktige beslutar när förbundsstyrelsen ska tillträda Faktiskt och rättsligt övertar förbundet totalansvaret enligt paragraf 3 ovan från förbundsmedlemmarna den 1 januari Annat kommunalförbund vars förbundsmedlemmar till minst hälften består av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja 10

53 förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt 10.5 och 10.6 ovan Aktiebolag och annan sammanslutning som till minst hälften ägs av förbundsmedlemmar i SYDARKIVERA har samma rätt som förbundsmedlem att utnyttja förbundets tjänster. För bastjänster utgår ingen ersättning. För övriga tjänster ska ersättning utgå enligt punkt 10.5 och 10.6 ovan. 11

54 Bilaga 1 MEDLEMMAR I KOMMUNALFÖRBUNDET SYDARKIVERA ÄR: Alvesta kommun Bromölla kommun Hässleholms kommun Höörs Kommun Karlshamns kommun Karlskrona kommun Kristianstads Kommun Vimmerby kommun Ronneby kommun Tingsryds kommun Växjö kommun Älmhults kommun Östra Göinge Kommun Region Blekinge Lessebo kommun Ljungby kommun Markaryds kommun Olofströms kommun Osby Kommun Oskarshamns kommun 12

55 Bilaga 2 MEDLEMSAVGIFTER SYDARKIVERA Fördelning av kostnaderna för bastjänsterna ska ske utifrån invånarantalet enligt SCB:s statistik för respektive medlem per 31 december året innan avgiftsåret. Regionförbund betalar samma avgift som minsta kommun. (För landsting gäller följande: Avgiften baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det landstingskommunala geografiska området) Medlemsavgifterna finansierar endast bastjänster. Anslutande tjänster och tilläggstjänster finansieras i enlighet med särskilda avtal och beslut. För 2017 är avgifterna enligt nedan och förändras vid ordinarie budgetprocess och efter anslutningsöverenskommelse. Alvesta kommun kr Vimmerby kommun kr Bromölla kommun kr Ronneby kommun kr Hässleholms kommun kr Tingsryds kommun kr Höörs Kommun kr Växjö kommun kr Karlshamns kommun kr Älmhults kommun kr Karlskrona kommun kr Östra Göinge Kommun kr Kristianstads Kommun kr Region Blekinge kr Lessebo kommun kr Ljungby kommun kr Markaryds kommun kr Olofströms kommun kr Osby Kommun kr Oskarshamns kommun kr INTRÄDESAVGIFT FÖR NY MEDLEM VID SENARE TIDPUNKT ÄN Engångsavgift för ny medlem baseras på invånarantal och antalet år eller del av år efter uppstart av förbundet. Fastställande av avgiften och det antal år eller del av år som avgiften ska baseras på delegeras till förbundsstyrelsen. Avgiften får inte understiga 4 kr x antalet invånare inom kommunens verksamhetsområde (landstings inträdesavgift baseras på antal invånare i området fast justerat till antalet som största kommun inom det landstingskommunala geografiska området). Vid beräkning av inträdesavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december året innan ny medlem träder in. 13

56 Datum INSTRUKTION Sydarkiveras förbundsordning Det här dokumentet innehåller förtydliganden och förklaringar till Sydarkiveras förbundsordning. Förbundsordningen beslutas av fullmäktige för Kommunalförbundet Sydarkivera. Förbundsordningen fastslås därefter i förbundsmedlemmarnas fullmäktige. 2. Medlemmar I förbundsordningen måste förbundsmedlemmarna räknas upp. Det finns en särskild bilaga (Bilaga 1) med en lista med alla förbundsmedlemmar. Det beror på att det finns bestämmelser i kommunallagen som reglerar detta. När nya förbundsmedlemmar undertecknat avsiktsiktsförklaring att ansluta uppdateras Bilaga 1 med de nya förbundsmedlemmarnas namn. För att kunna ta in nya medlemsorganisationer behöver bilagan godkännas av Sydarkiveras förbundsfullmäktige, samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige samt anslutande förbundsmedlemmars fullmäktige. När kommunfullmäktige har antagit förbundsordningen ska kommunfullmäktige utse en ledamot och en ersättare till förbundets fullmäktige ur den egna fullmäktigeförsamlingen. 3. Ändamål Sydarkivera kan åta sig alla uppgifter som handlar om arkiv och dokument-hantering och som regleras i Arkivlagen. Det innebär att förbundet inte kan åta sig uppgifter inom helt andra områden, som till exempel löneadministration, utan att förbundsordningen ändras i sin helhet. Inom ramen för arkivverksamheten beslutar respektive förbundsmedlem i detalj vilka uppgifter som ska överlämnas. Läs mer om hur avgränsningen av uppgifter hanteras i avsnitten om bastjänster, anslutande tjänster och tilläggstjänster. Beslut att överlämna arkivmyndighetsfunktioner fattas av förbundsmedlemmens eget fullmäktige genom arkivreglementet. Sydarkivera har tagit fram mallar för arkivreglementen. Det finns en mall där Sydarkivera tar över hela arkivmyndighetsfunktionen (både papper och elektroniska arkiv). Det finns också en mall där arkivmyndighetsfunktionen är delad mellan Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet och Kommunstyrelsen (eller annan nämnd eller SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 1 (3)

57 styrelse) som lokal arkivmyndighet. I det senare fallet tar Sydarkivera över hela ansvaret för tillsyn (både papper och elektroniska arkiv), och ansvar för överlämnade elektroniska arkiv. Medan kommunen till exempel kan behålla ansvaret för pappersarkiv som överlämnats till den lokala arkivmyndigheten. Det råder ett osäkert rättsläge avseende huruvida en kommun kan dela arkivmyndighetsfunktionaliteten. SKL har tidigare muntligt svarat att det är möjligt att dela myndighetsfunktionen på en myndighet för det digitala arkivet och en myndighet för pappersarkivet. I december 2015 har SKL gjort en annorlunda bedömning och rekommenderar att kommunen håller ihop arkivmyndighetsfunktionen. Förbundsmedlem kan välja att inte överlämna något ansvar som arkivmyndighet till Sydarkivera. Det får då effekten att förbundsmedlemmen inte kan ta del av bastjänsten gemensamt arkivsystem eller slutföra leveranser av elektronisk information från verksamhetssystem. Det får också till effekt att förbundsmedlemmen inte kommer att kunna få hjäp med tillsyn över arkiven hos kommunarkiven samt nämnder och bolag. Bastjänster I bastjänsterna ingår att hantera leveranser av information från verksamhetssystem. Sydarkivera leder och samordnar verksamheten för att utreda, specificera, överföra och godkänna leveranser av digital information från till Sydarkiveras digitala bevarandeplattform. Prioriteringsprinciper beslutas i det handlingsprogram som arbetas fram i samråd med förbundsmedlemmarna. Det första långsiktiga handlingsprogrammet arbetas fram under Det är i första hand information som inte längre används i den dagliga verksamheten som kan komma att överlämnas till Sydarkivera. Överlämnandet dokumenteras i särskilda leveransöverenskommelser som tecknas mellan Sydarkivera och överlämnande myndighet/förvaltning. Myndigheten har ansvar för sin verksamhetsinformation ända fram till den punkt myndigheten beslutar att överlämna informationen till Sydarkivera och leveransen har godkänts av båda parter. Beslutet baseras på utredningar som Sydarkivera gör tillsammans med avlämnande myndighet. Vid godkänd leverans övergår ansvaret för informationen till Sydarkivera. Eventuell sekretess följer med information i enlighet med bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen eftersom överlämnandet innebär att information överlämnas till arkivmyndighet. Det är därför som det är viktigt att Sydarkivera övertar ansvar som arkivmyndighet Sydarkivera. Det är en förutsättning för att kunna överta ansvar för vården av arkiven som överlämnats och kunna överta hantering med utlämnande av handlingar. Allt detta förklaras för avlämnande myndighet i leveransutredning och leveransöverenskommelse. SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 2 (3)

58 Den digitala bevarandeplattformen ingår också i bastjänsten. Det vill säga ett gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarande som fungerar som slutarkiv för elektroniska akter och andra handlingar. Medlemsavgifterna finansierar bastjänsterna. Bastjänsterna beskrivs fortlöpande på förbundets webbplats Anslutande tjänster och tilläggstjänster Om förbundsmedlem vill överlämna ansvar även för slutarkiv för handlingar på papper, så innebär det att det behövs ett särskilt avtal om anslutande tjänst. Den anslutande tjänsten finansieras fullt ut av den förbundsmedlem som avtalat om anslutande tjänst. Den anslutande tjänsten regleras i särskilda överenskommelser som förhandlas fram mellan Sydarkivera och aktuell förbundsmedlem. Det innebär då att om till exempel en kommun önskar att överlämna förvaltning och ansvar för pappersarkiv så tillkommer det kostnader som inte täcks av medlemsavgiften. Även utredning av anslutande tjänster finansieras av de som beställer utredningen. Hanteringen av tilläggstjänster beskrivs i förbundsordningen och innebär i korthet att tjänster beställs och betalas i enlighet med särskild beslutad taxa. Tilläggstjänster paketeras efter förbundsmedlemmarnas behov och taxa beslutas av förbundsfullmäktige. Verksamhetsnära arkiv, närarkiv eller mellanarkiv, i de fall då verksamheten önskar ha kvar ansvar för informationen ingår inte i bastjänsterna. Det beror på att förbundsmedlemmarna har väldigt varierande behov av arkivsystem i den dagliga verksamheten. I många fall fungerar de verksamhetssystem som används även som verksamhetsnära arkiv för elektroniska handlingar. Råd och stöd till exempel i samband med upphandling, förvaltning eller migrering av information i verksamhetsnära arkiv ingår i bastjänsterna. Anslutande tjänster och tilläggstjänster dokumenteras på Sydarkiveras webbplats i den takt som de har paketerats. Kostnaderna framgår då av de överenskommelser som tecknas mellan Sydarkivera och respektive förbundsmedlem. Kostnadsfördelning I bilaga 2 finns uppgifter om hur medlemsavgifterna fördelas. Förändringar av medlemsavgifterna hanteras i samband med ordinarie budgetprocess som sker i samråd med samtliga förbundsmedlemmar ( 12.3). För att kunna ta in nya medlemsorganisationer behöver bilagan godkännas av Sydarkiveras förbundsfullmäktige, samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige samt anslutande förbundsmedlemmars fullmäktige. SYDARKIVERA.SE Båtsmanstorget Växjö, Sverige SIDAN 3 (3)

59 Sydarkivera huvudbok Intäkter/inkomster Försäljningsmedel (material,varor) KOSTNADSERSÄTTNINGAR 35 Bidrag STATSBIDRAG LAN 36 Försäljning av verksamhet o entreprenad KONSULTUPPDRAG 39 Övriga intäkter ERHÅLLNA KOMMUNALA BIDRAG 5 Kostnader för arbetskraft Löner arbetad tid SAMMANTR O FÖRRÄTTNARVODE AB GRUPP 1(MÅNLÖN,VIKLÖN) AB GRUPP 1, OB-TILLÄGG 51 Löner ej arbetad tid AB GRUPP 1, SEMESTERLÖN 5114 FÖRTROENDEMÄN AB GRUPP 1, SJUKLÖN FÖRÄNDR SEMLÖNSKULD INTJÄNAD 5152 FÖRÄNDR SEMLÖNER UTTAG 55 Kostnadsersättningar BILERSÄTTN,SKATTEFRI 5522 BILERSÄTTN,SKATTEPLIKTIG 56 Sociala avgifter enligt lag och avtal LAGSTADGADE ARBETSGIVARAV 5613 ARBETSG.AVG. SEMSTERSKULD 6 Övriga verksamhetskostnader Lokal- och markhyror, fastighetsservice LOKALHYRA 61 Hyra/leasing av anläggningstillgångar LOKALVÅRD, STÄDNING 62 Bränsle, energi och vatten EL 63 Omhändertagande av avfall HYRA IT HÅRDVARA 64 Förbrukn.inventarier o förbrukn.material FÖRBRUKNINGSINVENTARIER DATOR- OCH KOMMUNIKATIONSUTRUSTNING BÖCKER, FACKLITTERATUR O TIDNINGAR FÖRBRUKNINGSMATERIAL 65 Kontorsmateriel och trycksaker KONTORSMATERIAL IT-MATERIAL TRYCKSAKER 6590 ÖVRIGA EXTERNA TJÄNSTER 68 Tele-, datakommunikation o postbefordran TELEFONI OCH DATAKOMMUNIKATION PORTO 69 Kostnader för transportmedel HYRA/LEASING BILAR O TRANSPORTMEDEL 7 Övriga verksamhetskostnader Transporter och resor FRAKTKOSTNADER HOTELL OCH LOGI BUSS OCH TAXI TÅGRESOR FLYGRESOR 7059 RESEKOSTNAD (ANSTÄLLD) - VIA LÖN 71 Representation (extern) REPRESENTATION EXTERN PERSONALREPRESENTATION 72 Annonser, reklam, information ANNONSERING 73 Försäkringsavgifter o riskkostnader

60 73100 FÖRSÄKRINGSPREMIER LARM OCH BEVAKNING 74 Övriga främmande tjänster ADMINISTRATIVA TJÄNSTER IT-LICENSER, DATAPROGRAM OCH SUPPORTAVTAL KONSULTER IT-KONSULTER REVISIONSKONSULTER ÖVRIGA FRÄMMANDE TJÄNSTER 76 Diverse kostnader MEDLEMSAVGIFTER KURS- OCH KONFERENSAVGIFTER 79 Avskrivningar mm AVSKRIVNINGAR DATAPROGRAMVAROR, ENGÅNGSLICENSER AVSKRIVNINGAR INVENTARIER 8 Resultaträkningens övriga intäkter/kostnader Medlemsavgifter AVGIFTER FRÅN FÖRBUNDETS MEDLEMMAR 84 Räntekostnader RÄNTEINTÄKTER 85 Finansiella kostnader RÄNTEKOSTNADER LEV.SKULDER BANKKOSTNADER Totalsumma 0 0 0

61 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Verksamhetsplan 2016 Datum Version 1.0 Sida 1 Den första tvåårsperioden används till att bygga upp och etablera verksamheten. Från och med 2016 tar Sydarkivera även över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn. Fokus är verksamhetsområdena Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Den första omgången med arkivinspektioner ute hos förbundsmedlemmarna genomförs. Under året planeras en rad workshopar för att genomföra informationskartläggning. Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshantering hos deltagande organisationer och hjälpa till med kravställning av nya system skapas förutsättningar för enklare och mer kostnadseffektiva sätt att arkivera digitalt på sikt. Under 2016 planeras tre större projekt: Fokus när det gäller leveranser är olika typer av journalsystem. De första projekten genomförs för att plocka ut handlingar för långsiktigt digitalt bevarande från gamla inaktiva journalsystem. Deltagande i nationellt projektet för att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för personakter och patientjournaler, för att undvika dyra speciallösningar. En första version av gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarande ska vara på plats Fokus är säker och hållbar förvaring av de personakter och journaler som överlämnas till Sydarkivera. Innehåll 1 Inledning Organisation och bemanning Samverkan Arbetsformer Möten Administration Råd och stöd Arkivleveranser Arkivsystem Internutbildningar Sydarkiveras personal Information och kommunikation Risker... 33

62 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 2 1 Inledning Verksamhetsplanen beskriver Sydarkiveras förvaltningsorganisation, samarbetet med förbundsmedlemmarna och planerade aktiviteter under Utgångspunkten är mål och inriktning för verksamheten som beslutades av förbundsstyrelsen den 13 februari 2015 (dnr. SARK ). Verksamhetsplanen är ett styrdokument för Sydarkiveras förvaltning för att planera verksamheten under året. 1.1 Godkännande och ändringshantering Verksamhetsplanen godkänns av förbundsstyrelsen. Ändringar diskuteras i arbetsgruppen och ny version fastställs vid behov efter godkännande av förbundschefen. 1.2 Versionshantering Utgåva Datum Kommentar Första utkastet ML Arkivsystem förslag på upplägg EJ 2.1 Organisationsskiss och beskrivning av ledningsfunktioner EJ 14 Risker uppdatering av riskanalys i samband med planeringsdag 12 januari ML 10.1, Tillägg och justeringar EJ Revidering efter gemensam genomgång i samband med arbetsmöte 18 januari. Revidering av 9 arkivleveranser MN Tillägg och justeringar 8.2 och MP och EJ komplettering och godkännande av ändringar 2 organisation och bemanning EJ revidering efter godkända ändringar och diskussion vid möte 25 januari. Komplettering av återstående kapitel EJ och AD komplettering om informationssäkerhet och redigering inför utskick till sammanträde 3 mars.

63 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 2 Organisation och bemanning Datum Version 1.0 Sida Sydarkiveras organisation Sydarkivera är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. Förbundsfullmäktige är Sydarkiveras högsta beslutande organ och har lika många ledamöter som det finns förbundsmedlemmar. Varje förbundsmedlem utser en ledamot och en ersättare till kommunalförbundets fullmäktige. Valen genomförs i respektive kommunfullmäktige. Förbundsstyrelsen utses av förbundsfullmäktige och består av sju ledamöter med sju ersättare. Förbundsstyrelsen utgör gemensam arkivmyndighet avseende de handlingar och uppgifter som förbundsmedlemmarna överlämnat till kommunalförbundet. Ledamöter och ersättare väljs för en mandattid om fyra. Den administrativa ledningen består av förbundschefen. Det finns tre verksamhetsfunktioner: arkivleveranser, arkivsystem samt råd och stöd. Förbundsfullmäktige Förbundsstyrelse (arkivmyndighet) Förvaltning Arkivleveranser Arkivsystem Råd och stöd 2.2 Personal Det är nio personer anställda vid förbundet på hel- eller deltid. Under 2016 kommer ytterligare en person att anställas. Bemanningen kan behöva förändras om det tillkommer nya förbundsmedlemmar, anslutande tjänster i överenskommelse med förbundsmedlemmar eller tilläggstjänster. I det här avsnittet beskrivs den huvudsakliga fördelningen av ansvar och befogenheter mellan de olika befattningarna.

64 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Förbundschef Mats Porsklev (100 %). Datum Version 1.0 Sida 4 Chef för Sydarkiveras förvaltning och huvudansvarig för administrationen i förbundet. Ansvar: Utveckla, förankra och driva förbundets frågor. Leda och samordna verksamheten utifrån styrelsens anvisningar, verkställande av beslut. Utveckla samarbetet mellan förbundets medlemmar. Ekonomisk förvaltning, det vill säga verksamhetsplan, löpande redovisning, budget och årsredovisning. Tillsammans med presidiet planera och kalla till sammanträden, handlägga ärenden som ska tas upp till beslut och skriva protokoll. Riktlinjer för kommunikation och tillgänglighet. Befogenheter: Anställa personal och träffa administrativa överenskommelser med förbundsmedlemmarna angående bemanning. Fatta beslut på delegation (se delegationsordning). Utse ersättare för att utföra uppgifter inom ansvarsområdet. Träffa. administrativa överenskommelser om genomförande av anslutningar, leveranser och anslutande tjänster. Agera som beställare av projekt och underteckna projektdirektiv. Administratör Catharina Jarslet (100%) Befattningen innebär att fungera som administrativt stöd till förbundschefen. I arbetsuppgifterna ingår bland annat att administrera informationsträffar och utbildningar, öppna post, svara i telefon, ta emot besök och ekonomiadministration. Ansvar: Kontinuerligt stämma av med förbundschefen och Sydarkiveras kontaktperson hos Växjö kommun när de gäller ekonomiadministration. Delta i arbetet med ekonomisk redovisning och uppföljning. Delta i arbetet med arrangemang och bokningar i samband med sammanträden informationsträffar och utbildningar. Delta i arbetet med att ta fram administrativa rutiner, blanketter m.m. för Sydarkivera. Delta i arbetet med att ta fram dokumenthanteringsplaner Systemansvarig för diariet/kommande ärende- och dokumenthanteringssystem. Systemansvarig VisAlfa På sikt administrera Sydarkiveras webbsidor och kommunikationskanaler via webb.

65 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Befogenheter: Datum Version 1.0 Sida 5 Fungera som registrator vad avser postöppning samt att skanna och registrera handlingar i diariet, expediering med mera. Göra beställningar av resor, kontorsmateriel och förnödenheter. Kontera fakturor och genomföra betalningar via internetbank. Tillsynsarkivarie Magdalena Nordin (100 %). Tillsynsarkivarien leder funktionen som hanterar råd och stöd med bland annat tillsyn och informationskartläggning. Tillsynsarkivariens uppgift är att lämna ut handlingar och svara på frågor från förbundsmedlemmarna som rör arkiv, dokumenthantering och de bestämmelser som gäller för myndigheters informationshantering. Ansvar: Bevaka och informera om förändringar i lagstiftningen som påverkar arkivet. Bevaka och hålla sig informerad om nya gallringsråd, föreskrifter och standarder som rör arkiv- och dokumenthantering. Leda och samordna arbetet med mallar för styrande dokument för arkivverksamheten (arkivreglemente, klassificeringsschema). Planera och leda arbetet med att ta fram dokumenthanteringsplaner. Rådgivning till förbundsmedlemmar. Samordna utbildningsinsatser och hålla i informationspass och utbildningar. Delta i leveransprojekt för att planera gallring och bevarande. Befogenheter: Utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas arkiv och dokumenthantering (från och med 2016). Rapportera åtgärdsförslag till arkivmyndigheten och aktuell myndighet. Ersätta förbundschefen enligt delegeringsordning. Granska och godkänna förslag till gallringsfrister före förbundsmedlemmar fattar beslut om gallring, till exempel i de nya dokumenthanteringsplaner som tas fram. Samråd med förbundsmedlemmar i frågor som rör arkiv och dokumenthantering. Pröva utlämnande av allmänna handlingar som överlämnats till Sydarkivera. Fungera som registrator vid behov vad avser postöppning samt att skanna och registrera handlingar i diariet, expediering med mera.

66 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Informationssäkerhetsspecialist Anders Danielsson (100%). Ansvar Datum Version 1.0 Sida 6 Bevaka och informera om förändringar i lagstiftningen som rör informationssäkerhet. Bevaka och hålla sig informerad om nya föreskrifter, vägledningar, standarder med mera som rör informationssäkerhet. Bevaka kommande dataförordningen från EU. Leda och samordna arbetet med mallar och gemensamma riktlinjer för informationssäkerhet. Hantera Sydarkiveras informationssäkerhetsarbete. Rådgivning till förbundsmedlemmar om informationssäkerhet. Eventuellt biträda förbundsmedlemmarna i deras informationssäkerhetsabete (anslutande tjänst). Delta i arbetet med kravställning av arkivsystem, teknisk infrastruktur och leveransöverenskommelser. Rådgivning i samband med att förbundsmedlemmar kravställer nya verksamhetssystem. Delta vid arkivinspektioner Hålla i informationspass och utbildningar i samband med informationsträffar med mera Samordna workshopar för informationskartläggning, dokumentation och utveckling av metodik. Samordna arbetet med intern kontroll/riskanalyser. Befogenheter Föreslå åtgärder avseende informationssäkerhet till förbundsstyrelsen. Rapportera incidenter till styrelsen. Granska och godkänna krav och lösningar vad avser Sydarkiveras administrativa system och gemensamma arkivsystem. Företräda förbundet i olika informationssäkerhetsnätverk. Bevarandestrateg Elin Jonsson (100 %). Bevarandestrategen leder funktionen som hanterar leveranser från verksamhetssystem. Bevarandestrategen planerar och genomför arbetet tillsammans med tillsynsarkivarien och förvaltningsledare. Befattningen omfattar även bevarandeplanering och deltagande i arbetet med att införa och förvalta arkivsystem med kunskap när det gäller metoder och standarder för digitalt bevarande. Ansvar: Bevaka och hålla sig informerad om nya föreskrifter, standarder, metoder och tekniker som rör digitalt bevarande. Bevarandeplanering.

67 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 7 Hantera Sydarkiveras arbete med specifikationer vad avser informationspaket med mera. Leda, planera och samordna arbetet med att avställa, mappa och paketera information från verksamhetssystem som ska levereras till e-arkivet. Samordna utbildningsinsatser och rådgivning internt och externt när det gäller leveranser och digitalt bevarande. Vidareförmedla erfarenheter, behov och krav som framkommer i sambend med leveranser till råd och stödfunktioner. Delta i arbete med mallar och gemensamma riktlinjer. Delta i framtagande av styrande dokument och dokumenthanteringsplaner. Delta i arbete med att kravställa, utveckla och förvalta gemensamt arkivsystem. Samordnar administrationen av webbkontoret (Office 365). Befogenheter: Föreslå specifikationer avseende informationspaket med mera. Föreslå projekt för leverans av information från verksamhetssystem till arkivsystem. Föreslå bevarandeplan och strategi för långsiktigt digitalt bevarande. Föreslå leveransöverenskommelse med producenter (berörd verksamhet/myndighet). Godkänna genomförda leveranser. Metadataspecialist Annie Jonsson (50 %) Metadataspecialisten deltar i arbetet med bevarandeplanering, leveranser från verksamhetssystem och förvaltning av arkivsystem. Metadata (data om data) är en förutsättning för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Förutom informationen som ska bevaras behöver arkivet hantera metadata för att göra handlingarna sökbara och för att säkerställa att informationen är äkta och oförändrad (autenticitet och integritet) över tid. Ansvar Delta i arbetet med att avställa, mappa och paketera information från verksamhetssystem som ska levereras till e-arkivet. Delta i arbetet med att förvalta och administrera arkivsystemet, särskilt vad gäller paketstruktur och hantering av metadata (bevarandemetadata, administrativ metadata, beskrivande metadata med mera), hantera kontroller vid mottagning. Hantera framtagning av handlingar i samband med beställningar. Bevaka och hålla sig informerad om vad som händer särskilt inom området metadatastandarder och webbteknik. Delta vid relevanta utbildningar när det gäller framförallt hantering av metadata och webbteknik. Kunskapsöverföring till övriga förvaltningen och utbildningsinsatser i samband med informationsträffar, projekt och aktiviteter.

68 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Befogenheter Datum Version 1.0 Sida 8 Föreslå införande av metadatastandarder. Föreslå anpassningar av metadataspecifikationer. Föreslå utbildningar inom området. Databasspecialist Victor Öhrnberg (50 %) Ansvar Delta i arbetet med att avställa, mappa och paketera information från verksamhetssystem som ska levereras till e-arkivet Ajourhålla systemlista Inventera smådatabaser ute hos förbundsmedlemmarna Testa och utvärdera verktyg för uttag och mappning av data från smådatabaser Befogenheter Föreslå prioritering för arkivering av smådatabaser Föreslå lösningar för uttag Förvaltningsledare Mårten Lindstrand (100 %). Förvaltningsledaren leder funktionen som hanterar gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarande (slutarkiv) Ansvar: Planera och samordna arbetet med att införa och utveckla det gemensamma arkivsystemet Bygga upp förvaltningsorganisation och teknisk infrastruktur. Befogenheter: Föreslå projektplan för införande av arkivsystem Föreslå tekniska lösningar Systemadministatör Mattias Johansson, (25 %). Testa hård- och mjukvara som behöver användas inom Sydarkiveras verksamhet. Både när det gäller kommunikationsteknik (internt och externt) samt för planerade leveransprojekt och arkivsystem. Ansvar: Delta i arbetet med test och utvärdering av olika verktyg och system. Delta i arbetet med Sydarkiveras tekniska infrastruktur. Delta i arbetet med att förvalta arkivsystemet och labbmiljön.

69 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 9 Delta på relevanta utbildningar och konferenser. Ta fram underlag för beslut om lämplig hård- och mjukvara för olika ändamål. Omvärldsbevakning när det gäller teknisk utrustning och programvaror. Utredningar av lämpliga filformat för långsiktigt digitalt bevarande, framförallt när det gäller ljud, bild och video. Befogenheter: Hantera inköp av lämplig teknisk utrustning. Föreslå lämpliga programvaror. Föreslå områden för utbildningar inom verksamheten. 2.3 Lokal organisation hos förbundsmedlem Kontaktperson Formell kontaktperson hos respektive förbundsmedlem är chefen för det centrala arkivet (vanligtvis kanslichef eller administrativ chef). Ansvar: Förankring hos den administrativa ledningsgruppen. Se till så att ärenden som behöver beslutas inom den egna organisationen hanteras av rätt instans. Ta del av information och samordna det interna arbetet i samband med verksamhetsplanering och uppföljning. Befogenheter: Förmedla kontakter och utse personer att delta i nätverks- eller arbetsgrupper. Beställa anslutande tjänster och tilläggstjänster. Delta på informationsträffar för att planera och följa upp verksamheten som berör förbundsmedlemmarna på hemmaplan. Arkivsamordnare Hos varje förbundsmedlem utses en arkivsamordnare som har insikt i informationshanteringen hos förbundsmedlemmen. Det kan till exempel vara en arkivarie, administratör eller verksamhetsutvecklare. Ansvar: Hålla sig informerad om informationshanteringen hos förbundsmedlemmen. Delta i utbildningar, aktiviteter och projekt som berör den egna rollen och/eller organisationen. Fungera som samordnare när det gäller arkiv och dokumenthantering inom den egna organisationen.

70 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Befogenhet: Datum Version 1.0 Sida 10 Föreslå prioritering av verksamhetssystem som behöver avställas, verksamhetsområden som behöver kartläggas med mera. Lämna synpunkter på utkast och förslag. Delta informationsträffar för att planera och följa upp verksamheten. 3 Samverkan 3.1 Förbundsmedlemmar Ansvarig: Mats Porsklev Lägesrapporter Verksamhetsfunktionerna sammanställer lägesrapporter inför styrelsemöten. Dessa publiceras på webben och skickas till kontaktpersoner (via e-post) med flera intressentgrupper (via gemensam arbetsplats på webben). Temadagar Gemensam utbildning för förtroendevalda, kontaktpersoner och arkivfunktionerna under våren. Fokus för temadagen är arkivmyndighetsfunktioner och informationssäkerhet. Datum fastställs på förbundsstyrelsesammanträde 4 mars. Sydarkivera deltar på arrangemangen runt arkivens dag andra lördagen i november. Arkivens dag samordnas av Arkivförbund Sydost. Syftet med arkivens dag är att visa arkiven för allmänheten. Förbundsstyrelsen har gett Sydarkiveras förvaltning i uppdrag att uppmärksamma Tryckfrihetsförordningens 250-årsjubileum i samband med arkivens dag. Samråd planering och budget Förbundschefen informerar förbundsmedlemmarna om budget/planeringsprocessen under marsjuni. Planering i samband med informationsträff med kontaktpersoner. Samråd sker genom besök hos förbundsmedlemmar eller på annat sätt som överenskommits. Informationsträffar hos förbundsmedlemmar Målsättningen är att boka in tider för information i samband med förvaltningschefsträffar eller motsvarande på plats hos förbundsmedlemmarna. Det finns även möjlighet att vid behov boka in informationsträffar eller kortare utbildningar på plats hos förbundsmedlemmarna. Informationsträffar för kontaktpersoner Kontaktpersonerna är administrativa chefer eller kanslichefer som utsetts av respektive förbundsmedlem. Kontaktpersonerna träffas minst två gånger per år och har en gemensam arbetsgrupp på webben. Syftet är bland annat att diskutera beslut som direkt påverkar förbundsmedlemmarna.

71 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 3.2 Samverkansavtal Ansvarig: Mats Porsklev Datum Version 1.0 Sida 11 Samverkan med andra arkivinstitutioner och aktörer är viktig i arbetet med att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Kommunalförbundet ITSAM - erfarenhetsutbyte och samverkan kring utbildningar. Luleå tekniska universitet uppdragsutbildningar. Es Solutions AB erfarenhetsutbyte labbmiljö. 3.3 Omvärldsbevakning Ansvarig: Respektive verksamhetsfunktion Omvärldsbevakning sker genom bevakning av olika informationskanaler och deltagande på utbildningar. En viktig del är också erfarenhetsutbyte med andra e-arkivorganisationer och projekt samt deltagande i nätverksgrupper, forum och arbetsgrupper av olika slag. Arkivförbund Sydost och andra intresseföreningar. ENSAM (E-arkiv i samverkan). SIS- Forum iförvaltning, Mats utreder om vi ska delta mer aktivt. Knytgruppen nationellt nätverk för e-arkiv, kommuner och landsting. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. E-arkiv Syd. Nätverk för informationssäkerhet. 3.4 Korta webbutbildningar Ansvarig: Elin Jonsson Repris av utbildningspaket som togs fram under konceptstudien. Utbildningarna genomförs dels för intern utbildning inom Sydarkivera och dels för intresserade hos förbundsmedlemmarna och referensgrupper/referenspersoner. Webbutbildningarna genomförs under maj-juni och septemberoktober. Ett e-arkiv värt att lita på Introduktion om data och datorer Arkiv och digitalt bevarande OAIS-modellen och Pre Ingest Leveranshandledningen Introduktion till FGS och XML FGS paketstruktur och METS

72 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 12 4 Arbetsformer Under året dokumenteras arbetsrutinerna för Sydarkiveras personal. Det är framför allt Mats, Magdalena, Anders och Catharina som arbetar fram de administrativa rutinerna. Varje verksamhetsfunktion ansvarar för att dokumentera sina rutiner. 4.1 Arbetssätt Rutiner dokumenteras gemensamt och samlas i en rutinpärm på gemensamma arbetsytan på webben. Information om rutiner sker i samband med personalmöten. E-delegationens vägledning för nyttorealisering och mallar används för att ta fram beslutsunderlag och att följa upp om identifierade nyttor realiseras. En nyttorealiseringsplan för 2015 och 2016 har beslutats av förbundsstyrelsen den 13 mars 2015 (dnr. SARK ). Under året behöver en ny nyttorealiseringsplan tas fram. Utvärdering av hur effektmålen har uppnåtts ska också redovisas. Etablerade standarder används som utgångspunkt för arbetet med arkiv och digitalt bevarande. Samverkan söks med andra arkivorganisationer och aktörer inom verksamhetsområdet. Projekt som behöver en separat budget (deltagande av konsulter samt köp av teknisk utrustning och licenser) ska vara planerade och dokumenterade. Beslut fattas i form av projektdirektiv. Lägesrapporter vid behov till Sydarkiveras ledning och/eller styrgrupp. 4.2 Dokumentstyrning Rutiner för hantering av utkast och färdigställda handlingar i de olika system och tjänster som Sydarkivera använder ska vara dokumenterade, informerade och accepterade av personalen. Det ska finnas en dokumenthanteringsplan för kommunalförbundet Sydarkivera med gallringsbeslut innan gallring kan genomföras. 4.3 Avvikelse och ändringshantering Behov av förändringar diskuteras vid arbetsmöten. Större avvikelser från verksamhetsplanen dokumenteras i en ny version. Beslut om ändringar fattas av förbundschefen. Ändringar som påverkar verksamhetsinriktning eller budget förankras hos förbundsstyrelsen och om så behövs hos förbundsmedlemmarna. 4.4 Sekretess och säkerhet Sekretessförbindelser och information om bestämmelser om sekretess behövs för Sydarkiveras personal. Detta behöver vara klart innan pilotprojekt för leverans av information startas då dessa troligtvis kommer att omfatta sekretesshandlingar. Informationskartläggning och säkerhetsklassning av information som uppkommer inom Sydarkiveras verksamhet behöver utföras på samma sätt som för alla annan kommunal verksamhet. De rapporter, mallar och riktlinjer som tas fram av Sydarkivera är allmän handling och tillgängliggörs via webben.

73 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 5 Möten 5.1 Förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse Ansvarig: Mats Porsklev Datum Version 1.0 Sida 13 Sammanträdesplaner beslutas av förbundsfullmäktige respektive förbundsstyrelse. Förbundschefen planerar möten med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen i samarbete med respektive ordförande/vice ordförande. Kallelser och protokoll samt uppgifter om de förtroendevalda publiceras på Sydarkiveras webb. Medgivande om behandling av personuppgifter undertecknas av förtroendevalda. 5.2 Personalmöten Ansvarig: Mats Porsklev En gång i månaden kallas till personalmöten i Sydarkiveras lokaler. Anteckningar från personalmötena sammanställs och delas med personalen via den interna webbplatsen. 5.3 Arbetsmöten Löpande verksamhet Ansvarig: Mats Porsklev Gemensamma arbetsmöten för personal måndag Var fjärde måndag förlängs mötena för personalmöten. Möten för att planera och stämma av den löpande verksamheten. Förstudier och projekt Ansvarig: Respektive förstudieledare/projektledare Arbetsmöten i samband med förstudier och projekt planeras i samband med förberedelser och dokumenteras i projektplan/motsvarande. Anteckningar från arbetsmöten sammanställs och delas på projektwebb. 5.4 Webbmöten Sydarkivera kan genomföra arbetsmöten via webb och utbildningar med externa föreläsare och/eller externa deltagare. Tjänst för webbkonferenser valdes Sammanträdesrummen behöver efter tester kompletteras med en del teknik för att möten ska fungera så smidigt som möjligt. Mattias hanterar installationer. Tanken är att kunna ha mindre webbmöten i det lilla sammanträdesrummet och större möten i utbildningsrummet. Målsättningen är att testa att hålla möten med förbundsstyrelsen med deltagare via webb under året. Följande behöver vi arbeta vidare med: Utbildning och/eller lathundar för de förtroendevalda och kontaktpersoner. Lathund med tekniska krav/instruktion för teknisk support hos respektive förbundsmedlem (webbkamera, mikrofon, högtalare, kapacitet på nät mm). Hur vi på bästa sätt kan tillhandahålla viss användarsupport.

74 Jan. Feb. Mars April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 6 Administration Ansvarig: Mats Porsklev Datum Version 1.0 Sida 14 Aktiviteter Styrande dokument Dokumenthanteringsplan Diariesystem/ÄDHS CheckARK Hantera anslutningar 6.1 Styrande dokument Ansvarig: Mats Porsklev Styrande dokument som behöver färdigställas under året: Uppdaterad förbundsordning (bl.a. avseende nya förbundsmedlemmar) Taxa för tilläggstjänster med mera Mats, Anders och Magdalena gör en översyn och prioritering över övriga styrande dokument som behöver upprättas för förbundet. Handlingsprogram upprättas under året. 6.2 Dokumenthanteringsplan Ansvarig: Magdalena Nordin En dokumenthanteringsplan för Sydarkiveras egen verksamhet behöver upprättas. Målsättningen är att göra en dokumenthanteringsplan enligt principerna för verksamhetsnära arkivredovisning. Arbetet sker i samarbete med Kommunalförbundet ITSAM när det gäller gemensamma processer. Beslut om gallring fattas av förbundsstyrelsen. 6.3 Ärende och dokumenthanteringssystem Ansvarig: Mats Porsklev Sydarkivera hanterar diariet i ett pärmsystem med säker förvaring i kassaskåp. Under året planeras införande av ett elektroniskt ärende- och dokumenthanteringssystem. Det finns ett system upphandlat. 6.4 CheckARK Ansvarig: Elin Jonsson Ett utkast till checklista för att följa upp om organisation och system kan uppfylla de krav som ställs i OAIS-modellen framställdes under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge i samverkan med andra projekt och initiativ i regionen. Efter att utkastet har arbetats igenom av Sydarkiveras personal fastställs en version som kan användas som utgångspunkt för kravställning och utvärdering.

75 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 15

76 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 6.5 Ansluta nya förbundsmedlemmar Ansvarig: Mats Porsklev Datum Version 1.0 Sida 16 Det finns ett intresse när det gäller möjligheter att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera. Processen från ett första informationsmöte till medlemskap beräknas ta minst ett år kalendertid. För att kunna ansluta till ett årsskifte behöver avsiktsförklaring/ansökan ha kommit in före sista mars. Beslut fattas i samtliga fullmäktige och den anslutande organisationen behöver utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige under november. I varje fall kommer vi att behöva titta på förutsättningarna för att ansluta nya medlemmar. Det kan vara alltifrån att det är möjligt att hoppa på tåget till att ett regelrätt anslutningsprojekt behöver genomföras. Olofström har lämnat in avsiktsförklaring och beslut om ny förbundsordning förväntas under I övrigt har vi inte fått in några formella förfrågningar men ett flertal kommuner har hört av sig med frågor. Kommunerna Skåne Nordost har i januari aviserat att de avser att lämna in avsiktsförklaring under mars månad om att ansluta till Sydarkivera. Det här blir i så fall ett större projekt än om enstaka kommuner önskar ansluta. Det kommer då att behövas resursförstärkning med bland annat projektledare, så att det påverkar den ordinarie verksamheten så lite som möjligt. Anslutningen beräknar vi kommer att genomföras under Aktiviteter dokumenteras i anslutningsöverenskommelser och i förekommande projektdirektiv/ projektplan.

77 Jan. Feb. Mars April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 17 7 Råd och stöd Ett schema över kommande termins utbildningar och informationsträffar kommer att sammanställas i november respektive i maj varje år. Aktiviteter Klassificeringsschema 1.0 Gallringsplan för skräp Råd nya dokumenthanteringsplaner Mall dokumenthanteringsplan Mall för gallringsplan för skräp Mall för taxa Ny mall arkivreglemente Arkivansvariga och arkivombud Arkivbeskrivningar Tillsyn 7.1 Klassificeringsschema (VerkSAM) Ansvarig: Magdalena Nordin En första fastslagen version av klassificeringsschemat ska publiceras. Pilotkommunerna har fått instruktioner om vilka förändringar som har skett. Redaktionskommitté utses inom E-arkiv Syd. Klassificeringsschemat har tagits fram i samarbete med kommuner i regionen. 7.2 Mallar för förbundsmedlemmarna Ansvarig: Magdalena Nordin. Dokumenthanteringsplan Mall för dokumenthanteringsplan finns åtkomlig via den interna webbsidan. Aktuell version lämnas ut på begäran i samband med projekt att förnya dokumenthanteringsplan påbörjas. Mallen uppdateras fortlöpande. Mallarna presenteras i samband med planerade informationsträffar. Utbildning om dokumenthanteringsplaner sker också i samband med grundutbildningarna om arkiv och dokumenthantering. Beslutade dokumenthanteringsplaner publiceras samlat på webben. Gallringsplan för skräp Ett utkast till gallringsplan för handlingar av tillfällig och ringa betydelse samt handlingar som uppkommer vid dator- och internetanvändning har tagits fram. Utkastet har skickats ut på remiss till förbundsmedlemmarna och även en öppen remiss med möjlighet att lämna synpunkter. Information och utbildning sker i samband med planerade informationsträffar. För att gallringsplanen ska gälla krävs beslut i respektive arkivmyndighet.

78 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 18 Taxa Mall för taxa för utlämnande av allmän handling med mera utarbetas i samarbete med förbundsmedlemmarna. Taxa beslutas av respektive fullmäktige. Arkivreglemente Med anledning av nya medlemmar och skrivelse från SKL så kommer mallarna för arkivreglementen att omarbetas. Rutinbeskrivningar Med utgångspunkt från goda exempel från kommunerna kan mallar, checklistor och rutinbeskrivningar omarbetas för att underlätta arbetet med informationshantering hos förbundsmedlemmarna. Rutin vid omorganisationer. Rutin när det gäller att rensa och avsluta pappersakter. Rutin för att upprätthålla säkerhet i analoga närarkiv. Rekommendationer när det gäller arkivförvaring (närarkiv och arkivskåp). Rutiner för hantering av handlingar inom SoL och LSS Rutiner för hantering av handlingar inom HSL Rekommendationer när det gäller gallring av externa lagringsmedier, telefoner och bärbara enheter. Rutiner för skolhälsojournaler (digitala och analoga). 7.3 Arkivansvariga och arkivombud Ansvarig: Magdalena Nordin Rutin för att säkerställa att arkivansvariga och arkivombud utses hos samtliga nämnder och kommunala företag arbetas fram. I samband med detta dokumenteras också rollbeskrivningar för arkivansvariga och arkivombud. 7.4 Arkivbeskrivningar Ansvarig: Magdalena Nordin Målsättningen är att uppdatera arkivbeskrivningar för samtliga nämnder och kommunala företag. Sydarkivera tillhandahåller mallar och arkivansvariga/arkivombud fyller i uppgifter och skickar in. 7.5 Tillsyn Ansvarig: Magdalena Nordin Strategisk tillsynsplan för åren har beslutats av Sydarkiveras förbundsstyrelse den 4 december 2015 (dnr SARK ). Rutiner, mallar och frågeformulär för arkivinspektioner granskas av tillsynsarkivarien och versionshanteras. Erfarenhetsutbyte och gemensamma mallar arbetas fram tillsammans med nätverket e-arkiv Syd.

79 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 19 Lägesanalyser Under året färdigställs enkät för självvärdering som skickas ut till arkivansvariga.. Lämpligt verktyg för enkäter behöver testas och utvärderas. Den första enkäten skickas under hösten. I samband med enkäten gör vi också en första översiktlig inventering av närarkiv/mellanarkiv och digitala verksamhetsnära arkiv. Tillsynsbesök Den första omgången tillsynsbesök genomförs till hösten Fokusområden är Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Tillsynsbesöken sker genom besök på centrala förvaltningen samt stickprovskontroller ute i verksamheten. Det blir en dag per verksamhetsområde. Information skickas ut innan sommaren och tillsynsbesöken genomförs september-november. Fokus för tillsynen: Användande av dokumenthanteringsplaner i verksamheterna. Arkiv- och informationssäkerhetskrav i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Informationssäkerhet. Rådgivning Frågor via e-post och telefon. Antalet frågor kommer sannolikt att öka under året. Registrering av ärenden när nytt ärende- och dokumenthanteringssystem införs. Vanliga frågor delas med förbundsmedlemmarna via grupperna på den gemensamma arbetsplatsen på webben (Yammer). 7.6 Informationsträffar för nätverksgrupper Ansvarig: Catharina Jarslet Informationsträffar och arbetsmöten för olika yrkesgrupper genomförs under året. Träffarna är ett forum för att informera dels om Sydarkivera och dels om arkiv och digitalt bevarande. Det blir också ett forum för erfarenhetsutbyte mellan kommunerna och tillfällen att fånga upp behov och önskemål. Tanken är också att formera referensgrupper inom olika verksamhetsområden som kan delta i arbetet med att ta fram gemensamma dokumenthanteringsplaner. Administration av informationsträffar innebär bland annat att skicka ut inbjudningar och bekräftelser, boka resurser och göra utvärderingar och uppföljning. Inför varje termin ska en plan med datum och tider sammanställas och skickas ut.

80 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida Grundläggande utbildning om informationshantering och arkiv Ansvarig: Catharina Jarslet Grundutbildning om arkiv och dokumenthantering genomförs omkring fyra tillfällen per termin, efter behov. Grundläggande utbildningar om arkiv, dokumenthantering och elektroniskt bevarande ordnas för arkivansvariga, arkivsamordnare och administratörer. Som utbildare anlitas Anki Heimonen ITSAM. Utbildningen baseras på det utbildningspaket som genomförts inom ramen för förstudien om e-arkiv Kalmar län. Utbildningarna genomförs i två omgångar och omfattar två heldagar under hösten Gallring inom social omsorg samt hälso- och sjukvård Ansvarig: Magdalena Nordin I samband med planerade samverkansprojekt behöver även de befintliga arkiven på papper ordnas och gallras. Därför planerar vi att erbjuda en kort utbildning på plats hos förbundsmedlemmarna. Utbildningar kommer även att ske i hur man gallrar i verksamhetssystemen. 7.9 Workshopar om informationskartläggning Ansvarig: Anders Danielsson Målsättningen är en workshop i månaden. Under 2016 fokuserar vi på Vård och omsorg samt Socialt och ekonomiskt stöd. Under året tar vi fram ett koncept för workshopar, inbjudningar, uppdaterad mall, hur publicera resultat ska ske med mera Samsök arkivinformation Ansvarig: Magdalena Nordin För att kunna åstadkomma en god sökbarhet i arkiven är det viktigt att alla arkiv är förtecknade. Sydarkivera kan ge råd och stöd när det gäller att ordna och förteckna arkiv. Intresseföreningen Arkivförbund Sydost planerar utbildningar i traditionellt förtecknande. Det är viktigt att de befintliga pappersarkiven är ordnade och förtecknade för att det ska vara möjligt att veta vilken information som finns arkiverad och inte. Vid behov kan förbundsmedlemmar avtala om att ordna och förteckna arkiv som anslutande tjänst. Ansvarig: Elin Jonsson Målsättningen bör på sikt vara att alla arkivförteckningar ska vara digitaliserade. Det är möjligt att publicera och tillgängliggöra digitala arkivförteckningar via Nationella Arkivdatabasen (NAD) som förvaltas av Riksarkivet. Vanligt förekommande förteckningssystem har funktionalitet för export till NAD, och det finns också möjlighet att ladda upp andra typer av filer. Råd och stöd kan tillhandahållas även för detta arbete. Att digitalisera arkivförteckningar bör också kunna hanteras som anslutande tjänst. Att kunna samsöka arkivförteckningar gör det möjligt att veta vilka arkiv som finns var.

81 Jan. Feb. Mars April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 8 Arkivleveranser Ansvarig: Elin Jonsson Datum Version 1.0 Sida 21 Aktiviteter Färdigställa påbörjade utredningar Inledande möte övriga journalsystem Leveransprojekt Sofia IFO Leveransprojekt Omsorg VO/LSS Leveransprojekt Journal 3 Utreda webb, pilot Uppstart miljö- och bygg FGS personakter/patientjournaler Uppdatering systemlista Inventering smådatabaser Utr. prioriterade smådatabaser Test/utvärdering verktyg uttag 8.1 Ramverk för att hantera leveranser Ansvarig: Elin Jonsson För verksamhetssystem som inte från början är anpassade för att leverera information till e-arkiv blir arbetet med att avställa information omfattande. Att leverera information till e-arkiv kommer därför att hanteras i projektform. Innan projektet startar genomförs en utredning. För att strukturera arbetet med leveranser följs metodiken i Leveranshandledningen som baseras på standarden Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS). Metoden går ut på att verksamhet och arkivfunktion i ett nära samarbete kommer fram till hur leveransen ska genomföras. Det finns i stora drag fyra moment som ska genomföras under ett leveransprojekt: 1. Utreda 2. Specificera 3. Överföra 4. Godkänna Rapport Leveransöverenskommelse Leveranspaket Leveransgodkännande Beslutsunderlag Leveransspecifikation Rapport avvikelser Översiktlig bild av det förberedande arbetet och de informationsmängder som hanteras. 8.2 Första fasen utreda leveranser Leveransutredningar dokumenteras i rapporter med förslag till fortsatt arbete. Leveransutredningarna är underlag för att prioritera leveranser och planera projekt för att ta fram lösningsförslag. Utredningarna genomförs tillsammans med deltagare från funktionerna Råd och stöd samt Arkivsystem. I utredningarna sammanfattas också vilka krav som kommer att ställas på arkivsystemet och Sydarkiveras verksamhet för att kunna hantera leveranserna.

82 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Journalsystem Ansvarig: Elin Jonsson Påbörjade utredningar av gamla journalsystem färdigställs under Datum Version 1.0 Sida 22 System Informationstyp: Förbundsmedlemmar: Trolig strategi: Journal 3 Elevhälsovårdsjournaler Lessebo Avställa och avveckla Phoniro (Mobilpen) Insatsregistrering Karlskrona, Växjö Gallra eller avställa och avveckla Procapita(VO, LSS, IFO) Akter HSL, LSS, SoL Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Markaryd, Ronneby, Växjö, Älmhult Gemensamma riktlinjer, befintligt exportformat, löpande leveranser TES Tidsredovisning Ljungby Gallra och avveckla Under året är målsättningen också att genomföra inledande möten när det gäller samtliga journalsystem. Arbetet startas upp successivt med att samla in underlag. Det kan dröja mellan ett halvår upp till ett par år innan leveransutredning kan färdigställas. För att effektivisera arbetet kan det vara lämpligt att kalla systemförvaltare och arkivombud till gemensamt möte i Växjö. Eftersom avslutade akter och journaler ska överlämnas till slutarkiv är målsättningen att ta fram rutiner för årliga löpande leveranser För system som inte längre utvecklas kommer vi av praktiska skäl behöva acceptera inleveranser som inte är strukturerade och formaterade på ett enhetligt sätt. Lista med kända journalsystem som behöver utredas: Asynja (personal- och elevhälsovård) Cambio Cosmic (HSL, samordnad vårdplanering, elevhälsovård) Isox (socialt stöd) PMO/Profdoc (personal- och elevhälsovård) SAFE-DOC (LSS, HSL) Treserva (HSL, LSS, SoL) Viva (socialt stöd) Listan kan komma att kompletteras om vi hittar nya system i samband med inventeringen eller om nya förbundsmedlemmar ansluter. Tanken är även att starta leveransutredning när det gäller Wärna som används av överförmyndare.

83 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Webb Ansvarig: Annie Olandersson Datum Version 1.0 Sida 23 Vi har startat en leveransutredning av Ljungby kommuns webbsidor. De byter extern webbplats och det finns behov av att arkivera den gamla. Annie har i samband med utbildningen på LTU skaffat sig erfarenheter av att arkivera webbsidor. Vi har även kontakter med arkivinstitutioner som har erfarenheter av att arkivera webbsidor för långsiktigt digitalt bevarande. Vi kommer att få fler förfrågningar om detta och även förbundsmedlemmarnas, och vår egen, externa webb ska bevaras i urval. Utöver det så förväntar vi oss att det i samband med andra leveransutredningar kommer att funnas systemdokumentation med mera som endast tills som webbsidor. Webb arkiveras genom att statiska kopior skördas och sparas tillsammans med nödvändig dokumentation, till exempel formatmallar (css). Det finns olika metoder och format för långsiktigt digitalt bevarande av webb. Annie har påbörjat arbete med att utreda lämpliga metoder, verktyg och format. 8.3 Andra fasen specificera leveranser Ansvarig: Elin Jonsson Arbete har påbörjats med att tillsammans med Ljungby kommun testa uttag och specificera leveranser från två gamla journalsystem: Sofia IFO (Ljungby) Omsorg VO/LSS (Ljungby, Karlshamn, Tingsryd, Växjö) Lösningsförslaget är en tjänst för att läsa ut dokumentation i form av kontorsdokument. Resultatet av arbetet i den andra fasen blir leveransöverenskommelse med förslag till lösning med bland annat förslag till gallringsbeslut och leveransspecifikation (hur digitala objekt och fysiska objekt ska struktureras, formateras och beskrivas). I den andra fasen behövs framförallt mer teknisk kompetens in i arbetet och leveransspecifikationerna utarbetas i nära arbete med systemteamet. Aktiviteter: Utredning/analys av databas (december-februari) Arbetsdagar för att testa att läsa ut information. Överenskommelse mellan Sydarkivera och avlämnande myndighet om att starta upp arbete. Krav som rör informationssäkerhet. Upphandling av tjänster och eventuellt utbildning av personal för att genomföra arbetet med uttag. Samla in och sammanställa systemdokumentation och annan kompletterande information. Planera de kontroller som ska genomföras: ansvarig för de olika delarna, nödvändiga verktyg, tidplan och kostnader. Ta ställning till hur informationspaket ska se ut (beroende till projekt för att ta fram FGS:er). Leveransöverenskommelse och leveransspecifikation.

84 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 24 Akter som finns både i Omsorg VO/LSS och senare system bör förvaras och arkiveras samlat (digitalt eller på papper). Hur detta ska ske behöver vi titta närmare på tillsammans med respektive kommun. Det finns också anledning att titta på konsekvenserna av att akterna i förekommande fall finns i en del digitalt och en del på papper. Besök planeras hos berörda kommuner. Det kan komma att se lite olika ut vad som är den bästa lösningen för respektive kommun. Projekt att läsa ut information startas inte förrän överenskommelse har tecknats med ansvarig chef. Sydarkivera har pengar i sin budget för att finansiera kostnaderna för konsulter med mera, men kommunerna behöver delta med tid för systemförvaltare, verksamhetskunniga och teknikansvariga. 8.4 Oplanerade leveranser Ansvarig: Annie Olandersson Under 2015 har leveransteamet arbetat med rutiner för oplanerade leveranser och satt upp en uppackningsdator på kontoret. Under 2016 behöver vi hantera inkomna leveranser: åtgärdsplaner för de olika leveranserna, konvertering/validering PDF/A, testa att skapa leveranspaket med flera förberedelser. 8.5 Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) Ansvarig: Elin Jonsson Sydarkiveras förvaltning har i uppdrag av förbundsstyrelsen att diskutera framtagande av Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt Riksarkivet. Sveriges Kommuner och Landsting (beställare) och Sydarkivera (utförare) har undertecknat ett direktiv för att starta upp ett projekt för att utveckla FGS Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) beskriver krav på märkning och paketering av information för leverans till ett e-arkiv. FGS:er är en viktig möjliggörare för att realisera nyttor med e- arkiv. FGS:erna innebär att det finns ett öppet utbytesformat att förhålla sig till för de verksamheter som ska leverera information, mottagande arkivfunktioner samt utvecklare av olika produkter och tjänster för e-arkiv. Standardiserade uttag- och importfunktioner förväntas på sikt innebära besparingar när det gäller arbetet förknippat med leverans av information från verksamhetssystem till e-arkiv. Kvalitativt så innebär gemensamma specifikationer förbättrade möjligheter att tillgängliggöra arkiverade handlingar för insyn och forskning. Inom Riksarkivet finns en FGS-funktion som omfattar en funktionsansvarig och ett mindre kansli. Funktionen samordnar arbetet med att utveckla och förvalta FGS:er. Ett förvaltningsråd har inrättats som behandlar övergripande strategi-, planerings-, budget- och prioriteringsfrågor när det gäller FGS:er. Förvaltningsrådet bemannas bland annat av representant för Sveriges kommuner och landsting (SKL), och representanter från olika myndigheter. Förvaltningsrådets första möte är planerat till den 3 mars Förutsatt att förvaltningsrådet är positivt till projektet så är förhoppningen att en första version ska kunna tas fram och testas under 2016.

85 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 8.6 Uppdatering systemlista Ansvarig: Elin Jonsson Datum Version 1.0 Sida 25 I samband med den fördjupade förstudien om e-arkiv i Kronoberg och Blekinge genomfördes hösten 2013 en översiktlig systeminventering. I samband med den fördjupade nulägesanalysen ställdes frågor till förbundsmedlemmarna om förändringar. Systemlistan är ett av underlagen för prioritering och planering av leveranser från verksamhetssystem till e-arkiv. I listan finns framförallt större system med avtal eller installationer på servrar som driftas centralt hos kommunerna. Dessa system kräver vanligtvis samarbete med leverantörer, produktägare eller oberoende konsulter för att kunna plocka ut information. Under våren 2016 planeras en uppdatering/komplettering av systemlistan. Information samlas in genom ett utskick för att begära in kompletterade uppgifter. Målsättningen är att en uppdaterad systemlista ska läggas upp som en lista på Sydarkiveras gemensamma webbarbetsplats med versionshantering och möjlighet att exportera utdrag. Syftet med den webbaserade listan är att underlätta hantering och fortsatt uppdatering. 8.7 Smådatabaser Ansvarig: Victor Öhrnberg Förutom de större it-systemen så finns det inte sälla smådatabaser ute i de kommunala verksamheterna. Det kan vara ett enklare verksamhetssystem med enstaka användare, egenutvecklade databaser och register av olika slag. Inventering Det kan finnas inaktiva smådatabaser med information som är viktig att bevara. Det kan också vara så att information ska gallras enligt dokumenthanteringsplan eller att det behövs kompletterande gallringsbeslut för att kunna avveckla smådatabaser som haft tillfällig betydelse. En inventering är det första steget för att kunna börja planera och prioritera hantering av smådatabaser. Tanken är att inventeringen ska genomföras framförallt genom besök ute på plats hos förbundsmedlemmarnas förvaltningar och företag. Hantera bevarande av smådatabaser Genom att analysera resultatet av inventeringen behöver Sydarkivera komma fram till lösning för hur bevarande och gallring av smådatabaser ska hanteras. Idén som vi arbetar med utgångspunkt från är att Sydarkivera ska kunna hantera uttag, mappning och paketering av information som ska bevaras från smådatabaser. Detta arbete behöver dock planeras långsiktigt, eventuellt med lösning för insamling/säker förvaring av fysiska lagringsmedier. I arbetet med smådatabaser ingår också omvärldsbevakning samt test och utvärdering av olika typer av verktyg för att plocka ut och strukturera information i systemoberoende format för långsiktigt digitalt bevarande. Modell för dokumentation av test och utvärdering i samarbete med bland andra Mattias Johansson och Annie Olandersson.

86 Jan. Feb. Mars April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 9 Arkivsystem Datum Version 1.0 Sida 26 Aktiviteter Bevarandeplanering Arkivredovisningssystem Utvärdering testinstallationer Etablering bevarandeplattform Planering Behovsstudie Beslut om inriktning Genomförande 9.1 Bevarandeplanering Styrande dokument för att planera bevarande Ansvarig: Elin Jonsson Under året ska de första versionerna av styrande dokument för att planera hur Sydarkivera ska bevara information digitalt produceras. Utgångspunkt för arbetet är standarden Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories (TDR) som är utgångspunkt för checklistan CheckARK. Tanken är att strategisk plan och policy för bevarande ska vara en del av handlingsprogrammet som upprättas under året. En modell (bevarandeplan) för att redovisa Sydarkiveras tjänster för att bevara de arkivobjekt som levereras ska också utarbetas tillsammans med Annie och Mårten. Pyramiden beskriver översiktligt styrande dokument för arbetet med bevarande: Beskrivning av uppdrag: Förbundsordning Strategisk plan med syfte och mål på kort och lång sikt samt policy för bevarande som beskriver handlingsalternativ: Handlingsprogrammet Plan för implementering som beskriver Sydarkiveras tjänster för att bevara de arkivobjekten som levererats: Bevarandeplan

87 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Filformat för bevarande Ansvarig: Mattias Johansson Datum Version 1.0 Sida 27 En viktig del när det gäller arbetet med att utarbeta strategier och planer för bevarande är filformat. Arbetet planeras och genomförs tillsammans med Elin och Mårten. Med utgångspunkt från Riksarkivets råd och tekniska krav samt krav på bevarandeformat som utarbetats av Centrum för Långsiktigt Digitalt Bevarande (LDB-centrum) knutet till Luleå tekniska universitet inom bland annat projektet CODA-FORM. När det gäller validering av filformat pågår ett europeiskt projekt PREFORMA som syftar att ta fram praktiska lösningar. Hjälpmedel är formatregistrer som till exempel PRONOM. I första hand så förväntar vi oss under 2016 att hantera leveranser i form av Word-dokument. Den idé vi arbetar med utgångspunkt från är dubbel bevarande strategi: Word-dokument och en version konverterad till PDF/A. Under året startar också arbetet med att utreda audio- och videoformat. Word PDF/A Audio/Video-format I arbetet ingår också att testa verktyg för: Identifiering och validering av filformat Konvertering/normalisering av filformat. Visning av filer (viewers) 9.2 Metadata Ansvarig: Annie Olandersson Arbetet planeras och genomförs tillsammans med Elin, Magdalena och Mårten. Arkivredovisning (beskrivande metadata) Enligt mål och inriktning som beslutades 2015 så ska det finnas ett enkelt sökgränssnitt för att underlätta sökning efter arkiverad information från Detta kan realiseras genom att förteckna arkivleveranser med traditionellt arkivförteckningssystem. Arkivredovisningsdata kan exportera till den Nationella arkivdatabasen (NAD) och därigenom tillgängliggöras för sökning via webb. Fördelen med detta är att det på sikt blir möjligt att göra samsökningar även för information som finns i olika depåer för pappersarkiv. Riksarkivet arbetar med att färdigställa FGS för arkivredovisning, det innebär även möjlighet att manuellt (och på sikt med automatik) överföra arkivredovisningsinformation till arkivpaketen som lagras i arkivsystemet. Paketering Målsättningen är att implementera FGS paketstruktur i den bevarandeplattform som införs Tester genomförs under 2015 i labbmiljö. FGS för paketstruktur baseras på standarden METS (Metadata Encoding and Transmission Standard

88 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 28 Systemdokumentation Sydarkivera behöver ta fram riktlinjer och rekommendationer för systemdokumentation. Till exempel när det gäller urval för bevarande och hur information ska upprättas om det saknas befintlig systemdokumentation. Arbetet bör genomföras i samarbete med andra e-arkiv. Idén vi arbetar efter är att samla systemdokumentation ordnad efter leveranstyp och system. Detta för att undvika dubbellagring då flera kommuner har använt samma produkter. Det kan finnas lokala varianter och dessa måste också dokumenteras om det behövs för förståelse av informationen. En möjlighet är att leverantörens dokumentation hanteras för sig och kommunspecifik dokumentation arkiveras tillsammans med innehållsinformationen. Testa FGS för personakter och patientjournaler Tanken är att Sydarkivera ska fungera som pilot i projektet för att utveckla FGS för personakter och patientjournaler. Den första versionen är beräknad att arbetas fram under året. Den första versionen utgår från FGS för paketstruktur och hanterar statisk arkivering, det vill säga akter och journaler i form av ett eller flera dokument (t.ex. Pdf). Testerna planeras att hanteras i lokal labbmiljö i första hand. 9.3 Lokal labbmiljö Idag består vår labbmiljö av rackmonterad utrustning med virtuell miljö. Här har vi möjlighet att installera nya maskiner efterhand vi vill prova nya produkter och verktyg. Utvärdering av testinstallationer Ansvarig: Annie Olandersson Testa och utvärdera öppen programvara som installerats i labbet. För test används exempelfiler från konceptstudien. Informationsspridning inom gruppen, visning av funktionalitet/processer Förvaltning av teknisk labbmiljö och labbnät Ansvarig: Mattias Johansson Lokal labbmiljö har byggs upp för test och utvärdering av programvaror och metoder. Arbete med systemadministration, underhåll, felsökning, säkerhetskopiering med mera. Säker kommunikationslösning för att släppa in externa parter i vår labbmiljö för konsulter med flera. Kravställning tillsammans med nätleverantör och informationssäkerhetsspecialist. 9.4 Extern labbmiljö Sydarkivera har tillgång till en extern labbmiljö som kan användas även av externa referenspersoner/arbetsgrupper. Genom en överenskommelse om erfarenhetsutbyte, tillhandahålls den externa labbmiljön utan kostnad. Det är en möjlighet för oss att följa utveckling i samband med europeiskt projekt E-ARK

89 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 9.5 Etablering bevarandeplattform Ansvarig: Mårten Lindstrand Datum Version 1.0 Sida 29 Projektet syftar till att införa teknisk bevarandeplattform. Med bevarandeplattform benämner vi både teknisk plattform och systemförvaltning. Året påbörjas med planering av första projektet, behovsstudie, som ska sammanställa och identifiera våra behov för bevarandeplattformen. I arbetet med behovsstudien deltar Elin, Annie och Anders. Resultatet av behovsstudien kommer att beskrivas i funktionella och icke funktionella krav. Ramverk för att specificera behov bygger på etablerade internationella standarder och nationella metoder. Vi tar också del av framarbetade vägledningar och koncept inom offentlig förvaltning. Vi prioriterar långsiktig funktion med målet att starta upp en första grundversion av arkivsystem Miljöer för test, utveckling, backuphantering och produktion kommer att fördelas på minst två geografiskt åtskilda platser. Den idé som presenterades under konceptstudien är Karlskrona och Växjö. Vi tar del av SKL:s ramavtalsupphandling och pågående upphandlingar (förnyad konkurrensutsättning) som pågår hos kommuner och landsting. De leveranser som planeras kommer att ge upphov till krav som bevarandeplattformen måste uppfylla. Under behovsstudien skapas referensgrupper inom teknik och arkivtjänster. Resultatet av behovsstudien blir underlaget inför beslut om fortsatt inriktning. Därefter planerar och utför vi vårt genomförandeprojekt under hösten Internutbildningar Sydarkiveras personal Ansvarig: Mats Porsklev I samband med arbetsträffar planeras pass för utbildningar/kunskapsöverföring vad gäller verksamheten och de system och verktyg som används. Utbildningarna planeras av hela arbetsgruppen gemensamt.

90 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 11 Information och kommunikation 11.1 Nyhetsbrev Ansvarig: Elin Jonsson Datum Version 1.0 Sida 30 En gång i kvartalet sammanställs ett nyhetsbrev med information om förbundets verksamhet och vad som planeras. I nyhetsbrevet finns också information om nyheter när det gäller lagstiftning, råd och vägledningar som berör arkiv och dokumenthantering. Nyhetsbrevet skickas ut digitalt samt publiceras på Sydarkiveras webb. Planen är att under året testa och utvärdera olika tjänster för digitala nyhetsbrev. Målgrupp: Sydarkiveras förtroendevalda, kontaktpersoner, arkivfunktionerna 11.2 Deltagande på konferenser Ansvarig: Mats Porsklev Under året deltar Sydarkivera på olika konferenser och informationsträffar som anordnas av till exempel föreningar, pågående projekt, nätverk, andra kommunalförbund med flera. Syftet är dels att sprida kännedom om verksamhet och dels att ta del av information om vad som pågår hos andra organisationer. Under året deltar Sydarkivera bland annat vid dessa konferenser: Arkivforum 9-10 mars (Mårten Lindstrand och Anders Danielsson) Offentliga rummet, maj Föreningen arkivverksamma i kommuner och landsting (FALK) konferens maj Knytkonferens om e-arkiv Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI) höstkonferens Arkivkonferens södra Sverige (Lunds Landsarkiv) under hösten 11.3 Webb Blogg Adress: Kortfattad information som beskriver det dagliga arbetet med att bygga upp den gemensamma arkivverksamheten. Möjligt att läsa och kommentera utan att skapa ett konto. Ett till två blogginlägg i månaden är målsättningen. Fungerar i väntan på riktig webbplats finns även information om verksamheten publicerad via denna sida. Målgrupp: Andra som arbetar med e-arkiv Särskilt intresserade hos förbundsmedlemmarna Ledamöter och ersättare Möjliga medlemmar

91 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 31 Administratörer: Annie Olandersson, Elin Jonsson och Catharina Jarslet Facebook-sida Adress: Information om det som händer i Sydarkiveras verksamhet. Sprida inlägg och nyheter egna och på andras webbsidor, tidningar med mera. Svara på frågor och diskussioner. Sidan är öppen att läsa men man behöver Facebook-konto för att kommentera eller skicka meddelanden. Målgrupp: Andra som arbetar med e-arkiv arkivinstitutioner, föreningar, leverantörer mfl Ledamöter, arkivarier, kontaktpersoner mfl som vill följa Sydarkiveras verksamhet via Facebook Administratörer: Mats Porsklev och Elin Jonsson Twitter-profil Adress: Information om det som händer i Sydarkiveras verksamhet. Inlägg på Facebook delas även på Twitter. Används framförallt för omvärldsbevakning, men även för att sprida inlägg och nyheter (egna och från andra organisationer som arbetar med e-arkiv, tidningar med mera). Svara på frågor och diskussioner. Sidan är öppen att läsa men man behöver Twitter-konto för att svara/sprida inlägg eller skicka direktmeddelanden. Målgrupp: Andra som arbetar med e-arkiv arkivinstitutioner, föreningar, leverantörer m.fl. Ledamöter, arkivarier, kontaktpersoner m.fl. som vill följa Sydarkiveras verksamhet via Twitter. Administratörer: Elin Jonsson och Annie Olandersson Yammer-nätverk Externt nätverk för förbundsmedlemmar: Adress: Målgrupp: Kontaktpersoner (objektägare och objektspecialister) Arkivarier Registratorer Intressentgrupper Administratörer: Elin Jonsson och Mats Porsklev

92 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida 32 För att sprida information och kommunicera inom arbetsgrupper och projekt. Det behövs Yammerkonto för att delta. Används som projektarbetsplats och för nätverksgrupper. Externt öppet nätverk: Adress: Målgrupp: Referenspersoner Deltagare från tidigare projekt och aktiviteter som behöver åtkomst till information. Kunskapsbank Gemensam kunskapsbank för att kunna ge råd och stöd om dokumenthantering och arkiv. Sidorna är öppna för att läsa men det krävs inloggning för att redigera sidorna. Under uppstarten så bygger vi vidare på befintlig webbplats för dokumenthantering i överenskommelse med Växjö kommun: Elin och Magdalena går igenom sidorna och uppdaterar så att uppgifterna är aktuella. På webbplatsen samlas gällande styrande dokument för arkiv och dokumenthantering och publiceras. Syftet är att få en överblick och också lättare kunna hjälpa förbundsmedlemmarna med frågor. Arkivreglementen Beslutade dokumenthanteringsplaner Arkivbeskrivningar Målgrupp: Sydarkiveras förvaltning. Arkivarier, arkivföreståndare, arkivansvariga och arkivsamordnare. Registratorer Administratörer: Elin Jonsson och Annie Olandersson

93 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) 12 Risker Datum Version 1.0 Sida Resultatet av verksamheten blir inte som förbundsmedlemmarna förväntat sig Effekt: Missnöje med verksamheten. Ovilja att bidra med ytterligare finansiering. Sannolikhet: Låg Åtgärd: Information/förankring internt hos förbundsmedlemmar, fokus på intressentgruppen förvaltningschefer Projekt arkivsystem kan inte bemannas Effekt: Projektet försenas eller kan inte genomföras enligt plan. Sydarkivera kan inte ta emot leveranser av information. Sannolikhet: Låg Åtgärd: Kontinuerlig dialog med nyckelpersoner och it-organisationer. Kontinuerlig dokumentation av genomförda aktiviteter och planer. Planera för att kunna ta in externa konsulter och/eller studenter för att säkerställa nödvändig kompetens 3. Oförutsedda kostnader Effekt: Planerade aktiviteter från skjutas upp eller ställas in. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Metodiskt arbete med utredning, planering och kalkyler. Hantera leveranser enligt metod i leveranshandledning. Säkerställa god teknisk beställarkompetens. Samarbete med andra e-arkivorganisationer, projekt och initiativ. 4. Sårbarhet/liten bemanning, verksamheten under uppbyggnad. Effekt: Planerade aktiviteter från skjutas upp eller ställas in. Åtaganden kan inte uppfyllas. Förtroendet för organisationen minskar. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Kontinuerlig planering av verksamheten med gemensamma möten och uppföljning/ utvärdering. Administrativa stödfunktioner behöver säkerställas. Rutiner dokumenteras, hålls uppdaterade och förankras i arbetsgruppen. Strukturera information från projekt och verksamhet på ett lättillgängligt sätt.

94 Handläggare Mats Porsklev Organisation Sydarkivera Telefon Ärende Budget och verksamhetsplanering 2016 (dnr SARK ) Datum Version 1.0 Sida Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) färdigställs inte Effekt: FGS är en av möjliggörarna för att realisera identifierade nyttor. Om inte FGS:er färdigställs/utvecklas måste leveransspecifikationer framställas på något annat sätt. Risken är att Sydarkivera måste använda leverantörsspecifika leveransspecifikationer eller ta fram egna. I vilket fall kommer det att innebära betydande osäkerhet och både när det gäller kostnader och produktägares intresse för att utveckla lösningar. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Uppvakta Riksarkivet och SKL och aktivt bidra i arbetet med att ta fram och revidera FGS:er 6. Fysisk säkerhet för personal/brand Effekt: Verksamheten riskerar att påverkas i hög grad, förlust av information och utrustning med mera. Sannolikhet: Låg Åtgärd: Under kv har rutiner kartlagts för lås, larm och brand. Genomgång och utbildning av samtlig personal planeras. Brandövning planeras och skall genomföras kv 1 kv Känslig information kommer obehöriga tillhanda Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Om känslig information kommer obehöriga till handa så kan det leda till skada eller men för enskilda personer eller företag. Låg Kv 1: Samtlig personal genomgår en säkerhetsprövning via säkerhetspolisen. Kv1 Kv2 utbildning av samtlig personal inom informationssäkerhet. Införande av ärende och dokumenthanteringssystem, där känslig information kan hanteras.

95

96

97

98

99

100

101

102

103 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera antas i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. 2. I ett särskilt beslut ska kommunfullmäktige välja ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. 3. Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017, och den ekonomiska planen för , godkänns. 4. Oskarshamns kommuns medlemsavgift om 714 tkr i Sydarkivera 2017 finansieras genom att ytterligare 639 tkr, utöver fastställd ram på 195 tkr, anslås till kommunkontorets driftsbudget. Beslutet villkoras om att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet 2016/2017 beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Ärendet Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkivbestämmelser, har ett behov av e-arkiv uppstått. Att införa en digital bevarandeplattform är resurskrävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommuner. Detta har resulterat i att kommunalförbundet Sydarkivera har bildats av kommuner i Kronoberg och Blekinge där kommunerna Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö och Älmhult samt region Blekinge är medlemmar idag. Samarbetet kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förutom ovan nämnda medlemskommuner har följande kommuner lämnat avsiktsförklaring om medlemskap till förbundet: Bromölla, Hässleholm, Höör, Kristianstad, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge. Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bli medlem i förbundet. Kommunstyrelsen i Oskarshamns kommun beslutade , 34 att teckna avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera till den 1 januari 2017 eller senare. Vidare har kommunkontoret inför 2017 äskat om en utökad ram med 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr. Anslutningsavgiften i form av en engångskostnad om 105 tkr har tagits inom ITavdelningens investeringsram för Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

104 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Förbundsordning Den ursprungliga förbundsordningen har tagits i de stiftande organisationerna. Ny förbundsordning måste antas i alla medlemskommuners och anslutande kommuners kommunfullmäktige. Inför anslutning av nya kommuner har förbundsordningen i viss mån förändrats då det har framkommit synpunkter i en promemoria från Sveriges kommuner och Landsting (SKL) samt från förbundsmedlem som önskade förtydligande. Förbundsordningen är skriven på ett sätt som ska tillåta flexibilitet och möjlighet att utöka förbundets arbetsuppgifter inom området arkiv, utan att förbundsordningen behöver ändras. Det har funnits ett behov av att mer detaljerat reglera vissa delar då ett förbund med många medlemmar bör ha en viss struktur. En speciell instruktion om förbundsordningen har utarbetats. Ekonomi En budget kommer att arbetas fram årligen av kommunalförbundet efter samråd med förbundsmedlemmarna. Förbundet har antagit en budget för 2017 och plan för För år 2017 betalar alla kommuner samma avgift 27 kr per kommuninvånare. Den ekonomiska planen för kommer att revideras då det är många kommuner som ansluter till kommunalförbundet. Beslutsprocessen Eftersom det är ett kommunalförbund som är bildat så krävs det beslut i fullmäktige från samtliga organisationer för att förbundet ska kunna uppta nya medlemmar. Anslutande kommuns kommunfullmäktige behöver i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige från den egna församlingen. Beslutet villkoras om att alla kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om antagande av ny förbundsordning. Ändringar i bilagorna görs av förbundsfullmäktige efter samråd och beslut hos förbundsmedlemmarna, till exempel om det ansluter nya medlemmar. Detta innebär att kostnadsbilagan och medlemsbilagan kan komma att förändras beroende på om det kommer till nya förbundsmedlemmar. En konsekvens av beslutsprocessen är att detta ärende måste lyftas för beslut innan budgeten för 2017 i Oskarshamns kommun är antagen. Ärendets behandling Kommunkontorets förslag i tjänsteutlåtande är att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera genom att anta nedan punkter: 1. Fullmäktige antar förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. 2. Fullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. 3. Fullmäktige godkänner sin del av kostnaden för kommunalförbundet Sydarkivera år 2017 och den ekonomiska planen för Finansiering av Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017 sker genom att ytterligare 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr anslås till Kommunkontorets driftsram för 2017, det vill säga totalt 714 tkr vilket motsvarar medlemsavgiften i Sydarkivera för Beslutet villkoras av att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet 2016/2017 beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

105 PROTOKOLL Sida 3 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på kommunkontorets förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Avsiktförklaring om Sydarkivera, kommunkontoret, KS Budgetpaket kommunkontoret. Förbundsfullmäktige 7 från den 1 april Förbundsfullmäktige 8 från den 1 april Ny förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige 1 april 2016 inklusive, bilaga 1 medlemmar, bilaga 2 medlemsavgifter. Instruktion till förbundsordning. Budget för 2017 och ekonomisk plan för Verksamhetsplan Kommunstyrelsen Avsiktsförklaring Sydarkivera. Anslutningsöverenskommelse. Tjänsteutlåtande, kommunkontoret, Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

106 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Anslutning till kommunalförbundet Sydarkivera Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige 1. Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera antas i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. 2. I ett särskilt beslut ska kommunfullmäktige välja ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. 3. Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017, och den ekonomiska planen för , godkänns. 4. Oskarshamns kommuns medlemsavgift om 714 tkr i Sydarkivera 2017 finansieras genom att ytterligare 639 tkr, utöver fastställd ram på 195 tkr, anslås till kommunkontorets driftsbudget. Beslutet villkoras om att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet 2016/2017 beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Ärendet Bakgrund I dagens samhälle lagras allt mer information i kommunernas IT-system. För att denna information ska kunna bevaras långsiktigt och i enlighet med gällande arkivbestämmelser, har ett behov av e-arkiv uppstått. Att införa en digital bevarandeplattform är resurskrävande och bör därför genomföras i samarbete med andra kommuner. Detta har resulterat i att kommunalförbundet Sydarkivera har bildats av kommuner i Kronoberg och Blekinge där kommunerna Alvesta, Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö och Älmhult samt region Blekinge är medlemmar idag. Samarbetet kring denna fråga startade 2013 med en gemensam förstudie inför införande av e-arkiv. Förutom ovan nämnda medlemskommuner har följande kommuner lämnat avsiktsförklaring om medlemskap till förbundet: Bromölla, Hässleholm, Höör, Kristianstad, Olofström, Osby, Oskarshamn, Vimmerby och Östra Göinge. Avsiktsförklaringen fastställer roller och ansvar och vilka åtaganden den deltagande organisationen tar på sig i arbetet med att bli medlem i förbundet. Kommunstyrelsen i Oskarshamns kommun beslutade , 34 att teckna avsiktsförklaring för att utreda förutsättningarna att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera till den 1 januari 2017 eller senare. Vidare har kommunkontoret inför 2017 äskat om en utökad ram med 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr. Anslutningsavgiften i form av en engångskostnad om 105 tkr har tagits inom ITavdelningens investeringsram för Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

107 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Förbundsordning Den ursprungliga förbundsordningen har tagits i de stiftande organisationerna. Ny förbundsordning måste antas i alla medlemskommuners och anslutande kommuners kommunfullmäktige. Inför anslutning av nya kommuner har förbundsordningen i viss mån förändrats då det har framkommit synpunkter i en promemoria från Sveriges kommuner och Landsting (SKL) samt från förbundsmedlem som önskade förtydligande. Förbundsordningen är skriven på ett sätt som ska tillåta flexibilitet och möjlighet att utöka förbundets arbetsuppgifter inom området arkiv, utan att förbundsordningen behöver ändras. Det har funnits ett behov av att mer detaljerat reglera vissa delar då ett förbund med många medlemmar bör ha en viss struktur. En speciell instruktion om förbundsordningen har utarbetats. Ekonomi En budget kommer att arbetas fram årligen av kommunalförbundet efter samråd med förbundsmedlemmarna. Förbundet har antagit en budget för 2017 och plan för För år 2017 betalar alla kommuner samma avgift 27 kr per kommuninvånare. Den ekonomiska planen för kommer att revideras då det är många kommuner som ansluter till kommunalförbundet. Beslutsprocessen Eftersom det är ett kommunalförbund som är bildat så krävs det beslut i fullmäktige från samtliga organisationer för att förbundet ska kunna uppta nya medlemmar. Anslutande kommuns kommunfullmäktige behöver i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige från den egna församlingen. Beslutet villkoras om att alla kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om antagande av ny förbundsordning. Ändringar i bilagorna görs av förbundsfullmäktige efter samråd och beslut hos förbundsmedlemmarna, till exempel om det ansluter nya medlemmar. Detta innebär att kostnadsbilagan och medlemsbilagan kan komma att förändras beroende på om det kommer till nya förbundsmedlemmar. En konsekvens av beslutsprocessen är att detta ärende måste lyftas för beslut innan budgeten för 2017 i Oskarshamns kommun är antagen. Ärendets behandling Kommunkontorets förslag i tjänsteutlåtande är att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera genom att anta nedan punkter: Fullmäktige antar förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera i sin helhet inklusive bilagor med nya förbundsmedlemmar och ekonomi. Fullmäktige beslutar att i särskilt beslut utse ledamot och ersättare till förbundsfullmäktige. Fullmäktige godkänner sin del av kostnaden för kommunalförbundet Sydarkivera år 2017 och den ekonomiska planen för Finansiering av Oskarshamns kommuns del av Sydarkiveras kostnader år 2017 sker genom att ytterligare 639 tkr utöver fastställd ram på 195 tkr anslås till Kommunkontorets driftsram för 2017, det vill säga totalt 714 tkr vilket motsvarar medlemsavgiften i Sydarkivera för Beslutet villkoras av att samtliga kommuner och regionförbund fattar motsvarande beslut om godkännande av ny förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera. Enbart kommuner och regionförbund som innan årsskiftet 2016/2017 beslutar om ny förbundsordning kommer att ombilda kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår , 113, beslut enligt kommunkontorets förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

108 PROTOKOLL Sida 3 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde IT-chef Tomas Karlsson föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på arbetsutskottets förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Avsiktförklaring om Sydarkivera, kommunkontoret, KS Budgetpaket kommunkontoret. Förbundsfullmäktige 7 från den 1 april Förbundsfullmäktige 8 från den 1 april Ny förbundsordning antagen av förbundsfullmäktige 1 april 2016 inklusive, bilaga 1 medlemmar, bilaga 2 medlemsavgifter. Instruktion till förbundsordning. Budget för 2017 och ekonomisk plan för Verksamhetsplan Kommunstyrelsen Avsiktsförklaring Sydarkivera. Anslutningsöverenskommelse. Tjänsteutlåtande, kommunkontoret, Kommunstyrelsens arbetsutskott , 113. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

109 Ärende 96 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Oskarshamns Hamns AB:s förvärv av Västerviks Logistik & Industri AB Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige 1. Oskarshamns kommun godkänner att Oskarshamns Hamn AB förvärvar Västerviks Logistik & Industri AB, Ärendet Bakgrund En process pågår för att sammanföra de operativa delarna av Oskarshamns hamn och Västerviks hamn i ett bolag. Avsikten är att Oskarshamns Hamn AB (OHAB) förvärvar Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). För att uppfylla krav i lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, kommer Oskarshamns kommun erbjuda delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Oskarshamns kommun tillsammans med Hultsfreds kommun, som är delägaren i hamnen i dag, samt Västerviks kommun har tagit fram en avsiktsförklaring för den kommande hamnsamverkan. Hultsfreds kommun och kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, 42/2016, har antagit avsiktsförklaringen. Kommunfullmäktige i Västerviks kommun beslutade att återremittera ärendet för ytterligare utredning. Detta är nu genomfört och kommunstyrelsen i Västervik rekommenderar kommunfullmäktige i Västervik att den 20 juni 2016 godkänna en hamnsamverkan i enlighet med avsiktsförklaringen. Oskarshamns Hamn AB har tecknat en överenskommelse med VLI om köp av verksamheten. Köpet har stor påverkan på OHAB och kan betraktas vara av principiell betydelse för bolaget, varför ett godkännande krävs från ägarna. Av överenskommelsen med VLI framgår att affären ska vara genomförd 15 juli En tidsplan som inte är genomförbar för de inblandade kommunerna. För att skapa trygghet VLI:s ägare och för OHAB föreslås att kommunstyrelsen i Oskarshamn godkänner det förestående förvärvet av VLI under förutsättning av kommunfullmäktiges godkännande. Därmed har OHAB tydliga signaler från ägaren Oskarshamns kommun att kommunicera med VLI. fram till kommunfullmäktiges slutliga ställningstagande den12 september. Vid detta sammanträde behandlas, förutom det aktuella ärendet, förslag till bolagsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv samt förändrad ägarbild av OHAB. Rolf Persson Kommundirektör Lars Ljung Utvecklingschef

110 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Oskarshamns Hamns AB:s förvärv av Västerviks Logistik & Industri AB Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Oskarshamns kommun godkänner att Oskarshamns Hamn AB förvärvar Västerviks Logistik & Industri AB. Ärendet Bakgrund En process pågår för att sammanföra de operativa delarna av Oskarshamns hamn och Västerviks hamn i ett bolag. Avsikten är att Oskarshamns Hamn AB (OHAB) förvärvar Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). För att uppfylla krav i lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, kommer Oskarshamns kommun erbjuda delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Oskarshamns kommun, tillsammans med Hultsfreds kommun som är delägaren i hamnen i dag, samt Västerviks kommun har tagit fram en avsiktsförklaring för den kommande hamnsamverkan. Hultsfreds kommun och kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, 42/2016, har antagit avsiktsförklaringen. Kommunfullmäktige i Västerviks kommun beslutade att återremittera ärendet för ytterligare utredning. Detta är nu genomfört och kommunstyrelsen i Västervik rekommenderar kommunfullmäktige i Västervik att den 20 juni 2016 godkänna en hamnsamverkan i enlighet med avsiktsförklaringen. Oskarshamns Hamn AB har tecknat en överenskommelse med VLI om köp av verksamheten. Köpet har stor påverkan på OHAB och kan betraktas vara av principiell betydelse för bolaget, varför ett godkännande krävs från ägarna. Av överenskommelsen med VLI framgår att affären ska vara genomförd 15 juli En tidsplan som inte är genomförbar för de inblandade kommunerna. För att skapa trygghet åt VLI:s ägare och för OHAB föreslås att kommunstyrelsen i Oskarshamn godkänner det förestående förvärvet av VLI under förutsättning av kommunfullmäktiges godkännande. Därmed har OHAB tydliga signaler från ägaren Oskarshamns kommun att kommunicera med VLI fram till kommunfullmäktiges slutliga ställningstagande den12 september. Vid detta sammanträde behandlas, förutom det aktuella ärendet, förslag till bolagsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv samt förändrad ägarbild av OHAB. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås att Oskarshamns kommun godkänner att Oskarshamns Hamn AB förvärvar Västerviks Logistik & Industri AB. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung redogör för ärendet. Peter Wretlund (S) yrkar för Socialdemokraterna, Vänsterpartiet och Miljöpartiet bifall till strategi- och näringslivsenhetens förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

111 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Mathias J Karlsson (L), Ingemar Lennartsson (KD), Anders Stenberg (M) och Britt-Marie Sundqvist (SD) yrkar bifall till strategi- och näringslivsenhetens förslag. Ordföranden ställer proposition på Peter Wretlunds (S) med flera yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

112 Ärende 97 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Strategi- och näringslivsenheten Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Bolagsordning Oskarshamns hamn AB 2016 Förslag till beslut 1. Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderad bolagsordning för Oskarshamns Hamn AB Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag som driver operativ hamnverksamhet i såväl Oskarshamn som Västervik. En juridisk förutsättning för samgåendet är att Västerviks kommun erbjuds delägarskap i hamnbolaget. Den förändrade ägarbilden i bolaget kräver en revidering av bolagsordningen för Oskarshamns Hamn AB från Redaktionella förändringar p.g.a ytterligare en ägare och hamn föreslås i 3, 8, 18, En förutsättning för förändringarna är att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB. Rolf Persson Kommundirektör Lars Ljung Utvecklingschef Beslutsunderlag Bolagsordning för Oskarshamns Hamn AB Skickas till Hultsfreds kommun Västerviks kommun För kännedom: Oskarshamns Hamn AB

113 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Bolagsordning Oskarshamns hamn AB 2016 Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänns reviderad bolagsordning för Oskarshamns Hamn AB. Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag som driver operativ hamnverksamhet i såväl Oskarshamn som Västervik. En juridisk förutsättning för samgåendet är att Västerviks kommun erbjuds delägarskap i hamnbolaget. Den förändrade ägarbilden i bolaget kräver en revidering av bolagsordningen för Oskarshamns Hamn AB från Redaktionella förändringar på grund av att ytterligare en ägare och hamn föreslås i 3, 6, 8, 18, 19 och 20. En förutsättning för förändringarna är att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderad bolagsordning för Oskarshamns Hamn AB. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 117, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Bolagsordning Oskarshamns Hamn AB Tjänsteutlåtande, , strategi- och näringslivsenheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 117. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

114 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

115 Bolagsordning för Oskarshamns Hamn AB (0rg nr ) 1 Firma Bolagets firma är Oskarshamns Hamn AB 2 Föremål för verksamheten Bolaget har till föremål för sin verksamhet att bedriva hamn-, stuveri-, godshanterings-, transport- och terminalverksamhet samt bedriva annan därmed förenlig verksamhet. 3 Ändamål Ändamålet med bolaget är att inom ramen för den kommunala kompetensen driva och utveckla Oskarshamns hamn och Västerviks hamn för godshantering, färjetrafik och logistiklösningar. Hamnrörelsen ska bidra till en positiv utveckling av näringslivet i kommunerna och i regionen. Bolaget skall tillämpa kommunal likställighetsprincip. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla aktieägarna. 4 Aktiekapital Aktiekapital skall utgöra lägst kronor och högst kronor. 5 Antal aktier Antalet aktier skall utgöra lägst och högst Styrelse Styrelsen ska bestå av lägst fem och högst nio ledamöter. Kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, Västerviks kommun och Hultsfreds kommun utser styrelseledamöter för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den ordinarie bolagsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun utser ordförande och 1:e vice ordförande i bolagets styrelse. Kommunfullmäktige i Västerviks kommun utser 2:e vice ordförande. Styrelsen har en beredning bestående av ordföranden, 1:e ordföranden och 2:e vice ordföranden.

116 7 Säte Styrelsen skall ha sitt säte i Oskarshamns kommun, Kalmar län. 8 Närvarorätt Vid styrelsens sammanträden har kommunstyrelsens ordförande i Oskarshamns kommun och Västerviks kommun närvaro och yttranderätt. 9 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en ersättare. Revisorns och ersättarens uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter det då revisorn och ersättaren utsågs. 10 Lekmannarevisor För samma period som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun utse två lekmannarevisorer med två ersättare och kommunfullmäktige i Västerviks kommun utser en lekmannarevisor med en ersättare. 11 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten eller e-post till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. 12 Ärenden på ordinarie bolagsstämma På ordinarie bolagsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling. 1. Stämmans öppnande. 2. Val av ordförande vid stämman. 3. Upprättande och godkännande av röstlängd. 4. Val av en eller två justerare. 5. Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad. 6. Framläggande av årsredovisning, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport.

117 7. Beslut om: a) fastställelse av resultat- och balansräkning: b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen: c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören. 8. Fastställande av arvoden till styrelsen, revisorn och lekmannarevisorerna med ersättare. 9. Fastställande av styrelseledamöter, ordförande och vice ordförande i styrelsen samt lekmannarevisorer enligt kommunfullmäktiges beslut i berörda kommuner. 10. Val av revisor och revisorsersättare när så skall ske. 11. Ägardirektiv och policydokument. 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordning. 13 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 14 Hembud Lösenrätt får endast utnyttjas avseende samtliga de aktier som hembjudes till inlösen. När anmälan gjorts om akties övergång, skall styrelsen genast skriftligen, genom brev med posten, meddela detta till varje lösningsberättigad, vars postadress är införd i aktieboken eller eljest är känd för bolaget, med anmodan till den som önskar begagna sig av lösningsrätten, att skriftligen framställa lösningsanspråk hos bolaget inom två månader räknat från anmälan hos styrelsen om akties övergång. Anmäler sig flera lösningsberättigade, skall företrädesrätten dem emellan bestämmas genom lottning verkställd av notarius publicus, dock skall, om samtidigt flera aktier hembjudes, aktierna först, så långt kan ske, fördelas i proportion till tidigare innehav, bland dem som framställt lösningsanspråk. Lösenbeloppet skall utgöras, där fånget är köp, av köpeskillingen. Vid annan typ av förvärv skall lösenbeloppet motsvara det pris som kan påräknas vid en försäljning under normala förhållanden. Lösenbeloppet skall erläggas inom en månad från den tidpunkt då lösenbeloppet blev bestämt. Kommer förvärvaren och den som har begärt att få lösa in aktierna inte överens i frågan om inlösen, får den som har begärt inlösen väcka talan senast två månader efter den dag då lösningsanspråk framställdes hos bolaget. Sådan tvist skall prövas genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts Regler för förenklat skiljeförfarande. Under hembudstiden skall överlåtare av aktie som omfattas av hembudet äga utöva rösträtt och därmed sammanhängande rättigheter för aktie som omfattas av hembudet.

118 Om inte någon lösningsberättigad framställer lösningsanspråk inom lagstadgad tid eller lösen inte erlägges inom föreskriven tid, äger den som gjort hembudet att bli registrerad för aktien. 16 Firmateckning Styrelsen får inte bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening. 17 Rösträtt Vid bolagsstämma får varje röstberättigad rösta för fulla antalet av honom ägda och/eller företrädda aktier utan begränsning i röstetalet. 18 Kommunfullmäktiges rätt Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Oskarshamns, Västerviks och Hultsfreds kommuner möjlighet att ta ställning innan sådana beslut fattas i verksamheten, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt enligt aktieägaravtalet. 19 Informations- och inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Oskarshamns, Västerviks och Hultsfreds kommuner och kommunernas revisorer har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper och i övrigt informera sig om bolaget och dess verksamhet. 20 Ändring av bolagsordningen Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Oskarshamns, Västerviks och Hultsfreds kommuner

119 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Bolagsordning Oskarshamns hamn AB 2016 Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag som driver operativ hamnverksamhet i såväl Oskarshamn som Västervik. En juridisk förutsättning för samgåendet är att Västerviks kommun erbjuds delägarskap i hamnbolaget. Den förändrade ägarbilden i bolaget kräver en revidering av bolagsordningen för Oskarshamns Hamn AB från Redaktionella förändringar på grund av att ytterligare en ägare och hamn föreslås i 3, 6, 8, 18, 19 och 20. En förutsättning för förändringarna är att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: - Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderad bolagsordning för Oskarshamns Hamn AB. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Peter Wretlund (S) föreslår att ärendet ska hänskjutas till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på Peter Wretlunds (S) förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Bolagsordning Oskarshamns Hamn AB Tjänsteutlåtande, , strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

120 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

121 Ärende 98 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Strategi- och näringslivsenheten Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunfullmäktige Aktieägaravtal Oskarshamns Hamn AB 2016 Förslag till beslut 1. Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderat aktieägaravtal för Oskarshamn Hamn AB Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna) Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag. Genom den förändrade ägandebilden i Västerviks hamn och kraven från lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, kommer Oskarshamns kommun erbjuda Västerviks kommun delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Den förändrade ägarbilden i hamnbolaget kräver en revidering av gällande aktieägaravtal från 2013 De föreslagna förändringarna gäller fördelningen av aktier (p 1.1), ändamålet med bolaget (p 1.4), sammansättning av styrelse (p 5). Här tillförs att Västerviks kommuns ledamot är tillika 2:e vice ordförande. En ny punkt (p 5.3) är att styrelsen ska ha en beredning bestående av ordföranden, 1:e vice ordföranden och 2:e vice ordföranden. Övriga förandringar är redaktionella med anledning av att Västerviks kommun blir delägare i bolaget. I punkten 1.4 föreslås en reglering av rutiner kring framtagandet av ägardirektiv för bolaget samt för ägardialogen som sker löpande under året. Den föreslagna förändringen innebär att Västerviks och Hultsfreds kommuner blir delaktiga i processen, men att Oskarshamns kommun är ytterst ansvarig. En tillkommande punkt är 10.3 som reglerar om Västerviks eller Hultsfreds kommun önskar avsluta ägandet i bolaget eller att Oskarshamns kommun önskar lösa in Hultsfreds eller Västerviks kommuns ägandedel i bolaget. Ytterligare en tillkommande punkt, 8.3, uttrycker att kommunerna vid en förändrad ägarbild ska verka för att alla gällande avtal, tillstånd och planer av vikt för utträdande kommun ska upphöra eller övergå till berörd kommun. Aktieägaravtalet ska fastsällas av kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, Västerviks kommun och Hultsfreds kommun Rolf Persson Kommundirektör Lars Ljung Utvecklingschef

122 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2016/ Beslutsunderlag Aktieägaravtal för Oskarshamns Hamn AB Skickas till Hultsfreds kommun Västerviks kommun

123 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Aktieägaravtal Oskarshamns Hamn AB 2016 Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänns reviderat aktieägaravtal för Oskarshamn Hamn AB. Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag. Genom den förändrade ägandebilden i Västerviks hamn och kraven från lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, kommer Oskarshamns kommun erbjuda Västerviks kommun delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Den förändrade ägarbilden i hamnbolaget kräver en revidering av gällande aktieägaravtal från De föreslagna förändringarna gäller fördelningen av aktier (p 1.1), ändamålet med bolaget (p 1.4), sammansättning av styrelse (p 5). Här tillförs att Västerviks kommuns ledamot är tillika 2:e vice ordförande. En ny punkt (p 5.3) är att styrelsen ska ha en beredning bestående av ordföranden, 1:e vice ordföranden och 2:e vice ordföranden. Övriga förändringar är redaktionella med anledning av att Västerviks kommun blir delägare i bolaget. I punkten 1.4 föreslås en reglering av rutiner kring framtagandet av ägardirektiv för bolaget samt för ägardialogen som sker löpande under året. Den föreslagna förändringen innebär att Västerviks och Hultsfreds kommuner blir delaktiga i processen, men att Oskarshamns kommun är ytterst ansvarig. En tillkommande punkt är 10.3 som reglerar om Västerviks eller Hultsfreds kommun önskar avsluta ägandet i bolaget eller att Oskarshamns kommun önskar lösa in Hultsfreds eller Västerviks kommuns ägandedel i bolaget. Ytterligare en tillkommande punkt, 8.3, uttrycker att kommunerna vid en förändrad ägarbild ska verka för att alla gällande avtal, tillstånd och planer av vikt för utträdande kommun ska upphöra eller övergå till berörd kommun. Aktieägaravtalet ska fastsällas av kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, Västerviks kommun och Hultsfreds kommun Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderat aktieägaravtal för Oskarshamn Hamn AB. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 118, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

124 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Aktieägaravtal, underlag Västervik Tjänsteutlåtande, strategi- och näringslivsenheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 118. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

125 AKTIEÄGARAVTAL Detta avtal har ingåtts nedannämnda dag mellan 1) Oskarshamns kommun, ) Oskarshamns Hamngods och Terminal AB, ) Hultsfreds Kommunala Industri Aktiebolag, ) Västerviks kommun, Parterna enligt punkterna 1-4 ovan benämns nedan enskilt Part eller gemensamt Parterna. 1. Bolaget och dess verksamhet 1.1. Aktieägarna äger aktier i Oskarshamns Hamn AB, org.nr ( Bolaget ) med den fördelning som framgår nedan. Oskarshamns kommun äger stycken aktier. Oskarshamns Hamngods och Terminal AB äger stycken aktier. Hultsfreds Kommunala Industri Aktiebolag äger 725 stycken aktier. Västerviks kommun äger stycken aktier. Totalt stycken aktier Detta avtal omfattar Parternas samtliga nuvarande och framtida aktier och andra värdepapper i Bolaget ( Aktierna ) Bolaget är ett hamnoperativt bolag som bedriver hamn, stuveri-, godshanterings-, transportoch terminalverksamhet samt bedriva annan därmed förenlig verksamhet. Oskarshamns kommun och Västerviks kommun är ägare till den fasta hamnanläggningarna. Oskarshamns kommun och Västerviks kommun har upplåtit nyttjanderätten till de fasta egendomarna enligt avtal daterat (Oskarshamn) och (Västervik), Bilaga Ändamålet med Bolaget framgår av bolagsordningen, Bilaga 2. Verksamheten ska bedrivas i enlighet med av ägarna angivna ägardirektiv och av bolagets styrelse fastställd affärsplan. Ägardirektiven avges gemensamt av ägarna. Oskarshamns, Västerviks och Hultsfreds kommun ska årligen senast i februari ha en gemensam diskussion om utformningen av ägardirektivet. Oskarshamns kommun har ansvaret för att ägardirektiven hålls aktuella och överlämnas till bolagsstämman. Oskarshamns kommun, tillsamman med Västerviks kommun, ansvarar för den löpande ägardialogen med Bolagets styrelse och VD Bolaget ska bedriva en effektiv verksamhet och verka för regionens utveckling.

126 2. Ekonomiska riktlinjer 2.1. Parterna är överens om att verksamheten i bolaget ska bedrivas så att skälig avkastning erhålls på insatt kapital samt med en rimlig självfinansiering. Ekonomiska mål för Bolaget uttrycks i ägardirektiven. De ekonomiska målen ska också uttrycka soliditetsmål med hänsyn till förhållanden i bolagets utveckling och marknaden Bolagets verksamhet ska finansieras i första hand genom eget kapital, internt tillförda medel och extern upplåning samt i andra hand genom delägarlån, aktieägartillskott eller ökning av aktiekapitalet Parterna är beredda att bistå med finaniseringen i Bolaget i förhållande till respektive parts innehav av aktier i Bolaget Parterna är överens om att Bolaget utifrån kommunalrättsligt perspektiv är att betrakta som ett helägt kommunalt bolag, vilket innebär att Bolaget har att förhålla sig till vad som regleras i Kommunallagen för helägda kommunala bolag Parterna är överens om att den del av resultatet som inte erfordras för att bibehålla eller uppnå avsedd kapitalstruktur kan delas ut till ägarna. 3. Bolagsordning Bolagets bolagsordning har för närvarande det innehåll som framgår av Bilaga 2. Vid bristande överensstämmelse mellan innehållet i bolagsordningen och detta avtal ska avtalets bestämmelser ha företräde mellan Parterna. 4. Firma och lokalisering 4.1. Bolagets firma ska vara Oskarshamns Hamn AB Styrelsen ska ha sitt säte i Oskarshamn. 5. Styrelse 5.1. I Bolagets styrelse ska ingå nio ledamöter vara två ledamöter är arbetstagarrepresentanter. I de fall de fackliga organisationerna inte nominerat representanter att ingå i Bolagets styrelse ska styrelsen bestå av sju ledamöter Arbetstagarrepresentanterna nomineras av de fackliga organisationerna. Kommunfullmäktige Oskarshamns kommun nominerar fem ledamöter. Kommunfullmäktige i Västerviks kommun nominerar en ledamot, som tillika är 2:e vice ordförande i styrelsen. Kommunfullmäktige i Hultsfreds nominerar en ledamot. Hultsfreds och Västerviks kommuner har möjlighet att utse en personlig ersättare. Ordförande och vice ordförande utses av kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun Styrelsen ska ha en beredning bestående av ordföranden, 1:e vice ordföranden och 2:e vice ordföranden Enighet i styrelsen ska eftersträvas vid utseende och entledigande av verkställande direktör.

127 6. Beslut som ska underställas ägarna Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska underställas Kommunfullmäktige i Oskarshamns, Västerviks och Hultsfreds kommuner för ställningstagande. Följande ärenden betraktas som vara av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 1) Ändring av bolagsordning 2) Ändring av aktiekapital samt nyemission av vad slag det vara må 3) Ändring av föremålet och ändamålet för verksamheten 4) Avtal mellan Bolaget och part utöver sådana som faller inom Bolagets löpande verksamhet och är av mindre betydelse 5) Överlåtelse helt eller delvis av Bolagets verksamhet 6) Beslut om att bilda dotterbolag 7) Beslut om att Bolaget ska träda i frivillig likvidation 8) Bolagets styrelse får inte på egen hand agera utan att likalydande beslut fattats inom ramen för detta i Kommunfullmäktigeförsamlingarna i Oskarshamn, Västervik och Hultsfred. 7. Finansiering Part har ingen skyldighet att tillskjuta ytterligare kapital eller på annat sätt bidra till Bolagets finansiering 8. Avtal mellan Part och Bolaget 8.1. Mellan Bolaget och Oskarshamns kommun och Västerviks kommun finns följande avtal: a) Nyttjanderättsavtal mellan Oskarshamns kommun och Oskarshamns Hamn AB b) Nyttjanderättsavtal mellan Västerviks kommun och Västerviks Logistik & Industri AB. Grundavtal (tillägg finns) Kontraktsbrott under ovanstående avtal ska anses utgöra kontraktsbrott också enligt detta aktieägaravtal Vid ett avslutande av ägandet i Bolaget för Västerviks kommun eller Oskarshamns kommun ska Västerviks, Hultsfreds och Oskarshamns kommun aktivt verka för att nyttjanderättsavtal mellan utträdande kommun och bolaget ska upphöra att gälla samt att miljötillstånd och andra tillstånd och planer av vikt för hamnverksamheten i Västervik eller Oskarshamn ska överföras till utträdande kommun eller till part som den bestämmer 9. Koncerninterna överlåtelser 9.1. Part får överlåta sina Aktier till annat bolag ( Koncernbolaget ) som ingår i samma koncern som överlåtande Part Överlåtande Part ska se till att aktierna i Koncernbolaget inte överlåts till förvärvare utanför koncernen, utan att Aktierna först överlåtits till överlåtande Part eller annat bolag i samma koncern som överlåtande Part Överlåtande Part kvarstår som Part i detta avtal. Vid förvärvet ska dessutom Koncernbolaget tillträda detta avtal som Part.

128 10. Inlösen 10.1.Bryter Part mot bestämmelse i detta avtal eller dess bilagor och är avtalsbrotten av väsentlig betydelse samt vidtas inte rättelse inom 30 dagar efter anmaning har övriga Parter rätt att i förhållande till tidigare aktieinnehav lösa in den felande Partens aktier. Skulle endast någon eller några av Parterna önska utnyttja sin lösenrätt har denne eller dessa rätt men inte skyldighet att lösa samtliga den felande Parterns aktier i förhållande till tidigare aktieinnehav. Inlösen enligt denna bestämmelse utesluter dock inte andra påföljder i anledning av kontraktsbrottet Inlösen ska ske genom att förfördelad Part inom två månader från det kontraktsbrottet begicks (inlösenfristen) skriftligen begär inlösen. Dagen efter utgången av inlösenfristen ska felande Part till Part(er) som begär inlösen överlämna berörda aktier vederbörligen transporterade in blanko, varvid äganderätten till aktierna övergår. Priset fastställs, om berörda Parter inte kommer överens härom inom en månad från utgången av inlösenfristen, enligt de särskilda värderingsregler som återfinns i detta avtal. Avtalsbrytade Part ska ensam svara för alla värderingskostnader. Köpeskillingen ska dock reduceras med 50 procent av det sålunda fastställda värdet för att kompensera inlösande Part för den skada som denne åsamkats till följd av kontraktsbrottet. Den förfördelade Parten har dock rätt att istället för nedsättning av köpeskillingen begära skadestånd motsvarande den verkliga skadan. Köpeskillingen för aktierna ska erläggas kontant inom två månader från den dag värdet på aktierna slutligt fastställts. Ränta på köpeskillingen ska utgå efter en räntesats, som med åtta procentenheter överstiger referensräntan enligt räntelagen, från den dag aktierna överlämnats I det fall att Hultsfreds kommun eller Västerviks kommun önskar avsluta sitt ägande i bolaget eller att Oskarshamns kommun önskar inlösa Hultsfreds kommun eller Västerviks kommun ägarandel i bolaget har Oskarshamns kommun rätt och skyldighet att lösa in utträdande parts aktier inom 3 månader efter att en sådan framställan har lämnats till marknadsvärde enligt särskilda värderingsregler som anges i detta avtal. 11. Åtagande att inte utöva hembudsrätt Parterna åtar sig att inte påkalla eller utöva lösenrätt enligt bolagsordningen i samband med äganderättsövergång av aktier i Bolaget som sker i enlighet med bestämmelser i detta avtal. 12. Värdering I det fall värdering av aktierna i Bolaget påkallas enligt detta avtal ska som huvudregel Bolaget åsättas ett värde som motsvarar dess verkliga värde ( Marknadsvärde ). Marknadsvärdet ska fastställas av en oberoende värderingsman. 13. Avtalets upphörande Avtalet gäller från och med dagen för undertecknade av Parterna och under tre år från detta datum ( Avtalstiden ). Om inte detta avtal sagts upp till upphörande skriftligen av Part senast sex månader före Avtalstidens utgång förlängs avtalstiden automatiskt med ett år i taget med oförändrad uppsägningstid. 14. Meddelanden Uppsägning eller andra meddelanden ska ske genom bud, rekommenderat brev eller e-post till Parternas i ingressen angivna eller senare ändrade adresser.

129 14.2. Meddelande ska anses ha kommit mottagaren tillhanda a) om avlämnat med bud: vid överlämnandet; b) om avsänt med rekommenderat brev: två dagar efter avlämnande för postbefordran; och c) om avsänt med e-post: vid avsändandet om mottagande behörigen bekräftats Adressändring ska meddelas Part på sätt föreskrivs i denna bestämmelse. 15. Fullständighet, ändring och tillägg Detta avtal innehåller allt som avtalats mellan Parterna med anledning av deras ägande i Bolaget. Ändringar av eller tillägg till detta avtal, inklusive dess bilagor, kräver för sin giltighet att en skriftlig överenskommelse undertecknas av samtliga Parter. 16. Tvistelösning Tvist i anledning av detta avtal ska i första hand slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts Regler för förenklat skiljeförfarande Institutets Regler för Förenklat Skiljeförfarande ska gälla om inte Institutet med beaktande av målet svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Regler för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut ska tillämpas på förfarandet. I sistnämnda fall ska Institutet också bestämma om skiljenämnden ska bestå av en eller tre skiljemän. Denna eller, i förekommande fall, dessa skiljemän ska utses av Institutet Skiljeförfarandet ska äga rum i Oskarshamn Avtalet har upprättats i tre originalexemplar, varav Parterna tagit var sitt. Oskarshamn den Oskarshamns kommun Hultsfreds Kommunala Industri AB

130 Västerviks kommun Oskarshamns Hamnsgods och Terminal AB

131 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Aktieägaravtal Oskarshamns Hamn AB 2016 Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna) Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag. Genom den förändrade ägandebilden i Västerviks hamn och kraven från lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, kommer Oskarshamns kommun erbjuda Västerviks kommun delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Den förändrade ägarbilden i hamnbolaget kräver en revidering av gällande aktieägaravtal från De föreslagna förändringarna gäller fördelningen av aktier (p 1.1), ändamålet med bolaget (p 1.4), sammansättning av styrelse (p 5). Här tillförs att Västerviks kommuns ledamot är tillika 2:e vice ordförande. En ny punkt (p 5.3) är att styrelsen ska ha en beredning bestående av ord-föranden, 1:e vice ordföranden och 2:e vice ordföranden. Övriga förandringar är redaktionella med anledning av att Västerviks kommun blir delägare i bolaget. Aktieägaravtalet ska fastsällas av kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, Västerviks kommun och Hultsfreds kommun. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: - Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderat aktieägaravtal för Oskarshamn Hamn AB. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Peter Wretlund (S) föreslår att ärendet ska hänskjutas till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på Peter Wretlunds (S) förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Aktieägaravtal, underlag Västervik Tjänsteutlåtande, ,strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

132 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Aktieägaravtal Oskarshamns Hamn AB 2016 Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänns reviderat aktieägaravtal för Oskarshamn Hamn AB. Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag. Genom den förändrade ägandebilden i Västerviks hamn och kraven från lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, kommer Oskarshamns kommun erbjuda Västerviks kommun delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Den förändrade ägarbilden i hamnbolaget kräver en revidering av gällande aktieägaravtal från De föreslagna förändringarna gäller fördelningen av aktier (p 1.1), ändamålet med bolaget (p 1.4), sammansättning av styrelse (p 5). Här tillförs att Västerviks kommuns ledamot är tillika 2:e vice ordförande. En ny punkt (p 5.3) är att styrelsen ska ha en beredning bestående av ordföranden, 1:e vice ordföranden och 2:e vice ordföranden. Övriga förändringar är redaktionella med anledning av att Västerviks kommun blir delägare i bolaget. I punkten 1.4 föreslås en reglering av rutiner kring framtagandet av ägardirektiv för bolaget samt för ägardialogen som sker löpande under året. Den föreslagna förändringen innebär att Västerviks och Hultsfreds kommuner blir delaktiga i processen, men att Oskarshamns kommun är ytterst ansvarig. En tillkommande punkt är 10.3 som reglerar om Västerviks eller Hultsfreds kommun önskar avsluta ägandet i bolaget eller att Oskarshamns kommun önskar lösa in Hultsfreds eller Västerviks kommuns ägandedel i bolaget. Ytterligare en tillkommande punkt, 8.3, uttrycker att kommunerna vid en förändrad ägarbild ska verka för att alla gällande avtal, tillstånd och planer av vikt för utträdande kommun ska upphöra eller övergå till berörd kommun. Aktieägaravtalet ska fastsällas av kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun, Västerviks kommun och Hultsfreds kommun Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: Under förutsättning av att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB godkänna reviderat aktieägaravtal för Oskarshamn Hamn AB. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 118, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

133 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Aktieägaravtal, underlag Västervik Tjänsteutlåtande, strategi- och näringslivsenheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 118. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

134 Ärende 99 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Strategi- och näringslivsenheten Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Oskarshamns hamn AB - aktieöverlåtelseavtal med Västerviks kommun Förslag till beslut 1. Oskarshamns kommun säljer aktier av sitt aktieinnehav i Oskarshamns Hamn AB till Västerviks kommun till en köpeskilling av kronor Ärendet Oskarshamns Hamn AB (OHAB) avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag. Genom Oskarshamns Hamn AB:s förändrade uppdrag, att även omfatta Västerviks hamn, och kraven från lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, krävs att Oskarshamns kommun erbjuder Västerviks kommun delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Denna förändring föreslås ske genom att Västerviks kommun av Oskarshamns kommun förvärvar aktier. Bakgrund Oskarshamns kommun har låtit utföra en utredning av de kommunalrättsliga frågorna för det planerade förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB (VLI). Utredningen är utförd av jur.dr., professor Tobias Indén vid Umeå universitet. Utredningen säger att det strider mot den kommunala kompetensen att det kommunala bolaget OHAB bedriver verksamheten i Västerviks hamn då skälet är affärsekonomiska och kommersiella och inte kan sägas tillgodose de egna kommuninvånarnas eller gagna näringslivets behov. Därmed är inte kraven på lokaliseringsprincipen uppfyllda. För att uppfylla kraven i lokaliseringsprincipen föreslås att Västerviks kommun förvärvar en ägarandel i Oskarshamns Hamn AB Oskarshamns kommun har genom Mannheimer Swartling Advokatsbyrå låtit genomföra en bedömning över vilken ägarandel av OHAB som Västerviks kommun behöver äga för att uppfylla lokaliseringsprincipen. I utredningen finns även en bedömd värdering av OHAB efter förvärvet av VLI, vilket i sin tur ger ett pris på aktierna i OHAB. Denna genomgång visar att Västerviks kommun måste äga 7 10 % av bolaget för att lokaliseringsprincipen ska gälla. De parameterar som varit utgångspunkten för bedömningen är omsättning samt godsvolym/färjetrafik/anlöp. Västerviks kommun har vid samtal framfört ett önskemål att förvärva 15 % av OHAB för att därmed tillförsäkra Västerviks kommun insyn och påverkansmöjligheter i det framtida bolaget. Detta föreslås ske genom en ändring i aktieägaravtalet (särskilt ärende) där krav på beredning skrivs in och att representant från Västerviks kommun ska ingå i beredningen. Oskarshamns kommun är efter den förändrade ägarbilden fortfarande majoritetsägare i ett helägt kommunalt bolag Vidare har Oskarshamns kommun låtit Mannheimer Swartling Advokatbyrå ta fram ett aktieöverlåtelseavtal mellan Oskarshamns och Västerviks kommuner.

135 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2016/ Enligt avtalet föreslås Västerviks kommun förvärva X aktier av Oskarshamns kommun för en köpeskilling på kronor. Rolf Persson Kommundirektör Lars Ljung Utvecklingschef Beslutsunderlag a) Rättsutlåtande på uppdrag av Oskarshamns Hamn AB (Oskarshamns kommun) rörande vissa kommunalrättsliga frågor med anledning av planerat förvärv av Västerviks Logistik och Industri AB. Tobias Indén, jur.dr., professor b) Överväganden avseende ägarandelar i (Oskarshamns) hamnbolag samt värde. Mannheimer Swartling Advokatbyrå. c) Aktieöverlåtelseavtal mellan Oskarshamns kommun och Västerviks kommun Skickas till Västerviks kommun Hultsfreds kommun

136 AKTIEÖVERLÅTELSEAVTAL Detta AKTIEÖVERLÅTELSEAVTAL har den xx 2016 träffats mellan: (1) Västerviks kommun, org.nr , med adress Fabriksgatan 21, Västervik, ( Köparen ); och (2) Oskarshamns kommun, org.nr , med adress Box 706, Oskarshamn, ( Säljaren ). Köparen och Säljaren benämns nedan var och en som Part och gemensamt Parterna. BAKGRUND A. Säljaren kontrollerar 96 (nittiosex) procent av aktierna i bolaget Oskarshamns Hamn AB, org.nr ( Bolaget ). Resterande 4 (fyra) procent ägs av Hultsfreds Kommunala Industri Aktiebolag, org.nr Diskussion har pågått mellan dessa ägare och Köparen om att Köparen ska bli minoritetsägare i Bolaget. B. Bolaget bedriver hamn- och terminalverksamhet. C. Bolaget har ett registrerat aktiekapital om (en miljon sjuhundranittiotvå tusen) kronor fördelat på (sjutton tusen niohundratjugo) aktier på Tillträdesdagen (såsom denna definieras nedan). D. Parternas avsikt är attt Köparen ska bli ägare till 15 (femton)procent av samtliga aktier i Bolaget. Därför önskar Säljaren överlåta 2688 (två tusen sexhundraåttioåtta) aktier i Bolaget ( Aktierna ) till Köparen och Köparen önskar förvärva Aktierna från Säljaren. E. Säljaren, Köparen och övriga aktieägare har per denna dag även ingåttt ett aktieägaravtal avseende Bolaget och aktieägarnas relation i deras ägande. F. Mot denna bakgrund avtalar Parterna följande. 1. DEFINITIONER 1.1 Utöver de uttryck som löpande definieras i avtalstexten, ska nedan angivna uttryck ha följande innebörd i detta Avtal. Aktierna avser (två tusen sexhundraåttioåtta) av Säljarens aktier i Bolaget. Avtalet avser detta aktieöverlåtelseavtal. LEGAL# v2 Avtalsdagen avser dagen för Parternas undertecknande av detta Avtal. Bolaget avser Oskarshamns Hamn AB, org.nr Köpeskillingen avser den köpeskilling som anges i punkt 3.1.

137 2(4) Säljarens Bankkonto avser Säljarens postgirokonto Tillträdesdagen avser det datum som enligt överenskommelse mellan Parterna ska utgöra tillträdesdag. 2. ÖVERLÅTELSE 2.1 På de villkor som anges i detta Avtal överlåter Säljaren Aktierna till Köparen med verkan från Tillträdesdagen. 2.2 Aktierna berättigar till vinstutdelning från och med innevarande räkenskapsår. 3. KÖPESKILLING 3.1 Köpeskillingen för Aktierna ska uppgå till (nio miljoner trehundrasjuttioåtta tusen) kronor. 4. BETALNING AV KÖPESKILLINGEN Köpeskillingen ska erläggas kontant till Säljarens Bankkonto på Tillträdesdagen. 5. TILLTRÄDE 5.1 Tillträdet till Aktierna ska genomföras på stadshuset i Oskarshamn kl på Tillträdesdagen. 5.2 Vid tillträdet ska Köparen betala Köpeskillingen i enlighet med punkt 3.1 ovan. 5.3 Vid tillträdet ska Säljaren: (a) Överlämna samtliga aktiebrev för Aktierna till Köparen (samtliga aktiebrev ska vara vederbörligen transporterade till Köparen); och (b) Tillförsäkra att Köparen blir införd i Bolagets aktiebok som rättmätig ägare till Aktierna samt överlämna aktieboken till Köparen. 5.4 Parterna är överens om att de åtgärder som ska vidtas av Köparen respektive Säljaren vid tillträdet i enlighet med punkterna 5.2 och 5.3 ovan ska ses som en enda transaktion, vilket innebär att tillträdet inte ska anses genomfört för det fall det brister i fullgörandet av någon av åtgärderna. 6. GARANTIER OCH BEFINTLIGT SKICK 6.1 Säljaren garanterar på Avtalsdagen och på Tillträdesdagen att Säljaren har full och oinskränkt äganderätt till Aktierna. Aktierna är inte pantförskrivna eller belastade med annan säkerhetsrätt och dispositionsrätten till Aktierna är inte heller inskränkt på annat sätt. 6.2 Aktierna säljs i befintligt skick. Säljaren gör inga utfästelser och lämnar inga garantier avseende Aktierna utöver de garantier som lämnas i punkt 6.1 i detta Avtal. Köparen har

138 3(4) inte förlitat sig på några utfästelser eller garantier avseende Aktierna i övrigt. Parterna har inte rätt att rikta några som helst krav gentemot varandra som grundar sig på Köparens förvärv av Aktierna, detta Avtal i övrigt, eller på andra omständigheter som rör Aktierna. Parterna överenskommer därtill att köplagen (1990:931) inte ska äga tillämpning på förhållandet mellan Parterna. Parterna ska inte ha rätt att rikta några som helst krav gentemot varandra med hänvisning till köplagen eller allmänna rättsprinciper. 7. ÖVRIGT 7.1 Såvitt annat inte uttryckligen överenskommits i skrift, ska respektive part bära sina egna kostnader i samband med detta Avtal. 7.2 Part äger inte överlåta rättigheter eller skyldigheter enligt detta Avtal. 7.3 Parterna är överens om att, utöver vad som omnämns i detta Avtal, Säljaren i relation till aktieöverlåtelsen inte har några förpliktelser eller skyldigheter av något slag gentemot Köparen efter Tillträdesdagen. 7.4 Ändringar i eller tillägg till detta Avtal ska ske skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare för Säljaren och Köparen för att vara giltiga. 7.5 Reklamation och andra meddelanden enligt detta Avtal ska ske genom bud, brev eller e-post enligt följande. Till Säljaren: Adress som i ingressen till detta Avtal, Att: Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Till Köparen: Adress som i ingressen till detta Avtal, Att: Anders Björlin E-post: anders.bjorlin@vastervik.se 8. TVISTLÖSNING OCH LAGVAL 8.1 Tvister som uppstår i anledning av detta Avtal ska avgöras vid Kalmar tingsrätt. 8.2 Svensk rätt ska vara tillämplig på detta Avtal.

139 4(4) Detta Avtal har upprättats i två (2) original varav Säljaren och Köparen tagit var sitt. Oskarshamn september 2016 VÄSTERVIKS KOMMUN Oskarshamn september 2016 OSKARSHAMNS KOMMUN

140 1 (7) Tobias Indén, jur.dr., professor (mso) Cirkelgatan 10B UMEÅ Oskarshamns Hamn AB Org.nr Norra Strandgatan Oskarshamn Rättsutlåtande på uppdrag av Oskarshamns Hamn AB rörande vissa kommunalrättsliga frågor med anledning av ett planerat förvärv av Västerviks Logistik och Industri AB Sammanfattning Under förutsättning att nuvarande ägarstruktur upprätthålls i Oskarshamns Hamn AB torde det inte rymmas inom ramarna för den kommunala kompetensen för företaget att bedriva verksamhet i Västerviks hamn. Den verksamhet som Oskarshamns Hamn AB ämnar bedriva i Västerviks hamn tycks motiveras av affärsekonomiska och kommersiella skäl, varför det kan vara svårt att hävda att de krav som följer av lokaliseringsprincipen är uppfyllda verksamheten i Västerviks hamn torde inte syfta till att tillgodose de egna kommunmedlemmarnas behov eller direkt gagna näringslivet i den egna kommunen. I händelse av att Västerviks kommun inträder som delägare i Oskarshamns Hamn AB förändras med största sannolikhet ovanstående slutsats såtillvida att företaget då torde vara oförhindrat att tillhandahålla sina tjänster också i Västerviks hamn. Den verksamhet som man då avser att bedriva i det aktuella bolaget ryms inom ramen för respektive deltagande kommuns kompetens, varför det inte heller finns något hinder utifrån lokaliseringsprincipens tillämpning för att kommunerna tillsammans ska svara för den aktuella verksamheten inom ramen för ett delägt aktiebolag. 1 Bakgrund och uppdrag Undertecknad är dels professor (mso) vid Juridisk Institut, Syddansk Universitet, dels docent vid juridiska institutionen, Umeå universitet, och har tidigare författat både böcker och artiklar i vilka den kommunala kompetensen behandlas, bl.a. doktorsavhandlingen Kommunen som konkurrent. Med anledning av att Oskarshamns Hamn AB (OHAB) överväger att förvärva Västerviks Logistik och Industri AB (VLI) har frågor gällande den kommunala kompetensen uppkommit. Undertecknad har därför givits i uppdrag av OHAB att dels redogöra för om det ryms inom den kommunala kompetensen att bedriva verksamhet i Västerviks hamn, dels om denna bedömning skulle förändras i händelse av att Västerviks kommun ingick som delägare i OHAB.

141 2 (7) 2 Den kommunala kompetensen och hamnverksamhet 2.1 Allmänt kommunalt intresse och sedvanlig kommunal affärsverksamhet För att en kommun med stöd av den allmänna kommunala kompetensen såsom den kommer till uttryck i kommunallag (1991:900), kommunallagen, ska få engagera sig på ett visst område eller i viss verksamhet fordras enligt 2 kap. 1 kommunallagen att det aktuella engagemanget kan uppbäras av ett allmänt kommunalt intresse. Enligt samma bestämmelse krävs också att det aktuella engagemanget dels ryms inom ramarna för den s.k. lokaliseringsprincipen, dels att det inte ankommer på annan, främst i form av staten, att ombesörja den aktuella aktiviteten. Då en kommun har för avsikt att engagera sig i någon form av näringsverksamhet enligt den allmänna kommunala kompetensen tillkommer ytterligare trösklar som kommunen måste ta sig över för att engagemanget ska anses vara kompetensenligt, vilket följer av 2 kap. 7 kommunallagen. Med stöd av den aktuella bestämmelsen kan kommunerna engagera sig i vad som normalt betecknas som sedvanlig kommunal affärsverksamhet. För att en viss näringsverksamhet ska vara förenlig med regleringen i 2 kap. 7 kommunallagen krävs att verksamheten avser tillhandahållande av allmännyttiga anläggningar eller tjänster samtidigt som verksamheten också ska drivas utan ett vinstsyfte. Trots att sedvanlig kommunal affärsverksamhet kan utgöras av helt skilda engagemang kan något av en gemensam nämnare återfinnas i det faktum att tyngdpunkten oftast ligger i att tillhandahålla kollektiva anläggningar eller anordningar. 1 Då en kommun inte endast tillhandahåller en anläggning eller en anordning rör det sig mestadels om tillhandahållande av en nyttighet i form av en tjänst. Normalt torde också själva tillhandahållandet av anläggningen eller anordningen i ett sådant fall vara överordnat tillhandahållandet av den aktuella tjänsten. I regel karaktäriseras också sedvanlig kommunal affärsverksamhet av att den aktuella kommunen intar något av en monopolställning på marknaden, främst beroende på att de aktuella verksamheterna kräver fortlöpande tillgång till kommunägd mark, 2 vilket är fallet exempelvis i samband med kommunal hamnverksamhet. Då bestämmelsen i 2 kap. 7 kommunallagen föreskriver att ett vinstsyfte inte får förekomma avgränsas också området för när kommunal näringsverksamhet kan anses vara tillåten. Om det i ett enskilt fall förefaller onaturligt att driva en specifik verksamhet utan ett vinstsyfte torde det utgöra ett argument för att det aktuella engagemanget ska anses falla utanför den kommunala kompetensen. 3 Att verksamheten ska bedrivas utan vinstsyfte innebär att verksamheten ska ha ett annat syfte än att bereda kommunen vinst. En språklig tolkning av bestämmelsen leder däremot till att verksamheten får gå med vinst under förutsättning att vinsten inte är åsyftad. Bestämmelsen kan dock inte läsas isolerad utan måste ses i ljuset av självkostnadsprincipen, vilken återfinns i 8 kap. 3 c kommunallagen. Hamnverksamhet anses vara en av de äldsta kommunala angelägenheterna och många av de kommersiellt betydelsefulla hamnarna i Sverige ägs också av kommuner. 4 Det stora flertalet av de kommunala hamnarna är att betrakta som s.k. allmänna hamnar; vilket i rättslig mening innebär att 1 Se Lindquist, Kommunala befogenheter, 2005, s Se t.ex. SOU 1947:53, s. 76 och Lindquist, Kommunala befogenheter, 2005, s Se Lindquist och Losman, Kommunallagen, 2008, s Se Lindquist, Kommunala befogenheter, 2005, s. 194.

142 3 (7) de är upplåtna till allmän trafik och är av betydelse för den allmänna samfärdseln. Sjöfartsverket beslutar med stöd av lagen (1983:293) om inrättande, utvidgning och avlysning av allmän farled och allmän hamn samt förordning (1998:898) om inrättande, utvidgning och avlysning av allmän farled och allmän hamn huruvida en hamn ska vara allmän. Även om det inte finns någon reglering som explicit slår fast att hamnverksamhet ryms inom den kommunala kompetensen är det ett i det närmaste obestridligt faktum att så är fallet. Visserligen utgör driften av en hamn näringsverksamhet, men i kommunalrättslig mening är utgångspunkten att den aktuella typen av verksamhet är att hänföra till sedvanlig kommunal affärsverksamhet ett kommunalt engagemang i en hamn uppfyller de krav som följer av 2 kap. 7 kommunallagen. 5 Sjötrafikens utveckling har också i vissa fall skapat ett behov av särskilda anordningar eller anläggningar inom en hamn varför kommunerna varit oförhindrade att tillhandahålla sådana. Från praxis kan nämnas att en kommun inte ansågs ha agerat i strid med kommunallagen då den anslog medel för att bygga ett färjeläge, trots att anläggningen var anpassad för en viss typ av färja. 6 En kommunal hamn har heller inte ansetts vara oförhindrad att tillförsäkra ett enskilt färjerederi en ensamrätt till ett visst färjeläge. 7 Det faktum att det av kommunallagen endast följer att kommunerna får engagera sig i sedvanlig kommunal affärsverksamhet utesluter dock inte att alla andra typer av näringsverksamhet ligger utanför den kommunala kompetensen i praxis har det nämligen utvecklats vissa, om än begränsade, möjligheter för kommunerna att engagera sig på det egentliga näringslivets område. Den kommunalrättsliga utgångspunkten är däremot att kommunerna inte utan särskilda skäl får engagera sig på det egentliga näringslivets område. 8 Det egentliga näringslivet karaktäriseras av att det främst ägnar sig åt service- och varuproduktion samt tillhörande verksamheter såsom distribution och marknadsföring. De möjligheter kommunerna har att engagera sig på det egentliga näringslivets område kan delas in i tre olika typer av kompetensgrunder: en kompetens kan skapas om det enskilda initiativet viker eller faller ifrån på för kommunmedlemmarna viktiga serviceområden; likaså kan en kommun få avsätta eventuell överskottskapacitet på den öppna marknaden; och därtill kan den kommunala kompetensen utvidgas till att omfatta egentlig näringsverksamhet om det finns ett nära och naturligt samband mellan en verksamhet som i sig ligger utanför den kommunala kompetensen och annan kompetensenlig verksamhet, vilket är ett uttryck för den s.k. anknytningskompetensen. Ifråga om den nu aktuella typen av verksamhet, dvs. ägande och tillhandahållande av tjänster i en kommunal hamn, är det primärt gränserna för den senare kompetensgrunden, anknytningskompetensen, som är av intresse i sammanhanget. 5 Se prop. 1990/91:117, s Se RÅ 1955 I Se RÅ 1975 Ab 8. 8 Se prop. 1990/91:117, s. 33 och s. 151 f.

143 4 (7) 2.2 Anknytningskompetensen Orsaken till att ett kommunalt engagemang kan accepteras med stöd av anknytningskompetensen trots att verksamheten i sig faller utanför den kommunala kompetensen grundas på ställningstagandet att en annan ordning skulle te sig opraktisk och verklighetsfrämmande. 9 De krav som uppställs för att viss verksamhet ska kunna accepteras med hänvisning till anknytningskompetensen är att den drivs utan ett vinstsyfte samtidigt som den också är begränsad i omfattning. 10 Dessutom torde det fordras att det finns ett kvalificerat samband mellan de olika verksamheterna på så sätt att den verksamhet som bedrivs med stöd av anknytningskompetensen bidrar till funktionen av den kompetensenliga verksamheten. Att också stuveriverksamhet kan rymmas inom ramarna för den kommunala kompetensen torde vara i det närmaste uppenbart; inte minst beroende på att just stuveriverksamhet i regel används som illustration för att beskriva den s.k. anknytningskompetensen. 11 Oavsett om både hamnverksamhet som sådan och tillhandahållande av diverse tjänster i en hamn ryms inom ramarna för den kommunala kompetensen fordras att de krav som följer av den s.k. lokaliseringsprincipen, vilken det ges uttryck för i 2 kap. 1 kommunallagen, är uppfyllda för att en kommun ska kunna engagera sig i en viss hamn. 2.3 Kommunal hamnverksamhet och lokaliseringsprincipen Lokaliseringsprincipen innebär att en kommun som utgångspunkt endast får engagera sig i verksamhet som har anknytning till kommunen eller dess medlemmar. Det faktum att lokaliseringsprincipen innebär att en kommunal angelägenhet ska vara knuten till kommunen eller dess medlemmar utesluter däremot inte att ett kommunalt engagemang utanför den egna kommunens gränser kan anses vara kompetensenligt men endast under förutsättning att engagemanget syftar till att tjäna den egna kommunen. 12 Om ett kommunalt engagemang utanför den egna kommunen kan förväntas gynna de egna medlemmarna kan kraven enligt lokaliseringsprincipen anses vara uppfyllda. Dessutom ska nämnas att den kommunala insatsen inte nödvändigtvis behöver brukas av kommunens egna medlemmar, varför det har ansett vara förenligt med den kommunala kompetensen att exempelvis stödja ett hotell i den egna kommunen. 13 Ifråga om praxis rörande lokaliseringsprincipens innebörd kan nämnas att kommunala engagemang i flygplatser utanför den egna kommunen har ansetts vara kompetensenliga med hänvisning till att det varit till nytta för den egna kommunen i form av dess medlemmar. 14 Regeringsrätten har i RÅ 1977 ref. 77 också kommit till slutsatsen att lokaliseringsprincipen inte hindrat en kommun från att engagera sig i anläggandet av en väg inom en annan kommuns geografiska område. Lokaliseringsprincipen hindrar inte heller att kommuner i vissa fall engagerar sig utomlands både Landskrona 9 Se prop. 1990/91:117, s Se RÅ 1992 ref Se t.ex. Lindquist, Kommunala befogenheter, 2005, s Se också t.ex. prop. 1948:140, s. 28 och SOU 1971:84, s Se t.ex. prop. 1990/91:117, s. 148 f. 13 Se RÅ 1968 K Se RÅ 1970 C 400 och RÅ 1974 A 2082.

144 5 (7) kommun och Skellefteå kommun har tidigare varit oförhindrade att engagera sig i utrikes färjeförbindelser. 15 Det ska observeras att den praxis som vanligtvis anförs som stöd för att en kommun ska få engagera sig utanför dess egna geografiska område på ett tydligt sätt visar att engagemanget ska uppbäras av de egna kommunmedlemmarnas intresse eller av skäl som kan hänföras till att man vill skapa bättre förutsättningar för framför allt det lokala näringslivet, såsom genom tillskapandet av hotellrum eller kommunikationer. 16 I andra fall än då ett kommunalt engagemang utanför den egna kommunen kan anses gynna de egna kommunmedlemmarna krävs lagstöd för att undantag från lokaliseringsprincipen ska kunna aktualiseras. Sådant lagstöd återfinns bland annat i lag (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. Också av ellag (1997:857) följer att en kommun som bedriver sådan verksamhet som regleras i lagen kan göra det utanför den egna kommunens geografiska område, under förutsättning att verksamheten drivs i privaträttslig form. För att kunna avgöra om delar av den verksamhet som OHAB efter det planerade förvärvet av VLI ska bedriva utanför den egna kommunen är kompetensenlig måste således bedömas om den aktuella verksamheten kan anses vara till gagn för medlemmarna eller näringslivet i Oskarshamns kommun. Om dessa villkor inte är uppfyllda krävs det stöd i speciallagstiftning för att lokaliseringsprincipens krav ska kunna åsidosättas och något sådant stöd finns inte vad gäller den aktuella typen av verksamhet. Då motiven för OHAB att expandera sin verksamhet på så sätt att man ska tillhandahålla tjänster också i Västerviks hamn endast tycks baseras på företagsekonomiska och kommersiella grunder torde det vara svårt att hävda att de krav som följer av lokaliseringsprincipen är uppfyllda verksamheten i Västerviks hamn torde inte syfta till att tillgodose de egna kommunmedlemmarnas behov eller direkt gagna näringslivet i den egna kommunen. En fråga som aktualiseras i och med ovanstående slutsats är om bedömningen rörande den planerade verksamhetens förenlighet med lokaliseringsprincipen förändras om Västerviks kommun inträder som delägare i OHAB. 2.4 Lokaliseringsprincipen och delägda kommunala bolag En i sammanhanget relevant frågeställning är om utgången av en analys utifrån lokaliseringsprincipens tillämpning skulle förändras om Västerviks kommun ingår som delägare i det aktiebolag som ska bedriva verksamheten i bl.a. Västerviks hamn. Inledningsvis ska nämnas att en kommun som är kompetent att engagera sig på ett visst område som utgångspunkt är fri att själv avgöra om verksamheten ifråga ska bedrivas i egen regi eller om man istället ska upplåta åt någon annan att bedriva verksamheten. 17 Under förutsättning att de villkor för att överlåta vissa uppgifter till delägda aktiebolag som följer av 3 kap. 18 kommunallagen är uppfyllda finns det därför inget som hindrar att en kommun inom ramen för ett delägt aktiebolag svarar för vissa tjänster i en kommunal hamn. 15 Se RÅ 1960 I 187 respektive RÅ 1979 Ab Se också Lindquist, Kommunala befogenheter, 2005, s. 52 ff. 17 Se t.ex. RÅ 1990 ref. 96.

145 6 (7) Av 3 kap. 16 kommunallagen följer att utgångspunkten är att kommuner efter beslut av fullmäktige får lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller en enskild individ. Om en kommun har för avsikt att lämna över vården till ett delägt kommunalt bolag, dvs. ett aktiebolag eller handelsbolag där kommunen bestämmer tillsammans med någon annan, ska fullmäktige enligt 3 kap. 18 kommunallagen se till att bolaget blir bundet av de villkor som avses i 3 kap. 17 i en omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållandena, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt. De villkor som avses är t.ex. att kommunen ska försöka se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas och att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare. Det ska också nämnas att det av 3 kap. 20 kommunallagen följer att kommuner får bilda kommunalförbund och lämna över vården av kommunala angelägenheter till sådana förbund. Ett kommunalförbund är ett av de ingående kommunerna bildat samarbetsorgan som har ställning av juridisk person av offentligrättslig natur. Det kan anföras att kommunalförbund är en typ av specialkommun som avser just den eller de uppgifter som medlemmarna överlåtit till förbundet att ansvara för. 18 Oavsett att det endast är den kommunala samarbetsformen kommunalförbund som explicit regleras i kommunallagen finns det inget som hindrar att kommuner samarbetar på andra sätt än genom kommunalförbund, exempelvis inom ramen för ett gemensamt aktiebolag, villkorat att det intresse som respektive kommun avser att tillgodose med samarbetet ryms inom den kommunala kompetensen. Under förutsättning att Västerviks kommuns deltagande i det aktuella bolaget syftar till att tillgodose ett kommunalt intresse, dvs. att engagemanget i det företag som ska svara för tjänsterna i Västerviks hamn är motiverade av den egna kommunens nytta av verksamheten, finns det således inget som hindrar att Västerviks kommun inträder som delägare i bolaget ifråga. I sammanhanget bör nämnas att en kommunal insats på ett område måste stå i rimlig proportion till nyttan med åtgärden. Både Oskarshamns kommun eller Västerviks kommun är således förhindrade att vidta åtgärder som inte är proportionerliga för att tillgodose respektive kommuns intresse. Följaktligen måste respektive kommuns insats i OHAB i någon mening spegla den egna kommunens intresse. Exakt hur en sådan avvägning ska göras i det enskilda fallet regleras vare sig i kommunallagen, dess förarbeten eller i praxis. Av förarbetena följer däremot att en kommunal åtgärds förenlighet med den kommunala kompetensen ska bedömas utifrån om åtgärden är lämplig, ändamålsenlig och skälig. 19 Mått som torde kunna användas för att avgöra vilken grad av insats som Västerviks kommun kan förväntas bidra med är t.ex. godsvolym eller omsättning. Om exempelvis ca 25 procent av det delägda bolagets totala omsättning går att hänföra till den verksamhet som bedrivs i Västerviks hamn torde det kunna motivera att Västerviks kommun också äger ca 25 procent av aktierna i bolaget. Med beaktande av att den verksamhet som man avser att bedriva i det aktuella bolaget ryms inom ramen för respektive deltagande kommuns kompetens, finns det inte något hinder utifrån lokaliseringsprincipens tillämpning för att kommunerna tillsammans ska svara för den aktuella verksamheten inom ramen för ett delägt aktiebolag. 18 Se Lindquist, Kommunala befogenheter, 2011, s Se t.ex. prop. 1990/91:117, s. 148.

146 7 (7) Umeå den 11 mars 2016 Tobias Indén Jur.dr., professor (mso)

147 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Oskarshamns hamn AB - aktieöverlåtelseavtal med Västerviks kommun Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Peter Wretlund (S) föreslår att ärendet ska hänskjutas till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på Peter Wretlunds (S) förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Sekretesshandlingar. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

148 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Oskarshamns hamn AB - aktieöverlåtelseavtal med Västerviks kommun Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Oskarshamns kommun säljer aktier av sitt aktieinnehav i Oskarshamns Hamn AB till Västerviks kommun till en köpeskilling av kronor. Ärendet Oskarshamns Hamn AB (OHAB) avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag. Genom Oskarshamns Hamn AB:s förändrade uppdrag, att även omfatta Västerviks hamn, och kraven från lagstiftningen (lokaliseringsprincipen) vad gäller kommunala bolags möjlighet att driva verksamhet i annan kommun, krävs att Oskarshamns kommun erbjuder Västerviks kommun delägarskap i Oskarshamns Hamn AB. Denna förändring föreslås ske genom att Västerviks kommun av Oskarshamns kommun förvärvar aktier. Bakgrund Oskarshamns kommun har låtit utföra en utredning av de kommunalrättsliga frågorna för det planerade förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB (VLI). Utredningen är utförd av jur.dr. professor Tobias Indén vid Umeå universitet. Utredningen säger att det strider mot den kommunala kompetensen att det kommunala bolaget OHAB bedriver verksamheten i Västerviks hamn då skälet är affärsekonomiska och kommersiella och inte kan sägas tillgodose de egna kommuninvånarnas eller gagna näringslivets behov. Därmed är inte kraven på lokaliseringsprincipen uppfyllda. För att uppfylla kraven i lokaliseringsprincipen föreslås att Västerviks kommun förvärvar en ägarandel i Oskarshamns Hamn AB. Oskarshamns kommun har genom Mannheimer Swartling Advokatsbyrå låtit genomföra en bedömning över vilken ägarandel av OHAB som Västerviks kommun behöver äga för att uppfylla lokaliseringsprincipen. I utredningen finns även en bedömd värdering av OHAB efter förvärvet av VLI, vilket i sin tur ger ett pris på aktierna i OHAB. Denna genomgång visar att Västerviks kommun måste äga 7 10 % av bolaget för att lokaliseringsprincipen ska gälla. De parameterar som varit utgångspunkten för bedömningen är omsättning samt godsvolym/färjetrafik/anlöp. Västerviks kommun har vid samtal framfört ett önskemål att förvärva 15 % av OHAB för att därmed tillförsäkra Västerviks kommun insyn och påverkansmöjligheter i det framtida bolaget. Detta föreslås ske genom en ändring i aktieägaravtalet (särskilt ärende) där krav på beredning skrivs in och att representant från Västerviks kommun ska ingå i beredningen. Oskarshamns kommun är efter den förändrade ägarbilden fortfarande majoritetsägare i ett helägt kommunalt bolag Vidare har Oskarshamns kommun låtit Mannheimer Swartling Advokatbyrå ta fram ett aktieöverlåtelseavtal mellan Oskarshamns och Västerviks kommuner. Enligt avtalet föreslås Västerviks kommun förvärva aktier av Oskarshamns kommun för en köpeskilling på kronor. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

149 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsätning Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: Oskarshamns kommun säljer aktier av sitt aktieinnehav i Oskarshamns Hamn AB till Västerviks kommun till en köpeskilling av kronor. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 119, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, strategi- och näringslivsenheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 119. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

150 Ärende 100 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Reviderat ägardirektiv 2016 Oskarshamns Hamn AB Förslag till beslut 1. Reviderat ägardirektiv för Oskarshamns Hamn AB fastställs och överlämnas till bolagsstämman. 2. Avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner ska ingå i ägardirektivet som bilaga. 3. Uttala att ägarna avser att omarbeta ägardirektivet till bolagsstämman 2017 Ärendet Med anledning av den pågående processen om att Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB, som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn, behövs en redaktionell förändring göras i nu gällande ägardirektiv för Oskarshamns Hamn AB. Förändringen är i första stycket om ändamålet med bolagets verksamhet.. Texten ska vara ändamålet med bolaget är att inom ramen för den kommunala kompetensen driva och utveckla Oskarshamns hamn och Västerviks hamn för godshantering> Tillägget är Västerviks hamn. Ändringen gör att texten överensstämmer med den reviderade ändamålsparagrafen i bolagsordningen. Ärendet ska tillställas en extra bolagsstämma under hösten Vid överläggning den 19 augusti 2016 mellan Västerviks och Oskarshamns kommuner var parterna överens om att föreslå att avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner, Kf 42 /2016, ska ingå i ägardirektivet som bilaga. Vidare föreslås ägarna uttalar att man avser att omarbeta ägardirektiven till bolagsstämman Rolf Persson Kommundirektör Lars Ljung Utvecklingschef Beslutsunderlag Skickas till Västerviks kommun Hultsfreds kommun Oskarshamns Hamn AB

151 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Reviderat ägardirektiv 2016 Oskarshamns Hamn AB Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige 1. Reviderat ägardirektiv för Oskarshamns Hamn AB fastställs och överlämnas till bolagsstämman. 2. Avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner ska ingå i ägardirektivet som bilaga. 3. Uttala att ägarna avser att omarbeta ägardirektivet till bolagsstämman Ärendet Med anledning av den pågående processen om att Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB, som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn, behövs en redaktionell förändring göras i nu gällande ägardirektiv för Oskarshamns Hamn AB. Förändringen är i första stycket om ändamålet med bolagets verksamhet.. Texten ska vara ändamålet med bolaget är att inom ramen för den kommunala kompetensen driva och utveckla Oskarshamns hamn och Västerviks hamn för godshantering: Tillägget är Västerviks hamn. Ändringen gör att texten överensstämmer med den reviderade ändamålsparagrafen i bolagsordningen. Ärendet ska tillställas en extra bolagsstämma under hösten Vid överläggning den 19 augusti 2016 mellan Västerviks och Oskarshamns kommuner var parterna överens om att föreslå att avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner, Kf 42 /2016, ska ingå i ägardirektivet som bilaga. Vidare föreslås ägarna uttalar att man avser att omarbeta ägardirektiven till bolagsstämman Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande beslut: Reviderat ägardirektiv för Oskarshamns Hamn AB fastställs och överlämnas till bolagsstämman. Avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner ska ingå i ägardirektivet som bilaga. Uttala att ägarna avser att omarbeta ägardirektivet till bolagsstämman Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oh-V vik-hu Reviderat Ägardirektiv Oskarshamns hamn AB Tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

152 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

153 Avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner Oskarshamns Hamn AB (OHAB) för förhandlingar med ägaren till Västerviks Logistik & Industri AB (VLI) om att OHAB ska förvärva VLI. OHAB är ett kommunalt bolag som till 96 % kontrolleras av Oskarshamns kommun. Resterande 4 % ägs av Hultsfreds Kommunala Industri AB. Oskarshamns kommun äger fastighet och fasta anläggningar i Oskarshamns hamn som upplåter nyttjanderätt till OHAB. VLI är ett aktiebolag som driver hamn- och terminalverksamhet i Västerviks hamn (Lucerna). Västerviks kommun äger fastighet och fasta anläggningar i Västerviks hamn och upplåter nyttjanderätt till VLI. Utgångspunkter för samverkan 1. Hamnbolaget ska inom ramen för den kommunala kompetensen driva och utveckla hamnarna i Oskarshamn och Västervik för godshantering, terminalverksamhet, logistiklösningar och för färjetrafik. 2. Bolaget ska bidra till en positiv utveckling av näringslivet i kommunerna och i regionen. 3. Styrande för bolagets verksamhet är kommunallagen, aktiebolagslagen och annan lagstiftning som är tillämplig för bolaget. Reglerande för bolaget är bolagsordning, aktieägaravtal och ägardirektiv. 4. Bolaget ska ha ett långsiktigt perspektiv och en affärsmässig grund. 5. Bolagets mål är att hamnarna ska utvecklas positivt och stärka sin position och konkurrenskraft mot andra hamnar och transportnoder såväl nationellt som internationellt. 6. Bolaget och kommunerna ska verka för en utveckling av färjetrafik till Gotland och övriga östersjöländer från båda hamnarna. 7. Oskarshamns, Västerviks och Hultsfreds kommuner ska gemensamt verka för att öka sjötransporterna betydelse i Kalmar län samt att sjötransporter lyfts fram i regionens framtida planeringsarbete. 8. Bolaget ska fortsatt verka för ett fördjupat samarbete med närliggande hamnar i syfte stärka bolagets och regionens konkurrenskraft på logistikmarknaden. 9. Bolaget ska verka för att väg- och järnvägsnät med koppling till hamnarna i Oskarshamn och Västervik utvecklas. 10. Bolagets styrelse ska bestå av lägst fem och högst nio ledamöter. 11. Opolitiska ledamöter ska ges möjlighet att ingå i bolagets styrelse.

154 12. Västerviks kommun ska erbjudas att bli delägare i det gemensamma bolaget. 13. Västerviks och Hultsfreds kommuner utser en ledamot var till bolagets styrelse. 14. Kommunfullmäktige i Oskarshamns kommun utser ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. 15. Styrelsen ska ha sitt säte i Oskarshamns kommun, Kalmar län. 16. Bolaget ska årligen kalla till en gemensam ägardialog med Oskarshamn, Västervik och Hultsfreds kommuner Det noterades att (i) respektive kommundirektör getts i uppdrag att ta fram gemensamt arbetsförslag för bolagsordning, aktieägaravtal samt ägardirektiv; samt (ii) Oskarshamns Hamn AB ska genomföra sedvanlig granskning av Västerviks Logistik & Industri AB och förhandla med dess ägare om de närmare villkoren för ett förvärv. Arbetsförslag och förhandlingsrapport skall redovisas senast den 18 april 2016 för ställningstagande i respektive kommun. OSKARSHAMNS KOMMUN VÄSTERVIKS KOMMUN HULTSFREDS KOMMUN

155 Sida 1 av 2 Reviderat Ägardirektiv Oskarshamns hamn AB 2016 Fastställd av Kommunfullmäktige Ändamålet med bolagets verksamhet, precisering av bolagets samhällsnytta Ändamålet med bolaget är att inom ramen för den kommunala kompetensen driva och utveckla Oskarshamns hamn och Västerviks hamn för godshantering och för färjetrafik. Hamnrörelsen ska bidra till en positiv utveckling av näringslivet i kommunen och i regionen. Bestämmelser och mål Styrande för bolagets verksamhet är kommunallagen, aktiebolagslagen och annan lagstiftning som är tillämplig för bolaget. Reglerande för bolaget är kommunens bolagspolicy, bolagsordning, aktieägaravtal och ägardirektiv. Bolaget ska ha ett långsiktigt perspektiv och en affärsmässig grund. Målet är att hamnen ska utvecklas positivt och stärker sin position och konkurrenskraft mot andra hamnar och transportnoder såväl nationellt som internationellt. Bolaget ska efter förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB arbeta efter den inriktning som kommer i uttryck i avsiktsförklaring angående hamnsamverkan mellan Oskarshamns, Hultsfreds och Västerviks kommuner. Bilaga 1. Ägarens krav Bolaget ska verka för ett fördjupat samarbete med närliggande hamnar och redovisa detta arbete till ägarnaa Redovisa en plan för hur bolaget arbetar med att utveckla Gotlandstrafiken och annan trafik och hur bolaget arbetar med att stärka bolagets roll som transportnod mellan Gotland, övriga Sverige och andra destinationer. Ekonomiska mål Bolaget ska under den kommande treårsperioden Ha en avkastning på eget kapital minst motsvarande 8 % Bolagets soliditet ska vara minst 40 % Rapportering Skriftlig rapportering Återrapportering från bolaget till kommunfullmäktige ska varje år ske i samband med delårsrapporter efter april och augusti månader och årsredovisning efter december månad. Återrapporteringen ska bestå av ekonomisk uppföljning, en redogörelse för åtgärder med anledning av ägarens krav samt en redovisning av ekonomiska mål och verksamhetsmål. Rapporteringen samordnas med kommunkoncernens uppföljningsprocess. Bolagsstyrningsrapport ska lämnas årligen i samband med årsredovisning. Återrapporteringens omfattning och frekvens i övrigt styrs av kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige genom särskilda beslut eller riktlinjer.

156 Sida 2 av 2 Muntlig rapportering (ägardialog) Muntlig rapportering ska ske minst 4 gånger per år.

157 Ärende 101 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Lars Ljung E-post: lars.ljung@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunfullmäktige Namnändring av Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB Förslag till beslut 1. Oskarshamns kommun har inget att erinra mot ett namnbyte av bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag som driver operativ hamnverksamhet i såväl Oskarshamn som Västervik. En juridisk förutsättning för samgåendet är att Västerviks kommun erbjuds delägarskap i hamnbolaget. För att uppnå bättre samstämmighet mellan bolagsnamn och verksamhet avser styrelsen för Oskarshamns Hamn AB att ändra namnet på bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB. En förutsättning för namnändringen är att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB Rolf Persson Kommundirektör Lars Ljung Utvecklingschef Skickas till Oskarshamns Hamn AB Västerviks kommun Hultsfreds kommun

158 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Namnändring av Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Oskarshamns kommun har inget att erinra mot ett namnbyte av bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB. Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag som driver operativ hamnverksamhet i såväl Oskarshamn som Västervik. En juridisk förutsättning för samgåendet är att Västerviks kommun erbjuds delägarskap i hamnbolaget. För att uppnå bättre samstämmighet mellan bolagsnamn och verksamhet avser styrelsen för Oskarshamns Hamn AB att ändra namnet på bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB. En förutsättning för namnändringen är att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten föreslås att Oskarshamns kommun inte har något att erinra mot ett namnbyte av bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 120, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från strategi- och näringslivsenheten. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 120. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

159 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

160 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Namnändringa av Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Oskarshamns Hamn AB avser att förvärva Västerviks Logistik & Industri AB (VLI), som i dag driver den operativa verksamheten i Västerviks hamn (Lucerna). Avsikten är att sammanföra bolagen i ett bolag som driver operativ hamnverksamhet i såväl Oskarshamn som Västervik. En juridisk förutsättning för samgåendet är att Västerviks kommun erbjuds delägarskap i hamnbolaget. För att uppnå bättre samstämmighet mellan bolagsnamn och verksamhet avser styrelsen för Oskarshamns Hamn AB att ändra namnet på bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB. En förutsättning för namnändringen är att Oskarshamns Hamn AB slutför förvärvet av Västerviks Logistik & Industri AB. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås Oskarshamns kommun inte har något att erinra mot ett namnbyte av bolaget från Oskarshamns Hamn AB till Smålandshamnar AB. Dagens sammanträde Utvecklingschef Lars Ljung föredrar ärendet. Peter Wretlund (S) föreslår att ärendet ska hänskjutas till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på Peter Wretlunds (S) förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

161 Ärende 102 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Göran Landenius E-post: goran.landenius@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Förlängning av giltighetstid för markanvisningsavtal Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening Förslag till beslut Markanvisningsavtalets giltighetstid förlängs till Ärendet Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening avser att utöka sin handelsbyggnad på fastigheten Lejonet 17. En ny detaljplan för området gör detta möjligt. Planens syfte är att möjliggöra utveckling av centrumhandeln och att parkering möjliggörs på nuvarande resecentrum. För att kunna genomföra utbyggnaden behöver föreningen förvärva delar av Hantverks- och Postmästaregatan beläget på fastigheterna Oskarshamn 3:1 och Iris 3. Del av fastigheten Iris 2 behöver kommunen å sin sida förvärva av föreningen för att möjliggöra en ny torgyta. Kommunfullmäktige antog förslag till markanvisningsavtal Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening. Enligt markanvisningsavtalet punkt 3.4 skall Konsumentföreningen senast bekräfta sin vilja/möjlighet att genomföra projektet. Konsumentföreningen har inte möjlighet att lämna besked till utsatt datum utan behöver mer tid. Förslagsvis förlängs markanvisningsavtalets giltighetstid till Bilaga: Markanvisningsavtal Rolf Persson Kommundirektör Göran Landenius Mark och exploateringsstrateg

162 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Förlängning av giltighetstid för markanvisningsavtal Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Markanvisningsavtalets giltighetstid förlängs till Ärendet Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening avser att utöka sin handelsbyggnad på fastigheten Lejonet 17. En ny detaljplan för området gör detta möjligt. Planens syfte är att möjliggöra utveckling av centrumhandeln och att parkering möjliggörs på nuvarande resecentrum. För att kunna genomföra utbyggnaden behöver föreningen förvärva delar av Hantverks- och Postmästaregatan beläget på fastigheterna Oskarshamn 3:1 och Iris 3. Del av fastigheten Iris 2 behöver kommunen å sin sida förvärva av föreningen för att möjliggöra en ny torgyta. Kommunfullmäktige antog förslag till markanvisningsavtal Konsumentföreningen Oskarshamn med omnejd Ekonomisk förening. Enligt markanvisningsavtalet punkt 3.4 skall Konsumentföreningen senast bekräfta sin vilja/möjlighet att genomföra projektet. Konsumentföreningen har inte möjlighet att lämna besked till utsatt datum utan behöver mer tid. Förslagsvis förlängs markanvisningsavtalets giltighetstid till Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås att markanvisningsavtalets giltighetstid förlängs till Dagens sammanträde Mark- och exploateringsstrateg Göran Landenius föredrar ärendet. Peter Wretlund (S) yrkar för Socialdemokraterna, Vänsterpartiet och Miljöpartiet bifall till strategi- och näringslivsenhetens förslag. Anders Stenberg (M) yrkar bifall till strategi- och näringslivsenhetens förslag. Ordföranden ställer proposition på Peter Wretlunds (S) och Anders Stenbergs (M) yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Markanvisningsavtal. Tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

163 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

164

165

166

167

168

169

170

171

172 Ärende 103 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Rekommendation gällande ersättning och pension till förtroendevalda i hel- eller delägda kommunala bolag Förslag till beslut Förslag till reviderad text gällande 1, Tillämpningsområde, i Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda antas. Ärendet I Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda anges i 1, Tillämpningsområde, följande: Dessa bestämmelser gäller för ledamöter och ersättare i fullmäktige, beredningar som tillsatts av fullmäktige, kommunens styrelser och nämnder, organ för beredning som omtalas i 3 kap. kommunallagen samt för revisorer och revisorsersättare som utsetts enligt 9 kap. kommunallagen. Även bolag som ägs helt eller delvis av kommunen rekommenderas att följa dessa bestämmelser om dagersättning. För de styrelseledamöter och lekmannarevisorer som har fasta årsarvoden ska arvodet täcka samtliga kostnader förutom resor. Som framgår av 1 rekommenderas kommunala bolag att följa bestämmelserna gällande ersättning. Dock föreligger ett behov av att de förtroendevalda i dessa bolag även ska kunna omfattas av samma kompensation för tjänstepension som förtroendevalda i den kommunala organisationen. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat , 111, att ge personalchefen och kommunsekreteraren i uppdrag att, till kommunstyrelsens sammanträde , ta fram ett förslag till reviderad text gällande 1, Tillämpningsområde, i Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. Förslag till reviderad text i 1, Tillämpningsområde Mot bakgrund av ovanstående föreslås följande revidering av texten (kursiv stil) gällande 1, Tillämpningsområde: Dessa bestämmelser gäller för ledamöter och ersättare i fullmäktige, beredningar som tillsatts av fullmäktige, kommunens styrelser och nämnder, organ för beredning som omtalas i 3 kap. kommunallagen samt för revisorer och revisorsersättare som utsetts enligt 9 kap. kommunallagen. Även bolag som ägs helt eller delvis av kommunen rekommenderas att följa dessa bestämmelser om ersättning och pension i de delar dessa är tillämpliga. För de styrelseledamöter och lekmannarevisorer som har fasta årsarvoden ska arvodet täcka samtliga kostnader förutom resor.

173 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning KS 2016/ Eva-Carin Öhlin Personalchef Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

174 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Rekommendation gällande ersättning och pension till förtroendevalda i hel- eller delägda kommunala bolag Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Förslag till reviderad text gällande 1, Tillämpningsområde, i Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda antas. Ärendet I Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda anges i 1, Tillämpningsområde, följande: Dessa bestämmelser gäller för ledamöter och ersättare i fullmäktige, beredningar som tillsatts av fullmäktige, kommunens styrelser och nämnder, organ för beredning som omtalas i 3 kap. kommunallagen samt för revisorer och revisorsersättare som utsetts enligt 9 kap. kommunallagen. Även bolag som ägs helt eller delvis av kommunen rekommenderas att följa dessa bestämmelser om dagersättning. För de styrelseledamöter och lekmannarevisorer som har fasta årsarvoden ska arvodet täcka samtliga kostnader förutom resor. Som framgår av 1 rekommenderas kommunala bolag att följa bestämmelserna gällande ersättning. Dock föreligger ett behov av att de förtroendevalda i dessa bolag även ska kunna omfattas av samma kompensation för tjänstepension som förtroendevalda i den kommunala organisationen. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat , 111, att ge personalchefen och kommunsekreteraren i uppdrag att, till kommunstyrelsens sammanträde , ta fram ett förslag till reviderad text gällande 1, Tillämpningsområde, i Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. Förslag till reviderad text i 1, Tillämpningsområde Mot bakgrund av ovanstående föreslår personalchefen och kommunsekreteraren följande revidering av texten (kursiv stil) gällande 1, Tillämpningsområde: Dessa bestämmelser gäller för ledamöter och ersättare i fullmäktige, beredningar som tillsatts av fullmäktige, kommunens styrelser och nämnder, organ för beredning som omtalas i 3 kap. kommunallagen samt för revisorer och revisorsersättare som utsetts enligt 9 kap. kommunallagen. Även bolag som ägs helt eller delvis av kommunen rekommenderas att följa dessa bestämmelser om ersättning och pension i de delar dessa är tillämpliga. För de styrelseledamöter och lekmannarevisorer som har fasta årsarvoden ska arvodet täcka samtliga kostnader förutom resor. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

175 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 111. Tjänsteutlåtande, personalchefen och kommunsekreteraren, Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

176 Författningssamling Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun Fastställd av kommunfullmäktige , 68 Senast reviderad av kommunfullmäktige , 8 Gäller från och med Tillämpningsområde Dessa bestämmelser gäller för ledamöter och ersättare i fullmäktige, beredningar som tillsatts av fullmäktige, kommunens styrelser och nämnder, organ för beredning som omtalas i 3 kap. kommunallagen samt för revisorer och revisorsersättare som utsetts enligt 9 kap. kommunallagen. Även bolag som ägs helt eller delvis av kommunen rekommenderas att följa dessa bestämmelser om dagersättning. För de styrelseledamöter och lekmannarevisorer som har fasta årsarvoden ska arvodet täcka samtliga kostnader förutom resor. 2 Definitioner Med förrättning avses i dessa bestämmelser deltagande i l. sammanträde där protokollföringsskyldighet föreligger enligt kommunallagen eller där protokoll förs i huvudsaklig överenskommelse med kommunallagens bestämmelser, 2. protokollsjustering i de fall särskild tid och plats bestämts för justering, 3. konferens, informationsmöte, kurs eller liknande i kommunal angelägenhet, 4. förhandling eller förberedelse för förhandling med personalorganisation eller annan motpart till kommunen, 5. överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalda själv tillhör, 6. sammankomst med kommunalt samrådsorgan, 7. överläggning med förvaltningschef eller annan anställd vid det kommunala organ den förtroendevalda själv tillhör, 8. besiktning eller inspektion, 9. överläggning med utomstående myndighet eller organisation, 10. fullgörande av granskningsuppgift inom ramen för revisionsuppdrag. Med dagersättning avses i dessa bestämmelser förrättningsersättning eller ersättning för förlorad arbetsförtjänst.

177 2 (6) Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun 3 Ersättningsformer Mom. 1 Ersättning för förrättning kan utges i en av följande former: halv dagersättning, hel dagersättning, förlorad arbetsförtjänst eller årsarvode. Huvudregeln är att kommunen ersätter det den förtroendevalda förlorat genom att fullgöra sitt politiska uppdrag. För att få dagersättning ska det finnas kallelse till förrättning eller protokollfört beslut från styrelse eller nämnd om visst uppdrag. Anm: Ordförande kallar enligt delegationsordning. Ordinarie ledamot kan kalla sin ersättare om ordinarie ledamot får förhinder. För att erhålla ersättning enligt mom. 1-9 ska den förtroendevalda vid varje tillfälle då ersättning begärs anmäla detta till sekreteraren i den nämnd eller motsvarande som utfärdat kallelsen. Mom.2 Förrättningstiden ska räknas från den tidpunkt då förtroendevald lämnar respektive återkommer till bostaden eller arbetsplatsen vid direkt resa till och från förrättningsstället. För förrättningar inom Oskarshamns kommuns geografiska område ska inte restiden, till och från förrättningsstället, räknas in i förrättningstiden. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst erhålls för den tid som den förtroendevalda skulle arbetat på sitt ordinarie arbete men även för den tid som erfordras i direkt anslutning till förrättningen för att kunna utföra uppdraget t.ex. tid för gruppsammanträde i direkt anslutning till nämnd- eller styrelsesammanträde. Vid flera förrättningar samma dag, där det inte är rimligt att återgå till förvärvsarbete eller tiden inte ersätts på annat sätt, utgår dagersättning för den tiden. Om uppdraget berör flera olika förvaltningar delas kostnaderna lika mellan förvaltningarna, fördelningen görs av den förtroendevalda. Om förrättningen sträcker sig över lunchuppehåll görs avdrag för 40 minuter. Vid förrättning som påbörjas före kl utges dagersättning fram till kl Dock kan ersättning för förlorad arbetsförtjänst efter kl utges om ledamoten skulle arbetat i sin tjänst (t.ex. skiftarbete). Mom.3 Till ersättare som är närvarande vid förrättning men inte tjänstgör utges dagersättning enligt samma grunder som gäller för tjänstgörande ersättare; detta gäller dock inte ersättare i utskott eller råd. Om ordförande eller av denne delegerad har utfärdat kallelse i speciell fråga får de kallade dagersättning. Mom.4 Anm: Mom. 4 gäller enbart för kommunfullmäktiges sammanträden.

178 3 (6) Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun Vid sammanträde i kommunfullmäktige utges normalt ingen dagersättning. Vid sammanträden som påbörjats före kl kan dagersättning utges. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst efter kl kan utges om ledamoten skulle arbetat i sin tjänst (t.ex. skiftarbete). För sammanträde som förläggs i omedelbar anslutning till fullmäktigesammanträde utges ingen ersättning. Övriga ersättningar Mom.5 Resekostnadsersättning och traktamente Ersättning för resekostnader och traktamente vid förrättning utges enligt samma grunder som fastställs för kommunens arbetstagare i de kommunala resebestämmelsema. Ersättning för resekostnader vid förrättning utges om avståndet från den förtroendevaldas fasta bostad eller arbetsplats till sammanträdesplatsen överstiger 5 km. Kollektiva färdmedel ska alltid användas i första hand. Samåkning ska ske så snart detta är möjligt. Mom.6 Barnomsorgskostnader Ersättning utges för kostnader som föranletts av uppdraget vid omsorg till barn, som vårdas i den förtroendevaldas familj, som längst till barnet fyller tolv år. Om särskilda skäl föreligger kan ersättning utges även för äldre barn. Barnomsorg anvisas av kommunen eller ordnas av den förtroendevalda enskilt. För barnomsorg anvisad av kommunen utges inte ersättning och debiteras inte avgift. För enskild ordnad barnomsorg utges ersättning enligt gällande dagbarnvårdaravtal och utbetalas mot särskild räkning i samband med utbetalning av övriga ersättningar till förtroendevald. Ersättning utges inte för omsorg som utförs av egen familjemedlem eller av sammanboende och inte heller för tid då barn vistas i den kommunala barnomsorgen. Mom.7 Vård av funktionshindrad Ersättning utges för kostnader som föranletts av uppdraget vid vård och omsorg till funktionshindrad person som vistas i den förtroendevaldas bostad. Ersättning utges inte för omsorg som utförs av egen familjemedlem eller av sammanboende.

179 4 (6) Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun Mom.8 Funktionshindrad förtroendevald Ersättning utges till funktionshindrad förtroendevald för de särskilda kostnader som föranletts av uppdraget. Häri ingår utgifter för resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning av handlingar och liknande. Mom.9 Ersättning för övriga kostnader För andra uppgifter än som avses i mom. 1-8 utges ersättning om den förtroendevalda kan visa att särskilda skäl finns. Ersättning utges inte då den förtroendevalda haft rimliga möjligheter att genom omdisponering av arbete eller dylikt förhindra utgifternas uppkomst. Fråga om ersättning enligt denna paragraf prövas i varje särskilt fall av kommunstyrelsen. 4 Årsarvoden Mom.1 Årsarvode utges till förtroendevalda enligt bilaga 1. Arvodet utbetalas med en tolftedel per månad. De förtroendevaldas årsarvoden ska följa utvecklingen av riksdagsledamöternas ersättning. Årsarvodena justeras årligen den l november. Mom.2 Årsarvodet utgör ersättning för det politiska uppdraget i respektive kommunala organ. Nedan anges exempel på arbetsuppgifter som ingår i årsarvodet: sammanträden med beredning/arbetsutskott, styrelse/nämnd, fullmäktige sammanträden med annat kommunalt organ sammanträden med särskilt tillsatta projekt och/eller utredningsgrupper genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragande eller annan anställd i anledning av sammanträden, besiktning, förrättning eller dylikt rutinmässigt följande av förvaltningens arbete överläggning med tjänsteman eller annan anställd besök på förvaltningar for information, utanordning eller påskrift av handling mottagning av allmänheten, telefonsamtal och dylikt utövande av delegationsbeslut överläggningar med företrädare för andra kommunala organ eller med icke kommunala organ protokollsjustering deltagande i besiktning, inspektion och dylikt deltagande i kurser och konferenser deltagande i studieresa restid i anledning av ovan uppräknade åtgärder fullgörande av granskningsuppgift inom ramen för revisionsuppdrag

180 5 (6) Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun Dagersättning utges inte till den som uppbär årsarvode. I särskilt fall kan dock kommunstyrelsen medge att den förtroendevalda som uppbär årsarvode även får uppbära dagersättning. För kurs, konferens eller liknande förrättning som överstiger en dag utges dagersättning från och med dag två (enligt 3 mom. 2). Årsarvode innefattar semesterersättning. Mom.3 Om förtroendevald som uppbär årsarvode avgår under tjänstgöringsperioden ska arvodet fördelas mellan henne/honom och den som inträder i stället. Fördelningen ska ske i förhållande till den tid som var och en av dem innehaft uppdraget. För heltidsengagerad förtroendevald och för deltidsengagerad med minst 40 % sysselsättningsgrad tillämpas samma regler om sjuklöneavdrag och sjuklön som för motsvarande anställda. För övriga ska årsarvodet minskas efter 30 dagars sammanhängande frånvaro. Har ersättare utsetts för förtroendevald med årsarvode uppbär ersättaren arvode som motsvarar tjänstgöringstiden. 5 Dagersättning Dagersättning utges med belopp som anges i bilaga. Mom.1 För förrättning upp till fyra timmar utges halv dagersättning. För tid därutöver utges hel dagersättning. För fler förrättningar samma dag kan förtroendevald som minst få halv dagersättning och som mest hel dagersättning. Mom.2 Förrättningsersättning kan erhållas även om den förtroendevalda inte förlorat någon arbetsförtjänst. Mom.3 Förtroendevald som anmält att han/hon har förlorad arbetsförtjänst som överstiger förrättningsersättningen kan få ersättning för verkliga kostnader. Kostnaderna ska kunna styrkas med intyg från arbetsgivaren eller motsvarande, för egenföretagare ska uppgifterna kunna styrkas på ett trovärdigt sätt. Sådant intyg kan gälla tillsvidare eller för visst tillfälle. Ersättning för förlorad arbetsförtjänst utges per timme till högst motsvarande årsarvode till facknämndsordförande (100 %) per timme. Mom.4 De som har pension eller sjukersättning får förrättningsersättning men ingen semesterersättning.

181 6 (6) Bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun 6 Pension Pensionsvillkor regleras i denna paragraf och enligt bestämmelser om pension och avgångsersättning i (PBF) samt i pensionsreglementet (PRF-KL). Mom.l PBF/PRF-KL ska gälla for deltidsengagerad förtroendevald med en sysselsättning som bedöms uppgå till minst 40 % av ett heltidsuppdrag vad beträffar ålderspension, sjukpension och familjepension i den mån den förtroendevalda inte har tjänstepensionsskydd av i huvudsak motsvarande omfattning genom anställning eller annat uppdrag. Mom.2 Bestämmelserna i PBF/PRF-KL om visstidspension till deltidssysselsatt förtroendevald med en sysselsättning som bedöms uppgå till minst 40 % av heltidsuppdrag ska gälla i den utsträckning kommunstyrelsen beslutar i varje särskilt fall då den förtroendevalda lämnar sitt uppdrag. Mom.3 Till förtroendevald som inte omfattas av de särskilda bestämmelserna om pensions- och avgångsersättningar (PBF/PRF-KL) och som bedöms göra en framtida pensionsförlust utges ett belopp motsvarande 4,5 % på utgiven dagersättning eller utgivet årsarvode, för den uteblivna pensionsförmånen. Ersättning for utebliven pension ska begäras en gång per år. Den förtroendevalda skall intyga via att denne har varit tjänstledig från sitt ordinarie arbete för politiska uppdrag. et skall skickas till lon@oskarshamn.se senast den 31 januari året efter aktuellt inkomstår. Beloppet utges vid den ordinarie utbetalningen i mars månad. 7 Tolkning Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens beslut kan inte överklagas.

182 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2016/ Rekommendation gällande ersättning och pension till förtroendevalda i hel- eller delägda kommunala bolag Arbetsutskottets beslut Personalchefen och kommunsekreteraren får i uppdrag att, till kommunstyrelsens sammanträde , ta fram ett förslag till reviderad text gällande 1, Tillämpningsområde, i Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda. Ärendet I Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda anges i 1, Tillämpningsområde, följande: Dessa bestämmelser gäller för ledamöter och ersättare i fullmäktige, beredningar som tillsatts av fullmäktige, kommunens styrelser och nämnder, organ för beredning som omtalas i 3 kap. kommunallagen samt för revisorer och revisorsersättare som utsetts enligt 9 kap. kommunallagen. Även bolag som ägs helt eller delvis av kommunen rekommenderas att följa dessa bestämmelser om dagersättning. För de styrelseledamöter och lekmannarevisorer som har fasta årsarvoden ska arvodet täcka samtliga kostnader förutom resor. Som framgår av 1 rekommenderas kommunala bolag att följa bestämmelserna gällande ersättning. Dock föreligger ett behov av att de förtroendevalda i dessa bolag även ska kunna omfattas av samma kompensation för tjänstepension som förtroendevalda i den kommunala organisationen. Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på att personalchefen och kommunsekreteraren får i uppdrag att, till kommunstyrelsens sammanträde , ta fram ett förslag till reviderad text gällande 1, Tillämpningsområde, i Oskarshamns kommuns bestämmelser om ersättning till förtroendevalda, och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Skickas till För åtgärd: Personalchefen Kommunsekreteraren Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

183 Ärende 104 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2015/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Göran Landenius E-post: goran.landenius@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Marksanering Dragkroken 4, Svalliden industriområde Förslag till beslut Finansiering sker genom att medel tas i anspråk från övrig finansiell verksamhet i driftsbudgeten för 2016 om 4.7 Mkr. Ärendet Fastighetsägaren till fastigheten Dragkroken 4, Maskinteknik, önskar bygga ut sina befintliga lokaler och är i ett akut behov av ny verkstadsyta samt nytt omklädningsrum. Fastigheten har tidigare varit en kommunal deponi. Kommunstyrelsen beslutade vid sammanträdet i juni att kommunen skall bekosta marksaneringen på fastigheten Dragkroken 4 i Svallidens industriområde. Kommunstyrelsen beslutade även att kostnad och förslag till finansiering skall redovisas under augustisammanträdet. Kostnaden för att marksanera fastigheten är beräknad till 4.7 Mkr med antagandet att 50 % av schaktvolymen skall bortforslas. Rolf Persson Kommundirektör Göran Landenius Mark och exploateringsstrateg

184 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Marksanering Dragkroken 4, Svalliden industriområde Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Finansiering sker genom att medel om 4,7 mkr tas i anspråk från övrig finansiell verksamhet i driftsbudgeten för Ärendet Fastighetsägaren till fastigheten Dragkroken 4, Maskinteknik, önskar bygga ut sina befintliga lokaler och är i ett akut behov av ny verkstadsyta samt nytt omklädningsrum. Fastigheten har tidigare varit en kommunal deponi. Ärendets behandling Vid kommunstyrelsens sammanträde , 144, beslutade kommunstyrelsen följande: Kommunen bekostar och utför följande åtgärder på fastigheten Dragkroken 4: - Saneringsarbete enligt tillsynsmyndighetens beslut. - Provtagning och kontroll av saneringsarbetet. - Tillhandahålla miljöcontainers och ansvara för borttransport av förorenade massor MKM. - Deponiavgift på mottagningsstation. - Ersättningsmassor på hög i mängd motsvarande bortforslade förorenade massor. - Rening av eventuellt förorenat vatten när behov föreligger. Kommunen tar inget ansvar för de geotekniska förhållandena på fastigheten. Kostnad och förslag till finansiering redovisas vid kommunstyrelsens sammanträde i augusti. Mot denna bakgrund har kostnaden för att marksanera fastigheten beräknats till 4,7 mkr med antagandet att 50 % av schaktvolymen skall bortforslas. I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås att finansiering sker genom att medel om 4,7 mkr tas i anspråk från övrig finansiell verksamhet i driftsbudgeten för Dagens sammanträde Mark- och exploateringsstrateg Göran Landenius föredrar ärendet. Ordföranden ställer proposition på strategi- och näringslivsenhetens förslag och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen , 144. Tjänsteutlåtande, , strategi- och näringslivsenheten. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

185 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Ansvar för föroreningar på fastigheten Dragkroken 4 Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunen bekostar och utför följande åtgärder på fastigheten Dragkroken 4: - Saneringsarbete enligt tillsynsmyndighetens beslut. - Provtagning och kontroll av saneringsarbetet. - Tillhandahålla miljöcontainers och ansvara för borttransport av förorenade massor MKM. - Deponiavgift på mottagningsstation. - Ersättningsmassor på hög i mängd motsvarande bortforslade förorenade massor. - Rening av eventuellt förorenat vatten när behov föreligger. 2. Kommunen tar inget ansvar för de geotekniska förhållandena på fastigheten. 3. Kostnad och förslag till finansiering redovisas vid kommunstyrelsens sammanträde i augusti. Ärendet Fastighetsägaren till Dragkroken 4, Maskinteknik AB, önskar bygga ut sina befintliga lokaler och är i ett akut behov av ny verkstadsyta samt nytt omklädningsrum. Fastigheten har tidigare varit en kommunal deponi. Kommunen har anlitat juridiskt stöd för att bedöma kommunens ansvar för de krav som företaget framställt på kommunen. Kommunen har även efterfrågat ett tydliggörande av vad som utgör kommunens lägsta respektive högsta möjliga nivå för ansvarstagande i den aktuella situationen. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från strategi- och näringslivsenheten föreslås följande: Kommunen bekostar och utför följande åtgärder på fastigheten Dragkroken 4: - Saneringsarbete enligt tillsynsmyndighetens beslut. - Provtagning och kontroll av saneringsarbetet. - Tillhandahålla miljöcontainers och ansvara för borttransport av förorenade massor MKM. - Deponiavgift på mottagningsstation. - Ersättningsmassor på hög i mängd motsvarande bortforslade förorenade massor. - Rening av eventuellt förorenat vatten när behov föreligger. Kommunen tar inget ansvar för de geotekniska förhållandena på fastigheten. Kostnad och förslag till finansiering redovisas vid kommunstyrelsens sammanträde i augusti. Dagens sammanträde Kommundirektör Rolf Persson och mark- och exploateringsstrateg Göran Landenius föredrar ärendet. Lena Granath (V) yrkar för Vänsterpartiet, Socialdemokraterna och Miljöpartiet bifall till strategi- och näringslivsenhetens förslag. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

186 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsätning Mathias J Karlsson (L), Ingemar Lennartsson (KD), Britt-Marie Sundqvist (SD) och Anders Stenberg (M) yrkar bifall till strategi- och näringslivsenhetens förslag. Ordföranden ställer proposition på Lena Granaths (V) med flera yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Protokollsanteckning Britt-Marie Sundqvist (SD) meddelar att Sverigedemokraterna lämnar följande anteckning till protokollet: Att all återfyllnad som behövs, efter borttransport av förorenade massor, skall vara fria från miljöpåverkande ämnen d v s material som inte behöver tagas om hand igen (en friklassad industritomt). Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, , strategi- och näringslivsenheten. PM Mannheimer Swartling. Skickas till Kommundirektören Mark- och exploateringsstrategen Maskinteknik AB Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

187 Ärende 105 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning DocumentNumber Tjänsteställe/handläggare Samhällsbyggnadskontoret Samhällsbyggnadskansli Kristina Hägg-Blecher E-post: kristina.hagg-blecher@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunstyrelsen Reviderat förslag till Energi- och klimatprogram Förslag till beslut Energi- och klimatprogram antas. Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har inom ramen för Energi- och klimatarbetet och Ekokommunstyrgruppens ansvarsområde tagit fram ett nytt Energi- och klimatprogram för perioden Dokumentet var ute på remiss under sommaren 2015 och har därefter bearbetats, framförallt genom förtydliganden av mål och definitioner. Kommunstyrelsen beslutade , 312, att återremittera ärendet till Ekokommunstyrgruppen för att ta fram ett nytt programförslag. Nu är programmet klart att antas. Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att senast besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Rolf Persson Kommundirektör Kristina Hägg-Blecher Hållbarhetsstrateg

188 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 2 Datum Vår beteckning DocumentNumber Beslutsunderlag Antagandehandling: Energi- och klimatprogram Sammanställning av remissvar Inkomna svar på remiss Skickas till Samtliga nämnder

189 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Energi- och klimatprogram Kommunstyrelsens beslutsförslag till kommunfullmäktige Energi- och klimatprogram antas. Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har inom ramen för energi- och klimatarbetet och Ekokommunstyrgruppens ansvarsområde tagit fram ett nytt Energi- och klimatprogram för perioden Dokumentet var ute på remiss under sommaren 2015 och har därefter bearbetats, framförallt genom förtydliganden av mål och definitioner. Kommunstyrelsen beslutade , 312, att återremittera ärendet till Ekokommunstyrgruppen för att ta fram ett nytt programförslag. Nu är programmet klart att antas. Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att senast besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 93 att remittera energi- och klimatprogram till kommunens verksamhetsledning för yttrande. I ett tjänsteutlåtande, , från kommundirektören och hållbarhetsstrategen föreslås att energi- och klimatprogram antas. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår , 106, att Energi- och klimatprogram antas. Kommunstyrelsen beslutade , 153, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Även kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 126, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

190 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på att energi- och klimatprogram antas och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Energi och klimatprogram Kommunstyrelsens arbetsutskott , 93. Tjänsteutlåtande, , kommundirektören och hållbarhetsstrategen. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 108. Kommunstyrelsen , 153. Yrkande från SD Kommunstyrelsens arbetsutskott , 126. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

191 Energi- och klimatprogram

192 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 2 (25) Ordlista Begrepp Förklaring Fossilbränslefri kommun/ När begreppet fossilbränslefri kommun eller region används region 2030 menas att det inte ska ske några nettoutsläpp av koldioxid inom Oskarshamns kommun eller Kalmar läns geografiska område. Detta innebär att vi fortfarande kan använda ett antal kwh fossil energi någonstans i länet, om vi samtidigt producerar ett överskott av förnybar energi (från exempelvis vindkraft och biobränslen) någon annanstans i energisystemet. Fossila bränslen Se fossil koldioxid Fossil koldioxid Koldioxid är en växthusgas som frigörs vid förbränning. Vid förbränning av fossila bränslen som olja, kol och naturgas frigörs fossil koldioxid som varit bunden i marken under lång tid. Då den släpps ut i atmosfären påverkas det globala klimatsystemet, vilket bidrar till klimatförändringar. Förnybar energi Förnybar energi kommer från källor som kan förnyas i lika snabbt takt som de används. Exempel på förnybar energi är vattenkraft, vindkraft, solenergi och bioenergi. Bioenergi är energi som framställs av biomassa som till exempel växter och växtdelar av olika slag. Eftersom biomassa kontinuerligt nybildas är bioenergi en förnybar energikälla. Klimatneutral Begreppet klimatneutral ska tolkas enligt FN:s definition, det vill säga att reducera klimatpåverkan så mycket som möjligt, och använda kompensation för resterande utsläpp Köpt energi Begreppet innefattar den energi som tillförs utifrån, exempelvis el, fjärrvärme, olja, diesel. Energi som produceras lokalt på en fastighet, exempelvis från solfångare eller solceller räknas inte. Miljöbil Som definition av miljöbil används den nationella definitionen som ger miljöbilar befrielse från vägtrafikskatt i fem år. Då definitionen skärps efter hand så räknas de befintliga bilarna som miljöbilar så länge som de är skattebefriade. På webbsidan kan man söka efter miljöbilar som säljs i Sverige. No Oil 2030 se Fossilbränslefri region 2030

193 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 3 (25) Förord Klimatförändringarna är en av nutidens största utmaningar, och en högt prioriterad miljöfråga både globalt och nationellt. Arbetet med att minska klimatutsläppen kräver flera lösningar och ett sammanhållet globalt och nationellt arbete. Som kommun har vi ett ansvar att vara en föregångare i klimatarbetet, till nytta för våra medborgare och för den globala utvecklingen. Oskarshamns kommun har satt höga mål för att bidra till lösningar på problemen. Målet är att kommunen ska bli fossilbränslefri till år 2030, och därmed bidra till Kalmar läns mål om att bli en fossilbränslefri region Samtidigt bidrar vi till arbetet för att nå det nationella miljömålet Begränsad klimatpåverkan. Oskarshamn har en stark energiprofil med utgångspunkt i det lokala näringslivet, med kopplingar till kärnkraftsindustrin och till energi- och miljöforskning. I kommunens egen verksamhet arbetar vi sedan 2011 strategiskt med klimatfrågor, bland annat genom att delta i det Europeiska Borgmästaravtalet för minskad klimatpåverkan, och sedan 2015 är vi stolta medlemmar i föreningen Sveriges Ekokommuner. Hushåll och industrier i vår kommun har sedan 1990 minskat sina skadliga utsläpp markant, framförallt då man slutat använda olja för uppvärmning. Utsläppsnivåerna per invånare i kommunen är lägre än det nationella och regionala genomsnittet. (År 2012 var utsläppen per person 3,41 ton.) Den totala energianvändningen i kommunen har också minskat under samma period, genom medvetna satsningar på energieffektivisering i företag, offentlig verksamhet och i hemmen. Den stora utmaningen för framtiden är transportsektorn, där det hittills varit svårare att ersätta oljebaserade drivmedel med förnyelsebara. Nu måste vi i Oskarshamn, liksom i resten av världen, kraftsamla för att lösa problemen med utsläpp från trafiken. Det handlar om att tänka nytt, att planera samhällen och infrastruktur på rätt sätt och att använda ny teknik. Vi satsar nu framåt mot en fossilbränslefri kommun 2030, för att utveckla ett hållbart samhälle där vi kan transportera oss, leva gott och utvecklas utan att medverka till att förstöra planetens klimat. Kommunorganisationen har en viktig roll som föregångare, vi kan gå före i att använda och efterfråga nya klimatsmarta tekniker, att sprida kunskap och att underlätta för medborgare och verksamheter att göra klimatsmarta val. Peter Wretlund, Kommunstyrelsens ordförande

194 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 4 (25) Innehållsförteckning Inledning... 5 Lägesbeskrivning av energianvändningen Energianvändningen minskar stadigt... 8 Mer biobränsle har minskat koldioxidutsläppen Mål för Oskarshamns kommun Delmål för kommunens geografiska område Delmål för kommunala verksamheter Fossilbränslefri kommun och region Strategi för att nå målen Genomförande och uppföljning Ansvar och organisation Beaktas i budgetprocess och verksamhetsplaner Uppföljning av nyckeltal Nyckelområden för åtgärder Boende och fastigheter Upphandling och inköp Resor och transporter Energianvändning och energiproduktion Information och samverkan... 24

195 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 5 (25) Inledning Syftet med ett nytt program för klimat och energi Det här programmet samlar kommunens alla klimatmål och strategierna för att nå dem. Programmet samlar det fortsatta arbetet både för kommunen som organisation och för Oskarshamn som geografiskt område. Takten måste öka för att kommunens mål till 2020 och 2030 ska nås. Programmet är fokuserat på områden som är viktiga för att minska klimatpåverkan och effektivisera energianvändningen. Oskarshamns kommun ska i sin verksamhet göra det lätt att göra rätt, och inspirera, uppmuntra och engagera företag, föreningar och hushåll att minska sina klimatpåverkande utsläpp. Detta är en del i att bidra till en hållbar utveckling och en god livskvalitet i kommunen, såväl som en viktig del i att följa med i den snabba omställningen till ett mer klimatsmart sätt att leva som nu pågår över hela världen. Programmet ska användas som ett vägledande underlag i budget- och verksamhetsplaneringen för kommunen. Avgränsningar Detta dokument innefattar energi- och klimatmålen för både kommunens egen verksamhet och för det geografiska området. Dokumentet ersätter de tidigare styrdokumenten på området: Energieffektiviseringsstrategi samt Energi- och klimatstrategi för hållbar energianvändning I programmet och tillhörande åtgärdskatalog, liksom i den lokala statistiken, ingår inte utsläpp eller inköp av fossila bränslen som sker utanför kommungränsen. Utsläpp av flyg- och båttrafik samt från produktion av livsmedel och andra varor som Oskarshamnarna konsumerar men som tillverkats utanför kommunen ingår inte heller. Trots detta kan åtgärder som syftar till att minska dessa utsläpp ändå vara en del av kommunens klimat- och hållbarhetsarbete. Klimatutmaningen består av att både hindra negativ klimatpåverkan och att lindra effekterna av ett förändrat klimat. Det här dokumentet avgränsas till att i första hand behandla utsläppsbegränsning, det vill säga att hindra negativ klimatpåverkan. Klimatanpassning, det vill säga att lindra effekter av klimatförändringar, behandlas bara översiktligt, och tas annars upp bland annat i Översiktsplaneringen. Energi- och klimatarbetet: en del av kommunens hållbarhetsarbete Hållbar utveckling definieras så som det beskrevs av Bruntlandkommissionen 1987: "En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov". Oskarshamns kommun är sedan 2015 medlem i föreningen Sveriges Ekokommuner ( Föreningens medlemmar har gemensamt satt det uthålliga samhället som ett övergripande mål sina verksamheter. Kommunens verksamhet ska bidra till en hållbar utveckling, sett utifrån principer om naturens fysiska begränsningar och människors behov och rättigheter.

196 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 6 (25) Principerna för hållbar utveckling som tillämpas av Sveriges Ekokommuner är följande: I ett hållbart samhälle utsätts inte naturen för systematisk koncentrationsökning av ämnen från berggrunden Till exempel fossilt kol, olja och metaller koncentrationsökning av ämnen från samhällets produktion Till exempel kväveoxider, freoner och hormonliknande kemikalier undanträngning med fysiska metoder Till exempel storskaliga kalhyggen och överfiskning. Och i det samhället hindras inte människor systematiskt från att tillgodose sina behov Till exempel via missbruk av politisk och ekonomisk makt. Mycket av det som kommunens verksamheter gör bidrar på olika sätt till en hållbar utveckling. Allt från att övervaka utsläpp av föroreningar till miljön, till att ge människor möjlighet till utbildning. Energi- och klimatarbetet är en av dessa bitar som bidrar till helheten. Metod och arbetsprocess Framtagandet av programmet har letts av samhällsbyggnadskontoret på Oskarshamns kommun. Åtgärdskatalogen har i huvudsak arbetats fram genom tematiska arbetsmöten med berörda representanter från förvaltningar och bolag, som utgick från de fem nyckelområden som lyfts i programmet. Kommunens interna nätverk för energieffektiviseringsarbete har varit referensgrupp och bidragit till arbetet med gallring och prioritering av åtgärder. Nätverket utgörs av representanter för samtliga förvaltningar och bolag, samt en representant för företagarföreningen FCO (Företagscentrum i Oskarshamn). Projektets styrgrupp har varit Energi- och klimatstyrgruppen, som 2014 bytt namn till Ekokommunstyrgruppen och bemannades av 1a och 2a vice ordföranden från kommunstyrelsen, samt ordföranden i samhällsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. Från 2015 bemannas styrgruppen av ordförande samt 1a och 2a vice ordförande i SBN, 1a vice ordförande i kommunstyrelsen, ordförande i tekniska nämnden och ordförande Bildningsnämnden. Tidigare strategier och mål Den första kommunala energi- och klimatrelaterade strategin, Energieffektiviseringsstrategi , omfattade kommunens egna verksamheter, inklusive de kommunala bolagen. Strategin utarbetades med hjälp av stöd från Energimyndigheten, det så kallade energieffektiviseringsstödet. År 2011 beslutade kommunfullmäktige att skriva under det europeiska borgmästaravtalet, Covenant of Mayors. I avtalet förbinder sig deltagarna att arbeta för att minska utsläppen av växthusgaser med minst 20 procent mellan 1990 och Oskarshamn satte målet att minska koldioxidutsläppen med 50 procent till Den första handlingsplanen antogs 2013 och

197 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 7 (25) kallas Energi- och klimatstrategi för hållbar energianvändning Till skillnad från den tidigare strategin omfattades nu även det geografiska området Oskarshamns kommun. Energi- och klimatstrategin utgör även kommunens gällande energiplan enligt Lagen om kommunal energiplanering (SFS 1977:439). Under 2014 beslutade kommunen att formellt ställa sig bakom det regionala målet Fossilbränslefri region 2030, även kallat NoOil, och att anta det som ett lokalt mål; fossilbränslefri kommun 2030.

198 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 8 (25) Lägesbeskrivning av energianvändningen 2012 En översikt över energiflödena i kommunens område visas i det så kallade Sankeydiagrammet nedan (Figur 1). Kärnkraftverket räknas som en nationell producent, och finns inte med i den lokala lägesbeskrivningen, eftersom de volymerna skulle dränka de lokala trenderna. På grund av eftersläpning i redovisning av energistatistik är de senast analyserade siffrorna från Figur 1. Sankeydiagram för år 2012 som visar energiflödena i Oskarshamns kommun (exkl Kärnkraftverket). Totalt var bruttotillförseln 0,86 TWh och slutanvändningen 0,84 TWh (orange = el, grön = förnybara bränslen, grå = ej förnybara bränslen, röd = fjärrvärme). Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun Energianvändningen minskar stadigt I Oskarshamn användes under år 2012 totalt 840 GWh energi i olika former. Detta motsvarar 7 % av länets totala energiförbrukning. Den totala årliga energianvändningen i Oskarshamn har minskat stadigt sedan 90-talet, med undantag för 2010 som var ett kallt år (se Figur 2). Jämfört med 1990 minskade den totala energianvändningen med 18 procent till Framför allt minskade användningen av icke förnybara bränslen till knappt hälften. De övriga energislagen har ökat.

199 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 9 (25) Energianvändning i Oskarshamn kommun Förnybara bränslen Icke förnybara bränslen Fjärrvärme El Figur 2. Energianvändningens utveckling i Oskarshamns kommun Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun Vid en närmare titt på hur mycket energi respektive sektor använder i Oskarshamns kommun (se Figur 3) syns det att trenden är minskande för hushåll och transporter medan industrin håller en relativt jämn nivå. Jämfört med 1990 har tjänstesektorn ökat med drygt 50 procent och den offentliga sektorn med 16 procent. Jordbrukets energianvändning förefaller också öka, men det beror snarare på bättre insamling av statistisk för jordbrukssektorn än en reell ökning. Sektorvis energianvändning (GWh) Industri Hushåll Transport Jordbruk Offentlig verksamhet Övriga tjänster Figur 3. Sektorsvis energianvändning i Oskarshamns kommun för Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun

200 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 10 (25) Mer biobränsle har minskat koldioxidutsläppen Koldioxidutsläppen i kommunen som är kopplade till fossil förbränning har minskat med knappt 30 procent jämfört med 1990 (se Figur 4). Sedan toppen år 2000 har utsläppen minskat med 38 procent. Transporternas koldioxidutsläpp har minskad med 13 procent sedan 2000 medan utsläppen kopplade till el och värme minskat med hela 66 procent. Från 2000 syns en övergripande trend att utsläppen minskar, förutom det kalla året De största minskningarna av utsläppen, i absoluta tal räknat, har skett främst till följd av att olja och diesel har ersatts med mer miljöriktig fjärrvärme och centralvärme baserat på biobränslen. Konvertering från oljepannor till värmepumpar har troligtvis också bidragit. Huvuddelen av utsläpp från transportsektorn kommer från personbilar och tunga fordon. Utsläppen från personbilar har minskat något, eftersom att vi idag har mer energieffektiva bilar och ökad inblandning av biobränslen i diesel och bensin. Koldioxidutsläppen per person (från energi- och transportsektorn) var 3,4 ton per kommuninvånare år 2012, en minskning från 4,6 ton per person år 1990 (5,4 ton år 2000). Då alla växthusgaser räknas med var utsläppen 4,7 ton koldioxidekvivalenter per person. I dessa siffror räknas bara de utsläpp som sker direkt i kommunen, det vill säga att utsläpp på grund av produktion av varor som konsumeras här inte räknas med. Inte heller utsläpp från flyg- och båttrafik räknas. Koldioxidutsläpp från energi- och transportsektorn i kommunen (kton CO 2 ) Arbetsmaskiner Transporter Energiförsörjning (inklusive industrins energianvändning) Figur 4. Sektorsvisa utsläpp av koldioxid kopplade till energi- och transportsektorn i Oskarshamns kommun år 1990 till Data kommer från RUS. Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun År 1990 släpptes 126 tusen ton koldioxid ut från energi- och transportsektorn i kommunen. År 2012 hade utsläppen minskat till 89 tusen ton koldioxid (en minskning med 37 tusen ton). Kommunens mål är att utsläppen minskar med 50 procent till 2020, vilket betyder att ytterligare 26 tusen ton koldioxidutsläpp ska minskas.

201 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 11 (25) Mål för Oskarshamns kommun År 2030 är Oskarshamn en kommun utan nettoutsläpp av fossil koldioxid, och del av en fossilbränslefri region. År 2020 planeras för ett samhälle som står robust inför klimatförändringarna Delmål för kommunens geografiska område a. Utsläppen av koldioxid 1 från energi- och transportsektorn ska minska med 50 % till 2020 jämfört med 1990 b. Minst 50 % av den använda energin ska komma från förnyelsebara källor 2020 c. Produktionen av förnybar elektricitet (värme, drivmedel) ska öka till 2020 Delmål för kommunala verksamheter d. Kommunens fordonsflotta består av 100 % miljöbilar 2 år 2020, år 2030 består flottan av bara fossilbränslefria fordon e. Alla person- och godstransporter som betalas av kommunen ska vara klimatneutrala 3 år 2020 f. Köpt energi till den kommunala verksamheten, inklusive bolagen, räknat per invånare ska minska med 10 % till 2020 (jämfört med 2014) g. Aktivt arbete med klimatanpassning leder till att klimat- och sårbarhetsaspekter beaktas i all planering och byggande Arbetet för att uppnå målen ska bedrivas så att: Miljöpåverkan från energianvändningen minskar Energianvändningen effektiviseras och andelen förnybar energi ökar Energitillförseln är säker och tillräcklig Fossilbränslefri kommun och region När begreppet fossilbränslefri kommun eller region används menas att det inte ska ske något nettoutsläpp av fossil koldioxid inom Oskarshamns kommun eller Kalmar läns geografiska gränser. Utsläpp som sker utanför kommunens gränser som en följd av vår konsumtion är inte inräknade i definitionen. År 2030 ska nettoutsläppen av fossil koldioxid från all energianvändning, inklusive transporter, vara noll. Kärnkraftverket i Oskarshamn räknas som en extern, nationell, producent. Regionalt producerad förnyelsebar el, såsom motkraft, vindkraft innanför territorialgränsen och vattenkraft räknas länet tillgodo. Kommunens/ länets övriga elförbrukning anses ha samma sammansättning som den nordiska elmixen. Regionalt producerad bioenergi (biobränsle, biogas) och förnybara fordonsbränslen räknas länet tillgodo, även om bränslet exporteras. 1 Mätt i ton koldioxidutsläpp per år 2 Miljöbil definieras enligt miljöbilsdefinitionen från 1 januari 2013 eller likvärdigt enligt SFS 2006: Med klimatneutrala transporter menas att utsläppen från transporterna ska minskas så mycket som möjligt, och de utsläpp som kvarstår ska kompenseras. (Klimatneutral definieras enligt FN:s definition).

202 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 12 (25) Begreppet fossilbränslefri region används i betydelsen att det inte ska ske något nettoutsläpp av fossil koldioxid från Kalmar län. Strategi för att nå målen Den övergripande strategin är långsiktig och gäller för hela kommunen som geografiskt område. Energi och klimatarbetet i Oskarshamns kommun speglar det nationella miljömålet Begränsad klimatpåverkan och de regionala målen för Kalmar län. Kommunens framtida energiförsörjning ska baseras på fossilbränslefria och energieffektiva lösningar och vara säker och trygg. Kommunen ska gå från fossil energi till förnybar sådan och stimulera till produktion av förnybar energi. Det handlar om att: Prioritera arbetet med att minska koldioxidutsläppen från trafiken Det behövs stora insatser för att minska utsläppen från transporter. Kommunen ska underlätta för kommuninvånarna att åka kollektivt eller cykla i stället för att ta bilen. Med tanke på kommunens yta och bebyggelsestruktur kommer vi inte ifrån att vi även i fortsättningen behöver transporter med bil. Genom att fler fordon blir fossilbränslefria kan vi minska koldioxidutsläppen. Aktivt arbeta med energieffektivisering inom alla sektorer Energieffektivisering handlar både om att minska behovet av energi och få till ett effektivare uttag av den energi som används. Effektivare energiutnyttjande ger vinster både i plånboken och för miljön. Pågående arbete ska intensifieras. Stimulera ökad lokal produktion av förnybar energi (biogas, vindkraft, solenergi och kraftvärme etc.) Inom Oskarshamns kommun finns goda förutsättningar att öka produktionen från bl.a. vindkraft och solceller för att området på sikt ska kunna bli nettoexportör av förnyelsebar energi. Bedriva en aktiv energi- och klimatrådgivning Energi- och klimatrådgivare ska även i fortsättningen finnas till stöd för samtliga hushåll och verksamheter. Ett klimatsmart och energieffektivt beteende hos kommuninvånare och företag ska uppmuntras och underlättas. Samarbeta och delta i relevanta nätverk Genom att delta i regionala och nationella nätverk för kunskapsutbyte och kompetensutveckling kan vi följa utvecklingen. Det ger ökade kunskaper och möjligheter till genomförande av gemensamma åtgärder. Regional samverkan i frågor som gäller transporter, energiproduktion m.m. kan effektivisera och förbättra arbetet inom kommunen (t.ex. fortsatt samverkan med Energikontor Sydost, Sveriges Ekokommuner, samt Klimatsamverkan Kalmar län)

203 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 13 (25) Initiera och genomföra projekt och utvecklingsinsatser som leder till att målen uppfylls Konkreta åtgärder och praktiska projekt ska genomföras. Samverkan ska sökas med externa aktörer när det gäller såväl finansiering som genomförande och kunskapsuppbyggnad. Kommunal förvaltning och bolag föregår med gott exempel Samtliga verksamheter inom Oskarshamns kommun och de kommunala bolagen har ett gemensamt ansvar att arbeta för att målen i Energi- och klimatstrategin ska kunna uppfyllas. Samhällsbetalda resor ska i första hand göras med fossilbränslefria fordon. Ett klimatsmart och energieffektivt beteende hos de anställda ska uppmuntras. Upphandling spelar en viktig roll i arbetet.

204 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 14 (25) Genomförande och uppföljning Ansvar och organisation Kommunfullmäktige har fastställt programmet Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att senast besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Beaktas i budgetprocess och verksamhetsplaner Programmet för energi och klimat ska vara ett vägledande dokument som beaktas i budgetprocessen. Varje förvaltning ansvarar för att se över vilka föreslagna åtgärder som berör dem, och att ta in dessa i sin planering för att bidra till att målen nås till Alternativt kan förvaltningarna föreslå egna åtgärder som bidrar till att målen nås. Det bör aktivt undersökas vilka möjligheter som finns för att finansiera åtgärder, exempelvis genom anslag och projektfinansiering från myndigheter, EU, med flera. Uppföljning av nyckeltal Följande nyckeltal ska användas för att följa upp utvecklingen framåt. Vissa av nyckeltalen (markerat med *) tas fram årligen, medan en uppföljning av alla görs med längre intervall (2-3 år). Geografiska området Energitillförsel; totalt för det geografiska området (GWh per år) Energitillförsel; per invånare (kwh per capita och år) Koldioxidutsläpp per invånare och år (ton CO2 per capita och år)* Utsläpp från vägtransporter per år, i ton koldioxid (CO2) Installerad effekt av förnybar energi samt produktion kwh/ år

205 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 15 (25) Kommunorganisationen Energianvändning för uppvärmning i fastigheter (lokal/ bostad) som ägs av kommunal verksamhet o kwh per kvadratmeter (BRA) o Nyckeltal kopplat till användning, tex kwh per invånare Andel miljöbilar och fossilbränsleoberoende fordon inom kommunal verksamhet och bolag, i procent Köpt energi i den kommunala organisationen, inklusive bolagen, kwh/invånare Andel förnybar och återvunnen energi i kommunägda lokaler* Transportenergi för tjänsteresor med bil, kwh/årsarbetare* Koldioxidutsläpp för tjänsteresor med bil, ton/årsarbetare* Producerad förnybar el i inom den kommunala organisationen, kwh/ år Andel av totalkostnad för inköpta person- och godstransporter där krav ställts på att transporterna ska vara klimatneutrala år 2020

206 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 16 (25) Nyckelområden för åtgärder Det övergripande målet är att Oskarshamn ska bli en fossilbränslefri kommun år För att nå dit har vi valt att lyfta följande områden som nyckelområden: Boende och fastigheter Upphandling och inköp Resor och transporter Energianvändning och energiproduktion Information och samverkan Handlingsplaner ska tas fram utifrån nyckelområdena. Nämnderna ansvarar för att besluta om handlingsplaner. Områdena har ingen inbördes ordning. Varje område beskrivs nedan utifrån målen för det geografiska området och i den interna organisationen. Här presenteras även en kort analys av nuläget för respektive område. Boende och fastigheter Det här vill Oskarshamns kommun En hållbar stadsutveckling och ett hållbart byggande är viktigt för Oskarshamns kommun. För att bebyggelsen ska vara hållbar behöver kommunen ta hänsyn till många olika intressen, till exempel befolkningsutveckling, ekologi, ekonomi, sociala aspekter, barnperspektivet, energianvändning och anpassning till framtidens klimat. Översiktsplanen, fördjupade översiktsplaner och detaljplaner är viktiga kommunala styrmedel för att nå energi- och klimatmålen. Ett helhetsperspektiv är viktigt i samhällsplaneringen för att lösa behoven av avfallshantering, vattenrening, transporter, energiförsörjning och så vidare. I Oskarshamn planeras flera viktiga utvecklingsprojekt, bland annat omvandling av området Inre hamnen, som ska gå från industri- och kajområde till en levande stadsdel, där effektiv energianvändning är en viktig del. Kommunen som organisation Kommunen har planmonopol och styr därmed vad som får byggas var och på vilket sätt. Den fysiska planeringen och samhällsbyggandet ska ha ett tydligt energi- och klimatperspektiv och skapa förutsättningar för resurseffektiva och hållbara energisystem. I den fysiska planeringen eftersträvas förtätning, som ett led i strävan mot resurseffektivare bebyggelse. Vid om- och nybyggnation i kommunens egna fastigheter ska hög energiprestanda eftersträvas. När kommunen skriver exploateringsavtal ska det föras en dialog om hur man kan tillgodose en utveckling med miljöanpassade och energieffektiva byggnader. Nuläge Energianvändningen i hushållen har minskat betydligt de senaste decennierna. Oljeanvändningen har i princip upphört och till stor del ersatts av fjärrvärme. Detta är en nationell trend som dessutom förstärks av att fjärrvärmen de senaste decennierna gått från att till stor del produceras med fossila bränslen till att produceras med hjälp av biobränslen. År 2013 var endast 1,5 procent av bränslet i Oskarshamn Energis fjärrvärmeproduktion av fossilt ursprung.

207 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 17 (25) Hushållens energianvändning (GWh) Förnybart Icke-förnybart Fjärrvärme El Figur 5. Hushållens energianvändning i Oskarshamn Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun Energianvändningen i kommunala byggnader I den kommunala förvaltningen såväl som i bolagen arbetar man kontinuerligt med att effektivisera energianvändningen, inte minst för att det leder till att driftskostnaderna minskas. De senaste åren har oljeeldade värmepannor fasats ut, från att ha eldat drygt 200 m 3 olja 2009 eldades 6 m 3 olja Det har lett till kraftigt minskade energikostnader såväl som minskade koldioxidutsläpp. Samma kraftiga minskning syns däremot inte när det gäller använd energi räknat i kilowattimmar (kwh). Mellan 2011 och 2013 minskade den totala inköpta energin till fastigheter (lokaler och bostäder) med 5 %. I de fastigheter som sköts av Tekniska kontoret minskades elanvändningen med 8,5 % från 2009 till Vad gäller nyckeltalet kilowattimme per kvadratmeter uppvärmd yta är förändringen i energianvändning försumbar under perioden 2009 till Det kan bero på att kommunen avvecklat fastigheter som inte utnyttjats så mycket (som alltså inte använde mycket värme/ el), men det bör också finnas potential att minska mer. Det har inte genomförts några större kampanjer för att minska energianvändningen genom att påverka användarnas beteenden. Forskning på energiområdet visar att åtgärder för att ändra beteendet hos användare kan minska så mycket som 10 procent av energianvändningen.

208 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 18 (25) Upphandling och inköp Det här vill Oskarshamns kommun Konsumtion av varor och tjänster påverkar miljön och klimatet i flera olika led, från jord till bord när det gäller livsmedel och från vaggan till graven när det gäller varor och tjänster. Därför är det viktigt att välja produkter och tjänster som har så liten negativ miljö- och klimatpåverkan som möjligt, eller om möjligt sådant som ger positiv påverkan. Oskarshamns kommun ska ta ansvar för konsumtion inom den egna verksamheten och för att ha positiv påverkan på samhället och miljön. Genom information och rådgivning till allmänhet, företag och föreningar kan kommunen underlätta för invånarna att anpassa sin konsumtion i riktning mot minskad miljö- och klimatpåverkan. Kommunen som organisation Kommunen handlar upp varor och tjänster för stora belopp varje år. Genom att ställa krav i upphandlingen på bland annat energianvändning och koldioxidutsläpp kan kommunen minska sin klimatpåverkan. Det gäller allt från energieffektiva lokaler, verktyg, maskiner och förbrukningsvaror till energieffektiva och fossilbränslefria transporter och leveranser. Oskarshamns kommun ska vara en medveten beställare av varor och tjänster samt använda upphandling som instrument för att ställa miljö- och energikrav. Kompetensen inom klimatsmart upphandling ska ökas kontinuerligt och rutiner för att inköpen ska bli miljö- och klimatsmarta bör utvecklas. Nuläge Kommunens upphandlingar sköts genom upphandlingscentralen i Västervik, där det finns god kunskap om hur miljö- och klimatkrav kan ställas. Men att krav ställs i upphandlingen så att klimatsmarta varor finns att välja, garanterar inte att den som gör inköpet faktiskt väljer dessa. Uppföljning av genomförda upphandlingar och inköp bör utvecklas. Vad gäller finansiella investeringar finns det riktlinjer som gäller sociala värden, men inte något som tar hänsyn till investeringens påverkan på klimat, energisäkerhet eller miljön.

209 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 19 (25) Resor och transporter Det här vill Oskarshamns kommun Trafiken är troligtvis den enskilt svåraste utmaningen för att nå klimat- och energimålen. Det är viktigt att minska biltrafiken och överföra kortare resor till exempelvis cykel och gång, liksom att ersätta fossila bränslen som bensin och diesel med förnybara bränslen. Den fysiska planeringen av trafiken ska inkludera alla trafikslag, och tillgodose att olika trafikslag fyller sin uppgift på rätt plats. Genom regional samverkan ska Oskarshamn bidra till utvecklingen av hållbara transporter och en samhällsutveckling som ger god tillgänglighet och minskade transportbehov. Oskarshamns kommun kan arbeta för energisnålare och klimatsmarta transporter, till exempel genom att planera och förbättra infrastrukturen, och förbättra förutsättningarna för kommuninvånarna att resa klimatsmart både inom kommunen och över kommungränsen. I rollen som beställare kan kommunen skapa behov av fossilbränslefria lösningar genom sina val av fordon. Ett aktivt samarbete med Kalmar länstrafik ska stödja utvecklingen av pendling till och från kommunen med kollektivtrafik. I det regionala målet för Fossilbränslefritt Kalmar län 2030 ingår också ett mål om att alla transporter som betalas av samhället ska vara fossilbränslefria år ( Samhällsbetalda transporter är exempelvis tjänsteresor, skolskjutsar, varutransporter, sopbilar och sjuktransporter). Kommunen som organisation Kommunen är en av de största arbetsgivarna i Oskarshamn med cirka 2500 anställda, vilket motsvarar närmare 10 procent av kommuninvånarna. Kommunen har stor påverkansmöjlighet på de resor som görs i tjänsten, men har också möjlighet att motivera och stimulera sina anställda till en hållbar arbetspendling. Oskarshamns kommun har en stor fordonspark och det finns goda möjligheter att styra vilka fordon som används och vilka bränslen som driver fordonen. Genom planering och styrning av resor i tjänst samt samordning av godstransporter kan antalet körda mil och transporterna inom kommunens gränser minska. Upphandling och inköp är viktiga instrument för att styra fordonsparken i rätt riktning. Information och samtal om kommunens resepolicy krävs för att göra den känd och levande, och den bör följas upp regelbundet. Genom trafikplanering, fysisk planering och eftertanke vid exploatering kan kommunen påverka det framtida resandet i rätt riktning. Nuläge Transportsektorn i det geografiska området Precis som i Sverige som helhet står transporterna i för merparten av de fossila bränslen som används. Totalt tankades det 205 GWh bensin och diesel under Utvecklingen för sålda drivmedel i Oskarshamn redovisas i Figur 6 nedan. Trenden för transporternas energianvändning är minskande, men det finns osäkerheter i statistiken. En tydlig trend är att andelen dieseldrivna personbilar har ökat de senaste åren. Sedan 2012 är det också möjligt att tanka biogas på en mack i Oskarshamns stad, vilket har möjliggjort att antalet gasdrivna fordon ökar, dock från en låg nivå.

210 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 20 (25) Transporternas energianvändning (GWh) Förnybart Icke förnybart Figur 6. Drivmedelsförsäljning i Oskarshamns kommun 1990 till Datakälla: SCB. Låginblandad etanol och FAME är fördelad enligt riksgenomsnittet för Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun Arbetspendling och tjänsteresor i kommunorganisationen Under hösten 2013 genomfördes en resvaneundersökning bland anställda inom Oskarshamns kommun, där både arbetspendling och tjänsteresor undersöktes. Kartläggningen visar att anställda inom Oskarshamns kommun reser ungefär 1,1 miljoner mil per år, eller cirka 430 mil per år och anställd, för att ta sig till och från arbetet. Det motsvarar 275 varv runt jorden. 80 % av den resta sträckan vid arbetspendling gjordes med bil, 14 % med kollektivtrafik 5 % med cykel och resterande med moped/ Mc och gång. Strax över häften av de anställda bor mindre än 5 kilometer från sin arbetsplats genererade arbetspendlingen utsläpp på ton koldioxid, vilket blir knappt 0,7 ton koldioxid per anställd och år. I undersökningen kartlades även tjänsteresorna, det vill säga arbetsrelaterade resor och ärenden. Det finns dock brister i underlaget. Sammanställningen visade att tjänsteresorna uppgår till minst mil per år och kostar minst 8,1 miljoner. Det innebär att varje anställd i genomsnitt reser cirka 140 mil per år i tjänsten. Strax över 87 % av resorna utförs med bil, 8 % med tåg och buss (bokat via resebyrå) och resterande 5 % med flyg. Tjänsteresorna genererade koldioxidutsläpp på cirka 550 ton för 2012, vilket motsvarar 0,2 ton per anställd. Kommunens fordon och planering Kommunen är långt ifrån att klara målet om fossilbränslefritt i fordonsflottan, även om andelen miljöbilar år 2013 var nära 40 % av de lätta fordonen, och fler och fler bilar byts ut mot gasdrivna. Figur 7 nedan visar en tydlig ökning av andelen biogas av de drivmedel som används i kommunala bilar. Vid upphandling av skoltrafik ställs miljö- och klimatkrav på leverantörer. Däremot ställs i nuläget inte krav på energieffektivisering eller fossilbränslefria transporter vid upphandling av varor eller godstransporter. Kommunen har inte heller aktivt

211 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 21 (25) arbete för att påverka den lokala trafikutvecklingen mot minskad klimatpåverkan (t.ex. genom så kallad mobility management ). 100% Kommunens inköp av drivmedel, andel av totalen 80% 60% 40% 20% 0% Biogas MWh/år Etanol MWh/år Diesel MWh/år Bensin MWh/år Figur 7 Förändring av andel av olika bränslen som används i kommunala lätta fordon (både förvaltning och bolag), mätt i köpt energi. Källa: Årlig rapportering av energieffektiviseringsstöd till Energimyndigheten

212 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 22 (25) Energianvändning och energiproduktion Det här vill Oskarshamns kommun En kommun kan styra sin energianvändning och energitillförsel på flera olika sätt. Energieffektivisering och optimering av den energi som används är viktiga verktyg och arbetsområden för att minska energianvändning i kommunen, vilket ger både en ekonomisk och miljömässig vinst. För att trygga en säker och tillräcklig energitillförsel i framtiden krävs en omställning från fossila bränslen (främst till fordonen) till energi från förnybara källor. Att öka den lokala produktionen av el skulle också förbättra kommunens energisituation, och minska beroendet av fossila bränslen. Förutom tekniska åtgärder är det också viktigt att motivera och inspirera människor att förändra sina vanor för att nå en hållbar energianvändning och energiproduktionen. Kommunen som organisation Som fastighetsägare har Oskarshamns kommun stor möjlighet att påverka sin energianvändning genom tekniska åtgärder, till exempel inom ventilation, uppvärmning, isolering, belysning och underhåll. Där kommunorganisationen är hyresgäst finns det möjlighet att minska energianvändningen genom dialog med hyresvärden, och genom beteendepåverkan. Genom att välja att köpa förnybar el och uppvärmning med förnybar energi kan kommunen nå en hållbar energianvändning. Kommunen kan även undersöka möjligheten till att investera i egen produktion av förnybar el från exempelvis sol och vind, och underlätta för en ökad lokal produktion av förnybar energi genom fysisk planering, ägarinflytande i det delägda lokala energibolaget samt genom aktiv information och rådgivning om egen energiproduktion riktad till invånare, företag och föreningar. Nuläge Energianvändning Fördelningen mellan förnybar och icke-förnybar energi av det som totalt används i form av el och bränslen i kommunen har haft en positiv utveckling sedan år Då var andelen ickeförnybara bränslen 75 % och förnybart stod för 25 %. År 2012 hade andelen förnybara bränslen ökat till 47 %, främst tack vare skiftet till biobränsle i värmesektorn. Elproduktion och förnybar energi Oskarshamn Energis nya kraftvärmeverk tas i bruk 2015, vilket kommer att ge ungefär 100 GWh värme. Det motsvarar uppvärmningen av 7000 villor. Kraftvärmeverket kommer även att producera 19 GWh el, vilket motsvarar el till 2300 hushåll. Kraftvärmeverket ska drivas med skogsbränsle. Kärnkraftverket i Oskarshamn ses som en nationell angelägenhet och räknas därför inte på lokal nivå. Det finns ingen större vind- eller vattenkraftsproduktion i kommunen. Det finns färdiga tillstånd för två vindkraftsparker med sammanlagt 30 verk, men alltså ingen utbyggd effekt. Inom Oskarshamn energis elnät (i staden Oskarshamn) fanns våren 2015 nio nätanslutna mikroproducenter av solel. Samtliga är privatpersoner. Kommunen har två egna solenergianläggningar som producerar värme. De producerar ungefär 27 MWh värme per år.

213 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 23 (25) Fjärrvärmeproduktion Fjärrvärmeleveranserna har ökat de senaste decennierna. Figur 8 visar hur stor mängd bränslen och el som använts för att producera fjärrvärmen. År 2010 var kallt vilket också ledde till en relativt hög produktion. Mängden förnybart bränsle har ökat markant. Tillförd energi i fjärrvärmeproduktionen (GWh) El Förnybart Ej förnybart Figur 8. Fjärrvärmeproduktionens utveckling i Oskarshamn. Datakällor: SCB och Svensk Fjärrvärme. Källa: Energibalans 2012 Oskarshamns kommun

214 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 24 (25) Information och samverkan Det här vill Oskarshamns kommun Oskarshamns kommuns vision lyder Oskarshamn - ett internationellt energicentrum och en tillväxtkommun med hög livskvalitet. Samverkan med näringsliv, föreningar, akademi och regionala aktörer är viktigt för att arbeta mot visionen. Genom att engagera fler i omställningen till en mer hållbar energianvändning kan kommunen verka för att minska Oskarshamns energianvändning och klimatpåverkan. Genom att informera och erbjuda aktiv rådgivning kan kommunen arbeta med beteendepåverkan. Det bästa är att göra detta i kombination med åtgärder som underlättar miljösmarta beteenden, exempelvis att cykla i en tätort. Det ska vara svårt att göra fel. Samverkan mellan olika aktörer är en annan viktig framgångsfaktor. Kommunen som organisation Kommunen kan påverka medborgarna genom att uppmuntra anställda, brukare, elever och övriga som har regelbunden kontakt med kommunen att göra klimatsmart val på arbetet och på fritiden. I kommunens olika verksamheter, exempelvis i äldreomsorgen eller teknisk service, kan information och uppmuntran hjälpa människor att göra miljösmarta val. Även vid energi- och klimatrådgivning och kommunens tillsyn av verksamheter ska vi arbeta för att uppmuntra och inspirera medborgare och företag att göra rätt. Kommunen ska informera om miljö- och klimatfrågor då det är relevant i samband med större förändringar i det kommunala arbetet, liksom när det är lämpligt i den vanliga driften. Nuläge Internt finns ett nätverk med representanter från alla förvaltningar, bolag samt företagarföreningen FCO. Nätverkets främsta uppgift är att följa upp energianvändning samt att vara en ingång för samarbete och utbyte mellan olika verksamheter. Genom olika energirelaterade projekt, såsom Energi i skolan, framtagande av resepolicy, Energy forum. Energieffektivisering i fastigheter med mera, skapas kompetens och kontakter inom och mellan olika verksamheter, som är värdefulla för den fortsatta utvecklingen av det lokala energi- och klimatarbetet. På regional nivå deltar kommunen i klimatkommissionen i Kalmar län, samt är medlem i Energikontor sydost. Det finns ett samarbetsavtal mellan kommunen och E.On kopplat till det gemensamma ägandet av Oskarshamn Energi. Oskarshamn är också en aktiv medlem i Östersjönätverket UBC (Union of the Baltic Cities) och engagerar sig främst i frågor om hållbara och uthålliga städer samt ungdomsfrågor. Nova är en del av Oskarshamns kommun och arbetar med utbildning, forskning och affärsutveckling som ett verktyg för regionutveckling. Arbetet är nära kopplat till energi, miljö och klimat genom samarbetsavtal med Kungliga tekniska högskolan, Linnéuniversitetet, Sveriges lantbruksuniversitet och Svensk kärnbränslehantering. Internt i kommunens verksamhet sprids information om energiarbetet på intranätet och via andra kanaler. Externt sprids information exempelvis via pressmeddelanden, hemsida och

215 Program för klimat och energi revidering efter återremiss 25 (25) sociala medier. Kommunikationen om det arbete som görs, kommunens mål, resultat och utmaningar är något som verkligen behöver utvecklas. Detta är viktigt för att öka medborgarnas kunskap om arbetet och därmed öka möjligheten att ha inflytande över det som görs.

216 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Reviderat förslag till Energi- och klimatprogram Arbetsutskottets beslut Förslaget till Energi- och klimatprogram remitteras till kommunens verksamhetsledning för yttrande. Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har inom ramen för Energi- och klimatarbetet och Ekokommunstyrgruppens ansvarsområde tagit fram ett nytt Energi- och klimatprogram för perioden Dokumentet var ute på remiss under sommaren 2015 och har därefter bearbetats, framförallt genom förtydliganden av mål och definitioner. Kommunstyrelsen beslutade , 312, att återremittera ärendet till Ekokommunstyrgruppen för att ta fram ett nytt programförslag. Nu är programmet klart att antas. Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Ärendets behandling I ett tjänsteutlåtande, , från kommundirektören och hållbarhetsstrategen föreslås att Energi- och klimatprogram antas. Dagens sammanträde Lena Granath (V) yrkar att förslaget till Energi- och klimatprogram remitteras till kommunens verksamhetsledning för yttrande. Ordföranden ställer proposition på Lena Granaths (V) yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar bifall detta. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

217 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Beslutsunderlag Förslag till energi och klimatprogram Kommunstyrelsen , 312. Tjänsteutlåtande, , från kommundirektören och hållbarhetsstrategen. Skickas till Kommundirektören/Verksamhetsledningen Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

218 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Reviderat förslag till Energi- och klimatprogram Arbetsutskottets beslutsförslag till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Energi- och klimatprogram antas. Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har inom ramen för Energi- och klimatarbetet och Ekokommunstyrgruppens ansvarsområde tagit fram ett nytt Energi- och klimatprogram för perioden Dokumentet var ute på remiss under sommaren 2015 och har därefter bearbetats, framförallt genom förtydliganden av mål och definitioner. Kommunstyrelsen beslutade , 312, att återremittera ärendet till Ekokommunstyrgruppen för att ta fram ett nytt programförslag. Nu är programmet klart att antas. Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att senast besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 93 att remittera energi- och klimatprogram till kommunens verksamhetsledning för yttrande. I ett tjänsteutlåtande, , från kommundirektören och hållbarhetsstrategen föreslås att energi- och klimatprogram antas. Dagens sammanträde Kommundirektör Rolf Persson föredrar ärendet och meddelar att verksamhetsledningen inte har något att erinra gällande energi- och klimatprogram Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

219 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Energi och klimatprogram Kommunstyrelsens arbetsutskott , 93. Tjänsteutlåtande, , kommundirektören och hållbarhetsstrategen. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

220 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Reviderat förslag till Energi- och klimatprogram Kommunstyrelsens beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har inom ramen för Energi- och klimatarbetet och Ekokommunstyrgruppens ansvarsområde tagit fram ett nytt Energi- och klimatprogram för perioden Dokumentet var ute på remiss under sommaren 2015 och har därefter bearbetats, framförallt genom förtydliganden av mål och definitioner. Kommunstyrelsen beslutade , 312, att återremittera ärendet till Ekokommunstyrgruppen för att ta fram ett nytt programförslag. Nu är programmet klart att antas. Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att senast besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 93 att remittera energi- och klimatprogram till kommunens verksamhetsledning för yttrande. I ett tjänsteutlåtande, , från kommundirektören och hållbarhetsstrategen föreslås att energi- och klimatprogram antas. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår , 106, att Energi- och klimatprogram antas. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

221 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Under överläggningen ajourneras sammanträdet kl. 17:05. Sammanträdet återupptas kl. 17:10. Lena Granath (V) föreslår för Vänsterpartiet, Socialdemokraterna och Miljöpartiet att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Britt-Marie Sundqvist (SD), Anders Stenberg (M), Mathias J Karlsson (L) och Ingemar Lennartsson (KD) föreslår att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ordföranden ställer proposition på att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde och finner att kommunstyrelsen beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Energi och klimatprogram Kommunstyrelsens arbetsutskott , 93. Tjänsteutlåtande, , kommundirektören och hållbarhetsstrategen. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 108. Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

222 PROTOKOLL Sida 1 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Dnr KS 2015/ Reviderat förslag till Energi- och klimatprogram Arbetsutskottets beslut Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde Ärendet Samhällsbyggnadskontoret har inom ramen för Energi- och klimatarbetet och Ekokommunstyrgruppens ansvarsområde tagit fram ett nytt Energi- och klimatprogram för perioden Dokumentet var ute på remiss under sommaren 2015 och har därefter bearbetats, framförallt genom förtydliganden av mål och definitioner. Kommunstyrelsen beslutade , 312, att återremittera ärendet till Ekokommunstyrgruppen för att ta fram ett nytt programförslag. Nu är programmet klart att antas. Kommunstyrelsen genom Ekokommunstyrgruppen ansvarar för att programmet följs upp och utvärderas. Ekokommunstyrgruppen ansvarar dessutom för att samordna uppföljningen av den kommunala verksamhetens energi- och klimatarbete (i samarbete med nyckelfunktioner inom övriga förvaltningar och bolag). Det är också styrgruppens ansvar att kommunicera mål, åtgärder och uppföljning av dessa både in i organisationen och externt till medborgare och andra. Nämnder och styrelser för kommunala bolag ansvarar för att senast besluta om handlingsplaner som ska genomföras under programperioden. Handlingsplanerna ska följas upp, utvärderas och avrapporteras till kommunstyrelsen årligen. Förvaltningarna och de kommunala bolagen ansvarar för att genomföra åtgärder och bidra till uppföljningen av mål och åtgärder. De ska också, då det är relevant, delta i lokalt utbyte och samverkan inom energi- och klimatfrågor och utse en kontaktperson för detta. Kommunstyrelsen ansvarar för att programmet ska revideras vid behov, minst en gång varje mandatperiod. Ärendets behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade , 93 att remittera energi- och klimatprogram till kommunens verksamhetsledning för yttrande. I ett tjänsteutlåtande, , från kommundirektören och hållbarhetsstrategen föreslås att energi- och klimatprogram antas. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår , 106, att Energi- och klimatprogram antas. Kommunstyrelsen beslutade , 153, att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsens sammanträde Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

223 PROTOKOLL Sida 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum fortsättning Dagens sammanträde Ordföranden ställer proposition på att ärendet hänskjuts till kommunstyrelsens sammanträde och finner att arbetsutskottet beslutar bifalla detta. Beslutsunderlag Energi och klimatprogram Kommunstyrelsens arbetsutskott , 93. Tjänsteutlåtande, , kommundirektören och hållbarhetsstrategen. Kommunstyrelsens arbetsutskott , 108. Kommunstyrelsen , 153. Yrkande från SD Justerarsignaturer Utdragsbestyrkande

224 Ärende 106 TJÄNSTEUTLÅTANDE Sida 1 Datum Vår beteckning KS 2016/ Tjänsteställe/handläggare Strategi- och näringslivsenheten Per Nygren E-post: per.nygren@oskarshamn.se Tel: Beslutsinstans Kommunfullmäktige Avsägelse av uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige Förslag till beslut 1. Martina Palmér (S) beviljas begärda entledigande från uppdraget som ersättare i kommunfullmäktige. 2. Kommunfullmäktige begär hos Länsstyrelsen i Kalmar län att ny ersättare utses i kommunfullmäktige med anledning av Martina Palmérs entledigande från uppdraget som ledamot i fullmäktige. Ärendet I skrivelse har Martina Palmér (S) avsagt sig sitt uppdrag som ersättare i kommunfullmäktige. Sven-Åke Johansson Kommunfullmäktiges ordförande Per Nygren Kommunsekreterare Beslutsunderlag

225