REGIONARKIVETS KURSER 2013

Transkript

1 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande åtgärder, att erbjuda ett antal olika kurser inom arkiv- och informationshantering för anställda inom Göteborgs Stad. Kurserna är kostnadsfria och kommer att hållas i Göteborg och ges i samarbete med välmeriterade föreläsare från utbildnings- och konsultföretagen Bra Arkiv och SIPU Mariebergs Arkivbyrå. Motsvarande kurser ges normalt i Stockholm och då till en kostnad mellan kronor per person och kurs av de anlitade utbildnings-företagen. Antalet platser kommer att vara begränsade, det är därför viktigt att ni anmäler er i god tid. Obs! Lunch ingår ej. Kursanmälan Anmälan görs via formulär under rubriken Utbildningar på Regionarkivets hemsida Anmäl dig senast sju dagar före kursdatum. Anmälan är bindande, men vid förhinder kan platsen överlåtas till kollega från samma myndighet. Vid uteblivet deltagande debiteras en kostnad på 500 kr. Kontakt Har du frågor om kurserna kan du ta kontakt med verksamhetschef William Försth via e-post till william.forsth@arkivnamnden.goteborg.se eller via telefon på

2 Grundkurs upphovsrätt till arkivmaterial (Halvdagskurs) Stefan Högberg, Regionarkivet. Upphovsrätten är inte bara en fråga för piratjägare, utan även arkivhandlingar kan utgöra skyddade verk. Lagen reglerar bland annat vad man får publicera i en skrift eller på nätet, vad man får kopiera och digitalisera och hur arbetsgivare förfogar över arbetstagares verk. Kursen syftar till att ge en orientering i dessa frågor. Chefer, informatörer, arkivansvariga. Att bedöma en handlings upphovsrättsliga status Gränser för tillgängliggöring och mångfaldigande Upphovsrätt i anställningsförhållanden Fria licenser och föräldralösa verk Datum: Tid: 13:00-16:00 Grundkurs i arkiv- och dokumenthantering (Heldagskurs) Katharina Prager m.fl., BRA Arkiv. Reglerna om offentlighet, sekretess, allmänna handlingar och arkivering är områden som ständigt är aktuella i kommunal verksamhet. Det är därför viktigt att man som anställd känner till vilka rättigheter och skyldigheter man har enligt gällande lagstiftning. Kursen avser att ge en grundläggande överblick över regelsystemen. Anställda utan specifikt ansvar för arkiv- och dokumenthantering. Offentlighetsprincipen i svensk rätt Utlämnande av allmän handling Arkivering och gallring enligt regelverket (arkivlagen m.fl.) Den egna verksamhetsnyttan med ordning och reda Samma kurs kommer att ges vid tre olika tillfällen Datum: Datum: Datum:

3 För dig som ansvarar för myndighetens arkiv- och dokumenthantering (Halvdagskurs) Katharina Prager m.fl., BRA Arkiv. En halvdagsutbildning som vänder sig till dig som ansvarar för att verksamhetens arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. Som ansvarig ska man se till att verksamheten uppfyller lagstiftning såväl som arkivmyndighetens krav men även den egna verksamhetens behov och nyttor som en väl fungerande arkiv- och dokumenthantering tillhandahåller. Chefer eller andra som ansvarar för arkivfrågor strategiskt/budgetmässigt. Vilka regelverk gäller inom arkivhantering? Vad är vad inom arkivsvängen? (gallringsutredning,, ordna och förteckna, arkivlokal, nya arkivredovisningen) Arkivet som en resurs för den egna såväl som allmänhetens intresse (nyttor) Att planera, budgetera och följa upp hur kommer man igång? (tips och råd inom olika arkiv- och dokumenthanteringsområden rutiner, arkivorganisation) Vad ska man tänka på när verksamheten ska avvecklas? Vilka kan hjälpa till i arkivfrågor? (arkivmyndigheter, föreningar, konsulter, depåer) Samma kurs kommer att ges vid två olika tillfällen Digitala strategier för verksamhetens IT-system (Halvdagskurs) Katharina Prager m.fl., BRA Arkiv. En halvdagsutbildning som vänder sig till dig som är IT-chef eller ansvarig för verksamhetens IT-system. Det mesta av den information som skapas idag är i digital form men lagstiftningen är densamma inom arkiv- och dokumenthanteringen oavsett om det är papper eller digitala uppgifter. IT-chefer, systemförvaltare, arkivansvariga Vad säger lagen? (arkivlag, föreskrifter, reglementen) Digitala strategier tips och nyttor (informationsvärdering, ansvar gallring, leverans arkivmyndighet, byte av system vad ska man ta med sig etc.) Att införa dokument- och ärendehanteringssystem E-arkiv är det något för oss? Samma kurs kommer att ges vid två olika tillfällen Datum: Tid: Datum: Tid: Datum: Tid: Datum: Tid:

4 REGIONARKIVET KURSER HÖSTEN KURSER HÖSTEN Katastrofhantering för arkiv och arkivlokaler (Halvdagskurs) William Försth m.fl., Regionarkivet En halvdagskurs som vänder sig till arkivarier, arkivansvariga och säkerhetsansvariga i organisationen. Syftet med kursen är att förstå arkivets speciella egenskaper och behov vid risk- och katastrofhantering och planering. Förebyggande arbete tillsammans med riskidentifiering är den viktigaste delen. Arkivarier, arkivansvariga och säkerhetsansvariga. Hur man skapar en strategi för riskbedömning och riskhantering Hur man arbetar med en katastrofhanteringsplan över tid Datum: Tid: Rätt ordning och reda - bland skoldokumentation (Heldagskurs) ett ansvar för att all dokumentation inom din skola hanteras på ett sätt som följer lagstiftningen. Kursen syftar till att ge dig kunskap om dokumenthantering inom grundskola och gymnasieskola. På kursen tar vi upp den dokumentation som produceras och hanteras samt hur denna bör tas om hand och arkiveras. Gällande regler gås igenom. Du får också ett förslag till dokumentplan. Efter genomgången kurs ska du kunna delta i projekt för att arbeta fram en dokumentplan för din organisation. Skolledare och skoladministratörer inom både grundskola och gymnasieskola, såväl fristående som kommunal. Vad menar vi med skoldokumentation? dokumentplan Vad händer när elev byter skola skola byter form? Vem får ha tillgång till dokumentationen? Datum: Hamngatan 12 - Göteborg Kursen syftar till att ge dig, som arbetar inom grundskola eller gymnasieskola, grundläggande kunskaper om regler kring en säker och effektiv dokumenthantering. Skoldokumentation är till skydd för både elever och anställda. Grundskolan och gymnasieskolan måste tillämpa ett antal regelverk men vilka är reglerna och hur ska de tillämpas för olika typer av dokument? Finns det särskilda regler för elevakter, skolhälsovårdsjournaler och annan känslig information? Hur hanteras dokumentation om en elev byter skola? Och blir det någon skillnad om den ena skolan är en friskola? Som skolledare har du

5 Rätt ordning och reda - bland ekonomihandlingar (Heldagskurs) Vad är räkenskapsinformation? Vilka lagar och regler gäller? Dokumenthantering och registreringsbehov. Dokumentplanen för kontroll och överblick. Gallra eller bevara? Hur ska vi ta hand om arkivet? Ekonomihandlingar upptar ofta stora utrymmen i arkivet. Det är därför viktigt att veta vad som ska bevaras och vad som kan gallras bort. Med ökad kunskap om reglerna kring räkenskapsinformation och ekonomihandlingar, kan du lättare avgöra vilket material du måste ha kvar. Genom val av rätt lagringsform kan du också minimera kostnaderna för arkivutrymmen och bidra till minskad miljöpåverkan. Kursen syftar till att ge dig kunskap om dokumenthantering av räkenskapsinformation och ekonomihandlingar. På kursen behandlar vi den dokumentation som skapas och hanteras samt hur denna bör tas om hand och arkiveras. Gällande regler gås igenom. Du får också ett förslag till dokumentplan. Efter genomgången kurs ska du kunna delta i projekt för att arbeta fram en sådan för din organisation. Ekonomi- och redovisningsansvariga, ekonomiassistenter och andra som arbetar med räkenskaper och arkivering av dessa. Vad menar vi med räkenskapsinformation och ekonomihandlingar? Datum: Tid: 09:00-16:00 Hamngatan 12 Göteborg Rätt ordning och reda - bland personalhandlingar (Heldagskurs) Personalhandlingar kräver särskilda hänsyn när det gäller hantering och arkivering. Handlingarna kan innehålla uppgifter som vi särskilt behöver beakta av integritetsskäl. Viss dokumentation behöver vara tillgänglig både för individen och för arbetsgivaren under lång tid. Och viss dokumentation behöver bevaras för alltid. Därför är det viktigt att vi hanterar personalhandlingar på ett säkert och korrekt sätt - ett sätt som även följer gällande lagstiftning. Kursen syftar till att ge dig kunskap om dokumenthantering av personalhandlingar. På kursen tar vi upp den dokumentation som produceras och hanteras samt hur denna bör tas om hand och arkiveras. Gällande regler gås igenom. Du får också ett förslag till dokumentplan. Efter genomgången kurs ska du kunna delta i projekt för att arbeta fram en dokumentplan för din organisation. Personalassistenter, personalhandläggare, arkivpersonal och andra som behöver kunskap om hur man hanterar personalhandlingar. Vad menar vi med personalhandlingar? När får vi gallra - hur länge måste vi bevara? Samma kurs kommer att ges vid tre olika tillfällen Datum: Hamngatan 12 - Göteborg

6 Rätt ordning och reda bland upphandlingsdokumentation (Heldagskurs) Vad är upphandlingsdokumentation? Vilka lagar och regler gäller? Dokumenthantering och registreringsbehov. Dokumentplanen. Gallra eller bevara? Hur ska vi ta hand om arkivet? Kursen syftar till att ge dig kunskap om hur du ska hantera all dokumentation som skapas i upphandlingsprocessen. Du får ett förslag till dokumentplan och efter genomgången kurs ska du kunna delta i projekt för att arbeta fram en sådan för din organisation. Upphandlingsansvariga samt assistenter och andra som behöver kunskap om hur man hanterar upphandlingsdokumentation. Vad menar vi med upphandlingsdokumentation? (med diarieföring) Datum: Tid: 09:00-16:00 Hamngatan 12 Göteborg Rätt ordning och reda bland fastighetsdokumentation (Heldagskurs) Fastighetsdokumentation är ofta omfattande och kostsam både att hantera och arkivera. Hur tar vi hand om denna dokumentation och hur kan vi underlätta arbetet med flödet av handlingar? Fastighetsdokumentation är omfattande och kostsam att hantera och arkivera. När vi ska förvara denna dokumentation behöver vi ta hänsyn till såväl rättsliga som säkerhetsmässiga och driftstekniska faktorer. Det är viktigt att ha kunskap om hur vi bör ta hand om denna dokumentation och hur vi kan underlätta arbetet med flödet av handlingar. Digital lagring kan underlätta delar av arbetet men finns det också andra lösningar? Förvaltningsassistenter, projektassistenter, arkivansvariga och andra som hanterar dokument i fastighetsbolag eller andra verksamheter som arbetar med fastighetsdokumentation Vad menar vi med fastighetsdokumentation? Presentation av digitala system för fastighetsdokumentation Datum: Tid: 09:00-16:00 Plats: Meddelas senare Enheten för tillsyn och rådgivning