Att processa processer

Transkript

1 Att processa processer Om organisationsutveckling och förändringsarbete på Stockholms universitetsbibliotek Catarina Ericson-Roos oktober 2010

2 / Namn Namn, Institution eller liknande

3 Organisationen

4

5 Organisationen från och med 2008

6 Processarbete ett ständigt förbättringsarbete Fokus på kunden kvalitetssäkra och skapa värde Helhetsperspektiv Effektivisera

7 Fokus på kunden

8 Varför förändring? Nödvändigt att fundera över andra arbetssätt och annan arbetsorganisation Hur skulle vi behålla kvalitet och hur skulle vi utveckla biblioteket samtidigt som de ekonomiska ramarna minskade?

9 Vilka var problemen? Fakultetsavdelningar med samma uppgifter men på fyra olika sätt Bemanning av informationstjänst Logistik Ledningsstruktur Ekonomi Organisationskultur

10 Vilka var styrkorna? En insikt hos flera att det var dags (mental förberedelse) Kunskap om och erfarenhet av processarbete hos många Processarbete i sig skapar engagemang och ger delaktighet En stark ledningsgrupp och väldigt många bra medarbetare (vi anlitade inte konsult)

11

12 Vision och långsiktig planering

13 Visionen Stockholms universitetsbibliotek ska vara ett levande gränssnitt mellan den samlade vetenskapliga kunskapen och universitetets studenter, lärare och forskare för att tillgodose ett föränderligt informationsbehov. Utvecklingen av verksamhetens grundpelare vetenskaplig informationsförsörjning, vetenskaplig kommunikation, informationskompetens och lärandemiljö ska präglas av gränslöshet och hållbarhet, innovation och kreativitet, användarfokus och enkelhet.

14 Ett av många levande gränssnitt

15

16 Processarbetet Huvudprocesserna Samlingsuppbyggnad, Tillgängliggörande, Informationssökning Delprocesserna Styrformerna

17 Att visualisera en organisation

18 Grundtankarna Mer koncentration, utveckla kompetensen Avd chefen har personal-, verksamhets- och budgetansvar En bitr avd chef på de stora avdelningarna Team med teamledare Bryta upp gränser

19 Nya ledarroller, nya möjligheter Biträdande avdelningschefer Teamledare Processkartläggare, processägare Projektledare

20 Hur blev det? Bättre service, effektivare arbetssätt och bättre trivsel i kundteamen Märkbart snabbare katalogiseringsflöde med färre personal Snabbare förvärvsflöde men här finns mer att göra! Bättre koncentration av kompetens, mindre splittring

21 Hur blev det (forts)? Bättre styrformer Fler möjligheter att pröva ledarskap Öppnare kultur och nöjdare medarbetare!

22 Inköpsförslag Kurslistor Fjärrlån Saknade böcker Bevakning av ämnet Urval Beställning Mottagning (NAT) Katalogisatören: Ev. bibl. Post Beståndspost Exemplarpost Monografier köp: Katalogisering / Registrering Katalogisering / Registrering Åtkomlighet Bokvård Uppsättning Användaren (NAT) Katalogisatören bestämmer klassning, ämnesord och placering Väljer ut böcker för exponering (orange slips) (NAT) Katalogisatören kontrollerar posten i Libris Förvärvaren bestämmer klassning, Förvärvaren ämnesord och placering kontrollerar posten Väljer ut böcker för exponering i Libris (orange slips) Bibl. post finns Bibl. post finns ej (SAM) Förvärvaren (ej registreraren) lämnar till katalogisatör Förvärvaren/ registreraren Beståndspost Exemplarpost Förvärvaren/ katalogisatören Beståndspost Exemplarpost (SAM) Förvärvaren (ej registreraren) lämnar till katalogisatör Förvärvaren och förvärvaren/ registreraren lämnar böcker på hyllan till katalogisatör Förvärvaren/ katalogisatören Förvärvaren/ katalogisatören Bibl. Post Beståndspost Exemplarpost Exemplarpost (SAM) Katalogisatören Beståndspost Exemplarpost (SAM) Katalogisatören Bibl. post Beståndspost Exemplarpost Katalogisatören Bibl. post Beståndspost Exemplarpost Beställaren ställs i kö i lånemodulen Stämplar Lämnar böcker på Exlibris hyllan till Bokvården Stryker under uppställningsordet REF-hylla NAT-hylla JUR-hylla HUM-hylla Nya böcker Inköpsförslag NC-böcker SAM-hylla MAG SOCVET NC MAG rapporter

23

24 Den inre förändringen PLUS-metoden Plattformen vad har vi att utgå från? Lösningsmönster vilken är framtidsbilden? Undantaget vad fungerar bra och hur kan vi bygga vidare på det? Skalor och steg tecken på förändring, vad behövs för att komma vidare?

25 Den inre förändringen medarbetarskapet Konsultstöd och samtliga medarbetare deltog i arbetet Diskussionerna under resans gång det allra viktigaste

26 Resultatet en medarbetarplattform Ansvarstagande och delaktighet (för verksamhet, egna arbetsuppgifter och arbetsmiljö) Professionalism (gott bemötande, kompetens, engagemang, vilja utvecklas, lojalitet) Generositet och öppenhet (prestigelöshet, hjälpsamhet, uppskattning, våga uttrycka åsikter, respektera åsikter)

27 Hur fortsätter vi?

28 Hur fortsätter vi? Processarbete = kontinuerlig utveckling och utvärdering Uppföljning av utvärdering Ständig uppföljning av medarbetarplattformen Förnyad utbildning för chefer i PLUS-metoden

29