Uppföljning verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2012 (per april)

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS UPPFÖLJNING 1 (5) Gemensamma förvaltningen Avd för utbildningsstöd Jane Edström, tf avdelningschef Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Uppföljning verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd (per april) Verksamhetsplanen har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen för utbildningsstöd. Den utgår ifrån verksamhetsplan för GF -2014, GF:s plan för kvalitetsarbete -2013, GF:s plan för systematiskt arbetsmiljöarbete och budget för. 1. Uppdrag Avdelningen skall utifrån ett högskoleövergripande perspektiv ta ansvar för, utveckla och delta i processerna kring utbildningssamordning och studieadministration. Avdelningens uppdrag är att genom sin samlade kompetens bidra till stöd för högskolan verksamhet och studenter. Detta innebär både stöd till den operativa verksamheten och högskolans ledning. Avdelningen ansvarar för utredningar, analyser, statistik och remissvar mm inom avdelningens kompetensområden. Verksamheten kan grovt beskrivas med följande områden: Utbildningsstöd, varav större delen är kopplad till stödprocessen för högskolans utbildningsplanering. Studieadministrativt stöd, bland annat antagnings-, studiedokumentations- och examensärenden. Avdelningen förvaltar ett flertal IT-system inom ovanstående områden. De flesta av dessa system är verksamhetskritiska. Nyckeltal för att beskriva verksamhetens omfattning :T1 Antal antagningsärenden Antal examensärenden Antal övriga ärenden, Ca remisser och dyl Ansvar för antal IT-system, lokala

2 (5) 2. Mål Avdelningen skall genom ett professionellt agerande och aktivt arbete verka för fortsatt samarbete och samordning med institutioner och övriga enheter och avdelningar. Förhållningssättet skall vara proaktivt och medel ska vara nätverkande, transparens och ömsesidig kommunikation för att lösa uppdraget. 3. Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningen för utbildningsstöd kommer under särskilt fokusera på: Systemförvaltning Ta fram förvaltningsplaner för de system avdelningen ansvarar för. Utveckla, synliggöra och implementera arbetssättet. Identifiera tidsödande, manuella rutiner Under identifiera områden där utvecklande av automatiserade processer innebär en stor arbetsbesparing. Synliggöra och standardisera samarbeten Både inom avdelningen och övriga inom HB Status för pågående utvecklingsarbete : Projekt Ta fram förvaltningsplaner för de system avdelningen ansvarar för. Utveckla, synliggöra och implementera arbetssättet. Under identifiera områden där utvecklande av automatiserade processer innebär en stor arbetsbesparing. Övergång till Ladok3. Fortsatt medverkan i utvecklingen av nytt gränssnitt för KursInfo. Status Arbetet har inte kommit igång som önskat beroende på personalsituationen på avdelningen. Identifierat behov av att skapa en databas för examensbenämningar, påbörjats. Avdelningen tar regelbundet ut statistik, både för eget bruk men även för andra verksamheter inom HB. Se över och fastställa behov av statistik som skall tas ut löpande samt skapa rutin för övriga statistikbeställningar. I uppdraget ingår även att se över möjligheter för systemstöd. Förberedelser för migreringsarbetet har påbörjats. Översyn genomförs över befintliga integrationer till nuvarande Ladok. Projektet har försenats p.g.a brist på utvecklarresurser. Arbete med att ta fram en implementeringsplan pågår.

3 (5) Delta i arbetet med att utveckla processen för utveckling av nya utbildningar och revideringar av befintliga utbildningar. Delta i det övergripande kvalitetssäkringsarbetet av högskolans utbildningar kopplat till HSVgranskningar. Säkerställa administrativa rutiner som krävs för forskarutbildning. Anpassa mallar för nya och reviderade kurs- och utbildningsplaner utifrån miljömålsarbetet där perspektivet hållbar utveckling ska beaktas/lyftas fram. Den arbetsgrupp som tillsattes av Forsknings- och utbildningsnämnden, där utbildningssamordnaren vid avdelningen ingår, är färdiga med sin beredning och har lämnat över ett förslag till organisationen att ta ställning till. Beslut väntas i höst. Den analysgrupp som har tillsatts av Forsknings- och utbildningsnämnden, där utbildningssamordnaren vid avdelningen finns med, har fortsatt sitt arbete och har rapporterat till Rektor respektive Forsknings- och utbildningsnämnden vad gäller utförda självvärderingar vid gemensamma förvaltningen och bibliotek och läranderesurser samt Institutionen ingenjörshögskolan. Handläggare vid avdelningen har i samarbete med några av högskolans institutioner fortsatt arbetet med att säkerställa gemensamma administrativa rutiner kring forskarutbildningen vid högskolan. Arbetet närmar sig ett avslut då en första version av rutinsamling bör kunna fastställas under första delen av hösten. Anpassning av mallar för kurs och utbildningsplaner har ännu inte realiserats. Arbetet har påbörjats och planeras att fortsätta under hösten. Tillkommande utvecklingsarbete: Översyn av rutiner för studieavgiftsskyldiga studenter. Ta fram och förslag kring stipendiehanteringen och fastställa rutin tillsammans med institutionerna. 3.2 Kvalitetsarbete Avdelningen bedriver ett aktivt kvalitetsarbete genom deltagande i utbildningsplanering och studieadministrativa processer. Fastlagda rutiner ses över och uppdateras löpande. 3.3 Arbetsmiljöarbete Ambitionen är att intensifiera arbetet med ledar- och medarbetarskap inom avdelningen, detta för att skapa en god arbetsmiljö för alla. I arbetet kan det underlag som togs fram under för hur avdelningen kan utveckla och bibehålla ett gott medarbetarskap användas.

4 (5) 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklings- och uppföljningssamtal. Återkommande behov av kompetensutveckling på gruppnivå som prioriteras är utveckling i: Projektledning Handläggning Fackengelska Systemförvaltning Avdelningens medarbetare har till och med april deltagit i följande: 4. Resurser PA-seminarium Anti-Väst nätverk inom Västsverige för SA-frågor SA-chefsseminarium Informationsträff ang nya antagningsregler KUL-nätverk Utbildning projektmedarbetare Statistikverktyg bak- och framgrund SUHF seminarium om hantering av avgifter Systemägarmöte Ladok Regionmöte Ladok 4.1 Personella resurser Avdelningen består av 12 medarbetare motsvarande 11,67 årspersoner. Avdelningens grundbemanning är fördelad enligt nedan: Avdelningschef 1 Utbildningssamordnare 1 Systemförvaltare 2 Studieadministrativ handläggare 8 Under gjordes en omorganisation inom Gemensamma förvaltningen där avdelningen avgränsades mot en tydlig sammanhållen studieadministrativ avdelning. Avdelningens medarbetare brukar, mot ersättning, delta i olika nationella projekt kring Ladok, KursInfo och NyA. På grund av nuvarande vakanser och att två medarbetare troligen kommer att rekryteras först till april/maj finns inga möjligheter att åta oss dessa uppdrag under första halvåret. Medarbetare deltar i styr- och förvaltningsgrupp för KursInfo. En nyrekrytering av studieadministrativ handläggare har genomförts, Jenny började sin anställning 1 april. Två medarbetare är föräldralediga och motsvarande resurser har hyrts in via bemanningsföretag första tertialet.

5

6 Bilaga 1 Budget och ekonomisk utveckling 0514 Res US (tkr) Avdelningen i % System US i % Utbildning av studieavgifskyldiga studenter Anslag ,3% ,0% ,0% ,0% 0 Externa intäkter ,3% ,0% ,0% ,0% 0 Interna intäkter ######## ,0% ,0% ,0% 0 Summa intäkter ,0% ,3% ######## ###### 0 Lön och lönepålägg ,6% ,0% ,0% ,0% 0 Internt köpt personal ######## ,0% ,0% ,0% 0 Bemanningsföretag ######## ,0% ,0% ,0% 0 Semskuld och löneperiodiseringar ######## ,0% ,0% ,0% 0 Summa personal ,9% ####### ######## ###### 0 Lokalhyra ,3% ,0% ,0% ,0% 0 Utbildning, resor, representation ,4% ,0% ,0% ,0% 0 Programvara, licencavgifter etc ,6% ,0% ,0% ,0% 0 Utrustning ,6% ,0% ,0% ,0% 0 Övrigt ,3% ,0% ,0% ,0% 0 Summa övrigt ,5% ,4% ######## ###### 0 Årets kapitalförändring i % Övrigt högskolegemenssamt i % av budget Res US (tkr) Portal i % Summa Projekt i % Delsumma HG Anslag ######## ,0% ,0% ,0% 0 Externa intäkter ,0% ,0% ,0% ,0% 0 Interna intäkter ######## ,0% ,0% ,0% 0 Summa intäkter ######## ####### ,3% ,6% 0 Lön och lönepålägg ,7% ,0% ,0% ,0% 0 Internt köpt personal ######## ,0% ,0% ,0% 0 Bemanningsföretag ,0% ,0% ,0% ,0% 0 Semskuld och löneperiodiseringar ,0% ,0% ,0% ,0% 0 Summa personal ######## ####### ######## ,9% 0 Lokalhyra ,0% ,0% ,0% ,0% 0 Utbildning, resor, representation ,0% ####### ,0% ,0% 0 Programvara, licencavgifter etc ######## ,0% ,0% ,0% 0 Utrustning ,0% ,0% ,0% ,0% 0 Övrigt ,0% ,0% ,0% ,0% 0 Avskrivningar ######## ,0% ,0% ,0% 0 Summa övrigt ######## ####### ,4% ,9% 0 Årets kapitalförändring i % Summa US (exkl. projekt) i % av budget