Verksamhetsplan för gemensamma förvaltningen

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT Sid 1(7) Gemensamma förvaltningen Stf enhetschef Katarina Ek Dnr Verksamhetsplan för gemensamma förvaltningen 1. Bakgrund GF:s verksamhetsplan tar sin utgångspunkt i verksamhetsplan för Högskolan i Borås, Mål och strategier det kompletta lärosätet, förslag Mål och strategier det kompletta verksamhetsstödet och inriktningsbeslutet för högskolans organisationsutveckling. GF:s verksamhetsplan fokuserar på de mål som berör GF:s verksamhet och kompletteras av avdelningsvisa verksamhetsplaner. GF har samordningsansvar för högskolans verksamhetsstöd. Verksamhetsstödet har som uppgift att skapa goda förutsättningar för högskolans utbildning och forskning och måste därför utgöra en resurseffektiv och målgruppsorienterad del av högskolans verksamhet som stödjer utbildning och forskning samt bidrar till att studenterna har möjlighet att utvecklas i och med sina studier och känna sig tillfredsställda med sina upplevelser av studietiden vid Högskolan i Borås. För att lösa dessa uppgifter krävs att verksamhetsstödets delar arbetar tillsammans utifrån tydliga, gemensamt prioriterade mål. Verksamhetsstödets prioriteringar, servicenivåer och kostnader behöver bli transparenta. 2. GF:s ansvarsområden Enligt ROB ska den gemensamma förvaltningen utgöra ett centralt stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning och ha till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet och förvaltning. Gemensamma förvaltningen ska vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för högskolans ledning och ledningsorgan. GF bedriver verksamhet inom följande ansvarsområden: administrativt-/handläggarstöd till ledning och högskoleövergripande beslutsorgan förvaltningsrättsligt och arbetsrättsligt stöd registratur/arkivering upphandling och inköpssamordning redovisning, bokslut och budgetstöd lokalförsörjning, säkerhetsfrågor och vaktmästeriservice studieadministration, studenträtt, studentservice och tentamenssamordning växel/reception stöd för samordning av forskning och utbildningsplanering stöd för internationalisering/utbytesverksamhet samordning, förvaltning, support och drift av IT-system stöd till samverkan med omgivande samhälle inklusive uppdragsutbildning arbetsgivarstöd, rekrytering, arbetsmiljö, kompetens- och ledarskapsutveckling löne- och personalredovisning stöd vid kommunikationsstrategier, medierelationer, omvärldsbevakning, rekrytering, marknadsföring och varumärkesarbete, eventsupport samt extern och intern information utvecklingstjänster till exempelvis KronoX, KursInfo och applikationer som hämtar information från Ladok

2 2 (7) 3. Prioriterade verksamhetsområden (inom givna ekonomiska ramar) 3.1. Verksamhetsförlagda- eller professionsanknutna moment i samtliga utbildningar GF omfattas inte av detta område. För att stärka högskolans profil som ett lärosäte med studenten i centrum och med fler verksamhetsförlagda- eller professionsanknutna moment är GF en möjlig motpart för att ta emot studenter (praktik, examensarbeten etc.) 3.2. Fortsatt utveckla pedagogik/didaktik GF har för avsikt att tillsätta en användargrupp med representanter från kärn- och stödverksamheten med uppdrag att tillse att teknisk utrustning i konferens- och grupprum uppfyller behoven ur ett pedagogiskt och användarvänligt perspektiv. Det finns ett ökat behov av filmat material på högskolan. Det handlar både om utbildningsmaterial liksom rörliga bilder på webben med information om högskolans forskning, arrangemang, konferenser m.m. I samband med organisationsutvecklingsarbetet bör resurser och samordning ses över Utveckla samarbetet med privata och offentliga aktörer GF utgör ett handläggarstöd till ledning och institutioner i samverkans och innovationsfrågor, vilket innebär att arbeta för att högskolan ska betraktas som motor i såväl innovationssystemet som den geografiska regionen. Exempel på aktiviteter: Arbeta aktivt för att stärka det regionala innovationssystemet med Textile Fashion Center/Simonsland som en av de centrala delarna. STARK-dagen, en dag för möte mellan studenter och framtida arbetsgivare. Under görs en insats för att få en större delaktighet bland institutionerna och studenterna. Det handlar om aktiviteter mer än enbart en mässdag. Fortsatt utveckling kring serien Framgångsrikt Entreprenörskap". Bevaka och utveckla möjligheter till strategiska partnerskap inom Erasmus + (Europeiskt ramprogram -2021). GF deltar idag i etablerade sektorsamarbeten kring IT-verktyg, exempelvis IT-infrastruktur, KronoX, Ladok, Kursinfo och Primula. I nuläget bedöms dock inte statens servicecenter innebära någon effektivisering för högskolan, anledningen till detta är att servicecentrets verksamhet inriktat sig på områden där högskolan redan drivit ett omfattande effektiviseringsarbete. Däremot finns det andra områden där GF bedömer att det finns samordningsvinter, framförallt inom IT-infrastruktur, införande av nya IT-system och specialistkompetenser. Under den kommande perioden har GF för avsikt att: Delta i nationellt projekt för införande av Ladok 3. Utöver det vill GF även ha ett nära samarbete med närliggande högskolor kring den praktiska implementeringen av systemet. Nyttja ytterligare tjänster hos Sunet. Exempel på tjänster som planeras är backup i molnet som alternativ till egen investering och drift. Införa ett e-arkiveringssystem med målsättningen att bedriva ett gemensamt implementeringsarbete med högskolorna i nod Väst. Medverka till fortsatt utveckling av KronoX-tentamensmodul. Vidareutveckla starka områden i syfte att tillhandahålla kompetens åt andra lärosäten, ex. juristpool, upphandlingsstöd, lönehantering/personalsystem. Utreda om det finns fler områden där samarbeten kan byggas upp.

3 3 (7) 3.4. Ökad volym externt finansierad forskning Externa relationer har till uppgift att samordna, stödja och driva utveckling av högskolans arbete inom kommunikation och samverkan. Det handlar om allt från kommunikationsstrategier, opinionsbildning och innovationsfrågor till samverkan med det omgivande samhället. Genom resursförstärkning kommer området forskningskommunikation att utvecklas. GF ser positivt på delade tjänster mellan GF och institutioner, vilket tjänsten som forskningskommunikatör är ett exempel på. GF kan stödja ett Grants Office med kompetenser, men i dagsläget är det oklart vilken typ av Grants Office högskolan har för avsikt att bygga upp Öka internationella samarbeten inom Högskolans prioriterade områden GF stödjer genom internationella koordinatorer det arbete för internationella samarbeten som drivs av samordnaren för internationalisering och institutionerna. Koordinatorerna ansvarar vidare för ansökan om, handläggning av, implementering av och bevakning av nya möjligheter inom Erasmus +. Erasmus + ger förutsättningar för ökad mobilitet och ökad kvalitet i mobiliteter och avtal och ger nya möjligheter till samarbeten inom strategiska partnerskap. Bevakning och anpassning till högskolans behov av redan existerande utbytesprogram fortsätter. Genom att, innan avtal tecknas med internationella lärosäten, kontrollera att det internationella lärosätet är ackrediterat kommer högskolan undvika att ingå avtal med internationella lärosäten där ett utbyte sedan inte är möjligt att genomföra Kompetensförsörjning Högskolan behöver ett gemensamt synsätt på strategisk kompetensförsörjning, en gemensam kompetensförsörjningsplan och ett gemensamt arbetssätt. Planen ska vara ett stöd för organisationen och dess enheter för att systematiskt arbeta med kompetensförsörjning. I detta arbete ingår även att skapa rutiner och förutsättningar för interna karriärvägar, kompetensväxling, och mentorskap för alla kategorier av anställningar på HB. Arbetet leds av personalavdelningen. Högskolan arbetar kontinuerligt för att stärka högskolans varumärke, vilket påverkar bilden av högskolan som en attraktiv arbetsplats. Detta är av vikt både vid rekrytering av ny personal som för att behålla personal. Arbetet fortsätter under perioden med särskilt fokus på att ta fram en ny kommunikationsstrategi. I samband med implementering av ny organisation kommer värdegrundsarbete att vara viktigt. GF ansvarar inte för detta idag och har inte budgeterat för några aktiviteter inom området. Det finns dock en naturlig koppling till det arbete som bedrivs inom personal- och kommunikationsområdet Skapa bättre förutsättningar för den forskande läraren GF omfattas inte direkt av detta område, men kan stödja forskningsverksamheten genom exempelvis: Utveckling av forskningswebben Vidareutveckling av stödstrukturen för forskningskommunikation. Utöka kompetensen inom Mac för att bättre kunna stödja den miljön. Stöd i innovationsfrågor 3.8. Fortsatt utveckling mot gemensamma processer och arbetssätt GF bedriver kontinuerligt utvecklingsinsatser för att effektivisera, kvalitetssäkra och utveckla verksamhetsstödet. Exempel på områden där gemensamma processer och arbetssätt är prioriterat är:

4 4 (7) Risk och säkerhet, inkl. informationssäkerhet. Fortsatt samordning av området, t ex vid utarbetning av förvaltningsplaner och genomförande av riskanalyser. Systemförvaltning. Arbete med systemförvaltning och systemutveckling enligt högskolans förvaltningsmodell vilket ger ett mer enhetligt arbetssätt och underlättar uppföljning och styrning. Identitetshantering. Vidareutveckla identitetshanteringen genom att integrera fler system till högskolans centrala katalog, vilken innehåller informationen om användare och dess attribut. Detta görs för att minska manuell hantering av användarinformation mellan system. Vidareutveckling av automatisering och utökade tjänster för HB:s passer-/låne-/campuskort Kommunikation. Gemensamt arbetssätt för kommunikatörer/webredaktörer, exempelvis genom delade tjänster mellan GF/institutioner. Högskolans webb. Vidareutveckling av webben med fokus på målgrupperna befintliga studenter och personal. Dokumenthantering. Ökad samordning och tydlighet vid diarieföring och arkivering av material från institution/enheter. Lönebildning/lönesättning. Gemensam process för och samsyn kring lönesättning som utgår från högskolans övergripande mål och strategier. Vidareutveckla lönepolitiken med tydligare kriterier. Skapa förutsättningar för lönesättande samtal. Systematiskt arbetsmiljöarbete. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet med strävan mot en certifiering. Upphandling/inköp. Fortsatt implementering av e-handelssystem. Definiera inköpsorganisationen och öka kompetensen genom internutbildning av inköpare. Lokalförsörjning. Ökad tydlighet genom skriftliga regler för ombyggnationer och intern förhyrning av lokaler. Support/ärendehantering. Sträva mot en gemensam first line support för högskolans gemensamma verksamhetssystem och att ärenden i alla linjer hanteras enligt samma processmodell i ett gemensamt ärendehanteringssystem. Rekrytering av studenter. Vidareutveckla en samordnad och kvalitetssäkrad process för rekrytering av studenter. Virtuellt studentcentrum. Vidareutveckling av studentcentrum/ett virtuellt studentcentrum för att bättre möta studenternas behov. Likvärdigt stöd till studenter. Arbeta för att det administrativa studentstödet (till exempel anonyma tentor, samordnad tentamensplanering) samordnas i högre grad på ett högskoleövergripande plan och ökad samverkan mellan det administrativa och det personliga studentstödet. Viktigt att studentstöd är likvärdigt för studenter oavsett inom vilket område de studerar. Detta inkluderar stöd för in- och utresande studenter. Gemensamma datasalar och grupprum. Föreslå ny modell för hantering och ansvar för datasalar och grupprum. Strävan om att dessa salar ska vara gemensamma och hålla likvärdig standard. Enhetliga kursplaner. Enhetlig process för kursplaner och ett systemstöd anpassat efter processen. En arbetsgrupp där utbildningssamordnaren vid US ingår tillsammans med institutionsföreträdare och studentrepresentant ska under ta fram en Vägledning för kursplan, likt den Vägledning för utbildningsplan som kommer fastställas inom kort. KursInfo. Under första halvan av implementeras ett nytt gränssnitt i KursInfo. Det nya gränssnittet och en anpassning av systemet kommer på ett bättre sätt möta de krav som ställs på en utbildningsdatabas. Antagning av forskarstuderande. Vidareutveckla rutiner för antagning och urval av forskarstuderande med strävan om enhetlig hantering oberoende av område.

5 5 (7) 4. Avgränsning Nedanstående områden omfattas inte av GF:s uppdrag och ingår därmed inte i budgetförslaget: Alumnverksamhet Grants office Värdegrundsarbete Ett område GF uppfattar att det finns efterfrågan för, men där endast ett begränsat stöd kan ges är: Eventstöd och teknikstöd vid konferenser 5. Tillkommande strategiska satsningar 5.1. Varumärke Att vidareutveckla och förstärka varumärket Högskolan i Borås är i arbetet med organisationsutvecklingen utpekat som viktigt. Det handlar om en förstärkning av det varumärkesarbete som påbörjats genom ett riktat PR-arbete som gör att Högskolan i Borås tar en plats i debatten och når ut, till en för oss tidigare ej bearbetad målgrupp av beslutsfattare. Syftet är att stärka varumärket Högskolan i Borås och frågor som är viktiga för lärosätet på ett genomtänkt och ändamålsenligt sätt för att säkerställa funktionalitet i Ladok 3 och integrationer med andra system. 6. Utvärdering/uppföljning En verksamhetsplan som följs upp genom ett systematiskt arbetssätt för att redovisas i en verksamhetsberättelse är utgångspunkten för verksamhetsstödets styrning och uppföljning. Verksamhetsstödets systematiska kvalitetsarbete tar sin utgångspunkt i verksamhetsplan, verksamhetsberättelse, handlingsplaner, rutinbeskrivningar och processkartläggningar samt kompletteras med interna och externa granskningar och analyser. Kvalitetsarbetet behöver vidareutvecklas att även omfatta måluppfyllelse, nöjdhetsmätningar utifrån studenter och andra målgrupper för verksamhetsstödets olika delar. En framtida utveckling bör vara att möjliggöra jämförelser med verksamhetsstödet vid andra lärosäten. Sedan flera år tas uppgifter om årsarbetskrafter fram för högskolans samlade årsarbetskrafter utifrån funktionsindelningen i SUHF-modellens för redovisning av indirekta kostnader. 7. GF:s prognos för pekar på ett utgående myndighetskapital om tkr. Som en konsekvens av myndighetskapitalet avstod GF från att söka omställningsmedel för. De strategiska satsningar GF fått för perioden (varumärke, personalchef och studentcentrum) löper ut. GF:s budget innebär ett underskott på ca tkr. GF har för avsikt att täcka detta med del av myndighetskapitalet vilket är en förutsättning för att undvika en arbetsbristsituation vilket vore att föregripa organisationsutvecklingsarbetet. en innebär också en omfördelning av uppgifter och kostnader inom området hållbar utveckling från rektors stab till GF. en innehåller inte kostnader direkt hänförbara till implementeringen av ny organisation.

6 6 (7) Res GF (tkr) Utöver ekonomisk ram för GF ansökte GF om medel för följande strategiska satsningar: 1. Varumärke 900 tkr, varav 500 tkr beviljades 2. Ökade öppettider i studentcentrum 215 tkr, beviljades inte men genomförs inom ram 3. Utveckling av studieadministrativa system tkr, beviljades inte 4. Projektledning för verksamhetsutveckling 750 tkr, beviljades inte Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Res GF (tkr) GF:s avdelningar Internfördelningssnurror (Lokaler, IT, telefoni, kopiering, delpension) Högskolegemensamt Summa (exklusive projekt) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Internt köpt personal Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Avskrivningar Summa övrigt Årets kapitalförändring Katarina Ek Stf enhetschef

7 7 (7) Bilagor: 1. Lokal handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete vid Gemensamma förvaltningen 2. Lokal handlingsplan för hållbar utveckling 2016 vid gemensamma förvaltningen 3. Lokal handlingsplan för Lika villkor vid Gemensamma förvaltningen