Projekt Organisationsutveckling , Fas 2b, Trigger verksamhetsstöd

Transkript

1 Projekt Organisationsutveckling , Fas 2b, Trigger verksamhetsstöd Vi behöver allas hjälp med att genomskåda problematiker och styrkor i organiseringen så att det sedan kan fungera i praktiken. Vi har valt att arbeta med triggers och workshops för att få in kloka synpunkter och konstruktiva förslag på organisering som underlättar såväl strategiskt arbete som vardagsarbete. En trigger är ett resultat av en mycket grov analys - som bygger på synpunkter från medarbetare men som ännu inte är satta i ett större sammanhang. Tanken är att den ska trigga till eftertanke och konstruktiva förslag. Observera att detta inte är detsamma som förslag från projektledningsgruppen på hur en framtida organisation kan se ut. Synpunkter på organiseringen och triggers kan du lämna fram till den 8 november Dessa mailas till Thomas Johansson i projektledningen. I arbetet med fas 2b ska projektledningsgruppen lämna förslag på benämning av områden, dvs. om de ska kallas akademier, institutioner, fakulteter, sektioner eller något annat. Projektledningsgruppen har i en remiss daterad föreslagit akademi. Av denna anledning används i detta dokument akademi för läsbarhetens skull, även om det inte är beslutat. Övriga begrepp som akademichef, bitr. akademichef, förvaltningschef, avdelningschef etc. är i detta läge endast triggers och finns även med i det speciella triggerförslag avseende benämningar(rekommenderas som inledande läsning). 1

2 Trigger verksamhetsstöd I detta dokument redovisas en så kallad trigger för organisering av T/A personal inom verksamhetsstödet på Högskolan i Borås. I vår rapport för Fas 2a formulerade vi följande: Utifrån analys av effektmål, vägledande principer och resultat av datainsamlingen föreslår vi att verksamhetstödet organiseras enligt tre övergripande principer: Ett behovsorienterat och integrerat verksamhetsstöd Verksamhetsstödets fysiska placering är både lokal och central En (1) sammanhållen organisering, planering och resursfördelning av verksamhetsstödet. Högskolans styrelse beslutade enligt följande den 16 oktober: att det ska finnas en "enhet", vilken leds av en "enhetschef", med uppdrag att vara en sammanhållen organisation för administrativt stöd till kärnverksamhet och ledning och som ska bestå i huvudsak av det verksamhetsstöd som utförs av teknisk och administrativ personal I projektplanen för Fas 2b anges att projektledningen ska leverera följande angående verksamhetstödet: Beskrivning av verksamhetsstödets ledning och struktur Beskrivning av övergripande struktur av för verksamhetsstödet, inklusive var arbetsuppgifter bör utföras. Beskrivning av uppgifter, ansvar och beslutsbefogenheter för ledningen av verksamhetsstödet. Beskrivning av hur verksamhetsstödet ska arbetsledas Denna trigger utgår från ovanstående samt all insamlad data från processen så här långt. Vi reserverar oss mot att alla delar av dagens verksamhetsstöd inte nämns eller syns i dokumentet. 2

3 Övergripande struktur för verksamhetsstödet: Hela verksamhetsstödet struktureras i tre delar. Två delar som har en tydlig koppling till kärnverksamheten genom studenter och personal och en del som är mer av stabskaraktär. Biblioteket organiseras separat utanför verksamhetstödet och innehåller renodlad biblioteksverksamhet. Högskolesupport: Här ingår bl.a följande funktioner: Lokalförsörjning, Vaktmästeri, IT(support, drift, utveckling), Schemabokning, Forskningsadministration, All systemsupport riktad till anställda, Forskarutbildningsadministration, Systemägande och förvaltning, Eventstöd, Reception/växel. Från dagens organisation skulle följande delar kunna ingå: IT-avdelningen Vaktmästeri Lokalförsörjning De som arbetar med systemsupport riktad till anställda Alla som arbetar med forskning/forskarutbildningsadministration i någon form Reception/växel Studentservice: Här ingår bl.a följande funktioner: Utbildningsadministration, Studievägledning(inkl studieplanering, karriärvägledning), Internationalisering, Antagning, Studentservice, Examensadministration, Studentcentrum, Administration av VFU. Från dagens organisation skulle följande delar kunna ingå: Studentcentrum Alla utbildningshandläggare/administratörer Studievägledning Internationella koordinatorer 3

4 Antagnings- och examensfunktionen Högskolestab: Här ingår bl.a följande funktioner: HR, Löneadministration, Redovisning, Budget/uppföljning, Projektekonomi, Upphandling/inköp, Sekreterarstöd, Juridik, Arkiv/registratur, Intern kommunikation, Extern kommunikation, Studentrekrytering, Samverkan, Mediaproduktion, Opinionsbildning, PR, Kommunikationsstrategi Från dagens organisation skulle följande delar kunna ingå: Ekonomiavdelningen Personalavdelningen Nuvarande Högskolekansli Ekonomer Externa relationer Samverkan Webredaktörer/kommunikatörer/informatörer Bibliotek: Organiseras som en egen enhet utanför verksamhetsstödet och innehåller renodlad biblioteksverksamhet vilken idag bedrivs inom BLR. 4

5 Var ska arbetsuppgifterna utföras? Genom datainsamlingen har vi fått in mycket material kring var arbetsuppgifterna inom verksamhetsstödet ska utföras. Nedanstående uppställning är till stor del en återspegling av detta och delas in i tre kategorier. Arbetsuppgifter som enbart kommer att utföras lokalt inom akademierna, arbetsuppgifter som enbart kommer att utföras centralt inom det gemensamma verksamhetsstödet samt arbetsuppgifter som behöver utföras både inom lokalt och centralt verksamhetsstöd. Observera att denna uppställning inte visar styrningen av arbetsuppgifterna. Inom lokalt verksamhetstöd på akademin: Projektekonomi Administration av utbytesprogram Studieplanering Schemabokning Administration av VFU Samverkan Inom lokalt verksamhetstöd på akademin och på centralt verksamhetstöd: Forskningsadministration Forskarutbildningsadministration Utbildningsadministration Systemsupport Sekreterarstöd Budget/uppföljning Inköp Studentrekrytering Antagning Kompetensförsörjning Arbetsmiljöarbete Lönebildning Arbetsgivarstöd inom HR Extern/intern kommunikation Internationell rekrytering Studievägledning Stud m särskilda behov Språkstöd Inom centralt verksamhetstöd: Studentcentrum IT support IT drift IT utveckling(inkl. delar av Inov lab) Mediaproduktion Systemförvaltning Systemägande Löneadministration Vaktmästeri Lokalförsörjning Reception/växel Examensadministration Juridik Registratur/arkiv Studenthälsan Redovisning(ekonomi) Upphandling/inköpsrutiner Inresande studenter Karriärvägledning 5

6 Arbetsledning inom verksamhetsstödet: När det gäller arbetsleding inom verksamhetsstödet finns det material att utgå ifrån i datainsamlingen men materialet ger inget entydigt budskap. Rekommendationer kring antalet personer som en chef ska arbetsleda finns i datainsamling och inom forskning på området och där anges spannet personer vilket är en utgångpunkt för nedanstående. En administrativ chef på varje akademi som arbetsleder T/A personal inom akademin.(kallad Bitr. områdeschef adm. i trigger övergripande organisation) Tre chefer inom det gemensamma verksamhetsstödet enligt följande: Förvaltningschef(högsta chef för hela enheten för verksamhetsstöd) Chef för Studentservice Chef för Högskolesupport REKTOR Detta ger i snitt 27 heltidstjänster/chef. Uppskattningsvis varierar det mellan 15 till 35 heltidstjänster/chef. FÖRVALTNINGSCHEF HÖGSKOLESTAB ADMINISTRATIV CHEF A1 ADMINISTRATIV CHEF A2 ADMINISTRATIV CHEF A3 CHEF HÖGSKOLESUPPORT CHEF STUDENTSERVICE VERKSAMHETSTÖD A1 VERKSAMHETSTÖD A2 VERKSAMHETSTÖD A3 HÖGSKOLESUPPORT STUDENTSERVICE 6

7 Organisationsskiss - Enheten för verksamhetsstöd innehåller stabsfunktion och funktioner för service/support och utgörs av allt stöd som utförs lokalt och centralt. De delar av akademiernas verksamhetsstöd som ligger inom Högskolestabens område arbetsleds från Högskolekansliet. Här utritat som Ekonomi, HR och Kommunikation. De delar av akademiernas verksamhetsstöd som ligger inom Högskolesupport och Studentservice arbetsleds av Bitr akademi-chef administration(administrativ chef) vilken i sin tur arbetsleds av Förvaltningschefen. BIBLIOTEK Akademi 1 - Akademi-chef - Bitr akademi-chef utbildning - Bitr akademi-chef fo/foutb Rektorsnivån - Rektor - Prorektor - Vicerektor utbildning - Vicerektor forskning och forskarutbildning - Förvaltningschef Akademi 2 - Akademi-chef - Bitr akademi-chef utbildning - Bitr akademi-chef fo/foutb Akademi 3 - Akademi-chef - Bitr akademi-chef utbildning - Bitr akademi-chef fo/foutb Enheten för verksamhetsstöd Högskolesupport - Bitr akademi-chef administration(administrativ chef) Högskole support - Bitr akademi-chef administration(administrativ chef) - ) Högskole support - Bitr akademi-chef administration(administrativ chef) - Högskole support Studentservice Student service Student service Student service Högskolestab Ekonomi HR Ekonomi HR Ekonomi HR Kommunik ation Kommunik ation Kommunik ation 7

8 Genomgående i våra triggers ligger rekommendationen på personer per chef vilket vi bedömer inte innebär fler cheferjämfört med dagens organisation var antal anställda är 690 på HB varav 415 är lärare. På högskolan finns i dagsläget 27 formella chefer och 28 studierrektorer(med varierande grad av chefskap) vilket ger 12,5 anställda per chef/studierektor. Omvandlat till heltidstjänster finns det totalt 588 vilket ger 10,7 heltidstjänster per chef/studierektor. I nuläget varierar chefsuppdraget i omfattning(% av tjänst) och denna modell ser vi även i den nya organinsationen. Frågeställningar: Ska bibliotekets verksamhet bedrivas i en separat enhet? Om inte var bör verksamheten organiseras? Bör någon T/A personal organiseras inom akademin så tillvida att denna arbetsleds av akademichef, t ex en ekonom? Kan en bitr. akademichef administration (adm. chef) arbetsledas både av Akademichef och Förvaltningschef? Finns det andra funktioner/tjänster som kan delas för att generera tex samordning/samverkan? Kan en ökad grad av behovsorientering nås genom den föreslagna indelningen i tre delar? Vilka funktioner/tjänster inom en akademi kan arbetsledas från det gemensamma verksamhetsstödet (centralt) och vad kan det ge för fördelar? Är 6 chefer inom verksamhetstödet tillräckligt eller behövs flera chefer/chefsnivåer? Finns det någon del/funktion inom verksamhetsstödet som behöver finnas i en egen enhet utanför de tre förslagna delarna? Var ska de funktioner som ingår i dagens verksamhetsstöd men bedrivs av lärare organiseras i kommande organisation, tex CLU? Övriga tankar, idéer och synpunkter? 8