HÖGSKOLAN DALARNAS FRAMTIDA LOKALISERING

Transkript

1 HÖGSKOLAN DALARNAS FRAMTIDA LOKALISERING DELRAPPORT F EFFEKTER FÖR VERKSAMHETSSTÖD

2 INNEHÅLL Bakgrund... 3 Delutredningens syfte... 3 Utredningsuppdraget... 3 Genomförande... 3 Intervjuer med stödfunktionerna... 4 Sammanställning... 4 Sammanfattning och slutsatser... 6 Bilagor

3 Delutredning: Effekter för verksamhetsstöd Bakgrund Högskolan Dalarna har i november 2015 tillsatt en utredning i syfte att belysa förutsättningar och konsekvenser av en lokalisering av hela Högskolans verksamhet till Falun, i jämförelse med oförändrad lokalisation. Utredningen genomförs i åtta delutredningar. Föreliggande delutredning omfattar effekter för Högskolans verksamhetsstöd. Delutredningens syfte Syftet med delutredningen är att redovisa hur Högskolans verksamhetsstöd skulle påverkas av att Högskolan i sin helhet lokaliseras i Falun, jämfört med oförändrad lokalisering. Utredningsuppdraget Delutredningens uppdrag är att presentera: 1. En redovisning av vilka delar av verksamhetsstödet som kan påverkas av en samlokalisering, 2. En redogörelse för ekonomiska och personella konsekvenser på kort och lång sikt vid en samlokalisering, jämfört med nuvarande lokalisering. Genomförande Utredningsgruppen har genomfört intervjuer med samtliga avdelningschefer inom Högskolans verksamhetsstöd. Följande frågor har ställts: 1. På vilka sätt (inom vilka områden) skulle din verksamhet påverkas av en samlokalisering? 2. Ser du några fördelar med att Högskolan är organiserad på två orter (som idag) - verksamhetsmässigt? - arbetsmiljömässigt? - ekonomiskt? 3. Ser du några nackdelar? 4. Skulle en samlokalisering leda till några positiva effekter inom din verksamhet - verksamhetsmässigt? -arbetsmiljömässigt? - ekonomiskt? 5. Skulle den leda till några negativa effekter? De lämnade intervjusvaren redovisas i sammanställd form under följande avsnitt. 3

4 Intervjuer med stödfunktionerna Intervjuer har genomförts med företrädande chefer för stödfunktionerna och här följer en sammanställning av dessa. Intervjuade personer: Bengt Eriksson, Förvaltningschef och chef rektors kansli, tf chef Personalavdelningen Jonas Tosteby, chef Avd. Styrning och Kvalitet, tf chef UFK Eva Nordgren, chef Biblioteket Peter Gustavsson Lidman, chef Avd. för studentservice Christer Sundin, chef Ekonomiavdelningen Ulrica Momqvist, chef Informationsavdelningen Magnus Höglund, chef IT-avdelningen Lars-Olof Nordqvist, chef Fastighetsavdelningen Stefan Rodheim, chef NGL-centrum Sammanställning Fråga 1: På vilka sätt (inom vilka områden) skulle din verksamhet påverkas av en samlokalisering? Alla intervjuade är överens om att en samlokalisering skulle ha en ganska liten påverkan på den egna verksamhetens innehåll och uppdrag. För de avdelningar som har personal fysiskt placerad i Borlänge blir effekten att man får all personal samlad på en ort istället, vilket upplevs som positivt. För Fastighetsavdelningen och IT-avdelningen blir möjligen påverkan något större då man har en hel del infrastruktur, såsom lokaler med fast utrustning, ITinfrastruktur och leasingbilar etc som naturligtvis påverkas vid en flytt. Fråga 2: Ser du några fördelar med att Högskolan är organiserad på två orter (som idag)? Här är också alla intervjuade överens om att det inte finns några väsentliga fördelar för den stödfunktion de ansvarar för, vare sig verksamhetsmässiga, arbetsmiljömässiga eller ekonomiska att Högskolan idag finns på två orter. De stödfunktioner som tillsammans med kärnverksamheten samverkar med externa parter, vid strategisk utveckling av utbildning och forskning, ser en fördel med ett litet geografiskt avstånd till dessa. En kommentar som kommit upp är att man på ekonomiavdelningen möjligen upplever sig arbeta närmare kärnverksamheten i Borlänge på grund av sin fysiska placering. För IT-avdelningen är det en fördel att kunna ha en sekundär datorhall för backupsystem i Borlänge, men det går också enkelt att lösa på annat sätt. Fråga 3: Ser du några nackdelar? De flesta intervjuade upplever idag att det idag är svårt att organisera arbetet på ett enhetligt och effektivt sätt. Det uppstår delvis olika och ortsspecifika kulturer och arbetssätt, vilket leder till såväl ineffektivitet som dubbelarbete. Detta leder i sin tur till att det blir svårare att täcka upp för varandra och ge heltäckande service på båda orterna vid semestrar och sjukdom. Mycket restid går åt för att förflytta sig mellan orterna för möten och projektarbeten etc., vilket delvis går att kompensera med onlinemöten i Connect. Flera upplever också att avståndet till akademin i Borlänge är betydligt större för de funktioner som inte har bemanning där. Detta gör det svårare att stämma av och anpassa det stöd som ges, vilket sannolikt leder till en något lägre servicegrad till akademin i Borlänge generellt. 4

5 Informationsavdelningen upplever att det idag finns en otydlighet i kommunikationen av Högskolan som den regionala Högskolan för hela Dalarna. Vid olika aktiviteter måste alltid rättvisehänsyn tas mellan orterna, så även i trycksaker och all typ av publicering. Det är också en nackdel att det alltid finns två motparter vid samtal om ex.vis studentbostäder, där parterna har olika förutsättningar. Det komplicerar också kommunikationen med blivande studenter då det är olika förutsättningar beroende på vid vilken ort man tänker studera. Det är också svårt att kommunicera bilden av campus, när det ser olika ut på orterna och det inte finns ett sammanhållet campus. Arbetsmiljömässigt finns en risk att de medarbetare som har sin placering i Borlänge och inte tillsammans med övriga kollegor, med samma eller angränsande arbetsuppgifter, upplever att de missar det dagliga utbytet och inte får samma information som sina övriga kollegor. De har också längre till sin chef, som i samtliga fall har sin placering i Falun, än övriga. Förutom de extra resor som krävs mellan orterna är det också ett problem att det saknas tillgång till arbetsplatser när man befinner sig på den alternativa orten, utan man är oftast hänvisad till allmänna utrymmen när man ska försöka utföra sitt arbete. Ekonomiskt är det som lyfts fram som nackdelar främst arbetstiden som förloras i resor och den dubblering av funktioner som ska bemannas. För Fastighetsavdelningen och ITavdelningen (och i viss mån NGL-centrum) finns dessutom ytterligare några kostnadsdrivande faktorer, exempelvis: Dubbleringar i tekniska installationer och i IT-infrastrukturen. Fler leasingbilar än vad som skulle krävas utan resor mellan orterna. Dessa kräver någon timmes servicetid per bil och månad förutom leasing och driftkostnader. Hyra av dataförbindelser mellan orterna. Daglig posttur mellan orterna som tar ca 1,5 timme. NGL-centrum skulle sannolikt inte behöva två inspelningsstudios om man var samlokaliserade på en ort. Fråga 4: Skulle en samlokalisering leda till några positiva effekter inom din verksamhet? Den stora interna vinsten vid en samlokalisering är för stödverksamheten en större möjlighet att effektivisera och standardisera processerna i sitt arbete. Att driva interna utvecklingsprojekt skulle också underlättas avsevärt av att vara samlade på en ort och att slippa dubblera vissa funktioner bör också frigöra lite mer resurser till kvalitetshöjande arbete. Många framhåller också att en större närhet till alla delar av kärnverksamheten skulle underlätta deras arbete avsevärt och göra det enklare att få acceptans för generella synsätt och standardiserade rutiner/processer. För de som idag har personal på båda orterna skulle det efter samlokalisering bli enklare att fördela arbetet och ge större möjligheter för medarbetarna att täcka upp för varandra vid arbetstoppar och sjukdom/ledigheter. Enklare att få till stånd personliga och spontana möten både inom den egna verksamheten och med alla avnämare. Informationsavdelningen framhäver att det ur kommunikationssynpunkt skulle vara mycket enklare att kommunicera en Högskola och ett campus. Det skulle också vara enklare att kommunicera bilden av Högskolan som hela regionens Högskola, när hänsyn inte hela tiden måste tas i konkurrensen mellan Falun och Borlänge. Mycket fokus hamnar i dag på campusorterna. 5

6 Fråga 5: Skulle en samlokalisering leda till några negativa effekter för din verksamhet? De flesta har ganska svårt att se att en samlokalisering skulle ha några negativa konsekvenser för den egna verksamheten. Ett försämrat samarbetsklimat med Borlänge kommun har lyfts fram som en potentiell risk, men det är ju något som drabbar Högskolan som helhet och inget som stödfunktionerna berörs av enskilt. Övrigt som framkommit under intervjuerna: Från flera håll har framkommit att om resultatet av utredningen inte blir ett beslut om samlokalisering, utan att Högskolan ska fortsätta ha två campus, så kommer det att kräva en hel del arbete ändå. Det kommer att behövas insatser för att stärka samarbetet mellan orterna för att kunna hålla en bra och jämn servicenivå till samtliga delar av kärnverksamheten på lång sikt. Sammanfattning och slutsatser Genomgående ser stödfunktionerna flera fördelar med en samlokalisering. Sådant som minskade resor mellan orterna som frigör arbetstid, dubbelbemanning som försvinner, samt de möjligheter till kvalitetsutveckling som en geografiskt samlad personal kan ge. Genom en samlokalisering kommer den akademi som idag finns i Borlänge att kunna få bättre service av stödfunktionerna. En annan effekt av samlokalisering som stödfunktionerna ser, är att man på ett bättre sätt kommer att kunna ge en samlad presentation av högskolan. Exempel på detta är att inte behöva presentera olika alternativ per ort i trycksaker och på webb, t ex till nya studenter. Ekonomiskt kan konstateras att bemanningen inom vissa funktioner som idag av nödvändighet måste finnas på båda orterna t ex vaktmästeri och reception sannolikt kan minskas något om verksamheten bedrivs på ett campus. Kostnaderna för resor mellan orterna, både post- och godstransporter och resor till möten, kommer också att bli lägre. Knutet till det minskande resandet bör även vissa andra kostnader, t ex underhålls- och leasingkostnader för bilar, kunna minska. Det är idag svårt att bedöma hur stor personell och ekonomisk påverkan en samlokalisering skulle få för stödfunktionerna. Ett beslut om en samlokalisering av hela Högskolans verksamhet till Falun skulle sannolikt resultera i att de olika funktionerna inom verksamhetsstödet inleder omstrukturerings- och effektiviseringsprojekt parallellt med att man planerar för en flytt av verksamheten. Att renodla kostnadseffekter kopplade till själva samlokaliseringen blir därmed problematiskt. Gör man en försiktig bedömning av vad en samlokalisering skulle kunna medföra i form av personella förändringar är uppskattningen att 4 till 5 heltidstjänster skulle kunna frigöras. Den inbesparade restiden bedöms uppgå till ca 0,5 heltidstjänster. Till det kommer de inbesparingar inom teknisk utrustning, leasingbilar och externa tjänster som skulle bli aktuella. De totala kostnadsminskningarna inom stödfunktionernas verksamhet bedöms uppgå till ca 4,5-5 miljoner kronor per år Hans Danelid Magnus Höglund Peter Gustavsson Lidman 6

7 Bilagor Bil 1. Bemanning i Borlänge Medarbetare med huvudsaklig placering i Borlänge Avdelning Funktion Antal Studentservice Växel, reception, Helpdesk 2 Studentservice Studieadministration 2 Studentservice Tentamenssamordning 1 Studentservice Studievägledning 1 Studentservice Internationell handläggare 1 Fastighetsavd Vaktmästeri 3 Fastighetsavd Teknisk service 1 NGL-C IKT-pedagoger 3 NGL-C Pedagogisk utvecklare 1 Ekonomiavd Ekonomiadm 3 Ekonomiavd EKC-projektet 1 IT-avd IT-service, IT-tekniker 3 Biblioteket Bibliotekarie, biblioteksassistent 4 Summa 26 7