Modernisering av sociala system

Transkript

1 Skarpnäcks stadsdelsförvaltning Administrativa avdelningen Tjänsteutlåtande Sida 1 (6) Handläggare Patricia Hamberg Telefon: Till Skarpnäcks stadsdelsnämnd Svar på remiss från kommunstyrelsen dnr /2017 Förvaltningens förslag till beslut Skarpnäcks stadsdelsnämnd beslutar följande: 1. Detta tjänsteutlåtande överlämnas som svar på remissen. Victoria Callenmark Tf. stadsdelsdirektör Hanna Jakhammer Avdelningschef Sammanfattning Uppdraget om moderniseringen av sociala system tillkom i budget Uppdraget tilldelades stadsledningskontoret som genomförde en behovsanalys i samverkan med stadsdelsförvaltningar, fackförvaltningar och brukarorganisationer. Behovsanalysen visade på stora utvecklingsbehov inom sociala system som resulterade i utvärderingen av fyra scenarion som möjliga tillvägagångssätt. I slutrapporten rekommenderas scenario 3, som innebär att sociala system ersätts med olika system och verktyg som integreras i stadens miljö och övriga plattformar. Stadsledningskontoret föreslår att det nya it-systemet utvecklas under och införs under Förvaltningen ser positivt på förslaget men framhåller att det kan innebära svårigheter att hålla avsatt tidsplan och att sådan ambition kan medföra ökade kostnader. Förvaltningen ser även behov av ökade personella och ekonomiska resurser för förvaltning, underhåll, utbildning och utveckling av nytt it-system. Skarpnäcks stadsdelsförvaltning Administrativa avdelningen Björkhagsplan 6 Box Johanneshov Telefon Växel patricia.hamberg@stockholm.se stockholm.se

2 Sida 2 (6) Bakgrund Kommunstyrelsen har överlämnat en remiss gällande moderniseringen av sociala system till Skarpnäcks stadsdelsnämnd. Remissen har sänts till samtliga stadsdelsnämnder, äldrenämnden, socialnämnden och överförmyndarnämnden. Remissvaret ska vara KF/KS kansli tillhanda senast Ärendet Stadens sociala system utgörs av stadens egenutvecklade verksamhetsstöd till socialtjänsten, det så kallade paraplysystemet, samt av ytterligare fyra standardprodukter som riktar sig till övriga verksamhetsområden samt verksamheter med utförarfunktion. Sociala system används sammanlagt av cirka aktiva användare i nuläget inom verksamhetsområdena individ- och familjeomsorg, äldreomsorg, omsorg om personer med funktionsnedsättning samt kommunal hälso- och sjukvård. Behovsanalys Uppdraget om modernisering av sociala system tilldelades stadsledningskontoret i samband med budget En behovsanalys genomfördes i samverkan med representanter från berörda fackförvaltningar, stadsdelsförvaltningar, utförar- och brukarorganisationer. Behovsanalysen visade bland annat att cirka 80 procent av sammanlagt 737 användare som intervjuades ansåg att det finns ett stort eller mycket stort behov av modernisering av sociala system. Behovsanalysen bidrog att identifiera områden som upplevdes som särskilt problematiska, vilka redovisas i nedanstående bild (Bilaga 3, Behovsanalys sociala system, bild 45).

3 Sida 3 (6) Behovsanalysen låg till grund för den strategi för moderniseringen av sociala system som utformades under 2016, och som fokuserade på verksamhet, arbetssätt, information, analys och uppföljning, teknik, förvaltning och styrning. I korthet bedömdes det befintliga it-stödet vara ett hinder vid utveckling av verksamheter. Moderniseringen av sociala system skulle därmed i huvudsak leda till minskad administration, vara användarvänligt samt underlätta verksamhetsutveckling och samordning mellan förvaltningar. Scenarier för moderniseringen Fyra möjliga scenarier framtogs för att klargöra för- och nackdelar med olika tillvägagångssätt i moderniseringen av sociala system, vilka redogörs nedan; Scenario 0 Fortsatt utveckling av sociala system Ett scenario som innebär att sociala system fortsätter att vidareutvecklas utifrån befintlig utformning. Systemet kan då förbättras utifrån layout och utformning men inte avseende funktionalitet vilket är en nackdel då utvecklingsbehoven inte kan tillgodoses. Det framhålls att lösningen inte är långsiktig då utvecklingsverktygen inom systemen har begränsade möjligheter till utveckling. Exempel på fördelar med detta scenario är att förändringarna inte skulle innebära stora investeringskostnader, och att systemet är känt för användarna. Scenario 1 Egenutveckla ny lösning utifrån befintlig databas för sociala system Förslaget går ut på att staden utvecklar ett nytt system från grunden utifrån databasen i sociala system, i samverkan med leverantören Tieto. Databasen, som bedömts som relativt modern, behålls samtidigt som funktionalitet förbättras. En fördel med detta scenario är att det inte skulle medföra en informationsöverföring av känslig information till annan databas. Andra fördelar är förbättrad och egenanpassad funktionalitet liksom möjlighet att fortsätta nyttja information inom systemet på liknande sätt som i nuläget. Ett eget utvecklat system skulle samtidigt innebära nackdelar i form av höga kostnader och stora insatser över tid, utbildningsinsatser till användare inom staden, svårigheter att anpassa systemet till arbetsverktygen IBIC och BBIC samt sakna verktyg för analysstöd och inte inkludera förbättringar för utförare till socialtjänsten då förslaget är riktat till att förbättra myndighetsutövande verksamheter. Scenario 2 Ersätt sociala system med ett standardsystem Scenariot innebär att sociala system ersätts med ett standardsystem som är utvecklat för socialtjänsten. Standardsystemet kompletteras

4 Sida 4 (6) med stadens analysverktyg och ny analysdatabas. Förslaget innebär att utformningen i huvudsak är fokuserat på myndighetsutövande verksamheter och skulle medföra fördelar i form av ökad användarvänlighet, vissa förbättrade analysmöjligheter och även förbättrad funktionalitet, beroende på vilket standardsystem som upphandlas. Ett sådant införande skulle samtidigt innebär att användarna behöver arbeta parallellt i två olika system under en övergångsperiod och omfattande utbildningsinsatser för användarna vilket beskrivs som nackdelar. Ytterligare nackdelar som presenteras är bland annat begränsade möjligheter till kontinuerlig verksamhetsutveckling då det blir beroende av leverantörens möjligheter till utformning av nya versioner, överföring av känsliga uppgifter mellan gammal och ny databas samt att kraven på it-stöd behöver utformas och specificeras innan utformning. Scenario 3 Ersätt Stockholms stads sociala system med en kombination av verktyg och system Detta scenario innebär liksom tidigare förslag att sociala system ersätts helt. Skillnaden mellan detta och föregående förslag är att scenariot omfattar en egenkomponerad sammansättning av olika system och verktyg som ska resultera i ett heltäckande verksamhetsstöd för hela sociala verksamheten. Fördelarna med scenariot är att det utgår från såväl myndighetsutövande verksamheter som utförare, ger möjlighet att skräddarsy processer utifrån stadens behov, ökade möjlighet till löpande anpassningar (utan att behöva invänta särskilda releasedatum) samt kan förvalta regelverk och metoder inom staden (IBIC, BBIC, DUR). Bland nackdelarna framförs att stadens skulle behöva ansvara själv för omvärldsbevakning och vidareutveckling av systemen, vilket därmed skulle medföra ett behov av nya roller för systemförvaltning och utveckling såväl som nytt sätt att utveckla systemet. En sådan utformning kräver även en tydlig styrning och förändringsledning såväl som samverkan inom staden gällande systemet. Rekommendation I slutrapporten för moderniseringen av sociala system framförs att scenario 3 bäst möter de behov och målsättningar som finns inom staden gällande moderniseringen av sociala system och de behov som framkommit i samband med behovsanalysen. Scenario 0 och 1 bedöms ha höga kostnader i relationer till nytta, då inget av dessa förslag medför en databas som kan stötta stadens verksamheter fullt ut. Scenario 2 innebär begränsningar i form av anpassning till upphandlat standardsystem, vilket ökar riskerna gällande eventuella framtida behov av förändringar i systemet. Scenario 3 rekommenderas utifrån den flexibilitet som förslaget medför

5 Sida 5 (6) samtidigt som kostnaderna upplevs vara rimliga i förhållande till nytta och risker. Genomförande Moderniseringen av sociala system ska enligt förslag genomföras utifrån central upphandling av system och verktyg med införande av nytt it-system under perioden Kostnaderna under den perioden beräknas uppgå till sammanlagt 570 mnkr som bland annat täcker följande poster; Projektledning, strategi och riskhantering Design och verifiering Krav, anskaffning och leverantörsstyrning Arkitektur och teknik Verksamhetsstöd Tidiga potentiella nyttor Svårestimerande kostnader (motsvarande cirka 200 mnkr, som bland annat rör teknisk avveckling, dubbeldrift, kostnader för vikarier, certifiering av medarbetare) Ärendets beredning Ärendet har beretts inom administrativa avdelningen. Ärendet har behandlats i förvaltningsgrupp , i pensionärsråd samt i rådet för funktionshinderfrågor Förvaltningens synpunkter och förslag Förvaltningen ser positivt på moderniseringen av sociala system och den rekommendation som lämnas av stadsledningskontoret i slutrapporten. Förvaltningen instämmer med de behov som lyfts i samband med behovsanalys och de fokusområden som identifierats inför moderniseringen. I slutrapporten framgår att moderniseringen enligt tidplan ska vara slutförd under år Det är enligt förvaltningens mening en tidsgräns som kan vara svår att hålla samt medföra svårigheter i samband med implementering av nytt system om sådan tidsgräns prioriteras. Då användarna enligt planering ska arbeta i dubbla system under en övergångsperiod bedömer förvaltningen att det kan finnas svårigheter för användarna samt förhöjda kostnader om tidplan inte justeras i förhand. Förvaltningen ser det samtidigt som viktigt att användarna ges möjlighet att arbeta i sociala system parallellt med det nya it-systemet under en övergångsfas för att

6 Sida 6 (6) säkerställa att it-systemet fungerar som avsett innan sociala systemet avvecklas fullt ut. Ekonomiska konsekvenser Införandet av ett nytt it-system innebär att förvaltningen kommer att behöva erbjuda utbildning till samtliga användare, vilket kan medföra ökade kostnader i form av vikarietäckning. Scenariot innebär även att staden ansvarar för verksamhetsanpassningar och utveckling av systemet. I slutrapporten för moderniseringen av sociala system framgår att utvecklingsarbetet ska ske i samverkan med andra förvaltningar inom staden. Förvaltningen bedömer att det kan medföra kostnader i form av utökning av personal för att säkerställa att it-systemet används som avsett, att systemet underhålls och förvaltas samt att erfarenheter av it-systemet från stadsdelsförvaltningen kommer till känna inom staden i samband med utveckling av systemet. Bilagor 1. Projektplan sociala system (Finns på Insyn) 2. Strategi för moderniseringen av stadens sociala system (Finns på Insyn) 3. Behovsanalys sociala system (Finns på Insyn) 4. Slutrapport - Moderniseringen av stadens sociala system (Finns på Insyn)