Yttrande över betänkandet Ett myndighetsgemensamt servicecenter (SOU 2011:38)

Transkript

1 1 (5) YTTRANDE Dnr SU Handläggare: Svante Fjelkner Controller Planeringsenheten Regeringskansliet (Socialdepartementet) STOCKHOLM Yttrande över betänkandet Ett myndighetsgemensamt servicecenter (SOU 2011:38) Stockholms universitet har anmodats att yttra sig över ovan rubricerat betänkande. Universitetet lämnar härmed följande synpunkter. Övergripande synpunkter Stockholms universitet ställer sig positivt till inrättandet av myndighetsgemensamma servicecenter, då dessa borde kunna medföra effektiviseringsvinster och möjliggöra bättre resursutnyttjande, i synnerhet för mindre myndigheter. Stockholms universitet är emellertid en stor myndighet med administration på många olika nivåer och platser i organisationen. Vi anser bestämt att Stockholms universitet är tillräckligt stort för att ha en egen, effektiv och ändamålsenlig, administration. Utredningen föreslår att myndigheters anslutning till servicecentret i första hand ska ske på frivillig basis. Universitetet vill dock understryka vikten av att anslutningen alltid måste vara frivillig. Servicecenter ur universitetets perspektiv Stockholms universitet gör bedömningen att de tjänster som skulle kunna bli aktuella för universitetet att lämna över till ett servicecenter är sådana där universitetet endast kommer att göra mindre besparningar för overhead men inga för ledningsfunktioner. Däremot kommer, enligt förslaget, universitetet att bli tvunget att även betala för servicecentrets ledning och overhead. Detta måste tas med när man gör lönsamhetsberäkningar. I dagsläget har universitetet kompetens att utföra de arbetsuppgifter som servicecentret kommer att erbjuda. Om universitetet skulle ansluta sig till ett servicecenter skulle denna kompetens efter ett tag försvinna och universitetet skulle bli tvunget att förlita sig till servicecentret. När myndigheten inte längre kan utföra dessa arbetsuppgifter blir organisationen mer sårbar. Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: Universitetsvägen Stockholm

2 2 (5) Några exempel på administrativa rutiner vid Stockholms universitet Stockholms universitet har redan en så kallad scanning/workflow-lösning och en mer automatiserad e-fakturalösning. Som utredningen poängterar är kontering ett centralt steg förknippat med väsentliga ansvarsfrågor. Universitets interna redovisning är komplex och det är nästintill omöjligt för en utomstående att avgöra hur en faktura ska konteras ner på institution, enhet, projekt, aktivitet och kostnadsbärare. Detta gäller även för kundfakturor och för universitetets del borde det därför inte finnas några större möjligheter till effektiviseringsvinster inom detta område. Stockholms universitet är en så pass stor myndighet att den har uppnått vissa stordriftsfördelar kring löneadministrationen. En stor del av administrationen sköts centralt och vinsterna av att flytta dessa arbetsuppgifter till ett servicecenter borde vara små. Stockholms universitet har ett digitalt verktyg där medarbetare fyller i sina reseräkningar. Administratörer på institutioner och andra enheter fyller i konteringen och prefekt eller annan chef godkänner utbetalningen. Servicecentrets roll i denna administration är svår att se. I dagsläget skrivs anställningsbeslut av institutioner och andra enheter och eftersom avtalen måste undertecknas av prefekt eller annan chef finns det förmodligen små effektiviseringsvinster att göra här. Synpunkter på utredningen Nedan redovisas Stockholms universitets mer detaljerade synpunkter på själva betänkandet. Tjänsteutbud Universitetet anser att det initiala tjänsteutbudet verkar vara rimligt. Produktionsorter och lokalisering Universitetet förstår att produktionen initialt bör ligga kvar där den är lokaliserad i dagsläget. En stor del av Sveriges myndigheter är dock verksamma i Stockholmsregionen och det geografiska avståendet till servicecentret, särskilt i införandefasen, kan bli problematiskt. Det bör därför övervägas om ett servicecenter bör placeras i Stockholm. Gränssnitt och ansvarsfrågor Vad gäller kundmyndigheternas tillgång till de handlingar som arkiveras hos servicecentret bör samtliga handlingar som kan vara användbara för kundmyndigheten vara digitalt lagrade och alltid vara tillgänglig för respektive myndighet.

3 3 (5) Kundmyndigheter Stockholms universitet vill återigen poängtera vikten av att myndigheters anslutning till servicecentret sker på frivillig basis. Givetvis måste alla myndigheter utreda om de bör köpa tjänster av ett myndighetsgemensamt servicecenter men det bör vara myndigheterna själva som gör bedömningen om servicecentrets tjänster är de mest kostnadseffektiva. Utredningen föreslår att regeringens styrning av myndigheter på längre sikt ska utgå från att alla myndigheter ska anslutas och samma sak gäller här myndigheterna måste själva få avgöra om de ska köpa tjänster av ett myndighetsgemensamt servicecenter, köpa tjänster av ett eller flera företag eller fortsätta att utföra uppgifterna i egen regi. Servicecentret ska vara en egen myndighet Stockholms universitet ställer sig positivt till att servicecentret ska vara en egen myndighet eftersom en renodling av verksamheten kan underlätta styrningen av servicecentret. Däremot anser universitetet att den nya myndigheten bör vara användarstyrd och inte ägarstyrd. Prismodell och avgiftsnivå En prismodell som i huvudsak baseras på styckprisersättning kan medföra att servicecentret blir mer attraktivt för små myndigheter än för stora eftersom de stora i viss mån har möjlighet till egen stordrift. En viss kompensation sker genom den fasta delen av årsavgiften men en höjning av den fasta avgiften och en sänkning av den rörliga avgiften bör kanske övervägas. Stockholms universitet anser att det är mycket viktigt att servicecentret inte bara till en början levererar tjänster till konkurrenskraftiga priser. För att uppnå konkurrenskraftiga priser är det viktigt att privata aktörer ges möjlighet att etablera sig marknaden men i samband med detta måste även eventuell ökad sårbarhet beaktas, till exempel vid outsourcing till andra länder. Om anslutningstakten blir lägre än beräknat menar utredningen att servicecentret riskerar att gå med underskott. Universitetet anser att risken för att gå med underskott borde kunna minskas om servicecentret håller nere de fasta kostnaderna. Om servicecentret ändå går med underskott är det tveksamt om underskottet verkligen bör täckas av ägaren eftersom ett sådant system skulle sätta stor press på myndigheter att ansluta sig, även om orsaken till underskottet till exempel är för lågt satta priser. Rapporten tar upp pedagogiska dilemman vid jämförelser dels vad gäller tjänsters omfattning och innehåll men även vid jämförelser av samma nyttor och kostnadsposter i nuläge och vid anslutning till servicecenter. Vad gäller det senare menar utredningen att när kostnader för administration beräknas tas inte alltid hänsyn till alla kostnadsposter. Ofta inkluderas inte kostnader för lokaler, ledning eller kostnader för drift, underhåll och utveckling av IT-stöd och det är lätt att totalkostnaden för att utföra administrativa tjänster i egen regi underskattas. I figur 8.2 visas en stapel med den egna administrationens kostnader (direkta kostnader, utvecklingskostnader och kostnader för ledning och styrning) som sedan jämförs med

4 4 (5) servicecentrets kostnader (direkta kostnader, utvecklingskostnader och kostnader för ledning och administration). Figuren illustrerar hur kostnaderna för servicecentret är skenbart dyrare eftersom det är lätt att man jämför de direkta kostnaderna för den egna administrationen med servicecentrets totala kostnader. Stockholms universitet menar att denna jämförelse bara stämmer om kostnader för ledning och styrning och/eller utvecklingskostnader försvinner, eller kraftigt minskas, vid anlitande av ett servicecenter. Universitetet ställer sig tveksamt till om kostnadsminskningen skulle gälla för universitet då universitetet fortsatt skulle ha kostnader för bland annat ledning, styrning och i viss mån IT-stöd. Finansiering och budgetära konsekvenser Stockholms universitet anser att modellen där full kostnadstäckning uppnås på bara några år drabbar de myndigheter som ansluter sig i ett tidigt skede. Full kostnadstäckning bör tidigast uppnås efter 10 år. Stockholms universitet ställer sig tveksamt till att det skulle krävas att 25 myndigheter (med motsvarande 25 procent av alla statligt anställda) ansluter sig för att avgifterna ska täcka kostnaderna. Om man förutsätter att servicecentrets fasta kostnader hålls låga kommer det i huvudsak att vara prissättningen som styr servicecentrets lönsamhet. Lönsamhetskalkyl När man till exempel jämför hur många årsarbetskrafter som arbetar med personaladministration vid en myndighet med om man skulle ansluta sig till ett servicecenter är det lätt att man tänker sig att antalet skulle minska till noll. Vid många myndigheter kommer det dock att finnas ett fortsatt behov av administratörer även efter det att man har anslutit sig till servicecentret. Detta är viktigt att ta hänsyn till när man gör lönsamhetsberäkningarna. Kundservice och kommunikation Inre ledning och organisation IT-modell Om inköp av enstaka tjänster från servicecentret i förlängningen förutsätter att kundmyndigheten byter IT-system måste man överväga en alternativ lösning där servicecentret använder sig av flera parallella system. Om servicecentret inte hinner upphandla IT-system till årsskiftet bör införandet av myndighetsgemensamma servicecenter skjutas upp.

5 5 (5) Konsekvensbeskrivningar Om man räknar med att effektiviseringsvinsterna resulterar i att färre behöver vara anställda för att utföra samma arbete så finns det risk att medarbetare vid de kundmyndigheter som först ansluter sig, och då i huvudsak personal som i dagsläget är anställda vid nuvarande servicecenter, får förtur till arbetsplatserna. Det är därför viktigt att garantera att medarbetare vid kundmyndigheter som i dagsläget har arbetsuppgifter som motsvarar de som kommer att utföras av servicecentren får ta över anställningar vid servicecentren om de har längre statlig tjänstgöringstid än någon som redan har fått anställning vid servicecentret. Tjänster på längre sikt Stockholms universitet ställer sig mycket positivt till att införa stöd vid myndighetsspecifika upphandlingar. Handlingsplan för genomförande Detta beslut är i rektors ställe fattat av prorektor, professor Lena Gerholm i närvaro av förvaltningschefen, universitetsdirektör Ann-Caroline Nordström. Studeranderepresentanter har informerats och haft tillfälle att yttra sig. Övrig närvarande har varit Anna Riddarström, Ledningskansliet (protokollförare). Lena Gerholm Svante Fjelkner