Policy för intraprenader i Halmstads kommun

Transkript

1 Policy för intraprenader i Halmstads kommun Antagen av Kommunfullmäktige den 12 december 2017, Policy En intraprenad i den kommunala förvaltningen är en avgränsad enhet som via en formell överenskommelse med ansvarig nämnd fått utökade befogenheter och utökat ansvar för verksamhet, ekonomi och personal. Intraprenader ska utgöra en möjlighet i Halmstads kommun då det gäller utformning av organisationen. 1.1 Syfte En intraprenad kan innebära en större frihet i utformningen av arbetsprocesserna. Detta kan i sin tur leda till ökad flexibilitet och nytänkande med de möjligheter som det ger till en utveckling och förbättring av verksamheten. En annan idé bakom intraprenaden är att decentraliseringen av befogenheter och ansvar ska skapa större delaktighet, engagemang och motivation hos personalen. I förlängningen kan det även bidra till upplevelsen av en bättre arbetsmiljö. Både verksamhets- och personalperspektivet förväntas bidra till en förhöjd kvalitet på den service som kommer brukaren till del. Ur brukarperspektivet kan intraprenader i vissa fall även leda till ökad valfrihet. På sikt kan den verksamhetsutveckling som förväntas bli följden av intraprenader också leda till högre kvalitet och lägre kostnader för hela den verksamhet varav intraprenaden utgör en del. Vid inrättandet av en intraprenad ska ansvarig nämnd diskutera och ange syftet med åtgärden. 1.2 Beslut Kommunfullmäktige beslutar om policyer och regelverk som gäller för intraprenader i Halmstads kommun samt om eventuella ändringar i reglementen som kan krävas med anledning av inrättande av en intraprenad. Kommunstyrelsen lämnar stöd till processen att inrätta en intraprenad samt hanterar tvister mellan intraprenaden och ansvarig nämnd. Nämnder beslutar om inrättande av intraprenader inom det egna verksamhetsområdet. Berörs flera nämnder av beslutet skall nämnderna vara överens. I annat fall hänförs frågan till kommunstyrelsen för avgörande.

2 2. Regelverk 2.1 Organisation Ansvarig nämnd/förvaltning beslutar om vem som är chef för intraprenadföreträdare och intraprenadens organisatoriska ställning och tillhörighet. 2.2 Delegation Vid bildande av en intraprenad ska rätten att besluta i verksamhets-, ekonomi- och personalfrågor ges till en intraprenadföreträdare som intraprenaden har utsett. Denna rätt kan inte ske till gruppen eller grupper utan endast till en enskild person. Denna rätt får inte innefatta befogenhet att avgöra frågor som rör verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Den får inte heller innefatta beslut i frågor som rör myndighetsutövning mot någon enskild om ärendet är av principiell natur eller annars av större vikt. Den som har rätten ska förvissa sig om att den som får beslutsrätt förstår vad det innebär och har tillräckliga kunskaper för att kunna fullgöra sitt uppdrag. Denna rätt skall dokumenteras i överenskommelsen mellan nämnden och intraprenaden. 2.3 Styrning En intraprenad innebär en stor frihet att utveckla verksamhetens arbetsformer och metoder. Beträffande själva uppdragets innehåll styrs intraprenaden på samma sätt som andra verksamheter i kommunen med tillägg av den överenskommelse som upprättas mellan nämnden och intraprenaden Intraprenaden ska bedrivas inom ramen för de lagar, förordningar och avtal som gäller för verksamheten. Kommunfullmäktiges planeringsdirektiv, policyer, reglemente och motsvarande gäller även för intraprenaden. Detsamma gäller beslut som nämnden tar om verksamhetsplan, anvisningar och motsvarande. Intraprenaden ska följa kommunfullmäktiges och nämndens anvisningar för planering, uppföljning och utvärdering samt lämna in de uppgifter som motsvarande enheter åläggs att lämna in. Samverkan med andra delar av den kommunala organisationen ska ske då detta skapar värde för verksamhetens brukare alternativt på annat sätt internt bidrar till ömsesidig nytta. 2.4 Ekonomi I intraprenadöverenskommelsen ska framgå vilka principer som gäller för resurstilldelning under den period som överenskommelsen avser samt hur prisjusteringar och volymförändringar hanteras. Den person som har fått rätten att fatta beslut i ekonomiska frågor ansvarar för att hanteringen följer kommunens regelverk och att systemen är utformade för att möjliggöra den interna och externa kontrollen.

3 Principen för resultathantering ska vara att ett överskott stannar hos intraprenaden under förutsättning att nämnden bedömer att de upprättade kvalitetskraven i överenskommelsen uppnås. Överskottet får emellertid inte användas på ett sådant sätt att det leder till utökad verksamhet som kan komma att ställa krav på ytterligare driftsmedel. Vid underskott är intraprenaden skyldig att upprätta en åtgärdsplan som eliminerar detta inom en tid som överenskoms med nämnden, dock senast vid utgången av den överenskommelse som ligger till grund för intraprenaden. Om nämnden bedömer att intraprenaden saknar förutsättningar att eliminera ett uppkommet underskott ska överenskommelsen omförhandlas alternativt intraprenaden upphävas och enheten återföras till den ordinarie förvaltningsorganisationen. Behov av investeringar kan initieras av intraprenaden och skall sedan hanteras inom ramen för kommunens årliga arbete med planeringsdirektiv med budget. Principer för lokalanvändning och dess hyressättning ska ingå i överenskommelsen. Intraprenaden ska av nämndens förvaltning få stöd i ekonomifrågor på samma villkor som motsvarande enheter inom den ordinarie förvaltningsorganisationen. Kommunens regelverk för upphandling samt upphandlade avtal gäller också för intraprenaden. Innehållet i överenskommelsen mellan nämnden och intraprenaden får inte ges en utformning som innebär att kostnader överförs till andra enheter eller verksamheter. Överenskommelser, som intraprenaden ingår, får om de medför kostnadsökningar endast avse den period som överenskommelsen om intraprenaden omfattar. Intraprenaden har inte rätt att utan särskilt tillstånd från nämnden bedriva kompletterande verksamhet för att öka sina intäkter. Även mottagande av externa bidrag ska godkännas av nämnden. 2.5 Personalfrågor Intraprenadföreträdaren som fått rätten att fatta beslut i personalfrågor enligt nedan ansvarar för att hanteringen av kommunens regelverk och avtal följs samt att systemen är utformade för att möjliggöra den interna och externa kontrollen. Rätten att besluta i personalfrågor ska avse: o Beslut om anställning av personal o Beslut om lönesättning av personal o Arbetsmiljöansvar o Rehabiliteringsansvar o Samverkan i de frågor där intraprenaden har beslutsrätt Intraprenaden ska av nämndens förvaltning få stöd i personalfrågor på samma villkor som motsvarande enheter inom den ordinarie förvaltningsorganisationen. För intraprenaden tillämpas de centrala och lokala kollektivavtal som kommunen omfattas av. Lagen om anställningsskydd ska tillämpas på samma sätt som inom nämndens ordinarie

4 förvaltningsorganisation. Intraprenaden skall också ta emot praktikanter på samma villkor som den ordinarie förvaltningsorganisationen. Intraprenaden ska tillhandahålla personal i den omfattning och med den kompetens som krävs i överenskommelsen och som motsvarar krav i egen regi. Intraprenadföreträdaren skall ha relevant utbildning i enlighet med förvaltningens krav samt erfarenhet av likvärdig verksamhet. Om krav inte anges i överenskommelsen skall personal tillhandahållas i den omfattning och med den kompetens som krävs för att upprätthålla nationellt eller lokalt angivna kvalitetsnivåer i verksamheten. Intraprenaden svarar även för personalens kompetensutveckling. Vidareutbildning som erbjuds centralt i kommunen eller av nämndens förvaltning ska vara tillgänglig för intraprenaden på samma villkor som motsvarande enheter i den ordinarie förvaltningsorganisationen. Lönesättning av personal skall ske utifrån kommunens centrala anvisningar. Intraprenaden omfattas av företagshälsovården. Tvistehanteringar hanteras på samma sätt som för förvaltningen. Nämnden har det yttersta arbetsgivaransvaret för intraprenadföreträdaren. 2.6 Administration Intraprenaden ska använda kommunens gemensamma administrativa system samt därutöver de verksamhetssystem som nämnden anvisar. Användningen ska ske på samma villkor som för andra motsvarande enheter inom den ordinarie förvaltningsorganisationen. 2.7 Bildande av intraprenad Initiativet till att bilda en intraprenad ska normalt komma från den berörda personalen (tillsvidareanställd personal) på en arbetsplats eller enhet. För att processen ska starta ska en klar majoritet (minst 75 %) av den berörda personalen (tillsvidareanställd personal) uttrycka intresse för att bilda en intraprenad. Intraprenadföreträdare utses av den berörda personalen. Intraprenadföreträdaren skall ha relevant utbildning i enlighet med förvaltningens krav samt erfarenhet av likvärdig verksamhet. Berörd förvaltningschef med stöd av kommunstyrelsens resurser ansvarar för att personal, som vill bilda en intraprenad, får information om villkoren för intraprenader utifrån kommunfullmäktiges policyer och regler. Efter informationen fortsätter processen genom att personalen, som vill bilda en intraprenad, gör en intresseanmälan till nämnden om detta. I anmälan skall anges hur den eventuellt blivande intraprenaden vill arbeta för att utveckla den egna verksamheten och för att nå de mål som är fastställda. I personalens intresseanmälan ska det framgå vem som är intraprenadföreträdare. Berörd förvaltning ska därefter utforma ett beslutsunderlag till nämnden. Samråd ska ske med de fackliga organisationerna. Därefter fattar nämnden ett beslut som kan innebära en

5 avsiktsförklaring att bilda en intraprenad. Se punkt 1.2 om förfarande då intraprenaden berör mer än en nämnd. Nämnden gör en helhetsbedömning av möjligheterna för intraprenad innan beslut om avsiktsförklaring. Efter nämndens avsiktsförklaring ska den berörda personalen med stöd av kommunstyrelsens resurser få utbildning som skall ge nödvändig kompetens att arbeta i en intraprenad. Förvaltningschef ska därefter tillsammans med nämndsordförande och företrädare för intraprenaden ta fram ett förslag till överenskommelse mellan nämnden och intraprenaden. Den skall sedan undertecknas av ordföranden, förvaltningschefen samt av den personal som ingår i intraprenaden (se 2.10). Vid tecknandet av överenskommelse måste en klar majoritet (minst 75 %) av den berörda personalen underteckna förslaget. Från det att överenskommelsen undertecknas och intraprenaden inleds skall finnas rimlig tid för förberedelse av den nya verksamheten. Ur ett arbetsrättsligt perspektiv behåller all berörd personal sina anställningar i Halmstads kommun då intraprenaden inleds. Någon omplaceringsskyldighet föreligger inte för dem som inte är intresserade av att delta. Kommunen kan dock välja att erbjuda omplaceringar om det i väsentlig utsträckning bedöms underlätta det fortsatta arbetet. 2.8 Upphävande av intraprenad Intraprenaden upphör automatiskt när överenskommelsen löper ut såvida ingen överenskommelse görs om förlängning. Begäran om förlängning ska göras senast 6 månader före avtalstidens utgång. Vid tecknande av en eventuell förlängning av överenskommelse måste en klar majoritet (minst 75 %) av den berörda personalen underteckna förlängningen. Under löpande överenskommelse kan intraprenaden begära hävning av densamma. Uppsägningstiden är då 6 månader. Om nämnden bedömer att intraprenören inte fullgör sina åtaganden eller bryter mot kommunfullmäktiges policyer och regler för intraprenader, kan nämnden säga upp överenskommelsen med omedelbar verkan. En intraprenad som upphör integreras åter i den ordinarie förvaltningsorganisationen. Särskilda överenskommelser som beslutats av eller i samband med intraprenaden upphör då att gälla. 2.9 Tvister Om förvaltning och intraprenad är oense om tolkning av en gällande överenskommelse kan frågan av någon av parterna hänskjutas till nämnden för avgörande Överenskommelse Intraprenaden är inte en självständig enhet i juridisk mening varför begreppet överenskommelse ska användas istället för avtal. Den överenskommelse som reglerar intraprenaden ska vara skriftlig. Den skall undertecknas av nämndens ordförande, förvaltningschefen och av samtliga anställda i intraprenaden. För anställda, som inte aktivt

6 deltagit i arbetet med att bilda intraprenaden men ändå avser att arbeta kvar på arbetsstället, innebär underskriften att de tagit del av och är införstådda i innehållet i intraprenadöverenskommelsen. Samma rutin ska gälla för personer som anställs efter att överenskommelsen tecknats. Överenskommelsen ska innehålla följande obligatoriska punkter. o Parter o Tid då överenskommelsen gäller o Verksamhetens omfattning och kvalitetskrav o Organisation och villkor o Innehåll i delegation o Ekonomiska villkor - Principer för ekonomisk reglering inklusive prisjustering, volymförändringar och resultathantering. - Principer för eventuell utbetalning av överskott i form av engångsbelopp till personalen. - Lokalanvändning och villkor - Ansvar för utrustning - Hantering av investeringar - Nyttjande av gemensamma resurser o Villkor för personalhanteringen - Tillämpning av kommunens kollektivavtal - Ansvar utifrån kommunens samverkansavtal - Kompetensutveckling - Arbetsmiljö och rehabilitering - Personalpolitiskt ansvar i övrigt o Administrativa villkor o Omförhandling o Hantering av tvister o Upphävande Överenskommelsen får inte utformas så att den strider mot kommunfullmäktiges beslut om policyer. För att en intraprenad ska bli framgångsrik krävs en långsiktighet i utformningen av villkoren. Avtalstiden för en intraprenad bör inte understiga 3 år men inte heller överstiga fem år.