REKTORS BESLUT 120/ (5) Till fakulteterna, de fristående institutionerna och Centralförvaltningen INFÖRANDE AV REKRYTERINGSFÖRBUD

Transkript

1 REKTORS BESLUT 120/ (5) Till fakulteterna, de fristående institutionerna och Centralförvaltningen INFÖRANDE AV REKRYTERINGSFÖRBUD Rekryteringsförbudets bakgrund och syften Helsingfors universitets ekonomiska svängrum är mycket litet, de ekonomiska utsikterna för de närmaste åren är svåra och 2013 ser ut att bli ett mycket svårt år på grund av att regeringen fryser universitetsindexet. Eftersom merparten av den finansiering som universitetet beviljas används till personalkostnader är det nödvändigt att minska dessa kostnader för att det ska finnas medel också för den övriga verksamheten. Universitetet vill undvika permitteringar och uppsägningar som görs av ekonomiska skäl. Målet är att minska personalstyrkan genom naturlig avgång. Därför införs ett rekryteringsförbud enligt vilket universitetet för tillfället inte anställer ny personal för andra än sådana anställningar som blir lediga inom undervisningen och forskningen. Av detta följer också att fördelningen av arbetsuppgifterna måste ses över från fall till fall. Förutom att minska personalkostnaderna är avsikten också att främja samarbetet mellan olika enheter i fråga om arbetsuppgifterna och att balansera arbetsbördan som i nuläget ställvis är ojämnt fördelad. Nya arbetsarrangemang av olika slag ger dessutom personalen en chans att vidareutveckla sin kompetens och avancera i karriären. Vem omfattas av rekryteringsförbudet 1) Förbudet omfattar all övrig personal (förvaltnings-, biblioteks-, laboratorie-, fastighets- och it-personal) Det allmänna rekryteringsförbudet omfattar i detta skede inte undervisnings- och forskningspersonal, men för denna grupps del kan man vid behov överväga ett fakultetsinternt rekryteringsförbud på beslut av dekanus. Till exempel har Agrikultur-forstvetenskapliga fakultetens dekanus fattat beslut om att de anställningar som finansieras med fakultetens basfinansiering för tillfället inte ska tillsättas, och förbudet gäller också anställningar inom undervisning och forskning.

2 2(5) Skillnaden i förfarande mellan undervisnings- och forskningspersonalen och den övriga personalen beror på att deras arbetsuppgifter är av olika karaktär. Båda personalgrupperna är viktiga för universitetet, men anställningarna inom undervisning och forskning är till innehållet fakultets- eller vetenskapsspecifika och rekryteringsbehovet måste därför bedömas vid enheten i fråga. Det viktiga är att trygga kontinuiteten i undervisningen och forskningen och beakta de strategiska insatsområdenas behov. Även anställning av undervisnings- och forskningspersonal ska dock övervägas noga, och i synnerhet rekryteringar som leder till ett fast anställningsförhållande ska grunda sig på personalplanen. Alla vikariat måste inte nödvändigtvis tillsättas och vikarier kan anställas även för kortare perioder. I övrigt ska universitetet inte ha visstidsanställningar som är kortare än ett år (som undantag kan nämnas forskningsassistenter och timlärare). 2) Förbudet gäller också anställningar som ledigförklaras på grund av pensionering eller av andra orsaker samt förlängning av olika slags visstidsanställningar, t.ex. vikariat. (Ett undantag är alterneringsledighet, som alltid förutsätter att en arbetslös person anställs som ersättare för alterneringsperioden.) Under 2011 ledigförklarades sammanlagt 566 anställningar genom universitetets centraliserade rekryteringsförfarande, av vilka 296 anställningar inte hörde till undervisnings- och forskningspersonal. Av dessa var 143 permanenta anställningar och 153 på viss tid. I slutet av året hade universitetet anställda i personalgruppen övrig personal av vilka 869 var anställda på viss tid. Organisering av arbetsuppgifterna När en anställning blir ledig ska skötseln av de arbetsuppgifter som ingår i anställningen organiseras inom enheten. I samband med dessa arrangemang ska enhetens chef också se över befattningsbeskrivningarna för de personer som arbetar med motsvarande uppgifter inom enheten, och överväga vilka uppgifter som är viktigast och vilka som man eventuellt kan avstå ifrån. Det rekommenderas också att man söker möjligheter att samarbeta med andra enheter vid universitetet. Främjande av personalens interna rörlighet En anställning som blivit ledig kan också tillsättas med en person från en annan enhet. Detta ska genomföras som ett samarbete mellan medarbetarens gamla enhet och den nya enheten. För att personalrörligheten ska fungera i praktiken ska förvaltningschefen vid en fakultet eller fristående institution eller sektordirektören eller servicedirektören vid centralförvaltningen först internt utreda möjligheterna till en omorganisering av arbetsuppgifterna eller en personalförflyttning inom enheten. Om detta inte leder till en lösning ska chefen kontakta universitetets övriga enheter och utreda om det går att förflytta personal inom universitetet. Avsikten är att både personalen och cheferna ska ha en öppen och positiv inställning till förflyttningarna. Vid förflyttningarna iakttas det samarbetsförfarande som förutsätts i lagen och i samarbetsavtalet.

3 3(5) Anmälan till arbetsrotation och lediga anställningar Vid personal- och juridiska sektorn inrättas en rotationsservice där ordinarie anställda vid universitetet som är intresserade av nya arbetsuppgifter kan anmäla sig. Enheter som söker personal till lediga anställningar kan söka medarbetare via denna tjänst, men förflyttningar kan också ordnas på annat sätt. Lediga anställningar som kan besättas genom förflyttningar annonseras i Alma. Personal- och juridiska sektorn meddelar separat om hur arrangemangen genomförs i praktiken. Rekryteringstillstånd i undantagsfall Utgångspunkten är att rekryteringsförbudet iakttas och att inga rekryteringar inleds för tillfället. Om det handlar om en nyckelposition som orsakar oskäligt mycket problem för verksamheten om den lämnas obesatt, kan undantagstillstånd beviljas för rekryteringen. Tillstånd kan beviljas både för extern rekrytering och för rekrytering som till en början är intern men som sedan görs offentlig om man inte lyckas hitta en lämplig person bland personalen. Vid en intern rekrytering kan anställningen sökas av både ordinarie och visstidsanställd personal vid universitetet. En intern rekrytering skiljer sig från ett förflyttningsförfarande på så sätt att förflyttningar inom universitetet kan genomföras utan separat tillstånd endast när det gäller ordinarie anställda. En visstidsanställd som rekryteras till en annan anställning inom universitetet eller fortsätter i sin tidigare visstidsanställning minskar inte på personalkostnaderna och i sådana fall fattas beslutet därför genom tillståndsförfarande. En anställning som blir ledig på grund av förflyttning omfattas av rekryteringsförbudet eftersom målet är att minska på de totala personalkostnaderna. Personal som anställs till projekt med extern finansiering När ett projekt med extern finansiering vill anställa en ny medarbetare eller förlänga en redan anställd medarbetares anställningsförhållande, anställs medarbetaren i ett fast anställningsförhållande om arbetet till sitt innehåll (t.ex. laboratoriearbete) är sådant att personen efter att projektet avslutats kan övergå till motsvarande uppgifter inom ett annat projekt. Om det gäller specialkompetens som behövs endast i det aktuella projektet, anställs personen med ett arbetsavtal för hela den tid projektarbetet varar. Anställning på viss tid ska motiveras när man ansöker om rekryteringstillstånd. Praktikanter samt medarbetare som på grund av arbetets natur är timanställda på viss tid Om det är fråga om en kort visstidsanställning, t.ex. studiepraktik, krävs inget tillståndsförfarande. Om enhetens arbete av hävd och till sin natur delvis är sådant att det utförs som timarbete på viss tid (t.ex. bibliotek, motionsinstruktion, djurskötsel) kan denna praxis fortsätta. I det fallet förutsätts inte rekryteringstillstånd, men enheten ska före utgången av augusti redogöra för timarbetet och dess omfattning.

4 4(5) Behandling av ansökan om rekryteringstillstånd samt beslutsfattande Ansökan om rekryteringstillstånd som gäller annan än undervisnings- och forskningspersonal behandlas på en särskild blankett. Tillståndsansökningar och redogörelser för timarbete skickas till personaldirektören. Beslut om rekryteringstillstånd fattas av förvaltningsdirektören. I ansökan om rekryteringstillstånd ska rekryteringsbehovet motiveras och man ska redogöra för vilka åtgärder som vidtagits i fråga om intern personalförflyttning. Vidare ska man redogöra för om anställningens lön betalas med basfinansiering eller om medlen fås genom extern finansiering. Om fakulteten har fattat ett separat beslut om ett internt rekryteringsförbud för undervisnings- och forskningspersonal, behandlas dessa rekryteringstillstånd på det sätt som dekanus har bestämt. Rekryteringsförbudet och enheternas personalplaner Personalplanerna görs fortfarande upp vid respektive enhet i enlighet med universitetets anvisningar. Planerna gäller hela strategiperioden och de ses över årligen. De rekryteringar som ingår i personalplanerna genomförs emellertid inte så länge rekryteringsförbudet är i kraft, om inte tillstånd till det beviljas enligt det förfarande som beskrivs ovan. Om tillsättning av en anställning ingår i personalplanen beaktas också detta vid en eventuell ansökan om rekryteringstillstånd. Ikraftträdande och ytterligare information Rekryteringsförbudet träder i kraft omedelbart. Om en anställning som omfattas av förbudet har ledigförklarats offentligt innan förbudet trädde i kraft kan den besättas som planerat. Vid Centralförvaltningen krävs dock förvaltningsdirektörens godkännande även för sådana rekryteringar. Anställningar på viss tid som upphör före utgången av innevarande år kan förlängas till årsskiftet utan tillståndsförfarande om grunden för visstidsanställningen fortsätter. Förlängningar av anställningsförhållanden som träder i kraft från början av nästa år eller som infaller under nästa år omfattas av tillståndsförfarandet. Efter mitten av augusti ordnas separata förhandlingar med alla de enheter som har många anställda på viss tid som avlönas med projektfinansiering. Vid förhandlingarna behandlas enhetens behov av visstidsanställd personal samt relaterade personalpolitiska frågor och ekonomiska aspekter. I förhandlingarna deltar enhetens chef och förvaltningschef samt universitetets förvaltningsdirektör och personaldirektör. Tidpunkten för förhandlingarna avtalas separat med enheterna. Förlängningar av visstidsanställningar som sträcker sig till nästa år och som skickats till servicecentren efter behandlas inte förrän enheten har slutfört sina förhandlingar och där kommit överens om vidare åtgärder. Effekten av rekryteringsförbudet på personalstyrkan följs upp och läget rapporteras till rektorn månatligen.

5 5(5) Ytterligare information ges vid fakulteterna och de fristående institutionerna av förvaltningschefen och vid Centralförvaltningen av personaldirektör Kira Ukkonen, chefen för personalärenden Jaana Sirkiä och chefen för anställningsärenden Eija Mallenius. Rektor Thomas Wilhelmsson Personaldirektör Kira Ukkonen