Denna anvisning innehåller praktisk information och rekommendationer för rekrytering av personal.

Transkript

1 Bilaga 2 1(5) till rektors beslut 193/ REKRYTERINGSANVISNING FÖR HELSINGFORS UNIVERSITET Denna anvisning innehåller praktisk information och rekommendationer för rekrytering av personal. Lag, bestämmelser och personalpolitik Vid ett universitet finns det enligt universitetslagen professorer och annan undervisnings- och forskningspersonal samt personal för skötseln av övriga uppgifter. Utgångspunkten är att rektorn beslutar om anställning av personal, även om rektorn kan delegera denna beslutsrätt till något annat organ eller någon annan person. Tanken är att all personal anställs vid universitetet och universitetets gemensamma personalpolitik tillämpas på alla oberoende av vid vilken enhet de arbetar och med vilken form av finansiering avlöningen sker. Rekrytering av hög kvalitet är ett viktigt utvecklingsobjekt enligt universitetets strategi. Målet är att finna rätt person för varje anställning. Vid det nya universitetet finns inte längre tjänster utan personalen anställs i arbetsavtalsförhållanden. Detta gör det möjligt att tillämpa ett mer flexibelt rekryteringsförfarande än i fråga om tjänsteförhållanden, men huvudregeln är fortsättningsvis att lediga platser utannonseras på det sätt som anses lämpligast i varje enskilt fall. I fråga om undervisnings- och forskningsanställningar tillämpas i regel internationell rekrytering. Det är viktigt att enheterna är aktiva när det gäller att finna lämpliga sökande och utnyttjar sina egna nätverk för att sprida information om lediga platser. Detta gäller i synnerhet internationella rekryteringar. Förfarandet vid anställning av personal och behörighetsvillkoren för anställningarna fastställs i universitetets instruktion. Vidare måste lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män och lagen om likabehandling beaktas i behandlingen av de sökande. Också i universitetets personalpolitiska program finns riktlinjer för rekryteringen. Bland dessa är regeln att rekrytering måste basera sig på enhetens personalplan särskilt viktig. Tillsättningen av professurer I fråga om tillsättningen av professurer har rektorn delegerat beslutsrätten till kanslern och förfarandet ingår i universitetets instruktion, varför det inte redogörs för detaljerna vid dessa tillsättningar i denna anvisning. Det är dock viktigt att man beaktar att rektorn i samband med godkännandet av målprogrammen också tar ställning till enheternas personalplaner och de planerade tillsättningar av professurer som ingår i dem. Om fakulteten ämnar tillsätta en professur som inte nämns i personalplanen, bör dekanus ta kontakt med rektorn innan processen inleds.

2 2(5) Universitetets instruktion gör det möjligt att rekrytera en professor till en fristående institution. Eftersom förfarandet principiellt sett är nytt, och inte är avsett att tillämpas i större utsträckning, måste en fristående institution få rektorns samtycke till rekryteringen av en professor. Detta kan ske i samband med att målprogrammen godkänns, om rekryteringen av professorn ingår i institutionens målprogram, eller efter separat förhandling. Rekommendationer för rekryteringsförfarandet Användningen av en beredningsgrupp I många rekryteringssituationer är det bra om beslutsfattaren tillsätter en liten arbetsgrupp som bereder processen. Det är viktigt att föredraganden är med i arbetsgruppen i alla skeden av beredningen. Arbetsgruppen går igenom de sökandes meriter, behörighet, språkkunskaper och lämplighet för anställningen och utreder om den sökande har den undervisningsförmåga som förutsätts för undervisnings- och forskningsanställningar. Arbetsgruppen intervjuar också de sökande och bereder ett förslag till den som fattar beslutet. Intervjuer Intervjuer med de sökande är en viktig del av rekryteringsprocessen. Till intervju kallas de sökande som på basis av ansökningarna anses ha de bästa förutsättningarna för den lediga anställningen. Intervjun är viktig också ur de sökandes synvinkel. Vid intervjun redogörs utöver för arbetet också för anställningsvillkoren. Till exempel när en person anställs för viss tid är det viktigt att man redogör för grunden för att arbetsavtalet ingås för viss tid och för om det finns realistiska möjligheter till förlängning av visstidsavtalet. Bedömning av undervisningsförmågan Helsingfors universitet iakttar principen om att alla som hör till undervisnings- och forskningspersonalen både forskar och undervisar. Undervisningsförmågan är en viktig del av meriterna och beaktas också i behörighetsvillkoren. Fakultetens pedagogiska nämnd kan vid behov anlitas för bedömning av undervisningsförmågan. Språkkunskaper I universitetsförordningen föreskrivs om vilka språkkunskaper i finska och svenska som krävs av den som sköter en undervisnings- och forskningsanställning, och i universitetets instruktion bestäms att språkkunskaperna måste säkerställas genom ansökningshandlingarna och ett eventuellt undervisningsprov innan anställningsbeslutet fattas. Denna princip gäller också andra språkkunskaper som behövs i en anställning. I instruktionen finns också en bestämmelse om beviljande av dispens från förordningens språkkrav.

3 3(5)

4 4(5) Anlitande av sakkunniga I universitetslagen föreskrivs om skyldigheten att av minst två sakkunniga begära ett utlåtande om behörigheten och meriterna hos de sökande till en professur när tillsättningen gäller en tillsvidareanställning eller en visstidsanställning på minst två år. Om användningen av sakkunnigutlåtanden vid tillsättning av andra undervisnings- och forskningsanställningar finns inga bestämmelser, men i universitetets personalpolitiska program konstateras att det är möjligt. Detta gäller till exempel tillsättningen av universitetslektorer. Lämplighetsbedömning Vid tillsättningen av olika anställningar kan man enligt beslutsfattarens övervägande anlita också lämplighetsbedömning som genomförs av externa experter. Detta gäller i synnerhet situationer där rekryteringen gäller en chefspost eller en förvaltningsexpert. Personal till projekt med extern finansiering Enligt instruktionen kan en anställning tillsättas utan att den ledigförklaras om det gäller ett arbete som finansieras med extern finansiering och där personerna eller deras specialkompetens för forskning har bestämts redan i ansökan om finansieringen. Detta påverkar inte det faktum att alla anställs vid Helsingfors universitet och att samma regler tillämpas som vid anställning av annan personal. Detta gäller i synnerhet behörighetsvillkoren, yrkesbenämningar och säkerställande av grunden för en visstidsanställning. Forskarskolornas personal Vid rekryteringen av doktorander som anställs vid forskarskolorna iakttas forskarskolornas egna urvalsförfaranden, men arbetsavtalet ingås av den dekanus eller prefekt vid vars enhet forskarskolans verksamhet har förlagts. Detta är viktigt också med tanke på att enheten måste vara beredd på att betala en del av lönekostnaderna för doktorander som rekryteras till forskarskolan, eftersom undervisningsministeriets anslag till forskarskolorna inte täcker hela kostnaden för löner enligt lönesystemet. Enhetligt förfarande Det är viktigt att det utformas ett enhetligt förfarande för all rekrytering vid fakulteten, institutonen eller enheten. Experterna vid enhetens förvaltning ansvarar för detta. Beslutsfattare som överväger beslut om anställning måste kunna lita på att rekryteringsprocessen har följt bestämmelser och anvisningar. Det förfarande vid tillsättning av professurer som det föreskrivs om i instruktionen förutsätter särskild expertis och för att säkerställa expertisen rekommenderas att fakultetens kansli sköter allt som gäller beredningsgruppens arbete, sakkunnigförfarandet och beredningen av beslutet, också när fakulteten har institutioner. När uppgifterna koncentreras till fakultetskansliet är det en garanti för att förfarandet som tillämpas är korrekt.

5 5(5) Ledigförklaring och anvisningar för platsannonser Platsannonserna avfattas fortsättningsvis vid enheten för personal- och juridiska ärenden i samarbete med den rekryterande enheten. På så sätt säkerställer man att annonserna är enhetligt utformade och innehållet är avfattat i enlighet med gällande lagar och bestämmelser, vilket är viktigt för en rekrytering av hög kvalitet. Enheten för personal- och juridiska ärenden erbjuder experthjälp i frågor som gäller rekrytering och anställning.