Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2014

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2014"

Jan-Olof Magnusson
för 7 år sedan
Visningar:

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (5) Gemensamma förvaltningen Avd för utbildningsstöd Ulrika Bernlo, tf avdelningschef Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd Verksamhetsplanen har utarbetats gemensamt av medarbetarna på avdelningen för utbildningsstöd. Den utgår ifrån verksamhetsplan för GF med tillhörande handlingsplaner och budget för. 1. Uppdrag Avdelningen skall utifrån ett högskoleövergripande perspektiv ta ansvar för, utveckla och delta i processerna kring utbildningssamordning, forskningssamordning och studieadministration. Avdelningens uppdrag är att genom sin samlade kompetens bidra till stöd för högskolans verksamhet och potentiella och befintliga studenter. Detta innebär både stöd till den operativa verksamheten och högskolans ledning. Avdelningen ansvarar för utredningar, analyser, statistik och remissvar mm inom avdelningens kompetensområden. Verksamheten kan grovt beskrivas med följande områden: Utbildningsstöd, varav större delen är kopplad till stödprocessen för högskolans utbildningsplanering. Forskningsstöd med högskoleövergripande fokus på rutiner och processer för forskarutbildningen samt struktur och information för forskningswebb. Studieadministrativt stöd, bland annat antagnings-, studiedokumentations- och examensärenden. Handläggar- och sekreterarstöd till högskolans nämnder. Avdelningen förvaltar ett flertal IT-system inom ovanstående områden. De flesta av dessa system är verksamhetskritiska.

2 2 (5) Verksamhetens omfattning i siffror Antal antagningsärenden Antal examensärenden Antal remisser och övriga ärenden Ansvar för antal IT-system, lokala Antal program- och kurser sökbara via Mål Under vill/kommer avdelningen att jobba utefter ett antal vägledande principer för att möta en ny organisation. Dessa är; Bibehålla transparens i arbetet Aktivt arbeta med att minska sårbarheten inom avdelningens områden Bevaka och öka rättsäkerheten i utbildning på alla nivåer Verka för god kunskapsöverföring och ökad kompetensspridning Finna tydlighet för avdelningens roll och ansvarsområden för att kunna ta ett tydligt samordningsansvar Övergripande mål för avdelningen är att bidra till bättre effektivitet genom ovanstående delmål. 3. Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete Avdelningen avser att möta, i ljuset av ny organisation, utmaningarna tillsammans med representanter/kompetenser från andra delar av verksamheten. Prioriterade områden är: Projektplanering och projektuppstart av införande av en ny generation studiedokumentationssystem (Ladok3) genom ett projektorienterat arbetssätt. Projektplanering och införande av nytt gränssnitt för utbildningsdatabasen (KursInfo) med hjälp av plan för implementering och plan för utbildningsinsatser. Översyn av systemförvaltning för Ladoks kringsystem (registrera.hb.se, Webladok, Mitt konto etc) för att utreda om system ska behållas/avecklas/ersättas. Eftersom avdelningen inte har erfarenhet av att driva projekt av denna storlek eller art kommer vi behöva ta hjälp av ett antal personer för att identifiera nyckelfunktioner som behöver delta i projekten. Lämpliga personer som kan hjälpa till med detta tror vi är föreståndaren på InnovationLab och samordnare på IT-avdelningen. Vi kommer även att behöva ta hjälp av andra medarbetare inom högskolan för att strukturera upp arbetet i projektform. För att bemanna projekten kommer vi bland annat vända oss till institutionernas administrativa chefer som vi tror kan hjälpa till att peka ut individer som besitter de kunskaper som

3 efterfrågas. Det är önskvärt att alla personalkategorier som använder de system som avdelningen ansvarar för finns representerade i våra projekt. Vidare behöver vi vi även utreda om införandet av Ladok3 ska genomföras som ett IT-projekt, dvs byte av IT-system, eller som ett verksamhetsförändringsprojekt, dvs där vi även förändrar vårt arbetssätt vad gäller de data som rapporteras in i Ladok. Alternativt görs detta som två projekt som är starkt sammankopplade. 3 (5) 3.2 Kvalitetsarbete Avdelningen för utbildningsstöd bedriver ett aktivt kvalitetsarbete genom deltagande i utbildningsplanering och studieadministrativa processer. Utöver det ordinarie kvalitetssäkringsarbetet som bedrivs vid avdelningen kommer vi under fokusera på: Tillsammans med representanter/kompetenser från andra delar av verksamheten utarbeta en kvalitetsindexmatris för forskarutbildning. Uppföljning av antagningsoch urvalsprocessen för forskarstuderande. Säkerställande av rättsäkerhet kring antagningsoch urvalsprocessen, detta är ett kvalitetsindex. 3.3 Arbetsmiljöarbete På grund av den omsättning av personal som avdelningen har upplevet under de gångna åren har avdelningen genomfört aktiviteter för att stärka arbetsmiljön och medarbetarskapet. Aktiviteten har fokuserat på att ge medarbetarna verktyg och kunskap för att bättre hantera förändring och hur vi kan stärka avdelningen genom att jobba som ett team. Som en fortsättning på detta kommer avdelningen under att jobba med att strukturera, tydliggöra, åskådliggöra vårt arbete genom handlingsplaner. Avdelningen kommer även att utveckla mötesformerna med medarbetare på institutionerna för att förbättra samarbetet än mer. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingen under är en avdelningsgemensam angelägenhet. Utöver den personliga kompetensutvecklingen som varje medarbetare behöver ser vi följande: Forskarutbildningsstöd avdelningen som helhet behöver kunna mer om antagning och tillgodoräknande på forskarnivå. Studiebesök vid annat lärosäte för erfarenhetsutbyte och möjlighet att lära av varandra lärosäten emellan. Om vi behöver rekrytera nya medarbetare ska den nya medarbetaren när den börjar sin anställning på avdelningen jobba enligt principen att vara verksam inom minst två av avdelningens verksamhetsområden, som ett led i att minska sårbarheten. Se över och minska sårbarheten gällande examenshandläggningen för att hitta ett hållbart långsiktigt alternativ som innebär att fler handläggare jobbar med examenshandläggning året runt. Stort fokus kommer att läggas vid att vi ska lära mer om varandras verksamhetsområden inom avdelningen över lag. Kan vi komma så långt som till arbetsrotation är det mycket bra.

4 4 (5) 4. Resurser 4.1 Personella resurser Avdelningen består av 14 medarbetare motsvarande 12,4 årspersoner. Avdelningens grundbemanning är fördelad enligt nedan: Avdelningschef 1 1 Forskningssamordnare 1 1 Utbildningssamordnare 1 1 Systemförvaltare 2 2 Samordnare antagning 1 1 Studieadministrativa handläggare 7 7 Avdelningens medarbetare brukar, mot ersättning, delta i olika nationella projekt kring Ladok, KursInfo och NyA. Systemförvaltaren för KursInfo kommer delta på ca 15 % i utvecklingen av det nya gränssnittet. Medarbetare deltar i styr- och förvaltningsgrupp för KursInfo. Samordnaren för antagning kommer under att på 40 % arbeta med test av antagningssystemet NyA för Enheten för IT-stöd och systemutveckling vid Umeå Universitet. Eventuellt kommer även handläggare på antagningen hyras ut under kortare period under våren för deltagande i UHR s virtuella organisation för bedömning av utländska meriter. Vi kommer under början av året diskutera om möjlighet finns för HB att teckna ett flerårigt kontrakt med UHR om uthyrning av handläggarresurser. 5. Uppföljning och beskrivning av nyckeltal För att säkerställa vår kvalitet följer vi årligen i vår verksamhetsberättelse upp följande nyckeltal: Antal upprättningar (individer) inom antagningen Handläggningstid examensärenden Antal beslut som överklagas till Överklagandenämnden och andelen av dessa där våra beslut ändras. Avdelningen har för avsikt att även följa upp: Sjukskrivningstal Personalomsättningstal Under kommer vi att formulera målsättning för våra nyckeltal. För att kunna göra det kommer vi grafiskt åskådliggöra de senaste fem årens nyckeltal och i utgångspunkt från det diskutera och formulera mål. Handläggningstiden för examensärenden är en kvalitetsindikator på servicetiden, inte på själva beslutet om att utfärda en specifik examen. Generellt kan nämnas att både antal upprättningar och antal beslut som överklagas till Överklagandenämnden och andelen av dessa där våra beslut ändras bör vara så få som möjligt.

5 5 (5) 6. och ekonomisk utveckling Avdelningen System US Utbildning av studieavgifskyldiga studenter Res UF (tkr) Anslag Externa intäkter Interna intäkter Summa intäkter Lön och lönepålägg Bemanningsföretag Semskuld och löneperiodiseringar Summa personal Lokalhyra Utbildning, resor, representation Programvara, licencavgifter etc Utrustning Övrigt Summa övrigt Årets kapitalförändring System US innefattar kostnader för de system som avdelningen ansvarar för; NyA, Ladok och KursInfo. Ulrika Bernlo tf avdelningschef

Relevanta dokument

Verksamhetsplan för avdelningen för utbildningsstöd 2013

HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (5) Gemensamma förvaltningen Avd för utbildningsstöd Ulrika Bernlo, tf avdelningschef -01-25 Enhetschefen Gemensamma förvaltningen Verksamhetsplan för avdelningen för