Verksamhetsplan för personalavdelningen 2012

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS VERKSAMHETSPLAN 1 (8) Personalavdelningen Personalchef Birgitta Alfraeus Verksamhetsplan för personalavdelningen 212 Personalavdelningens verksamhetsplan har arbetats fram tillsammans med avdelningens medarbetare och utgår från Verksamhetsplan för Gemensamma förvaltningen , GF:s plan för kvalitetsarbete 28-21, GF:s handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 21 samt tidigare verksamhetsplan och uppföljningar Uppdrag Personalavdelningen är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för och samordnar personaladministrativa arbetsuppgifter för hela myndigheten. Vi ska vara ett stöd i högskolans arbete med att attrahera, rekrytera och behålla personal med rätt kompetens som möter verksamhetens behov. Avdelningens arbete kan grovt delas in i arbetsgivarstöd, lönefunktion, rekrytering, kompetens- och ledarutveckling samt arbetsmiljöarbete. 1.1 Arbetsgivarstöd Personalavdelningen har en samordnad arbetsgivarfunktion och är ett stöd till de prefekter/chefer som finns på högskolan, exempelvis inom: Tolkning av de lagar och avtal som gäller för personal inom högskoleområdet Förhandlingar enligt MBL Löneförhandlingar och lönerevision Rekrytering, omställning och avveckling Handläggning och stöd i rehabiliteringsprocessen 1.2 Lönefunktion Lönefunktionen arbetar med löner och förmåner samt ger service till anställda i frågor inom områdena lön, pension, resor, representation, utlägg och försäkringsfrågor. Högskolan tillämpar egenrapportering i hög grad, där de anställda registrerar de flesta ärenden själva i Primula. Utveckling och underhåll av personaladministrativa rutiner samt personalsystem.

2 (8) 1.3 Rekrytering Personalavdelningen ansvarar för att, genom sin arbetsrättsliga kompetens, se till att lagar och avtal följs i rekryteringsprocessen samt att korrekt information finns på hemsidan som stöd till chefer, sökande och sakkunniga. Därutöver handläggs högskolans anställningsordning och meritportfölj av personalavdelningen. Personalavdelningen ansvarar för den administration som förekommer i ett rekryteringsärende såsom t ex utskick av bekräftelse till sökande, referenstagning och handläggning av anställningsbeslut. 1.4 Kompetens- och ledarskapsutveckling Personalavdelningen samordnar högskolans kompetens- och ledarskapsutveckling, dock inte för lärarpersonalens pedagogiska eller ämnesinriktade kompetensutveckling. I den interna utbildningskatalogen finns de kurser som högskolan anordnar för personalen. Personalavdelningen arbetar även aktivt med ledarskapsutveckling och anordnar både längre och kortare utbildningsinsatser. 1.5 Arbetsmiljöarbete Samordningsansvaret för arbetsmiljöarbetet finns vid personalavdelningen. Personalavdelningen arbetar främst med arbetsmiljöfrågor som är högskoleövergripande, och stödjer även skyddsombuden och chefer/prefekter i deras arbetsmiljöarbete. 2 Mål 2.1 Prioriterad verksamhetsutveckling enligt styrdokument Nedanstående mål för GF är nedbrutna från högskolans övergripande dokument (MOS samt HB:s VP). 2.2 GF:s mål Att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten Att vara ett samordnat stöd för verksamheten Att vara ett synligt stöd Att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan Att vara en attraktiv arbetsplats 2.3 Personalavdelningens mål Personalavdelningen ska bidra med till HB:s och GF:s mål genom Att bedriva en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad personalavdelning för hela högskolan samt att verka för en god personalpolitik och värdegrund. Personalavdelningens mål ska uppnås genom Att utgöra ett kvalitativt stöd för hela högskolan inom avdelningens ansvarsområden (se avsnitt 1 Uppdrag). Ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring genom utvecklingsarbete och strävan mot e-förvaltning. Att hålla hög kvalitet avseende indata i Primula. Verka för ett bra ledarskap, bra medarbetarskap samt en väl fungerande arbetsmiljö. Att arbeta för att utveckla såväl högskoleövergripande som interna rutiner och riktlinjer.

3 (8) 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete För att nå avdelningens mål om ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring genom utvecklingsarbete och strävan mot e-förvaltning kommer det att ske utvecklingsarbete inom ett antal områden (se bilaga 2) Utarbeta en projektplan för det värdegrundsarbete som ska ligga till grund för en väl förankrad personalpolitik, i enlighet med MOS. Utarbeta övergripande kompetensförsörjningsplan i enlighet med MOS. En god kompetensförsörjning innebär att verksamheten vid varje tidpunkt har rätt kompetens för att uppnå verksamhetens mål. Utarbeta strategier för att högskolan ska vara en attraktiv arbetsgivare för att attrahera, behålla och utveckla personal och därmed säkerställa att högskolan har rätt kompetens för att nå verksamhetens mål. Se över möjligheten att köpa in ett webbaserat verktyg för att effektivisera rekryteringsprocessen. Inom arbetsmiljöområdet utarbeta en medarbetarenkät, uppdatera arbetsmiljöpolicy samt ta fram en ny alkohol- och drogpolicy. Utveckla Primula rörande kompetens-, bemannings- och lönerevisionsmodulerna samt beräkning av LAS-tid. Utveckla en större närhet mellan personalavdelningen och institutionerna/enheterna. 3.2 Kvalitetsarbete Gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar och uppföljningar. Personalavdelningen arbetar ständigt med utveckling av befintliga rutiner för att säkerställa kvaliteten i handläggning och administration. Avdelningen fortsätter att utveckla arbetet med det systematiska arbetssättet med personalchefsbeslut, uppföljningar och avrapporteringar av avdelningens utvecklingsarbeten. Omvärldsbevakning och nätverkande medverkar ytterligare till att förbättra och utveckla de personaladministrativa rutinerna. Avdelningens arbete ska hålla en god kvalité så att det klarar granskningar från bland annat Riksrevisionen, Internrevisionen och Arbetsmiljöverket.

4 (8) 3.3 Arbetsmiljöarbete Personalavdelningen ska ha en bra både fysisk som psykosocial arbetsmiljö. Arbetsmiljöfrågor ska diskuteras på avdelningsmöten och uppföljning av medarbetarenkäten ska diskuteras för att vidta eventuella åtgärder som behövs. På personalavdelningen ska alla känna att de har möjlighet att utvecklas och kunna vara med och påverka. Vi ska ge varandra feedback och skapa engagemang och intresse för våra olika uppdragsområden. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp och kan innebära många olika aktiviteter såsom: Samverkan/nätverk/interna konferenser Externa och interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten Projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen/aktiv backup för varandra Personalavdelningen deltar i en rad nätverk nationellt, regionalt och internt. Utöver detta sker individuella utbildningsinsatser som utgår från de fastställda kompetensutvecklingsplanerna som sammanställts efter utvecklingssamtalen. 3.5 Hållbar utveckling Personalavdelningen fortsätter arbetet med att utveckla rutinerna för att främja resande med tåg framför flyg, öka användandet av webbplattformar för spridning av information/dokumentation samt distansmöten. 4 Resurser 4.1 Personella resurser Under 212 kommer avdelningen att bestå av tre personalhandläggare, varav en kommer att arbeta deltid under 212, två löneadministratörer, en samordnare för lönefunktionen, en personaladministratör samt personalchef. Under räknar avdelningen inte med några förändrade resurser. 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Personalavdelningens verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av verksamhetsplan som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelse. Uppföljningen och verksamhetsberättelse sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. Exempel på utvärderingar är medarbetarenkäten som ger mått på medarbetarnöjdhet (nmi) och kundnöjdhet samt frånvarostatistik. Utöver dessa tre nyckeltal genomför även avdelningen årligen en medarbetarskapsenkät.

5 (8) 5.1 Nyckeltal för att beskriva verksamheten Antal nyanställda där anställningen varit utannonserad Antal nyanställda totalt Antal tidsbegränsade anställningar Medelantalet anställda HB Antal uppdrag Budget och ekonomisk utveckling Budget och ekonomisk utveckling för personalavdelningen beskrivs i bilaga 1. Birgitta Alfraeus Personalchef Bilaga 1 Bilaga 2 Budget och ekonomisk uppföljning Översikt utvecklingsarbete vid personalavdelningen

6 (8) Bilaga 1, Budget och ekonomisk uppföljning Kommentar: Avdelningen får under 212 en utökning med en personaladministratör samt en personalhandläggare som är en ersättningsrekrytering. Personalhandläggaren får inte helårseffekt under 212. Personal- och lönesystem Kostnaderna för Tur och Retur försvinner då vi istället inför en resemodul i Primula. Avvaktar investering av rekryteringsverktyg.

7 Bilaga 2, Översikt utvecklingsarbeten vid personalavdelningen Aktiviteter kopplade till VP (8) GP A Arbete Syfte Ansvarig Akt uell stat us Värdegrund Utarbeta en projektplan för kommande ALF värdegrundarbete enligt MOS. Ska arbetet utgå ifrån de uttryckta nyckelorden i MOS? (öppenhet, nyfikenhet, kreativitet, flexibilitet) Kommentar Personalpolitik Attraktiv arbetsgivare Lönerevision 212 Lönerevisionsmodulen Lönekartläggning 211 Ny standard för indelning av forskningsämnen Utifrån värdegrundarbetet arbeta fram en väl förankrad personalpolitik. Utarbeta strategier för att högskolan ska vara en attraktiv arbetsgivare för att attrahera, behålla och utveckla personal och därmed säkerställa att högskolan har rätt kompetens för att nå verksamhetens mål. Ta fram lönebild och förhandla fram avtal om nya löner för 212. Ta lönerevisionsmodulen i drift. Förhindra oskäliga löner mellan män och kvinnor. HSV/SCB har kommit med nya riktlinjer för indelningen av forskningsämnen ALF ALF ALF/LHK ALF/MKT/LHK TSG MKT Facklig tid ALF/MKT Finns ett behov att utarbeta en ny beräkningsmodell för facklig tid. Kompetensträdet i Primula Bygga om kompetensträdet i Primula MKT/Ny p-handl för att möta krav från organisationen (IDM). Bemanningsmodulen MKT/LHK Utveckla bemanningsmodulen till att omfatta tidsbegränsade anställningar. Beräkning LAS i Primula MKT/TSG Börja använda LAS funktionen i primula. Översyn uppdrag efter En översyn av samtliga uppdrag ska ALF/LHK avslutad RALS göras med syfte att minska antalet enligt lokalt avtal. uppdrag vid lärosätet samt ha definitioner på dessa. Pensionsinformation BAL Bygga upp och genomföra en informationsdag om pensioner Arbetsmiljöpolicy Uppdatera arbetsmiljöpolicyn LHK Alkohol- och drogpolicy Utarbeta övergripande personal- och kompetensförsörjningsplan enligt MOS Ta fram en ny policy och riktlinjer Skapa en bättre och tydligare struktur för högskolans ledning för att kunna planera verksamheten. LHK/AKG Ny p-handl 1 Aktivitet som följer med från 211. Ny personalhandläggare kommer att arbeta med detta. Behov att utveckla kompetensmodulen i Primula. Möta kraven för kvalitetsuppföljning samt kompetensförsörjning Ny p-handl 1 Aktivitet som följer med från 211. Ny personalhandläggare kommer att arbeta med detta. POB Översyn av ROB, SOB utifrån ett personaladministrativt perspektiv samt utarbetande av en POB. LHK 2 Arbete som startats 21 och fortsätter 212. Se över möjligheten att köpa in ett webbaserat verktyg för rekrytering. Att effektivisera rekryteringsprocessen TSG 3 Studiebesök vid Chalmers och Örebro universitet har genomförts under 211. Avdelningen ställer sig positiva till att införa ett systemstöd. Projektet läggs på is under 212 då de ekonomiska förutsättningarna inte finns.

8 (8) Medarbetarenkät Ta fram ny medarbetarenkät och nya frågeställningar. LHK/ALF 4 Arbetet har påbörjats under 211 och fortsätter 212. Brukarmöten högskolans institutioner/enheter Rapportuttag och tjänster i Primula Breda möten med institutionerna/enheterna om deras uppdrag, förväntningar etc. på personalavdelningen. Brukarmötena kan sedan ligga till grund för utveckling av personalavdelningens mål, samt servicenivå. ALF MKT 6 6 Arbetet är startat och fortsätter 212. Arbetet har påbörjats under 211 och fortsätter 212. Utarbeta informationsmaterial kring tillgänglighet riktad till anställda Öka medvetenheten och förstålse för tillgänglighetsaspekten. TSG 9 Informationssidor finns nu på HB:s hemsida. Avvakta lanseringen till dess att ny samordnare för lika villkor är på plats. Arbete som följer med från 211. Förslag till ny lönepolitik Nu gällande lokala lönepolitik ska ses över och revideras. ALF/TSG 8 Flertal möten genomförda med arbetsgruppen. Även möte med fackliga parter genomfört. Arbete som följer med från 211. Utveckla samverkan mellan central och lokala arbetsmiljökommittéer Titlar etapp 2 Aktuell status nivå 1-3 Aktuell status nivå 4-7 Aktuell status nivå 8-1 Nya arbeten 211 Tydliggöra den centrala arbetsmiljökommitténs roll och uppdrag samt utveckla samverkan mellan central och lokala arbetsmiljökommittéer. Fortsatt arbete utifrån tidigare förslag som lämnades 29 ALF/LHK 9 Efter att ny rektor tillträtt måste ett nytt grepp tas om detta. Arbete som följer med från 211. TSG 9 Översyn ute på institutionerna/avdelningarn a sker för närvarande. Tidsplan för arbetet på gång. Arbete som följer med från 211.