Verksamhetsplan för gemensamma förvaltningen

Transkript

1 HÖGSKOLAN I BORÅS BESLUT 1 Gemensamma förvaltningen Petter Schönborg, enhetschef Dnr Rektor Verksamhetsplan för gemensamma förvaltningen GF:s verksamhetsplan har arbetats fram med utgångspunkt i Rektors organisationsoch beslutsordning (ROB), Mål och Strategier för Högskolan i Borås (MOS) , Verksamhetsplan för Högskolan i Borås, Anvisning inför budget , Verksamhetsplan för Gemensamma förvaltningen , GF:s plan för kvalitetsarbete , GFs handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2010 samt GF:s avdelningars verksamhetsplaner och uppföljningar Förvaltningen ser mycket positivt på det arbete som resulterat i MOS respektive en samlad verksamhetsplan för HB, men känner att de delar som berör stödverksamheten behöver utvecklas för att få en röd tråd, förståelse, acceptans och engagemang hela vägen från högskolans ledning till de enskilda medarbetarna. I avsnitt 1-3 görs ett försök att sammanfatta högskolans övergripande uppdrag, mål och prioriteringar för stödverksamhet för att sedan koppla dessa till den verksamhet som bedrivs inom GF och som styrs via avdelningsvisa årliga verksamhetsplaner. 1 Uppdrag Enligt ROB ska gemensamma förvaltningen utgöra ett centralt stöd för grundutbildning, forskning samt forskarutbildning och ha till uppgift att samordna högskolans administrativa verksamhet och förvaltning. Gemensamma förvaltningen skall vidare utgöra ett strategiskt och administrativt stöd för högskolans ledning och ledningsorgan. GF bedriver verksamhet inom följande ansvarsområden: Administrativt-/handläggarstöd till ledning och högskoleövergripande beslutsorgan Förvaltningsrättsligt och arbetsrättsligt stöd Registratur/arkivering Upphandling och inköpssamordning Redovisning, bokslut och budgetstöd Lokalförsörjning, säkerhetsfrågor och vaktmästeriservice Studieadministration, studenträtt, studentservice och tentamenssamordning Växel/reception Forskningsstödsamordning, stöd till utbildningsplanering och internationalisering (mobilitet) Samordning, förvaltning, support och drift av IT-system Stöd till samverkan med omgivande samhälle inkl. uppdragsutbildning Arbetsgivarstöd, rekrytering, arbetsmiljö, kompetens- och ledarskapsutveckling Löne- och personalredovisning kommunikativa strategier, medierelationer, marknadsföring och varumärkesarbete, eventstöd samt extern och intern information Utvecklingstjänster till KronoX, Ladok m.m.

2 Avgränsning I GFs verksamhetsplan och budget för tas inte med: Kostnader för eventuell anpassning av system med anledning av miljöcertifiering och miljöredovisning Eventuella kostnadsökningar med anledning av forskarutbildningsrättigheter Kostnader för marknadsföring/informationsinsatser för att rekrytera internationella avgiftsstudenter Kostnader för eventuell ombyggnation av entréplan i Balder, inklusive ny VIP-restaurang. En ombyggnation leder till höjda internhyror Kostnader för genomförande av event exempelvis akademisk högtid, filosoficafé, debutantpris, HB-dag, sommarlunch för personalen och professorsinstallationer Kostnader för projekt och lokal koordinering av projekt, exempelvis Erasmus Mundus Kostnader för HUT-samordnare 2 Mål 2.1 Prioriterad verksamhetsutveckling enligt styrdokument Högskolans styrdokument anger att stödverksamheten under ska fokusera på nedanstående områden Enligt MOS Stödverksamheten ska kännetecknas av: Närhet Kvalitet Effektivitet Flexibilitet Stödverksamheten ska prioritera att: Etablera administrativa rutiner som understödjer kvalitets- och profileringsarbetet inom kärnverksamheten I ökad grad samordna, förenkla och standardisera stödprocesser 1 Möta förändringskrav från kärnverksamheten genom kompetensutveckling och genom beredskap för nyrekrytering Etablera en ledningsstödsstruktur Etablera en samlad campusmiljö Fortsätta integrationen av verksamheten vid BLR i utbildnings- och forskningsprocesser Enligt verksamhetsplan för Högskolan i Borås Stödverksamheten ska prioritera: Att vara ett effektivt stöd till kärnverksamheten och dess prioriteringar enligt MOS och VP Fortsatt utveckling av ett systematiskt kvalitetsarbete Samordning av högskolans samlade stödverksamhet Att korta processen för nya utbildningsprogram Stöd till avgiftsfinansierade studenter Certifiering av miljöledningssystem enligt ISO Utbildningsplanering, forskarutbildning, studiesociala frågor och tentamen samt ledningsstödsprocess avseende högskoleledning

3 GF:s mål Att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten Att vara ett samordnat stöd för verksamheten Att vara ett synligt stöd Att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan Att vara en attraktiv arbetsplats 3 Verksamhetsutveckling vid GF Utvecklingsarbete Den verksamhetsutveckling som GF bedriver/kommer att bedriva under syftar till att uppfylla ovanstående uppdrag och mål. Verksamhetsutveckling bedrivs kontinuerligt och beskrivs i respektive avdelnings årliga verksamhetsplan. För perioden planeras följande övergripande utvecklingsarbete inom givna ekonomiska planeringsramar: Fortsatt utveckling av StudentCentrum, resurser att ge svar ska vara där studenterna finns. I utredningen som föregick inrättandet av StudentCentrum föreslås att ett antal funktioner fysiskt placeras i nära anslutning till studentreceptionen, t.ex. studie- och karriärvägledare och internationell koordinator samt i närheten, t ex antagning och examen. I syfte att samla och tillgängliggöra service ur ett studentperspektiv kommer arbetet med att koppla fler funktioner till StudentCentrum att påbörjas. Samordning av de studieadministrativa processerna och synliggöra information och rutiner kring dessa Utveckling av stöd inom området forskningskommunikation genom forskningsjournalistik och bistånd till fokuserade programsatsningar, ansökningar, forskningsprojekt och samverkan med forskningsstödsamordnare och forskare Utveckling av stöd med anledning av betalande studenter Ny handlingsplan för samverkan samt utveckling av stödet till uppdragsutbildning Samarbete med GU planeras i syfte att få möjlighet att nyttja GU:s internutbildningar. Utarbeta övergripande kompetensförsörjningsplan i enlighet med MOS Införande av inköpsorganisation i syfte att samordna, kvalitetssäkra och effektivisera inköpsprocessen samt höja kompetensen hos inköparna Införande av systemstöd för e-beställningar (inköpssystem) inklusive nytt e- fakturahanteringssystem utifrån kommande lagkrav. Införande av systemstöd för upphandling i syfte att synliggöra, effektivisera och kvalitetssäkra upphandlingsprocessen inklusive avrop på befintliga avtal Implementering av projekt handläggarstöd inkl. en s.k. Searchport som på sikt ska ersätta det publika diariet FINN och ge större sökmöjligheter, visa wordfiler i systemet, större möjligheter till anpassning till personer med funktionsnedsättning Identitetshanteringsprojekt i syfte att underlätta administrationen i hur användare får tillgång till system och tjänster inom verksamheten samt ökad säkerhet. Införskaffande av nytt hänvisningssystem för att få ett modernt lättadministrerat och integrerbart system som kontinuerligt vidareutvecklas. Ersätta reseräkningssystemet Tur och retur med integrerad modul i Primula. Uppgradering av klientmiljön till Windows 7 för att möta dagens krav på teknik och applikationer. Delta i utvecklingen av Ladok 3 samt nytt gränssnitt för Kursinfo Implementering och anpassning av resultatet. Förbindelse Balder Sandgärdet samt flytt av THS i syfte att få ett samlat campus Fortsatta ombyggnationer/anpassningar av lokaler för BHS 2011, PED , IH 2013, BLR , GF 2012 i enlighet med inplaceringstest

4 Reservkraft - ny UPS-lösning införskaffas pga. ökat kraftbehov och ålderstigen utrustning, i samband med detta införskaffa reservelverk för att uppnå ökad tillgänglighet. Byte av en stor del av serverpark och lagringssystem med anledning av att utrustning inte supportas och nya krav från verksamheten avseende volym och teknik. Övergripande utvecklingsprojekt som bedrivs utanför GF, men som får påverkan på GFs verksamhet. Utveckling av samordnat stöd till kärnverksamhetens internationaliseringsverksamhet Utveckling av en samordnad studievägledning som ska vara en integrerad del av utbildningsprocessen och finnas nära studenterna 3.2 Kvalitetsarbete Gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar och uppföljningar. Arbetet beskrivs i Bilaga Gemensamma förvaltningens plan för kvalitetsarbete Arbetsmiljöarbete GF ska kännetecknas av god arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret ligger i linjen och integreras i verksamhetsstyrningen. GF har även en lokal skyddskommitté som har till uppgift att delta i planeringen av arbetsmiljöarbetet på GF samt följa arbetets genomförande. Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete biläggs GFs verksamhetsplan. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp som exempelvis kan omfatta: Samverkan/nätverk/interna konferenser Externa utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten Interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten Projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen/aktiv backup för varandra Kompetensutvecklingen planeras och följs upp i dialog mellan medarbetare och chef, huvudsakligen i samband med utvecklingssamtal. Samordning och former för kompetensutveckling riktad till grupper behöver utvecklas. Exempel på identifierade behov är handläggarutbildning och projektutbildning.

5 Resurser 4.1 Personella resurser Budgeterade årsarbetskrafter av anställda Enhetschef 1,25 1,00 1,00 1,00 Högskolekansli 6,68 5,80 6,00 6,00 Personalavdelning 7,45 8,33 8,50 8,50 Ekonomiavdelning 6,13 8,69 8,94 8,94 IT-avdelning 18,70 18,25 18,75 18,85 Informationsavdelning 8,50 9,00 9,00 9,00 Högskoleservice 17,00 15,75 15,75 15,75 Utbildnings- och forskningsavdelning 19,95 20,40 20,90 20,90 Summa 85,66 87,22 88,84 88,94 Antal anställda Tillkommande anställningar 2011 är personalchef, upphandlingsjurist, fastighetsingenjör samt 2 på studentcentrum. Lokalförsörjningsfrågor flyttas per 1 jan 2011 från högskoleservice till ekonomiavdelningen. Av ovanstående budgeterade årsarbetskrafter levererar högskolan tjänster till högskoleövergripande samverkan inom studieadministration motsvarande 1,4 årsarbetskrafter samt inom systemutveckling till KronoX-konsortiet motsvarande 2,0 årsarbetskrafter. Inom studieadministrationen samverkar lärosätena med gemensamma resurser både avseende kompetens och IT-stöd. Exempel är virtuell antagningsorganisation samt IT-stöd i form av utbildningsdatabas och system för antagning och studiedokumentation. Detta samarbete tillför högskolan resurser och högskolan deltar även med resurser in i samarbetena. 4.2 Övriga resurser GF kompletterar högskolans stödverksamhet med kompetenser inom en rad områden som regleras via avtal med externa leverantörer, exempelvis: Kompetenspoolen affärsjuridik, GU. Arbetsrättsjurist Konsulter inom lokalförsörjningsområdet Upphandlingsstöd GU, Virtuell antagningsorganisation Studentambassadörer 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal GFs verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av avdelningarnas verksamhetsplaner som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelser. Uppföljningarna och verksamhetsberättelserna sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. Exempel på utvärderingar är kundnöjdhet, medarbetarnöjdhet, frånvarostatistik. Utvecklingen av nyckeltal för mätning av måluppfyllelse samt mätning av hur stöd/service upplevs behöver utvecklas. Utöver ovanstående uppföljningar kvalitetsgranskas flera av GFs verksamheter och ansvarsområden av externa granskare. Som exempel kan nämnas granskningar av Riksrevisionen, Internrevisionen, Högskoleverket, Riksarkivet, Justitieombudsmannen, Arbetsmiljöverket.

6 Budget och ekonomisk utveckling Budget och ekonomisk utveckling för GF presenteras och kommenteras i bilaga Anslagsutveckling Anslag Ekonomisk ram Justering HUT Justering lokalsnurra Personalchef Studentcentrum Varumärke Videokonferens Summa Förändringen av lokalsnurran är neutral mot tidigare anslag genom att lokalsnurran 2010 och tidigare förväntades göra ett motsvarande överskott. Petter Schönborg Enhetschef gemensamma förvaltningen Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Plan för kvalitetsarbete Handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2011 vid gemensamma förvaltningen (preliminär) Budget och ekonomisk utveckling GF b Stödkostnader uppdelat per funktion och verksamhetsgren (kompletteras senare) Myndighetskapital (kompletteras senare)