Internkontrollplan och systematiskt kvalitetsarbete 2017

Transkript

1 SKRIVELSE Anders Karlsson Vårt Dnr: 2015-G033 Kommunens revisorer Miljö- och byggen Internkontrollplan och systematiskt kvalitetsarbete 2017 Bakgrund Kommunfullmäktige har antagit ett reglemente för internkontroll syftande till att styrelser och er skall ha en tillfredställande intern kontroll och säkerställa måluppfyllnad beträffande ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter Nämnderna skall härvid inom respektive verksamhetsområde upprätta regler och policys för fackens verksamhet och därvid tillse att organisation, regler och anvisningar för den interna kontrollen upprättas. Inriktning Övergripande inriktning för Miljö- och byggnadsens systematiska kvalitetsarbete skall vara att de mål som är satta för verksamheten; nationella, kommunala som lokala följs upp, utvärderas och erhåller ett relaterat och planerat åtgärdsarbete. Miljö- och byggnadsen skall även bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete i syfte att åstadkomma ständig verksamhetsutveckling samt identifiera och uppmärksamma risker i egen verksamhet. Kvalitetsarbetet ska leda till ständiga förbättringar, ökad måluppfyllelse och effektivitet samt medge reglementerad intern kontroll för Miljö- och byggen Genom ett kvalitetsarbete med hög grad av systematik: skapas och erhålls ny kunskap och verksamheten medges möjlighet att utveckla sig som lärande organisation samt ges förutsättningar för intern kontroll med erforderlig beredskap att möta identifierade risker, nya och oförutsedda behov och situationer. Definitioner och omfattning Systematiskt kvalitetsarbete omfattas av flera begrepp som kan ha flera definitioner. Inom ramen för systematiskt kvalitetsarbete definierar Miljö- och byggnadsen begreppen enligt följande: Postadress: Kiruna kommun, Kiruna Organisationsnr: Besöksadress: Stadshuset, Hjalmar Lundbohmsvägen 31 Webb: Telefon: E-post: kommun@kommun.kiruna.se

2 2 Centrala begrepp Lokala styrdokument: Nämndens verksamhetsplan samt kommunala budget- och andra direktiv. Nationella styrdokument: De lagar som styr vår verksamhet, till exempel Miljöbalken, Lagen om skydd mot olyckor samt Plan- och bygglagen. Uppföljning: Utvärdering: Åtgärdsarbete: Kvalitet: Fortlöpande insamling av information, kvalitativa beskrivningar och andra nyckeltal. Granskning och värdering av en aktivitet eller verksamhet, en analys för att förstå och kunna förklara resultat i förhållande till mål och således erhålla underlag för åtgärder. Systemet för att utforma åtgärder utgående från en utvärdering av till exempel verksamhetsresultat i syfte att förbättra dessa. Samlingsbeteckning för hur väl den granskade verksamheten uppfyller nationella och lokala mål samt svarar mot nationella och lokala krav och riktlinjer, uppfyller andra mål, krav och riktlinjer som är förenliga med de nationella samt strävar efter utveckling och förbättring. För verksamheternas arbete definieras även kvalitet såsom i vilken mån avdelningschefer tar det övergripande ansvaret för kvalitetsarbetet. Detta arbete kännetecknas av systematik och medborgare är trygga och nöjda med vår verksamhet. Systematik Kännetecknas av att arbetet: pågår ständigt eller är återkommande, inkluderar olika verksamhetsnivåer såsom grupp, enhet och en verksamhetsövergripande nivå, utförs enligt en tydlig planering, ansvarsfördelning och tidplan med givna metoder och verktyg, sker med fokus på förbättring, förbättrade resultat, är ett verktyg för internt utvecklingsarbete. Omfattning och verktyg Enhetsnivå Uppföljning och utvärdering av samt åtgärdsarbete vid Miljö- och byggnadsens olika verksamhetsenheter i enlighet med Miljö- och byggnadsens verksamhetsplan samt Miljö- och byggens internkontrollplan. Arbetet utgörs av rapporter, redovisningar och sammanställningar samt planer för aktuellt åtgärdsarbete.

3 3 Arbetet dokumenteras och presenteras primärt digitalt och i enlighet med angivna dokumentationsmallar och relaterade direktiv. Arbetet omfattar för samtliga enheter: Verksamhetsplan Ekonomi/budget Måluppfyllnad/resultat Resultat från enkätundersökningar Kvalitetsredovisning nyckeltal Stickprov i verksamheten Uppföljning av uppdrag efter beslut i Miljö- och byggen Analys och åtgärder utifrån det ovanstående Förvaltningsnivå Avser sammanställning av data och analyser enligt ovan samt redovisning för Miljö och byggen i syfte att ge underlag för beslut samt för sövergripande åtgärder. Nämndsnivå Utifrån inkomna redovisningar, rapporter och uppföljningar fatta beslut inom Miljöoch byggens område. Genomförande Uppgifter, verktyg och ansvar Vad Från Till Verktyg Omfattning Ansvarig Ekonomi/ budget Ekonomisk rapport månatlig Ekonomisk rapport och analys Ekonomisk slutrapport Tilldelade äskade medel Bokslut Trohet mot avtal och korrekt kontering / avd / / Föredragning av controller Kvartalsrapport 1-3 Kvartalsrapport 4 månaden kvartalsvis vht- året årsberättelse drift och investeringar årsberättelse årets vht ur ek perspektiv stickprov löpande

4 4 Verksamhet Årsberättelse / avdelning ar Verksamhetsuppföljning Verksamhetsuppföljning årsberättelse vht- året / Nämndens VP redovisas för kvartalsrappo rt 1-4 Nämndens VP måluppfyllelse utifrån lokala och nationella styrdokument / Verksamhetsuppföljning / / uppföljning av uppdrag kvartalsrappo rt 1-4 medarbetar och lönesamtal redovisning för en av utförda uppdrag frisk- och ohälsotal med analys samt uppfyllelse av personliga mål revision av plan, krisplan och handlingsplan hot och våld / / skyddskommitté skyddsrond avdelning/ enkät kvartalsvisa möten årligt genomförande årligt genomförande fysisk / skyddsombud / skyddsombud AP- träff avd ch/ minst månatligen / Avd ch

5 5 Sammanfattning av tidsförhållanden i internkontrollarbetet Löpande stickprovskontroller av fakturering och kontering Månad ekonomi på snivå hantering av lovärenden med handläggningstider ens verksamhetsplan AP- träff Kvartal måluppfyllelse ur nationellt och lokalt perspektiv med avdelningschefens analys och påföljande diskussion på ledningsgrupp ekonomi på avdelningsnivå med avdelningschefens analys och påföljande diskussion på ledningsgrupp på avdelningsnivå med avdelningschefens analys och påföljande diskussion på ledningsgrupp skyddskommitté Verksamhetsår sammanfattande ekonomisk och verksamhetsredovisning i årsredovisning och bokslut slutredovisning av arbete i förhållande till ens verksamhetsplan (VP) medarbetar- och lönesamtal skyddsrond revision av plan, krisplan samt handlingsplan vid hot och våld Vart annat år medarbetarenkät Bilaga Systematiskt kvalitetsarbete i Miljö- och byggnadsen

6 6 Systematiskt kvalitetsarbete i Miljö- och byggnadsen Syfte Att säkerställa kvalitet i verksamheten samt mäta förändringar i densamma över tid och ge Miljö- och byggen goda underlag för beslut på området. Mål Att kontinuerligt höja kvaliteten i verksamheten i överensstämmelse med Miljö- och byggens verksamhetsplan. Allmänt Ändamålet med denna plan är att utifrån verksamhetsplanen skapa ett självgående kvalitetsarbete i Miljö- och byggen. Härvid kommer vi periodiskt att mäta de olika nas resultat utifrån gemensamma och individuella parametrar. Resultaten av nas mätningar kommer att sammanställas av en och redovisas halvårsvis för en som Miljö- och byggens gemensamma internkontrollrapport. Gemensamma parametrar är följsamhet mot budget antal inkomna klagomål på verksamheten antal korttids- och långtidssjukskrivningar personalens kompetensutvecklingsbehov vakanser antal insatser i samverkan med representanter för motsvarande i annan kommun eller andra i egen Avdelningsvisa parametrar är avseende Bygglovsavdelningen antal inkomna ansökningar om bygglov, rivningslov, marklov och strandskyddsdispenser antal beviljade bygglov, rivningslov, marklov och strandskyddsdispenser antal behandlade ansökningar inom tidsgränser föreskrivna i Plan- och Bygglagen antal faktureringar antal inkomna anmälningar i centralorten respektive utanför densamma antal tillsyner utförda utifrån dessa anmälningar antal planerade tillsyner i centralorten respektive utanför densamma antal utförda tillsyner i centralorten respektive utanför densamma avseende Miljökontoret antal planerade tillsyner i centralorten respektive utanför densamma antal genomförda tillsyner i centralorten respektive utanför densamma antal inkomna anmälningar i centralorten respektive utanför densamma

7 7 antal tillsyner utförda utifrån anmälningar i centralorten respektive utanför densamma antal tillsyner som lett till åtgärd från miljökontorets sida avseende Räddningstjänsten antal utryckningar i centralorten respektive utanför densamma antal skarpa larm antal falska larm antal insatser som varar mer än en dag antal planerade tillsyner i centralorten respektive utanför densamma antal genomförda tillsyner i centralorten respektive utanför densamma antal genomförda utbildningar i egen organisation respektive mot externa aktörer i centralorten samt utanför densamma antal fakturerade insatser Tidsförhållanden Avdelningscheferna sammanställer det ovanstående kvartalsvis till schefen som i sin tur sammanställer ens arbete och redovisar för en i syfte att ge en beslutsunderlag samt underlag för frågor och verksamhetsutveckling