SOLNA STAD Omvårdnadsnämnden. Uppföljning av omvårdnadsnämndens internkontrollplan 2011

Transkript

1 SOLNA STAD Omvårdnadsnämnden 1 (6) Uppföljning av omvårdnadsnämndens internkontrollplan Bilaga 2 Verksamhetsplan och budget Uppföljning av budget: uppdrag, kvalitet, måluppfyllelse samt planer Förvaltningschef Avdelningschef Stabschef Enligt anvisningar Månadsuppföljningar, delårsrapporter, årsredovisningar och ev. särskilda redovisningar Rapportering har skett till nämnden genom månadsuppföljning, budgetuppföljningar samt delårsrapporter med prognoser. Februariprognosen visade på underskott och budgethållningsåtgärder redovisades till nämnden genom särskild tjänsteskrivelse. Kommunfullmäktige beslöt i delårsrapporten för april att omvårdnadsnämnden skulle minska sitt prognostiserade underskott i april -5,4 mkr med minst hälften. Årets resultat blev -1,7 mkr vilket ryms inom tillåtet underskott. Ekonomi Kreditbevakning av entreprenörer Förvaltningschef Stabschef Enligt anvisningar 2 ggr per år samt vid behov Löpande kreditbevakning genom kreditbevakningsföretaget CreditSafe. Vid behov kontakt med företaget Kreditbevakning har skett två gånger under året i april och augusti genom kreditbevakningsföretaget CreditSafe. Bevakning och fortlöpande kontakt sker med ett par företag. Ekonomi Att stadens anvisningar för inköpskort följs Stabschef för ekonomi 1 gång per år Stickprov Kontroll har gjorts av var 6:e faktura som bokförts i november månad. Totalt registrerades 67 fakturor med inköp via inköpskort den månaden. Granskningen visar att rutinerna

2 2 (6) huvudsakligen följs. Under 2012 ska rutinerna gås igenom med berörd personal för att ytterligare öka kunskapen kring rutinerna. IT-baserad information och kommunikation Att rutiner för förutsedda och oförutsedda IT-avbrott och kommunikationsplan är kända för personalen Systemansvariga Verksamhetschefer Uppföljning/revidering 2 gånger per år Följa upp och revidera rutiner på förvaltningsnivå och ute i verksamheterna Rutinerna är kända av personalen. Det har inte funnits anledning att revidera rutinerna under året. Någon systematiskt uppföljning har inte genomförts under året. Rutinerna måste på ett bättre sätt göras tillgängliga på verksamheterna både på intranätet och i de rutinpärmar som finns på olika enheter. Efterlevnad av stadens styrdokument Att stadens riktlinjer och policyer är kända av anställda både på förvaltningen och hos entreprenörer Respektive chef 1 gång under 2010 Genomgång av nya och reviderade riktlinjer / policyer vid arbetsplatsträffar Under 2011 har riktlinjen för bisyssla har tagits upp på hela förvaltningen vid olika informationstillfällen. Information om bisysslor har samlats in från samtliga anställda. Övriga riktlinjer/policyer har inte systematiskt gåtts igenom under året. Personalen har dock kunskap om att stadens styrdokument finns tillgängliga på intranätet. Chef på staben för kvalitetsutveckling Avtalsuppföljning Av genomförda avtalsuppföljningar framkommer att entreprenörer har kännedom om stadens styrdokument.

3 3 (6) LSS Att ha kontroll över utbyggnadsbehov, förändringar/inriktning av boendeformer Staben för kvalitetsutveckling Sektionschefer på avdelningen för myndighetsutövning 1 gång per månad Behovsprognoser Behovsprognoser har tagits fram kontinuerligt. Genomgång vid samverkansmöten, därefter rapportering till förvaltningschef. LSS Att ha kontroll över behovet av platser för daglig verksamhet Sektionschef för LSS 1 gång per kvartal Behovsprognoser Behovsprognoser har tagits fram kontinuerligt. Genomgång vid samverkansmöten, därefter rapportering till förvaltningschef. Verkställighet av beslut Att kunskap finns om ej verkställda beslut enligt SoL och LSS Sektionschefer på avdelningen för myndighetsutövning Rapport till AU en gång per månad Rapport till ON kvartalsvis Sammanställning av ej verkställda beslut Rapportering av ej verkställda gynnande beslut genomförts enligt planen. Vård- och omsorgsboende med förstärkt minoritetsskydd Att beredskap finns för planering av platser för personer med önskemål om service och omvårdnad av finskspråkig personal Sektionschefer på avdelningen för myndighetsutövning 1 gång/år Statistik förs över efterfrågan (vid ansökan om boende) Statistik ej verkställda beslut Under 2011 har tre personer ansökt och beviljats vård- och omsorgsboende med finskspråkig personal. Besluten har kunnat verkställas genom köp av plats på Finskt Äldrecentrum (Suomikoti).

4 4 (6) Vård- och omsorgsboende Att ha kontroll över utbyggnadsbehov, förändring/inriktning av boendeformer Staben för kvalitetsutveckling Avdelningen för myndighetsutövning 1 gång/år 4 gånger per år Behovsprognoser Trendprognoser Behovsprognos har gjorts för Rapportering till nämnden genom tjänsteskrivelse. Avdelningen för myndighetsutövning gör kontinuerliga behovsprognoser för att hålla sig i ajour med behov av ändringar. Rapportering sker till förvaltningschefen. Vård- och omsorgsboende Att vård- och omsorgsboende bedrivs enligt gällande avtal och överenskommelser Chef för staben för kvalitetsutveckling 1 gång/år Avtalsuppföljningar Brukarundersökningar Sammanställning av klagomål Avvikelserapportering Avtalsuppföljning, sammanställning av klagomål och avvikelserapporter har gjorts avseende år Rapportering till nämnden via tjänsteskrivelser. Hemtjänst Att hemtjänst bedrivs enligt gällande avtal och överenskommelser Chef för staben för kvalitetsutveckling 1 gång/år Avtalsuppföljningar Brukarundersökningar Sammanställning av klagomål Avvikelserapportering Avtalsuppföljning, sammanställning av klagomål och avvikelserapporter har gjorts avseende år Rapportering till nämnden via tjänsteskrivelser. Ingen brukarundersökning har genomförts under Hemtjänst enligt LOV Att rutiner för turordningen för ickevalsalternativ följs Sektionschef på avdelningen för myndighetsutövning 1 gång/år Granskning av rutinerna Ett 20-tal hemtjänstkunder har under 2011 inte gjort ett eget val utan använt sig av turordningen för ickevalsalternativ. Granskningen visar att turordningen har följts.

5 5 (6) Nya hemtjänstföretag förs på turordningslistan kvartalsvis alltefter företagen blivit godkända som utförare av hemtjänst. Listan ska omarbetas under 2012 för att skapa en rättvisare turordning med tanke på det växande antalet hemtjänstföretag. Systematiskt brandskyddsarbete Att entreprenörerna följer rutiner för brandsäkerhet Genomförda intervjuer visar att alla entreprenörer följer rutinerna. arbets- Systematiskt miljöarbete Fastighetsintendent 1 gång/år Uppföljning genom intervjuer med verksamhetscheferna Att rutiner följs Samtliga chefer 1 gång/år Internrevision Förvaltningens arbetsmiljökommitté, FAMK, har haft kontinuerliga sammanträden under året och en särskild årsplan över förvaltningens arbetsmiljöarbete har fastställts. Lokal arbetsmiljökommitté, LAMK, finns på respektive enhet. Kartläggning av arbetsmiljön sker via arbetsplatsträffar, arbetsmiljöronder samt via arbetsmiljöenkät. Antalet arbetsskade- och tillbudsanmälan följs upp årligen. Upphörande av tvångs- och skyddsåtgärder på vård- och omsorgsboenden Att rutiner för riskbedömning och anpassning av omgivningen följs Verksamhetschefer 1 gång/år Granskning av omvårdnadsjournaler Granskning av omvårdnadsjournaler har inte genomförts. Förvaltningen har i stället vid den årliga tillsynen av hälso- och sjukvården på boenden ställt frågan om hur många riskbe-

6 6 (6) dömningar och anpassningar utifrån dessa har genomförts på respektive boende. Tillsynen visar att alla boenden har rutiner för omgivningsanpassning och att anpassningar har gjorts utifrån gjorda riskbedömningar. Redovisning till nämnden via tjänsteskrivelse. Omvärldsbevakning Samhälleliga förändringar, lagändringar Avdelningschef Stabschef Sektionschef Verksamhetschef Löpande Bevaka, analysera påverkan på nämndens olika ansvarsområden Bevakning av förslag till ny lagstiftning och nya lagar, direktiv, förordningar, rättspraxis o.d. har skett kontinuerligt under året inom samtliga verksamhetsområden. Internkontroll Revidering av nämndens internkontrollplan Omvårdnadsnämnden 1 gång/år Risk- och väsentlighetsbedömning Internkontrollplan är upprättat för år 2012 utifrån genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Ingår i nämndens Verksamhetsplan och budget 2012.