Förstudie avseende kapacitetsplanering Solna stad

Transkript

1 Förstudie avseende kapacitetsplanering Solna stad Anders Hägg Per Larsson Charlotte Erdtman Oktober 2015

2 Sammanfattande bedömning Efter genomförd förstudie är vår uppfattning att berörda nämnder till stora delar har en beredskap i sin verksamhetsplanering kopplat till stadens expansion och befolkningsförändringar. I vissa delar kan beredskapen med fördel utvecklas ytterligare. Vår uppfattning baseras bland annat på följande iakttagelser: Solna stads befolkningsprognos ligger till grund för nämndernas verksamhetsplanering med avseende på volymförändringar. Framförhållningen kan utvecklas. Tre av nämnderna/förvaltningarna håller på att ta fram eller har dokumenterade underlag och analyser av volymförändringar med en framförhållning som överstiger tre år. Planering/strategier för att möta efterfrågeförändringar kan tydliggöras. Riskbedömningar kopplat till befolkningstillväxten kan utvecklas. Utöver befolkningsförändringar finns även andra stora utmaningar för stadens verksamheter inte minst relaterat till konjunkturutveckling, arbetsmarknad och immigration. Det finns därför skäl för revisorerna att på olika sätt fortsätta att aktivt följa utvecklingen inom de olika nämnderna avseende verksamhetsutbud och kvalitet. Vidare kommentarer och iakttagelser redovisas i rapporten. 2

3 Bakgrund Solna stad befinner sig i en mycket expansiv fas med ett flertal stora pågående byggprojekt avseende såväl bostäder som kommersiella fastigheter. Samtidigt byggs kollektivtrafiken ut. Projekten är geografiskt spridda över kommunen. Den starka expansionen innebär stora möjligheter för staden men också stora utmaningar. En stark befolkningstillväxt ställer krav på utbyggd service, en fungerande infrastruktur och en samordnad planering mellan fysisk planering och serviceutbyggnad. Projektens storlek innebär också ett stort ekonomiskt åtagande för kommunen då det kan finnas risk för att utgifterna för expansionen kommer före skatteintäkterna. Exploateringsverksamhetens ekonomi är av avgörande betydelse för en god ekonomisk hushållning. Expansionen innebär också en stor utmaning för stadens organisation. Styrning och uppföljning av de stora projekten i syfte att säkerställa att dessa drivs i enlighet med gällande regelverk, avtal samt överenskommelser och med tillfredsställande insyn är grundläggande. har planerat granska stadens expansion ur ovanstående perspektiv under en treårsperiod, 2013 med fokus på organisation, styrning och uppföljning, 2014 avseende ekonomisk planering och under 2015 serviceutbud och kvalitet. 3

4 Uppdrag Frågeställning: Har berörda nämnder en beredskap i sin verksamhetsplanering för ändrade verksamhetsvolymer kopplat till befolkningsförändringar? Kontrollfrågor: Har nämnderna en dokumenterad verksamhetsplanering på kort och lång sikt? Vilken framförhållning har planeringen? Grundar sig planeringen på underbyggda analyser av demografi och efterfrågeförändringar (kvalitetskrav, etc)? Finns alternativ och handlingsberedskap inbyggd i planeringen? Är de ekonomiska konsekvenserna belysta? Är planeringen/strategierna för att möta efterfrågeförändringar tydliga, relevanta och riskbedömda? 4

5 Metod och avgränsning Granskningen omfattar: Socialnämnden Omvårdnadsnämnden Kompetensnämnden Barn- och utbildningsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Intervjuer har genomförts med förvaltningschefer för respektive förvaltning, totalt fem intervjuer. Genomgång av relevant dokumentation har genomförts. 5

6 Stadens befolkningsprognos Befolkningsprognosen uppdateras två gånger per år. Den utgör ett underlag för stadens volymramar, utbyggnadstakt, skatteintäkter och kapacitetsplanering. Invånarantal 6

7 Stadens befolkningsprognos Respektive förvaltning får tillgång till materialet så de kan göra egna analyser, sammanställningar och simuleringar. Det finns en central utbyggnadsgrupp där berörda förvaltningschefer ingår. Där planeras övergripande och gemensamma frågor.. Stadens åldersstruktur 7

8 Socialnämnden Dokumenterad planering och framförhållning Socialförvaltningens verksamhetsplan och budget för 2015 tar upp framtida utmaningar på framförallt kort sikt men även till viss del med ett längre framtidsperspektiv. Enligt förvaltningschefen är inte långsiktiga prognoser verkningsfulla på detaljnivå då befolkningsprognosen inte är ett bra instrument för att förutse de händelser som påverkar verksamhetens omfattning och inriktning. Planeringens uppbyggnad, tydlighet och riskbedömning I budgeten nämns främst kortsiktiga utmaningar för 2015 och aktuella frågor. Solnas befolkningsprognos berörs i budgeten liksom att socialförvaltningen kommer att påverkas av den. Vidare sker annan omvärldsbevakning som tar upp prognoser från myndigheter och konjunkturutveckling. Analys, handlingsberedskap och ekonomiska konsekvenser Utöver konstaterande att befolkningsökningen och pågående utmaningar med flyktinginvandring kommer att påverka verksamheten så innehåller planen ingen djupare långsiktig analys kopplat till befolkningsökningen. 8

9 Omvårdnadsnämnden Dokumenterad planering och framförhållning Utöver verksamhetsplan och budget, som tar upp befolkningsförändringarna, har omvårdnadsnämnden utarbetat en behovsprognos över vård- och omsorgsboenden som sträcker sig till år Planeringens uppbyggnad, tydlighet och riskbedömning Enligt intervjusvar ger befolkningsprognosen underlag till boendeplanering samt till stora delar av planeringen kring äldreomsorgen, hemtjänst m.m. Förebyggande samtal med personer som fyller 80 görs kontinuerligt vilket även ger indikationer på kommande vårdbehov. LSS-verksamheten har ökat kraftigt och färdigställandet av planerade boenden för personer med funktionsnedsättning ligger efter. En prognos i likhet med den behovsprognos som genomförs inom äldreomsorgen kommer att tas fram under Budgeten nämner att ett nytt gruppboende per år är nödvändigt. I nuläget köps delvis platser utanför kommunen. Analys, handlingsberedskap och ekonomiska konsekvenser En del av budgeten är baserad på befolkningsförändringar, dock inte på detaljnivå utifrån brukarnas behov vilket gör att resurstilldelningen inte fullt ut kan förutses av förvaltningen. Lokal- och personalförsörjning uppges inte oroa, LOV-systemet hanterar detta till stor del. 9

10 Kompetensnämnden Dokumenterad planering och framförhållning Verksamhetsplan och budget 2015 med sikte på Inför budgetarbetet för 2016 används ett nytt angreppssätt med en volymbaserad ram utifrån befolkningsprognos. Prognoser på längre sikt utarbetas inte av förvaltningen. Planeringens uppbyggnad, tydlighet och riskbedömning Väl underbyggd verksamhetsplan finns som fokuserar på omvärldsanalys kring konjunktur, befolkningstillväxt och arbetsmarknad, t.ex. förändrade behörighetskrav. Enligt intervjun följs nyckeltalet befolkningstillväxt år. Analys, handlingsberedskap och ekonomiska konsekvenser All nämndens verksamhet är inte lagstadgad utan staden sätter själv ambitionsnivån. I nuläget kan inte nämnden möta den ökande efterfrågan på verksamheten, exempelvis vuxenutbildning. Verksamhetens budget volymkompenseras och ytterligare satsningar på vuxenutbildning och SFI planeras. Kompetensnämnden kommer enligt intervjusvar noggrant bevaka utvecklingen gällande statsbidrag för 2015 och anpassa antagning till gymnasial yrkesutbildning för vuxna därefter. 10

11 Barn- och utbildningsnämnden Dokumenterad planering och framförhållning: Befolkningsprognosen är underlag för beräkning av platsbehov i förskola/skola som har en framförhållning på 3 år. Vidare så pågår en kapacitetskartläggning av skolorna som kommer att innehålla prognoser fram till Planeringens uppbyggnad, tydlighet och riskbedömning: Utifrån tidigare elevstatistik analyseras behov av kommunala skolplatser. Kapacitetskartläggningen kommer att ligga till grund för framtida planering. Kartläggningen beräknas enligt intervjusvar vara färdigställd i oktober/november Analys, handlingsberedskap och ekonomiska konsekvenser: Barn- och utbildningsförvaltningen uppges delta som remissinstans i övergripande planärenden, samt att förvaltningen analyserar befolkningsprognosen på lång sikt för framtida behov av lokaler i de tre planeringsområdena norra, centrala och södra. Kompetensförsörjningen är i nuläget god men bristen på lärare börjar enligt intervjusvar kännas av i form av högre konkurrens om ämneslärare i länet. 11

12 Kultur- och fritidsnämnden Dokumenterad planering och framförhållning: Verksamhetsplan fram till I separat dokument, verksamhetsområdesplaner per avdelning, kommer förvaltningen redovisa prioriterade aktiviteter kopplat till befolkningsökningen, och då med fokus på de yngre åldersgruppernas behov samt barn i behov av särskilt stöd. Planeringens uppbyggnad, tydlighet och riskbedömning: Väl underbyggd verksamhetsplan finns där samverkan med andra förvaltningar, framförallt barn- och utbildning lyfts fram. Analys, handlingsberedskap och ekonomiska konsekvenser: Verksamheten är till stora delar frivillig, därav kommer lagstadgad verksamhet i första hand vilket inbegriper skollagskrav för fritidsklubbverksamhet för barn mellan år. För att tillgodose försörjning av lokaler och anläggningar används bl a; samnyttjande av lokaler mellan skola - fritid - kultur idrott, förädling och upprustning av anläggningar som kan ta emot fler deltagare samt flytt av verksamheter till bättre platser. Regional samverkan sker med kulturskolor, biblioteksverksamheternas utlåning samt fritidsverksamheter/idrott. 12