PROTOKOLL. Tid: Alingsås ,

Transkript

1 Tid: Alingsås , Beslutande Anita Andersson Ann Charlott Axelsson Sven-Erik Dahlgren Vladan Glisic Jakob Lagercrantz Markus Olofsson Anita Skoglund Anders Strömqvist Per-Göran Örwall Övriga Att justera protokollet tillsammans med sammankallande: Ulrika Berling och Liselott M Daun från EY Underskrifter: Vid protokollet Ulrika Berling Sammankallande Anita Skoglund Justerande Justeringens plats och tid Rådhuset, den 24 mars 2015

2 9 Dagordning Dagordning har varit utsänd inför mötet. Kommunens revisorer beslutade att godkänna dagordningen 10 Val av justerare Till justerare föreslås. Kommunens revisorer beslutade att utse 11 Revisionsarbetet Grupparbetet med kommunfullmäktige, reflektioner EY har sorterat de risker som kommunfullmäktige identifierade i samband med grupparbetet den 25 februari Riskerna kunde sorteras in under huvudområdena styrmodell, flyktingmottagande samt resurser och prioriteringar. Se särskilda minnesanteckningar. Risk- och väsentlighetsanalys EY presenterar en uppställning över genomförda granskningar i kommunen under de senaste sex åren. Se särskilda minnesanteckningar. Denna information är värdefull att ha inför prioritering av granskningar under år EY får i uppdrag av ordförande att ta fram en förteckning över genomförda granskningar i bolagen till nästa möte. Dokumentation för risk- och väsentlighetsanalys gås igenom nämnd för nämnd och granskningsförslag identifieras. Därefter gör varje revisor fem markeringar för de granskningsförslag som de önskar prioritera. Resultatet av gruppens granskningsförslag och revisorernas markeringar är: NÄMND Generellt GRANSKNINGSFÖRSLAG Diarieföring Uppföljning av tidigare granskningar

3 Kommunstyrelsen Inköp och upphandling Samverkan - Barn - Flykting - Lokaler - Bussar Styrmodellen: intern kontroll, implementering, kommunikation/enkelhet Uppsikten över bolagen Exploatering Barn- och ungdomsnämnden Miljöskydds -nämnden Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Inköp och upphandling Bostadsförsörjning Barn särskilt stöd Flyktingmottagande Lokalanpassning (demografi) Kvalitets/resurser analys Flyktingmottande Genusperspektiv i verksamheten - Fritid - Kultur Underhåll lokaler Bibliotek, geografisk tillgänglighet Långsiktig planering - Fritidsgårdar Flyktingmottagande Verksamhetsstyrning - Chefsbyte - Vuxenutbildningen - Programutbud/efterfrågan Verksamhetsstyrning och intern kontroll, riktlinjer Service och bemötande Service och bemötande Exploateringsverksamhet

4 Socialnämnden Tekniska nämnden Vård och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Bostadsförsörjning Flyktingmottagande Bostadsförsörjning Placeringar av barn - Kvalitet Krishantering Kompetensförsörjning Bostadsförsörjningen Uppföljning verksamhetsstyrning, arbete med långsiktig strategi Mat/kvalitet/valfrihet/ omvårdnadsperspektiv Komptensförsörjning Planering E20 Investeringsprocessen/K3 Underhåll av VA Verksamhetsstyrning - Kvalitet - Handläggning Utifrån kartläggningen gör revisorerna följande val: Följande områden tas upp på nämndsdialogerna: Styrmodellen (att förbereda frågor för ledamöterna att besvara skriftligen). Samverkan (bl a gällande flyktingmottagande, barn). Diarieföring. Fördjupade granskningar beslutas inom följande områden: VÄN Omvårdnadsgranskningen (fokusgrupper). Miljöskyddsnämnden (fångar upp relationen till näringslivet). Arbetsordning Enligt god sed bör en arbetsordning, vilken beskriver revisorernas arbetssätt, finnas. Revisorerna har haft särskilt ansvar för vissa nämnder. Detta har fastställts för varje mandatperiod och finns dokumenterat i fastställd revisionsplan. Genomläsningen av protokoll har inte dokumenterats av revisorerna. Revisorerna

5 har besökt de nämnder man ansvarat för i olika utsträckning. Resultatet från protokollsläsningen bör tas upp som en stående punkt på revisionsmötena. Hur kommunikation ska ske med nämnder och andra är något som bör framgå av arbetsordningen. En så kallad kommunikationsplan kan biläggas till arbetsordningen. EY får i uppdrag att ta fram ett utkast till kortfattad arbetsordning till nästa möte. Revisorerna diskuterar vilka nämnder varje revisor ska ansvara för innevarande mandatperiod. Revisorerna beslutar följande fördelning: Grupp 1 Kommunstyrelsen, vård och äldreomsorgsnämnden, kultur och fritidsnämnden Grupp 2 Socialnämnden, miljöskyddsnämnden, barnoch ungdomsnämnden, utbildningsnämnden Grupp 3 Tekniska nämnden, samhällsbyggnadsnämnden och överförmyndarnämnden Anita Skoglund Anita Andersson Ann Charlotte Axelsson Sven Erik Dahlgren Markus Olofsson Vladan Glisic Anders Strömqvist Per-Göran Örwall Jakob Lagercrantz Reglemente EY får i uppdrag av revisorerna att ta fram ett utkast på uppdaterat reglemente till nästa möte. I nämndens förslag till nytt reglemente ska begreppen ordförande och vice ordförande användas istället för sammankallande och vice sammankallande. Reglementet kommer att beredas av kommunstyrelsen innan det går till kommunfullmäktige. 12 Övriga frågor Revisorernas budget Anita Andersson ber Annica Nordmark på ekonomiavdelningen att informera Anita Skoglund om budgeten för år 2015.

6 Reflektioner från kurs på EY den 5 mars Gruppen framförde positiva kommentarer till kursens innehåll. Revisorerna ser det som meningsfullt att få träffa revisorer från andra kommuner. Information om möte på Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund Anita Skoglund är vald som revisor i Alingsås och Vårgårda Räddningstjänstförbund. Anita har tillsammans med den nya revisorn från Vårgårda kommun deltagit på direktionens första möte för året och presenterat sig. Uppföljning av möte om ipad De 4G-kort som beställts, 6 st, delades ut. Övrigt Anita Skoglund delar ut diverse material som hon erhållit från SKL. Anita Skoglund frågar om gruppen önskar boken Kommunal vardagsjuridik. EY får i uppdrag att beställa boken i 10 exemplar till revisorerna. Vid kontakt med media, kan den enskilda revisorn, om man så vill, hänvisa till ordförande eller vice ordförande, be att få återkomma eller be att få frågorna skriftligen om man anser sig förhindrad att själv svara direkt. Dokumentation (offentliga handlingar) från detta möte: Protokoll