PROTOKOLL. Sammanträdesdatum Revisorerna Tid: Alingsås ,

Transkript

1 Tid: Alingsås , Beslutande Anita Andersson Ann Charlott Axelsson Sven-Erik Dahlgren Birger Ericson Sten-Åke Gustafsson Jakob Lagercrantz Markus Olofsson Anita Skoglund Anders Strömqvist Per-Göran Örwall Övriga Att justera protokollet tillsammans med sammankallande: Ulrika Berling och Liselott M Daun från EY Jakob Lagercrantz Underskrifter: Vid protokollet Ulrika Berling Sammankallande Anita Skoglund Justerande Jakob Lagercrantz Justeringens plats och tid Rådhuset, den 25 maj 2015

2 21 Dagordning Dagordning har varit utsänd inför mötet. Kommunens revisorer beslutade att godkänna dagordningen 22 Val av justerare Till justerare föreslås Jakob Lagercrantz. Kommunens revisorer beslutade att utse Jakob Lagercrantz Revisionsarbetet 23 Rapport från grupperna Revisorerna resonerar kring att nämndernas protokoll varierar vad gäller detaljnivå. Inget övrigt att rapportera. 24 Bevakningslista Bevakningslista kommer fortsättningsvis att vara stående punkt på revisionsmötena. Här noteras löpande de rapporter som avlämnas. Revision kan utifrån bevakningslistan löpande följa vilka svar som inkommit och vilka svar som man väntar på. Till dagens sammanträde har två svar på av revisionen ställda frågor inkommit. EY upprättar bevakningslistan till nästkommande sammanträde. 25 Riskanalys bolagen Liselott M Daun, EY, presenterade huvuddragen i riskanalysen för Alingsås kommuns bolag. Särskilt fokus lades på risker och omvärldsfaktorer samt granskningsförslag och reflektioner. Bland annat diskuterades följande: Riktlinjerna för inköp och upphandling hade inte antagits av något av bolagen. Hur påverkas uppsiktsplikten av att det finns verksamhet i Alingsås Rådhus? Dialogen med ägaren, vad ägarens syfte är med ägandet m m, är central för bolagen.

3 I vilken utsträckning ska FABS tillhandahålla lokaler till näringsliv respektive kommunen? Ser koncernstrukturen i energibolagen annorlunda ut jämfört med liknande bolag i Sverige? Hur påverkas bolagen av processen avseende Borås Elnät? Dessa frågor får EY i uppdrag att utreda till nästa revisionsmöte. Drivs Lights in Alingsås och andra projekt på ett ändamålsenligt sätt? Diskussioner kring försäljning av fastighetsinnehav i Alingsåshem. Det har genomförts en särskild granskning av ledarskap och organisation i Alingsåshem.EY kommer att diskutera möjliga granskningar med lekmannarevisorn samt suppleant till nästa möte. Målsättningen är att lekmannarevisorn och suppleanten kan presentera de granskningar som kommer att göras i bolagen på nästa revisionsmöte. 26 Fortsatt riskanalys nämnderna Revisorerna diskuterade vilka ytterligare granskningar som ska genomföras under året. Revisorerna beslutade att be EY ta fram projektplaner för två förstudier: Flyktingar (samverkan, boende, barn på en övergripande nivå) Kompetensförsörjning av nyckelpersoner (på en övergripande nivå) inklusive omsättningstakt En uppföljning av granskningen av Förbyggande arbete barn och ungdom 2013 kommer att ske genom att EY ställer skriftliga frågor till berörd nämnd. Resultatet av uppföljningen kommer därefter att gås igenom med revisionsgruppen. 27 Inför årlig granskning 2015 Revisorerna diskuterar upplägget på årlig granskning och beslutar att inrikta årets frågor mot följande områden: Styrmodellen Ärendehantering (tider för handläggning m m) Inköp och upphandling, även med koppling till intern kontroll och hur nämnden arbetar med att förebygga oegentligheter. EY kommer att ta fram förslag till skriftliga frågor till nästa revisionsmöte. Frågorna kommer att skickas ut till presidierna för skriftliga svar senast i september. Mötena hålls i oktober. 28 Status pågående granskningar Granskning av miljöskyddsnämnden: Granskningen är påbörjad. Granskning av mat, måltid och valfrihet: Granskningen är påbörjad och intervjuer/fokusgrupper är bokade.

4 29 Övriga frågor Information från fullmäktigemöte Anita Skoglund informerade om fullmäktigemötet den 29 april. Vid detta möte lades en komplett årsredovisning med även bolagen fram. Övrigt EY fick i uppdrag att sända ut föregående mötesprotokoll samt arbetsordningen till hela revisionsgruppen. Fortsättningsvis kommer EY att skicka protokollet till hela gruppen samtidigt som protokollet sänds till Anita Skoglund för påskrift. Revisorerna noterade att 17 och 18 saknades i det förra protokollet. Detta har skett av misstag och det är inte så att information saknas. Revisorerna beslutar att undersöka möjligheterna att fortsättningsvis lägga upp protokoll och granskningsrapporter i Sammanträdesportalen under Revision. Anita Skoglund bjuder in Elisabeth Andersson, registrator, till nästa revisionsmöte för att höra om hur rutinerna kring revisorernas dokument ser ut. Miljöskyddsnämnden har efterfrågat ett möte med revisorerna för att få en presentation av revisionen Revisorerna beslutar utifrån detta att träffa kommunens nämnder. EY får i uppdrag att ta fram ett kort presentationsmaterial/broschyr till dessa möten. Revisorerna beslutade om följande preliminära tider för kommande möten, samtliga med start kl : Den 25 augusti Den 22 september Den 13 oktober (kan komma att ombokas beroende på när delårsavrapportering kan ske) Den 10 november Den 15 december Ann Charlott Axelsson ersätter Jakob Lagercrantz som inte har möjlighet att delta på kommunfullmäktigemötet i maj. Markus Olofsson och Anita Skoglund kommer att delta på kommunfullmäktigemötet i juni. Revisorerna kommer att fördela deltagandet på höstens kommunfullmäktigemöten vid nästa revisionsmöte. Nätverkskonferensen är flyttad till den 10 juni och en ny anmälan måste göras för deltagande. EY anmäler efter förfrågan på mötet följande revisorer: Anita Andersson, Ann Charlott Axelsson, Sten-Åke Gustafsson, Anita Skoglund och Anders Strömqvist.

5

6 Reflektion över dagens möte Revisorerna berättade kort om sina reflektioner över dagens möte. Dokumentation (offentliga handlingar) från detta möte: Protokoll