MÖTESPROTOKOLL Kommunens revisorer

Transkript

1 Sammanträdesdatum Plats och tid ande ledamöter Mölndals stadshus, rum 101 kl. 17:00 Sluttid:19:00 Thomas Svensson (S), ordförande Claes Olsson (M), vice ordförande Jan-Erik Lindström (S) Birgitta Evans (S) Hans Pettersson (S) Christer Wrangsten (V) Peter Eckerström (M) Peter Österberg (FP) Cesar Mirzaei Langroodi (FP) Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Jenny Hellsten, nämndsekreterare Hans Gavin, EY, 1 Claes Olsson Justeringens plats och tid Stadshuset, Paragrafer 1-9 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande.... Jenny Hellsten.... Thomas Svensson.... Claes Olsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Anslag sätts upp Anslag tas ned Förvaringsplats för Stadshuset protokollet Underskrift... Jenny Hellsten 1

2 Innehållsförteckning 1 Introduktion ny mandatperiod 2 Revidering av arbetsordning 3 Fördelning av stadens nämnder 4 Närvaro i kommunfullmäktige Ökat antal lekmannarevisorer i bolagen 6 Revidering av dokumenthanteringsplan 7 Information - vad gäller kring de nya parkeringsreglerna? 8 Detaljbudget 2015 för revisorerna 9 Deltagande i kurser/konferenser/utbildningar 2

3 1 Introduktion ny mandatperiod Ordförande tackar för informationen. Hans Gavin från EY föredrar kommunrevisionens uppdrag för den nya revisionen. 3

4 2 Revidering av arbetsordning (REV 4/15) Arbetsordningen för revisorerna godkänns. I december 2014 antog kommunfullmäktige ett nytt reglemente för stadens revisorer. Arbetsordningen är justerad enligt ändringarna i reglementet. Förslag till beslut Thomas Svensson (S) föreslår att arbetsordningen godkänns. Förslaget antas. sunderlag Arbetsordning 4

5 3 Fördelning av stadens nämnder (REV 5/15) För mandatperioden 2015 till 2018 fördelas nämnderna enligt följande: Byggnadsnämnden: Birgitta Evans och Christer Wrangsten Kommunstyrelsen: Thomas Svensson och Claes Olsson Kultur- och fritidsnämnden: Cesar Langroodi och Claes Olsson Miljönämnden: Peter Österberg och Thomas Svensson Skolnämnden: Hans Pettersson, Claes Olsson och Christer Wrangsten Social- och arbetsmarknadsnämnden: Jan-Erik Lindström och Peter Eckerström Tekniska nämnden: Hans Pettersson och Peter Eckerström Utbildningsnämnden: Cesar Langroodi och Peter Österberg Vård- och omsorgsnämnden: Jan-Erik Lindström och Thomas Svensson Överförmyndarnämnden: Birgitta Evans och Jan-Erik Lindström Alla revisorer granskar kommunstyrelsens utskott. För att underlätta revisorernas arbete utses två eller fler revisorer som är ansvarig för respektive nämnd. Expedieras till Alla nämnder 5

6 4 Närvaro i kommunfullmäktige 2015 (REV 6/15) För 2015 fördelas närvaron på kommunfullmäktiges sammanträden enligt följande: Den 25 februari: Claes Olsson Den 25 mars: Jan-Erik Lindström Den 22 april: Thomas Svensson Den 20 maj: Birgitta Evans Den 17 juni: Hans Pettersson Den 23 september: Christer Wrangsten Den 21 oktober: Peter Eckerström Den 18 november: Peter Österberg Den 16 december: Cesar Langroodi På varje kommunfullmäktigesammanträde medverkar en revisor från revisorerna. Expedieras till Kommunfullmäktige 6

7 5 Ökat antal lekmannarevisorer i bolagen (REV 19/14) Revisorerna tar upp frågan i respektive partigrupp, som sedan får föreslå till valberedningen. Under föregående år diskuterades möjligheten att välja samtliga revisorer till lekmannarevisorer i alla stadens bolag. Revisorerna kan sedan själva fördela uppdragen mellan sig, på liknande sätt som nämnderna hanteras idag. Alla revisorer skulle vara ansvariga för alla bolag, men några utses av revisorerna att sköta kontakten med bolagen och medverka på möten. Förslag till beslut Claes Olsson (M) föreslår att revisorerna tar upp frågan i respektive partigrupp, som sedan får föreslå till valberedningen. sgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. sunderlag Skrivelse kring att öka antalet lekmannarevisorer i bolagen E-post från stadsjurist kring ökat antal lekmannarevisorer i bolagen 7

8 6 Revidering av dokumenthanteringsplan (REV 3/15) upphäver den tidigare dokumenthanteringsplanen från den 18 februari 2014 och fastställer förvaltningens reviderade förslag till dokumenthanteringsplan. Föreslagen dokumenthanteringsplan är gällande från den 1 januari Nämnden utser revisorernas sekreterare som arkivansvarig och arkivredogörare. godkänner upprättad förteckning över personuppgiftsbehandlingar och uppdrar åt förvaltningen att hålla förteckningen uppdaterad. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar till alla handlingstyper som förvaltningen hanterar i sin verksamhet. Den är dessutom nämndens gallringsbeslut (dvs. reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som ska förstöras och när). Förutom dokumenthanteringsplan finns ytterligare ett par styrdokument rörande dokumenthantering som en myndighet behöver upprätta för att tillgodose lagstiftningen. Enligt Offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) och Arkivlagen (1990:782) skall en beskrivning av förvaltningens arkiv och allmänna handlingar upprättas och enligt Personuppgiftlagen (1998:204) skall också en förteckning över personuppgiftsbehandlingar sammanställas. Dessa styrdokument tas fram samordnat och ligger som bilagor till dokumenthanteringsplanen. Dokumenthanteringsplanen med bilagor ses över kontinuerligt. Det är kommunens revisorer som efter samråd med arkivmyndigheten fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg. Förslag till beslut upphäver den tidigare dokumenthanteringsplanen från den 18 februari 2014 och fastställer förvaltningens reviderade förslag till dokumenthanteringsplan. Föreslagen dokumenthanteringsplan är gällande från den 1 januari Nämnden utser revisorernas sekreterare som arkivansvarig och arkivredogörare. godkänner upprättad förteckning över personuppgiftsbehandlingar och uppdrar åt förvaltningen att hålla förteckningen uppdaterad. sgång Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. 8

9 9

10 7 Information - vad gäller kring de nya parkeringsreglerna? Informationen antecknas. Från och med den 1 januari 2015 tas parkeringstillstånden för kvällstid bort. Kostnad för parkering för tid det utgår arvode för ersätts av nämnden. Parkeringsbiljetterna lämnas in till sekreteraren. 10

11 8 Detaljbudget 2015 för revisorerna (REV 2/15) Detaljbudget 2015 för revisorerna godkänns. Detaljbudget utifrån budgetbeslut för revisorerna 2015 i kommunfullmäktige. Förslag till beslut Detaljbudget 2015 för revisorerna godkänns. sgång Ordförande frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker. Expedieras till Ekonomiavdelningen sunderlag Ekonomirapport 128 Kommunfullmäktige

12 9 Deltagande i kurser/konferenser/utbildningar Claes Olsson, Christer Wrangsten och Cesar Langroodi går utbildningen i god revisionssed och de revisorer som vill anmäler sig till EY:s utbildning. Deltagande i utbildningarna godkänns som förrättning och de som anmäler sig återkommer med förrättningsunderlag efter utbildningen. Sveriges kommuner och landsting håller en utbildning i god revisionssed under våren. EY håller en utbildning i mars om kommunal revision som är gratis. Förslag till beslut Thomas Svensson (S) föreslår att Claes Olsson, Christer Wrangsten och Cesar Langroodi får gå utbildningen i god revisionssed och att de som vill anmäler sig till EY:s utbildning. Deltagande i utbildningarna godkänns som förrättning och de som anmäler sig återkommer med förrättningsunderlag efter utbildningen. Förslaget antas. 12