Kommunkontoret torsdag 2 juni kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (11) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordförande Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Pär Rickman (S) Sven Erik Eriksson (KD) Jan Alriksson (C) Larry Tallroth (S) Tjänstemän Magnus Holmberg Muhr, samhällsbyggnadschef, 39 Magnus Gunnarsson, enhetschef miljöenheten, 39 Lena Karlsson, enhetschef, byggenheten, 39 Övriga deltagande Mats Jennische, ordförande, bygg- och miljönämnden, 39 Anders Pettersson, KPMG Utses att justera Justeringens plats och tid Larry Tallroth Kommunkontoret torsdag 2 juni kl Sekreterare Paragrafer Sven Erik Eriksson Ordförande Justerande Leif Nilsson Larry Tallroth ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 3 juni 2016 Datum för anslags nedtagande 27 juni 2016 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (11) Kf rev 39 Studiebesök på bygg- och miljöenheten i Sala kommun Revisionen tackar för informationen. Revisionen genomförde inledningen av sammanträdet med ett studiebesök på bygg- och miljöenheten i Sala. Heby kommun köper tjänster inom detta område från Sala kommun. Samhällsbyggnadschefen och enhetscheferna informerade om verksamheterna.

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (11) Kf rev 40 Fakturor för revision av bolagen Revisionen tar ställning till frågan på nästkommande sammanträde. Leif Nilsson informerar om en pågående diskussion om betalning av fakturor för revision av bolagen. Kommunfullmäktiges presidium har kallat Leif Nilsson och Sven Erik Eriksson till en träff i detta ärende den 30 maj.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (11) Kf rev 41 Dnr 2016/ Pågående fördjupade granskningar Granskningen av flyktingmottagande redovisas den 16 juni Granskningen av kommunens beredskap för extraordinära händelser redovisas den 25 augusti Anders Pettersson, KPMG meddelar att de av revisionen beslutade fördjupade granskningarna är klara och kan presenteras vid kommande sammanträden.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (11) Kf rev 42 Dnr 2015/ Kommande sammanträde den 16 juni 2016 Revisionen beslutar ändra tid för sammanträdet den 16 juni till klockan 9.30 och arbeta efter föreslaget program. Leif Nilsson meddelar att tiden för sammanträdet ändras till kl Planen för sammanträdet är följande: 9.30 Genomgång av fördjupade granskningen avseende flyktingmottagande Träff med presidiet för vård och omsorgsnämnden Träff med kommunalrådet och kommunchefen med anledning av tidigare granskning; Granskning av den interna kontrollen i samband med inköp och upphandling Delges Vård- och omsorgsnämndens presidium Kommunalrådet Kommunchef

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (11) Kf rev 43 Dnr 2015/ Träff med revisorerna i Knivsta Leif Nilsson och Sven-Erik Eriksson åker i första hand till denna träff. Leif Nilsson meddelar att träff med revisorerna i Knivsta är planerad till den 13 september 2016.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (11) Kf rev 44 Dnr 2015/ Genomgång av protokoll från styrelser och nämnder. Revisionen beslutar att kalla vård- och omsorgsnämndens presidium till sammanträdet den 16 juni kl för att redogöra för hur ersättningen inte kan räcka till för budgeterade timmar och vad åtgärdsplanerna innebär. Som ett led i den årliga granskningen av all verksamhet i kommunen läser revisorerna samtliga protokoll och rapporterar av vid varje sammanträde. Ulf Fahlstad har i vård- och omsorgsnämndens protokoll den 11 maj 2016, 60 sett att nämnden prognostiserar ett underskott i storleksordningen 2,6 mnkr och till största delen beror det på den egna hemtjänsten. Nämnden konstaterar att antalet timmar budgeterade inom hemtjänsten är tillräckliga men att man inte klarar av att utföra den inom den ekonomiska ersättning man får. Detta får till följd att planerade åtgärdsplaner skall sättas i verket. Pär Rickman har uppmärksammat att samhällsbyggnadsnämnden den 12 maj i 36 fastställt sina effektmål för Han ifrågasätter om dessa är mätbara. Delges Vård- och omsorgsnämndens presidium

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (11) Kf rev 45 Rapport från kommunfullmäktiges sammanträde den 26 april 2016 Revisionen tackar för informationen. Leif Nilsson rapporterar från kommunfullmäktiges sammanträde den 26 april då årsbokslutet och revisionsberättelsen behandlades. Han informerar om att ordningen hade ändrats till att revisionsberättelsen behandlades innan årsbokslutet vilket han upplevde som positivt.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (11) Kf rev 46 Övrig fråga: Hyra för lokal i Centrumfastigheten i Morgongåva Revisionen kallar presidiet för vård- och omsorgsnämnden till sammanträdet den 16 juni 2016 kl för att redogöra för gången i det aktuella ärendet. Revisionen påtalar vikten av att samtliga inom kommunen som hanterar hyresavtal har uppsikt över de löpande hyresavtalen och säger upp dem i tid. Ulf Fahlstad har av en kommuninnevånare uppmärksammats på att kommunen har hyrt en lokal i Centrumfastigheten i Morgongåva för LSS-verksamhet. Denna verksamhet har nu flyttats till Heby. Hyresavtalet för lokalen är inte uppsagt vilket innebär att kommunen betalar hyra för en lokal som inte utnyttjas. Delges Vård- och omsorgsnämndens presidium Samtliga nämnder

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (11) Kf rev 47 Övrig fråga: Badbryggor i Morgongåva Revisionen konstaterar att man inte får kontrollera tjänstemäns agerande. Revisionen påtalar för nämnden att det skall finnas klara regler för hanteringen av denna typ av ärenden. Revisionen frågar kommunstyrelsen om vilka regler som finns för hantering av utrangerade inventarier inom kommunen, om regler inte finns bör sådana snarast tas fram. Ulf Fahlstad har av en kommunmedborgare uppmärksammats på att badbryggorna i Morgongåva har tagit upp för att de var för dåliga. Dessa skulle sedan skickas till deponi men har av tjänstemän inom kultur och fritid skänkts till privatpersoner för renovering och användning. Delges Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (11) Kf rev 48 Övrig fråga: Har kommunen sökt om stödrätter för sin åkermark. Revisionen frågar i första hand kommunstyrelsen hur man hanterar frågan om stödrätter för sin åkermark. Sven Erik Eriksson har fått frågan från en kommuninnevånare om kommunen har stödrätter för sin ägda åkermark. Frågan har aktualiserats genom åkermarken i Östa där nuvarande arrende upphör. Frågan vidgas till att omfatta all åkermark som kommunen äger. Delges Kommunstyrelsen