Kommunkontoret torsdag 23 juni kl Sekreterare Paragrafer ANSLAG/BEVIS

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (8) Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordförande Ulf Fahlstad (LP) Maire Lautakoski (S) Larry Tallroth (S) Sven Erik Eriksson (KD) Tjänstemän Övriga deltagande Åsa Johansson, förv. chef, 50 Petra Ribba, KPMG, 49 Björn Dahlström, enhetschef, äldre, 50 Anders Pettersson, KPMG Emma Burstedt, kommunchef, Margareta Gadde-Jennische, Åsa Nylander, tf. förv.chef, 52 Karl-Arne Larsson, och Emelie Jansson, Vård- och omsorgsnämnden, Marie Wilén, kommunstyrelsen, 52 Utses att justera Justeringens plats och tid Maire Lautakoski Kommunkontoret torsdag 23 juni kl Sekreterare Paragrafer Sven Erik Eriksson Ordförande Justerande Leif Nilsson Maire Lautakoski ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer Datum för anslags uppsättande 23 juni 2016 Datum för anslags nedtagande 15 juli 2016 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (8) Kf rev 49 Dnr 2016/ Fördjupad granskning Flyktingmottagande Rapporten antas. Rapporten överlämnas till kommunfullmäktige för kännedom. Rapporten översänds med missiv till kommunstyrelsen för yttrande senast den 31 oktober Rapporten lämnas till kultur och fritidsnämnden, utbildningsnämnden och vård- och omsorgsnämnden för kännedom. Petra Ribba, KPMG föredrar rapporten från den fördjupade granskningen avseende flyktingmottagande. Revisionen diskuterar den och gör vissa kompletteringar. Delges Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (8) Kf rev 50 Dnr 2015/ Träff med vård- och omsorgsnämnden angående timersättning för utförd hemtjänst. Revisionen tackar för informationen. Revisionen har kallat presidiet i vård- och omsorgsnämnden för att diskutera frågan rörande ersättningen avseende hemtjänst där nämnden i sin uppföljning konstaterat att antalet timmar avseende hemtjänst är riktigt men att ersättningen för timmarna inte räcker till. Förvaltningschef, Åsa Johansson förklarar hur man beräknar ersättningen som finns i flera olika nivåer. Vidare konstateras att nämnden måste se över modellen för beräkningen av ersättningen. För närvarande pågår ett analysarbete vad gäller ersättning och utförda timmar. Ordförande i vård- och omsorgsnämnden Margareta Gadde- Jennische informerar att det finns en stor kö till vård- och omsorgsboende vilket kan ge viten om man inte löser frågan inom tre månader. Hon meddelar också att det finns många medicinskt färdigbehandlade som man inta kan bereda plats för vilket medför stora kostnader. Det har gjort att man höjt prognosen för överskridande.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (8) Kf rev 51 Dnr 2015/ Träff med vård- och omsorgsnämnden angående hyra för lokal i Centrumfastigheten i Morgongåva Revisionen tackar för informationen. Revisionen har vid föregående sammanträde aktualiserat frågan om lokal i Centrumfastigheten i Morgongåva. Vård- och omsorgsnämndens ordförande, upplyser om att lokalfrågor inte handhas av den politiska organisationen. Kommunchef, Emma Burstedt beskriver hur lokalfrågan handläggs inom kommunen. Det är lokalsamordnaren som har internavtal med de olika förvaltningarna. Något hyresavtal finns inte hos respektive chef. Det generella som gäller vid hyresavtal är en uppsägning på 9 månader men i detta fall är uppsägningstiden 3 år. Kostnaden per år är kronor. För närvarande undersöks om kommunen på något sätt kan utnyttja lokalerna eller om det kan finnas en extern hyresgäst. För att undvika liknade händelser i framtiden kommer rutinerna gällande hyresavtal mellan förvaltningarna och lokalsamordnaren att ses över.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (8) Kf rev 52 Dnr 2015/ Träff med kommunstyrelsens ordförande och kommunledningen Revisionen vill ha ett yttrande från kommunstyrelsen om hela granskningen som avser kommunen och ett yttrande om de delar av granskningen av bolagen som berör kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ordförande har tillsammans med kommunledningen bett att få träffa revisionen angående tidigare genomförd granskning avseende den interna kontrollen vid inköp och upphandling. De vänder sig i första hand emot att rapporten innehåller stark kritik avseende två upphandlingar. Den ena avser en förlängning där KPMG har gjort gällande att det är olagligt att muntligen förlänga ett avtal. Så är inte fallet och det kommer man också att svara, den andra upphandlingen är felaktig men avser ett mindre belopp varav en stark kritik inte är relevant. Revisionen har också genomfört en liknande granskning avseende bolagen, denna rapport har också sänts till kommunstyrelsen för yttrande. Frågan är om man ska yttra sig om de detaljer som revisionen anmärkt på eller vad yttrandet ska avse. Delges Kommunstyrelsen

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (8) Kf rev 53 Faktura till bolagen avseende revisionsinsatser under 2015 Revisionen beslutar att ta kostnaderna för de fördjupade granskningar som gjorts avseende bolagen. Leif Nilsson rapporterar om träff med kommunfullmäktiges presidium den 20 maj angående fakturor till bolagen avseende granskningar Då det varit oklarheter om kostnaderna för granskningarna klargjorts för bolagen så är det svårt att kräva att de ska betala dessa fakturor. Kostnaderna avser årlig granskning till en kostnad av kronor per år och bolag samt den fördjupade granskningen avseende interna kontroll vid inköp och upphandling som kostade kronor per bolag. Det framgår inte heller klart av ägardirektivet att bolagen skall stå för revisionskostnaderna för lekmannarevisionen trots att det framgår av revisionsreglementet och god revisionssed. Vid träffen föreslogs att revisionen skulle stå för kostnaderna för de fördjupade granskningarna och bolagen för den årliga granskningens kostnader. Kommunchef Emma Burstedt tar kontakten med bolagen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (8) Kf rev 54 Dnr 2015/ Genomgång av protokoll från styrelser och nämnder Revisionen tackar för informationen och finner inte anledning att gå vidare i någon fråga. Som ett led i den årliga granskningen av all verksamhet i kommunen läser revisorerna samtliga protokoll och rapporterar av vid varje sammanträde. De frågor som rapporteras är att kommunstyrelsen lämnat svar gällande bokslutsgranskningen. Kommunstyrelsen tackar för granskningen och delar i sak revisionens bedömning. Revisionen uppmärksammar också att beslut finns om att viten ska utdömas om man köper en bostadstomt och sedan säljer den vidare.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (8) Kf rev 55 Dnr 2016/ Länsövergripande granskning Barn och unga med psykisk ohälsa Revisionen tackar ja till deltagande i granskningen. Revisionen har inbjudits att delta i en länsövergripande granskning Barn och unga med psykisk ohälsa. Huvudansvarig för granskningen är landstingets revisorer. Kostnaden för deltagandet är för Hebys del cirka kronor.