SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (9) Sammanträdesdatum

Transkript

1 KOMMUNFULLMÄK TIGES REVISORER SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (9) 18 april 2013 Plats och tid Kommunkontoret, Heby, kl Beslutande Leif Nilsson (S), ordföran de Stig Johansson (M) Anders Eriksson (C) Maire Lautakoski (S) Sven Erik Eriksson (KD) Ulf Fahlstad (LP) Pär Rickman (S) Tjänstemän Övriga deltagande C amilla Karlsson, KPMG Utses att justera Maire Lautakoski Justeringens plats och tid Kommunkontoret torsdag 25 april kl 09:00 Sekreterare Sven Erik Eriksson Paragrafer Ordförande Leif Nilsson Justerande Maire Lautakoski ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktiges revisorer 18 april 2013 Datum för anslags uppsättande 25 april 2013 Datum för anslags nedtagande 17 maj 2013 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Mona Rönneblad

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (9) Kf rev 26 Dnr 2013/ Revisionsplan för 2013, fördjupade granskningar av bisysslor och avtalstrohet Revisionen antar de två upprättade projektplanerna och ger klartecken till att granskningen genomförs. Priset fastställs till kronor plus myndighetskostnader. Presentation sker den 16 maj kl Kommunens ledningsgrupp och kommunstyrelsens presidium inbjuds till presentationen. Den slutliga rapporten överlämnas sedan till revisionen för beslut den 13 juni Camilla Karlsson, KPMG har på revisorernas uppdrag tagit fram projektplan på fördjupad granskning avseende bisysslor och en projektplan avseende avtalstrohet. Kostnaden per granskning är kronor plus myndighetskostnader. En hel del av materialet är användbart i båda granskningarna och priset blir då kronor, tillkommande gör myndighetskostnader. Alla rapporter genomgår en faktagranskning innan den slutliga rapporten och den kan i detta fall ske i grupp bestående av kommunens ledningsgrupp tillsammans med kommunstyrelsens presidium. Resultatet av granskningen delges berörda några dagar innan den presenteras av granskaren Lars Anteskog och sedan diskuteras det i gruppen innan rapporten färdigställs. Ledningsgruppen Kommunstyrelsens presidium

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (9) Kf rev 27 Dnr 2013/ Genomgång av protokoll från styrelser och nämnder Revisionen finner inte att någon fråga ger anledning till någon ytterligare åtgärd. Pär Rickman kommer förutom kommunstyrelsens protokoll att särskilt läsa protokollen från beredningen för äldre och omsorgsfrågor samt beredningen för kultur och fritidsfrågor. Revisorerna redogör för iakttagelser som gjorts vid genomläsning av protokollen från styrelsen, utskottet, nämnder och beredningar. Pär Rickman som är ny i revisorskollegiet kommer särskilt att läsa protokollen avseende beredningen för äldre och omsorgsfrågor samt beredningen för kultur och fritidsfrågor.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (9) Kf rev 28 IT utrustning till revisionen, äskande 2013 Revisionen yrkar ett särskilt anslag på kronor för 8 läsplattor inklusive extrautrustning samt extra telefonkostnader. Revisionen har vid sammanträffandet med kommunfullmäktiges presidium diskuterat behovet av datorer/läsplattor till revisionen för att i möjligaste mån kunna hantera alla protokoll och handlingar som behöver gås igenom. Revisionen har behov av 8 läsplattor totalt med en till de sju revisorerna samt en till sakkunnigt biträde. Då revisionen skriver sina egna protokoll behövs också tangentbord till åtminstone en av läsplattorna. Telefonikostnader kan tillkomma. Revisionen uppskattar kostnaden för läsplattorna med extra tillbehör till kronor och de extra telefonkostnaderna till kronor. Kommunfullmäktiges presidium Kommunstyrelsen

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (9) Kf rev 29 Dnr 2013/ Budget 2014, plan , ekonomiska ramar Revisionen yrkar på ett anslag på 800 tkr för revision Revisionen yrkar ett extra anslag för 2015 på 100 tkr på grund av dubbla revisioner. Revisionen har för 2013 ett anslag på 753 tkr och det tillkommer ytterligare 5 tkr för ökade telefonkostnader på grund av användandet av läsplattor. Med viss uppräkning av anslaget yrkas 800 tkr för Under 2015 kommer två revisionsgrupper att arbeta parallellt på grund av ny revision som tillträder efter valet. Det innebär att den avgående revisionen genomför granskning av årsbokslutet för 2014 och den nytillträdande revisionen påbörjar sitt arbete med den löpande revisionen. De kostnader som kommer att belasta revision extra är de fasta arvodena för revisionens ordförande och medlemmar samt sammanträdesarvode för 4 sammanträden i samband med bokslutsgranskningen. För den nya revisionen tillkommer också introduktionskostnader och grundkurs i kommunal revision. Den totala kostnaden för byte av revision och dubbelbemanning beräknas kosta 100 tkr extra. Utan detta extra anslag kommer de fördjupade granskningarna att bli lidande med en kraftigt försämrad revision som följd. Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges revisorer

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (9) Kf rev 30 Dnr 2013/ Information och rapporter Revisionen tackar för rapporterna och informationen och lägger skrivelsen till handlingarna. Leif Nilsson rapporterar från arbetet med årsbokslutet avseende Sala Heby Energi. Sven Erik Eriksson informerar att han påmint revisorerna i Uppsala kommun om revision för den gemensamma överförmyndarnämnden, svar har inte kommit. Maire Lautakoski ger en kort rapport från den kurs hon varit på avseende revisionsfrågor. Camilla Karlsson, KPMG informerar om skrivelse från ekonomichef Lars Dalén om en ytterligare avsättning till Uppsala läns pensionsstiftelse. Camilla Karlsson rapporterar om hur arbetet fortskrider med omstruktureringen av Heby kommuns hemsida vad gäller revision.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (9) Kf rev 31 Dnr 2012/ Reglemente för revisionen, översyn Revisionen ger i uppdrag till Sven Erik Eriksson att tillsammans med Camilla Karlsson, KPMG utarbeta ett förslag till nytt reglemente för revisorerna, avrapportering den 16 maj Sven Erik Eriksson aktualiserade frågan om en omarbetning av revisorernas reglemente som för närvarande inte är helt överensstämmande gällande arbetsformer. Frågan om arbetsordning diskuterades också. Ordf. parlamentariska gruppen Adm.chef

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (9) Kf rev 32 Dnr 2012/ Intern styrning och kontroll Revisionen önskar ta del av samtliga internkontrollplaner för styrelsen, utskottet, nämnderna och beredningarna. Dessa önskas snarast i PDF format. Revisionen har tidigare begärt uppgifter om internkontrollen men då pågick arbetet med ny inriktning på internkontrollen och ny internkontrollplan. Som ett led i den övergripande granskningen av all verksamhet bedömer revisionen att det vore av stor vikt att få ta del av samtliga internkontrollplaner som finns, det vill säga från samtliga organ i kommunen. Samtliga nämnder, beredningar styrelse och utskott

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (9) Kf rev 33 Övriga frågor Revisionen lyfter frågan om samordnad revision med bolagets yrkesrevisorer vid sammanträdet den 16 maj Revisionen diskuterar frågan om arbetsformerna för samordnad revision avseende bolagen. Hur ska samarbetet med yrkesrevision i bolagen se ut?