Planering av skolverksamheten

Transkript

1

2

3 Revisionsrapport Planering av skolverksamheten Hallsbergs kommun Marie Lindblad

4 Planering av skolverksamheten Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund Uppdrag Metod och avgränsningar Resultat Planering av verksamheten Barn- och elevprognoser Anpassning av lokaler och personal utifrån barn- och elevantal Vår analys och bedömning Uppföljning och återrapportering till nämnden Vår analys och bedömning Revisionell bedömning...8 Hallsbergs kommun

5 1. Sammanfattning och revisionell bedömning De förtroendevalda revisorerna i Hallsbergs kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av planeringen av skolverksamheten. Den revisionsfråga som besvaras är: Har kultur- och utbildningsnämnden en tillräcklig styrning av planeringen av förskola, fritidshem och grundskola? Vår samlade revisionella bedömning är att kultur- och utbildningsnämnden har en tillräcklig styrning av planeringen. Bedömningen baseras i korthet på följande underlag: Det finns en fungerande modell och fungerande rutiner för framtida dimensionering och geografisk placering av förskoleplatser, fritidshem och grundskola. Denna modell och dessa rutiner är dock inte dokumenterade. Nämnden har god framförhållning i planeringen av förändrat personalbehov i verksamheterna och förvaltningen arbetar även aktivt med lokalfrågan. Nämnden fattar beslut om barn- och elevprognoser samt förskoleorganisation årligen. Det är tydligt i organisationen hur anskaffning och avveckling av lokaler och personal ska hanteras. För personalfrågorna finns personalhandboken som styrande riktlinje/rutin. Någon motsvarande dokumenterad tydlig rutin/ riktlinje för hantering av lokaler har vi inte kunnat ta del av. Nämnden har fungerande rutiner för uppföljning av den planering som sker. Uppföljningen redovisas främst i bokslutet. Nämnden har i stort fungerande rutiner för återrapportering till nämnden. Nämnden får information om volymerna i verksamheterna och den generella planering som sker. Lägesredovisningarna är ett utmärkt sätt för nämnden att skapa sig en översiktsbild av verksamheten. Förbättringsområden: För att säkerställa att rutinerna för planering av framtida dimensionering och geografisk placering inte blir personberoende bör de dokumenteras. Det nuvarande arbetssättet med lokalfrågan bör dokumenteras i en rutin/ riktlinje. Detta för att man ska kunna följa processen även bakåt i tiden. Nämnden bör löpande hållas informerad om hur lokalplaneringen fortlöper och var i processen respektive ärende befinner sig. Denna information bör Hallsbergs kommun 1 av 8

6 lämpligen också dokumenteras i nämndens protokoll på ett sätt som även en utomstående kan uttyda. Hallsbergs kommun 2 av 8

7 2. Inledning 2.1. Bakgrund Antalet barn och elever varierar över tid i kommunen och i dess olika geografiska delar. Kommunen har en skyldighet att erbjuda plats i förskola, skola och fritidshem. Verksamhetens kostnader består till övervägande del av personal- och lokalkostnader. Det är av stor vikt att verksamheten planeras för att möta de platsbehov som finns samtidigt som verksamheten ska bedrivas med god ekonomisk hushållning. Utifrån bedömning av risk och väsentlighet har revisorerna beslutat att granska om styrbarheten avseende planeringen är tillräcklig Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Hallsbergs kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av planeringen av skolverksamheten. Den revisionsfråga som ska besvaras är: Har kultur- och utbildningsnämnden en tillräcklig styrning av planeringen av förskola, fritidshem och grundskola? Granskningen har följande granskningsmål. Det finns en utarbetad modell och fungerande rutiner för framtida dimensionering och geografisk placering av förskoleplatser, fritidshem och grundskola. Det finns tydliga riktlinjer för hur anskaffning/avveckling av lokaler och personal ska hanteras. Det finns fungerande rutiner för uppföljning och återrapportering till nämnden Metod och avgränsningar Granskningen avgränsas till planeringen inför verksamhetsåren 2011 och Granskningen har genomförts genom intervjuer med förvaltningsledning, ansvariga tjänstemän för planering, nämndens presidium och ett par rektorer. Beslutade styrdokument, planeringsunderlag, nämndbeslut och dokumenterade uppföljningar har granskats. Hallsbergs kommun 3 av 8

8 3. Resultat 3.1. Planering av verksamheten Det finns en utarbetad modell och fungerande rutiner för framtida dimensionering och geografisk placering av förskoleplatser, fritidshem och grundskola. Det finns tydliga riktlinjer för hur anskaffning/avveckling av lokaler och personal ska hanteras Barn- och elevprognoser Som bas för planeringen av verksamheten används den befolkningsprognos som tas fram kommuncentralt. Befolkningsprognosen utgår från underlag från SCB. När det gäller fruktsamhet, dödsrisker och utflyttningsrisker utgår man från hur det sett ut de senaste tre åren. När det gäller inflyttning så görs separata bedömningar för kommunen. Generellt räknar man restriktivt på inflyttningen, dvs man lägger inte på så mycket med anledning av nyetableringen av företag i kommunen. I arbetet med budget 2012 tog man fram två befolkningsprognoser. Dels den vanliga, dels en med målbilden invånare år I den senare började befolkningsantalet att öka vid årsskiftet 2012/2013. De dubbla prognoserna gjorde att det blev lite otydligt vilken prognos som skulle användas av verksamheterna vid planering. Befolkningsprognosen kan brytas ned på skolområdesnivå och det är på denna nivå som kultur- och utbildningsförvaltningen använder prognosen. Med prognosen som underlag gör budget- och administrativ rektor antaganden om nyttjandegraden av exempelvis förskola och fritidshem i respektive skolområde. Antagandena baseras på hur det brukar se ut i de olika skolområdena och om det finns några trender över åren. Nyttjandegraden varierar mellan områdena. Nämnden fastställer årligen i ett särskilt ärende barn- och elevprognoser för vårrespektive hösttermin samt förskoleorganisationen för det kommande året. Av intervjuerna framkommer att det är svårt att planera på lång sikt utifrån befolkningsprognosen när det gäller områdena Sköllersta och Hjortkvarn. I Sköllersta säger prognosen födda barn per år. Utfallet varierar mellan barn per år och prognoserna håller således inte. I Hjortkvarn är problematiken åt det andra hållet, dvs att det totalt sett föds färre barn än vad befolkningsprognosen förutspår. Volymerna följs kontinuerligt. Två gånger om året, vår och höst, mäts antalet barn och nyttjade timmar i verksamheten. Budget- och administrativ rektor kan även få signaler från förskolechefer om att det exempelvis är många förfrågningar på förskoleplatser från presumtiva blivande kommuninvånare. Hallsbergs kommun 4 av 8

9 I bokslutsdokument för 2011 redovisas utfallet av antalet inskrivna barn i förskola och fritidshem samt antalet grundskoleelever. Avvikelsen jämfört med budgeterat barn/elevantal på helheten är knappt 1 % för förskola och lite drygt 1 % för fritidshem och grundskola. Avvikelserna kan dock vara större på enskilda enheter Anpassning av lokaler och personal utifrån barn- och elevantal Barn- och utbildningsnämnden hade 2008 i uppdrag att effektivisera utnyttjandet av verksamhetslokaler och förvaltningen genomförde en utredning om detta under När antalet elever tidigare har minskat har skollokaler anpassats till förskola och förskolan flyttat in i skolan. Befolkningsprognoserna visar nu att antalet elever börjar öka igen. Detta medför att de lokaler som används av förskolor nu kommer att behöva nyttjas av grundskolan igen. Av intervjuer och granskade dokument framgår att planeringen av utökning/minskning av personal hanteras i det normala budgetarbetet med mer än ett års framförhållning. I budgeten för 2011 och flerårsplan lyfts det exempelvis fram att personalbehov i förskolan för 2012 sedan tidigare finns med i flerårsplanen. Den resursfördelningsmodell som kommunen använder innebär att det för förskolan hanteras halva eller hela förskoleavdelningar medan det för grundskolan och fritidshemmen fördelas resurser baserat på elevantal. Enheterna får som huvudregel de resurser som beräknats i budget även om utfallet i form av antalet barn/elever skiljer sig åt från det beräknade antalet. Det görs dock undantag från detta om det sker stora förändringar som inte har kunnat förutses. Detta har de senaste åren framförallt berört fritidshemsverksamheten där det på ett par enheter (bland annat Östansjö) har behövt göras personalförstärkningar pga av ett ökat antal barn i verksamheten. Vid intervjuer framkommer att rekrytering av personal och avveckling av personal hanteras i enlighet med kommunens personalhandbok. I samband med att personalbehovet hanteras i budgeten lyfts även behovet av exempelvis nya förskolelokaler. Förvaltningen får då ofta ett uppdrag från nämnden att titta på alternativa lokallösningar. Detta arbete genomförs tillsammans med kommunens fastighetsavdelning. På byggmöten med representanter från båda förvaltningarna diskuteras olika lösningar och dessa stäms sedan av med kommunens ordförandeberedning. (Ordförandeberedningen består av kommunens alla nämndordföranden) Utifrån de signaler som ges från ordförandeberedningen utreds även andra alternativ osv. (Det skrivs minnesanteckningar från mötena med ordförandeberedningen.) Ärendet bereds och hanteras av byggmöten i dialog med ordförandeberedningen till dess att underlaget är klart för framskrivning till kommunstyrelsen. När ärendet anses vara slutligt berett görs en framskrivning till kommunstyrelsen med ett äskande av investeringsmedel för lokal och inventarier samt medel till drift (hyra). Framskrivningen av ärendet görs gemensamt av fastighetsavdelningen och kultur- och utbildningsförvaltningen. Hallsbergs kommun 5 av 8

10 Ordförandeberedningen har enligt intervju beslutat att detta arbetssätt ska användas. Om lokaler behöver avvecklas så hanteras det enligt intervju av budget- och administrativ rektor i samråd med fastighetsavdelningen. Av intervjuerna framkommer att samarbetet med fastighetsavdelningen fungerar bra vad avser planeringen. Det har dock upplevts vara trögt vad avser slutredovisning av byggprojekten. Presidiet framför att själva genomförandet av det planerade ibland drar ut på tiden vilket medför problem för verksamheten. Av intervjuerna framkommer att förskolan lokalmässigt planeras utifrån det behov som finns på vårterminen då behovet av förskoleplatser är som störst. Av intervjuer framkommer också att nämnden och förvaltningen arbetar aktivt för att bedriva en verksamhet i ekonomisk balans. Detta medförde exempelvis att nämnden under 2011 beslutade att varsla personal pga arbetsbrist. Kultur- och utbildningsnämnden gav 2011 förvaltningen i uppdrag att upprätta en plan över det framtida behovet avseende verksamhetslokaler för läsåren 2013/ /2017. Av intervjun med rektorerna framkommer att de önskar få bättre information om hur lokalplaneringen konkret fortlöper för att de ska kunna känna sig trygga med att de kommer att ha fungerande lokaler de kommande läsåren Vår analys och bedömning Vi bedömer att det finns en fungerande modell och fungerande rutiner för framtida dimensionering och geografisk placering av förskoleplatser, fritidshem och grundskola. Denna modell och dessa rutiner är dock inte dokumenterade. För att säkerställa att rutinerna inte blir personberoende bör de dokumenteras. Vi bedömer att det i organisationen är tydligt hur anskaffning och avveckling av lokaler och personal ska hanteras. För personalfrågorna finns personalhandboken som styrande riktlinje/rutin. Någon motsvarande dokumenterad tydlig rutin/riktlinje för hantering av lokaler har vi inte kunnat ta del av. Vi rekommenderar att det nuvarande arbetssättet med lokalfrågan bör dokumenteras i en rutin/riktlinje Uppföljning och återrapportering till nämnden Det finns fungerande rutiner för uppföljning och återrapportering till nämnden. Av bokslutet framgår antalet barn/elever i verksamheten och en jämförelse görs med budgeterade volymer. Hallsbergs kommun 6 av 8

11 Inför varje nämndsammanträde skriver respektive förskolechef och rektor en kort lägesredovisning. Budget- och administrativ rektor redogör då för lokalsituationen. Information om antalet barn i verksamhet redovisas vid alla nämndsammanträden. Nämnden arbetar med Gemensam bild. Gemensam bild innebär att nämnden, ledningsgruppen samt samverkansgruppen, var för sig, diskuterar en aktuell fråga under samma tidsperiod. Detta med syftet att skapa en gemensam bild av hur frågan ser ut. Förvaltningschefen framför att nämnden inte får så mycket information i lokalfrågor. Presidiet uppger dock att de generellt är nöjda med den information de får Vår analys och bedömning Vi bedömer att nämnden har fungerande rutiner för uppföljning av den planering som sker. Uppföljningen redovisas främst i bokslutet. Vi bedömer att nämnden i stort har fungerande rutiner för återrapportering till nämnden. Nämnden får information om volymerna i verksamheterna och den generella planering som sker. Genom nämndens särskilda beslut om barn- och elevprognoser och förskoleorganisation tar nämnden ett aktivt ansvar för planeringen. Lägesredovisningarna är ett utmärkt sätt för nämnden att skapa sig en översiktsbild av verksamheten. Vi bedömer dock att nämnden löpande bör hållas informerad om hur lokalplaneringen fortlöper och var i processen respektive ärende befinner sig. Denna information bör lämpligen också dokumenteras i nämndens protokoll. Hallsbergs kommun 7 av 8

12 4. Revisionell bedömning Vår samlade revisionella bedömning är att kultur- och utbildningsnämnden har en tillräcklig styrning av planeringen Marie Lindblad Projektledare och uppdragsledare Hallsbergs kommun 8 av 8